Business Intelligence Framework

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1 Business Intelligence Framework José Peixoto and Júlio Lopes Departamento de Informática Universidade do Minho Abstract. Este artigo apresenta os elementos que constituem a Framework desenvolvida, bem como todos os conceitos e ferramentas utilizadas no seu desenvolvimento. Nos capitulos seguintes são apresentados os conceitos de Business Intelligence e Balanced ScoreCard, estes conceitos são a parte central de toda a lógica da implementação da framework. Key words: Business Intelligence, Balanced ScoreCard 1 Introdução O conceito de Inteligência Empresarial (Business Intelligence) surgiu na década de 80 pela mão do Gartner Group, descrevendo este a possibilidade das organizações empresariais acederem a dados e explorarem as informações, analisando-as e desenvolvendo percepções e entendimentos a seu respeito, o que permitiu aumentar a quantidade e qualidade das decisões tomadas. As organizações empresariais, habitualmente, recolhem informações com a finalidade de avaliar o ambiente empresarial, completando estas informações com pesquisas industriais e de mercado. As organizações empresariais competitivas acumulam Inteligência medida que ganham sustentação na sua vantagem competitiva, podendo-se considerar tal Inteligência como o aspecto fundamental para que possam competir em alguns mercados. Deste modo, as organizações empresariais obtêm as primeiras fontes de informação dentro das suas empresas próprias empresas. Estas fontes de informação ajudam nas tomadas de decisões e também a entender como estas decisões poderão ser feitas de uma forma mais acertada e fiável. As fontes de informação anteriormente referidas, incluem as necessidades do consumidor, o processo de decisão do cliente, as pressões competitivas, as condições industriais relevantes, os aspectos económicos e tecnológicos e também as tendências culturais. Desta feita, cada organização empresarial, recorrendo Inteligência, define uma meta especfica, tendo por base o seu objectivo organizacional ou a visão da empresa, podendo em ambos os casos serem definidos objectivos a longo ou a curto prazo. Os métodos usados na Inteligência Empresarial estão normalmente associados a metodologias que podem utilizar as tecnologias da informação e softwares ERP como soluções de apoio de forma a garantir os melhores resultados para o negócio. Nesta linha, para uma aplicação prática do conceito de

2 Inteligência Empresarial podemos distinguir diferentes metodologias: a Pirmide de Performance, o PEMP, o Tableau de Bord, o Gerenciamento pelas directrizes e o Balanced Scorecard. Tendo como objectivo proceder-se implementação de uma Framework de Indicadores, foi escolhida para o efeito a metedologia Balanced Scorecard. Esta metodologia foi inicialmente desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em De incio, esta foi apresentada como um modelo de avaliação e performance empresarial, porém, a aplicação em empresas proporcionou o seu desenvolvimento para uma metodologia de gestão estratégica. O Balanced Scorecard é um termo que pode ser traduzido por Indicadores Balanceados de Desempenho. O termo Indicadores Balanceados advém da escolha de indicadores por parte de uma organização, sendo que estes não se restringem unicamente ao foco económico-financeiro, mas também se utilizam como indicadores focados em objectivos intangveis, como por exemplo, o desempenho de mercado junto a clientes, os desempenhos dos processos internos e pessoas, a inovação e tecnologia. Todos estes factores irão contribuir para que seja alcançado o desempenho desejado pelas organizações empresariais. Consequentemente o envolvimento de todos estes factores irá criar uma mais valia no futuro, sendo que todos eles se interligam entre si formando uma relação de causa e efeito. Segundo Kaplan e Norton (1997, p.25), a metedologia Balanced Scorecard reflecte o equilbrio existente entre os objectivos de curto e longo prazo, entre medidas financeiras e não-financeiras, os indicadores de tendências e as ocorrências e, ainda, entre as perspectivas interna e externa de desempenho. Este largo conjunto de medidas á a base do sistema de medição e gestão estratégica através do qual o desempenho organizacional é apurado de uma forma equilibrada sob as quatro perspectivas. Deste modo, este contribui para que as empresas acompanhem o desempenho financeiro, monitorizando, ao mesmo tempo, o progresso na construção de capacidades e na aquisição dos objectivos intangveis necessários para o crescimento futuro. Esta metodologia desenvolve-se em diferentes momentos: definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade. Estes momentos são implementados através de indicadores de desempenho definidos pelos utilizadores. A definição destes indicadores advém de um modelo de processos de administração de serviços, procurando maximizar os resultados, baseando-se em quatro perspectivas que reflectem a visão e estratégia empresarial (Figura 1): financeira, aprendizagem e crescimento, clientes e processos internos do negócio. A perspectiva financeira reflecte os objectivos financeiros de longo prazo e relaciona-os com as acções que necessitam de ser tomadas em relação s demais perspectivas, para que o desempenho económico seja alcançado a longo prazo. Já a perspectiva da aprendizagem e crescimento tem como objectivo oferecer uma infra-estrutura que possibilite alcançar consecutivamente objectivos ambiciosos nas restantes perspectivas. A perspectiva dos clientes traduz-se na capacidade estratégica da empresa definir objectivos especficos para segmentos focalizados que podem ser comunicados a toda a organização. Permite também uma clara identificação e avaliação das propostas de

3 valor dirigidas a estes segmentos. Finalmente, a perspectiva de processos internos do negócio traduz-se na análise dos processos internos da organização, incluindo a identificação dos recursos e das capacidades necessárias para elevar o nvel interno de qualidade. Contudo, é cada vez mais frequentemente a interligação entre os processos internos da empresa e os processos internos das empresas clientes, exigindo que também estas sejam consideradas. Fig. 1. Sistema de visão e estratégia Empresarial Esta metodologia traduz-se num projecto lógico de um sistema de gestão genérico para organizações, onde o administrador de empresas deve definir e implementar indicadores, recorrendo, por exemplo, a um sistema de informação, a variáveis de controle, a metas e interpretações, para que, desta forma, a organização empresarial apresente um desempenho positivo e um crescimento efectivo ao longo do tempo. Desde que foi criada, a metedologia Balanced Scorecard tem sido utilizada por centenas de organizações do sector privado, pblico e em Organizações Não Governamentais no mundo inteiro e foi escolhido pela reconhecida revista Harvard Business Review como uma das práticas de gestão mais importantes e revolucionárias dos ltimos 75 anos. A Balanced Scorecard tem, portanto, como principais objectivos o alinhamento do planeamento estratégico com as acções operacionais das organizações empresariais. Este objectivo é alcançado através da realização de um conjunto de acções, sendo elas: esclarecer e traduzir a visão e

4 a estratégia da empresa, comunicar e associar objectivos e medidas estratégicas, planear e estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas, e finalmente, melhorar o feedback e a aprendizagem estratégica. 2 Modelo Conceptual A Framework de Indicadores Primavera foi projectada de forma a ser independente da plataforma e do sistema de armazenamento de dados, podendo assim, no futuro, ser adaptada a qualquer solução desenvolvida posteriormente tornando-a numa Framework completamente independente das soluções existentes. Como se pode observar na figura 2, no modelo estão projectadas três camadas distintas: Clientes, Framework Indicadores, Aplicações. Fig. 2. Conceito do modelo a implementar

5 A camada Clientes representa todas as plataformas tecnológicas que podem aceder Framework desenvolvida (por exemplo, aplicações para o Windows, plataformas móveis, serviços Web e Microsoft Excel) de forma a definir os indicadores e os respectivos scorecards. Na camada da Framework de Indicadores é projectada a existência de dois componentes para o tratamento dos indicadores. Podemos ver, o componente Gestão de indicadores que irá ser aquele que vai permitir aos utilizadores efectuarem a gestão de todos os indicadores, sendo possvel criar, alterar, remover e definir as suas propriedades (por exemplo: periodicidade, severidade, lista de destinatários etc.). Toda a informação sobre os indicadores e as propriedades dos mesmos serão armazenadas numa base de dados definida para o efeito. Existe ainda o componente Motor de Execução que é responsável por executar todos os indicadores de acordo com o agendamento definido pelo utilizador, por exemplo, o utilizador pode definir um indicador que seja executado ao dia 1 de cada mês, sendo este componente o responsável pela activação da execução do indicador e pela actualização da informação do mesmo. Na camada das Aplicações podemos observar também que o objectivo de definir a Framework como um componente independente também é considerado, ou seja, qualquer solução Primavera actual ou futura pode obter informações sobre os resultados dos indicadores definidos na Framework. No entanto, para tal é necessário implementar um componente Adapter especfico cuja função é efectuar a interligação entre a aplicação e a Framework recorrendo a uma API criada para o efeito. Este componente é composto por quatro elementos: Configuração, Fonte de Dados, Segurança, Apresentação (Figura 3). Cada um deles desempenha uma função especfica que irá permitir toda a troca de informação entre as aplicações e a Framework de Indicadores. Este pode também ser considerado uma peça fundamental, senão a mais importante, porque é o componente que vai permitir a troca de informação entre qualquer aplicação e a Framework de Indicadores. A informação trocada entre a Framework e as aplicações pode estar definida em diferentes formatos (Sql Server, Oracle, Excel, XML etc...), conferindo assim uma maior flexibilidade a todo o processo de interligação da Framework com as aplicações. Fig. 3. Componentes do Adaptador

6 3 Modelo Implementado A Framework de Indicadores, como já foi referido anteriormente, está implementada de forma a ser uma solução transversal a todas as aplicações Primavera, desta forma é possvel fornecer o serviço em qualquer uma das suas aplicações. A Framework de indicadores é composta por diferentes componentes, tendo cada um uma função especfica. Na sua constituição temos, portanto, os seguintes componentes: Shell, WinServices, Adaptadores, Modelo de Negócio e Modelo de Dados (figura 4). Fig. 4. Modelo Implementado A Shell é composta pelo User Interface Components que consiste na definição de todas as interfaces que permitem aceder e definir toda a informação sobre os indicadores. Por sua vez, o Winservices é composto pelo Windows Services Components cuja função é permitir a execução calendarizada, recorrendo

7 aos componentes do Windows. Este componente também é composto pelo IBussiness Intellingence Worker que tem como função executar todos os indicadores calendarizados para uma data ou um perodo especfico recorrendo ao Windows Services Components. O Adaptador é o componente responsável pela interligação entre as diferentes aplicações e a Framework de Indicadores. Este é composto por um conjunto de componentes para o efeito. Como podemos observar na figura 4, o adaptador é constitudo pelos componentes: Configuração, Fonte de Dados, Segurança e Apresentação, cada um com as suas funcionalidades particulares. O componente Configuração é responsável por fornecer informação sobre os dados que são suportados pelas aplicações que conecta Framework de Indicadores. Por outro lado, o componente Fonte de Dados é responsável por fornecer a lista de resultados sempre que um indicador é executado pelo motor de execução. O componente Segurança, por sua vez, fornece informação sobre os clientes que têm acesso aos indicadores e aos resultados dos mesmos, sendo que assim poderá definir-se uma visualização restrita a um grupo de utilizadores. Por ultimo, o componente Apresentação é responsável por responder s acções definidas para um indicador durante o cálculo do mesmo, desencadeado pelo motor de execução. é de salientar que, após a criação de um novo adaptador é necessário adicionar a informação sobre o nome, descrição e o tipo no ficheiro de configuração de adaptadores da Framework de Indicadores. O componente Modelo de Negócios é responsável pela definição de toda lógica do negócio inerente ao indicador. Este é composto pelos seguintes componentes: Gestor de Indicadores, Gestor de Resultado dos Indicadores, Gestor de Nveis de Severidade, Gestor Cálculo dos Indicadores e Gestor de Configuração dos Adaptadores. Primeiramente, o componente Gestor de Indicadores é responsável por agregar toda a informação sobre os indicadores de um determinado modelo de negócio. Desta forma poderão existir na Framework mltiplos indicadores para diferentes modelos de negócio. Por sua vez, o componente Gestor de Resultados dos Indicadores tem como finalidade a gestão de todos os resultados das execuções dos indicadores, isto é, sempre que um indicador é executado a gestão do resultado da execução estará definida neste componente, como por exemplo o local onde vai guardar a informação gerada após a execução do indicador. Por outro lado, o componente Gestor de Nveis de Severidade tem como função efectuar a gestão dos nveis de severidade dos indicadores. Para cada indicador é possvel atribuir diferentes nveis de severidade: Baixo, Alto, Urgente. Para tal, o utilizador define uma gama de valores para cada nvel e o valor resultante da execução do indicador estará dentro de um dos nveis. Podem ser definidas diferentes acções consoante o nvel de severidade. O componente Gestor de Cálculo dos Indicadores é responsável pelo cálculo dos indicadores, este gera toda a execução dos mesmos. Por seu turno, o componente Gestor de Configuração dos Adaptadores, como o próprio nome indica, efectua a gestão das configurações atribudas aos adaptadores, ou seja, visto que é necessário definir um adaptador para cada interligação entre a Framework de Indicadores e a aplicação este efectua-a. Deste modo, este componente realiza a gestão da configuração efectu-

8 ada aquando da criação do adaptador. Finalmente, a camada Modelo de Dados é composta pelo componente Gestor de Dados dos Resultados dos Indicadores que tem como função efectuar o armazenamento do resultado da execução dos indicadores e a gestão do encaminhamento da informação iniciada pelo componente Apresentação dos Indicadores, definida no adaptador após a execução para a lista de pessoas definidas. 4 Produto Final Após a conclusão da implementação da Framework de Indicadores é possvel afirmar que os objectivos inerentes a este projecto foram atingidos. é também possvel realçar que esta solução pode ser considerada uma mais valia para qualquer organização empresarial que pretenda aumentar a quantidade e a qualidade de tomadas de decisão. De seguida, são apresentadas algumas imagens da produto final, em jeito de conclusão.

9 Fig. 5. Ecrã de Login Fig. 6. Menu Principal Fig. 7. Definições do indicador

10 References 1. Kaplan R S and Norton D P (1992): The balanced scorecard: measures that drive performance Harvard Business Review, Douglas W. Hubbard: How to Measure Anything: Finding the Value of Intangibles in Business John Wiley & Sons, Hugo Ribeiro: Framework de Indicadores - Manual de Implementação Primavera Bss, 2006.