CAPACITAÇÃO EM COMUNICAÇÃO INTERNA

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1 1 CAPACITAÇÃO EM COMUNICAÇÃO INTERNA Grupos

2 2 CAPACITAÇÃO EM COMUNICAÇÃO INTERNA A capacitação em Comunicação Interna tem como principal objetivo mostrar aos grupos de geração de renda algumas ferramentas que possam auxiliá-los a melhorar sua comunicação interna, evitando problemas e conflitos que possam surgir. Ao longo da capacitação, os empreendedores são apresentados aos conceitos que envolvem a comunicação e, por meio de histórias e vivências, percebem a importância de uma mudança de atitude em relação à ela. O propósito desta capacitação é propiciar condições para que o participante desenvolva competências para: 1. DIMENSÃO COGNITIVA Compreender o que é a comunicação. e como ela acontece dentro dos negócios. Conhecer os benefícios de realizar uma boa comunicação dentro do grupo. Conhecer as vantagens de se ter instrumentos eficazes para realizar a comunicação no grupo. Entender porque as organizações precisam dar importância à comunicação interna, tanto entre as pessoas como em relação às informações pertinentes. Conhecer as vantagens e benefícios de se ter uma política de comunicação interna definida no grupo, com o intuito de diminuir conflitos e falhas na comunicação. Perceber que diminuindo os ruídos na comunicação dentro do grupo, as informações fluem de maneira mais organizada e os conflitos gerados por essas falhas, também são diminuídos. 2. DIMENSÃO ATITUDINAL Perceber-se como colaborador na realização de uma boa comunicação dentro do grupo. Predispor-se a uma atitude de pró-atividade para a melhoria da comunicação interna do grupo. Perceber-se como colaborador e parte fundamental na comunicação interna do grupo Perceber-se como responsável pelo constante desenvolvimento e melhoria da comunicação interna do grupo. Predispor-se a ser pró-ativo para a comunicação do grupo 3. DIMENSÃO OPERACIONAL Fazer o fluxo de informação e comunicação atual do grupo. Definir um plano de comunicação. Fazer um mural de comunicação para o grupo. Definir um responsável para alimentar o mural com informações e cuidar da comunicação interna do grupo. CARGA HORÁRIA 4 horas

3 3 ESTRUTURA DA CAPACITAÇÃO Esta capacitação pode ser realizada em um único encontro de 4 horas, ou dividida em 2 encontros, da seguinte maneira: 1º encontro: 1h55 (atividades 1 a 5) 2º encontro: 2h05 (atividades 6 a 11) PÚBLICO-ALVO Grupos de geração de renda que já estão em funcionamento e que vem enfrentando dificuldades e problemas em relação à comunicação interna. MATERIAIS NECESSÁRIOS Para aplicar esta capacitação serão necessários os seguintes materiais: Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna Anexo 2 - Cartões de História Anexo 3 - Vídeo Macarena Anexo 4 - Vídeo Quero leite Anexo 5 - Sons Apostila do Empreendedor Balas Canetas Canetas hidrocor Cronômetro Datashow Fita crepe Flipchart Folhas sulfite Laptop Papéis Saco de papel Tarjetas Urna

4 PLANO DA CAPACITAÇÃO 4 TEMAS ATIVIDADES ESTRATÉGIAS RECURSOS TEMPO Introdução Atividade 1: Abertura Discussão em grupo Apostila do Empreendedor 10 O que é comunicação? A comunicação no grupo Comunicação nos Negócios Atividade 2: Mímica Atividade 3: Como a comunicação acontece? Atividade 4: Levantamento do fluxo de informações no grupo Atividade 5: Comunicação nos negócios Vivência Processamento Metodologia das tarjetas Exposição dialogada Vídeos Processamento Metodologia das tarjetas Discussão em grupo Metodologia das tarjetas Exposição dialogada História Processamento Balas Canetas hidrocor Cronômetro Fita crepe Papéis com ações Saco de papel Tarjetas Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (slides 1 a 18) Anexo 3 Vídeo Macarena Anexo 4 Vídeo Quero leite Anexo 5 - Sons Apostila do Empreendedor Canetas hidrocor Datashow Fita crepe Flipchart Laptop Tarjetas Canetas hidrocor Fita crepe Tarjetas Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (slides 19 a 21) Anexo 2 - Cartões de História (história nº 1) Apostila do Empreendedor Datashow Laptop

5 5 Comunicação Interna e suas Ferramentas Atividade 6: Cometa Halley Atividade 7: Ferramentas de Comunicação Vivência Processamento Exposição dialogada História Processamento - 20 Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (slides 22 a 28) Anexo 2 - Cartões de História (história nº 2) Apostila do Empreendedor Canetas hidrocor Datashow Flipchart Laptop 30 Atividade 8: Qual a melhor ferramenta? Atividade prática Canetas Papéis Urna 10 A comunicação no grupo Atividade 9: Criação do Plano de Comunicação Exposição dialogada Discussão em grupo Preenchimento de Exercício Apostila do Empreendedor Caneta Fluxograma de informações (atividade 4) Folhas sulfite Urna (atividade 8) 30 Atividade 10: Mural do grupo Discussão em grupo Caneta Folhas sulfite 30 Encerramento Atividade 11: Fechamento Discussão em grupo - 5

6 6 Atividade 1: Abertura Retomar com os participantes o que foi trabalhado no encontro anterior e dar uma breve introdução sobre o que será tratado nesta capacitação. 10 minutos Apostila do Empreendedor (uma cópia por participante) Antes do início da capacitação, organize as cadeiras em forma de U. Receba cordialmente os participantes, convidando as pessoas que chegam a se sentarem no semi-círculo. Converse sobre amenidades até que todos os empreendedores estejam presentes, ou até que expire o tempo de tolerância definido no contrato de convivência, acordado no início das assessorias. Convide os empreendedores a fazer uma breve revisão sobre o que foi visto no encontro anterior. Pergunte o que eles lembram a respeito do que foi trabalhado e o que ficou de aprendizado para eles e de definições para o grupo. Aproveite também a oportunidade para esclarecer as dúvidas que possam ter permanecido. Espere até que todos contribuam e pergunte se mais alguém tem alguma colocação. Ao finalizar a revisão, entregue aos participantes a Apostila do Empreendedor da capacitação de Comunicação Interna. Leia junto com o grupo o objetivo da capacitação, que está na página 2, da Apostila do Empreendedor. Depois explique a estrutura da capacitação (se será realizada em um único encontro ou dois, e qual a carga horária de cada um). Informe a todos os participantes que hoje eles saberão um pouco mais sobre a comunicação e também sobre a comunicação interna, que é a forma de se comunicar dentro dos negócios. Diga que eles verão qual a importância de ter uma boa comunicação no grupo, e quais instrumentos podem utilizar para diminuir as falhas nesse processo. Para finalizar, diga aos empreendedores que, antes de falar em conceitos, você os convida a viver na prática a importância da comunicação nas relações. Atividade 2: Mímica Mostrar aos participantes a importância da comunicação, o quanto ela é inerente ao ser humano e a todas as suas relações, e como é preciso ser claro para que a mensagem seja melhor entendida. 35 minutos Balas Canetas hidrocor Cronômetro Fita crepe Papéis com ações

7 7 Saco de papel Tarjetas Inicie a atividade dividindo o grupo em duas equipes. Para isso, você pode distribuir, em um saquinho, balas com embalagens coloridas (duas cores diferentes) para cada um dos participantes do grupo. As equipes serão formadas com as pessoas que pegaram as balas da mesma cor. Com as equipes já separadas, fale para o grupo que agora você os convida a fazer uma atividade, que irá introduzir o tema que será trabalhado hoje. Diga que essa atividade é a mímica. Uma pessoa de cada equipe deverá vir até a frente (uma equipe de cada vez), pegar um papel que contém uma ação (os papéis deverão ser colocados em um saco de papel, para sorteio) e fazer a mímica para seu próprio grupo acertar. Cada grupo terá 1 minuto para tentar acertar a mímica. Caso não acerte, o participante que estiver fazendo a mímica deve contar aos outros qual era a ação representada. Caso acerte, a equipe ganha 1 ponto. Então, será a vez da próxima equipe. Explique que a equipe que fizer 5 pontos por primeiro, ganha o jogo. Sugestões de ações para as mímicas (coloque-as em papéis, para o sorteio): o Comer o Rezar o Cortar a grama o Pentear o cabelo o Dançar samba o Levar o cachorro para passear o Dormir o Escutar música o Brincar de bambolê o Ler Depois que um dos grupos chegar aos 5 pontos, diga que você irá mudar um pouco a atividade, e que nesta fase, eles também deverão chegar aos 5 pontos. Explique que agora, uma equipe irá fazer uma mímica para a outra equipe adivinhar. Se a outra equipe adivinhar, ganha 1 ponto. Se não adivinhar, a equipe que está fazendo a mímica ganha este ponto. Cada equipe também terá um minuto para adivinhar. Nesta fase, as mímicas poderão ser de filmes ou músicas. Peça para que o grupo todo escolha qual dos dois prefere e lembre a todos que eles não podem emitir sons enquanto estão fazendo as mímicas. Quando uma das equipes alcançar os 5 pontos, convide o grupo a se sentar novamente no semicírculo. Use o CAV - Ciclo de Aprendizagem Vivencial para processar a atividade. Você pode usar o seguinte roteiro de perguntas: o Como vocês se sentiram fazendo a atividade? o Foi melhor fazer a mímica ou adivinhar? o Quais dificuldades vocês enfrentaram para realizar a atividade? o Vocês enfrentam essas dificuldades no grupo? o Como vocês lidam com essas dificuldades? o Que lição é possível tirar desta atividade? Entregue então uma tarjeta e uma caneta hidrocor para cada um dos participantes e peça para que eles escrevam em uma palavra o que acham que é comunicação. Depois de terem escrito, peça que colem sua tarjeta na parede, em um local visível a todos. Use as contribuições para fazer o fechamento conceitual. Fechamento conceitual: Podemos aplicar o termo comunicação a tudo que signifique contato, ligação, união. Mas além de somente um diálogo uma troca de informações a comunicação

8 8 pretende que haja um entendimento, pois é um processo ativo que visa influenciar o outro, modificar um comportamento e obter uma resposta. Mesmo que esta resposta seja o silêncio. Por fim, diga aos empreendedores que a seguir, eles irão conhecer alguns conceitos importantes que envolvem a comunicação. Você também pode escolher outras ações para as mímicas, de acordo com o que se adapta melhor ao grupo que está sendo capacitado. Não esqueça de anotar a pontuação de cada equipe e de controlar o tempo que cada uma das equipes tem para realizar as mímicas. Também fique atento, para que não sejam emitidos sons durante as mímicas. Este ainda não é o momento de fazer correções às colocações dos participantes. Deixe-os livres para falar e escrever o que realmente pensam. Durante o processamento da atividade da mímica, faça algumas colocações sobre pontos específicos que você observou, sobre como a comunicação aconteceu. Dê dicas do conteúdo que será trabalhado com eles durante a capacitação. Atividade 3: Como a comunicação acontece? Repassar o conteúdo sobre o que é comunicação, para que os participantes tenham mais subsídios para posterior reflexão de como a comunicação acontece dentro do grupo. 30 minutos Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (slides 1 a 18) Anexo 3 - Vídeo Macarena Anexo 4 - Vídeo Quero leite Anexo 5 - Sons Apostila do Empreendedor Canetas hidrocor Datashow Fita crepe Flipchart Laptop Tarjetas Inicie a atividade fazendo as seguintes perguntas (anote as respostas no flipchart, para utilizá-las depois): o O que é comunicação? o Vocês acham importante saber como acontece a comunicação? o Qual a importância de entender o processo de comunicação? Peça aos participantes para abrirem a Apostila do Empreendedor, na página 3. Faça a apresentação de todo o conteúdo sobre Comunicação, conforme explicado nas observações do Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna.

9 9 Slide 2 - Neste slide, explique quais são as partes importantes para que aconteça a comunicação. Neste momento, não é necessário entrar em detalhes e querer explicar de maneira muito teórica o modelo básico de comunicação. Use o exemplo da atividade anterior e faça-os refletir sobre os momentos em que eram emissores, transmissores e receptores. Slide 4 - A partir deste slide, todos serão muito interativos e só tornam a capacitação interessante, se você incentivar os participantes a colaborarem e construírem o conteúdo em conjunto. Comece dizendo que existem várias maneiras de se comunicar e que vocês irão conhecer cada uma delas. Mostre a primeira opção e pergunte o que eles acham que é uma comunicação direta e indireta (slide 4). Assim que todos tiverem respondido, explique o conteúdo que está na Apostila do Empreendedor, página 5. Assim, você deve fazer também com a comunicação particular e pública, e assim por diante. Slide 7 - Diga para o grupo que agora eles verão um vídeo (Macarena) e peça para que prestem atenção no que lhes será passado. Utilize o CAV - Ciclo de Aprendizagem Vivencial para processar o vídeo. Você pode usar o seguinte roteiro de perguntas: o O que acharam do vídeo? o Quais tipos de comunicação ele mostrou? o Como a comunicação pode acontecer? Trabalhe então o seguinte fechamento conceitual: Podemos classificar a comunicação pela forma como o receptor recebe a mensagem que está sendo passada ou pela quantidade de pessoas que está envolvida no processo. Distribua tarjetas e canetas hidrocor para os participantes e peça para que eles escrevam formas de comunicação, que não seja a verbal. Depois, convide-os a colar as contribuições na parede, em um local visível. Utilizando as contribuições, faça a explicação da teoria, que está nos slides 9 a 17 e nas páginas 6, 7 e 8, da Apostila do Empreendedor. No slide 10, mostre aos participantes os sons que estão no Anexo 5, pedindo que eles prestem atenção. Depois, ajude-os a refletir como o som do mesmo instrumento pode comunicar duas coisas diferentes, como por exemplo, o apito e o sino. Antes de apresentar o slide 13, leia para os participantes a dica da Paula, na página 7, reforçando com os participantes a importância de se utilizar o melhor tipo de comunicação, para alcançar melhores resultados. Por fim, passe o vídeo Quero leite para o grupo, sem dar nenhuma introdução. Após a finalização, faça o processamento da atividade, utilizando o CAV Ciclo de Aprendizagem Vivencial. Sugestões de perguntas: o O que acharam do vídeo? o O pai conseguiu se comunicar com o filho? o Acontece isso na vida real? Você tentar se comunicar e não conseguir? o Como acontece a comunicação no grupo de vocês? Para finalizar, diga ao grupo que o próximo passo é entender melhor a comunicação no seu empreendimento. Durante toda essa atividade, você deverá levar em conta a experiência dos participantes. As perguntas e as contribuições deles serão fundamentais para que a capacitação seja mais rica e para que seus objetivos sejam alcançados. Utilize as respostas dadas pelos participantes às perguntas do início da atividade, para explicar o conteúdo.

10 10 Atividade 4: Levantamento do fluxo de informações no grupo Fazer com que os participantes comecem a perceber como a comunicação e as informações estão circulando dentro do grupo, e o que é possível melhorar para que conflitos e problemas sejam diminuídos. 30 minutos Canetas hidrocor Fita crepe Tarjetas Divida os participantes da capacitação em 3 grupos. Cada grupo irá receber algumas tarjetas e um tema específico para discussão: 1- O primeiro grupo escreverá nas tarjetas quais são as principais e mais importantes informações que circulam dentro do grupo. 2- O segundo grupo escreverá nas tarjetas a forma como as informações são repassadas dentro do grupo (lembrando do conteúdo apresentado na atividade anterior). 3- O terceiro grupo escreverá nas tarjetas quais são os principais erros e problemas causados no repasse de informações. Combine com os grupos o tempo de 10 minutos para que preencham as tarjetas. Peça para que cada grupo faça, no mínimo, 5 tarjetas. Passados os 10 minutos, peça para que, na ordem colocada acima, os grupos apresentem os resultados da discussão, colando as tarjetas na parede. Quando os grupos terminarem, agradeça e parabenize a todos pelas contribuições. Comece então a organizar o fluxo de informação com eles. A primeira coisa a fazer, é analisar quais são as principais informações que circulam. Veja com o restante do grupo se ainda falta alguma, que precisa ser acrescentada. A partir disso, veja quais são os principais emissores de informações do grupo. Escreva em tarjetas e complete o fluxograma. Pergunte quem são os receptores dessas informações, escreva as respostas em tarjetas e complete o quadro. Depois disso, passe para a forma como as informações são repassadas dentro do grupo, que foram apresentadas pela segunda equipe. Confirme com todos se está faltando alguma. Para cada informação, faça a ligação correspondente ao modo como ela é repassada. Terminada essa parte, analise com o grupo os problemas no repasse das informações. Veja com todos se está faltando algum problema. Faça uma reflexão com eles, ligando os problemas com as informações (quais acontecem com mais freqüência, etc.), e questione o que poderia ser diferente na maneira de comunicar, para que isso não aconteça mais. Para finalizar, diga aos participantes que a seguir, eles entenderão melhor o que é e como funciona a comunicação nos negócios, para identificar de que maneira podem melhorar a comunicação no grupo. Sempre que precisar, faça novas tarjetas e complete o fluxograma, para que o grupo consiga perceber e entender melhor o seu processo de comunicação.

11 11 Estimule o grupo a ser sincero no preenchimento desta atividade, lembrando que ela é muito importante para que conflitos advindos de pequenos erros na hora de comunicar sejam evitados e diminuídos. Caso você esteja aplicando esta capacitação para empreendedores individuais eles podem fazer a atividade individualmente. Deixe o fluxograma exposto na parede, pois ele será utilizado na atividade 9. Caso você divida a aplicação da capacitação em 2 dias, recolha as tarjetas, digite e leve o relatório no próximo encontro. Atividade 5: Comunicação nos negócios Explicar aos participantes o que é e qual a importância da comunicação dentro dos negócios, dando uma rápida introdução sobre o tema. 10 minutos Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (slides 19 a 21) Anexo 2 - Cartões de História (história nº 1) Apostila do Empreendedor Datashow Laptop Inicie a atividade explicando aos participantes o conteúdo do slide 20, do Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna, ou o conteúdo da página 8, da Apostila do Empreendedor (primeira parte do texto Comunicação nos negócios ). Tente mostrar o quanto a comunicação está presente nos negócios. Entregue para cada participante uma cópia da história nº 1, do Anexo 2 - Cartões de História e convide o grupo a lê-lo em voz alta. Utilize o CAV - Ciclo de Aprendizagem Vivencial para processar a história. Você pode utilizar o seguinte roteiro de perguntas: o O que acharam da história? o O que aconteceu na história? o Como a Regina percebeu que o grupo da Joana estava com problema de comunicação? o Já aconteceu algo semelhante com vocês? o O que vocês poderiam fazer para evitar os problemas? Como fechamento conceitual, apresente a dica da Guta no slide 21 e na Apostila do Empreendedor, página 8. Para finalizar, pergunte aos participantes se eles topam fazer um teste sobre problemas de comunicação e passe então para a próxima atividade. Esta atividade não tem como objetivo aprofundar o tema, e sim ser uma introdução sobre ele. Deste modo, não há a necessidade de estender essa parte da apresentação.

12 12 Atividade 6: O cometa Halley Sensibilizar os participantes para a percepção de que eles são partes importantes na comunicação interna do grupo e que precisam se sentir responsáveis pela eficácia desta. 20 minutos - Explique aos participantes que eles irão realizar o teste neste momento. Peça voluntários para ficarem do lado de fora da sala. Se o grupo for pequeno, convide todos a sair. O ideal é que no mínimo 5 pessoas participem desta atividade. Chame um dos voluntários que ficou do lado de fora. Diga a ele que a sua missão agora, é passar a informação que você dará a ele, com o máximo de precisão, para o próximo participante que entrar na sala. Conte a seguinte história: o Na próxima sexta-feira, aproximadamente às 17 horas, o cometa Halley estará nesta área. Trata-se de um evento que ocorre a cada 78 anos. Assim, por favor, reúna os funcionários no pátio da fábrica, todos usando capacete de segurança, quando explicarei o fenômeno a eles. Se estiver chovendo, não poderemos ver o raro fenômeno a olho nu. Sendo assim, todos deverão se dirigir ao refeitório, onde será exibido um documentário sobre o cometa Halley. Peça então que ele chame alguém que está do lado de fora da sala e repasse a mensagem que ouviu. A missão do 2º participante a entrar na sala é repassar a informação para o 3º participante, e assim sucessivamente até que todos os participantes que estavam do lado de fora recebam a mensagem de um dos colegas. Peça então para que o último participante diga em voz alta a mensagem que recebeu. Provavelmente, a mensagem original estará completamente alterada. Processe a atividade usando o CAV - Ciclo de Aprendizagem Vivencial. Você pode seguir o seguinte roteiro de perguntas: o Como vocês se sentiram fazendo a atividade? o Como foi receber a mensagem? E passá-la para frente? (foque bastante no sentimento de receber e dar a mensagem) o Como aconteceu? Vocês usaram alguma estratégia para guardar a informação? Que estratégia usaram para passar a mensagem adiante? o Quais foram as principais dificuldades que vocês enfrentaram para executar a atividade, tanto para receber quanto para passar a mensagem? o O que fariam de diferente para evitar os problemas? o Vocês encontram essas dificuldades na comunicação do dia-a-dia? Quem pode contar algum fato? o As soluções que vocês propuseram para a atividade conseguem ser aplicadas na vida real? Ao finalizar o processamento, diga ao grupo que a seguir, eles conhecerão algumas ferramentas que podem facilitar a comunicação. O fechamento conceitual será trabalhado na próxima atividade.

13 13 Atividade 7: Ferramentas de Comunicação Apresentar o conteúdo sobre o tema, para que os participantes entendam a importância da comunicação e a necessidade de um bom planejamento e aplicação de algumas ferramentas dentro do grupo. 30 minutos Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (slides 22 a 28) Anexo 2 - Cartões de História (história nº 2) Apostila do Empreendedor Canetas hidrocor Datashow Flipchart Laptop Inicie a atividade perguntando aos participantes se eles conhecem instrumentos de comunicação. Anote as contribuições no flipchart. Para fazer a apresentação do conteúdo, siga as orientações que estão no Anexo 1 - Apresentação Comunicação Interna (PPT). Apresente então os slides de 22 a 28. O conteúdo também está na Apostila do Empreendedor, páginas 8 a 11. Comece com a explicação a respeito de Comunicação Interna, por meio dos tópicos do slide 22. Lembre-se sempre de dar exemplos e de perguntar aos participantes se eles tem alguma contribuição para o conteúdo, com experiências e histórias suas. Deixe que os participantes colaborem! Siga então para os próximos slides, tomando sempre o cuidado de envolver os participantes. Explique cada um dos pontos, complementando com o conteúdo que está na Apostila do Empreendedor. Utilize as respostas dadas por eles, para a pergunta inicial. Reforce a dica dada pelo Ricardo, no slide 24 e na Apostila do Empreendedor, páginas 9 e 10, que apresenta a forma como a informação deve ser apresentada. Leia para os participantes o exemplo que o Ricardo apresenta, para tornar o conteúdo mais claro. Para finalizar, leia a dica da Paula, na página 11 da Apostila do Empreendedor. Entregue para os participantes a história nº 2 do Anexo 2 - Cartões de História e peça um voluntário para ler em voz alta. Use o CAV - Ciclo de Aprendizagem Vivencial para processar a história. Você pode usar o seguinte roteiro de perguntas: o O que acharam da história? o O que acham da opinião do Marcos? o Acham possível envolver todos do empreendimento para melhorar a comunicação? Ao finalizar o processamento, diga aos empreendedores que agora que eles já conhecem as ferramentas de comunicação, poderão escolher quais aplicar no dia-a-dia. Não se prenda somente à leitura. Sempre que possível, traga mais exemplos e complemente o que está escrito na Apostila do Empreendedor, com sua experiência.

14 14 Atividade 8: Qual a melhor ferramenta? Fazer com que os participantes comecem a pensar em quais ferramentas de comunicação interna poderiam ser melhor utilizadas no grupo. 10 minutos Canetas Papéis Urna Entregue um pedaço de papel para cada um dos participantes. Peça para que eles reflitam, e diante das informações que acabaram de receber, escolham uma ferramenta de comunicação que eles achem que é melhor para o grupo (pode ser uma das citadas na apresentação ou alguma pensada por eles mesmos). Peça para que, depois de escreverem, eles depositem o papel na urna. Quando todos tiverem finalizado, diga que eles saberão qual foi a ferramenta mais votada depois. Diga que antes, eles pensarão em um Plano de Comunicação para o grupo. Lembre de deixar claro para o grupo que não é preciso escolher necessariamente uma ferramenta apresentada, e sim aquela que eles acham que melhor se encaixa com o trabalho do grupo. Não é preciso fazer a contagem dos votos neste momento. Caso você esteja aplicando esta capacitação com uma turma de empreendedores individuais, diga que eles poderão elencar individualmente quais ferramentas serão utilizadas. Atividade 9: Criação do Plano de Comunicação Criar, junto com o grupo, um Plano de Comunicação (dando preferência à comunicação interna), com o objetivo de melhorar o fluxo de informações. 30 minutos Apostila do Empreendedor Caneta Fluxograma de informações (atividade 4) Folhas sulfite Urna (atividade 8)

15 15 Para iniciar esta atividade, pergunte aos empreendedores o que eles acham de fazer um Plano de Comunicação que ajude o grupo a organizar e melhorar a comunicação interna. Depois, peça para que os participantes voltem a observar novamente o fluxograma de informações do grupo. Peça para que, a princípio, eles dêem uma atenção especial aos problemas de comunicação que foram listados. Então, pergunte se eles lembram o conteúdo que foi repassado durante a capacitação, e se diante disso, eles acham necessário que seja feito algo para diminuir esses problemas listados. Convide então o grupo a elaborar o seu Plano de Comunicação. Converse sobre o fluxograma de informações junto com o grupo, passando ponto por ponto e analisando como ele acontece hoje e como poderia ser melhor. Peça para que uma pessoa do grupo vá anotando quais são as ações que deverão ser feitas para melhorar a comunicação do grupo. Disponibilize as folhas sulfite e a caneta. Também neste momento, faça a contagem dos votos em relação à ferramenta de comunicação que os empreendedores acham que melhor se adapta ao grupo (atividade 8). Com base em todas essas informações levantadas, crie com o grupo um Plano de Comunicação Simples. Esse plano deverá conter quais são as ações e ferramentas que precisam ser utilizadas para que as falhas de comunicação possam deixar de acontecer. Lembre-se de fazer também junto com eles um Plano de Ação para o início deste Plano de Comunicação. Se preciso, lembre também de atualizar o Regimento Interno do grupo, conforme o que for decidido neste planejamento. Diga ao grupo que a seguir, eles terão a oportunidade de construir um mural para o empreendimento, como uma ferramenta de comunicação interna. Caso o grupo não queira fazer o Plano de Comunicação, passe para a próxima atividade. Atividade 10: Mural do grupo Montar com o grupo um mural de informações e contatos, mostrando também a importância da utilização e atualização deste. 30 minutos Caneta Folhas sulfite Explique para os empreendedores que é sempre importante ter um mural onde informações e contatos do grupo possam ser colocados. Inclusive para o trabalho da Aliança Empreendedora / Organização Aliada, que precisa disponibilizar alguns arquivos no mural. Diga que por isso, você os convida a montar em conjunto um mural do grupo. Neste primeiro momento, eles irão decidir quais seções este mural deverá conter, e também como será viabilizada a montagem do mesmo. Defina então junto ao grupo quais seções existirão no mural: * Prestação de Contas obrigatório * Contatos

16 16 * Aniversariantes * Recados * Encomendas * Notícias * Etc. Depois, defina junto com eles um plano de ações para viabilização (material necessário, local, etc.). Peça então para que eles definam um responsável pela atualização do Mural (o ideal é que seja o responsável pelo RH do grupo, mas pode ser outra pessoa). Encerre a atividade dizendo que no próximo encontro, você gostaria de ouvir que eles conseguiram implantar as ações no dia-a-dia. Você pode se colocar à disposição para ajudar a montar o mural do grupo junto com eles, mas nunca se responsabilize por realizar esta montagem sozinho, no lugar deles. Atividade 11: Fechamento Resgatar os principais aprendizados da capacitação, a fim de reforçá-los. 5 minutos - Pergunte ao grupo quais foram os principais aprendizados da capacitação. Espere até que todos contribuam. Pergunte sempre se alguém quer contribuir com mais alguma coisa. Caso eles se esqueçam de algum ponto muito importante relacionado ao conteúdo, faça questionamentos que os levem à reflexão sobre ele. Termine destacando novamente os pontos importantes que eles citaram. Não deixe de relembrar a importância deles colocarem em prática o Plano de Comunicação elaborado. Se eles não conseguiram finalizar alguma atividade, lembre-os de fazê-lo até o próximo encontro. Despeça-se lembrando-os do dia, horário e local do próximo encontro.