Manual do Sistema De Gestão Franquia. Ano Sistema de Gestão Franchising - TI

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1 Manual de Utilização do Sistema De Gestão Ano 2011 Página 1

2 Manual Franquia Sistema De Gestão TI Tecnologia de Informações Apresentação do Sistema O sistema MULTIGESTÃO é o sistema de gerenciamento das franquias. Através dele as franquias criam os cursos vendidos, formam suas turmas, matriculam os alunos, baixam parcelas, lançam faltas, notas e presenças para os alunos, imprimem carnês e geram relatórios. Ele é utilizado diariamente e todas as informações utilizadas nas aulas, no financeiro, no pedagógico devem conter no sistema, para que seja fácil de manuseá-las e assim tornar mais dinâmico, eficaz e preciso. O sistema foi elaborado com algumas características e funcionalidades importantes, tais como, tecnologia de ponta (Linguagem C#.NET e Banco de Dados Mysql), centralização da base de dados, inteligência na customização dos dados e mineração das informações, segurança dos dados e padronização das telas. Página 2

3 Sumario 1. Instalação O que precisa? Onde encontrar? Como instalar? Cadastro Login de usuário Tela Principal Menu Cadastro Cadastros Pessoa Aluno Colaborador Responsável Contato Cadastro Fornecedor Cadastro de Alunos Avançados Recesso Sala Feriado Local Cadastro De Contas a Pagar Conta Corrente Cadastro de Plano De Contas Cadastro Reposição/ Digitação/ Palestras Movimentação Contrato Lançando Financeiro Imprimir Contrato Cancelar Matricula Ativar Contrato...63 Página 3

4 Trancamento Histórico Do Aluno/ Contrato Formação De Cursos Como Formar Um Curso VIP, Personalizado e Corporativo Formação de Turmas Grade De Aulas Efetivação de Aula Transferência de Alunos Entre Turmas Transferência entre Franquia Gráfico de Desempenho da Franquia Pesquisa de Notas Planejamento De Vendas Projeção de Esforços Demonstrativos De Resultados Quadro de Horários Financeiro Baixa de Parcela Estornando Parcela Baixa de Parcela Simplificada Baixa de Parcela/ Contrato Modular Impressões Impressão De Boleto Impressão de Carnê Impressão De Nota Promissória Impressão De Boleto / Contrato Modular Impressão De Carnê / Contrato Modular Baixa De Contas a Pagar Arquivo De Retorno Cobrança Abertura e Fechamento De Caixa Administração de Caixa Página 4

5 4.11. Renegociação De Contrato Renegociação de Contrato Modular Baixa Automática De Cheques Auditoria Comissão Por Colaboradores Recebimentos Das Franquias Relatório Relatório Pessoa Relatório Pessoa Aluno Aniversario Relatório Pessoa Colaborador Aniversário Relatório Pessoa Colaborador Consulta Dinâmica Relatório Pessoa Fornecedor Lista Geral Relatório Pessoa Contato Contato de Origem Relatório Pessoa Contato Consulta Dinâmica Relatório Pedagógico Relatório Pedagógico Cursos Relatório Pedagógico Turmas Relatório Pedagógico Quadro de Horários Relatório Pedagógico Listagem de Aulas Relatório Pedagógico Diário Classe/Lista Chamada Relatório Pedagógico Faltas Consecutivas Relatório Pedagógico C.P.A Educador Relatório Pedagógico Dados Gerais Do Aluno Relatório Pedagógico Turmas a Iniciar Relatório Pedagógico Turmas a Encerrar Relatório Pedagógico Cancelamentos Relatório Pedagógico C.P.A Ranking de Educadores Relatório Pedagógico Agenda Reposição Relatório Pedagógico Previsão/ Entrega De Apostilas Relatório Pedagógico Educadores e Suas Turmas Relatório Pedagógico Turmas e Seus Módulos Relatório Pedagógico Cancelamento por Colaborador..158 Página 5

6 Relatório Pedagógico Histórico por Período Relatório Pedagógico Faltas Por Turmas (Evasão) Relatório Pedagógico Entrega de Apostilas Relatório Financeiro Relatório Financeiro Recebimentos Relatório Financeiro Contas Recebidas Relatório Financeiro Pagamentos Em Aberto Relatório Financeiro Royalties Relatório Financeiro Contas a Pagar Relatório Financeiro Fundo Perdido/Cobrança Relatório financeiro Termino De Recebimento Relatório Financeiro Cheques Recebidos Relatório Financeiro Recebimentos Sem Cheq. Vinc Relatório Financeiro Movimentação de Caixa Relatório Financeiro Entrega de Boletos Relatório Financeiro Fluxo De Caixa Relatório Financeiro Distribuição/Receb. Diários Relatório Financeiro Primeiros Recebimentos Relatório Financeiro Boletos Emitidos Relatório Operacional Relatório Operacional Impressão De Contrato Relatório Operacional Impressão/Contrato Em Branco Relatório Operacional Matriculas Relatório Operacional Matricula Por Colaborador Relatório Operacional Impressão de Certificado/Modelo Novo Relatório Operacional Impressão De Certificado/Modelo Antigo Relatório Operacional Aulas Dadas Por Educador Relatório Operacional Alunos e Ex-Alunos Por Bairro Relatório Operacional Alunos Trancados Relatório Operacional Feriados Página 6

7 Relatório Operacional Impressão/ Certificados Avulsos Gráfico Relatório Cursos Modulares Pedagógico Diário De Classe/Ficha de aula Relatório - Cursos Modulares Pedagógico Lista De Chamada Relatórios Cursos Modulares Pedagógico Turma Iniciar ou Concluir Relatórios Cursos Modulares Pedagógico Faltas Relatórios Cursos Modulares Pedagógico Agendamento De Cursos Modulares Relatórios Cursos Modulares Operacional Impressão De Certificado Cursos Modulares Relatórios Cursos Modulares Operacional Aulas Por Educador Relatórios Cursos Modulares Operacional Matriculas Relatórios Cursos Modulares Operacional Alunos Módulos a Cursar Financeiro Recebimentos Relatórios Cursos Modulares Financeiro Pagamentos Em Aberto Cursos Modulares Cursos Modulares Formação De Cursos Modulares Grade De Aulas Modulares Preenchendo Período de Aulas Grade Aulas Canceladas Contratos Contrato Modular Cadastro De Contrato Modular Financeiro Página 7

8 Parcelas Taxa De Material Didático Transferência de Alunos Migrar Turma p/curso Modular Transferência entre Módulos Contrato Modular Página 8

9 1. Instalação 1.1. O que Precisa? A franquia deverá ter computadores com os seguintes programas instalados: - Framework 2.0; - Sistema da Franquia; 1.2. Onde Encontrar? O Framework 2.0 e o Sistema da Franquia estão localizados no endereço do site abaixo: Como Instalar? O Usuário deverá acessar a página e no 1º passo está disponível um guia rápido de instalação para orientá-los, depois clicar no 2º passo para instalação 2º Passo - Instalação do.net Framework versão 2.0 como mostra a figura a seguir: Página 9

10 Ao clicar uma outra página será aberta para iniciar a instalação do Framework 2.0, como mostra a figura a baixo: Página 10

11 Após a instalação do framework 2.0 ser concluída, desça a barra de rolagem da página inicial, e encontrará o próximo passo, como mostra a figura abaixo: Este computador já possui o.net Framework instalado. Página 11

12 No 3º passo, há um pacote de idioma em português, chamado Pacote de Idiomas Português do Brasil, que auxilia na tradução direta para a instalação do sistema e também para suas atualizações. Este pacote é opcional na instalação. Em seguida, clique no ícone da Bit Company que está logo abaixo do 3º passo, para fazer a instalação do sistema da Franquia. E em seguida a tela de login será aberta, onde deve ser indicado o tipo de pessoa que vai se logar, o código e a senha, em seguida abrirá uma tela de Área Restrita, clique em Instalar Programa e a instalação será iniciada, como mostra as figuras a seguir: Página 12

13 Em seguida à tela de conexão com o servidor é aberta. Como mostra a figura a baixo: Após a verificação com o servidor, a tela para instalação do sistema é aberta e o usuário deve clicar em, e a tela de Gerenciamento de Franquias é aberta e inicia-se a instalação do sistema. Vejam as figuras a seguir: Ilustração 1(Processo de Instalação do Sistema) Assim que o processo de Instalação for finalizado a tela de login será aberta. Página 13

14 2. Cadastro Operando as Telas 2.1. Login de Usuário A partir do primeiro capítulo - Instalação, realizado com sucesso, sabemos que nosso sistema estará apto para o uso das informações existentes, mas para isso precisamos ter uma visão do sistema em geral. O sistema possui algumas características importantes e uma delas é a padronização das telas e suas funcionalidades. Neste Capítulo serão mostradas e explicadas todas as funcionalidades e estruturas das telas e botões de Operação e Navegação que estão padronizados em nosso sistema, portanto a partir deste capítulo serão apresentadas essas características que deverão ser lidas com bastante atenção. Todas as vezes que o sistema for Iniciado, será aberta a tela de Login de Usuário do Sistema, o usuário deverá realizar sua identificação, preenchendo todos os campos mostrados na figura a seguir. Página 14

15 O usuário deverá selecionar o tipo de usuário que irá se logar no sistema: Colaborador ou Franqueado, e em seguida digitar o código, sendo o conteúdo único. Se digitarmos um já existente, automaticamente o sistema buscará o respectivo registro e aparecerá no campo Usuário e no campo Franquia aparecerá à franquia que o usuário está cadastrado. Colocar a senha e clicar no botão Entrar. Importante: O código do usuário será único para todas as franquias que ele for cadastrado. Se ele for colaborador de mais de uma franquia, antes de entrar basta selecionar no campo Franquia, a unidade que quer se logar Tela Principal Menu Após instalar o sistema e se logar, o usuário deverá proceder ao cadastramento dos dados necessários para o funcionamento adequado do sistema. Esses cadastros são encontrados na tela principal do sistema. A tela do sistema contém uma barra de ferramentas chamada Barra de Menu, onde temos os menus Cadastros, Movimentação, Financeiro, Relatório, e outros, tem também um barra em baixo onde são mostrados a Franquia que está logada, o Usuário, Data e Hora que o sistema foi aberto, o nome do Banco que está conectado, a versão atual do sistema, quantidades de computadores logados no sistema e o menu de suporte, como mostra a figura abaixo: Página 15

16 2.3. Menu Cadastro No menu Cadastros serão inseridos todos os dados utilizados pela franquia. O Cadastro é constituído de um conjunto de menus, tais como, cadastro de contato, aluno, colaborador e outros. Veja na figura a seguir. Página 16

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18 2.4.Cadastros Neste módulo, veremos a utilização do sistema e as telas específicas de cada um dos formulários. Para todos os formulários que contém cadastros de Endereço, Telefone e E- mail terão o botão Gerenciar na parte inferior da tela. O funcionamento dessas telas será igual para todos os formulários. Neste capítulo, será apresentada a forma de funcionamento das telas do menu Cadastros. Com o Sistema Franquia aberto inicie o cadastramento dos dados que serão mostrados por menu, como a seqüência a seguir: Cadastros Na barra de menu na opção Cadastros, vamos detalhar o funcionamento e os campos para todas as telas de cada item existente nesse menu Pessoa No menu Pessoa possuem os seguintes formulários a serem cadastrados: Aluno, Contato, Colaborador, Responsável e Fornecedor. Página 18

19 2.4.3 Aluno O formulário Aluno contém todos os campos necessários para cadastrar as informações do Aluno. Como mostra a figura abaixo: Como visto na figura acima, o formulário possui os seguintes campos: Código - campo automático o usuário não precisa digitar. O código aparecerá após gravar o registro. CPF - neste campo será cadastrado o CPF do aluno. No cadastro do aluno o campo CPF, o preenchimento não é obrigatório, principalmente quando o aluno for menor de idade. Neste caso não há necessidade de cadastrar o aluno com o CPF do responsável, basta deixá-lo em branco. Nome nome completo do aluno; Hobby selecionar o hobby do aluno; Escolaridade selecionar o grau de escolaridade do aluno; Estado Civil selecionar o estado civil do aluno; Profissão selecionar a profissão do aluno; Data Nascimento cadastro da data de nascimento do aluno; RG/Órgão Expedidor número do RG e órgão expedidor do aluno; Sexo sexo do aluno; Lançar como Responsável caso o usuário marque este campo os dados desse aluno será cadastrados como responsável também. Neste caso o cadastro do CPF é obrigatório. Página 19

20 Estrangeiro quando o aluno for estrangeiro deverá marcar esta opção. Antes do cadastro a franquia deve enviar as informações do aluno e um documento dele (passaporte, outros...) para a equipe de operações da BitCompany. Será feita uma liberação para o cadastro deste aluno. Após o retorno da equipe de operações informando a liberação, a franquia deve marcar esta opção para que os campos sejam liberados para o cadastro do aluno. OBS.: Quando o usuário for cadastrar um aluno, assim que ele digitar o CPF e esse já tiver sido cadastrado em uma outra franquia, o sistema mostrará uma mensagem e assim que o usuário clicar em OK ele mostrará os dados já cadastrados dessa pessoa. Veja a seguir. Página 20

21 Cadastro do Endereço Para cadastrar endereços, o usuário deverá clicar no botão Gerenciar Endereço localizado na parte inferior da tela. Na figura abaixo, na tela de cadastro de endereço serão cadastrados todos os endereços de cada empresa e/ou pessoa. O formulário possui os seguintes campos: Cep cadastro do CEP; Endereço Cadastro de endereço do aluno; Complemento complemento do endereço do aluno; Bairro nome do bairro do aluno; Página 21

22 Cidade nome da cidade do aluno; Estado selecionar a sigla do estado; Tipo de Endereço selecionar o tipo do endereço (Residencial, Comercial ou Correspondência). Para localizar uma cidade o estado deve ser selecionado primeiro e em seguida clicar no botão e a tela de pesquisa será aberta. No botão o usuário poderá clicar para ser direcionado a página da internet dos correios, onde poderá localizar o cep da rua do aluno. Cadastro do Telefone Para cadastrar telefones, o usuário deverá clicar no botão Gerenciar Telefone localizado na parte inferior da tela. Na figura abaixo, na tela de cadastro de telefone serão cadastrados todos os telefones de cada empresa e/ou pessoa. O formulário possui os seguintes campos: Telefone Tipo tipo de telefone cadastrado (Comercial, Residencial, Celular e outros); DDD cadastro do DDD do telefone; Número número do telefone; Página 22

23 Cadastro do Para cadastrar os s, o usuário deverá clicar no botão Gerenciar , localizado na parte inferior da tela Colaborador Como visto na figura acima, o formulário possui os seguintes campos: Página 23

24 Código - campo automático o usuário não precisa cadastrar; CPF - neste campo será cadastrado o CPF do colaborador. RG cadastro de Rg do colaborador; Nome nome do colaborador; Data Nascimento cadastro da data de nascimento do colaborador; Cargo selecionar o cargo do colaborador. Para selecionar basta clicar na seta ao lado do campo e uma lista de cargos aparecerão, onde somente um dos cargos deverão ser escolhidos. Cargo Secundário caso o colaborador tenha duas funções na franquia, neste campo poderá selecionar o segundo cargo. Número da Carteira de Trabalho número da carteira de trabalho do colaborador; Série da Carteira de Trabalho a série da carteira de trabalho do colaborador; Data de Admissão data de admissão do colaborador na empresa; Data de Demissão data de demissão do colaborador da empresa. Colocada somente após a demissão do colaborador. Quando a data de demissão é colocada é bloqueado o acesso do colaborador ao sistema. Senha senha de entrada do colaborador no sistema; Para os demais cadastros de endereço, telefone e , seu funcionamento é igual aos mostrados no cadastro do aluno. Aba Franquias Vinculadas - mostra todas as franquias que este colaborador já foi cadastrado. Aba Cursos: a franquia poderá selecionar quais os cursos que no caso será ministrado por este colaborador, caso seja educador. Importante: Quando o usuário colocar data de demissão a um colaborador, o mesmo não terá mais acesso ao sistema. Página 24

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26 2.4.5 Responsável O formulário Responsável contém todos os campos necessários para cadastrar suas informações. Para todos os responsáveis cadastrados é obrigatório cadastrar o endereço e telefone, o formulário não será fechado antes de esses dados serem cadastrados. Primeiramente o usuário deverá selecionar o tipo de responsável (Pessoa Física ou Pessoa Jurídica), pois assim que o tipo for escolhido os campos serão adequados para cadastrar os dados do responsável. Como mostra a figura abaixo: Como visto na figura acima, o formulário possui os seguintes campos: Para Cadastrar Pessoa Física: Código - campo automático o usuário não precisa digitar; CPF - neste campo será cadastrado o CPF do responsável. Este campo é obrigatório. RG cadastro de RG do responsável; Nome nome do responsável; Data de Nascimento data de nascimento do responsável; Profissão profissão do responsável. Página 26

27 Para Cadastrar Pessoa Jurídica: Código - campo automático o usuário não precisa digitar; CNPJ - neste campo será cadastrado o CNPJ da empresa; Insc. Est. cadastro de Inscrição Estadual da empresa. Caso a empresa não tenha basta colocar a palavra Isenta para que o registro possa ser gravado. Nome Fantasia nome fantasia da empresa; Data de Abertura data abertura da pessoa jurídica responsável; Para os demais cadastros de endereço, telefone e , seu funcionamento é igual aos mostrados no mostrado no cadastro de aluno. Página 27

28 2.4.6 Contato Este é utilizado para o cadastrado de um visitante na unidade. Como visto na figura acima, o formulário possui os seguintes campos: Código - campo automático o usuário não precisa digitar; CPF CPF da pessoa interessada (contato); RG RG da pessoa interessada (contato); Cadastro dia que o cadastro está sendo efetuado. O dia não pode ser alterado, ficará o dia que o usuário está fazendo o cadastro Nome nome da pessoa interessada (contato); Sexo indicar o sexo do contato; Telefone número do telefone; Celular número do celular; do contato; Endereço endereço do contato (nome da rua/av./..., nº.); Complemento complemento do endereço; Bairro nome do bairro da pessoa; Cep cadastro do CEP; Página 28

29 Cidade nome da cidade do contato; Estado selecionar a sigla do estado; Informações Adicionais: Colaborador selecionar o colaborador que atendeu o contato; Curso - campo para selecionar o curso que o contato tem interesse; Mídia selecionar a mídia que trouxe o contato; Período selecionar o período que a pessoa tem interesse em fazer o curso; Dia selecionar se a pessoa tem interesse em fazer o curso durante a semana ou fim de semana; Novo Contato marcar a data de novo contato, caso seja necessário; Status definir o status do contato, podendo ser: Concluído Negativo, Concluído Positivo, Em andamento ou Pendente; Aba Histórico neste o usuário poderá colocar algumas informações que queira referente aquele contato. Página 29

30 Para ser cadastrado um novo histórico para o contato o usuário deve clicar em e a tela a seguir será aberta: Histórico de Contato Página 30

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