Unidade 22: Tabelas Dinâmicas* material de 2010 *

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1 CATEGORIAS Unidade 22: Tabelas Dinâmicas* material de 2010 * 22.0 Introdução Esta unidade poderia se chamar de resumindo dados de forma rápida. O Excel fornece uma poderosa ferramenta para criar resumos de dados dispostos em tabelas e modificar o layout e os detalhes do resumo rapidamente. Tabelas Dinâmicas têm muitas funcionalidades detalhadas e podem ser vistas como um uso muito avançado do Excel mas com alguns tópicos principais você pode alcançar algo tão bom quanto, e é isso que esta unidade aborda. Esta é uma área onde uma grande quantidade de funcionalidades extras foi fornecida na versão 2010 veja O que são Tabelas Dinâmicas? Tabelas Dinâmicas resumem dados a partir de uma base de dados isso é, apenas dados que são formatados em uma tabela onde a primeira linha contém cabeçalhos e as outras possuem categorias ou valores: CABEÇALHOS VALORES A forma como os dados são resumidos é flexível, mas, no geral, a tabela de dados resultante da Tabela Dinâmica será igual aos valores somados por todas as categorias na base de 2010 Excel with Business 1 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

2 dados. Então, por exemplo, com o conjunto de dados mostrado acima, podemos rapidamente produzir esta Tabela Dinâmica: Este tipo de resumo pode ser produzido utilizando a função SOMASE (abordada na Unidade 21: Resumindo Dados), mas as vantagens de utilizar uma Tabela Dinâmica são: (i) (ii) (iii) (iv) Agilidade. A tabela acima foi produzida a partir dos dados e com apenas sete cliques intuitivos do mouse. Facilidade. A tabela acima foi produzida sem a utilização de nenhuma fórmula ou função do Excel, foram usados apenas aqueles sete cliques intuitivos do mouse. Flexibilidade. Ex: com mais alguns cliques eu posso modificar os dados exibidos para o gasto nominal ou reduzir o número de anos sendo exibidos. Acesso a dados dinâmicos. Tabelas Dinâmicas podem ser ligadas a fontes de dados externas tais como uma base de dados ou um sistema de contabilidade e os resultados podem ser atualizados automaticamente Criando Tabelas Dinâmicas: a receita Configure sua fonte de dados Sua fonte de dados precisa ser formatada como uma base de dados como descrito acima, isso significa apenas que deve existir uma linha superior e um cabeçalho acima de uma tabela que contenha colunas de categorias ou valores. Para configurar a Tabela Dinâmica basta selecionar toda a base de dados e clicar no ícone de Tabela Dinâmica na Guia Inserir: 2010 Excel with Business 2 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

3 Uma caixa de menu aparecerá para permitir que você confirme a fonte da base de dados selecionada e permitir o ajuste de outras opções você já configurou a fonte dos dados, agora basta clicar em OK: A esta altura, se uma das colunas de sua base de dados fonte não possuir um cabeçalho, a Tabela Dinâmica não poderá ser configurada e você verá o seguinte erro: 2010 Excel with Business 3 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

4 Caso a coluna que não possui cabeçalho for uma coluna importante para você (uma coluna que você deseje utilizar como uma categoria ou valor em sua Tabela Dinâmica), então, certifique-se de que ela possui um cabeçalho correto. Caso você não esteja planejando utilizar essa coluna, apague ela completamente da fonte de dados ou insira algum texto postiço no lugar do cabeçalho qualquer texto funcionará para que assim a Tabela Dinâmica seja iniciada com sucesso. (Também é uma boa ideia certificar-se de que seus cabeçalhos são únicos se existirem duplicatas, a Tabela Dinâmica será iniciada, mas os cabeçalhos ficarão confusos). Selecione os dados que você deseja exibir Tendo passado por todas as etapas acima você verá uma tela que terá essa aparência: À esquerda da planilha existe uma caixa que é a sua Tabela Dinâmica vazia. À direita, rotulada como Lista de Campos da Tabela Dinâmica há uma caixa de controle que permite a você selecionar quais dados em sua base de dados você vai resumir. (Se você não vir essa caixa de controle, clique com o botão esquerdo na Tabela Dinâmica à direita e ela aparecerá) Excel with Business 4 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

5 Você precisa selecionar os valores que quer somar e as categorias pelas quais você quer resumir. Os dados no exemplo acima registram o gasto do governo do Reino Unido por ano e por cargo. Se eu quiser resumir apenas o gasto total (termos reais) por ano, precisarei selecionar Year (ano) e Expenditure (Gasto) ( bn, real) na caixa de controle: Fazer isto automaticamente inicia a construção da Tabela Dinâmica na esquerda. Modificar a aparência As etapas acima produziram uma Tabela Dinâmica que tem essa aparência Excel with Business 5 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

6 A última etapa nesse processo é a de modificar a aparência da tabela da forma que você desejar. Isto é facilmente e intuitivamente obtido utilizando a caixa de controle à direita. Por exemplo, arrastar o campo Year (ano) da caixa de Row Labels (Rótulos das linhas) do canto inferior para a caixa vazia Column Labels (Rótulos das colunas) fará a categoria de Ano aparecer como uma coluna em vez de cabeçalho e a tabela por toda a página: Resumo da receita Para resumir o processo descrito acima: Certifique-se de que sua fonte de dados está formatada na base de dados. Selecione toda a base de dados, clique no ícone de Tabela Dinâmica na Guia e depois clique em OK na caixa de menu. Marque as caixas na caixa de controle de Lista de Campos da Tabela Dinâmica para selecionar que dados estão inclusos na Tabela Dinâmica (seja como valores a serem somados ou categorias pelas quais os dados serão seccionados) Excel with Business 6 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

7 Mais uma vez utilize a caixa de controle da Lista de Campos da Tabela Dinâmica para arrastar campos para onde quiser de forma que a aparência da tabela fique a seu agrado uma boa abordagem é a da tentativa e erro! 22.3 Algumas dicas avançadas e armadilhas conhecidas Modificando o local onde uma Tabela Dinâmica é inserida No exemplo acima a Tabela Dinâmica foi criada em sua própria Pasta de Trabalho. Você pode ter notado uma opção na caixa de menu que aparece ao clicar no ícone de Tabela Dinâmica: Selecionar a opção Pasta de Trabalho Existente aqui permite que você crie uma Tabela Dinâmica em uma célula de sua escolha em uma Pasta de Trabalho existente. Você vai precisar tomar cuidado com as sobreposições entre seu trabalho existente e a Tabela Dinâmica o formato da tabela e seu tamanho serão modificados dependendo de que categoria você a inserir, então você vai precisar abrir espaço para isso. Recomendamos utilizar uma Pasta de Trabalho separada para uma Tabela Dinâmica a menos que você tenha uma boa razão para não fazer isso Excel with Business 7 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

8 Eu não consigo ver a Lista de Campos da Tabela Dinâmica É possível esconder esta caixa de controle. Caso você não consiga visualizá-la, clique com o botão esquerdo na Tabela Dinâmica depois clique com o botão direito na tabela para obter este menu: E selecione o Mostrar Lista de Campos, em destaque. Filtrando toda a tabela Uma das opções da Lista de Campos da Tabela Dinâmica permite a filtragem de todos os resultados da Tabela Dinâmica por categorias. Esta é a opção Filtro de relatório em destaque abaixo Excel with Business 8 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

9 A melhor forma é ilustrar através de um exemplo. Se no caso acima o campo Function (Função) for adicionado ao relatório e o campo arrastado para a caixa de Filtro de Relatório, um menu suspenso será adicionado a Tabela Dinâmica que selecione apenas o gasto de uma função particular nos resultados da Tabela Dinâmica: Note que a Tabela Dinâmica somará o valor total da categoria de filtro selecionada ( 4. Economic Affairs (Assuntos Econômicos) neste exemplo) Excel with Business 9 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

10 22.4 Segmentação de dados (Apenas para Excel 2010) A segmentação de dados é um objeto que contém botões para filtrar uma Tabela Dinâmica por todos os valores para um campo particular. Abaixo selecionamos uma célula em nossa Tabela Dinâmica e escolhemos uma Segmentação de Dados de nosso grupo de Filtros na guia Inserir. Nós escolhemos o campo Country (País) a partir da lista de campos disponíveis em nossos dados da Tabela Dinâmica. Isto cria uma segmentação de dados suspensa com um conjunto de botões de country (países). Clicar em um botão filtra nossa Tabela Dinâmica de forma a exibir valores apenas para aquele país. Até o momento, isto não parece um grande passo à frente você pode adicionar o campo país (country) como um filtro de relatório para fazer quase a mesma coisa sem precisar se preocupar com a nova ferramenta de Segmentação de Dados. Contudo, Segmentações de Dados têm o dever de facilitar a interação com as Tabelas Dinâmicas e de tornar mais fácil para você ver o que a Tabela Dinâmica está lhe exibindo. Se você selecionar apenas um país então o filtro de relatório lhe exibirá o nome do país, mas se você selecionar vários países, ela exibirá Múltiplos Itens, tornando impossível ver de relance o que a Tabela Dinâmica está exibindo. Aqui nós movemos nossa Segmentação de Dados país (country) abaixo de nossa Tabela Dinâmica e utilizamos a guia de contexto do Segmento de Dados para modificar o número de colunas para encaixar melhor no espaço disponível. Utilizamos então o Control+Clique para selecionar vários países. Em contraste ao filtro de relatório, o Segmento de Dados mostra claramente que países foram selecionados: 2010 Excel with Business 10 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

11 Vários itens podem ser selecionados pela Segmentação de Dados utilizando técnicas padrão do Windows tais como o Control+Clique para trocar a seleção de itens individuais, Shift- Clique para selecionar um bloco e Control+arrastar com o mouse. A aparência da Segmentação de Dados pode ser modificada utilizando os diferentes estilos de selecionar campos selecionados e campos em branco. A melhor visibilidade e a facilidade de uso da Segmentação de Dados para filtrar uma Tabela Dinâmica são úteis, mas talvez não sejam grande coisa. Contudo, tudo se torna mais impressionante quando olhamos para mais de uma Segmentação de Dados ou ao anexarmos uma Segmentação de Dados a mais de uma Tabela Dinâmica. Aqui nós configuramos três Segmentações de Dados para país, data da compra e nome do produto. Como itens são selecionados em uma Segmentação de Dados, as outras Segmentações modificam a forma de exibir itens nos quais não existam dados ao fim da lista: Por último, vamos olhar em como anexar um Segmento de Dados em mais de uma Tabela Dinâmica. Aqui criamos três Tabelas Dinâmicas separadas, todas baseadas em nossos dados de faturamento da Northwind. Temos uma Tabela Classificatória com as maiores vendas por país, um gráfico mostrando as vendas por vendedor e outro gráfico mostrando as vendas por data de compra. Nós então adicionamos um Segmento de Dados baseado no nome do produto. A fim de conectar este Segmento de Dados com todas as nossas Tabelas Dinâmicas, clicamos no botão de Conexões de Tabela Dinâmica na guia de contexto das Ferramentas de Tabela Dinâmica. Isto nos permite selecionar em qual das Tabelas Dinâmicas nesta pasta de trabalho queremos nos conectar. Tendo conectado as três Tabelas Dinâmicas necessárias, modificar os itens no Segmento de Dados aplicará o filtro a todas as Tabelas 2010 Excel with Business 11 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

12 Dinâmicas conectadas. Isto significa que podemos criar uma apresentação interativa de nossos dados sem utilizar nenhuma fórmula ou escrever nenhuma linha de código: 22.5 Repetir cabeçalhos (Apenas para Excel 2010) Apesar de que o Power Pivot e a Segmentação de Dados foram as principais melhorias da versão 2010, ainda existe outra melhoria que vale a pena darmos uma olhada. Para qualquer um utilizando Tabelas Dinâmicas para organizar dados para processamento subsequente e formatação, isto pode economizar muito tempo. Quando você inclui vários campos na área de coluna de uma Tabela Dinâmica, as colunas mais a esquerda exibirão apenas o cabeçalho da primeira linha de cada seção. Um exemplo deve tornar isso mais claro: 2010 Excel with Business 12 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

13 Aqui incluímos tanto o país quanto o nome do cliente como rótulos de coluna. Os valores para cada cliente estão agrupados dentro do país, mas o nome do país só será incluído na primeira linha de cada seção. No Excel 2010 existe uma nova opção na Aparência de Relatório na guia de Ferramentas de Tabela Dinâmica. A opção Repetir Todos os Rótulos de Item incluirá o nome do país em todas as linhas como mostrado abaixo: 2010 Excel with Business 13 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

14 22.6 PowerPivots (Excel 2010) O PowerPivot é um adicional gratuito para o Excel, projetado para estender suas capacidades de Inteligência de Negócios. Pelo fato dele incorporar um conjunto de características de gerenciamento de base de dados e uma forma diferente de trabalhar com as fórmulas do Excel, achamos que os PowerPivots podem vir a ser uma das melhorias mais radicais já introduzidas no Excel. Dados Uma das alegações da Microsoft para o PowerPivot é a de que ele vai ser capaz de lidar facilmente com milhões (ou até centenas de milhares) de registros, então, para fazer um teste franco, nós vamos trapacear um pouco e criar alguns milhões de registros utilizando uma consulta cartesiana ex: uma que inclua duas tabelas que não estejam em conjunto. O efeito disso é o de repetir cada linha em uma tabela até o número de linhas da outra tabela. Então, possuímos 2157 detalhes de pedido e outra tabela com 1001 linhas, resultando em 2157*1001=2, linhas. Ao transformar isto em uma consulta do tipo make-table nós temos mais de dois milhões de detalhes de compra para ler em nossa tabela do PowerPivot (embora existam apenas 1001 copias de cada uma!). Uma vez baixado do site e instalado, o adicional PowerPivot adiciona uma guia PowerPivot a lista do Excel. A partir dessa guia, clique no botão de Janela PowerPivot para iniciar o PowerPivot: Janela do PowerPivot 2010 Excel with Business 14 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

15 Na guia Inicial da janela do PowerPivot existe uma seção Obter Dados Externos (Get External Data) que inclui botões para acessar dados a partir de uma variedade de fontes e um botão de Atualizar (Refresh). O botão A partir de uma base de dados (From Database) exibe opções de SQL Server, Access e AnalysisServices. Nós escolhemos o Access e então utilizamos o botão Abrir (Browse) para localizar a base de dados contendo nossos mais de dois milhões de registros. Em nosso caso, nós já tínhamos uma tabela adequada para fornecer os registros que queremos utilizar no PowerPivot para que possamos utilizar a opção de selecionar nossa tabela ou consulta, como uma alternativa, podemos escrever uma consulta de dentro do PowerPivot para resgatar os dados que desejamos. Podemos escolher várias tabelas e pedir para o PowerPivot buscar as Tabelas Relacionadas como também Visualizar e Filtrar cada tabela: 2010 Excel with Business 15 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

16 A opção de filtro exibe uma visualização dos dados similar a de uma tabela do Excel 2010 e com as mesmas opções avançadas de filtro acessadas dos menus suspensos em cada cabeçalho de cada coluna: Uma vez que você tenha os dados que deseja analisar você poderá pressionar o botão Concluir (Finish). Você verá uma tela exibindo o progresso da importação de sua tabela de dados para o PowerPivot: Uma vez que os dados tenham sido importados, cada tabela será exibida dentro da janela do PowerPivot como uma folha separada. Mais uma vez os dados são exibidos como uma tabela do Excel 2010 com cabeçalhos de coluna funcionando como filtros. As opções na guia Inicial (Home) do PowerPivot permitem que o formato de colunas individuais seja configurado da seguinte maneira: 2010 Excel with Business 16 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

17 A janela do PowerPivot funciona quase como seu próprio aplicativo de banco de dados, ou quase como uma extensão do Microsoft Query. Os dados podem ser importados a partir de uma grande variedade de fontes incluindo arquivos de texto e planilhas do Excel como também produtos padrão de banco de dados. A guia de projeto do PowerPivot inclui ferramentas para Criar e Gerenciar relações entre diferentes tabelas. Relatórios A última etapa para transformar sua coleção de milhões de linhas de dados em um conjunto de relatórios ou gráficos que façam algum sentido. A partir da guia Inicio da janela do PowerPivot apenas clique na seção suspensa do botão PowerPivot no grupo Relatórios para ver os tipos de relatórios e gráficos disponíveis: Nós escolheremos Quatro gráficos (Four Charts). Nós podemos então decidir colocá-los em uma nova pasta de trabalho ou em uma já existente. Para nossa opção Quatro Gráficos, quatro folhas adicionais serão criadas, cada uma contendo dados para um dos gráficos. No inicio você verá quatro PivotCharts em branco. Apenas clique em cada gráfico e selecione os campos onde você deseja representar através de um gráfico para criar seu 2010 Excel with Business 17 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

18 conjunto de gráficos. Você pode então adicionar uma Segmentação de Dados arrastando o campo de critérios para a área Vertical ou Horizontal e ele irá automaticamente se conectar com todas as quatro Tabelas Dinâmicas que contém seus dados dos gráficos: 2010 Excel with Business 18 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas