SIREF SISTEMA DE DISPONIBILIZAÇÃO DE REFERÊNCIAS

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1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CASA CIVIL SECRETARIA ESPECIAL DE COMUNICAÇÃO SOCIAL SECRETARIA DE GESTÃO, CONTROLE E NORMAS DEPARTAMENTO DE CONTROLE SIREF SISTEMA DE DISPONIBILIZAÇÃO DE REFERÊNCIAS Orientações de Cadastramento aos Fornecedores de Produção Publicitária Versão Julho/2016

2 Sumário 1-APRESENTAÇÃO OBJETIVO PRIMEIRO ACESSO PRIMEIRA ETAPA RESPONSÁVEL E ASSOCIAÇÃO RESPONSÁVEL ASSOCIAÇÃO ANEXOS LOGIN, SENHA E PROCEDIMENTOS PÓS SUBMISSÃO DOS CADASTROS DE RESPONSÁVEL E DE ASSOCIAÇÃO PENDÊNCIA DE RESPONSÁVEL OU ASSOCIAÇÃO ALTERAÇÃO DE DADOS DO RESPONSÁVEL SEGUNDA ETAPA - CADASTRO DE FORNECEDOR INFORMAR OS DADOS DO FORNECEDOR ANEXAR OS DOCUMENTOS ENVIAR O CADASTRO PARA VALIDAÇÃO PENDÊNCIA DE FORNECEDOR CADASTRO DE FORNECEDOR EXPIRADO ALTERAÇÃO DE DADOS DO FORNECEDOR NOVAS ASSOCIAÇÕES E CANCELAMENTO DE ASSOCIAÇÃO CADASTRAMENTO DE NOVO FORNECEDOR PARA RESPONSÁVEL JÁ CADASTRADO ASSOCIAÇÃO DE RESPONSÁVEL JÁ CADASTRADO COM FORNECEDOR JÁ CADASTRADO CADASTRAMENTO DE NOVO RESPONSÁVEL PARA FORNECEDOR JÁ CADASTRADO CANCELAMENTO DE ASSOCIAÇÃO

3 1 APRESENTAÇÃO A Lei nº de 29 de abril de 2010, que estabelece normas gerais sobre licitações e contratações pela administração pública de serviços de publicidade prestados necessariamente por intermédio de agências de propaganda, em seu art. 14 determina: Somente pessoas físicas ou jurídicas previamente cadastradas pelo contratante poderão fornecer ao contratado bens ou serviços especializados relacionados com as atividades complementares da execução do objeto do contrato. As orientações e dicas deste documento destinam-se exclusivamente ao cadastro dos fornecedores de serviços de Produção Publicitária no SIREF Sistema de Disponibilização de Referências. Cadastros de Veículos de Comunicação devem ser encaminhados ao Núcleo de Mídia da Secom, cujo contato pode ser realizado pelo recepcao@nmsecom.com.br ou pelo telefone

4 2 OBJETIVO O objetivo deste manual é contribuir com o conhecimento e a satisfatória utilização do SIREF2 pelos Fornecedores. Com ele o usuário terá condições de entender o sistema e suas principais funcionalidades. Leia atentamente as instruções e depois passe para a prática, seguindo as orientações de cada etapa. Em caso de persistirem dúvidas quanto as funcionalidades, contatar, inicialmente, a Agência de Propaganda que orientou o cadastramento. O processo de cadastramento é composto por 2 etapas: A primeira refere-se às informações de responsável e de associação do fornecedor. A segunda etapa é de preenchimento dos dados do fornecedor (empresa). 4

5 3 PRIMEIROACESSO O acesso ao sistema é realizado pelo endereço eletrônico A tela inicial tem o seguinte layout: Conforme já comentado, este documento refere-se a cadastro de fornecedores de Produção Publicitária. O cadastro é realizado em duas etapas, a primeira refere-se às informações de Responsável (Pessoa Física) e de Associação entre o Responsável e o Fornecedor, e a segunda etapa às informações do Fornecedor de Produção Publicitária (Pessoa Física ou Empresa). O usuário, em primeiro acesso, deve ler os informativos da tela e clicar em Primeiro Acesso.

6 3.1 PRIMEIRA ETAPA RESPONSÁVEL E ASSOCIAÇÃO O Responsável é a pessoa designada pelo Fornecedor para acessar o sistema e visualizar/atualizar os dados cadastrais. A Associação é o vínculo legal existente entre o Responsável e o Fornecedor, é a comprovação de que o Responsável representa legalmente a empresa. Esta etapa está subdividida em outras três: registro dos dados do Responsável, registro dos dados do Fornecedor e inserção de Anexos RESPONSÁVEL Para cadastrar o Responsável pela empresa clique em Fornecedor. Na tela seguinte, o usuário deverá registrar todos os dados, conforme a seguir, e clicar em Continuar: Nome completo: Inserir o nome completo de pessoa física sem abreviação. comercial: Inserir o do responsável. Endereço: Inserir o endereço comercial. Telefone: inserir o telefone de contato. Documento de Identificação do responsável: Inserir o número de CPF e os dados da CNH ou da Identidade/RG ou do Passaporte.

7 3.1.2 ASSOCIAÇÃO Esta subetapa destina-se à comprovação do vínculo do responsável com a empresa. Selecione o tipo de associação Fornecedor de produção publicitária. A seguir, informe o Tipo de Fornecedor/Pessoa, CNPJ ou CPF, Nome Empresarial, Nome de Fantasia, Órgão para Validação do Cadastro e clique em Continuar. Caso o Fornecedor não possua Nome de Fantasia formalmente instituído, repetir na íntegra o Nome Empresarial. O Órgão a ser selecionado deve ser aquele em que o fornecedor está em iminência de receber demanda intermediada por Agência de Propaganda. Se não houver nenhum serviço em vias de contratação, pode-se escolher o órgão a qual deseja que o cadastro seja avaliado.

8 3.1.3 ANEXOS O próximo passo é anexar os Documentos digitalizados referentes ao Responsável e ao Vínculo com a Empresa/Fornecedor. Com relação aos documentos pessoais, é imprescindível anexar o CPF, a Identidade (RG ou CNH ou Passaporte) e o Comprovante de Endereço Comercial. Com relação ao documento que comprove o Vínculo, quando o Responsável for um dos sócios ou o administrador deve-se anexar o Contrato Social, a última Alteração Contratual e a Consulta Quadro de Sócios e Administradores QSA extraída na Receita Federal com data recente. Quando o Responsável possuir vínculo diferente de Sócio ou Administrador, deve-se anexar o Contrato Social, a última alteração contratual, a Consulta Quadro de Sócios e Administradores QSA e a Declaração de Vínculo assinada por sócio ou administrador. Para anexar, clique em.

9 Selecione o tipo de documento (pessoal ou de vínculo). Em Descrição do documento registre a que se refere (CNH, CPF, Contrato Social, Declaração de Vínculo, outros). Após clique em Salvar. A cada nova inclusão selecione, e repita a operação. Após anexar os documentos do Responsável e do Vínculo, envie para análise do órgão anteriormente selecionado. Para o envio informe os caracteres da imagem e clique em Salvar. O sistema confirma o envio listando caixa de texto, conforme abaixo:

10 3.2 LOGIN, SENHA E PROCEDIMENTOS PÓS SUBMISSÃO DOS CADASTROS DE RESPONSÁVEL E DE ASSOCIAÇÃO Também é gerado, automaticamente, para o Responsável informando login e a senha pessoal provisória de acesso ao sistema. Enquanto o cadastro de Responsável e de Associação está submetido ou sob análise do órgão avaliador não será possível acessar o sistema. Ao tentar, é gerada a seguinte mensagem: Caso os dados e anexos estiverem Conformes o órgão analisador registrará Conformidade nos cadastros de Responsável e de Associação, e caso os dados de Responsável e/ou de Associação não estiverem Conformes o órgão registrará Pendência pontuando todos os dados que deverão ser verificados/corrigidos ou anexos que deverão ser complementados/acrescidos. O cadastro somente poderá ser acessado novamente após o recebimento de notificando o registro de Conformidades de Responsável e de Associação ou o registro de Pendência. A cada registro por parte do órgão analisador o Responsável será notificado.

11 Seguem exemplos de notificações: Após gerada a senha pessoal provisória, decorrente do Primeiro Acesso, o acesso seguinte receberá alerta para a atualização de senha. Para alterar a senha, informe a senha atual, uma nova senha, confirme, e clique em Salvar. O login e a senha permitirão acessos ao sistema para efetuar a Segunda Etapa do cadastramento (Fornecedor), para realizar alterações com vistas a solucionar pendências registradas pelo órgão analisador e para realizar consultas após a conformidade dos cadastros.

12 Nos casos de bloqueio ou perda de senha, o Responsável deverá contatar o órgão que analisou o cadastro para as providências de geração de nova senha. Somente após o registro de Conformidades de Responsável e de Associação será possível completar os dados do Fornecedor, conforme orientações do item PENDÊNCIA DE RESPONSÁVEL OU DE ASSOCIAÇÃO Quando ocorrer o registro de Pendência por parte do órgão analisador, o Responsável será notificado. O Responsável deverá acessar o sistema, consultar a pendência, efetuar os ajustes necessários e submeter o cadastro novamente ao órgão. Ao acessar o sistema, será listado alerta de pendência. Ao selecionar Meus dados, o sistema listará a pendência.

13 Em Comandos, há opção para Alterar os dados de Responsável e anexar novos documentos de Responsável e de Associação. Se a Pendência relacionar-se com o Nome ou CPF/CNPJ do Fornecedor Associado, o órgão analisador cancelará a Associação. O Responsável deverá recadastrá-la por meio da opção Fornecedores-Novo, e resubmeter ao órgão seu próprio cadastro de Responsável e o novo cadastro de Associação. O órgão realizará nova análise e poderá registrar Conformidade ou nova Pendência. Conforme comentado anteriormente, somente será possível completar os dados do Fornecedor após o registro de Conformidade de Responsável e de Associação. 3.4 ALTERAÇÃO DE DADOS DO RESPONSÁVEL O cadastro do Responsável não expira. Ocorrendo alteração de algum dado, o Responsável deverá acessar o sistema e selecionar o ícone Meus dados. Na sequência selecionar Comandos/Alterar Meus Dados e efetuar as alterações em dados ou anexar novos documentos. Em seguida, no campo Avaliação, selecione Fornecedor Publicitário e o órgão para reavaliação do cadastro, e clique em Submeter. O status do cadastro é alterado para Submetido. O órgão reanalisará os dados e registrará Conformidade ou Pendência. O Responsável somente conseguirá realizar novas alterações em seu cadastro após a análise do Órgão, e nos cadastros dos Fornecedores Associados após o registro de Conformidade pelo Órgão.

14 4 SEGUNDA ETAPA - CADASTRO DE FORNECEDOR Superada a etapa de cadastramento do Responsável e da Associação do Responsável com o Fornecedor, acesse o sítio para efetuar a 2ª etapa, que corresponde ao complemento do cadastro do Fornecedor. Na próxima tela, selecione o fornecedor a ser atualizado em Clique aqui para visualizar ou atualizar o cadastro deste fornecedor, Após selecione Alterar.

15 4.1 INFORMAR OS DADOS DO FORNECEDOR A tela seguinte apresenta lista com três passos. Clique em 1º Passo para registrar os demais dados do fornecedor. É importante registrar todos os dados solicitados por meio dos diversos campos. No campo Ramo de negócios, encontram-se todas as atividades disponíveis. Para selecionar, escolha uma ou mais atividades e clique na seta (Marca um ramo). Após clicar na seta (Marca um Ramo), a atividade selecionada aparecerá na caixa Ramo de negócios selecionados. Para desmarcar uma atividade, clique na atividade já selecionada e em seguida (Desmarca um ramo).

16 ATENÇÃO: todas e tão somente as atividades listadas no Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral obtido junto à Receita Federal devem ser selecionadas. Não serão validados cadastros em que o Comprovante não esteja anexado e/ou desatualizado com o respectivo contrato social/alteração contratual. Com relação às Inscrições Municipal e Estadual, essas informações não são obrigatórias. Porém, se preenchidas, deverão ser anexados documentos que comprovem os dados. No campo Sócios, devem ser registrados todos os sócios e seus respectivos percentuais de participação listados no Contrato Social ou na Última Alteração Contratutal, caso exista. Após preencher os dados, clique em Salvar. 4.2 ANEXAR OS DOCUMENTOS Nesta etapa é possível anexar os documentos do fornecedor. É imprescindível que sejam anexados: o Contrato Social; a última Alteração Contratual, caso exista; o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral de Pessoa Jurídica; e a Consulta de Quadro de Sócios e Administradores QSA. Estes dois últimos extraídos na Receita Federal e em data recente. Esses documentos são a base para a análise dos dados que estão sendo registrados no SIREF. Porém, outros documentos poderão ser necessários, como exemplo o Comprovante de Inscrição Municipal e/ou Estadual, com número de inscrição e validade vigente. Selecione 2º Passo, conforme figura abaixo.

17 Clique em Selecione o arquivo, descreva o documento e clique em Enviar. O tamanho máximo por arquivo é 2MB. Quando o documento for anexado, um informativo aparecerá na página. Repita a operação para anexar os demais documentos. Clique em Enviar para concluir esta etapa.

18 Será listada a seguinte mensagem: 4.3 ENVIAR O CADASTRO PARA VALIDAÇÃO Neste passo o usuário seleciona o órgão que analisará o cadastro e o submete. O órgão a ser selecionado deve ser aquele em que o fornecedor está em iminência de receber demanda intermediada por Agência de Propaganda. Se não houver nenhum serviço em vias de contratação, pode-se escolher o órgão a qual deseja que o cadastro seja avaliado. O processo inicia-se selecionando o campo 3º Passo. Após, selecione o órgão e clique em Submeter.

19 Com o envio, a situação do cadastro será alterada para SUBMETIDO. Semelhante ao cadastro de Responsável e de Asssociação, caso os dados e anexos estiverem Conformes o órgão analisador registrará Conformidade, e caso os dados não estiverem Conformes o órgão registrará Pendência. Após a validação do cadastro pelo órgão avaliador, o usuário será notificado via . O cadastro somente estará disponível ao fornecedor para alteração após o recebimento de notificando o registro de Conformidade ou de Pendência. A cada registro por parte do órgão analisador o Responsável será notificado. 4.4 PENDÊNCIA DE FORNECEDOR No processo de avaliação, o órgão poderá registrar Pendência pontuando todos os dados que deverão ser verificados/corrigidos ou anexos que deverão ser complementados/acrescidos. Quando for inserida uma pendência no cadastro, um será encaminhado ao usuário informando a situação.

20 Para visualizar a pendência, acesse o perfil do fornecedor no sistema e clique em Pendente.

21 Em seguida, clique no campo Pendências. É possível ver o descritivo, a data e o status da pendência. Para regularizar a pendência, clique em Alterar no canto superior direito da tela. O usuário será encaminhado aos 3 passos de preenchimento do cadastro do fornecedor. No 1º Passo é possível alterar os dados do fornecedor. No 2º Passo é possível incluir ou remover anexos. No 3º passo selecione novamente o Órgão e clique em Submeter. Será listada a confirmação de envio.

22 4.5 CADASTRO DE FORNECEDOR EXPIRADO O cadastro do Fornecedor vigerá por 365 dias após a última Conformidade recebida. Encerrado esse prazo, o cadastro será alterado, automaticamente, para Expirado, e necessitará de atualização para que o Fornecedor continue participando de contratações dos órgãos públicos federais. Para obter nova Conformidade caberá a algum Responsável associado ao Fornecedor acessar o sistema e selecionar Clique aqui para visualizar ou atualizar o cadastro deste fornecedor, na linha correspondente ao Fornecedor com cadastro expirado. Após, clique em Alterar. A mesma tela utilizada na ocasião do cadastramento, com indicativo de 3 passos, será disponibilizada. Clique em 1º Passo e revise os dados cadastrados. Os campos estarão disponíveis para as atualizações que porventura sejam necessárias. Após, clique em Salvar.

23 Clique em 2º Passo e anexe: nova via do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral de Pessoa Jurídica extraído recentemente na Receita Federal; nova via do QSA Quadro de Sócios e Administradores extraído recentemente na Receita Federal; documentos referentes a ocorrências após a última conformidade. Por exemplo, Atas de Assembléias ou Alterações Contratuais; documentos relacionados aos dados atualizados, caso tenham ocorrido; outros documentos considerados relevantes para o cadastro. Após, clique em 3º Passo, selecione o órgão a qual será submetida a atualização de cadastro e clique em Submeter. Reforçamos que o órgão a ser selecionado deve ser aquele em que o fornecedor está em iminência de receber demanda intermediada por Agência de Propaganda. Se não houver nenhum serviço em vias de contratação, pode-se escolher o órgão a qual deseja que o cadastro seja avaliado. Após Submeter será gerada a informação de envio. Com o envio, a situação do cadastro será alterada para SUBMETIDO. Semelhante à ocasião de cadastramento do Fornecedor, caso os dados e anexos estiverem Conformes o órgão analisador registrará Conformidade, e caso os dados não estiverem Conformes o órgão registrará Pendência. Após a validação do cadastro pelo órgão avaliador, o usuário será notificado via . Com relação às Pendências, caberá ao Responsável as providências listadas no item 4.4.

24 4.6 ALTERAÇÃO DE DADOS DOFORNECEDOR Ocorrendo alteração de algum dado do Fornecedor, um dos Responsáveis Associados deverá acessar o sistema e atualizar o cadastro, independente do cadastro ter sido expirado por decurso do prazo de 365 dias de sua última Conformidade. Para alterar o cadastro do Fornecedor, o Responsável deverá acessar o sistema e selecionar Clique aqui para visualizar ou atualizar o cadastro deste fornecedor, na linha correspondente ao Fornecedor com cadastro desatualizado. Após, selecionar Alterar. A mesma tela utilizada na ocasião do cadastramento, com indicativo de 3 passos, será disponibilizada, conforme figura do item 4.5. Cumpra os 3 passos alterando os dados necessários e anexando os novos documentos pertinentes. Após o envio para reanálise do órgão, o cadastro do Fornecedor será alterado para a situação SUBMETIDO, e caberá ao Responsável aguardar notificação informando Conformidade ou Pendência. No caso de Pendências, o Responsável deverá cumprir as providências listadas no item 4.4.

25 5 NOVAS ASSOCIAÇÕES E CANCELAMENTO DE ASSOCIAÇÃO O sistema permite que um Responsável possa se associar a diversos Fornecedores, e que um Fornecedor possa ter diversos Responsáveis associados. 5.1 CADASTRAMENTO DE NOVO FORNECEDOR PARA RESPONSÁVEL JÁ CADASTRADO Para realizar o cadastramento de novo Fornecedor, o Responsável deve acessar o sistema com login e senha já existentes e optar por Fornecedores / Novo. Preencha os dados solicitados, anexe os comprovantes de associação e clique em Salvar. Lembretes: na nova Associação, quando o Responsável for um dos sócios ou o administrador deve-se anexar o Contrato Social, a última Alteração Contratual e a Consulta Quadro de Sócios e Administradores QSA extraída na Receita Federal com data recente. Quando o Responsável possuir outros vínculos, deve-se anexar o Contrato Social, a última alteração contratual, a Consulta Quadro de Sócios e Administradores QSA e a Declaração de Vínculo assinada por sócio ou administrador.

26 o Órgão a ser selecionado deve ser aquele em que o fornecedor está em iminência de receber demanda intermediada por Agência de Propaganda. Se não houver nenhum serviço em vias de contratação, pode-se escolher o órgão a qual deseja que o cadastro seja avaliado. O órgão realizará a análise e poderá registrar Conformidade ou Pendência. No caso do órgão registrar Conformidade, o Responsável receberá notificação por e- mail, e poderá continuar o cadastro do novo fornecedor conforme demonstrado a partir da página 14. No caso do órgão concluir a necessidade de anexar outro documento, será cadastrada Pendência no Responsável, e caberá ao Responsável anexar os documentos adicionais em seu próprio cadastro e resubmetê-lo para análise do órgão. No caso do órgão concluir pela necessidade de acertos no nome ou CPF/CNPJ do fornecedor, a Associação será cancelada pelo próprio órgão com cadastramento de Pendência no Responsável. Caberá ao Responsável recadastrar a Associação, por meio da opção Fornecedores-Novo, e resubmeter ao órgão seu próprio cadastro de Responsável e o novo cadastro de Associação. 5.2 ASSOCIAÇÃO DE RESPONSÁVEL JÁ CADASTRADO COM FORNECEDOR JÁ CADASTRADO Para se associar a Fornecedor já cadastrado, o Responsável deve acessar o sistema com login e senha já existentes e optar por Fornecedores / Novo, vide figuras do item anterior. Assim que preenchidos o Tipo de Fornecedor e o CNPJ, será listada a mensagem: O CNPJ informado já está cadastrado e será solicitada uma nova associação ao fornecedor. Informe o órgão para análise e anexe os documentos, conforme Lembretes do item anterior. O órgão realizará a análise e poderá registrar Conformidade ou Pendência. No caso do órgão registrar Conformidade, o Responsável receberá notificação por e- mail e já estará concluída a associação com o Fornecedor. No caso do órgão identificar a necessidade de anexar outro documento, será cadastrada Pendência no Responsável, e caberá ao Responsável anexar os documentos adicionais em seu próprio cadastro e resubmetê-lo para análise do órgão. 26

27 5.3 CADASTRAMENTO DE NOVO RESPONSÁVEL PARA FORNECEDOR JÁ CADASTRADO Seguir os passos demonstrados para todo o item 3 Primeiro Acesso deste documento. A diferença é que quando informado o CNPJ do Fornecedor será gerada a mensagem: O CNPJ informado já está cadastrado e será solicitada uma nova associação ao fornecedor, e quando forem registradas as Conformidades de Responsável e de Associação não será necessário cumprir o item CANCELAMENTO DE ASSOCIAÇÃO Para os casos em que o Responsável deixe de possuir vínculo com o Fornecedor, o Responsável ou o Sócio da Empresa ou o Administrador deve contatar o órgão que analisou o cadastro de Associação e solicitar o cancelamento da Associação entre o Responsável e o Fornecedor. 27