PASSO A PASSO PARA A EMISSÃO DA NOTA CARIOCA

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1 PASSO A PASSO PARA A EMISSÃO DA NOTA CARIOCA 1º PASSO Certificado Digital ou Senha Web? Existem duas formas de acessar o sistema para a emissão da NFS-e, uma com o Certificado Digital e a outra pela Senha Web. CERTIFICADO DIGITAL O Certificado Digital é um documento eletrônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações online e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados, com presunção de validade jurídica. Os certificados digitais utilizados no sistema da NFS-e serão emitidos por Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil, do tipo A1, A3 ou A4. Para obter mais informações sobre os certificados digitais acesse o site da Receita Federal: Importante: Mesmo que você tenha o Certificado Digital da empresa, recomendamos que faça a Senha Web. SENHA WEB A outra forma seria pela SENHA WEB que representa a sua assinatura eletrônica, sendo intransferível e poderá ser alterada a qualquer momento. A Senha é solicitada pela internet e posteriormente desbloqueada na Prefeitura do Rio de Janeiro ou pelo seu contador. A solicitação da Senha Web só é possível para as pessoas jurídicas que iniciaram as atividades no mesmo ano-calendário em que fizeram a solicitação ou pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.

2 2º Passo Solicitação da Senha Web para Pessoa Jurídica sem Certificado Digital Entre no site e clique em Solicitar SENHA WEB. Caso sua empresa tenha filiais, você pode optar por criar uma senha para a matriz que ela será a senha para todos os estabelecimentos. Leia as instruções e clique em PROSSEGUIR. Clique em Solicitar SENHA WEB. Simples Nacional. Ao clicar em PROSSEGUIR, a próxima página será um formulário que deverá ser preenchido com os dados da empresa. Temos dois tipos de formulários que o sistema automaticamente irá gerar de acordo com o seu enquadramento no - Formulário para empresas NÃO optantes pelo Simples Nacional Esse é o formulário para empresas não optantes pelo Simples Nacional. Ao terminar o preenchimento, clique em ENVIAR SOLICITAÇÃO. Clique em PROSSEGUIR. - Formulário para empresas optantes pelo Simples Nacional No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, temos duas diferenças em relação ao formulário anterior: 1º - Ao colocar o Nome e o CPF do Contador, aconselhamos que entrar em contato e pergunte se ele possui o Certificado Digital (e-cpf ou e-cnpj), pois o Certificado será fundamental para o desbloqueio da Senha Web. 2º - Você vai precisar do número do recibo de entrega da última DASN - Declaração Anual do Simples Nacional. Depois de preencher os Depois dados de solicitados, preencher clique os dados em solicitados, ENVIAR clique SOLICITAÇÃO. em ENVIAR

3 O cadastro da senha foi concluído, porém ela está bloqueada e para desbloquear temos que imprimir a solicitação. Será gerado o documento de solicitação de desbloqueio da Senha Web, ele deverá ser impresso, para isso clique em IMPRIMIR DOCUMENTO. Clique em IMPRIMIR DOCUMENTO. 3º PASSO DESBLOQUEIO DA SENHA WEB Com a solicitação impressa, o Responsável deverá assinar com firma reconhecida no cartório e se a empresa tiver alguma alteração contratual, deverá ser informada a data da última alteração. Clique em VISUALIZAR SOLICITAÇÃO. Para finalizar o desbloqueio da senha, teremos duas situações distintas: 1 - EMPRESAS NÃO OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL A solicitação deverá ser assinada com firma reconhecida pelo responsável e juntar com a solicitação os seguintes documentos: - Comprovante de Inscrição do CNPJ; - Cópia autenticada do Contrato Social; - Cópia autenticada da última alteração contratual (se houver); - Procuração, caso a solicitação tenha sido assinada por um procurador; Obs: Caso a última alteração contratual tenha o contrato consolidado, não há a necessidade de levar o Contrato Social. Caso tenha ocorrido alguma alteração contratual, colocar a data da última alteração. Após juntar toda a documentação, ela deverá ser entregue na Rua Afonso Cavalcanti, 455/prédio Anexo do CASS, 2º sobreloja sala 315, Cidade Nova CEP: , de segunda a sexta, Assinatura do das 9:00h às 16:00h. A documentação também poderá ser enviada através dos Responsável ou correios (com Aviso de Recebimento AR), para o endereço acima. procurador. 2 - EMPRESAS OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL O sócio administrador da empresa deverá assinar com firma reconhecida a solicitação e ainda deverá dar uma procuração para o contador, cabendo a ele guardá-la para provar que tinha autorização para o desbloqueio. Com essa documentação, o contador que você informou na solicitação irá com o Certificado Digital desbloquear a senha pela internet.

4 4º PASSO ACESSANDO O SISTEMA Para acessar o sistema é imprescindível que você tenha o Certificado Digital ou a Senha Web desbloqueada. Na página clique em Acesso ao Sistema. Como explicado existem duas formas acessar o sistema, um com o Certificado Digital e o outro com a Senha Web. Clique em Acesso ao ACESSO AO SISTEMA COM O CERTIFICADO DIGITAL: É necessário que o Certificado Digital esteja instalado na máquina que você estiver acessando. Clique em CLICANDO AQUI Aparecerá uma tela com os certificados instalados na máquina, escolha o seu e clique em OK e depois coloque o PIN (Senha do Certificado digital). 1º Clique em CLICANDO 1º Selecione o Certificado da Empresa. Automaticamente o seu Certificado será identificado, não sendo necessário o preenchimento de nenhuma informação da empresa. Você terá a opção de optar por sempre entrar no sistema somente com o Certificado, vetando assim o acesso através da Senha Web, essa opção não é recomendada, pelo contrário, recomendamos que mesmo com o Certificado você faça a sua Senha Web. Clique em ACESSAR O SISTEMA. 2º Clique em OK. Não recomendado a marcação desta Clique em ACESSAR O

5 O ACESSO AO SISTEMA COM A SENHA WEB: Para ter acesso ao sistema com a Senha Web, basta preencher o CNPJ, a Senha e o código da imagem, depois clique em ENTRAR. O 10 5º PASSO CONFIGURANDO O PERFIL DA EMPRESA Sempre no primeiro acesso ao sistema irá aparecer a tela para configurar o seu perfil, nela você deverá informar seus dados para contato, incluir seu logotipo, informar sua atividade principal, seus dados na lista de prestadores disponível no Portal da NFS-e, autorizar o acesso de seu contador, entre outras opções. Para melhor entendimento quanto ao preenchimento, vamos dividir a tela em S, conforme mostra a figura abaixo. 3º Preencha o 1º Preencha o código da imagem. Campo 01 - Contribuinte - CNPJ Selecione neste campo o estabelecimento desejado. O 01 Campo 02-4º Clique em ENTRAR. Dados da Empresa 2º Preencha a O 02 Neste campo você irá preencher informações que estarão disponíveis no site e na Nota Carioca. Todos os itens são de preenchimento opcional, se a empresa tiver um logotipo poderá incluir neste campo e ele irá aparecer na NFS-e. Campo 03 - Dados para Contato O 03 As informações neste campo são de preenchimento obrigatório. Deverão ser informados o nome, e telefone do responsável pelo contato com a Prefeitura. Campo 04 - Configurações de da NFS-e O 04 O endereço de informado no campo a ser impresso na NFS-e será apresentado na impressão das NFS-e emitidas por sua empresa. Você ainda pode optar em receber automaticamente as NFS-e emitidas por marcando a opção Desejo receber automaticamente a cada NFS-e recebida. Recomendamos o preenchimento do item Frase de Segurança, para isso basta colocar uma frase de característica pessoal, esta frase aparecerá sempre que receber a NFS-e por , assim você terá a certeza de que o foi enviado pela Prefeitura, evitando assim os s falsos. Campo 05 - IDENTIFICAÇÃO DO CONTADOR O 05 O 06 O 07 Este campo não é de preenchimento obrigatório, porém colocando o dado do contador ele poderá ter acesso a algumas funcionalidades da NFS-e da sua empresa. Campo 06 - OPÇÃO PELO SIMPLES NACIONAL

6 As opções constantes no campo Opção pelo Simples Nacional têm preenchimento obrigatório. O preenchimento deste campo é simples, basta informar se você é ou não optante pelo Simples Nacional. Campo 07 - REGIME ESPECIAL DE TRIBUTAÇÃO As opções constantes no campo Regime Especial de Tributação têm preenchimento obrigatório. Para um melhor entendimento, seguem as descrições dos Regimes:. Microempresa Municipal A empresa regularmente cadastrada e reconhecida como Microempresa no Município do Rio de Janeiro goza de isenção de ISS e da Taxa de Licença para Estabelecimento. A empresa cuja receita bruta permanecer dentro dos limites fixados pela Resolução SMF nº de e que não estiver dentre aquelas excluídas da aplicação dos benefícios, poderão pleitear o seu enquadramento como Microempresa.. Sociedades de Profissionais As sociedades de profissionais que recolherem o ISS na forma do artigo 5º da Lei municipal nº 3.720, de 5 de março de 2004, estão obrigadas à emissão da NFS-e, conforme cronograma definido em ato do Secretário Municipal de Fazenda.. Microempreendedor Individual (MEI) A figura jurídica do Microempreendedor Individual (MEI) foi criada pela Lei Complementar 128 de 2008, que aprimorou a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas (LC 123/06) e entrou em vigor em julho de Art. 33, inc. II, item 8, Lei nº691/84 Enquadram-se neste regime os serviços prestados por instituições que se dediquem, exclusivamente, a pesquisas e gestão de projetos científicos e tecnológicos, por empresas juniores e empresas de base tecnológica instaladas em incubadoras de empresas. A alíquota para essas empresas será de 2%. Campo 08 - CÓDIGO DO SERVIÇO PRINCIPAL Neste campo serão automaticamente listados todos os códigos dos serviços atualmente vigentes. Selecione o código do serviço referente ao principal serviço prestado. Este código será selecionado automaticamente na emissão de cada nova NFS-e. Para encontrar o código correto, você terá que selecionar primeiro o Item, depois o Sub-Item e por último o código do serviço. No exemplo abaixo, o item é o 01 Serviços de informática e congêneres, o Sub-Item é o Elaboração de programas de computadores, inclusive jogos eletrônicos e por fim o Serviço que no caso é Elaboração de programas de computador.

7 Campo 09 - CATEGORIAS DA LISTA DE PRESTADORES DO SITE Este campo é de preenchimento obrigatório podendo selecionar até 5 categorias. Ao informar a categoria, automaticamente os dados da sua empresa ficarão disponíveis na Lista de Prestadores do Site que já estão emitindo a NFS-e. Campo 10 - OPÇÕES DO PRESTADOR Neste campo você pode optar pelas quatro opções disponíveis: 1. Desejo enviar automaticamente ao tomador a cada NFS-e emitida 2. Desejo enviar automaticamente ao meu contador a cada NFS-e emitida 3. Autorizo que meu contador converta meus RPS em NFS-e 4. Autorizo que meu contador cancele NFS-e Após finalizar o preenchimento de todos os campos da tela de Configuração do Perfil do Contribuinte, clique em Gravar. Os dados informados nas Configurações do Perfil do Contribuinte poderão ser alterados a qualquer tempo. 6º PASSO SOLICITANDO AUTORIZAÇÃO PARA A EMISSÃO DA NFS-e O próximo passo é solicitar a autorização para a emissão de NFS-e. Quando a solicitação for feita, o prestador fica obrigado a emitir a NFS-e desde o dia do deferimento e ainda terá que substituir todas as notas fiscais convencionais emitidas no mês da solicitação. Esta substituição deverá ser feita até o vigésimo dia subseqüente ao do deferimento, não podendo ultrapassar o dia 8 (oito) do mês subsequente. 1º - Clique em AUTORIZAÇÃO PARA 2º - Selecione o estabelecimento desejado. 3º - Clique em SOLICITAR AUTORIZAÇÃO.

8 7º PASSO EMISSÃO DA NOTA CARIOCA A Emissão da Nota Carioca é dividida em duas partes. 1ª PARTE Clique em EMISSÃO DE NFS-e e depois preencha os campos conforme as instruções. Campo 01 - Prestador de Serviços Caso o contribuinte possua mais de um estabelecimento prestador de serviços neste Município, selecione na lista o estabelecimento emissor de NFS-e, caso contrário 1º - Clique em EMISSÃO aparecerá automaticamente o único estabelecimento. Campo 02 - Opção pelo Simples Nacional Essa informação já foi preenchida no Perfil da Empresa. Campo 03 - Regime Especial 04 Essa informação já foi Perfil da Empresa. Depois de preencher os campos clique em preenchida no Campo 04 - Tributação dos Serviços Opções disponíveis. Tributado no Município ou fora? Como regra geral, o ISSQN é recolhido ao município em que se encontra o estabelecimento do prestador. Mas o artigo 3º da Lei complementar 116/03 diz que o recolhimento é feito ao município no qual o serviço foi prestado no caso de serviços realizados no estabelecimento do cliente, por exemplo: fornecimento de mão de obra, serviços de limpeza, segurança, entre outro. Concluindo, segundo entendimento legal o ISS é devido ao Município onde o serviço foi realizado.. Isento Selecione esta opção para operações isenta do ISS, executadas ou não neste Município. Os serviços isentos estão sujeitos à fiscalização deste Município.. Imune Selecione esta opção para operações imunes, executadas ou não neste Município. Os serviços imunes estão sujeitos à fiscalização deste Município.. Suspenso por Decisão Judicial Selecione esta opção na hipótese de existir ação judicial em andamento, com suspensão da exigibilidade do crédito tributário relativo ao serviço prestado.

9 6. Suspenso por Procedimento Administrativo Selecione esta opção na hipótese de existir procedimento administrativo em andamento, com suspensão da exigibilidade do crédito tributário relativo ao serviço prestado. Campo 05 - Tomador de Serviços Neste campo você deverá preencher somente um item, o Apelido é criado a partir do momento em que você emitir uma nota para um tomador de serviço. Quando não temos o Apelido registrado, preenchemos o CPF ou CNPJ do tomador do serviço. A única exceção é quando o tomador do serviço for estabelecido fora do País, neste caso, não informame nenhum item. Após digitar o CPF/CNPJ ou selecionar o apelido do tomador de serviços, clique em Avançar. 2ª PARTE Esta parte é a fase final do preenchimento, Neste formulário deverão ser preenchidos os demais dados da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica NFS-e. Leia as instruções de cada campo para preencher corretamente. Esses dados já foram preenchidos 01 Campo 01 - Localidade de Prestação do Serviço Deverão ser selecionados o Estado e o Município onde o serviço foi efetivamente prestado. Essa informação será um dos parâmetros utilizados para definir o local do pagamento do ISS relativo a essa nota Campo 02 - Tomador de Serviços 04

10 Neste campo deverão ser informados os dados do tomador de serviços. Em alguns casos o próprio sistema irá preencher automaticamente, caso contrário o preenchimento deverá ser feito manualmente. No caso de tomadores estabelecidos fora do País os campos CNPJ - CEP ESTADO CIDADE ficaram em branco e no campo destinado ao Bairro informe a cidade e país do tomador de serviços. Os demais campos deverão ser preenchidos normalmente. O item apelido é o mesmo que deveria ser preenchido no primeiro passo, coloque um apelido que na próxima vez que for emitir uma NFS-e para este tomador, apareça o apelido e essa parte já será preenchida automaticamente. Campo 03 - Código do Serviço O sistema da NFS-e listará automaticamente o código do serviço informado na Configuração do Perfil como sendo o código do serviço principal. Caso o código do serviço pré-selecionado não seja o mais adequado ao serviço prestado, selecione o código que melhor se enquadre com a prestação de serviços relacionada à NFS-e a ser emitida. Lembrando que o prestador de serviços deverá emitir uma Nota Fiscal para cada serviço prestado. Repare que automaticamente irá aparecer a alíquota do ISS, essa alíquota só poderá ser alterada quando o serviço for tributado fora do Município ou se a empresa for optante pelo Simples Nacional. Campo 04 - Discriminação dos Serviços O campo Discriminação dos Serviços constante da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica - NFS-e deverá ser preenchido com a descrição clara dos serviços prestados, os valores a eles correspondentes e outras informações a critério do emitente. Se a forma de tributação for de exigibilidade suspensa por decisão judicial, isento/imune ou tiver alguma dedução legal, coloque no campo o processo judical ou administrativo e se possível algum documento que comprove as deduções. Campo 05 - Retenção de Tributos Federais No caso de NFS-e emitida para Pessoa Jurídica, será possível informar as retenções federais: COFINS, CSLL, INSS, IRPJ e PIS. Para informar qualquer outro tipo de retenção federal, utilize o campo OUTROS. Utilize a vírgula para separar os centavos. - Quando a empresa for optante pelo Simples Nacional não há retenção dos impostos. - No caso de empresas não optantes pelo Simples Nacional, desde que não seja isenta ou imune, os impostos serão retidos da seguinte forma e em dois casos distintos: * Tomador do serviço for uma Empresa Privada: IRPJ 1,5% CSLL 1,0% COFINS 3,0%

11 PIS 0,65% INSS 11% Observações: - Se a NFS-e for menor que R$ 666,67, não será retido o IRPJ. - Se o valor da NFS-e for menor que R$ 5.000,00, fica dispensada a retenção de CSLL, COFINS E PIS. - Caso seja emitida mais de uma NFS-e para o mesmo cliente no mês, deverá ser somado os valores e se a soma for maior que os R$ 5.000,00, deverão ser retidos todos os impostos sobre o montante da soma. Caso a retenção for maior que o valor a ser pago na última NFS-e, a retenção deverá respeitar o valor do pagamento. - A retenção do INSS deverá ser feita somente em caso de serviços prestados mediante cessão de mãode-obra ou empreitada. * Tomador do serviço for uma for um Orgãos Públicos: Neste caso a retenção irá variar de acordo com o serviço prestado, sendo necessária a consulta na hora da emissão da NFS-e. Campos 06 - Valor Total da Nota, Valor Total das Deduções, Descontos Incondicionais e ISS Retido Valor Total da Nota Informe neste campo o valor total dos serviços. Utilize a vírgula para separar os centavos. No campo valor total da nota deverá ser informado o valor total dos serviços (valor bruto). Valor Total das Deduções Informe neste campo o valor total das deduções legalmente permitidas pela Legislação municipal. Os valores deduzidos estão sujeitos à verificação. Consulte a legislação tributária do Município do Rio de Janeiro para obter mais informações. O prestador de serviços deverá manter arquivo dos comprovantes das deduções legais. Descontos Incondicionados Descontos Incondicionados são concedidos pelo contribuinte, independentemente de condição futura, e alteram a base de cálculo. ISS Retido Informe se o ISS devido está sujeito à retenção pelo tomador dos serviços. Na maioria dos casos, a retenção do ISS será realizada nos serviços prestados em que o imposto seja devido no local de prestação do serviço (Tributado fora do Município). Campo 07 - Substituição de Recibo Provisório de Serviços (RPS) por NFS-e Esse campo só será preenchido caso o prestado tenha gerado um RPS para o cliente e agora está convertendo para a NFS-e. - Tipo do RPS: Escolha entre o tipo do RPS a ser convertido em NFS-e dentre as opções Normal, Misto ou Cupom ; - Nº do RPS: informe o número do RPS a ser convertido em NFS-e;

12 - Série do RPS: Informe a série do RPS a ser convertido em NFS-e; - Data de Emissão do RPS: Informe a data de emissão do RPS a ser convertido em NFS-e. Observação: No caso de conversão de RPS por NFS-e, embora a NFS-e possa ser emitida em data posterior, o sistema considera a data de emissão do RPS para fins de cálculo do Imposto. Campo 08 - Finalizando a emissão da NFS-e Verifique atentamente se todas as informações da NFS-e a ser emitida foram preenchidas corretamente. Caso deseje corrigir as informações, efetue a correção das informações ou clique em << Voltar. Se desejar visualizar os dados que constarão da NFS-e antes da sua emissão, clique em PREVER. Caso deseje finalizar a emissão da NFS-e, clique em Emitir>>. Para imprimir a NFS-e emitida, clique no botão Imprimir NFS-e. Clique no botão Voltar para emitir uma nova NFS-e ou acessar outros recursos do sistema. 8º PASSO CANCELAMENTO DA NFS-e Cancelamento de NFS-e antes do pagamento do Imposto e dentro de 30 dias após a data de emissão A NFS-e poderá ser cancelada pelo emitente, automaticamente por meio do sistema, antes do pagamento do Imposto e em até 30 (trinta) dias após a data da emissão. Todas as NFS-e emitidas no período irão aparecer, encontre a nota a ser cancelada e clique em cancelar. 1º - Clique em CONSULTAS/NOTAS FISCAIS. O sistema irá gerar a nota fiscal e você terá que clicar em CANCELAR NFSe. 2º - Clique em NOTAS EMITIDAS. Clique em 3º - Preencha o período em que a NFS-e foi emitida. 4º - Clique em

13 Agora você terá que justificar o cancelamento da NFS-e. Clique em CANCELAR Na próxima tela teremos a confirmação do cancelamento. A NFS-e foi cancelada com sucesso, para visualizar você poderá consultar a NFS-e no sistema. 1º - Preencha o motivo do cancelamento. Cancelamento de NFS-e após o pagamento do Imposto ou após o prazo de 30 dias da data de emissão Após o pagamento do ISS, ou após o prazo de 30 dias da data de emissão, o cancelamento da NFS-e somente será efetivado após a aprovação da Gerência de Fiscalização Tributária. Se a guia de recolhimento já tenha sido emitida, será necessário o cancelamento da guia para posteriormente começar com o processo de cancelamento da NFS-e. 2º - Clique em CANCELAR NFSe Proceda da mesma forma que o caso anterior, a diferença é que a justificativa será enviada para a Prefeitura e um fiscal irá autorizar ou não o cancelamento. A resposta será enviada por e caso o cancelamento não seja autorizado, verifique o motivo e, se for o caso, solicite um novo cancelamento com uma nova justificativa. Caso o cancelamento seja autorizado, o valor do ISS pago será transformado em crédito que será abatido na próxima guia a ser emitida. 9º PASSO SUBSTITUIÇÃO DA NFS-e Você pode substituir uma NFS-e emitida incorretamente por uma nova NFS-e. Será exibido todos os dados da NFS-e que será substituída. 1º - Clique em Substituição de 2º - Preencha o número da NFS-e que 3º - Clique em

14 Agora você terá que emitir a NFS-e que será a substituta. O procedimentoé o mesmo que o da emissão de uma NFS-e. Depois que emitir, será gerada a nova NFS-e, observe que aparecerá a mensagem Essa NFS-e foi emitida para substituir a NFS-e nº xxxx. Segue abaixo a NFS-e cancelada. Clique para visualizar a NFS-e cancelada. 10º PASSO GUIA DE RECOLHIMENTO O contribuinte emitente da NFS-e deverá recolher o ISS, exclusivamente, por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Municipais DARM emitido pelo sistema da NFS-e. As exceções são para os contribuintes de sociedades profissionais e os optantes pelo Simples Nacional que fazem o recolhimento pelo Documento de Arrecadação do Simples DAS. Para ter acesso as guias, Clique em Guias de Recolhimento, opção Documentos Pendentes e escolha a guia a ser emitida. Clique em selecione a O sistema automaticamente irá calcular o ISS incluindo todas as NFS-e emitidas. Você pode colocar a data de pagamento antes de emitir a guia. Para imprimir a guia clique em IMPRIMIR. Clique em IMPRIMIR Digite aqui a 2º - Selecione a opção data de Documentos Pendentes. 1º - Clique em Clique em Guias de 3º - Clique em EMITIR