NOTA FISCAL ELETRÔNICA. Conceito, instalação e operação

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1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA Conceito, instalação e operação 1

2 ÍNDICE 1 Conceito Descrição do Projeto Características da Nota Fiscal Eletrônica Certificado Digital Credenciamento Procedimento em São Paulo Instruções para solicitação de credenciamento de emissão de NF-e Para emitir Nota Fiscal Eletrônica Modelo operacional Descrição do modelo operacional DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica Formulários de segurança para impressão do DANFE Status do processamento de uma NF-e Código resultado do processamento da solicitação Código de motivos do não atendimento da solicitação Código motivos da denegação de uso Cancelamento e inutilização de número de NF-e Cancelamento Inutilização Contingência FS - Contingência com uso do Formulário de Segurança FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional DPEC Declaração Prévia de Emissão em Contingência

3 7 Modalidades de emissão de NF-e Emissão normal Contingência em formulário de segurança Contingência SCAN Contingência eletrônica com o uso da declaração prévia de emissão em contingência SCE/DPEC Contingência em formulário de segurança para impressão documento auxiliar de documento fiscal eletrônico - FS-DA Quadro resumo das modalidades de emissão da NF-e Certificado Digital Instalação do certificado Configuração do certificado no Millennium Business Configuração para empresas sem filiais Configuração para empresas com filiais Configuração dos eventos de movimentação Emitindo uma Nota Fiscal Eletrônica Conferência da Nota Fiscal Eletrônica Conferindo o status da NF-e Cancelando uma NF-e Inutilizando a numeração da NF-e Nota Fiscal Complementar Envio do arquivo XML para o cliente Envio do arquivo de NF-e para o contador

4 NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF-e 1 Conceito 1.1 Descrição do Projeto O Projeto Nota Fiscal Eletrônica consiste na alteração da sistemática atual de emissão de nota fiscal em papel, modelos 1 e 1A, por nota fiscal de existência apenas eletrônica (digital). Para fins deste projeto, entende-se por Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como sendo um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com intuito de documentar uma operação de circulação de mercadoria ou prestação de serviço, ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do fato gerador. 1.2 Características da Nota Fiscal Eletrônica A Nota Fiscal Eletrônica proposta possuirá as seguintes características: Documento digital, que atende aos padrões definidos na MP 2.200/01, no formato XML (Extended Markup Language); Garantia de autoria, integridade e irrefutabilidade, certificadas através de assinatura digital do emitente, definido pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil); O arquivo da NF-e deverá seguir o leiaute de campos definido em legislação específica; A NF-e deverá conter um código numérico, obtido por meio de algoritmo fornecido pela administração tributária, que comporá a chave de aceso de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente e número da NF-e; A NF-e, para poder ser válida, deverá ser enviada eletronicamente e autorizada pelo fisco, da circunscrição do contribuinte emissor, antes de seu envio ao destinatário e antes da saída da mercadoria do estabelecimento; A transmissão da NF-e será efetivada, via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia; A NF-e transmitida para a SEFAZ não poderá mais ser alterada, permitindo-se apenas, dentro de certas condições, seu cancelamento; As NF-e deverão ser emitidas em ordem consecutiva crescente e sem intervalos a partir do 1º número seqüencial, sendo vedados a duplicidade ou re-aproveitamento dos números inutilizados ou cancelados; 4

5 A critério das administrações tributárias, a NF-e poderá ter o seu recebimento confirmado pelo destinatário. 2 Certificado Digital Como primeira condição para a empresa habilitar-se à emissão da nota fiscal eletrônica, ela deve adquirir um certificado digital. O certificado digital utilizado no estabelecimento da conexão segura com autenticação mútua será emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil, tipo A1, devendo conter o CNPJ da pessoa jurídica titular do certificado digital. O certificado poderá ser utilizado por qualquer um dos estabelecimentos do contribuinte. Autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site: Atenção! Não é necessário enviar a Chave Pública do certificado Digital para a SEFAZ/SP. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital. Não é necessário um certificado digital distinto para cada estabelecimento da empresa. Nos termos do Artigo 9º, III alínea b da Portaria CAT 162/08: a NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela ICP-Brasil e conter o número do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte. 3 Credenciamento Procedimento em São Paulo Esse credenciamento permitirá ao contribuinte emitir Nota Fiscal Eletrônica, modelo nacional, em substituição à Nota Fiscal em papel Modelo 1 ou 1A (usada, geralmente, para operações com mercadorias entre empresas). Para emitir NF-e, a empresa deverá: Possuir certificado Digital no padrão ICP-Brasil; Possuir acesso à internet; Possuir programa emissor de NF-e ou utilizar o "Emissor de NF-e" gratuito disponibilizado pela SEFAZ/SP; Solicitar seu credenciamento junto à SEFAZ/SP, conforme orientações abaixo. 3.1 Instruções para solicitação de credenciamento de emissão de NF-e a) O acesso ao sistema é efetuado por meio do mesmo usuário e senha do CONTRIBUINTE (senha master ou filho) utilizado para acessar os serviços do Posto Fiscal Eletrônico - PFE; Atenção! A senha do PFE obtida junto ao Posto Fiscal somente será reconhecida no sistema de credenciamento após um dia útil. 5

6 b) Ao acessar o sistema, selecione um estabelecimento e complete ou corrija as informações précadastradas; c) Ao processar as informações, o estabelecimento já estará autorizado, automaticamente a realizar os testes de sua solução tecnológica de emissão de NF-e no ambiente de teste/homologação da SEFAZ-SP. Os testes realizados neste ambiente não serão avaliados pela SEFAZ-SP; d) Apesar dos testes no ambiente de testes/homologação da SEFAZ-SP não serem obrigatórios, recomendamos fortemente que o contribuinte efetue seus testes antes de solicitar seu credenciamento no ambiente de produção. Para entrar em produção, após realizados todos os testes que julgar necessário, clique no botão "Credenciamento para emissão de NF-e em produção". Não é necessária a prévia publicação em Diário Oficial para que o estabelecimento esteja credenciado; A publicação será feita apenas no mês seguinte ao credenciamento do estabelecimento. e) Ao credenciar-se no ambiente de produção, o estabelecimento continuará a ter acesso ao ambiente de testes da SEFAZ-SP para realizar os testes que julgar necessários. a. As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto à SEFAZ-SP e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A; b. As NF-e enviadas para o ambiente de homologação NÃO têm validade jurídica e NÃO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A. Importante! Para emissão de NF-e, deverão ser observados todos os requisitos técnicos do Manual de Integração do Contribuinte, v O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE - deverá observar os modelos existentes neste manual. A SEFAZ/SP credenciou de ofício alguns estabelecimentos obrigados à emissão de NF-e a partir de setembro de 2009 (vide comunicados DEAT série Nota Fiscal Eletrônica nº 47 a 99/2009). Outros estabelecimentos que não foram credenciados de ofício, mas estão obrigados à emissão de NF-e, deverão providenciar seu credenciamento, por meio do link abaixo. Todo contribuinte credenciado para emitir NF-e deverá obrigatoriamente emitir NF-e em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, observadas as exceções dos 3º e 4º do artigo 7º da Portaria CAT 162/08, a partir da ocorrência da primeira das seguintes datas: * Início da obrigatoriedade de emissão de NF-e a que o estabelecimento esteja sujeito, nos termos do artigo 7 da Portaria CAT 162/08; * 1º (primeiro) dia do 3º (terceiro) mês subseqüente ao seu credenciamento. Ao obter o acesso no ambiente de testes, o contribuinte poderá testar também as formas de contingência DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), junto à Receita Federal do Brasil, dentro de 5 dias. 4 Para emitir Nota Fiscal Eletrônica Nos termos do item 1 do 1º do artigo 5º da Portaria CAT 162/08, para a emissão da NF-e, o contribuinte poderá utilizar software desenvolvido ou adquirido por ele ou, ainda, utilizar o software disponibilizado pela Secretaria da Fazenda. 6

7 4.1 Modelo operacional 4.2 Descrição do modelo operacional De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, que deverá ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e - será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá, em tempo real, um protocolo de recebimento (autorização de uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Após o recebimento da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta na Internet para que o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico, possam verificar sua autorização e conteúdo. Este mesmo arquivo (NF-e) será ainda transmitido pela Secretaria de Fazenda para a Receita Federal, que será o repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, também para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum e via única. Este documento conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos postos fiscais de fronteira dos demais estados. O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e no Ambiente Nacional ( ou no site da SEFAZ. 7

8 O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá utilizar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, e o contribuinte emitente da NF-e realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas. Em ambos os casos, a validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso e consultada pelo destinatário da NF-e. 4.3 DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica O DANFE é um documento fiscal auxiliar que tem a finalidade de acobertar a circulação da mercadoria e não se confunde com a NF-e da qual é mera representação gráfica. A sua validade está condicionada à existência da NF-e que representa, devidamente autorizada na SEFAZ de origem. O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso. As folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso são considerados papel comum e a sua aquisição ou confecção não está sujeita ao controle do fisco, como ocorre com o formulário de segurança que é um impresso fiscal com normas rígidas de aquisição, controle e utilização. 4.4 Formulários de segurança para impressão do DANFE Atualmente existem os seguintes tipos de formulários de segurança: 1. Formulário de Segurança FS D Disciplinado pelos Convênios ICMS 58/95 e 131/95 2. Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico - FS-DA Disciplinado pelo Convênio ICMS 110/08 e Ato COTEPE 35/08 O uso do formulário de segurança - FS será permitido apenas para consumir os estoques existentes, pois sua aquisição para impressão de DANFE não será mais autorizada a partir de 01/08/2009. O FS e o FS-DA podem ser fabricados por estabelecimento industrial gráfico previamente credenciado junto à COTEPE/ICMS, porém somente este último tem a possibilidade de ser distribuído através de estabelecimento gráfico credenciado como distribuidor junto à UF de interesse, mediante a obtenção de credenciamento, concedido por regime especial. Os formulários de segurança são confeccionados com requisitos de segurança com o objetivo de dificultar falsificação e fraude. Estes requisitos são adicionados ou por ocasião da fabricação do papel de segurança produzido pelo processo "mould made" ou por ocasião da impressão no caso do FS fabricado com papel dotado de estampa fiscal, com recursos de segurança impressos. Assim, a legislação tributária permite o uso de formulários de segurança que atendam os seguintes requisitos: 1. FS com Estampa Fiscal impresso com calcografia com microtexto e imagem latente na área reservada ao fisco. O impresso deverá ter fundo numismático com tinta reagente a produtos químicos combinado com as Armas da República; 2. FS em Papel de Segurança - com filigrana (marca d água) produzida pelo processo "mould made", fibras coloridas e luminescentes, papel não fluorescente, microcápsulas de reagente químico e microporos que aumentem a aderência do toner ao papel. 8

9 Todos os formulários de segurança terão o número de controle do formulário com numeração sequencial de a e seriação de "AA" a "ZZ", impresso no quadro reservado ao fisco. A identificação do formulário de segurança com calcografia é mais simples pela existência da estampa fiscal localizada no quadro reservado ao fisco e pelo fundo numismático com cor característica associada ao brasão das Armas da República no corpo do formulário. DANFE (Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica e não substitui a Nota Fiscal Eletrônica que só existe em forma digital. 9

10 O DANFE deve ser utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria e tem como objetivo principal permitir a consulta à Nota Fiscal Eletrônica correspondente através da chave da Nota Fiscal Eletrônica que deve ser impressa no respectivo DANFE. Também poderá ser utilizado pelo destinatário da mercadoria para realizar a escrituração fiscal da Nota Fiscal Eletrônica. Sendo o destinatário também emissor de Nota Fiscal Eletrônica, deverá guardar o arquivo digital da NF-e e descartar o DANFE, porque o mesmo neste caso não terá validade jurídica. Também o DANFE permitirá ao destinatário a consulta sobre a existência de Nota Fiscal Eletrônica correspondente no site da SEFAZ de sua jurisdição e na jurisdição do emitente. 4.5 Status do processamento de uma NF-e Após emitir e enviar o arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica para o ambiente da SEFAZ, o retorno do processamento poderá ter os seguintes Status: 1)Nota Fiscal Eletrônica AUTORIZADO o uso, significa que é Nota Fiscal eletrônica foi aceita pela SEFAZ e seu uso está autorizado, podendo desta forma ser emitido o DANFE e ser realizado o transporte da mercadoria até o seu destinatário. 2)Nota Fiscal Eletrônica REJEITADA, a rejeição da autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica poderá ocorrer pelos seguintes motivos expostos no Manual do Contribuinte, vide tabela logo abaixo. O número de uma NF-e rejeitada poderá ser reaproveitado, desde que, o motivo da rejeição não seja pela existência deste número de NF-e na base de dados da SEFAZ. 3)Nota Fiscal Eletrônica DENEGADA, a denegação de uma Nota Fiscal Eletrônica poderá ocorrer por problemas de irregularidade fiscal do emitente ou problemas de irregularidade fiscal do destinatário. Uma Nota Fiscal eletrônica que tenha tido denegado o seu uso, não poderá ter ser número reaproveitado. 4.6 Código resultado do processamento da solicitação 100 Autorizado o uso da NF-e 101 Cancelamento de NF-e homologado 102 Inutilização de número homologado 103 Lote recebido com sucesso 104 Lote processado 105 Lote em processamento 106 Lote não localizado 107 Serviço em Operação 108 Serviço Paralisado Momentaneamente (curto prazo) 109 Serviço Paralisado sem Previsão 110 Uso Denegado 111 Consulta cadastro com uma ocorrência 112 Consulta cadastro com mais de uma ocorrência 4.7 Código de motivos do não atendimento da solicitação 201 Rejeição: O número máximo de numeração de NF-e a inutilizar ultrapassou o limite 202 Rejeição: Falha no reconhecimento da autoria ou integridade do arquivo digital 203 Rejeição: Emissor não habilitado para emissão da NF-e 10

11 204 Rejeição: Duplicidade de NF-e [ ] 205 Rejeição: NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ 206 Rejeição: NF-e já está inutilizada na Base de dados da SEFAZ 207 Rejeição: CNPJ do emitente inválido 208 Rejeição: CNPJ do destinatário inválido 209 Rejeição: IE do emitente inválida 210 Rejeição: IE do destinatário inválida 211 Rejeição: IE do substituto inválida 212 Rejeição: Data de emissão NF-e posterior a data de recebimento 213 Rejeição: CNPJ-Base do Emitente difere do CNPJ-Base do Certificado Digital 214 Rejeição: Tamanho da mensagem excedeu o limite estabelecido 215 Rejeição: Falha no schema XML 216 Rejeição: Chave de Acesso difere da cadastrada 217 Rejeição: NF-e não consta na base de dados da SEFAZ 218 Rejeição: NF-e já esta cancelada na base de dados da SEFAZ 219 Rejeição: Circulação da NF-e verificada 220 Rejeição: NF-e autorizada há mais de 7 dias (168 horas) 221 Rejeição: Confirmado o recebimento da NF-e pelo destinatário 222 Rejeição: Protocolo de Autorização de Uso difere do cadastrado 223 Rejeição: CNPJ do transmissor do lote difere do CNPJ do transmissor da consulta 224 Rejeição: A faixa inicial é maior que a faixa final 225 Rejeição: Falha no Schema XML da NFe 226 Rejeição: Código da UF do Emitente diverge da UF autorizadora 227 Rejeição: Erro na Chave de Acesso - Campo ID falta a literal NFe 228 Rejeição: Data de Emissão muito atrasada 229 Rejeição: IE do emitente não informada 230 Rejeição: IE do emitente não cadastrada 231 Rejeição: IE do emitente não vinculada ao CNPJ 232 Rejeição: IE do destinatário não informada 233 Rejeição: IE do destinatário não cadastrada 234 Rejeição: IE do destinatário não vinculada ao CNPJ 235 Rejeição: Inscrição SUFRAMA inválida 236 Rejeição: Chave de Acesso com dígito verificador inválido 237 Rejeição: CPF do destinatário inválido 238 Rejeição: Cabeçalho - Versão do arquivo XML superior a Versão vigente 239 Rejeição: Cabeçalho - Versão do arquivo XML não suportada 240 Rejeição: Cancelamento/Inutilização - Irregularidade Fiscal do Emitente 241 Rejeição: Um número da faixa já foi utilizado 242 Rejeição: Cabeçalho - Falha no Schema XML 243 Rejeição: XML Mal Formado 244 Rejeição: CNPJ do Certificado Digital difere do CNPJ da Matriz e do CNPJ do Emitente 245 Rejeição: CNPJ Emitente não cadastrado 246 Rejeição: CNPJ Destinatário não cadastrado 247 Rejeição: Sigla da UF do Emitente diverge da UF autorizadora 248 Rejeição: UF do Recibo diverge da UF autorizadora 249 Rejeição: UF da Chave de Acesso diverge da UF autorizadora 250 Rejeição: UF diverge da UF autorizadora 251 Rejeição: UF/Município destinatário não pertence a SUFRAMA 252 Rejeição: Ambiente informado diverge do Ambiente de recebimento 253 Rejeição: Digito Verificador da chave de acesso composta inválida 254 Rejeição: NF-e complementar não possui NF referenciada 255 Rejeição: NF-e complementar possui mais de uma NF referenciada 256 Rejeição: Uma NF-e da faixa já está inutilizada na Base de dados da SEFAZ 11

12 257 Rejeição: Solicitante não habilitado para emissão da NF-e 258 Rejeição: CNPJ da consulta inválido 259 Rejeição: CNPJ da consulta não cadastrado como contribuinte na UF 260 Rejeição: IE da consulta inválida 261 Rejeição: IE da consulta não cadastrada como contribuinte na UF 262 Rejeição: UF não fornece consulta por CPF 263 Rejeição: CPF da consulta inválido 264 Rejeição: CPF da consulta não cadastrado como contribuinte na UF 265 Rejeição: Sigla da UF da consulta difere da UF do Web Service 266 Rejeição: Série utilizada não permitida no Web Service 267 Rejeição: NF Complementar referencia uma NF-e inexistente 268 Rejeição: NF Complementar referencia uma outra NF-e Complementar 269 Rejeição: CNPJ Emitente da NF Complementar difere do CNPJ da NF Referenciada 270 Rejeição: Código Município do Fato Gerador: dígito inválido 271 Rejeição: Código Município do Fato Gerador: difere da UF do emitente 272 Rejeição: Código Município do Emitente: dígito inválido 273 Rejeição: Código Município do Emitente: difere da UF do emitente 274 Rejeição: Código Município do Destinatário: dígito inválido 275 Rejeição: Código Município do Destinatário: difere da UF do Destinatário 276 Rejeição: Código Município do Local de Retirada: dígito inválido 277 Rejeição: Código Município do Local de Retirada: difere da UF do Local de Retirada 278 Rejeição: Código Município do Local de Entrega: dígito inválido 279 Rejeição: Código Município do Local de Entrega: difere da UF do Local de Entrega 280 Rejeição: Certificado Transmissor inválido 281 Rejeição: Certificado Transmissor Data Validade 282 Rejeição: Certificado Transmissor sem CNPJ 283 Rejeição: Certificado Transmissor - erro Cadeia de Certificação 284 Rejeição: Certificado Transmissor revogado 285 Rejeição: Certificado Transmissor difere ICP-Brasil 286 Rejeição: Certificado Transmissor erro no acesso a LCR 287 Rejeição: Código Município do FG - ISSQN: dígito inválido 288 Rejeição: Código Município do FG - Transporte: dígito inválido 289 Rejeição: Código da UF informada diverge da UF solicitada 290 Rejeição: Certificado Assinatura inválido 291 Rejeição: Certificado Assinatura Data Validade 292 Rejeição: Certificado Assinatura sem CNPJ 293 Rejeição: Certificado Assinatura - erro Cadeia de Certificação 294 Rejeição: Certificado Assinatura revogado 295 Rejeição: Certificado Assinatura difere ICP-Brasil 296 Rejeição: Certificado Assinatura erro no acesso a LCR 297 Rejeição: Assinatura difere do calculado 298 Rejeição: Assinatura difere do padrão do Projeto 299 Rejeição: XML da área de cabeçalho com codificação diferente de UTF Rejeição: CPF do remetente inválido 402 Rejeição: XML da área de dados com codificação diferente de UTF Rejeição: O grupo de informações da NF-e avulsa é de uso exclusivo do Fisco 404 Rejeição: Uso de prefixo de namespace não permitido 405 Rejeição: Código do país do emitente: dígito inválido 406 Rejeição: Código do país do destinatário: dígito inválido 407 Rejeição: O CPF só pode ser informado no campo emitente para a NF-e avulsa 409 Rejeição: Campo cuf inexistente no elemento nfecabecmsg do SOAP Header 410 Rejeição: UF informada no campo cuf não é atendida pelo Web Service 411 Rejeição: Campo versaodados inexistente no elemento nfecabecmsg do SOAP Header 12

13 453 Rejeição: Ano de inutilização não pode ser superior ao Ano atual 454 Rejeição: Ano de inutilização não pode ser inferior a Rejeição: Local da entrega não informado para faturamento direto de veículos novos 502 Rejeição: Erro na Chave de Acesso - Campo ID não corresponde à concatenação dos campos correspondentes 503 Rejeição: Série utilizada fora da faixa permitida no SCAN ( ) 504 Rejeição: Data de Entrada/Saída posterior ao permitido 505 Rejeição: Data de Entrada/Saída anterior ao permitido 506 Rejeição: Data de Saída menor que a Data de Emissão 507 Rejeição: O CNPJ do destinatário/remetente não deve ser informado em operação com o exterior 508 Rejeição: O CPF do destinatário/remetente não deve ser informado em operação com o exterior 509 Rejeição: O CNPJ com conteúdo nulo só é válido em operação com exterior 510 Rejeição: Operação com Exterior e Código País destinatário é 1058 (Brasil) ou não informado 511 Rejeição: Não é de Operação com Exterior e Código País destinatário difere de 1058 (Brasil) 512 Rejeição: CNPJ do Local de Retirada inválido 513 Rejeição: Código Município do Local de Retirada deve ser para UF retirada = EX 514 Rejeição: CNPJ do Local de Entrega inválido 515 Rejeição: Código Município do Local de Entrega deve ser para UF entrega = EX 516 Rejeição: Obrigatória a informação do NCM e/ou genero 517 Rejeição: Informação do NCM difere da informação de gênero 518 Rejeição: CFOP de entrada para NF-e de saída 519 Rejeição: CFOP de saída para NF-e de entrada 520 Rejeição: CFOP de Operação com Exterior e UF destinatário difere de EX 521 Rejeição: CFOP não é de Operação com Exterior e UF destinatário é EX 522 Rejeição: CFOP de Operação Estadual e UF emitente difere UF destinatário. 523 Rejeição: CFOP não é de Operação Estadual e UF emitente igual a UF destinatário. 524 Rejeição: CFOP de Operação com Exterior e não informado NCM 525 Rejeição: CFOP de Importação e não informado dados da DI 526 Rejeição: CFOP de Exportação e não informado Local de Embarque 527 Rejeição: Operação de Exportação com informação de ICMS incompatível 528 Rejeição: Valor do ICMS difere do produto BC e Alíquota 529 Rejeição: NCM de informação obrigatória para produto tributado pelo IPI 530 Rejeição: Operação com tributação de ISSQN sem informar a Inscrição Municipal 531 Rejeição: Total da BC ICMS difere do somatório dos itens 532 Rejeição: Total do ICMS difere do somatório dos itens 533 Rejeição: Total da BC ICMS-ST difere do somatório dos itens 534 Rejeição: Total do ICMS-ST difere do somatório dos itens 535 Rejeição: Total do Frete difere do somatório dos itens 536 Rejeição: Total do Seguro difere do somatório dos itens 537 Rejeição: Total do Desconto difere do somatório dos itens 538 Rejeição: Total do IPI difere do somatório dos itens 539 Rejeição: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso [ ] 540 Rejeição: CPF do Local de Retirada inválido 541 Rejeição: CPF do Local de Entrega inválido 542 Rejeição: CNPJ do Transportador inválido 543 Rejeição: CPF do Transportador inválido 544 Rejeição: IE do Transportador inválido 545 Rejeição: Nota Fiscal já Emitida em Contingência 546 Rejeição: Erro na Chave de Acesso - Campo ID falta a literal NFe 13

14 547 Rejeição: Dígito Verificador da Chave de Acesso da NF-e Referenciada inválido 548 Rejeição: CNPJ da NF referenciada inválido. 549 Rejeição: CNPJ da NF referenciada de produtor inválido. 550 Rejeição: CPF da NF referenciada de produtor inválido. 551 Rejeição: IE da NF referenciada de produtor inválido. 552 Rejeição: Dígito Verificador da Chave de Acesso do CT-e Referenciado inválido 553 Rejeição: Tipo autorizador do recibo diverge do Órgão Autorizador. 554 Rejeição: Série difere da faixa Rejeição: Tipo autorizador do protocolo diverge do Órgão Autorizador. 556 Rejeição: Justificativa de entrada em contingência não deve ser informada para tipo de emissão normal. 557 Rejeição: A Justificativa de entrada em contingência deve ser informada. 558 Rejeição: Data de entrada em contingência posterior a data de emissão. 559 Rejeição: UF do Transportador não informado 560 Rejeição: CNPJ base do emitente difere do CNPJ base da primeira NF-e do lote recebido 561 Rejeição: Mês de Emissão informado na Chave de Acesso difere do Mês de Emissão da NFe 562 Rejeição: Código Numérico informado na Chave de Acesso difere do Código Numérico da NF-e 999 Rejeição: Erro não catalogado (informar a mensagem de erro capturado no tratamento da exceção) 4.8 Código motivos da denegação de uso 301 Uso Denegado : Irregularidade fiscal do emitente 302 Uso Denegado : Irregularidade fiscal do destinatário 5 Cancelamento e inutilização de número de NF-e 5.1 Cancelamento Uma Nota Fiscal Eletrônica com autorização de uso pela SEFAZ poderá ser cancelada nas seguintes hipóteses: Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo Autorização de Uso ). Não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido saída da mercadoria do estabelecimento. Não tenha ultrapassado o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e que no Estado de São Paulo é de 168 horas (7 dias) a partir da autorização de uso. Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O status de uma NF-e (autorizada, cancelada etc.) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( 14

15 5.2 Inutilização Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110. A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração. A inutilização de número somente é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). É importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea por parte do contribuinte sobre irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados. 6 Contingência 6.1 FS - Contingência com uso do Formulário de Segurança É a alternativa mais simples para a situação em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor. Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão. Somente as empresas que possuam estoque de Formulário de Segurança poderão utilizar este impresso fiscal para a emissão do DANFE, pois o Convênio ICMS 110/08 criou o impresso fiscal denominado Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA, não sendo mais possível a aquisição do Formulário de Segurança FS para impressão do DANFE, a partir de 1º de agosto de 2009; 6.2 FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA É um modelo operacional similar ao modelo operacional da contingência com uso de Formulário de Segurança FS, a única diferença é a substituição do FS pelo FS-DA. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a criação da figura do estabelecimento distribuidor do FS- DA que poderá adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF-e de sua região; 6.3 SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional É a alternativa de emissão da NF-e em contingência com transmissão da NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN). Nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. Além do uso de série específica reservada para o SCAN (série ), o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional depende de ativação da SEFAZ de origem, o 15

16 que significa dizer que o SCAN só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NF-e. 6.4 DPEC Declaração Prévia de Emissão em Contingência É alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. O registro prévio das NF-e permite a impressão do DANFE em papel comum. A validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e para a SEFAZ de Origem. 7 Modalidades de emissão de NF-e O AJUSTE SINIEF 07/05 e as legislações específicas de cada estado disciplinam e detalham as modalidades de emissão de NF-e que serão descritas de forma simplificada a seguir. Em um cenário de falha que impossibilite a emissão da NF-e na modalidade normal, o emissor deve escolher a modalidade de emissão de contingência que lhe for mais conveniente, ou até mesmo aguardar a normalização da situação para voltar a emitir a NF-e na modalidade normal, caso a emissão da NF-e não seja premente. Como não existe precedência ou hierarquia nas modalidades de emissão da NF-e em contingência, o emissor pode adotar uma, algumas ou todas as modalidades que tiver à sua disposição, ou não adotá-las. 7.1 Emissão normal O processo de emissão normal é a situação desejada e mais adequada para o emissor, pois é a situação em que todos os recursos necessários para a emissão da NF-e estão operacionais e a autorização de uso da NF-e é concedida pela SEFAZ. Nesta situação a emissão da NF-e é realizada normalmente com a impressão do DANFE em papel comum, após o recebimento da autorização de uso da NF-e. 16

17 7.2 Contingência em formulário de segurança A contingência com o uso do formulário de segurança é o processo mais simples de implementar, sendo o processo de contingência que tem a menor dependência de recursos de infra-estrutura, hardware e software para ser utilizado. Sendo identificada a existência de qualquer incidente que prejudique ou impossibilite a transmissão das NF-e e/ou obtenção da autorização de uso da SEFAZ, a empresa pode adotar a Contingência com formulário de segurança que requer os seguintes procedimentos do emissor: Geração de novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para 2 ; Impressão de pelo menos duas vias do DANFE em formulário de segurança constando no corpo a expressão DANFE em Contingência - impresso em decorrência de problemas técnicos, tendo as vias, a seguinte destinação: I - uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais; II - outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Lavrar termo circunstanciado no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência RUDFTO, modelo 6, para registro da contingência, informando: I - o motivo da entrada em contingência; II - a data, hora com minutos e segundos do seu início e seu término; III - a numeração e série da primeira e da última NF-e geradas neste período; IV identificar a modalidade de contingência utilizada. Transmitir as NF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e, observando o prazo limite de transmissão na legislação; Tratar as NF-e transmitidas por ocasião da ocorrência dos problemas técnicos que estão pendentes de retorno. 17

18 Nota: Esta alternativa de contingência poderá ser utilizada até o término do estoque de Formulários de Segurança FS autorizados, mediante PAFS, até 31/07/09,, desde que o Formulário de Segurança FS tenha tamanho A4 e seja lavrado termo no livro RUDFTO, conforme dispõe a cláusula décima segunda do Convênio ICMS 110/08, a seguir transcrito: Cláusula décima segunda Os formulários de segurança, obtidos em conformidade com o Convênio ICMS 58/95 e Ajuste SINIEF 07/05, em estoque, poderão ser utilizados pelo contribuinte credenciado como emissor de documento fiscal eletrônico, para fins de impressão dos documentos auxiliares dos documentos eletrônicos relacionados no 1º da cláusula primeira, desde que: I - O formulário de segurança tenha tamanho A4 para todas as vias; II - Seja lavrado, previamente, termo no livro Registro de Uso de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO, modelo 6, contendo as informações de numeração e série dos formulários e, quando se tratar de formulários de segurança obtidos por regime especial, na condição de impressão autônoma, a data da opção pela nova finalidade. Parágrafo único. Os formulários de segurança adquiridos na condição de impressor autônomo e que tenham sido destinados para impressão de documentos auxiliares de documentos fiscais eletrônicos, nos termos do item II acima, somente poderão ser utilizados para impressão de documentos auxiliares de documentos fiscais eletrônicos. 7.3 Contingência SCAN O Sistema de Contingência do Ambiente Nacional SCAN é administrado pela Receita Federal do Brasil que pode assumir a recepção e autorização das NF-e de qualquer unidade da federação, quando solicitado pelo estado interessado. O SCAN somente tratará NF-e emitidas com numeração nas séries 900 a 999, inclusive. Esta regra aplica-se a todos os serviços (autorização, cancelamento, inutilização e consulta de situação da NF-e). Com esta restrição elimina-se a possibilidade de que, após a recuperação de uma falha, uma mesma NF-e tenha sido autorizada pelo SCAN e pela SEFAZ origem. Da mesma forma, a SEFAZ origem não autorizará, cancelará ou inutilizará numeração de NF-e nestas séries reservadas ao SCAN. A exceção a esta regra é o serviço de consulta à situação da NF-e, uma vez que a SEFAZ origem poderá responder à consulta de situação das NF-e das séries que estejam em sua base de dados. A recepção das NF-e pelo SCAN é ativada pelo estado interessado e, uma vez acionada, passa a recepcionar as NF-e de série 900 a 999 dos emissores credenciados para emitir NF-e na UF. Eventualmente, um emissor credenciado recentemente pode não estar autorizado a emitir NF-e no SCAN, caso o Cadastro Nacional de Emissores não tenha sido atualizado pela UF interessada. Ocorrendo a indisponibilidade, a SEFAZ origem acionará o SCAN para que ative o serviço de recepção e autorização de NF-e em seu lugar. Finda a indisponibilidade, a SEFAZ origem acionará novamente o SCAN, agora para desativar o serviço. A desativação do serviço de recepção e autorização de NF-e pelo SCAN será precedida por um período de 15 minutos, em que ambos os ambientes estarão simultaneamente disponíveis, de forma a minimizar o impacto da mudança para o Contribuinte. Inicialmente, o acionamento para ativação/desativação será baseado em interação humana, entre a operação da SEFAZ origem e a operação do SCAN. Apenas o serviço de recepção e autorização de NF-e pelo SCAN seguirá a sistemática de ativação/desativação. Os demais serviços (cancelamento, inutilização, consulta status de NF-e e consulta status do serviço) ficarão permanentemente ativos. Com isso o Contribuinte poderá, a qualquer momento, executar os cancelamentos, inutilizações e consultas necessárias à manutenção da integridade da seqüência de numeração das emissões de NF-e nas séries reservadas ao SCAN. 18

19 Após a recuperação da falha pela SEFAZ origem, as NF-e recebidas pelo SCAN (séries 900 a 999) serão transmitidas pelo Ambiente Nacional para a SEFAZ origem, de forma que, como as demais NF-e, elas ficarão disponíveis para consulta nos dois ambientes. A contingência SCAN deverá ser ativada com maior freqüência nas situações em que a indisponibilidade da recepção de NF-e pela SEFAZ de origem seja previsível e de longa duração como é o caso das interrupções programadas para manutenção preventiva da infra-estrutura de recepção da SEFAZ de origem. A identificação de que o SCAN foi ativado pela SEFAZ será através do serviço Consulta ao Status do SCAN e somente neste caso a empresa pode acionar o SCAN, devendo adotar os seguintes procedimentos: Identificação de que o SCAN foi acionado pela SEFAZ; Geração de novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para 3 ; Alteração da série da NF-e para a faixa de uso exclusivo do SCAN (900 a 999). A alteração da série implica na adoção da numeração em uso da série escolhida o que implica na alteração do número da NF-e também; Transmissão da NF-e para o SCAN e obtenção da autorização de uso; Impressão do DANFE em papel comum; Lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência RUDFTO, modelo 6, para registro da contingência, informando: I - o motivo da entrada em contingência; II - a data, hora com minutos e segundos do seu início e seu término; III - a numeração e série da primeira e da última NF-e geradas neste período; IV identificar a modalidade de contingência utilizada. Tratamento dos arquivos de NF-e transmitidos antes da ocorrência dos problemas técnicos e que estão pendentes de retorno, cancelando aquelas NF-e autorizadas e que foram substituídas pela seriação do SCAN ou inutilizando a numeração de arquivos não recebidos ou processados. 19

20 7.4 Contingência eletrônica com o uso da declaração prévia de emissão em contingência SCE/DPEC O modelo de Contingência Eletrônica foi idealizado como alternativa que permita a dispensa do uso do formulário de segurança para impressão do DANFE e a não alteração da série e numeração da NF-e emitida em contingência. Esta modalidade de contingência é baseada no conceito de Declaração Prévia de Emissão em Contingência DPEC, que será prestada pelo emissor para SEFAZ, contendo as principais informações das NF-e que serão emitidas em contingência. A Contingência Eletrônica poderá ser adotada por qualquer emissor que esteja impossibilitado de transmissão e/ou recepção das autorizações de uso de suas NF-e, adotando os seguintes passos: Alterar o tp_emis das NF-e que deseja emitir para 4 ; Regerar as notas fiscais e os lotes de NF-e; Gerar o arquivo XML de Declaração Prévia de Emissão em Contingência DPEC, com as seguintes informações das NF-e que compõe um lote de NF-e: a chave de acesso; o CNPJ ou CPF do destinatário; a UF de localização do destinatário; o Valor Total da NF-e; o Valor Total do ICMS; o Valor Total do ICMS retido por Substituição Tributária. Completar o arquivo gerado com outras informações de controle como o CNPJ, a IE e a UF de localização do contribuinte emissor e assinar o arquivo com o certificado digital do seu emissor; Enviar o arquivo XML da DPEC para a Receita Federal do Brasil via Web Service ou via upload através de página WEB do Portal Nacional da NF-e; Impressão dos DANFEs das NF-e que constam da DPEC enviado ao SCE em papel comum, constando no corpo a expressão DANFE impresso em contingência - DPEC regularmente recebida pela Receita Federal do Brasil, tendo as vias as seguintes destinações: I - uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais; II - outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Lavrar termo circunstanciado no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência RUDFTO, modelo 6, para registro da contingência, informando: I - o motivo da entrada em contingência; II - a data, hora com minutos e segundos do seu início e seu término. III - a numeração e série da primeira e da última NF-e geradas neste período; IV identificar a modalidade de contingência utilizada. 20

21 Adotar as seguintes providências, após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e para UF de origem: o transmitir as NF-e emitidas em Contingência Eletrônica para a SEFAZ de origem, observando o prazo limite de transmissão na legislação; o tratar as NF-e transmitidas por ocasião da ocorrência dos problemas técnicos que estão pendentes de retorno; 7.5 Contingência em formulário de segurança para impressão documento auxiliar de documento fiscal eletrônico - FS-DA Este procedimento de contingência será adotado pelos emissores que adquirirem o Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal FS-DA, e substituir a contingência com o uso do formulário de segurança. Sendo identificada a existência de qualquer fator que prejudique ou impossibilite a transmissão das NF-e e/ou obtenção da autorização de uso da SEFAZ, a empresa pode acionar a Contingência com FS-DA, adotando os seguintes passos: 21

22 Gerar novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para 5 ; Imprimir o DANFE em pelo menos duas vias do FS-DA constando no corpo a expressão DANFE em Contingência - impresso em decorrência de problemas técnicos, tendo as vias as seguintes destinações: I - uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais; II - outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Lavrar termo circunstanciado no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência RUDFTO, modelo 6, para registro da contingência, informando: I - o motivo da entrada em contingência; II - a data, hora com minutos e segundos do seu início e seu término; III - a numeração e série da primeira e da última NF-e geradas neste período; IV identificar a modalidade de contingência utilizada. Transmitir as NF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e, observando o prazo limite de transmissão na legislação; Tratar as NF-e transmitidas por ocasião da ocorrência dos problemas técnicos que estão pendentes de retorno. 22

23 7.6 Quadro resumo das modalidades de emissão da NF-e 23

24 8 Certificado Digital 8.1 Instalação do certificado Após a aquisição do certificado digital será necessário configurá-lo no Millennium Business. O certificado virá em formato de arquivo, gravado em um CD ou, o contribuinte poderá levar um pen drive até o revendedor e pedir para gravar seu certificado diretamente no dispositivo. Para instalar o certificado digital siga os procedimentos descritos abaixo: Localize a pasta onde se encontra o arquivo com o certificado a ser instalado e dê um duplo clique para executar o programa. Será exibida a tela do Assistente de instalação. Clique no botão Avançar. 24

25 Na tela seguinte selecione o certificado na pasta em que foi salvo e clique novamente no botão Avançar. Na tela seguinte será solicitada a digitação da senha que foi fornecida quando o certificado foi adquirido. Deixe as opções Ativar proteção... e Marcar esta chave... desmarcadas e marque a opção Incluir todas as propriedades. Clique em Avançar. 25

26 Na próxima tela, Repositório de Certificados, apenas clique em Avançar para aceitar a opção que já está selecionada. Na tela de finalização clique em Concluir. 26

27 O instalador emitirá uma mensagem informando que a importação foi realizada com êxito. Clique em OK para encerrar o programa de instalação. O certificado está instalado na máquina. 8.2 Configuração do certificado no Millennium Business O próximo passo para emissão de Nota Fiscal Eletrônica é a configuração do sistema. O Millennium Business pode ser configurado de duas formas distintas para empresas sem filiais e empresas com filiais Configuração para empresas sem filiais Entre em UTILITÁRIOS Administrador Configurações Gerais 27

28 Na pasta COMERCIAL, selecione a opção Nota Fiscal Eletrônica. 1) Ambiente Inicialmente devemos emitir a NF-e no ambiente de homologação. Para isso o credenciamento junto a SEFAZ da jurisdição da empresa deve ser realizado para o ambiente de Homologação. 2) Certificado Digital Selecione o certificado instalado na etapa anterior. Caso o certificado não esteja aparecendo para seleção, reveja o procedimento de instalação. 3) Tempo de Espera É o tempo, em segundos, que o sistema deve aguardar para receber resposta da SEFAZ, referente ao arquivo da NF-e emitida e enviada. Caso este tempo seja excedido, o sistema poderá perguntar ao usuário se o mesmo irá querer emitir o DANFE em Formulário de Segurança. 4) Logotipo para Danfe Caso a Empresa queira imprimir um Logotipo no DANFE, deve selecionar o arquivo de imagem neste campo. Para que isso seja possível, o arquivo de imagem tem que ser colocado na pasta: C:\wts\files\documentos\IMAGENS tem que ser uma imagem no formato bmp. 5) Imprime Data de Saída Marque este campo, se for necessário que seja impressa a data de saída dos produtos no Danfe. 28

29 6) Imprime Representante na Observação Imprimirá o nome do representante no campo Dados Adicionais do Danfe. 7) Tempo para uso do SCAN Configure o tempo de espera de resposta. Quando estiver sendo enviado o arquivo da NF-e em modo de contingência SCAN, caso este tempo seja excedido o sistema poderá perguntar ao usuário se o mesmo irá querer emitir o DANFE em Formulário de Segurança. 8) Simulação de Contingência Podemos selecionar o tipo de simulação que queremos testar, temos a opção de simular: a) O Modo de contingência SCAN b) O Modo de contingência Formulário de Segurança Para teste de emissão de Nf-e em Modo Normal deixamos este campo com o parâmetro: Não Simula O Millennium Business não trabalha com o modo de contingência DPEC Configuração para empresas com filiais Se o usuário gerenciar mais de uma empresa no sistema Millennium Business, cujos CNPJs sejam distintos, ou seja, empresas diferentes, deverá parametrizar a utilização do Certificado Digital da seguinte forma: Entre em UTILITÁRIOS Empresa Filiais 29

30 Clique em Procurar para visualizar as filiais cadastradas. Selecione a filial desejada e clique em Altera Filial. 30

31 Dentro do cadastro da Filial, na aba Dados da Filial, no campo Certificado Digital, selecione o certificado digital será utilizado pela filial para validação e assinatura da NF-e. No caso de haver mais de um certificado instalado, aparecerão todos os certificados para seleção. Clique em Efetivar para salvar as configurações. Realizadas as configurações do Ambiente, agora iremos proceder com as configurações complementares para emissão de NF-e no Millennium Business. 8.3 Configuração dos eventos de movimentação Entre em UTILITÁRIOS Administrador EventosEm todos os eventos que serão emissores de NF-e, clique na aba Documentos e preencha os campos da seguinte forma: - Modelo Nf Padrão, selecione a opção 55 Nota Fiscal Eletrônica Nacional (NF-e), modelo Tipo de Impressão da Nota: a. Para verificar os dados da NF-e antes de enviá-la à SEFAZ para ser autorizada (Conferência), selecione Aguarda Confirmação. Deste modo a NF-e somente será enviada por processo semiautomático que veremos em tópico específico. b. Para enviar automaticamente o arquivo digital da NF-e para autorização à SEFAZ selecione a opção: Armazenar e Imprimir. 31

32 É recomendável utilizar a opção Aguarda Confirmação, porque, esta opção poderá evitar transtornos de cancelamento de NF-e, por conter dados errados na sua emissão, sendo possível realizar uma conferência dos dados da NF-e antes de enviá-la à SEFAZ. Caso encontre qualquer erro, basta cancelar a nota fiscal no Millennium Business, corrigir a informação e emitir a NF-e novamente, não sendo necessário todo o procedimento de cancelamento de NF-e, quando esta já foi enviada à SEFAZ. 8.4 Emitindo uma Nota Fiscal Eletrônica Após realizar os parâmetros necessários o sistema Já estará pronto a realizar a emissão de NF-e, para isso acesse o evento que irá movimentar os itens e foi parametrizado para emitir NF-e, vamos fazer um faturamento de pedido de venda. Entre em VENDAS Movimentações 32

33 A seguir, selecione um evento de faturamento de venda. Insira os dados da movimentação e clique em Efetivar. 33

34 Na próxima tela, o sistema irá perguntar se deseja imprimir um romaneio da operação. Se desejar selecione Sim, nesse caso será necessário ter um modelo de Romaneio vinculado ao evento. Caso contrário, selecione Não. Clique no botão em Próximo Passo. Dica, se nesta tela você digitar a Letra N, para indicar Não o sistema mudará para a tela seguinte sem necessidade de clicar no botão Próximo Passo. 34

35 Na tela seguinte, marque o campo Imprimir uma Nota, confira a numeração da nota juntamente com a série, para ter certeza que estaremos imprimindo a série e o próximo número de NF-e, estando tudo Ok clique no botão F12 Próximo Passo. Na tela seguinte verifique e ajuste, se for o caso, as informações financeiras da movimentação e clique em Próximo Passo. 35

36 Se todas as informações estiverem corretas, o sistema irá finalizar a movimentação e deverá ter a NF-e disponível para conferência Conferência da Nota Fiscal Eletrônica Para checar a NF-e emitida e visualizar o DANFE para conferência: Entre em VENDAS Impressão de Documentos No campo Tipo Documento, selecione a opção Conferência de Danfe(NF-e), informe a Data Inicial de busca para as NF-es emitidas, a partir desta data, é possível selecionar outros filtros para refinar a busca de acordo com sua necessidade e clique no botão Procurar. O sistema irá listar todas as NF-es que estão pendentes de conferência, selecione uma nota e clique no botão Visualizar Danfe(NF-e), para conferir os dados emitidos na NF-e. 36

37 O sistema mostrará na tela um espelho do DANFE para sua conferência. Note a expressão SEM VALOR FISCAL, isto é necessário para informar que o DANFE ora visualizado e posteriormente até impresso não tem validade fiscal, uma vez que o arquivo da NF-e ainda não foi enviado e, portanto, ainda não autorizado para uso pelo fisco. Uma vez conferido, é necessário realizar o envio para que a SEFAZ autorize o uso. Feche a visualização do DANFE e, nesta mesma tela, clique no botão Conferir NF-e s. 37

38 O sistema exibirá a tela abaixo: Serão exibidas todas as NF-e s pendentes de envio. O usuário poder selecionar as NF-e que deseja enviar para a SEFAZ, marcando e desmarcando as NF-e s, após a seleção clique no botão OK as NF-e s serão enviadas. Atenção! Caso a parametrização do evento em Tipo de Impressão da Nota, esteja configurada para Armazenar e Imprimir estas etapas não serão possíveis, uma vez que, ao finalizar a movimentação, o sistema enviará automaticamente para a SEFAZ o arquivo da NF-e para que seja autorizada. 38

39 8.4.2 Conferindo o status da NF-e Para realizar a gerência do estado das NF-e s emitidas quanto ao seu processamento pela SEFAZ, acesse o módulo de Status de NF-e. Entre em vendas Status de NF-e Na tela seguinte, utilize os filtros para a busca, como Filial, Situação da NF-e e Data a partir da qual o sistema realizará a busca, uma vez selecionados os filtros clique no botão Procurar. 39

40 Para consultar as notas processadas, nesta tela é possível realizar todo o gerenciamento da NF-e emitida e verificar seu status quanto ao Processamento, Notas com Erros, Notas que estão aguardando o retorno da SEFAZ (Aguardando Protocolo). As NF-e s que estiverem com a situação NF Autorizada, foram processadas e autorizadas pela SEFAZ, ou seja, já estão aptas a terem impressos os respectivos DANFEs para acompanhar a circulação da mercadoria. Para imprimir o DANFE, selecione a NF-e e clique no botão Imprime Danfe. Caso queira visualizar o DANFE antes de Imprimi-lo, clique no botão Visualiza Danfe. 40

41 8.4.3 Cancelando uma NF-e Entre em VENDAS Status de NF-e. 41

42 Na tela exibida faça uma buscar pelas NF-e s processadas, selecione a NF-e a ser cancelada e clique no botão Cancela NF-e. Ao clicar no botão Cancela NF-e, será aberta a tela para a justificativa do cancelamento. Esta justificativa é obrigatória e será enviada à SEFAZ junto com o pedido de cancelamento da NF-e. Digite a justificativa com pelo menos 15 caracteres e clique no botão Efetivar. 42

43 Aguarde a mensagem: Comando executado com sucesso e tecle OK. Na mesma tela de Status, clique novamente no botão Procurar para atualizar a consulta sobre as notas processadas. Verifique a autorização do cancelamento nas colunas: Situação que deve estar preenchida com NF Cancelada Satus 101 = Código de NF-e Cancelada Mensagem de Erro Cancelamento de NF-e homologado Atenção! Uma NF-e somente poderá ser cancelada se ainda não foi iniciada a circulação da mercadoria. 43

44 Uma vez cancelada o usuário poderá utilizar a mesma movimentação para proceder aos acertos e emitir uma nova NF-e, um número de NF-e cancelada na SEFAZ não poderá ser reaproveitado para emissão de outra NFe. Para reaproveitar a movimentação, clique no botão Altera Movimento, na mesma tela de Status de NF-e, proceda com as alterações e emita outra NF-e Inutilizando a numeração da NF-e Entre em VENDAS Status de NF-e. Na consulta de notas processadas na figura abaixo, perceba que a NF-e número 11 não foi emitida no sistema. Desta forma tem que ser enviado o pedido de inutilização de número de NF-e à SEFAZ, para isso clique no botão Inutiliza NF-e s. 44

45 Na tela a seguir, selecione a filial, o ano corrente, a série da NF-e em e no campo Notas selecione a faixa de números que deseja inutilizar. Preencha o campo Justificativa e clique no botão Efetivar. Aguarde a mensagem: Comando executado com sucesso e clique em OK para finalizar. Na tela de Status de NF-e, com o campo Situação selecionando Notas Processadas, clique novamente no botão Procurar para atualizar a consulta. Veja que a inutilização de número de NF-e foi homologada ela SEFAZ. 45

46 Um número de NF-e inutilizado não poderá ser aproveitado para emissão de uma NF-e, veja o que ocorrequando se tenta emitir uma NF-e com número já inutilizado na SEFAZ. Entre em VENDAS Status e NF-e, faça uma busca e informe no campo Situação a opção Notas comerro. Verifique que a NF-e foi rejeitada, pois, já há o registro de inutilização de sua numeração na SEFAZ. 46

47 8.4.5 Nota Fiscal Complementar Entre em CONTROLADORIA Fiscal Nota Avulsa Especial O sistema exibirá a tela para inclusão da nota fiscal complementar. 47

48 Antes de Inciar o procedimento para emissão de NF-e Complementar, teremos que saber alguns detalhes: 1)Toda NF-e emitida necessita que seja informado um produto. Isto é condição básica do modelo da NF-e e não premissa do sistema, porém, devido ao modelo teremos que ter um produto cadastrado para utilizar nos casos específicos de emissão de NF-e Complementar; 2)Cadastrar um produto para o fim de emissão de NF-e Complementar; 3)Somente devem ser emitidas NF-e Complementares por este módulo quando o que estiver sendo complementado for: a)base de cálculo (ICMS, IPI, Subst. Tributária); a)valor Imposto (ICMS, IPI, Subst. Tributária) 4)Quando o complemento referir-se ao preço do produto deve-se emitir a NF-e pelo Evento, uma vez que teremos quantidade, valor unitário, valor total, base dos impostos e valores dos impostos, ou seja, será uma nota normal que estará complementando o preço do produto faturado em uma outra nota fiscal Cadastrando um produto para NF-e Complementar 48

49 A seguir clique em Incluir Produto. 49

50 Na guia Geral, cadastramos um código e na descrição NOTA FISCAL COMPLEMENTAR, na área de impostos pode informar como isento o ICMS e o IPI. Na guia Classificação selecionamos a Sit. Trib com 090-Outras Na guia Grade e Coversores, selecione cor Única, Estampa Única, Grade Única e em Conversores informe as Unidades de medida (Compra, Armazenamento e Venda), clique no botão Ctrl + Enter Efetivar 50

51 Agora que já temos o produto para utilização na emissão de NF-e Complementar vamos emitir uma NF-e Complementar. Na tela de Nota Avulsa Especial: No cabeçalho da Nota Avulsa, selecione o modelo de Nota, a série e clique na lupa do Número da Nota para o sistema trazer a próxima numeração a ser emitida e em Finalidade NF-e selecione NF-e Complementar a Filial que está emitindo. Na área Dados da Nota Referenciada (Dados da Nota que se está complementando), caso esteja comlementando uma Nota Fiscal Eletrônica, será necessário informar a chave da NF-e e neste caso basta apenas esta informação, caso esteja-se complementando uma Nota Fiscal modelo 1, emitida em Formulário, informe os campos: Uf, Mês/Ano, CNPJ Emissor, Modelo, Série e Número Nota. Em Destinatário / Remetente, selecione o destinatário da NF-e Complementar, deve ser o mesmo utilizado na Nota Fiscal que se esta complementando. 51

52 Em dados do produto, informe o produto que cadastramos na etapa anterior, não informe valores na linha do produto. Em Cálculo do Imposto, marque Nota Complementar e Informe o valor no campo que está sendo complementado, neste caso estamos complementando o Valor do ICMS, Informe no campo observação o motivo da emissão da NF-e. Veja a tela da Nota Avulsa Especial Preenchida, clique em Efetivar 52

53 Se o sistema solicitar uma impressora para imprimi a NF-e, selecione uma impressora onde será emitido o DANFE. 53

54 54

55 8.4.6 Envio do arquivo XML para o cliente Para que o Millennium Business envie automaticamente para o cliente uma cópia do arquivo Xml autorizado pela SEFAZ, basta configurar no cadastro do cliente o endereço de para o qual deve ser enviado o arquivo. Caso o cliente solicite uma nova cópia, ou mesmo, se houver falha no envio, o arquivo Xml poderá ser enviado manualmente também: Entre em VENDAS Status de NF-e 55

56 Na tela de Status de NF-e, faça uma busca utilizando os campos de filtragem como Filial, Situação e Data a partir da qual deseja visualizar o resultado e clique no botão Procurar, com o resultado na tela selecione a NF-e cujo arquivo XML será enviado ao cliente e clique no botão Salva XML. Selecione a pasta onde deseja que seja salvo o arquivo, Informe um nome para o arquivo e clique no botão Salvar. 56

57 Depois do arquivo salvo, é possível anexá-lo a uma postagem de e enviá-lo ao seu cliente. O arquivo XML será gerado com a extensão.txt mas sua formatação é XML Envio do arquivo de NF-e para o contador Para enviar os arquivos para o contador, será necessário que ele esteja previamente cadastrado no Millennium Business. Entre em CONTRALODORIA Cadastro Contadores 57

58 A seguir, clique em Inclui, ou Altera se já houver Contador Cadastrado. No cadastro do contador preencha o campo . Desta forma ao gerarmos os arquivos XML para o Contador, o sistema enviará automaticamente para o do Contador selecionado. 58

59 Para enviar as NF-e s emitidas ao contador, o processo é parecido com o de envio para clientes, especificado no tópico anterior. Entre em VENDAS Status de NF-e e clique no botão Envia XML s para Contador. Na próxima tela, selecione a filial cujas NF-e s serão enviadas, selecione o Contador, a Data Inicial e Data Final que compreende as NF-e s emitidas e clique no botão OK. Será aberta uma janela para seleção do local onde será gravado o arquivo zipado que conterá os arquivos XML e será enviado para o cadastrado do Contador. 59

60 Após a mensagem de Arquivo gerado com sucesso, clique no botão OK. Caso o Contador não confirme o recebimento e seja necessário enviar novamente, o usuário poderá fazê-lo de forma manual anexando o arquivo gravado a uma postagem de . Veja abaixo o recebido pelo contador. 60