SOFOLHA SOLUÇÕES CORPORATIVAS CONSULTORIA TRIBUTÁRIA. SFAutomatus X Controle de Estoque X SFContábil. Obrigação de Avaliar os Estoques

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1 SFAutomatus X Controle de Estoque X SFContábil Legislação Aplicada Obrigação de Avaliar os Estoques Empresas Tributadas com Base no Lucro Real As pessoas jurídicas submetidas à tributação com base no lucro real devem. Ao final de cada período de apuração, proceder ao levantamento e à avaliação dos estoques existentes, devendo essa providência abranger os estoques de (art. 261 e 292 do RIR/1999): a) mercadorias para revenda, nas empresas comerciais; b) matérias-primas, materiais auxiliares (e outros materiais empregados na produção) e produtos (acabados e em elaboração), nas empresas industriais; c) outros bens existentes em almoxarifado, em qualquer empresa. Levantamento de balanços ou balancetes de redução ou suspensão do imposto A empresa que optar pelo pagamento mensal do imposto por estimativa pode, se quiser, levantar balanços ou balancetes periódicos e apurar o lucro real gerado no ano-calendário em curso (até o mês do levantamento do balanço ou balancete), para fins de suspensão ou redução do pagamento do imposto mensal, observados os procedimentos focalizados em tópico específico desta parte. Na data desses balanços ou balancetes, para fins de apuração do resultado do período, será necessário levantar e avaliar os estoques existentes, embora seja dispensada a escrituração do Livro Registro de Inventário ( 3º do art. 12 da IN SRF nº93/1997). Todavia, se a empresa possuir registro permanente de estoques, integrado e coordenado com a contabilidade, somente estará obrigada a ajustar os saldos contábeis, pelo confronto com a contagem física, ao final de cada anocalendário ou no encerramento do período de apuração, nos casos de incorporação, fusão, cisão ou encerramento de atividades ( 4º do art. 12 da IN SRF nº 93/1997). Portanto, a existência de registro permanente de estoques, integrado e coordenado com a contabilidade, dispensa o levantamento físico dos estoques por ocasião dos balanços ou balancetes de suspensão ou redução do pagamento mensal. Para esse fim prevalecerá o valor dos estoques constante do registro permanente. Em 31 de dezembro, porém, será indispensável o levantamento físico. Empresas tributadas pelo Lucro Presumido ou optantes pelo Simples Nacional As pessoas jurídicas optantes pela tributação do Imposto de Renda Pessoa Jurídica com base no Lucro Presumido, bem como as Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte que se submeterem ao regime tributário do Simples Nacional, e que forem contribuintes do ICMS, também ficam obrigadas a proceder, em 31 de dezembro de cada anocalendário, ao levantamento e à avaliação dos estoques, tendo em vista que a lei lhes impõe o dever escriturar, nessa data, o Livro Registro de Inventário (art. 190, parágrafo único, II, e art. 527, II do RIR/1999, art. 3º, II da Resolução CGSN nº 10/2007). Critérios de Avaliação de Estoque De acordo com a legislação consolidada no art. 295 do RIR/1999, os valores existentes na data do encerramento do período de apuração poderão ser avaliados pelo custo médio ponderado de aquisição ou produção ou pelo custo dos bens adquiridos ou produzidos mais recentemente (Fifo ou Peps). Admite-se, ainda, a avaliação com base no preço de venda, subtraída a margem de lucro.

2 Custo Médio É o método mais usado no Brasil e consiste em avaliar o estoque pelo custo médio de aquisição apurado em cada entrada de material, ponderado pelas quantidades adicionadas e pelas anteriormente existentes. Os profissionais da área contábil hoje, estão enfrentando grandes dificuldades em relação a consolidação das informações entre os sistemas que são fundamentais para o registro das operações fiscais e cumprimento de diversas obrigações acessórias em nosso país, e que em sua grande maioria, sua operacionalização é feita parte na empresa (comércio em geral) e a conclusão das operações nos escritórios de contabilidade. Imaginem em um comércio por exemplo, temos o registro das mercadorias em estoque através da escrituração das suas entradas no sistema de automação comercial (nem sempre disponível para o empresário), depois o confronto dessas entradas com a emissão dos documentos fiscais de saída, através de sua escrituração, o resultado desse confronto seria obtermos os valores para escrituração do Livro Registro de Inventário, obrigação essa, que já esta presente nos sistemas dos escritórios de contabilidade e não mais na empresa comercial. Nesse caso, esse cruzamento envolvendo sistemas, ambientes e profissionais com nível de conhecimento totalmente diferentes, esta sendo um caos para os contadores que além de tudo, necessitam dessas informações para o fechamento de balanço patrimonial dessas empresas (informação do estoque final das mercadorias). Enfim, contudo estamos trabalhando forte para que essas dificuldades sejam exauridas, 2014 será um grande ano para a SÓFOLHA Soluções Corporativas, com um grande lançamento, um sistema capaz de resolver várias dificuldades. Uma prévia disso, é o exemplo abaixo veja os diferentes critérios de avaliação de estoque permitidos hoje pela nossa legislação fiscal, sendo reproduzidos fielmente pelo nosso sistema e pronto para ser transportado (independente de onde os sistemas estejam instalados) para nosso sistema "SFContábil", para posterior impressão do Livro Registro de Inventário e informação do Estoque Final de cada mercadoria para o encerramento automático do Balanço Patrimonial. Figura 1, exemplo da movimentação de um determinada mercadoria através do Custo Médio Permanente de avaliação do estoque;

3 Figura 2, sistema capaz de calcular esse critério e deixar disponível ao sistema "SFContábil"; Nota: Vale lembrar que não estamos elaborando um ficha apenas com as movimentações do estoque, estamos demonstrando as movimentações através dos critérios de avaliação permitidos pelo RIR/1999, e evidenciando o aplicado pelo profissional contábil para as obrigações acessórias em relação a essas operações. Figura 3, os valores do Estoque Final de cada mercadoria será agrupado conforme seu Grupo de Tributação e informado automaticamente no sistema "SFContábil", para o fechamento do balanço;

4 Figura 4, exemplo da movimentação da mesma mercadoria através do Custo Médio Permanente Mensal de avaliação do estoque; Figura 5, segundo método calculado pelo sistema disponibilizando ao profissional contábil a informação, também pronto para ser transportado ao sistema "SFContábil"; PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair) De acordo como método conhecido pela abreviatura Peps (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), que corresponde à tradução do inglês (First In, First Out), as saídas de estoque são avaliadas pelos respectivos custos de aquisição, pela ordem de entrada; dessa forma o estoque sempre será avaliado pelos custos das aquisições mais recentes.

5 Figura 6, método alternativo que poderia ser adotado para avaliação do estoque dessa mercadoria; Figura 7, incrível capacidade de armazenamento das informações e disponibilização aos usuários;

6 Figura 8, (continuação); Figura 9, além disso, a mercadoria estará automaticamente inventariada, gerando o Livro Registro de Inventário, também no sistema "SFContábil" ou "SFFiscal", conforme determina nossa legislação;

7 Figura 10, veja um comparativo entre os métodos através dos exemplos iniciais; *Destaque exclusivo do Software SFAutomatus Exclusivamente no método PEPS, caso a mercadoria possuísse quantidades com custos unitários diferentes ao final do período, e o registro de inventário fosse requisitado, com base interpretativa do item 2.3 do Parecer Normativo do Coordenador de Situação Tributária PN CST nº 6, de ,... o registro permanente de estoques pode ser feito em livro, em fichas ou em formulários contínuos emitidos por sistemas de processamento. Seus saldos, após feitos ajustamentos decorrentes de confronto com a contagem física, são transpostos anualmente para o Livro Registro de Inventário; no exemplo abaixo, as 200 unidades em estoque que estariam avaliadas por R$ ,00 (pelo PEPS), conforme o critério adotado... Figura 11, vejam o exemplo que possuímos dois preços de custos diferentes (apenas excluímos a última venda); Efetuaríamos a escrituração, calculando a média da quantidade existente pelo seu valor total avaliado, devido a obrigatoriedade da informação do custo unitário na escrituração, assim ficaríamos com o Livro Registro de Inventário da seguinte forma;

8 Figura 12, escrituração do Livro Registro de Inventário no sistema "SFContábil"; Poderia ser questionado, se o produto fosse transposto para o registro de inventario, como determina o PN CST nº 6/79, de forma a ser repetido por quantas vezes fosse necessário, informando cada preço de custo diferente (neste exemplo; 100 unidades a R$ 810,00, totalizando R$ ,00 e 90 unidades a R$ 815,00, totalizando R$ ,00). Efetuamos os lançamentos manualmente dessa forma no SPED Fiscal e observamos que não é admissível. Figura 13, observe a existência de dois preços de custo diferentes para um mesmo produto, porém o validador não permite que um mesmo código de produto - COD_ITEM seja lançado por mais de uma vez no período; Sendo assim, reforçamos o entendimento que neste caso do critério de avaliação dos estoques através do método PEPS, separando bem seu significado que suas saídas de estoque são avaliadas pelos respectivos custos de aquisição, pela ordem de entrada..., e para escrituração do Livro Registro de Inventário, o produto/mercadoria deverá estar escriturado apenas uma vez no período, sendo os campos quantidade, valor unitário e valor total obrigatórios, aplicaremos a divisão do valor total avaliado pela quantidade total do produto/mercadoria, encontrando um único custo médio para ser informado no Livro Registro de Inventário.

9 Todavia, alertamos que, dada a inexistência de previsão legal expressa, há risco de questionamento fiscal. O envio das informações geradas pelo SFAutomatus ao sistema "SFContábil", no período ideal dos encerramentos, promoveria automaticamente a geração dos seguintes registros do Bloco H: Inventário Físico, segundo o Guia Prático EFD-ICMS/IPI: a) Registros H001: ABERTURA DO BLOCO H - este registro deve ser gerado para abertura do bloco H, indicando se há registros de informações no bloco; b) REGISTRO H005: TOTAIS DO INVENTÁRIO - este registro deve ser apresentado para discriminar os valores totais dos itens/produtos do inventário realizado em 31 de dezembro de cada exercício, ou nas demais datas estabelecidas pela legislação fiscal ou comercial. A partir de julho de 2012, as empresas que exerçam as atividades descritas na Classificação Nacional de Atividades Econômicas /Fiscal (CNAE-Fiscal) sob os códigos /01 e 46818/02 deverão apresentar este registro, mensalmente, para discriminar os valores itens/produtos do Inventário realizado ao final de cada mês. Ex.: inventário realizado em 31/12/08 deverá ser apresentado na EFD-ICMS/IPI de período de referência fevereiro de Atribuir valor Zero ao inventário significa escriturar sem estoque; c) REGISTRO H010: INVENTÁRIO - este registro deve ser informado para discriminar os itens existentes no estoque; d) REGISTRO H020: Informação complementar do Inventário - este registro deve ser preenchido para complementar as informações do inventário. No caso de mudança da forma de tributação do ICMS da mercadoria (MOT_INV=2 do H005), somente deverá ser gerado esse registro para os itens que sofreram alteração da tributação do ICMS; e) REGISTRO H990: ENCERRAMENTO DO BLOCO H - este registro destina-se a identificar o encerramento do bloco H e a informar a quantidade de linhas (registros) existentes no bloco. Figura 14, escrituração do Livro Registro de Inventário no SPED Fiscal;

10 Figura 15, registro da principal obrigação acessória, coordenação e integração total entre os sistemas; Outro tema complexo que envolve esse critério de avaliação dos estoques, diz respeito aos registros das devoluções, onde nos casos de devolução de produtos/mercadorias ao fornecedor ou de recebimento de devolução de clientes, ocorridos após terem sidos efetuados os registros da entrada ou da saída, respectivamente, na ficha de estoque, tecnicamente, devem ser observados os seguintes procedimentos: a) as devoluções ao fornecedor são lançadas na ficha de estoque na coluna Entradas, negativamente, e não na coluna Saídas ; b) as devoluções recebidas de clientes são lançadas na coluna Saídas, também negativamente. Com a adoção de tais procedimentos, a soma das Entradas corresponderá ao valor das compras líquidas e das Saídas equivalerá ao valor do custo das mercadorias vendidas, registrados na contabilidade. Por que afirmamos que o processo é complexo, o ponto fundamental para as devoluções de venda (clientes), será que, quando ocorrer o lançamento dessa devolução, deverá ser indicado pelo usuário o documento fiscal original da operação de venda, isso porque, no momento dessa venda foram retirados do estoque quantidades com seus respectivos custos unitários, na ordem dos mais antigos para os mais recentes (método PEPS), assim, com a devolução, deverão retornar aos estoques, respectivamente esses valores, independente do período em que ocorrer a devolução. Já a devolução dos fornecedores não gera tantos reflexos consideráveis no processo de atualização das fichas de estoque, porém será necessário como nas devoluções de venda, a localização no sistema e indicação pelo usuário, do documento original de compra. A seguir demonstraremos as situações que refletem a explicação;

11 Figura 16, operações de compras, vendas e devoluções de compra e venda fora de uma ordem cronológica de data e hora; Reavaliação dos saldos, pela devolução, importância de Identificarmos o documento original de Venda. Reavaliação dos saldos, pela devolução, importância de Identificarmos o documento original de Compra. Pelo PEPS, ao final do período, teríamos quatro custos diferentes, no Inventario (H010) permite apenas um. Figura 17, resultado preciso levando em conta as datas e horas das Entradas e Saídas, apurado pelo SFAutomatus ;

12 Figura 18, (continuação); Figura 19, (continuação); Veja abaixo, o sistema SFCóntabil representando exatamente os valores através de suas peças contábeis. Em nossos exemplos, estamos realizando a integração entre três sistemas diferentes; SFAutomatus, SFContábil e o SPED Fiscal. Nota: Os exemplos aqui realizados, levam em consideração todas as possibilidades cabíveis encontradas na atividade mercantil, verificando assim, a capacidade de processamento do SFAutomatus (material com conteúdo didático exclusivo Sófolha Soluções Corporativas).

13 Figura 20, sequência dos lançamentos contábeis realizados em decorrência das operações de compra, venda e suas respectivas devoluções (origem "SFFiscal");

14 Figura 21, resultado sendo acompanhado pelo sistema "SFContábil"; A capacidade de coordenação e integração dos sistemas nos leva a surpreendente precisão dos valores. Dessa forma, temos orgulho em afirmar com veemência, que oferecemos aos nossos Clientes, um conjunto de Software s ( SFAutomatus, "SFFiscal" e SFContábil ), totalmente integrados e coordenados e que nas situações mais extremas, nenhum ajuste manual de acerto é necessário. Contudo, existe um imenso cenário por traz desses exemplos que foram evidenciados, que estaremos a partir de agora, demonstrando através de exemplos práticos aos nossos Clientes, até o lançamento definitivo de nosso SFAutomatus.

15 Consultoria Tributária SF Wanderley Novello de Lima Júnior CRC: 1SP216028/O-1 Fonte de dados: Guia IOB de Contabilidade Sistema SFAutomatus - Solucionador de dificuldades - SÓFOLHA Soluções Corporativas Sistema SFContábil - Contabilidade SÓFOLHA Soluções Corporativas Sistema SFFiscal - Escrita Fiscal SÓFOLHA Soluções Corporativas Programa de Validação e Assinatura da Escrituração Fiscal Digital - EFD Demais dispositivos legais, já mencionados no texto