SCPI 8.0. Guia Rápido. Módulo Diário-Razão. Introdução. Finalidade do Módulo Diário- Razão. Cadastro. Nesta Edição

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1 SCPI 8.0 Guia Rápido Módulo Diário-Razão Introdução Nesta Edição 01 Finalidade do Módulo Diário-Razão 02 Cadastro Plano de Contas O objetivo desse Guia é fornecer informações específicas para utilização do Módulo Diário-Razão. Para a correta utilização do Sistema é necessário que o usuário tenha conhecimento sobre o funcionamento contábil de lançamentos em partida dobrada sobre o plano de contas. Histórico Padrão 03 Lançamento Inicial Automático Manual/Manutenção Verificações Básicas 04 Lançamentos Rotina Lançamentos Mensais Manutenção Independente da Execução Incorporar Patrimônio 05 Lançamentos Finais Lançamento Final Checagem Balancetes 06 Impressão Finalidade do Módulo Diário- Razão O Módulo Diário-Razão tem como principal objetivo, importar os lançamentos da execução orçamentária feitas no Módulo Contas, e transpor essas informações para um plano de contas. Ou seja, tudo que é feito diariamente no Módulo Contas é transportado em lançamentos sobre o plano de contas em partidas dobradas. Após a transposição de informações, é possível imprimir relatórios como Diário Razão Balancetes de Encerramento sobre as contas do plano, Balanços de Encerramento Orçamentário, Financeiro, Patrimonial e Econômico. Aprenda como utilizar o Módulo Diário-Razão para elaboração dos balanços de encerramento de exercício. Cadastro Neste Menu ficam cadastrados o Plano de Contas Contábil, com sua estrutura Básica. E o Histórico Padrão, onde cada usuário cadastra o histórico conforme achar necessário.

2 PÁGINA 2 Plano de Contas O usuário poderá Incluir, Alterar, Excluir, Imprimir ou Localizar. Entre no Módulo Diário/Razão, Menu Plano de Contas e clique nos botões de acordo com o que necessita fazer: Alterar, Excluir ou Imprimir. Entre no Módulo Diário/Razão, Menu Histórico Padrão : Lançamento Inicial Importante: a inclusão de uma Conta Extra Orçamentária deverá ser feita através do Módulo Contas, item Manutenção de Fichas, tanto no Menu Despesa quanto no Menu Receita. Clique no Botão Incluir e opte por Extra Orçamentária. Necessitando fazer alguma Alteração, esta deverá ser feita através do Menu Plano de Contas no Módulo Diário/Razão. Esclarecimento: ao clicar no botão Imprimir, o usuário poderá optar entre: Plano de Contas Completo ou por Sistema, imprimir o Plano com valores ou não, e optar por entidade. Observe a tela abaixo: O lançamento inicial é o ponto de partida e nele não pode haver quaisquer divergências nas informações referentes aos saldos provenientes do encerramento do Exercício Anterior. Uma abertura errada irá comprometer todo encerramento. Temos dois tipos de Lançamento Inicial: Automático e Manual. Automático Neste Lançamento o Sistema importa do Exercício Anterior os Saldos Patrimoniais do Balanço. Sempre deverá ser efetuado, mesmo não existindo base do Exercício Anterior no Sistema SCPI. O lançamento nos Sistemas: Patrimonial, Financeiro e Orçamentário, será baseado em informações do Exercício Atual. Para fazer o Lançamento Inicial acesse o Módulo Diário-Razão, Menu Lançamento Inicial, item Automático. Marque as opções necessárias e clique no botão Lançar. A seguir o Sistema lançará: Histórico Padrão Cadastrando históricos neste Menu, o trabalho diário fica mais rápido. Cada vez que pedir um histórico, ao invés de digitar, o usuário pode apenas colocar o Código correspondente, que o Sistema puxa o histórico automaticamente. O usuário poderá Incluir, Sistema Patrimonial Lançando Balanço Patrimonial do Exercício Anterior: todos os saldos de fechamento de Balanço do Exercício Anterior. Se não existir base anterior, será lançado somente o Saldo Bancário do Exercício Anterior digitado no Menu Conta Corrente do Módulo Contas. O lançamento dos saldos do Exercício Anterior das Contas Patrimoniais, tais como: Cauções, Consignações, Devedores Diversos, Dívida Ativa, Bens Móveis e Imóveis, Dívida Fundada, Patrimônio, deve ser digitado no Menu Lançamento Inicial, item Manual/Manutenção.

3 PÁGINA 3 Sistema Financeiro Lançando Saldos Financeiros do Exercício Anterior: saldo Bancário do Exercício Anterior digitado no Menu Conta Corrente do Módulo Contas ; Sistema Orçamentário - Lançando Orçamento do Exercício: Previsão de Receita e Fixação da Despesa. Dados digitados no Módulo Orçamento ; Corrigir Códigos Pendentes do Plano de Contas: corrige os códigos do Plano de Contas. Ao lançar o Mês, se não encontrar algum código o Sistema dá uma mensagem informando que deve ser feito a correção do Plano; Conta Contábil: digite o número do Código Contábil; Vinculo Receita e Despesa: digite o Código de Aplicação; Data do Lançamento: digite a data do Lançamento; Valor: digite o valor a Débito ou a Crédito; Histórico: utilize o Histórico Padrão e a Discriminação já será preenchida; Discriminação: não utilizando o Histórico Padrão, digite um histórico para o Lançamento: Conferência de Códigos do Plano de Contas e Saldos de Abertura: confere os códigos do Plano de Contas. Fazendo esta conferência periodicamente, o sistema já faz as correções antes do Lançamento Mensal: Este Menu também pode ser utilizado para fazer ajustes nos Lançamentos quando necessário. Utilize os botões: Incluir: conforme explicado acima; Após o Lançamento Automático, é aconselhável fazer uma conferência dos registros lançados pelo Sistema. Acesse o item Manual/Manutenção, para efetuar as Verificações Básicas, conforme orientação inserida neste manual. Manual/Manutenção Geralmente utilizado quando não existe Encerramento do Exercício Anterior no Sistema SCPI, ou seja, quando o SCPI está sendo utilizado pelo primeiro ano. Para digitar será necessário que o usuário, de posse do Balanço Patrimonial do Exercício Anterior, acesse o Módulo Diário/Razão, Menu Lançamento Inicial, item Manutenção. Clique no botão Incluir. A seguir digite os campos: Alterar: localize o lançamento a ser alterado, clique sobre ele para marcar e clique no botão Alterar ; Excluir: localize o lançamento a ser excluído, clique sobre ele e clique no botão excluir ; Organizar; clique sobre o botão quando desejar ordenar os Lançamentos. Importante: para localizar um Lançamento, utilize o recurso de Filtros optando por um, ou mais tipos. Clique no botão Filtrar. Necessitando voltar à tela de Manutenção, clique no botão Tirar Filtro : Número Registro: número seqüencial do Sistema. Não preencher; Entidade: digite o número da entidade; Conta: número do Código Contábil;

4 PÁGINA 4 Entidade: número da Entidade; Título da Conta: digite o título da conta; Valor: digite o valor; Na tela abaixo temos o modelo de uma abertura correta. Com seus lançamentos a Débito e a Crédito conforme a Natureza das contas, e em suas respectivas Entidades. Note que os totais de Débito e Crédito são iguais, e o Saldo é zero: Entidade: filtrar individualmente cada entidade e verificar se o saldo esta zerado; Sistema: filtrar por Sistema. Digite o primeiro dígito referente às Contas do Sistema. Ex. No campo Conta digite 3 e clique em Filtrar. A seguir aparecerá apenas os Lançamentos do Sistema Patrimonial. Na tela abaixo apresentamos um modelo de Abertura do Sistema Patrimonial. Observe que o total de Crédito e Débito é igual. Abertura dessa Entidade está correta: Conseqüentemente a Note que filtramos por Sistema e Entidade, e o Saldo também é Zero. Lançamento de Rotina Verificações Básicas Após efetuar os Lançamentos Iniciais, algumas verificações são essenciais para se ter certeza de que a Abertura está correta em relação ao Balanço Patrimonial do Exercício Anterior. Acesse o Módulo Diário/Razão, Menu Lançamento Inicial, Item Manual/Manutenção e confira: Entidades: os lançamentos devem estar divididos por Entidade. Inclusive o Resultado Patrimonial do Exercício Anterior, ou seja, Ativo Real Líquido ou Passivo Real a Descoberto. O Lançamento de Rotina é responsável pela transposição das informações lançadas dia a dia no Módulo Contas para o Plano de Contas. Exemplo: ao emitirmos o Razão de uma ficha Extra Orçamentária: INSS Consignações, os Pagamentos/Despesas foram lançados a Débito e os Recebimentos/Receitas a Crédito. Criando uma movimentação sobre o Plano de Contas, na conta com o mesmo Código Contábil da ficha extra do Módulo Contas. Confira na tela abaixo: Crédito e Débito: Total de Crédito e Débito deve ser Igual, e o Saldo deve ser Zero. Verifique: Consolidado: sem filtrar Entidade;

5 PÁGINA 5 Manutenção Esta opção é utilizada para visualizar os lançamentos mensais que foram gerados automaticamente. Para acessar, entre no Módulo Diário/Razão, Menu, Lançamento de Rotina, item Manutenção : Lançamentos Mensais Para lançar o mês, acesse o Módulo Diário/Razão, Menu Lançamento de Rotina, item Lançamentos Mensais. Esclarecimento: este Menu também pode ser utilizado por Usuários mais Avançados quando for necessário efetuar transferências entre contas do mesmo Sistema. Fazendo o Lançamento individualizado de cada conta, tanto a débito como a crédito. Use os botões Incluir, Alterar, Eliminar, Localizar ou Organizar conforme descrito no Menu Lançamento Inicial, item Manual/Manutenção. Utilize o recurso Filtrar para localizar um Lançamento específico, optando por um, ou mais tipos: Informe o período de movimentação, ou seja, o mês a ser lançado. Clique no botão Lançar. O Sistema irá transpor as informações do Módulo Contas para o Plano de Contas do Módulo Diário/Razão. Conta: número do Código Contábil; Entidade: número da Entidade; Vínculo: número do Código de Aplicação; Tipo de Lançamento: escolha o tipo clicando na seta à direita; Valor: digite o valor desejado; Data: digite a data. Lembrando que no Diário o lançamento sempre é feito no último dia do mês: Importante: se, após efetuarmos o lançamento de rotina de um determinado período, for necessário alterar alguma informação no Módulo Contas, como: empenho, receita, pagamento, liquidação, etc., será necessário efetuar novamente o lançamento de rotina do período para que as informações no Diário/Razão não fiquem desatualizadas.

6 PÁGINA 6 Note que no detalhe em Azul temos o botão + Filtros. Clicando nele abre uma tela onde poderá ser feita uma Pesquisa Avançada. Nesta tela o usuário poderá optar quais os tipos de filtro, clicando encima do botão e arrastando para baixo. Montando desta maneira a pesquisa desejada: Para fazer Lançamentos, entre no Módulo Diário/Razão, Menu Lançamento de Rotina, item Independente Execução. Neste item podemos: Incluir: preencher os campos: Entidade: digite o número da entidade; Conta Contábil: digite o número da conta; Vinculo Receita/Despesa: digite o Grupo e o Código de Aplicação; Data Lançamento: digite a data; Independentes da Execução Esta opção é utilizada para efetuar Lançamentos que o Sistema não importa do Módulo Contas por serem Independentes da Execução Orçamentária. Tais como: Inscrição/Cancelamento de Dívida Ativa, Entradas/Saídas de Almoxarifado, Inscrição/Baixa de Dívida Fundada, Incorporação/Desincorporação de Bens Móveis e Imóveis, entre outros. Débito/Crédito: digite o valor a Débito ou a Crédito; Discriminação: digite o histórico detalhando a que se refere o Lançamento. Lembramos que ao fazer um Cancelamento ou Inscrição, para que o Sistema faça corretamente a Confirmação da Análise do Módulo Balanço, Menu Relatórios, item Balanço e Análise, é necessário que o Histórico inicie com: Cancelamento ou Inscrição ; Excluir: localize o Lançamento a ser excluído, clique nele para marcar, a seguir clique no botão Excluir, e todos os 4 Lançamentos serão excluídos; Imprimir: imprime todos os Lançamentos efetuados; Organizar: organiza os Lançamentos por ordem de data. Ao incluir um Lançamento, o usuário notará que após clicar no botão Ok, o Sistema incluirá automaticamente os lançamentos de Contrapartida. Exemplo: se lançar uma Inscrição de Dívida Ativa, faremos uma inclusão a Débito na conta Dívida Ativa e o Sistema se encarregará de gerar outros 3 lançamentos de contrapartida. Como mostra a tela abaixo: Note na tela acima que à direita temos um pequeno Razão, onde aparece a movimentação da Conta Contábil em que será feito o Lançamento. Demonstrando: Saldo Inicial, Movimentação a Débito e a Crédito, e Saldo Final. Esta é mais uma ferramenta do Sistema para fazer o acompanhamento do Saldo já na hora do Lançamento, podendo assim detectar algum erro de digitação de valor ou do número da Conta. Importante: para que o Sistema faça os Lançamentos de Contrapartida corretamente, ao incluir uma

7 PÁGINA 7 Incorporação/Desincorporação de Bens, logo após a inclusão do valor a Débito/Crédito, o Sistema abrirá uma janela onde será necessário optar: Incorporação de Bens Móveis ou Imóveis: Compra, Doação ou Reavaliação : Desincorporação de Bens: Venda, Inservível ou Reavaliação : Lançamentos Finais Final Anexos de Balanço. Esta opção tem a finalidade de calcular os Incorporação do Patrimônio Esta opção poderá ser utilizada pelos usuários que utilizam o Módulo Patrimônio. Tem como finalidade efetuar as incorporações por aquisição ou reavaliação e baixas de bens já informados no módulo de controle de patrimônio. Evitando assim que esses lançamentos sejam feitos pelo lançamento independente da execução. Já para quem não utiliza o módulo patrimônio esses lançamentos deverão ser feitos manualmente pela opção de Lançamentos independentes da Execução. Para fazer a incorporação acesse o Módulo Diário/Razão, Menu Lançamento Rotina, item Incorporar Patrimônio. O usuário deverá lançar seguindo a seqüência abaixo. Opte por: Aquisições: clique no botão Incorporar ; Baixas: clique no botão Incorporar ; Reavaliação: clique no botão Incorporar. Para acessar entre no Módulo Diário/Razão, Menu Lançamento Final, item Final. A seguir será necessário informar a data para o Sistema Finalizar e o tipo de finalização: Consolidado: os anexos serão emitidos de forma consolidada; Entidade: os anexos serão emitidos por entidade; Vínculo: os anexos serão por vínculo específico; Entidade/Direta: os anexos serão somente da Administração Direta; Entidade/Indireta: os anexos serão somente da Administração Indireta. A seguir clique no botão Finalizar. O Sistema fará os cálculos necessários para apuração dos resultados e permitirá que os relatórios do Módulo Balanço sejam emitidos conforme a opção de finalização. Exemplos: se desejamos emitir o Balanço de uma Entidade até Novembro, basta informar a data 30/11/2009, o número da Entidade e clicar em Finalizar. Assim, todos os Relatórios do Módulo Balanço serão emitidos somente da Entidade finalizada, com o encerramento até o mês de Novembro;

8 PÁGINA 8 Se quisermos emitir os relatórios do Balanço Consolidado, basta finalizar o Diário com a opção Consolidado, informar até que mês desejamos a apuração e clicar em Finalizar. Ao acessar o Módulo Balanço todos os relatórios de encerramento serão emitidos de forma Consolidada: Suplementação em uma Dotação na Entidade Câmara usando como recurso a Redução em uma dotação da Entidade Prefeitura. Se for este o caso, o erro pode ser desconsiderado, pois no fechamento Consolidado ele irá desaparecer; Contas Não Cadastradas no Plano de Contas: verifica se existe algum lançamento em conta não cadastrada no Plano de Contas Contábil: Solução: Relançar Corrigir Códigos Pendentes do Plano de Contas no Menu Lançamento Inicial, item Automático ; Despesa Paga Balancete/Diário: verifica se o total de Despesa Paga do Módulo Contas está igual ao total de Despesa Paga lançada no Módulo Diário-Razão : Solução: efetuar novamente o Lançamento de Rotina Mensal do período especificado; Importante: o Lançamento Final pode ser feito em qualquer mês. Podendo assim apurar um Balanço Parcial e a emissão dos Relatórios do Balanço até aquele mês. Checagem Neste item o Sistema faz várias checagens para evitar que alguns erros cheguem até o Balanço. A seguir apresentamos o que é verificado em cada uma delas e a possível Solução, no caso de conter erro. Analise feita na checagem: Despesa Empenhada Balancete/Diário: verifica se o total de Despesa Empenhada do Módulo Contas está igual ao total de Despesa Empenhada lançada no Módulo Diário/Razão : Solução: efetuar novamente o Lançamento de Rotina Mensal do período especificado; Lançamentos em Títulos: verifica se existe algum lançamento em conta título do Plano de Contas Contábil: Solução: verificar se existe Conta Bancária ou Conta Extra Orçamentária cadastrada em Conta Título. Se existir, altere o cadastro e faça novamente o Lançamento de Rotina de todos os meses; Receita Mensal Arrecadada Balancete/Diário: verifica se o total de Receita Arrecadada do Módulo Contas está igual ao total de Receita Arrecadada lançada no Módulo Diário/Razão : Solução: efetuar novamente o Lançamento de Rotina Mensal do período especificado: Variações Patrimoniais: Suplementações Lançadas: Contas Negativas e Discriminação das Alienações: verifica se o Saldo da Conta está Invertido em relação à Natureza da Conta: Lançamentos e Contrapartida: verifica se os totais de débito e crédito estão iguais: Solução: Geralmente o problema está na abertura do Diário. Revise a abertura. Orientações neste guia em Lançamentos Iniciais ; Observação: se o Diário foi finalizado por Entidade o problema pode estar sendo gerado pelo fato de existir Suplementação por Redução entre Entidades diferentes. Exemplo: Solução: emitir um razão da conta que está com o Saldo Invertido. Analisar: Abertura do Diário: conferir: Se o Saldo de Abertura está correto em relação ao fechamento do Exercício Anterior; Se o Saldo de Abertura está lançado na mesma conta de Execução. O Código Contábil deve ser o mesmo. Conta do Plano de Contas no Saldo de Abertura = Ficha de Execução no Módulo Contas.

9 PÁGINA 9 Natureza da Conta: em algumas situações a Conta pode estar aberta com o Código Contábil contrário a sua Natureza: Ativo: conta de Natureza devedora, ou seja, primeiro sai a Despesa/Pagamento. Neste caso a conta deve ter o Código Contábil 313xxx. Ex: Salário Família, Salário Maternidade; Passivo: conta de Natureza Credora, ou seja, primeiro entra a Receita/Desconto. Neste caso a conta deve ter o Código Contábil 323xxx. Ex: Consignações=valor descontado no salário dos Servidores, Diversos Depósitos=valor descontado de Prestador de Serviço ou Convênios Extra. Execução: conferir a movimentação Débito/Crédito: Bancos: se o Crédito/Depósito está lançado na Conta do Banco onde realmente entrou o valor. Extra Orçamentária: se o pagamento está lançado na mesma conta que entrou o Desconto/Receita. Ex: INSS descontado do Servidor entra como Receita/Crédito na ficha INSS/Consignações-852,80-Entidade 1. O pagamento/débito deste INSS deve sair da ficha INSS/Consignações, com o mesmo valor retido 852,80 e Entidade 1. Havendo um pagamento com valor maior que o retido, conseqüentemente, a conta ficará com saldo negativo. Ou seja, saldo invertido em relação a sua Natureza. Balancetes Neste item podemos emitir um Balancete apresentando os quatro Sistemas: Orçamentário, Financeiro, Patrimonial e Econômico. Acesse o Módulo Diário Razão, Menu Lançamento Final, item Balancetes. Escolha o Mês e o Tipo de Balancete Contábil: Isolado ou Consolidado. A seguir clique no botão Visualizar. Este Balancete também pode ser impresso. Clique no botão Imprimir após a visualização. Esclarecimento: este Balancete é o mesmo que aparece no final da Checagem. Impressão Nesta opção podemos imprimir: Rascunho, Diário, Razão e Razão por Sistema. Entre no Módulo Diário/Razão, Menu Impressão, escolha o tópico desejado e siga as instruções do Sistema. O Razão é o mais usado, pois facilita a conferência dos Lançamentos no Diário/Razão.