SISTEMA DE CATÁLOGO. Departamento de marketing

Transcrição

1 SISTEMA DE CATÁLOGO Departamento de marketing

2 Buscando a melhoria contínua dos processos, foram realizadas atualizações no sistema de catálogo. Confira, a seguir, quais foram essas atualizações.

3 Você será informado, via , de toda a atualização de status feita em seu pedido, podendo assim acompanhar em qual etapa se encontra o pedido.

4 Para que os pedidos não fiquem parados por falta de estoque, foi criado o status SEM ESTOQUE. Desta forma, o pedido é encerrado e, quando o estoque do catálogo for reabastecido, você receberá um informando que já pode fazer uma nova solicitação.

5 7 dias após o pedido estar pronto para retirada aparecerá, na sua extranet, uma janela pedindo para você confirmar o recebimento do item. Caso não tenha recebido, haverá um campo de texto no qual você pode escrever alguma informação que ache relevante sobre isso. Dessa forma, será gerada uma solicitação automática, do mesmo item, e o depto comercial receberá, via , a notificação de que houve extravio. Após essa notificação, o depto comercial analisará o caso e decidirá se o material será enviado novamente ou não. É IMPORTANTE QUE A REVENDA TENHA CERTEZA QUE O PEDIDO NÃO CHEGOU, PARA QUE NÃO HAJA DESGASTES DESNECESSÁRIOS. Clique em recebi esta solicitação e depois em confirma ou não recebi esta solicitação, preencha o motivo e clique em confirma Campo para informação

6 IMPORTANTE: Tenha certeza que o pedido não chegou, para que não seja gerado um novo pedido sem necessidade ou desgastes desnecessários Enquanto a tela do recebimento não for respondida, todas as solicitações de catálogo estarão bloqueadas

7 Procedimento para Solicitações de catálogos Objetivo Apresentar o procedimento necessário para solicitação dos itens disponíveis no Sistema de Catálogos

8 Solicitação pela Extranet A revenda coloca a solicitação pela extranet e receberá um informando que a solicitação foi enviada para aprovação. Aprovação (Depto Marketing) Aprovado Na quarta-feira seguinte à solicitação, o depto de marketing acessa o sistema de catálogos e realiza a liberação das solicitações. Após a liberação, é enviado o relatório de todos os pedidos aprovados para o depto comercial. Após a liberação, a revenda receberá um automático informando que a solicitação foi aprovada. Não Aprovado Caso a solicitação seja cancelada por motivo adversos (duplicidade de solicitações, a pedido da filial etc), o status é alterado para Não Aprovado e no campo descrição é informado a razão do cancelamento. Isso finaliza o processo de solicitação e a revenda receberá um automático informando que a solicitação não foi aprovada. Sem estoque Quando o material solicitado não estiver disponível no estoque, o status será Sem Estoque. Isso finaliza o processo de solicitação e, assim que o item estiver disponível, a revenda receberá um informando que um novo pedido poderá ser feito. Separação dos Catálogos (Boy) Na quinta-feira, seguinte à liberação, o boy faz a separação dos materiais na sala de catálogos, através da listagem encaminhada do depto de marketing para o depto comercial. Ao término da atividade, o boy devolve essa listagem ao depto comercial indicando quais os materiais foram efetivamente separados.

9 Expedição dos Catálogos (Depto Comercial) Entrega dos Catálogos Itens Separados Na sexta-feira, seguinte à separação, o depto comercial altera o status de todos os itens separados para Expedido_Logística. Com isso, a revenda receberá um automático informando que o pedido está disponível para retirada. O depto comercial deverá coordenar com a revenda a retirada do material. Itens não Separados Se houver solicitações não separadas, o status continua Aprovado_Tlmk e: - o depto comercial deverá informar o depto de marketing se isso aconteceu por falta de estoque. - caso o problema seja outro, o depto comercial deverá gerenciar a finalização dessa separação. Quando o material for retirado, o depto comercial alterará o status da solicitação para Entregue e, automaticamente, será enviado um à revenda informando que sua solicitação foi finalizada no sistema. Sete dias após a alteração do status para Entregue aparecerá, na tela inicial da extranet da revenda solicitante, um aviso para que seja indicado o recebimento, ou não, dos catálogos. Enquanto essa ação não for realizada, novos pedidos de catálogos ficarão bloqueados na extranet. Itens Recebidos A revenda deverá confirmar o recebimento do catálogo clicando no botão Recebi esta solicitação e depois em Confirma. Com isso a solicitação é finalizada no sistema. Itens não Recebidos A revenda deverá confirmar o não recebimento do catálogo clicando no botão Não recebi essa solicitação e depois em Confirma. A solicitação será duplicada automaticamente. Será enviado um para o depto de marketing e o depto comercial, que verificarão por qual razão houve extravio e, após análise, será liberará ou não a solicitação. Aprovado O processo reinicia na etapa Aprovação pelo Depto de Marketing e um é enviado a revenda informando que a solicitação foi aprovada. Não Aprovado O processo é encerrado e é enviado um à revenda informando o motivo.

10 Procedimento para Solicitações de itens controlados pelo Protheus Objetivo Apresentar o procedimento necessário para solicitação dos itens: Kit de Amostra CD Guia de Sistema Placa de Obra Personalizada Kit Brinde cinto, inclinômetro, boné

11 Solicitação via Extranet A revenda coloca a solicitação pela extranet e receberá um informando que a solicitação foi enviada para aprovação Aprovação (Depto Marketing) Aprovado Na quarta-feira seguinte à solicitação, o depto marketing acessa o sistema de catálogos e realiza a liberação das solicitações. Após a liberação, o depto de marketing envia o relatório de todos os pedidos aprovados ao depto comercial. Após a aprovação, a revenda receberá um automático informando que sua solicitação foi aprovada. IMPORTANTE: o prazo de aprovação pode variar de acordo com a disponibilidade do material Não Aprovado Caso a solicitação tenha que ser cancelada, devido a duplicidade de solicitações ou à pedido da revenda, o status é alterado para Não Aprovado e no campo descrição é informado a razão do cancelamento. Isso finaliza o processo de solicitação e a revenda receberá um automático informando o motivo desse cancelamento. Sem estoque Quando o material solicitado não estiver disponível no estoque, o status será Sem Estoque. Isso finaliza o processo de solicitação e, assim que o item estiver disponível, a revenda receberá um informando que um novo pedido poderá ser feito

12 Expedição dos Catálogos Quando o depto comercial receber a lista de aprovação, deverá colocar os pedidos no sistema (Protheus) e informar esse nºs de pedidos para o depto de marketing. Após o lançamento dos pedidos, o depto comercial deverá expedir o(s) item(ns) no sistema e coordenar com a revenda a retirada e faturamento (quando necessário) do material. A revenda receberá um informando que o material já está disponível para retirada. Entrega dos Catálogos Quando a revenda retirar o material na fábrica, o depto comercial deverá alterar o status da solicitação para Entregue e, automaticamente, será enviado um à revenda informando que sua solicitação foi finalizada no sistema. Sete dias após a alteração do status para Entregue aparecerá, na tela inicial da extranet da revenda solicitante, um aviso para que seja indicado o recebimento, ou não, dos catálogos. Enquanto essa ação não for realizada, novos pedidos de catálogos ficarão bloqueados na extranet. Itens Recebidos A revenda deverá confirmar o recebimento do catálogo clicando no botão Recebi esta solicitação e depois em Confirma. Com isso a solicitação é finalizada no sistema. Itens não Recebidos A revenda deverá confirmar o não recebimento do catálogo clicando no botão Não recebi essa solicitação e depois em Confirma. A solicitação será duplicada automaticamente. Será enviado um para o depto de marketing e o depto comercial, que verificarão por qual razão houve extravio e, após análise, será liberará ou não a solicitação. Aprovado O processo reinicia na etapa Aprovação pelo Depto de Marketing e um é enviado a revenda informando que a solicitação foi aprovada. Não Aprovado O processo é encerrado e é enviado um à revenda informando o motivo.