Protecção e Tratamento de Dados

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1 Protecção e Tratamento de Dados 1. Clientes A. Política de Protecção de Dados a ser partilhada com os clientes: O que é informação pessoal A Rootine trata com profundo respeito e seriedade a salvaguarda da privacidade dos seus clientes, como o nome, a data de nascimento, a morada, contacto telefónico, endereço de , NIF, numero de cartão de crédito, troca de s, contrato, formulários ou documentação, informações de saúde e outras preferências ou informações transmitidas à Rootine com o intuito de fornecer ao cliente um serviço personalizado e adaptado às suas necessidades. Toda esta informação será recolhida apenas depois do consentimento do Cliente e processada de acordo com a legislação da União Europeia de Regulação Geral de Protecção de Dados. Porquê é que a informação pessoal é recolhida? A missão da Rootine é presentear o cliente com um serviço personalizado, verdadeiramente útil às suas necessidades e com o máximo de qualidade. A informação pessoal é recolhida para que seja possível à Rootine, fornecer ao cliente os serviços por ele requisitados. Arquivar esta informação permite à Rootine melhorar o serviço ao cliente, sempre que este volte a contactar a Rootine para adquirir novos serviços ou produtos, confirmar tanto à Rootine como ao cliente, as anteriores transações realizadas, reconciliar facturas, e ajudar o cliente (ou possível cliente) a manter-se informado das ultimas ofertas e de outras informações que lhe possam interessar. Se o cliente (ou possível cliente) desejar deixar de receber informações da Rootine, esse pedido poderá ser feito a qualquer momento, para o ;: geral@rootine.pt. Protecção e Tratamento de Dados Versão 1 Abril

2 Como é recolhida a informação pessoal: No website da Rootine: Por favor ver a política de Cookies abaixo. Newsletter e Formulários de Recolha de Informação O cliente poderá ser questionado, previamente, durante ou posteriormente o serviço efectuado, sobre o seu interesse de se inscrever como parte da Mailing List para que receba a newsletter da Rootine. O website da Rootine, contém também uma área específica para qualquer pessoa, que deseje inscrever-se por vontade própria para receber a Newsletter da Rootine. As Newsletter enviadas, servem para partilhar novos serviços, promoções, ou qualquer novidades sobre os serviços prestados pela Rootine. Os contactos poderão também ser utilizados para o envio de formulários de recolha de informação para novos serviços e de feedback dos serviços prestados. Inscrição para workshop ou marcação de uma sessão individual No momento de realizar a inscrição para um workshop ou da marcação de uma sessão individual, será enviado ao cliente, por , um formulário que o cliente deverá preencher na sua integra. O formulário, contem pedidos de informação pessoal, como o nome, morada, contactos, data de nascimento, e informações pessoais e familiares (numero de filhos, se tem algum tipo de doença, entre outros). Ao transmitir a sua informação pessoal, o cliente reconhece e concorda com os Termos e Condições e Política de Privacidade apresentados no mesmo formulário, pela Rootine. Dependendo do método de pagamento escolhido, poderá ser pedido posteriormente o numero de cartão de crédito, sendo este pedido realizado directamente pela plataforma de pagamentos Stripe. Tendo em conta a natureza desta informação pessoal, o sistema de pagamentos é seguro, protegendo o cartão de crédito do cliente de acordo com a encriptação de tecnologia Secure Socket Layer (SSL). Durante a prestação de serviços: Durante a prestação de serviços poderão ser guardadas, na ficha do cliente, algumas informações pessoais do cliente, desde que se mostrem importantes para o fornecimento e qualidade dos serviços prestados, assim como, para futuros serviços que o cliente possa querer adquirir num futuro, ou outros dados importantes para a emissão de facturas, assim como o valor pago pelos serviços efectuados. Esta informação também Protecção e Tratamento de Dados Versão 1 Abril

3 é arquivada pela Rootine, com o intuito de compilar a informação necessária para os relatórios financeiros e de gestão, incluindo os que são impostos pelos auditores e regulamentos do governo. Informação relativa ao cliente durante o serviço prestado, também poderá ser arquivada (por ex.: problemas de saúde, requisitos do cliente, problemas, reclamações ou elogios relativos ao serviço prestado...). Esta informação será arquivada na ficha do cliente, onde deverá estar também informações relativas a serviços prestados anteriormente. A todas estas informações acrescentam-se os conteúdos de qualquer documento que o cliente partilhe com a Rootine, quer no momento prévio, durante ou posterior ao serviço efectuado, nomeadamente cartas, cartões de agradecimento, ou qualquer documento eletrónico como s, que poderão ser também arquivados. Esta informação poderá ser partilhada entre os vários colaboradores da Rootine. Como é arquivada a informação pessoal A Rootine arquiva toda a informação pessoal numa localização segura, quer seja numa base de dados digital, ou num arquivo físico. Para além do mais, são tomadas medidas para que apenas tenham acesso a estes documentos os colaboradores ou parceiros, que necessitam realmente para que possam exercer as suas funções. Para que a Rootine possa servir os seus clientes com mais qualidade e de forma mais personalizada possível, a informação dos clientes é arquivada na ficha do cliente, nos documentos e sistemas necessários ao funcionamento e controlo da operação. Outras informações poderão ser arquivadas para exercícios de gestão, como o valor dos serviços, data de fornecimento, respectivo pagamento, número e especificação dos serviços adquiridos. Qual a informação pessoal que poderá ser partilhada com terceiros Qualquer agente, empresa, ou serviço parceiro da Rootine poderá receber algumas informações pessoais dos clientes, sempre que estes forneçam serviços à Rootine, para que a Rootine, possa responder de forma mais eficiente às necessidades dos seus clientes. A Rootine é responsável por garantir que o parceiro irá cumprir com a protecção da privacidade dos dados partilhados, de forma consistente e com os princípios de acordo com a Política de Protecção da Rootine e que respondam à legislação em vigor. A informação pessoal dos clientes só poderá ser partilhada, com os parceiros da Rootine sem o consentimento dos clientes, quando: 1. Autorizado pela lei ou governo; 2. Necessário para fornecer serviços extra requisitados pelo próprio cliente, no que, neste caso, será considerado como tendo o consentimento implícito; Protecção e Tratamento de Dados Versão 1 Abril

4 3. Se o pagamento foi realizado por uma terceira parte, que não o próprio cliente, sendo neste caso, partilhada a informação de facturação e pagamento. 4. Se a Rootine suspeitar de alguma actividade ilegal, podendo neste caso, partilhar a informação suspeita com a polícia ou com um represente da lei. Tempo de retenção da informação Pessoal A informação pessoal irá ser arquivada pelo um período mínimo de 5 anos, conforme requerido pela legislação, para qualquer empresa prestadora de serviços. Poderá também ser arquivada por tempo indefinido pela Rootine, desde que, se mantenha activo um propósito de negócio e/ou prestação de serviços com o cliente de questão. Períodicamente haverá uma revisão dos arquivos, e se o cliente não usufruí de qualquer serviço da Rootine por mais de 3 anos, a informação será eliminada. Acesso, alteração e eliminação da informação pessoal O cliente poderá ter acesso, corrigir, adicionar, actualizar ou eliminar a sua informação pessoal, se contactar a Rootine para o geral@rootine.pt. A Rootine, poderá requisitar uma cópia de um documento de identidade válido para proteger e confirmar a identidade do mesmo, antes de proceder às respectivas alterações pedidas. Dúvidas sobre a Política de Privacidade O cliente poderá contactar a Rootine, para qualquer dúvida ou questão relacionada com a sua Política de Privacidade, com um endereçado a geral@rootine.pt Política de Cookies O porquê da Rootine utilizar cookies? A Rootine utiliza cookies no nosso website para melhorar a performance do mesmo, para melhorar a experiência do utilizador e para poder servir como análise ao tráfego e interesse do conteúdo do mesmo. O que são cookies? Cookies são pequenos arquivos de texto, que são arquivados no user do nosso computador ou dispositivo móvel através do browser da internet, retendo unicamente informação relacionada com as preferências do utilizador e não a informação pessoal do Protecção e Tratamento de Dados Versão 1 Abril

5 mesmo. Os cookies irão permitir ao website reconhecer o dispositivo do utilizador na próxima visita. Não são utilizados cookies para recolher informação que possa identificar o utilizador uma vez que apenas é arquivada informação genérica, como, de que forma o utilizador chegou ao website ou de que país está aceder ao website. A qualquer momento, o utilizador pode decidir, ser notificado sobre os cookies utilizados ou bloquear a sua respectiva entrada no sistema, tudo, através do browser de internet que o utilizador dá preferência. Esta recusa na utilização de cookies nos websites, poderá resultar na impossibilidade de aceder a algumas áreas do website, ou de receber informação de alguma forma adaptada ao utilizador. Para que são os Cookies? Os cookies são utilizados para ajudar a determinar a utilidade, interesse e número de acesso de cada utilizador ao website, permitindo uma navegação mais rápida e eficiente assim como de entender quais os conteúdos que tem mais procura ou que são mais visualizados pelos seus respectivos visitantes. Como gere a Rootine os cookies? Os Cookies ajudam a optimizar os nossos websites. No entanto, os browsers de internet permitem ao utilizador aceitar, bloquear ou eliminar os cookies, selecionando as respectivas definições no seu web browser. Mesmo que permita a utilização dos cookies, o utilizador poderá sempre limitar parte dos mesmos. Para que o utilizador possa aprender como proceder a esta operação, basta pesquisar o tópico na secção de ajuda, do web browser. Como posso aprender mais sobre Cookies? Para mais informações sobre os cookies e como estes são utilizados, por favor clique no seguinte link: B. Como tratar informações dos clientes As informações recolhidas dos clientes são armazenadas nos nossos documentos e sistemas operativos, nomeadamente nas fichas de clientes, para que seja possível decorrer com a operação, e para que haja um registo em caso de futuros serviços, permitindo à Rootine prestar um serviço mais cuidado e atencioso. Protecção e Tratamento de Dados Versão 1 Abril

6 Os s trocados com os nossos clientes ficam também armazenados automaticamente no sistema interno de Correio Electrónico da Rootine, sabendo que qualquer que contenha informações partilhadas pelo cliente, consideradas sensíveis deverá ser apagado. As contas da Rootine quer no sistema operativo, quer no sistema interno de Correio Eletrónico só estarão activas enquanto a Rootine estiver a exercer actividade. A partir do momento em que a Rootine deixe de exercer actividade de prestação de serviços, as contas serão eliminadas. Elementos físicos, como cartas ou postais enviadas pelos clientes em dada posterior ao serviço efectuado, poderão também ser guardados por tempo indefinido. C. Como tratar cartões de crédito Os Cartões de Crédito são recolhidos pela nossa empresa parceira, Stripe especializada para recolha de informações de pagamentos e são tratados de acordo com a política de funcionamento da mesma. 2. Candidaturas Nos Currículos Vitae recebidos para Candidaturas de postos de trabalho, estes só devem ser guardados quer fisicamente ou virtualmente, durante o período necessário da análise da escolha para a determinada função, e depois desse momento devem ser destruídos. Em caso de haver interesse em determinados Currículos enviados por Candidatura Espontânea ou que a Rootine considere que poderá ser uma mais valia para o futuro, só podem ser guardados se for autorizado pelos respetivos candidatos. 3. Outros Qualquer informação que surja e não esteja mencionada nesta Instrução de Trabalho deve ser discutida e avaliada para que seja tratada da melhor forma. Protecção e Tratamento de Dados Versão 1 Abril