Bright Side The of Failure How to turn a negative experience... into a positive improvement

Transcrição

1 INSTITUTO NACIONAL DE PESQUISAS ESPACIAIS - INPE Pós-Graduação em Engenharia e Tecnologia Espaciais - ETE Bright Side The of Failure How to turn a negative experience into a positive improvement by Tom Sheffrey O Lado Brilhante das Falhas (Fracasso) Como transformar uma experiência negativa positiva em uma melhoria Luciane Maria das Graças Pablo Roberto Auricchio Rojas 21/11/2011 CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 1

2 Sumário 1. Introdução 2. Aprender com o fracasso 3. Ferramentas 4. Conclusão CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 2

3 1. Introdução O conteúdo desta apresentação está baseado no artigo Bright Side The of Failure How to turn a negative experience into a positive improvement escrito por Tom Sheffrey e publicado na revista Quality Progress, pg. 24, 2011 Tema Central Melhoria Contínua Tom Sheffrey é um consultor baseado em Anchorage, AK. Ele obteve um mestrado em gestão de projetos da Universidade do Alasca-Anchorage. Um ASQ membro sênior e certificada Six Sigma Black Cinto, Sheffrey escreveu o Preparação para o Exame PMP / CAPM Guia. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 3

4 1. Introdução As organizações tendem a abandonar projetos fracassados muito rapidamente, perdendo oportunidades de melhoria. Quatro ferramentas familiares podem ajudar a identificar onde as coisas deram erradas e levar a melhorias de processo. Essas ferramentas ajudaram uma organização aprender a partir de uma construção não projeto e colocar salvaguardas para garantir o sucesso futuro. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 4

5 1. Introdução Três tipos de melhoria contínua: a eliminação de defeitos, eliminação de processos (lean) e melhoria de processos. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 5

6 2. Aprender com o fracasso Exemplo fornecido pelo autor: Estudo de Caso O projeto, que fracassou em escopo, custo e tempo envolvidos na instalação de um gasoduto entre duas instalações para transporte de diesel que ficam cerca de 20 quilômetros de distância. Projeto programado para encerar em 31/12/2008, a um custo de US $ 24 milhões. Até Abril de 2009, não havia sido concluído e os custos subiram para US $ 44 milhões, apesar do escopo do projeto ter sido reduzido. A Gestão investigou e descobriu problemas nas áreas de gerenciamento de projetos, compras, qualidade, recursos e projeto de controles. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 6

7 2. Aprender com o fracasso Gerenciamento de projetos O uso extensivo da comunicação verbal em vez de documentação escrita aumentou a confusão sobre o trabalho a ser executado. A base para controles eficaz de projetos (quando trabalho iniciado, como o trabalho progredia, a propriedade (responsabilidade) de comunicação, e documentação do processo) não foi imediatamente estabelecida. A Comunicação tardia para limitar o escopo do projeto aumentou confusão envolvendo o trabalho que precisava ser feito, acrescentando custos e atrasos. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 7

8 2. Aprender com o fracasso Gerenciamento de projetos Uma Previsão otimista em relação a conclusão do projeto não foi apoiado pelo percentual físico de trabalho concluído, indicando monitoramento do projeto inadequado. A contratação e a estratégia de execução foram falhas e efetivamente não apoiaram o projeto, que teve um impacto negativo sobre a eficiência de execução do projeto. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 8

9 2. Aprender com o fracasso Compras Houve confusão sobre as ferramentas a utilizar para o acompanhamento e relatórios de status de aquisição. A incapacidade para obter dados de fornecedor pontual resultou em a liberação de desenhos emitidos para construção, que contidas seções principais que não foram projetados corretamente. Os materiais foram encomendados tarde devido à incapacidade de navegar no processo de aquisição e insuficiente pessoal de aquisição para colocar as ordens. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/2011 9

10 2. Aprender com o fracasso Qualidade Os módulos contendo as válvulas e eletrônicos foram entregue com problemas, incluindo problemas de qualidade com selos elétricos, conectores e os mecanismos de parafusos que resultou em atrasos no cronograma e a transferência de trabalho para a construtora. Atraso na entrega de painéis de controle elétrico e válvula de atraso a descoberta de erros de projeto que ainda adiada atividades de construção. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

11 2. Aprender com o fracasso Qualidade O contratante civil escavou muito profundamente, exigindo que alguns dos suportes de tubulação e conexões de tubulação fossem retrabalhadas no campo por parte do contratante da construção. A grade não se encaixava na contenção de concreto e precisava ser refeita no campo. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

12 2. Aprender com o fracasso Recursos A concorrência para o pessoal com outros projetos resultou na atribuição de pessoal menos experiente para este projeto numa fase onde já havia atrasos. A concorrência para a obra resultou na contratação de uma empresa de construção que não estava familiarizada com o ambiente de trabalho. ( inexperiência) CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

13 2. Aprender com o fracasso Recursos Houve um significativo de volume de negociações em engenharia e pessoal de construção em momentos críticos durante execução do projeto. Os trabalhadores de um empreiteiro chegaram para fazer o trabalho em uma estrutura que ainda não havia sido completada por outro contratante, deixando a equipe sem nada para fazer por dias. (diversas vezes) CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

14 2. Aprender com o fracasso Projeto de controles O projeto não tinha uma programação integrada mostrando a relação entre contratos de engenharia, e construção de empreiteiros. O cronograma de construção foi constantemente reorganizado dar conta de atraso na entrega ou materiais em falta. Tendências e ordens de mudança não foram devidamente registradas, autorizadas ou incorporadas em conclusão que afetavam os cronogramas e previsões. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

15 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Segundo o autor, a melhoria de processo requer a utilização de quatro ferramentas: Análise da causa raiz (RCA), uma matriz de priorização, uma teoria da mudança do modelo de lógica e uma métrica de medição. (indicadores de desempenho) CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

16 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Análise da causa raiz (RCA) CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

17 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Matriz de priorização ( Trabalha com a condição antecedente utilizado na ferramenta A ao lado da matriz de priorização) O objetivo é resolver os problemas simples primeiro. Este critério é conhecido como filosofia de frutas: Trabalho sobre as mais fáceis primeiro para solucionar os problemas e alcançar a melhoria do processo imediato. Uma série de perguntas é formulada para cada problema. Se a resposta for "sim" existem poucas restrições. Se a resposta é "não" a qualquer das questões, do problema solução é mais complexa, e você deve passar para o próximo problema. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

18 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

19 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Matriz de priorização Note-se que problemas 1-3 são "sim" em toda a extensão. Problemas 4-7 têm um "não" à primeira pergunta e deve ser ignorada inicialmente. Isso não significa que eles não devem ser tratados no futuro, que só significa que, por enquanto, os esforços devem ir em direção ao que pode ser corrigido imediatamente. Problemas 11/08 também têm respostas "sim" em toda a extensão. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

20 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Teoria da mudança do modelo de lógica O modelo lógico é uma forma de abordar um problema, alterações de projeto e teorizar como as mudanças irão alterar um resultado. A saída da planilha de priorização entrada para o modelo lógico. Existem sete condições antecedentes que podem ser colocado em um modelo lógico como insumos para o projeto de atividades que irá fornecer uma solução para o problema. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

21 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

22 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Indicadores de desempenho É uma descrição de uma chave de desempenho indicador (KPI) para o projeto. O melhor desempenho pode ser obtido com a adoção de métricas são simples, fáceis de coletar e capaz de interpretar de dados. A métrica neste exemplo (KPI) é chamada de "dormir com um jacaré. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

23 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Ficha de controle do KPI Dormir com um Jacaré CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

24 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Cronograma de reuniões Este relatório deve ser preenchido pelo planejador ou programador em cada reunião. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

25 3. Quatro ferramentas para a melhoria contínua Reuniões da equipe em que todos participam não garante o sucesso do projeto, reuniões de equipe de projeto que os membros não frequentam garante problemas. Esta é a parte de dormir com o jacaré. O modelo de lógica indica que é preciso melhorar o processo de comunicação da equipes. As reuniões devem ser regulares e acompanhar o resultado de quem não comparece. Também é aconselhado um relatório sobre a reunião que pode ser usado para monitorar a freqüência. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/

26 4. Conclusão Quando um projeto termina em desastre, a gestão em geral pergunta o que deu errado em vez do que a organização pode fazer de maneira diferente para garantir que ele não volte a acontecer. Por com estas quatro ferramentas, é possível fazer mudanças positiva que, gradualmente, melhorarão o gerenciamento de projetos, processos e contribui para que os erros que ocorreram a primeira vez não voltem a ocorrer. CSE Planejamento e Gestão da Qualidade 21/11/