Estudo de caso no estoque de uma loja de materiais para construção

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1 Estudo de caso no estoque de uma loja de materiais para construção Camila Cristina Prati Passarini (Unioeste) Rayssa Proença Loiola (Unioeste) Riquianderson Tiago de Oliveira Gomes (Univel) Marcelo Roger Meneghatti( Unioeste) Resumo Uma empresa para que tenha um bom desenvolvimento, um bom faturamento é preciso que tenha uma boa gestão de estoques, controlando e armazenando adequadamente os materiais, para que não haja falhas e posteriormente a falta do produto. Diante disso, o objetivo principal desse trabalho foi analisar a gestão de estoque de uma empresa de materiais de construção. Foi realizado uma pesquisa a partir de observações e um questionário semi estruturado, para saber pelos próprios funcionários quais seriam os problemas de estoque na empresa em questão. Observaram-se vários problemas de gestão de estoques, como: esquecimentos de materiais pela falta de organização e o principal agravante desta empresa é que todo o processo de contagem de estoques e vendas é feita manualmente, possibilitando assim muitas falhas. Para que esta empresa possa começar a se adequar melhor na sua gestão de estoques serão sugeridas algumas melhorias. O estudo apresentado contribui para o meio acadêmico, a empresa em questão e principalmente apresenta temas para futuros trabalhos. Palavras-Chave: Gestão de estoques. Falta de organização. Problemas no estoque. Área Temática: Estratégia e Competitividade 1. Introdução Um dos principias tópicos da Administração de Recursos Materiais e Patrimonial é a questão de controlar estoques, sendo muito importante, pois controlando os estoques podem se verificar os desperdícios, a quantidade de cada material que esta em falta com mais precisão, também tem o controle do investimento exagerado em estoques entre outros. Segundo, Pascoal (2008), para se manter um estoque organizado, são necessários vários requisitos, uns dos principais são: determinar o numero de itens que deve ser estocados, a quantidade necessária para um período determinado e qual o momento certo que deve reabastecer o estoque. E toda a empresa deve ter um estoque mínimo ou também chamado de

2 estoque de segurança, que determina a quantidade mínima estocada, que é destinada caso tenha algum atraso no momento da compra com o fornecedor, garantindo um funcionamento eficiente da empresa, sem riscos de falta ao consumidor. Com o estudo da problemática da empresa observada neste trabalho chegou-se a seguinte questão: Quais são os problemas que uma empresa de materiais de construção teria em manter, organizar seu estoque? Quais seriam as possíveis soluções para essa empresa? Contribuindo assim para o meio acadêmico, para a empresa em questão e principalmente apresenta temas para futuros trabalhos. Desse modo, o trabalho apresentado explicitará quais são os problemas de uma empresa que não tem uma gestão de estoque definida e quais seriam as sugestões possíveis para que se tenha um bom desenvolvimento dentro do estoque e como isso facilitaria a sua gestão. A metodologia utilizada para se ater dos problemas dessa organização foi através de observações dentro da empresa e um questionário semiestruturado. Foi observado um local desorganizado, com praticamente nenhum sistema para controlar o estoque, sendo assim motivo de muitas falhas e faltas. No segundo capítulo, foi feito um estudo sobre a gestão de estoque, conceitos, as principais funções, o objetivo e as vantagens de se ter uma gestão de estoques adequada. No terceiro capitulo, começa o estudo sobre a empresa de materiais de construção, explicitando todo o processo de estoque, quais foram os problemas observados e a metodologia utilizada para que se chegasse á essas observações. No quarto capitulo, falaremos sobre as sugestões encontradas para os problemas observados, e como seguiria o processo dessa proposta de melhoramento do estoque da empresa em questão. Por fim, foram feito as considerações que se teve sobre esse trabalho, embasado pelos capítulos anteriores e os resultados que se pode obter se a proposta for bem implantada. 2. Fundamentação Teórica De acordo com Amaral (2011), o conceito de gestão de gestão de estoques teve por origem na função de compras em empresas que tomaram conhecimento sobre a importância

3 de integrar o fluxo de materiais e suas funções de suporte. Para que se tenha um bom desempenho dentro de uma empresa é preciso ter uma boa gestão de estoques. De acordo com Pascoal (2008), a gestão de estoques é primordialmente a tarefa de fazer uma compra bem negociada, para garantir um preço diferenciado em sua venda, sabendo a quantidade correta de compra de materiais e no momento certo. As principais funções de estoque são: ter a certeza e garantir que a empresa está abastecida de materiais, evitando assim a demora ou o atraso no fornecimento de materiais; e sempre economizar nas compras, por meio de compra ou produção em lotes econômicos. De acordo com Amaral (2011), que o controle de estoques é utilizado para registrar, fiscalizar e gerenciar a entrada e saída de mercadorias em uma empresa. Ele é utilizado tanto para a matéria-prima, produtos produzidos e produtos vendidos. A parte financeira também é o objetivo do controle de estoques, mas manter esse estoque é caro e gerenciar ele deve permitir que o capital investido seja minimizado. Segundo Ballou (1993), para que se tenha uma boa gestão de estoques, é necessário o melhor atendimento ao consumidor, a demanda e o suprimento agindo juntos no estoque podem oferecer economia de escala nas compras e contra o aumento de preços. A importância da análise dos estoques antes das compras enaltece a importância da economia de escala nas compras. Pois se a empresa tiver um volume alto de estoques e não realiza esta análise, as economias geradas pelas compras de lotes maiores podem ser geradas por custos maiores na manutenção destes estoques. Completa Amaral (2011), para que se tenha uma boa gestão de estoques existem alguns custos que envolvem seu controle. Os custos de estoques podem ser classificados em: custo de pedir: são os custos fixos administrativos que esta relacionada ao processo de aquisição do produto para a reposição do estoque; custo de manter estoque: são os custos por manter uma quantidade de produtos por um período determinado, alguns desses custos são os de armazenagem, de seguro, entre outros; custo total: é a soma dos dois custos anteriores, o de pedir e o de manter o estoque. Algumas das vantagens que a empresa pode ter com uma gestão de estoques eficaz são: comprar em volume maior, possuindo descontos prazo de pagamento maior e um poder de negociação maior; diminuição do risco de parar a produção por falta de estoque,

4 comprometendo assim os produtos que já estão encomendados; diminuição das compras urgentes ocasionadas pela falta de um material na produção, podendo gerar altos custos, entre tantas outras vantagens que se pode ter por uma gestão de estoques bem administrada. Completa ainda Pascoal (2008), a gestão de estoques nas empresas é muito importante para a diminuição dos custos, para que haja uma boa administração nos estoques. Com a gestão de estoques uma empresa pode saber quando comprar e na quantidade correta, para ter um estoque na quantidade ideal de acordo com a sua demanda. 3. Método de relato Com o objetivo de analisar a gestão de estoque da loja de matérias de construção a metodologia utilizada para a coleta de dados foi realizada a partir de observação de campo e a aplicação de um questionário semiestruturado, assim podendo se entender como ocorre a logística dentro da empresa, utilizando a percepção dos colaboradores para alcançar estas informações. Sendo a observação de campo um dos principais métodos para a pesquisa por possibilitar um alto grau de confiabilidade para a área em questão, segundo Toledo e Gonzaga (2011). A observação ocorreu de 13 de maio de 2015 à 5 de agosto de 2015, neste período foram verificados as melhorias que a empresa necessita. O questionário semiestruturado foi aplicado a todos os 23 funcionários da empresa, incluído os vendedores e também os entregadores, para obter informações sobre a organização dos depósitos, todos os colaboradores responderam ao questionário. A escolha da aplicação do questionário semiestruturado ocorreu por ser um questionário de fácil entendimento por existir a possibilidade de esclarecimento das duvidas sobre as questões permitindo uma total cobertura dos assuntos abordados (TOLEDO; GONZAGA, 2011) Contexto da situação-problema e intervenção realizada A empresa em questão se trata de uma loja de materiais de construções trabalhando com aproximadamente 7000 itens. A empresa existe na cidade há 25 anos e aumentou seu espaço, desde então, passando de cerca de 100 metros quadrados para aproximadamente 1100 metros quadrados o interior da loja, o pátio onde o deposito de materiais brutos estão alocados possui em torno de 4500 metros quadrados possuindo mais um barracão. A empresa possui 23 funcionários no total, cada vendedor atente uma média de 50 pessoas em um dia

5 movimentado. É uma empresa completamente manual, desde a parte bruta até a parte intelectual. As compras da loja são feitas através de pedido com diversos fornecedores, dependendo de qual fornecedor estiver vendendo é um determinado funcionário que passa o que esta em falta na loja. Esta tarefa é dividida entre quatro pessoas, funcionário 1 funcionário 2, funcionário 3 e funcionário. O funcionário 3 é responsável pelos fornecedores Ostem e Negrão, que revendem principalmente ferramentas manuais e elétricas, o funcionário 2 é responsável por toda a área de decoração, como lustres, e presentes como taças de cristal e jogos de jantar. O papel do funcionário 4 é apenas de substituir o 2 e o 3 na ausência destes. Já o funcionário 1 é responsável pelo pedido de todo material bruto da loja, como cimento, areia, entre outro, além de ser responsável pela supervisão e confirmação dos pedidos feitos pelos outros funcionários..o pedido é feito quando alguma mercadoria está em falta, alguns produtos são pedidos três vezes na semana, outros de quinze em quinze dia ou então mensalmente. Para saberem o que é preciso comprar, anotasse os produtos que estão chegando ao fim em um caderno, essa anotação é feita por todos os funcionários, pois quem perceber primeiro que algo está acabando deve anotar este item no caderno, infelizmente este método e muito passível de falhas, basta apenas uma distração para que falte material na loja. Todos os funcionários são responsáveis pelo recebimento e conferencia das mercadorias, isto dependera de qual colaborador estará disponível no momento em que a mercadoria chegar à loja. A conferencia é feita manualmente e na grande parte dos casos se confere apenas os volumes e não cada mercadoria que consta na nota fiscal. Esta conferencia, item por item, é feita apenas com mercadorias de vidro como os materiais de decoração. A empresa possui três ambientes diferentes para estocagem, dentro desses três ambientes está: um barracão, o prédio em si onde funciona a loja e um sótão, sendo eles divididos de varias formas, totalizando 5 espaços, espaços esses que são conhecidos e nomeados pelos funcionários da loja da seguinte maneira: o carpetado local onde se estocam as luminárias, lâmpadas, chuveiros e aparadores de grama; o deposito dos fios, neste local se encontram mais alguns modelos de luminárias, varais de chão, cadeiras, e alguns item da Ostem; o deposito existente em baixo do caixa, onde fica toda a parte de presente e decoração, neste local também são guardados algumas caixas vazias; no sótão estão

6 as conexões para cano, bacias sanitárias; o tarara é destinado para a armazenagem de assentos sanitários, caixas de gordura e caixas sifonadas; e por fim o barracão local onde se estocam pisos paleteados, cimento, cal, argamassa e rejunte, é o local de estoque de material bruto. Esta divisão ocorre de acordo com a cultura da loja, apesar de aparentar organização, muitos materiais são esquecidos ou se perdem no meio da confusão, por serem guardados em locais diferentes do de costume. Isto ocorre, pois a empresa não possui um politica de estocagem de materiais para organizar todos os seus espaços, ou uma politica de compras, para comprar de maneira correta os materiais que realmente estão em falta na organização na hora certa e na quantidade certa, diferente do que ocorre atualmente, onde se compram caixas de determinado produto apenas porque esta na promoção. Esta atitude possibilita comprar algo que não tenha rotatividade e permaneça muito tempo em estoque, ocupando espaços que poderiam ser utilizados para a estocagem de outros materiais e tendo a possibilidade de vencer. Outro agravante para a gestão de estoques é que todo o processo de contagem de estoque e vendas e feita manualmente, sem o auxilio de sistemas de informação que atualiza automaticamente o estoque e avisa quando este alcança o ponto de pedido. Mesmo a empresa possuindo um sistema interno que utiliza apenas parte dele. 4. Apresentação e analise das contribuições A solução para o problema seria a real utilização do sistema de tecnologia da informação (t.i.), existente na empresa ou se necessário à compra de um mais eficiente, para auxiliar na organização de sua estrutura em si e principalmente no seu estoque. Para que a empresa tenha sucesso nesta etapa é necessário avaliar qual é o melhor software para se utilizar. A partir dai se escolhido o sistema interno será preciso zera-lo e começar a alimentar o sistema, primeiramente será preciso organizar os dados dos clientes e colaboradores no sistema e recadastrar todos os itens existentes dentro da loja desde um parafuso, até um porcelanato. Neste recadastro devera conter quantas peças está em estoque, quais as características do produto, o nome do item, código e foto, para que este seja facilmente identificado pelos usuários do sistema, este processo demorara algum tempo para ser concluído pelo fato da loja possuir cerca de 7000 itens que deverão ser todos cadastrados de forma correta.

7 O sistema auxiliara as tomadas de decisão de compra da empresa, pois este sendo alimentado de forma correta com as quantidades de produtos que entram e saem de estoque deverá mostrar para a empresa quando algum dos produtos da loja tiver atingido seu ponto de pedido para que assim possa-se comprar com muito mais eficiência. Após a implantação do sistema será necessário definir apenas um responsável pelo setor de compras, a hierarquia de comprar devera ficar assim: funcionário 1 é quem gerencia e autoriza as compras de acordo com o que esta em falta. Funcionário 2 fica responsável por todas as compras se não efetivamente comprando no mínimo auxiliando e fiscalizando. O funcionário 3 estará responsável por observar o funcionário 2 e o substitui-lo quando necessário. E o funcionário 4 continuara comprando apenas a parte de presente e decoração, no entanto sempre com a supervisão do funcionário 2. Com este modelo de hierarquia as compras serão mais bem controladas, pois apenas uma pessoa cuidara de toda esta estrutura, dificultando a possibilidade de compras erradas ou em excesso. Será necessário implantar uma politica de estoque para identificar qual o melhor lugar e a melhor maneira para alocar cada item dentro dos espaços existentes na loja. Identificando qual produto ou marca vai a cada espaço com placas, com caixas sempre etiquetadas para facilitar a localização dos produtos. Para que estes espaços se mantenham organizados é imprescindível pra firma o treinamento do funcionário 5 e 6, para que estes tenham os conhecimentos necessários para manterem todos os estoques organizados e auxiliar outros funcionários a encontrarem o que precisam dentro dos estoques, para que não volte a ser desorganizado. No Quadro 1 pode-se observar de forma mais didática os problemas existentes e as soluções sugeridas.

8 Quadro 1: Apresentação dos problemas e das contribuições. Problemas Soluções Muitas pessoas responsáveis por fazer pedido de mercadorias. Muitas pessoas autorizadas a retirar e acrescentar mercadorias do estoque físico. A não utilização efetiva do sistema de informação existente na empresa. Existência de vários locais distintos de armazenagem sem um critério determinado de que ser alocado em qual lugar. Elencar uma pessoa responsável por supervisionar todos os pedidos para que não ocorra duplicidade de produtos. Elencar duas pessoas para receberem treinamento para manter os estoques sempre organizados, evitando perca de material. Zerar os dados do sistema e começar o abastecimento do zero, incluindo ate mesmo os parafusos existentes dentro da loja Determinar um critério especifica para a armazenagem em cada um dos depósitos da empresa Fonte: elaborado pelos autores (2015). 5. Conclusão Do objetivo de analisar a gestão de estoque da loja de materiais de construção e após a permanência no local observando o cotidiano e como se organizava os estoques, pode-se perceber que os principais problemas para manter os estoques da empresa em questão é a grande quantidade de materiais existentes na empresa, sem o auxilio de um sistema de informação e muitos funcionários retirando e repondo mercadorias no estoque, dificultando assim saber o que realmente a empresa possui em estoque ou não e a ordem dos ambientes de armazenagem da empresa. Para solucionar estes problemas as soluções propostas foram à utilização efetiva do sistema existente na empresa para que a partir deste seja possível saber as quantidades de materiais dentro da empresa facilitando os processos desta, e o treinamento de funcionários que fiquem responsáveis por organizar e manter organizado os estoques da loja para evitar perdas de material e de tempo procurando este material. O estudo apresentado contribui para o meio acadêmico, a empresa em questão e principalmente apresenta temas para futuros trabalhos. Como sugestão para trabalhos futuros, pode-se realizar uma pesquisa mais aprofundada abordando os mesmos tópicos deste trabalho como a gestão de estoques e posteriormente pesquisar sobre o layout e distribuição física das seções da loja, para melhor aproveitamento dos espaços comuns da empresa.

9 6. Referências AMARAL, J. T; DOURADO, L. O. Gestão de estoque. Lins, de outubro de Disponível em: < em: 01 out ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais. 1. ed. São Paulo: Atlas, ATAMANCZUK, M. J; K. J. L; Francisco A. C. O papel do controle de estoque na centralização de compras. Ponta grossa, BALLOU, R. H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais, distribuição física. 1. ed. São Paulo: Atlas, CESÁRIO, J. L. R. O que é logística Disponível em < Acesso em: 10 ago FERNANDES, J. C. F. Uma abordagem básica. 3. ed. São Paulo: Atlas MACIEL, P. O. A amplitude da administração de materiais Disponível em: < com.br/2011/11/amplitude-da-administracao-demateriais.html> Acesso em: 10 ago MARTINS, P. G; ALT, P. R. C. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, PASCOAL, J. A. Gestão estratégica de recursos materiais: controle de estoque e armazenagem. Monografia (Graduação em Administração) Centro Universitário de João Pessoa UNIPÊ, PORTAL DA ADMINISTRAÇÃO, Administração de materiais - noções e ferramentas. Disponível em: < Acesso em: 10 ago POZO, H. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 1. ed. São Paulo: Atlas, SANTOS, A. M; RODRIGUES, I. A. Controle de estoques materiais com diferentes padrões de demanda: estudo de caso em uma indústria química. Gestão e produção. P Belo Horizonte, Disponível em:< Acesso em: 8 set TOLEDO, C. A. A; GONZAGA, M. T. C. Metodologia e técnicas de pesquisa nas áresas de ciências humanas. Maringá: Eduem, 2011.