Departamento Jurídico Sector Jurídico e de Contencioso

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1 Pº 782.DJ.SJC.GCS/2011 ASSUNTO: PEDIDO DE REUNIÃO CONSULTA DE REGISTOS PARA FINS INVESTIGAÇÃO. SUMÁRIO: 1- De um registo em suporte papel que foi informatizado pode o conservador autorizar a emissão de certidão ou fotocópia não certificada a requerimento escrito e fundamentado do interessado (artigo 217.º, nºs. 1 e 4, do Código do Registo Civil, por analogia); 2- Do despacho de autorização deverá constar a obrigação de se mencionar na certidão e na fotocópia não certificada que as mesmas respeitam a um registo que foi informatizado; 3- Devendo sempre ter-se em conta as restrições que resultam da lei quando à emissão de certidões e fotocópias não certificadas de assentos que contenham menções discriminatórias da filiação, averbamentos de adopção ou de mudança de sexo e de nome e ainda dos assentos que devam considerar-se secretos (artigos 214.º e 217.º do CRC). NORMATIVO APLICÁVEL: - Artigo 71.º, n.º 1, do Código Civil; - Artigo 26.º da Constituição da República Portuguesa; - Artigos 3.º, al. a), 23.º,n.º 1, al. c) e 28.º, n.º 1, al. d), todos da Lei 67/98, de 26 de Outubro; - Artigos 82.º, 91.º, 214.º e 217.º, nºs. 1 e 4, do Código do Registo Civil; DESCRIÇÃO E ANÁLISE DO PROBLEMA: No dia 28 de Setembro de 2011 pelas 9h e 30m realizou-se no IRN a reunião solicitada por, genealogista profissional. Em representação do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) esteve a signatária desta informação. Aquele genealogista deu conhecimento da sua actividade enquanto genealogista profissional; tendo criado uma empresa, a que realiza trabalhos de investigação genealógica em todo o território nacional, com correspondentes em Espanha, França e Itália. A qual é membro da Associação Portuguesa de Genealogia. Informou também que tem em projecto a criação de uma associação profissional de genealogistas. Enquanto profissional rege-se pelo Código Deontológico do genealogista (do qual deixou uma cópia). Na reunião deu conta das suas dificuldades na consulta dos arquivos das conservatórias do registo civil e manifestou as suas preocupações, quer umas quer outras, comuns a todos os genealogistas.

2 Essas dificuldades são inerentes, como lhe foi explicado, ao facto de os dados constantes dos registos serem dados pessoais, intimamente conexos com a vida íntima e privada de cada cidadão e com a sua identidade pessoal (artigo 3.º, al. a), da Lei 67/98 de 26 de Outubro Lei da Protecção de Dados Pessoais - LPDP); constitucionalmente consagrados e protegidos (artigo 26.º da Constituição da República Portuguesa). E que continuam a merecer protecção mesmo após a morte (artigo 71.º, n.º 1, do Código Civil CC). Não sendo a sua consulta de livre acesso pelos particulares. Foi ainda informado que é à Comissão Nacional de Protecção Dados (CNPD) que compete autorizar excepcionalmente a utilização de dados pessoais para finalidades não determinantes da recolha, como dispõe a al. c) do n.º 1 do artigo 23.º da LPDP, bem como o artigo 28.º, n.º 1, al. d), da mesma lei. Obtida a autorização da CNPD deverá o autorizado comunicar ao IRN as condições em que aquele acesso foi autorizado e posteriormente combinar com o dirigente do serviço as condições em que poderá proceder à consulta, nomeadamente em termos de dias e horários. Referiu também que alguns livros de assentos de nascimento com mais de 100 anos ainda se encontram nas conservatórias. Da parte do IRN foi confirmado que assim é e que tal se deve a vicissitudes várias, como o facto de alguns arquivos não estarem a aceitar incorporações e de algumas contingências financeiras a que umas e outros estão sujeitos. Manifestou ainda as suas preocupações (que são também comuns aos outros genealogistas profissionais) quanto às informatizações. Com efeito, ao informatizarem as conservatórias e de acordo com despacho superior só digitam os dados relevantes para registo civil, ficando de fora elementos que para o genealogista e seus clientes são importantes, mormente a indicação das testemunhas que declararam querer ou não querer ser padrinhos e a profissão dos progenitores. Mencionou também o facto de ser importante para o cliente ter uma cópia do registo com as assinaturas dos seus progenitores 1. Pelo que, seria de todo o interesse para o genealogista poder obter certidões ou fotocópias não certificadas dos assentos em suporte papel já objecto de informatização. Frisou muito a importância deste ponto para si como profissional. Foi informado que a questão seria apreciada e posteriormente ser-lhe-ia comunicada a decisão superior. Cumpre assim analisar esta questão. Qual a natureza legal do registo em papel que entretanto foi informatizado? Poderá considerar-se que está cancelado? O artigo 91.º do Código do Registo Civil (CRC) enumera os casos em que um registo pode ser cancelado. Não se encontrando entre estes o caso da informatização do assento em papel. Não tem este artigo uma enumeração taxativa, pois no seu n.º 1, al. f), refere que pode ser cancelado nos demais casos 1 A este propósito refira-se, a título meramente interno, que se têm registado variadíssimos casos de informatizações que não têm respeitado as regras de informatização; omitindo sistematicamente elementos constantes do suporte papel e que são relevantes para o registo civil, nomeadamente, estado civil e idade dos progenitores e outras vezes permitem que o registo assuma o estado civil e idade actuais dos progenitores.

3 especificados na lei. Porém, não existe qualquer norma que determine o cancelamento do registo em papel que foi informatizado. O que é um registo informatizado? O Decreto-Lei 324/2007, de 28 de Setembro, procedeu a uma profunda alteração do Registo Civil, principalmente pela consagração do suporte informático. Como no preâmbulo daquele se lê, com aquelas alterações visou-se concretizar uma utilização alargada de meios informáticos no funcionamento das conservatórias do registo civil, fazendo com que os actos e processos de registo civil sejam lavrados em suporte informático, permitindo a eliminação dos livros de registo e, de forma geral, do suporte de papel na feitura desses actos. Ora, nesta linha de pensamento, tem-se procedido de forma sistemática à informatização dos assentos que se encontram em suporte papel. Ou seja, estes são introduzidos na aplicação SIRIC, mediante digitação dos seus dados num registo em suporte informático. Podemos de certa forma dizer que um registo informatizado é uma transcrição do registo que estava em suporte de papel. A este propósito analisemos o caso previsto no artigo 82.º do CRC, o qual foi revogado pelo já mencionado Decreto-Lei, determinava aquele artigo que em caso de inexistência ou insuficiência de espaço num assento para se poder lavrar um averbamento aquele devia ser transcrito em livro próprio, transcrevendo-se também todos os averbamentos e cotas de referência. Ou seja, copiava-se esse registo para um novo registo em suporte papel. Estipulava ainda esse artigo que o registo original era cancelado. Porém, apesar de cancelado ainda se podiam tirar dele certidões nos termos do artigo 217.º, n.º 4, do CRC. Deste último dispositivo constava que a requerimento escrito e fundamentado do interessado, pode o conservador autorizar a emissão de um registo cancelado. Redacção que ainda hoje se mantém em vigor. Não afirmando que o registo informatizado é um registo transcrito nos termos do revogado artigo 82.º do CRC, nem considerando que o registo que foi objecto de informatização está cancelado, podemos, contudo, estabelecer um paralelismo e dizer que se de um registo que foi cancelado, por ter sido transcrito nos termos do citado artigo 82.º, se podem extrair certidões, então por maioria de razão se poderia extrair de um registo que foi copiado para o suporte informático. No âmbito de aplicação daquele dispositivo 2 tem-se entendido que a certidão extraída de um registo cancelado terá, apenas, o valor de simples reprodução de um documento arquivado, pois um registo cancelado não se considera como título do facto registado, nem produz efeitos 3. Entendendo-se ainda que do despacho que o conservador proferir a autorizar a emissão deverá constar a obrigação de mencionar na certidão que a mesma respeita a um registo cancelado. 4 2 Artigo 217.º, n.º 4 do CRC. 3 Vide anotações ao artigo 217.º, do CRC, anotado por Maria da Conceição Lobato Guimarães, Filomena Maria B. Máximo Mocica e Manuel Vilhena de Carvalho, 2.ª edição, ano de 1998, paginas 245 e Vide a nota anterior.

4 Chame-se ainda há colação o artigo 217.º, n.º 1, do CRC, o qual determina que se podem extrair certidões de documentos arquivados nas conservatórias. Se entendermos, como acima referido, que aquele registo que foi objecto de informatização equivale a simples documento arquivado, então por aplicação deste artigo podemos admitir a emissão de certidões. Porém, e para evitar confusões que obviamente se poderão suscitar na comunidade, podendo o cidadão comum pensar, face à aparência do documento, que está na presença de certidão de registo em vigor e que a mesma produzirá os efeitos de prova que só deverão ser produzidos pelo registo informatizado (aquele que está na aplicação informática), então deve ser mencionado na certidão que esta respeita a um registo que foi informatizado. Face ao exposto e por conjugação das normas contidas nos nºs. 1 e 4 do artigo 217.º do CRC, parece ser de autorizar a emissão 5 de certidões de registos em suporte papel que foram objecto de informatização, a requerimento escrito e fundamentado do interessado. Devendo o conservador no despacho de autorização determinar a obrigação de se mencionar na certidão que a mesma respeita a um registo que foi informatizado. Parece ser de aplicar o atrás exposto à emissão de fotocópias não certificadas. Posto isto, há que referir os casos de registos que contenham menções discriminatórias da filiação, averbamentos de adopção ou de mudança de sexo e de nome ou ainda dos assentos que devam considerar-se secretos, dos quais não poderão extrair-se certidões nem fotocópias não certificadas excepto nos casos previstos na lei (vide artigos 214.º e 217.º do CRC). Caso esta posição mereça concordância superior propõe-se que se dê conhecimento ao interessado. Face ao exposto parece ser de extrair as seguintes CONCLUSÕES: 1- De um registo em suporte papel que foi informatizado pode o conservador autorizar a emissão de certidão ou fotocópia não certificada a requerimento escrito e fundamentado do interessado (artigo 217.º, nºs. 1 e 4, do Código do Registo Civil, por analogia); 2- Do despacho de autorização deverá constar a obrigação de se mencionar na certidão e na fotocópia não certificada que as mesmas respeitam a um registo que foi informatizado; 3- Devendo sempre ter-se em conta as restrições que resultam da lei quando à emissão de certidões e fotocópias não certificadas de assentos que contenham menções discriminatórias da filiação, averbamentos de adopção ou de 5 Por fotocópia, por ser essa a forma de poder satisfazer o interesse do genealogista e desde que esse seja o meio expressamente requerido.

5 mudança de sexo e de nome e ainda dos assentos que devam considerar-se secretos (artigos 214.º e 217.º do CRC). À consideração superior. Lisboa, 12 de Outubro de 2011 Despacho: Concordo. Publicite-se na intranet. Em: O Vice-Presidente