esocial descomplicado Entenda passo a passo como enfrentar essa nova era digital na relação fisco-contribuinte

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1 esocial descomplicado Entenda passo a passo como enfrentar essa nova era digital na relação fisco-contribuinte

2 Sumário Quem somos...5 Introdução:...6 Capítulo 1: O que é o esocial?...9 Capítulo 2: Etapas do esocial...11 CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO...11 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS...12 Eventos Iniciais...12 Eventos de Tabelas...12 Eventos não Periódicos...13 Eventos Periódicos (mensais)...13 Relação dos eventos que compõem o esocial...14 Capítulo 3: Fluxo das informações...17 INTEGRAÇÃO...17 INSTANTANEIDADE...18 Fluxo de informações do esocial...19 Capítulo 4: O esocial e a mudança de paradigma nas empresas...20 CONCEITO...20 CAPACITAÇÃO...21 INTEGRAÇÃO...21 Capítulo 5: Revisão de processos...22 PLANO DE TRABALHO...22 INTEMPESTIVIDADE...23 Capítulo 6: O esocial e as empresas contábeis...24 DESAFIOS E OPORTUNIDADES...24 Outras dicas:...25 Capítulo 7: Software e hardware...26 QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES...26 CONTROLE E GESTÃO...27 INFRAESTRUTURA...27 Capítulo 8: Soluções e exemplos práticos...28 COMPLETO, ÁGIL E SEGURO...28 SANEAMENTO DOS DADOS CADASTRAIS...29 Assistente de Atualização Cadastral...29 Painel de Diagnóstico Cadastral...29 Atualização de Dados Cadastrais...29 INTEGRAÇÃO ENTRE O ESCRITÓRIO E SEUS CLIENTES...29 Office2 CRM...29 GERAÇÃO E GESTÃO DOS ARQUIVOS DO ESOCIAL...30 Gerenciador de Arquivos do esocial...30 UNIVERSIDADE WOLTERS KLUWER PROSOFT...31 Conclusão...32

3 3 Quem somos Com mais de 36 mil clientes e 150 mil usuários, A Wolters Kluwer Prosoft conta com a experiência que poucas desenvolvedoras de software possuem hoje no mercado. Há mais de 28 anos dedicada a desenvolver as mais completas soluções para a gestão de empresas contábeis, tornou-se líder absoluta no segmento. A Wolters Kluwer Prosoft provê soluções completas de gestão empresarial baseadas em recursos de TI, processos e tratamento da legislação fiscal, trabalhista e tributária, com presença em todo o território nacional, oferecendo segurança e resultados por meio de recursos avançados, ética e respeito às pessoas e empresas.

4 Introdução

5 5 VOCÊ ESTÁ PREPARADO PARA O esocial? O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial) vem sendo considerado o mais abrangente e ousado projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Não é para menos. Primeiro, pela dimensão: integrará, pela primeira vez, diversos órgãos federais, além de abranger todos os milhões de empresas e trabalhadores brasileiros. O segundo ponto é o tecnológico: um enorme conjunto de informações passará a ser enviado para um único lugar, o Ambiente Nacional do esocial. Tudo de forma online. Em tempo real. Ou seja, formulários e declarações, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF, com seus diversos prazos, modelos e redundâncias, acabam. Imagine: a empresa preenche as informações com base em leiaute predefinido pelos órgãos federais, gera um arquivo eletrônico (XML), assina o documento digitalmente, envia para o Ambiente Nacional do esocial, que emite automaticamente um protocolo de confirmação e pronto! Obrigação cumprida. Simples, não? Por outro lado, a adaptação ao esocial exigirá uma revisão completa dos processos de trabalho nas empresas, capacitação de equipes, maior integração entre as áreas

6 e entre empresas contábeis e clientes. E essa é outra boa notícia. Sim, isso mesmo: acreditamos que o esocial será uma excelente oportunidade para uma (sempre bem-vinda) mudança de paradigmas. Como empresa líder em soluções de gestão empresarial, contábeis, fiscais, trabalhistas e tributárias, a Wolters Kluwer Prosoft vem, através de sua Universidade e rede de franquias, promovendo palestras, seminários e treinamentos e participando de eventos em associações comerciais e industriais, conselhos regionais de contabilidade e sindicatos laborais e patronais. E percebemos que ainda há muitas dúvidas e preocupações sobre o esocial. A nossa principal dica é: comece hoje! Mudar conceitos não é fácil. Exige planejamento, preparação, treinamento. Para isso, desenvolvemos esse ebook. Com uma linguagem simples e objetiva, explicamos passo a passo o que é preciso fazer para atender as exigências do esocial. Aproveite mais essa ferramenta para dominar com tranquilidade a nova revolução digital na relação fisco-contribuinte. Boa leitura!

7 7 Capítulo 1: O que é o esocial? DEFINIÇÃO O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial) é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Um dos principais objetivos do sistema é a simplificação do cumprimento de diversas obrigações principais e acessórias. O esocial está sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). O esocial abrangerá todos aqueles que contratam trabalhadores, incluindo empresas de pequeno, médio e grande portes, microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais, profissionais liberais e empregadores domésticos, que utilizarão o sistema para registrar os eventos relativos às relações de trabalho.

8 BENEFÍCIOS O governo promete uma série de benefícios com a vigência do esocial. Para as empresas, a principal mudança será o envio de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de forma padronizada e para uma única plataforma online, o chamado Ambiente Nacional do esocial. Quando estiver totalmente implantado, o esocial substituirá a entrega de diversos formulários e declarações, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF. Todos os órgãos continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém, compartilhando as informações de uma mesma fonte. A expectativa é que as redundâncias sejam eliminadas. Hoje, uma mesma informação precisa ser enviada a vários órgãos, o que gera aumento de custos e perda de tempo com o retrabalho, além do alto índice de informações divergentes prestadas ao governo. A racionalização no cumprimento de obrigações também trará benefícios para trabalhadores, com a maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários; e para o governo, com informações mais transparentes e a ampliação da capacidade de controle e fiscalização sobre as empresas. RAIS GPS CAGED GFIP SEFIP MANAD FICHA DE REGISTRO DIRF FOLHA DE PAGAMENTO

9 Capítulo 2: Etapas do CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO INÍCIO DA CONTAGEM Divulgação da documentação Oficial: Manual de Orientação do esocial e Manual de Especificação Técnica. esocial SEIS MESES As empresas terão seis meses para adequar os seus softwares Após seis meses da publicação da Documentação Oficial, será disponibilizado ambiente de testes Após o período de testes, começa a obrigatoriedade para empresas com faturamento anual superior a R$ ,00 no ano de 2014). SEM PRAZO DEFINIDO Empresas de pequeno porte (o Grupo de Trabalho e o Comitê Gestor terão como atribuição estudar condições diferenciadas para micros e pequenas empresas, dentre as quais, o microempreendedor individual MEI). DESDE JUNHO DE 2013 Empregadores domésticos (opcional)

10 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS Os eventos que compõem esocial devem ser transmitidos por meio de arquivos preparados segundo os leiautes estabelecidos para cada um. Os eventos são classificados, segundo sua natureza, em três tipos: Eventos Iniciais/ Eventos de Tabelas, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos. Evento é qualquer fato jurídico-trabalhista que ocorra na vida laboral do trabalhador. Todos os registros no esocial serão feitos por meio de fatos/ eventos. A partir do momento que o esocial entrar em vigor, as empresas deverão respeitar um sequenciamento lógico de transmissão dos arquivos, com base nos três grupos de eventos. Vale citar que, caso ocorra um mesmo evento para vários funcionários, o arquivo deverá ser remetido de forma individualizada. Conheça cada grupo de eventos e seus respectivos prazos: Eventos Iniciais São os primeiros eventos a serem transmitidos ao esocial. São fornecidos pelo empregador com as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do esocial, inclusive para apuração das contribuições. Exemplos: Informações do Empregador/Contribuinte e Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil e Cadastramento Inicial dos Vínculos. Esse último evento deve ser informado após terem sido transmitidos os Eventos de Tabelas do empregador (ver item abaixo).

11 11 Eventos de Tabelas São eventos que montam as tabelas do empregador, responsáveis por uma série de informações que validarão os eventos não periódicos e periódicos. Informações que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do esocial ou que se repetem em diversas partes do leiaute serão armazenadas em tabelas. Considerando que grande parte dos eventos se utiliza de informações constantes nos Eventos de Tabelas, é obrigatório transmiti-los antes dos eventos periódicos e não periódicos. Aconselha-se transmiti-los logo após o envio do evento de Informações do Empregador. Eventos não Periódicos Os eventos não periódicos alimentarão uma base de dados no ambiente do esocial denominada RET Registro de Eventos Trabalhistas. Não têm uma data pré-fixada para ocorrer. Dependem dos acontecimentos na relação trabalhista na vida da empresa e do trabalhador. Estes fatos influenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como, por exemplo, a admissão de um empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento etc. Após confirmada a sua ocorrência, estes fatos/ eventos passam a ter prazo específico de transmissão ao esocial.

12 Eventos Periódicos (mensais) São as informações de Folha de Pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do IRRF sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Estes eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. O prazo de transmissão é até o dia 07 do mês subsequente. Relação dos eventos que compõem o esocial Eventos iniciais/tabelas S Informações do Empregador/Contribuinte S Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil S Tabela de Rubricas S Tabela de Lotações Tributárias S Tabela de Cargos S Tabela de Funções S Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S Tabela de Ambientes de Trabalho S Tabela de Processos Administrativos/Judiciais S Tabela de Operadores Portuários S Cadastramento Inicial do Vínculo

13 13 Eventos Periódicos S Remuneração do Trabalhador S Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S Pagamentos a Beneficiários Não Identificados S Aquisição de Produção Rural S Comercialização da Produção Rural S Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários S Informações Complementares aos Eventos Periódicos S Reabertura dos Eventos Periódicos - Remuneração S Fechamento dos Eventos Periódicos - Remuneração S Contribuição Sindical Eventos não periódicos S Informação Parcial de Admissão S Admissão de Trabalhador S Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S Alteração de Contrato de Trabalho S Comunicação de Acidente de Trabalho S Monitoração da Saúde do Trabalhador S Afastamento Temporário S Condições Ambientais do Trabalho - Fator de Risco

14 S Aviso Prévio S Reintegração S Desligamento S Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Início S Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Alteração Contratual S Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Término S Exclusão de Eventos S Solicitação de totalização de eventos, Bases e Contribuições

15 15 Capítulo 3: Fluxo das informações INTEGRAÇÃO A integração dos sistemas informatizados das empresas com o Ambiente Nacional do esocial funcionará da seguinte maneira: o empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, por meio do certificado digital (veja boxe), transformando-o em um documento eletrônico. O arquivo, em formato XML, é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do esocial, que fará a validação online, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. As empresas optantes pelo Simples Nacional, o pequeno produtor rural e o contribuinte individual equiparado à empresa (todos com até sete empregados), além do MEI e do empregador doméstico poderão optar pela geração dos eventos, preenchendo os campos de forma manual, diretamente no Portal do esocial na Internet, utilizando um código de acesso.

16 INSTANTANEIDADE Diferentemente dos modelos atuais do SPED, o esocial não funcionará por meio de um Programa offline Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA), em que o empregador prepara um arquivo e aplica as validações na sua própria máquina antes de transmitir. As validações do esocial serão feitas online, por evento, no momento da transmissão. Havendo alguma divergência, a resposta será retornada automaticamente pela Receita. Neste caso, o usuário deverá ajustar a ocorrência e proceder um novo envio. Enquanto não for atribuída total integridade aos dados enviados, o comprovante não será emitido, havendo somente uma comunicação do motivo de rejeição. PARA SABER MAIS: assinatura digital é o processo eletrônico de assinatura, baseado em sistema criptográfico assimétrico, que permite ao usuário usar sua chave privada para declarar a autoria de documento eletrônico, garantindo a integridade de seu conteúdo.

17 17 Fluxo de informações do esocial Eventos Iniciais/ Tabelas SISTEMAS INTERNOS CORPORATIVOS 3. O ambiente Nacional do esocial fará a validação online, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. Eventos Não Periódicos Eventos Periódicos Folha Integração via webservice* AMBIENTE NACIONAL DO esocial CPF/NIS 1. O empregador gera o arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes e assina-o digitalmente, por meio do certificado digital. Cadastro/ Tabelas RET Arquivos XML PARA SABER MAIS: *web service é uma solução para a integração de aplicações. Por meio dele, qualquer sistema, escrito em qualquer linguagem, pode conectar-se para consulta ou inserção de dados. É um padrão de interconexão entre sistemas heterogêneos, que usa a web e o XML como linguagem para troca de informações. 2. O arquivo, em formato XML (o mesmo utilizado para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas - NFe), é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do esocial. Folha de Pagamento Com o esocial, os entes do governo continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém, compartilhando as informações de uma mesma fonte.

18 Capítulo 4: O esocial e a mudança de paradigma nas empresas

19 19 CONCEITO Vimos, nos primeiros capítulos, o que é e como funcionará o novo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Agora, neste e nos próximos capítulos, entenderemos, passo a passo, o que é preciso fazer para atender as exigências do esocial sem atropelos ou surpresas indesejáveis. Um ponto importante a ser observado é que, muito mais do que uma nova obrigação, o esocial trará um profunda mudança de conceito na relação fiscocontribuinte. Ou seja, o esocial não traz nenhuma alteração na lei trabalhista. A CLT continua intacta. A novidade estará na forma de fazer. É certo que o esocial integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que não é novo (foi instituído pelo governo federal em 2007). Mas a questão é que nenhum dos projetos SPED, tais como Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional alcançaram a dimensão e a complexidade do que será o esocial. CAPACITAÇÃO O primeiro passo para enfrentar esse novo desafio deve ser a conscientização, a preparação e o treinamento das equipes. A capacitação passa pelo conhecimento dos aspectos conceituais e legais do esocial e deve envolver praticamente todos os departamentos. Evidentemente, o mais impactado será o RH, mas este não detém todas as informações da empresa. Não há como atender ao esocial sem integração e envolvimento entre as áreas. Profissionais dos departamentos Jurídico, Compliance, Engenharia, Medicina e Segurança do Trabalho, Fiscal e Tributário, Contabilidade, Finanças, Operações, Compras, TI e, principalmente, a alta cúpula de gestão e decisão deverão trabalhar conjuntamente com o RH, posto que o esocial trará grandes mudança nos processos e rotinas das empresas. A dica é: procure treinamentos, seminários, palestras etc sobre o esocial; nos eventos, não deixe de trocar ideias e experiências com outros empresários e profissionais sobre as práticas que estão sendo adotadas nessa fase de preparação. E acredite, conhecer e anteciparse ao esocial é a melhor forma de entrar nessa nova fase digital com segurança e tranquilidade.

20 Capítulo 5: Revisão de processos PLANO DE TRABALHO Equipes mobilizadas, o próximo passo será a preparação de um plano de trabalho para mapear todas as adequações e investimentos necessários. Os processos internos das empresas deverão ser revistos, principalmente em relação a aspectos como fluxo e confiabilidade das informações. Vale lembrar que essa etapa de trabalho tem valor preventivo. Aguardar o cronograma final para começar a agir pode ser um grande erro. Afinal, mudar a cultura de uma empresa, ou seja, as práticas consolidadas leva tempo. Comece atentando-se para os pontos abaixo que vão mudar o como fazer na sua empresa. O esocial exige, em sua primeira fase, o envio de informações cadastrais de empregados e empregadores. A questão é que muitas dessas informações podem estar desatualizadas. Além disso, um grande número de novos campos foi criado com o esocial. Isso obrigará a uma ampla revitalização cadastral, assim como o cuidado com a atualização permanente das informações.

21 21 Etapas preparatórias para a implantação do esocial Identifique as exigências do esocial; Identifique os departamentos envolvidos com o envio de informações e suas responsabilidades; Mapeie o perfil das empresas e identifique quais são os registros necessários; Identifique as informações de funcionários que passam a ser obrigatórias; Analise os impactos no planejamento e gestão de atividades do RH defina as regras para cada situação. Verifique também a correta informação da natureza da rubrica (código de identificação de cada evento) nos eventos das tabelas. Isso evitará problemas futuros, posto que as empresas estarão sujeitas às multas por erros ou atrasos já previstas na legislação previdenciária, fiscal, trabalhista e do FGTS. INTEMPESTIVIDADE Outro aspecto impactante será a instantaneidade dos eventos não periódicos. Talvez essa seja a novidade do esocial que obrigará à maior mudança interna nas empresas. Por exemplo: as admissões por meio do registro de evento pre-liminar deverão ser enviadas até o dia anterior. Imagine se esse evento não for informado no prazo. Todas as ocorrências subsequentes ficarão inconsistentes. E cuidado com a retroatividade e o retrabalho. Retificar informações passadas poderá ser custoso, reabrindo folhas que já estavam fechadas, em meses posteriores. Por exemplo: o esquecimento de uma alteração de cargo com direito a insalubridade no início do ano provocará retificação de todas as folhas posteriores. Com as informações sendo transmitidas em tempo real, será necessário acompanhar a rotina de envio e de retornos de inconsistências dos arquivos enviados diariamente ou por mês, além das retificações e cancelamentos de envios. Esse trabalho será ainda mais intenso, visto que o esocial prevê um maior detalhamento das informações em relação às que são prestadas hoje.

22 Capítulo 6: O esocial e as empresas contábeis DESAFIOS E OPORTUNIDADES O esocial será um grande desafio, mas também uma grande oportunidade para as empresas contábeis. Estas terão que assumir boa parte das mudanças relacionadas ao projeto, readequando seus procedimentos internos para o recebimento, a análise, a geração e a transmissão das informações dos clientes para o Ambiente Nacional do esocial. Neste contexto, o profissional da contabilidade assume papel de protagonista no sentido de auxiliar, orientar e conduzir os clientes para o cumprimento dessa nova obrigação seja em relação ao calendário, aos aspectos legais, à integração entre os sistemas de informações ou ao treinamento de funcionários. Com o esocial, as responsabilidades pela qualidade das informações das empresas contábeis e de seus clientes também ficam mais evidentes. Uma dica: adote um contrato de prestação de serviços. Além de uma obrigatoriedade imposta pelo Conselho Federal de Contabilidade (resolução CFC nº 1457, de 11/12/2013), o documento é importante para a clareza na divisão de tarefas.

23 23 Outras dicas: Estreite o relacionamento com seus clientes; Conscientize-os sobre a importância do esocial; Promova reuniões para esclarecer as exigências do esocial; Faça parcerias com empresas capacitadas para treinar os profissionais envolvidos no processo; Avalie a perfeita integração dos softwares entre departamentos e entre as empresas contábeis e empresas-cliente.

24 Capítulo 7: Software e hardware QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES Sem Internet não existe esocial! Então, podemos afirmar que sem softwares e hardwares adequados também não. Equipes treinadas, processos readequados é hora de preparar ferramentas para enfrentar o esocial. Vamos avaliar nesse capítulo as soluções tecnológicas necessárias para cada etapa e exigência do projeto. Como vimos no capítulo 2 Etapas do esocial, a primeira fase do projeto será o envio dos Eventos Iniciais e dos Eventos de Tabela. O grande desafio em relação ao cumprimento dessa fase é que o esocial traz uma grande quantidade de novos campos. O chamado Saneamento Cadastral é, portanto, o primeiro passo e também uma fundamental etapa para o sucesso da implantação do e-social. Lembre-se que não basta apenas a implementação de novos campos nos sistemas internos das empresas. É preciso que os sistemas contem com ferramentas de apoio que garantam a qualidade das informações.

25 CONTROLE E GESTÃO A segunda e a terceira fases do projeto consistem no envio dos eventos periódicos e não periódicos. Nessas etapas é fundamental que os softwares atendam a alguns pré-requisitos. Mais do que enviar as informações para o Ambiente Nacional do esocial, os sistemas deverão integrar ferramentas capazes de administrar a geração e a entrega dos arquivos para o esocial. Isso inclui soluções tais como alertas para a inconsistência de informações, validação prévia de conteúdo, regras de negócio e status de entrega e armazenamento de arquivos e protocolos, de forma automatizada e visando simplificar os processos internos das empresas. INFRAESTRUTURA A adequação das plataformas tecnológicas também merece planejamento. Verifique se computadores, servidores, banco de dados, rede interna e conexão (Internet em alta velocidade) estão compatíveis com as demandas do esocial. Priorize itens como segurança e eficiência do hardware. E atenção para a integração e respectivas estruturas de software e hardware de matriz e filiais. Neste caso, haverá uma divisão de responsabilidades. A matriz ficará responsável pelos arquivos de Abertura e Encerramento. Os demais eventos da Folha de Pagamento serão descentralizados e enviados pelos estabelecimentos.

26 Capítulo 8: Soluções e exemplos práticos COMPLETO, ÁGIL E SEGURO A Wolters Kluwer Prosoft, atenta às exigências legais relacionadas ao esocial, vem desenvolvendo produtos e serviços visando atender todas as necessidades de negócios dos seus clientes. O objetivo é que as soluções minimizem o impacto do projeto no dia a dia das empresas, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. O esocial traz uma série de novas informações que deverão ser preenchidas em diversos cadastros, novas tabelas de referência que precisarão ser conciliadas com as já existentes e muitos dados cadastrais a serem atualizados e/ou complementados. Apenas incluir novos campos no sistema não é o suficiente. Para isso, disponibilizamos uma solução completa de saneamento cadastral e gestão das informações. O trabalho de adequação dos sistemas foi dividido em três fases (destaque abaixo). Veja, na sequência, como nossas soluções podem ajudar as empresas a atenderem cada etapa do esocial de forma completa, ágil e segura. Saneamento dos dados cadastrais Integração entre o escritório e seus clientes Geração e gestão dos arquivos do esocial

27 27 SANEAMENTO DOS DADOS CADASTRAIS Nessa primeira etapa, o pacote de aplicações da Wolters Kluwer Prosoft para o esocial inclui diversos facilitadores. Em virtude da grande quantidade de dados cadastrais que devem ser informados no esocial, a ideia é obter o máximo de aproveitamento das informações existentes no programa e facilitar o processo de manutenção. Veja abaixo: Assistente de Atualização Cadastral A funcionalidade visa otimizar o processo de atualização cadastral. Tem o objetivo de centralizar todos os campos que devem ser informados ao esocial em única rotina. Cadastros envolvidos: Funcionários, Sócios, Autônomos, Empresa, Divisão de RH, Tabela de Eventos e Tabela de Motivo de Desligamento. Painel de Diagnóstico Cadastral Tem o objetivo de apresentar a situação cadastral das empresas. O programa fará uma varredura entre todos os cadastros que serão utilizados pelo esocial e irá apresentar no painel a sinalização de cadastros que contêm informações inválidas ou não preenchidas, permitindo a correção por meio da própria rotina. Cadastros envolvidos: Funcionários, Sócios e Autônomos. Atualização de Dados Cadastrais Permite que o escritório contábil possa delegar a responsabilidade do preenchimento dos dados cadastrais ao empregador que, por sua vez, também poderá encaminhar o preenchimento do formulário para o próprio trabalhador. Serão enviados para manutenção os dados de funcionários, sócios e autônomos que possuem incorreção. INTEGRAÇÃO ENTRE O ESCRITÓRIO E SEUS CLIENTES O Office2 CRM é um sistema integrante do Conceito GID - Gestão da Informação Digital, responsável pelo relacionamento seguro entre o escritório de contabilidade e seus clientes. A tecnologia, usabilidade e segurança garantem redução de custos, eliminação de retrabalho, rapidez na execução de serviços e disponibilização de informações aos clientes em tempo real. Veja como esse sistema será essencial no contexto do esocial.

28 Office2 CRM O esocial exige um processo eficiente de interação entre o escritório e seus clientes para que seja possível atender o imediatismo e a veracidade das informações que devem ser prestadas ao governo. O Office2 CRM faz essa ponte facilitando o processo de comunicação e eliminando qualquer tipo de barreira na transmissão de informações entre escritório contábil e clientes. O Office2 CRM está sendo totalmente reestruturado para atender ao esocial. Inicialmente, a Wolters Kluwer Prosoft irá liberar essa rotina para os dados cadastrais e, gradativamente, ela será implementada para outros arquivos não periódicos, tais como afastamento temporário e aviso prévio. O sistema web da Wolters Kluwer Prosoft oferece diversas vantagens, tais como: Consistência no recebimento de arquivos; Garantia do envio e recebimento de informações; Garantia da rastreabilidade do que foi enviado e recebido; O escritório define o que cada pessoa pode acessar; Toda a comunicação é criptografada e autenticada; O processo de transmissão e recepção será feito da seguinte maneira: o empregador é comunicado por /painel de alertas sobre os cadastros que devem ser atualizados. As informações são enviadas ao operador do escritório contábil que, por meio da própria notificação, pode acessar os dados cadastrais que estão sendo retornados pelo cliente. Após a validação dos campos, poderá ser iniciado o processo de gravação dos arquivos direto na base de dados. Todas as operações serão registradas por meio de LOGs objetivando a rastreabilidade das informações. GERAÇÃO E GESTÃO DOS ARQUIVOS DO ESOCIAL Para as próximas etapas do esocial, a Wolters Kluwer Prosoft também vem desenvolvendo várias aplicações que irão automatizar e simplificar o processo de gestão e transmissão dos dados aos órgãos oficiais.

29 Gerenciador de Arquivos do esocial A rotina irá centralizar e gerenciar a entrega dos eventos do esocial para cada empresa, desde a geração dos eventos iniciais até os eventos de movimentações (periódicos e não periódicos), gerenciando prazos e status de cada evento entregue, bem como gerando notificações de acompanhamento para o usuário. Veja as principais ferramentas da rotina: Controle da transmissão dos arquivos; Controle de alterações; Controle de status dos eventos entregues; Geração de alertas; Consulta do conteúdo presente no evento (XML); Regras de negócios dos arquivos importados; Gerenciamento dos eventos iniciais; Gerenciamento dos eventos não periódicos; Gerenciamento dos eventos periódicos.

30 Conclusão Esperamos ter contribuído para melhor compreensão em relação às etapas de implantação do esocial e as ações necessárias para o cumprimento dessa nova forma de relacionamento com o governo. Há quase 30 anos no mercado, a Wolters Kluwer Prosoft vem oferecendo soluções de TI que tornam os processos das empresas mais ágeis e eficientes. Com o esocial não é diferente. Mais uma vez estamos nos antecipando e trabalhando para que esse seja um momento de grandes oportunidades, inovação e excelentes negócios. Acompanhe-nos pelos nossos canais de comunicação e saiba mais sobre nossos cursos, produtos e serviços. Conte conosco nesse novo desafio. Estamos aguardamos seu contato!

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