10º ENCONTRO NACIONAL DE CONSERVAÇÃO RODOVIÁRIA

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1 10º ENCONTRO NACIONAL DE CONSERVAÇÃO RODOVIÁRIA JOINVILLE/SC - BRASIL - 4 a 7 de outubro de 2005 Local: Centreventos Cau Hansen PADRÕES INTERNACIONAIS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS APLICADOS À CONSERVAÇÃO RODOVIÁRIA Ricardo Barcellos Reis 1 ;Delano Cavalcanti Calixto 2 1 Ricardo Barcellos Reis: Administrador, Pós-Graduado em Ciência da Computação UFSC, Pós-Graduado em Gerenciamento de Projetos FGV, Agência Goiana de Transportes e Obras AGETOP Av. José Ludovico, 20, BR- 153, KM-3.5, Conjunto Caiçara Goiânia-GO, CEP , Fone: rb@tecnoplace.com.br 2 Delano Calixto: Engenheiro, Pós-Graduando em Engenharia Rodoviária, Agência Goiana de Transportes e Obras AGETOP Av. José Ludovico, 20, BR-153, KM-3.5, Conjunto Caiçara Goiânia-GO, CEP , Fone: delanocalixto@agetop.go.gov.br

2 RESUMO Apresenta-se neste trabalho uma contextualização sobre padrões internacionais de Gerenciamento de Projetos, segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Apresentam-se também conceitos básicos sobre o que é um projeto e as áreas de conhecimento. Finalmente é relacionado como podem ser utilizadas estas áreas de conhecimento dentro da Conservação Rodoviária, visando o sucesso dos projetos e processos. PALAVRAS-CHAVE: gerenciamento de projetos, processos de gestão, administração. ABSTRACT This work brings a contextualization about Project Management International Standards, from PMI Project Management Institute. This work tells about basics concepts about a project and the knowledge areas. Finally is related how could be useful this knowledge areas into the Roads Conservation, with focus at project and process success.

3 CONTEXTUALIZAÇÃO DA PROBLEMÁTICA A área de Projetos e Conservação Rodoviária tem tido ao longo dos anos, por um lado uma redução de investimentos públicos e prazos reduzidos de planejamento e por outro, o aumento da competitividade e redução de valores pagos às empresas. Diante deste ambiente de mudanças, as empresas buscam melhorias em seus contextos, objetivando reduzir custos, obter qualidade de produtos/serviços, cumprir prazos, enfim, sobrevivência num ambiente de complexidade dos projetos e recursos escassos. Para tanto, há necessidade de melhorias no gerenciamento dos projetos, processos e na adoção de padrões internacionais, sendo esta uma prática que vem sendo desenvolvida hoje nas organizações. Com tantas mudanças acontecendo no Brasil e no mundo, as empresas vêm tentando adaptar-se às mudanças da melhor maneira possível, criando ferramentas de organização, estruturação e sistematização de processos para que os projetos sejam bem sucedidos. O grande desafio para lidar com este ambiente de mudanças velozes torna indispensável um modelo de gerenciamento baseado em planejamento, execução e controle. DEFINIÇÕES DE PROJETO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS Algumas vezes pode haver uma confusão na definição da palavra projeto, pois projeto (do inglês project) significa empreendimento e também projeto (do inglês design) que significa planta ou esboço. No escopo deste trabalho, será apresentado projeto como um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único" (PMBOK - Project Management Body of Knowledge). Dentro deste enfoque, como contextualizar projeto com a conservação rodoviária, uma vez que esta é contínua? Apresentar-se-á primeiramente os padrões relativos a projetos e posteriormente sua contextualização e aplicação. Os projetos têm como características principais a temporariedade e a individualidade. A primeira característica está relacionada ao caráter temporal do projeto que se refere ao tempo definido e determinado deste. Cada projeto tem começo, meio e fim. A segunda característica sugere que cada projeto é único, portanto, é um empreendimento não repetitivo. Estas são as principais características, mas também se podem incluir outras como ser conduzido por pessoas, ter objetivos claros e definidos, parâmetros pré-determinados, seqüência clara e lógica de eventos, utilização de recursos específicos. O gerenciamento de projetos não propõe atitudes inovadoras e novas. Sua proposta é estabelecer um processo racional, lógico e estruturado para execução de ações objetivando o resultado. Segundo o Project Management Institute (PMI), gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de forma a atingir e exceder as necessidades e expectativas dos interessados deste projeto. Conforme Ricardo Vargas, gerenciamento de projetos é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade prédeterminados. Faz-se necessário gerenciar projetos porque no desenvolvimento e aperfeiçoamento de ações, tudo é projeto. Gerenciar está relacionado a organizar, estruturar, sistematizar, cuidar. CICLOS DE VIDA DE UM PROJETO Um projeto é desenvolvido a partir de uma demanda, progredindo para um plano, que é executado, concluído e avaliado. Possui, portanto, fases em seu ciclo de vida. Este ciclo subdivide-se em fases: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização. Iniciação é a fase inicial do projeto, que é determinada por uma necessidade identificada ou um problema estruturado. Planejamento refere-se ao detalhamento de tudo o que será feito, incluindo cronograma, recursos, análise de custos, riscos. Execução refere-se à materialização das ações propriamente ditas, ou seja, a execução do projeto. Controle acompanha a realização das ações, controla e propõe ações corretivas e preventivas. Finalização, que contempla as avaliações e auditorias internas e externas, bem como as lições aprendidas no projeto. É importante ressaltar que há interdependência e inter-relacionamento entre as fases de um projeto. De acordo com o PMBOK estas fases são sobrepostas e representadas em um mesmo gráfico.

4 Nível de Atividade Planejamento Execução Definição Controle Finalização Início fases Fim Figura 1 Fases x Níveis de Atividades do Gerenciamento de Projeto ÁREAS DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS São numerosos os benefícios do gerenciamento de projetos, principalmente em utilizá-lo estrategicamente na organização. E um dos grandes benefícios é que possibilita aprender a discernir, no trabalho, o que parece urgente do que é de fato importante. Há maior clareza de idéias. A postura ativa e o objetivo claro também são aperfeiçoados com esta prática. Favorece a adaptação trabalho-cliente, permite desenvolver diferenciais competitivos, antecipa situações desfavoráveis, agiliza decisões, facilita as avaliações e feedback, aumenta o controle gerencial das atividades, entre outros. Vale ressaltar que sua prática visa o sucesso das ações e empreendimentos e estabelecem diferenciais competitivos. Pessoas Custo Comunicações Integração Prazo Aquisições Qualidade Riscos Escopo Figura 2 Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos A estruturação e execução de um projeto contêm planos de áreas de conhecimento específicos de escopo, prazos, custos

5 qualidade, pessoas (recursos humanos), comunicações, riscos, aquisições e integração. Citar-se-á de cada uma delas: O plano de gerenciamento de escopo tem como objetivo principal definir e controlar os trabalhos a serem realizados pelo projeto. É de suma importância esta área porque nela está o detalhamento do que será feito. Quanto mais detalhado o escopo, maior a possibilidade de obtenção do sucesso do empreendimento. O escopo pode ainda ser subdividido em funcional, técnico e de atividades. O gerenciamento do prazo é de suma importância porque estabelece prazos e controle de cronograma. Está também relacionado a sequenciamento de atividades, estimativa de duração das atividades e definição das mesmas, além de controlar priorizações e mudanças, havendo registro de alterações e avaliações de prazos. É sabido que hoje o controle do tempo e cumprimento de prazos é um diferencial competitivo importante e significativo. O gerenciamento de custos pressupõe a garantia do capital disponível para obtenção de recursos necessários para a realização do trabalho. Diz respeito à orçamentação, investimentos, quantificação, estimativas financeiras/ custos controle de custos e planejamento de recursos. Gerenciamento da qualidade é referente à garantia da satisfação de todos os envolvidos no projeto. Visa a melhoria contínua, exigência de alto desempenho no empreendimento, desenvolvimento do serviço/produtos, níveis tecnológicos elevados, e outras dimensões. Tem como foco a satisfação do cliente e na conformidade do projeto com as necessidades desse cliente. Portanto, pode incluir atividades como treinamento, testes, auditoria, entre outros. A garantia da qualidade tem por objetivo assegurar que o projeto empregará todos os processos necessários para que os requisitos sejam atendidos (PMBOK), além de possibilitar a melhoria contínua do mesmo. O gerenciamento das pessoas está relacionado a fazer o melhor uso dos indivíduos envolvidos no projeto. As pessoas são fundamentais na realização de empreendimentos. São elas que tornam possível a efetivação de qualquer ação. São as pessoas que definem as metas, os planos, direcionam as ações, organizam o trabalho, produzem resultado, coordenam e controlam as atividades do projeto. Esta área é de suma importância porque envolve não somente gerenciamento das habilidades técnicas dos envolvidos, mas também das relações sociais, o que é de fundamental valor em qualquer trabalho. Esta área também envolve planejamento organizacional, recrutamento de pessoal e desenvolvimento da equipe. O gerenciamento das comunicações tem um papel relevante para a execução das atividades, porque a comunicação é vital para um empreendimento. Saber o que se quer, porque se quer fazer-se entender, interagir, trabalhar em equipe são fundamentais para o desempenho competente e eficaz. A comunicação garante a integração da equipe e a fluidez das informações no tempo certo. Esta área envolve a distribuição de informações, planejamento das comunicações e relatórios de acompanhamento do projeto. O gerenciamento de riscos está contextualizado na busca de controle das possibilidades de acontecimentos ruins ou bons durante o projeto. Cabe a ele coletar informações sobre possibilidades de riscos, reverem-los de forma sistemática criando estratégias para garantia de sucesso. Envolve processos como: planejamento e identificação de riscos, análise quantitativa e qualitativa dos riscos, planejamento de respostas, monitoramento e controle. O risco por si só nem sempre é uma ameaça. Existem riscos que podem se tornar oportunidades. Exemplo: um determinado produto é pago em dólar e contrato para a aquisição foi feito em Real. Caso o dólar diminua o preço, este risco será benéfico para o projeto, ou seja, uma oportunidade. Figura 3 Riscos: Oportunidade ou Ameaça?

6 O gerenciamento das aquisições tem como objetivo garantir que os elementos externos participantes do projeto assegurem o seu fornecimento. Nos nossos dias este elemento tem um papel importante, pois cada vez mais as empresas estão concentrando esforços em seu foco principal e terceirizando e estabelecendo parcerias estratégicas com outros fornecedores. O correto gerenciamento deste elemento aumenta consideravelmente a competitividade e o sucesso das empresas e projetos. O gerenciamento da integração busca, devido a grande complexidade dos projetos, integrarem todas as equipes e processos dentro de um projeto. Dentro destas áreas de conhecimento existem diversas ferramentas e padrões para que cada projeto tenha todo o sua efetividade. INTEGRANDO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA CONSERVAÇÃO RODOVIÁRIA A conservação rodoviária é um processo e, como o próprio nome diz, é contínua. Mas pode-se contextualizar e integrar os padrões de gerenciamento de projetos para ela, com vistas a melhorar o desempenho e dotar as empresas de processos para melhorar os resultados. Para haver conservação rodoviária exigem-se práticas de preservação permanentes, esforço contínuo de adequações e manutenções. Em primeiro lugar, cada contrato com uma empresa de conservação é um projeto, pois tem início, fim determinados, um produto a ser entregue (a conservação). Somente o gerenciamento do contrato em si, os padrões de gerenciamento de projetos já seriam úteis, mas quando se agrega ao processo em si (o dia-a-dia da obra), as visões das áreas de conhecimento, o sucesso é potencializado. Cada área de conhecimento pode ser integrada a conservação rodoviária, gerando o plano específico não mais para o projeto, mas para o processo da conservação, conforme se vê abaixo: Gerenciamento de escopo: criar documentos e definições de como e o que precisa ser feito para cada situação de conservação. Normalmente faz-se a conserva e não se tem documentado o que foi feito e muito menos o que foi contratado. Este processo irá normatizar esta atividade; Gerenciamento de prazo: documentar e acompanhar os prazos para os tipos de manutenção que são necessárias nos trechos conservados, visando avaliar tanto a sazonalidade e desempenho das equipes, facilitando a gestão do que precisa ser melhorados em termos de equipes, equipamentos ou mesmo treinamento; Gerenciamento de custos: precificar cada intervenção, em função do escopo (detalhamento) do trabalho que foi executado; Gerenciamento da qualidade: neste aspecto, pode-se usar a experiência de qualidade da execução do serviço com a qualidade do processo para executá-lo. Com isto tem-se um ganho considerável no resultado final das intervenções; Gerenciamento das pessoas: quais, quantas, como selecioná-las, como medir desempenho? Todas estas perguntas são respondidas quanto se faz um plano de gerenciamento de pessoas integrado ao processo de conservação, pois para o projeto, estes quesitos foram analisados; Gerenciamento da comunicação: este é um das principais áreas de conhecimento que podem ser integradas dentro do processo de conservação rodoviária, pois além de falar o que foi feito, é necessário ter mais informações para os gestores: tempo gasto, custos, problemas reportados, riscos identificados. Neste processo temos a materialização de praticamente todas as outras áreas de conhecimento, para que estas informações cheguem a quem realmente são necessárias, sejam os tomadores de decisão ou os próprios funcionários; Gerenciamento de riscos: para a conservação, podem-se considerar riscos do ponto de vista de engenharia: o risco em não se executar aquela intervenção, mas pode-se também integrar com outras possibilidades de riscos inerentes ao processo: material não estar disponível, pessoas não executarem o trabalho corretamente, o equipamento estar danificado, entre outros. Como foi visto, este tópico visa maximizar a ocorrência dos riscos benéficos (oportunidades) e minimizar os riscos maléficos (ameaças); Gerenciamento das aquisições: este é um outro processo onde se pode ganhar muito com uma boa gerência, pois toda operação de conservação precisa muito de aquisições: material betuminoso, equipamentos, caminhões, etc. Pode-se imaginar que, uma vez tendo-se o caminhão, deixa-se de pensar em aquisições para ele, mas precisa-se de contratar a manutenção, peças, em fim, deve-se pensar que as aquisições determinarão grande parte do sucesso do processo da conservação rodoviária; Gerenciamento da Integração: Trabalhar a integração de todas as equipes fará com que o processo seja mais claro e o sucesso mais próximo.

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Buscou-se fazer uma contextualização sobre o que é um Projeto, Gerenciamento de Projetos e alguns benefícios que o domínio de padrões internacionais de Gerenciamento de Projetos pode trazer à Conservação Rodoviária. Este estudo não é conclusivo, pois como o Gerenciamento de Projetos atua em empreendimentos com início e fim determinados e, a Conservação Rodoviária é um processo, não tendo um fim e, mas ele já apresenta os primeiros resultados de que esta integração pode trazer uma mudança para melhor na gerência da Conservação. BIBLIOGRAFIA PMI, Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge 2000, 2 a Edição, Califórnia USA, PMI, Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge, 3 a Edição, Califórnia USA, VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos, 5ª. Edição, Rio de Janeiro: Brasport, 2003.