VIA NOVA BENEFÍCIOS RH FÁCIL LAYOUT DO ARQUIVO MAGNÉTICO EPV PARA PEDIDOS

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1 VIA NOVA BENEFÍCIOS RH FÁCIL LAYOUT DO ARQUIVO MAGNÉTICO EPV PARA PEDIDOS

2 SUMÁRIO CAPÍTULO 1 FUNCINAMENTO DO SISTEMA Informações do arquivo 3 Formas de Entrega Processo do Cliente 4 Composições do arquivo 5 Links entre as sessões 6 CAPÍTULO 2 LAYOUT ARQUIVO EPV Sessão N Nome do arquivo a ser importado 10 Sessão H Header do arquivo 11 Sessão E Endereço de Entrega / Faturamento 12 Sessão D1 Departamentos Simples Separação 13 Sessão D2 Departamentos Faturado por Departamento 14 Sessão C1 Colaboradores - Simples Separação 15 Sessão C2 Colaboradores - Faturado por Departamento 16 Sessão C3 Colaboradores Agrupado por Departamento 17 Sessão B Benefícios 19 Sessão T Trailer 20 CAPÍTULO 3 - TESTES Efetuando o pedido através do site 21 Ambiente de Teste 22 CAPÍTULO 4 - ANEXOS Anexo 1 - Lista de código dos benefícios mais utilizados 23 RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 2 / 23

3 INFORMAÇÕES DO ARQUIVO EMPRESA: VIANOVA BENEFÍCIOS - RHFÁCIL SOBRE O ARQUIVO DESCRIÇÃO Layout para geração do arquivo magnético de pedido de vales e cartões. OBJETIVO Possibilitar a criação do pedido automaticamente através de um arquivo magnético. LAYOUT / VERSÃO EPV 2.0 DATA JANEIRO / 2014 ATUALIZAÇÃO 07/07/2015 ANEXOS LISTA DE BENEFÍCIOS (ANEXO1) ARQUIVO DE EXEMPLO SIMPLES-SEPARAÇÃO (ANEXO 2) - (opção 1) - (opção 2) - (opção 1) - (opção 2) ARQUIVO DE EXEMPLO FATURADO POR DEPTO (ANEXO 3) ARQUIVO DE EXEMPLO AGRUPADO POR DEPTO (ANEXO 4) AJUDA E SUPORTE SITE ESTE MANUAL TEL (11) suporte.ti@vianovanet.com.br CRIAÇÃO REVISÃO Danilo Gomes Leandro Salgado / Maíra Cunha / Danilo Fernandes RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 3 / 23

4 FORMA DE ENTREGA PROCESSO DO CLIENTE A ViaNova atende diversas formas de processos e de trabalho das empresas, a fim de ter condições de atender as demandas específicas de seus clientes. Assim, para escolher o tipo de arquivo que melhor lhe atende, é necessário identificar sua necessidade de entrega / faturamento junto ao nosso departamento comercial, que irá configurar seu cadastro em nosso sistema. Uma vez que seu cadastro esteja configurado corretamente o seu layout de arquivo magnético deverá ser gerado de acordo com a forma de entrega / faturamento configurado. Veja abaixo as formas de entrega, e a composição do arquivo em cada uma delas. Resumo das Formas de Entrega Simples Separação: atende pequenas e médias empresas. Essa forma de entrega é quando o cliente possui somente um CNPJ e um endereço de entrega. Todos os funcionários trabalham no mesmo local e a Nota Fiscal será faturada no mesmo endereço. Nessa opção também é possível que o faturamento seja em um endereço e a entrega em outro, porém com o limite de um endereço de cada tipo. Faturado por Departamento: atende empresas que possuem diversos CNPJs e endereços de entrega. Nesse caso, cada departamento funciona de maneira independente dentro do site da ViaNova. Cada departamento possui seu cadastro completo, onde deverá ser informado o CNPJ de faturamento, o endereço de entrega e o endereço de faturamento. Depois, na hora de realizar o pedido, deverá ser informado a que departamento o pedido se refere. O sistema então irá gerar um boleto e uma nota fiscal para cada pedido, ou seja, para cada departamento da empresa. Nessa modalidade deverá ser criado um arquivo magnético para cada departamento, em cada arquivo deverá conter somente as informações e os usuários daquele departamento específico. Agrupados por Departamento: ideal para empresas que possuem um número grande de departamentos. Nesse modelo o sistema irá gerar um único pedido com todos os departamentos nele. Internamente haverá uma separação, onde irá gerar um boleto e nota fiscal para cada departamento distinto encontrado no arquivo. Nesse layout é possível também realizar uma separação de departamentos de faturamento e entrega, onde um colaborador pode receber um pedido no departamento X, e o faturamento ser realizado no departamento Y. Clientes Pai / Filho: atende as empresas que possuem diversos CNPJs, e todos os CNPJ serão administrados por pessoas diferentes (Clientes Filhos), porém existe um acesso principal (Cliente Pai) onde o administrador principal consegue navegar e acompanhar suas demais filiais. Dentro dessa modalidade, cada empresa / CNPJ irá emitir seu próprio pedido sendo necessário a geração de um arquivo individual para cada empresa seguindo o layout de Simples Separação. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 4 / 23

5 COMPOSIÇÃO DO ARQUIVO Composição do arquivo Layout: Simples Separação Composição do arquivo Layout: Faturado por Departamento Composição do arquivo Layout: Agrupado por Departamentos Observações É aconselhável (não obrigatório) que as sessões sejam agrupadas conforme a composição acima. Por exemplo: Primeiro deverá vir toda a sessão de colaboradores antes de começar a sessão de benefícios. Porém essa regra não é obrigatória e não irá alterar seu arquivo. A única regra obrigatória é que antes de escrever as sessões inferiores, é necessário que o registro de link esteja criado anteriormente. Por exemplo, antes de solicitar um benefício para o colaborador, você deve ter acima o registro desse colaborador. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 5 / 23

6 LINKS ENTRE SESSÕES Quase todas as sessões do arquivo EPV são linkadas entre si, dessa forma não é necessário repetir as informações de cadastro de um departamento para cada usuário que trabalha naquele departamento por exemplo. Algumas sessões tem um simples link para fazer a conexão entre elas, como no caso da sessão de Benefícios e Colaboradores. Basta que na sessão de Benefícios você tenha o CPF de um colaborador já informado anteriormente que o próprio sistema já realiza esse link automaticamente. Os links entre colaboradores e departamentos são links duplos, uma vez que cada colaborador pode ser vinculado diretamente em até dois departamentos, o primeiro link (de entrega) serve para identificar o departamento que o colaborador está localizado fisicamente, portanto é o departamento onde serão entregues os itens do pedido. Já o segundo link (de faturamento), serve para a emissão de Nota Fiscal, ou seja o valor do serviço cobrado para esse colaborador será faturado com os dados do departamento que está realizado o link nesses campos. Os links entre departamentos e endereços tem a mesma funcionalidade acima, cada departamento pode ter até dois endereços, um para entrega e outro para faturamento. Usando a mesma regra do vinculo dos usuários e departamentos. Veja os exemplos dos links nas próximas páginas. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 6 / 23

7 LINKS ENTRE SESSÕES Simples Separação Na simples separação, todo pedido é faturado em um endereço fixo, e toda nota fiscal é emitida também em um endereço fixo (não precisa ser o mesmo). O vínculo dos usuários e dos departamentos são utilizados somente para uma separação interna na empresa, mas todos os pedidos seguem a mesma regra em geral. Utilizando essa opção é possível separar um endereço de entrega de um endereço de faturamento, porém não é possível que esses endereços sejam diferentes quando se cria vários pedidos para um mesmo CNPJ / Login. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 7 / 23

8 LINKS ENTRE SESSÕES EXEMPLO FATURADO POR DEPARTAMENTO Quando uma empresa possui diversos CNPJ ou Endereços de Entrega / Faturamento é aconselhável que a escolha de entrega de pedido seja dessa forma. Dessa forma o sistema da ViaNova irá ignorar as informações do cadastro principal e irá considerar as configurações dos departamentos para as entregas e faturamento. Porém para cada departamento é necessário ter um pedido individual, consequentemente é necessário também gerar um arquivo magnético individual para cada departamento. No exemplo abaixo temos uma empresa com 4 departamentos cada departamento tem sua própria razão social, cnpj, endereço de entregas e endereço de faturamento, essas informações podem se repetir ou não (de acordo com sua necessidade). Para a empresa abaixo seria necessário a geração de 4 arquivos com todas as parametrizações conforme a documentação que será visto mais abaixo. No exemplo abaixo, o departamento Vendas teria um pedido só para ele, e seria entregue no endereço de São Paulo, e o faturamento seria com o endereço de Santo André. Para realizar um pedido para Diretoria, seria necessário um segundo arquivo EPV somente com os colaboradores da Diretoria, então o pedido da Diretoria seria entregue e faturado em Campinas. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 8 / 23

9 LINKS ENTRE SESSÕES EXEMPLO AGRUPADO POR DEPARTAMENTO Nessa configuração, o cliente tem a opção de informar onde cada colaborador vai receber o vale, e onde será faturado esse serviço. Tudo isso dentro de um único pedido, arquivo magnético. Essa opção é recomendada quando o cliente opta por separa os usuários de um único departamento / filial em diversos centro de custo e pontos de entrega. Nesse caso o sistema da ViaNova irá identificar automaticamente quantas notas fiscais, boletos e entregas serão necessárias realizar para o pedido automaticamente. No exemplo abaixo teríamos um único pedido com 4 colaboradores. O resumo do pedido seria: 2 Entregas ( São Paulo e Campinas ) 3 Notas Fiscais ( São Paulo, Santo André e Campinas ). Tipo Local Departamentos Colaboradores Entrega São Paulo Compras / Vendas Total 2 Colaborador A / B/ C Entrega Santo André - - Entrega Campinas Financeiro Colaborador D Entrega São Caetano do Sul Diretoria - Faturamento São Paulo Compras Colaborador A Faturamento Santo André Vendas Colaborador B / C Faturamento Campinas Financeiro Colaborador D Faturamento São Caetano do Sul Diretoria - RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 9 / 23

10 SESSÃO N NOME DO ARQUIVO A SER IMPORTADO Descrição Formado do nome arquivo a ser importado no site. O CNPJ informado no nome do arquivo deve ser o mesmo CNPJ que o cliente está realizando o login no site. Caso o arquivo não tenha o nome descrito nessa sessão será rejeitado pelo site. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO N1 Identificador Identificação do tipo de arquivo Constante "EPV" SIM N2 CPF / CNPJ CPF / CNPJ da empresa que está realizando o pedido Somente números sem pontos e traço SIM N3 Sequencia Nº sequencial do arquivo (início: ) Número alinhado pela direita com zeros à esquerda SIM N4 Extensão Extensão do arquivo Constante:.TXT" SIM Observações CAMPO CPF / CNPJ Sequência OBSERVAÇÃO Em caso de CPF o campo deve ser preenchido com espaço em branco a direita. Exemplo: A cada arquivo gerado deve ser colocado uma nova sequência nesse campo. Iniciando em etc... Exemplos Para uma empresa com o CNPJ: / O nome do arquivo seria: EPV TXT Imagem2: Arquivo salvo no computador com o nome correto para importação; a sequência do arquivo está no RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 10 / 23

11 SESSÃO H - HEADER DE ARQUIVO Descrição Header do arquivo O header (cabeçalho) do arquivo é a primeira linha dentro do arquivo. Serve para validar se o arquivo pertence ao cliente logado no sistema e para parametrizar o período para o qual os benefícios serão solicitados no pedido. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO H1 Identificação do cabeçalho Identificador do registro Constante "0" SIM H2 Código da Remessa Identificador da remessa Constante "E" SIM H3 C.N.P.J. da empresa C.N.P.J. da empresa Somente números sem pontos e traço SIM H4 Data do início do período Data que irá sair nos recibos do período do pedido Data Formato DDMMAAAA SIM H5 Data do final do período Data que irá sair nos recibos do período do pedido Data Formato DDMMAAAA SIM H6 Data do processamento do arquivo Data do processamento do arquivo Data Formato DDMMAAAA SIM H7 Hora do processamento do arquivo Hora do processamento do arquivo Hora no formato HH:MM (00:00h. as 23:59h) SIM H8 Versão do EPV Versão do layout que foi utilizado para geração do arquivo Constante "02" SIM H9 Brancos Espaços em branco para uso futuro Espaços em branco para uso futuro SIM Observações CAMPO C.N.P.J. da empresa Data do início / Final do período OBSERVAÇÃO Deve ser o mesmo CNPJ em que o cliente está realizando o login no site. Idem ao CNPJ informado no nome do arquivo. Em caso de CPF alinhar o CPF a esquerda, e completar o restante dos campos com espaços em branco. Exemplo: É a data base do pedido, que será impressa nos recibos dos usuários, informando que aquele pedido se refere ao período em questão. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 11 / 23

12 SESSÃO E - REGISTRO DE ENDEREÇOS Descrição Sessão onde possui os registros dos endereços da empresa. Nessa sessão, devera ser informados os endereços de entrega e de faturamento existentes em toda a empresa. Essa sessão serve de vínculo para a sessão de departamentos. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO E1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM E2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "02" SIM E3 ID_ENDRECO Código do endereço que será utilizado para vínculo Somente números alinhados a esquerda SIM E4 Logradouro + Endereço Logradouro e Endereço Caracteres Exemplo: Rua Vinte Três. SIM E5 Número Número Caracteres SIM E6 Complemento Complemento Caracteres NÃO E7 Bairro Bairro Caracteres SIM E8 CEP CEP Caracteres SIM E9 Cidade Cidade Caracteres SIM E10 UF - Estado UF Estado Caracteres SIM E11 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO ID_ENDRECO OBSERVAÇÃO O código informado nesse campo deve ser o mesmo código informado no registro de departamentos para que o sistema crie o vinculo entre o departamento e o endereço informado aqui. Um mesmo endereço pode ser utilizado em vários departamentos. Esse campo deve ser único para cada endereço Se for utilizado o mesmo código para dois endereços, o sistema irá entender que trata-se de uma atualização e não de dois endereços diferentes. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 12 / 23

13 SESSÃO D1 REGISTRO DE DEPARTAMENTOS [SIMPLES SEPARAÇÃO] Descrição Sessão onde possui os departamentos da empresa. A sessão de departamentos possui 2 layouts Esse layout D é somente quando for utilizada a versão de simples separação. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO D1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM D2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "05" SIM D3 ID_DEPARTAMENTO Código do departamento Somente números alinhados a esquerda SIM D4 Nome do departamento / filial Nome do departamento Caracteres SIM D5 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Brancos NÃO D6 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Brancos NÃO D7 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Brancos NÃO D8 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Brancos NÃO D9 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Brancos NÃO D10 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Brancos NÃO D11 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos NÃO CAMPO ID_DEPARTAMENTO OBSERVAÇÃO O código informado nesse campo deve ser o mesmo código informado no registro de usuários para que o sistema crie o vinculo entre o usuário e o departamento informado aqui. Um mesmo departamento pode ser utilizado em vários usuários. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 13 / 23

14 SESSÃO D2 REGISTRO DE DEPARTAMENTOS [FATURADO POR DEPARTAMENTO] Descrição Sessão onde possui os departamentos da empresa. A sessão de departamentos possui 2 layouts Esse layout E é somente quando for utilizada a versão de Faturado por Departamento SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO D1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM D2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "05" SIM D3 ID_DEPARTAMENTO Código do departamento/ filial Somente números alinhados a esquerda SIM D4 Nome do departamento / filial Nome do departamento / filia Caracteres SIM D5 ID_ENDEREÇO_ENTREGA Código do endereço de entrega LINK E Somente números alinhados pela esquerda SIM D6 ID_CNPJ_DEPTO CNPJ do departamento Somente números sem pontos e traço SIM D7 Razão Social Faturamento Razão social para a Nota Fiscal Caracteres SIM D8 Contato Responsável Nome do responsável pelo departamento / Entrega Caracteres SIM D9 Inscrição Estadual Número da inscrição estadual Somente números alinhados a esquerda SIM D10 ID_ENDEREÇO_FATURA Código do endereço faturamento LINK E Somente números alinhados pela esquerda SIM D11 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM CAMPO ID_DEPARTAMENTO ID_ENDEREÇO_ENTREGA ID_ENDEREÇO_FATURA ID_CNPJ_DEPTO Razão Social Faturamento Contato Responsável OBSERVAÇÃO O código informado nesse campo deve ser o mesmo código informado no registro de colaboradores para que o sistema crie o vinculo entre o colaborador e o departamento informado aqui. Um mesmo departamento pode ser utilizado em vários colabores. Informar o código do endereço de entrega desse departamento. É o mesmo campo utilizado na sessão de endereços C. Esse campo serve de link entre as sessões para poder realizar a entrega física do pedido. Deve informar o código do endereço de faturamento desse departamento. É o mesmo campo utilizado na sessão de endereços C. Esse campo serve de link entre as sessões, e será utilizado para emitir a nota fiscal no endereço vinculado desse departamento. O CNPJ informado nesse campo será o CNPJ que irá constar na Nota Fiscal E não o CNPJ de login no site. A Razão Social informada nesse campo será o CNPJ que irá constar na Nota Fiscal Nome da pessoa que irá receber o benefício quando houver entrega física Essa informação irá no pacote do pedido para ajudar o entregador. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 14 / 23

15 SESSÃO C1 REGISTRO DE COLABORADORES [SIMPLES SEPARAÇÃO] Descrição Sessão onde possui os dados dos funcionários da empresa. A sessão de departamentos possui 3 layouts Esse layout F é somente quando for utilizada a versão de Simples Separação SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO C1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM C2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "10" SIM C3 ID_CPF C.P.F. do funcionário / usuário Somente números sem pontos e traço SIM C4 Nome do Funcionário Nome do Funcionário Caracteres SIM C5 Data de nascimento. Data de nascimento do funcionário Data Formato DDMMAAAA SIM C6 RG Nº do RG do funcionário "-" para separar o digito (alinhado a esquerda) SIM C7 Estado emissor do RG Sigla do Estado Emissor Sigla do Estado Emissor SIM C8 Chapa / Matrícula Nº da chapa ou matrícula do funcionário Caracteres NÃO C9 Sexo M - F Sexo do funcionário Constante: M ou F SIM C10 ID_DEPARTAMENTO Código do departamento do funcionário - LINK D Somente números alinhados a esquerda NÃO C11 Data de emissão do RG Data de emissão do RG Data Formato DDMMAAAA SIM C12 Nome da mãe do funcionário Nome da mãe do funcionário Caracteres SIM C13 Endereço Endereço da residência do funcionário Caracteres NÃO C14 Número Número da residência do funcionário Caracteres NÃO C15 Complemento Complemento do endereço do funcionário Caracteres NÃO C16 Bairro Bairro do endereço do funcionário Caracteres NÃO C17 Cidade Cidade da residência do funcionário Caracteres NÃO C18 UF Estado onde se localiza a residência do funcionário Caracteres NÃO C19 CEP CEP da residência do funcionário Caracteres NÃO C20 DDD Cel. Funcionário DDD do celular do funcionário Caracteres NÃO C21 Núm. Celular SMS Número do celular do funcionário Caracteres NÃO C22 Receber SMS Crédito Notificar crédito do funcionário por SMS S ou N - S (Sim) / N (Não) NÃO C23 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Somente números alinhados a esquerda NÃO C24 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 15 / 23

16 SESSÃO C2 REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS [FATURADO POR DEPARTAMENTO] Descrição Sessão onde possui os dados dos funcionários da empresa. A sessão de departamentos possui 3 layouts Esse layout G é somente quando for utilizada a versão de Faturado por Departamento SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO C1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM C2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "10" SIM C3 ID_CPF C.P.F. do funcionário / usuário Somente números sem pontos e traço SIM C4 Nome do Funcionário Nome do colaborador Caracteres SIM C5 Data de nascimento. Data de nascimento do colaborador Data Formato DDMMAAAA SIM C6 RG Nº do RG do colaborador "-" para separar o digito (alinhado a esquerda) SIM C7 Estado emissor do RG Sigla do Estado Emissor Sigla do Estado Emissor SIM C8 Chapa / Matrícula Nº da chapa ou matrícula do colaborador Caracteres NÃO C9 Sexo M - F Sexo do colaborador Constante: M ou F SIM C10 ID_DEPARTAMENTO Código do departamento do colaborador - LINK D Somente números alinhados a esquerda SIM C11 Data de emissão do RG Data de emissão do RG Data Formato DDMMAAAA SIM C12 Nome da mãe do funcionário Nome da mãe do colaborador Caracteres SIM C13 Endereço Endereço da residência do colaborador Caracteres NÃO C14 Número Número da residência do colaborador Caracteres NÃO C15 Complemento Complemento do endereço do colaborador Caracteres NÃO C16 Bairro Bairro do endereço do colaborador Caracteres NÃO C17 Cidade Cidade da residência do colaborador Caracteres NÃO C18 UF Estado onde se localiza a residência do colaborador Caracteres NÃO C19 CEP CEP da residência do colaborador Caracteres NÃO C20 DDD Cel. Funcionário DDD do celular do colaborador Caracteres NÃO C21 Núm. Celular SMS Número do celular do colaborador Caracteres NÃO C22 Receber SMS Crédito Notificar crédito do colaborador por SMS S ou N - S (Sim) / N (Não) NÃO C23 Não Utilizado Campo não utilizado nessa versão Preencher em Branco Somente números alinhados a esquerda NÃO C24 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 16 / 23

17 SESSÃO C3 REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS [AGRUPADO POR DEPARTAMENTO] Descrição Sessão onde possui os dados dos funcionários da empresa. A sessão de departamentos possui 3 layouts Esse layout H é somente quando for utilizada a versão de Faturado por Departamento SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO C1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM C2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "10" SIM C3 ID_CPF C.P.F. do funcionário / usuário Somente números sem pontos e traço SIM C4 Nome do Funcionário Nome do colaborador Caracteres SIM C5 Data de nascimento. Data de nascimento do colaborador Data Formato DDMMAAAA SIM C6 RG Nº do RG do colaborador "-" para separar o digito (alinhado a esquerda) SIM C7 Estado emissor do RG Sigla do Estado Emissor Sigla do Estado Emissor SIM C8 Chapa / Matrícula Nº da chapa ou matrícula do colaborador Caracteres NÃO C9 Sexo M - F Sexo do colaborador Constante: M ou F SIM C10 ID_DEPARTAMENTO_ENTREGA Código do departamento - Entrega - LINK D Somente números alinhados a esquerda SIM C11 Data de emissão do RG Data de emissão do RG Data Formato DDMMAAAA SIM C12 Nome da mãe do funcionário Nome da mãe do colaborador Caracteres SIM C13 Endereço Endereço da residência do colaborador Caracteres NÃO C14 Número Número da residência do colaborador Caracteres NÃO C15 Complemento Complemento do endereço do colaborador Caracteres NÃO C16 Bairro Bairro do endereço do colaborador Caracteres NÃO C17 Cidade Cidade da residência do colaborador Caracteres NÃO C18 UF Estado onde se localiza a residência do colaborador Caracteres NÃO C19 CEP CEP da residência do colaborador Caracteres NÃO C20 DDD Cel. Funcionário DDD do celular do colaborador Caracteres NÃO C21 Núm. Celular SMS Número do celular do colaborador Caracteres NÃO C22 Receber SMS Crédito Notificar crédito do colaborador por SMS S ou N - S (Sim) / N (Não) NÃO C23 ID_DEPARTAMENTO_FATURA Código do departamento - Faturamento - LINK D Somente números alinhados a esquerda NÃO C24 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 17 / 23

18 OBSERVAÇÕES SESSÃO C REGISTRO DE USUÁRIOS SESSSÕES CAMPO OBSERVAÇÃO Informar o CPF do usuário. Esse mesmo campo irá servir de link para a sessão de Benefícios. C1 / C2 / C3 CID_CPF C1 / C2 C3 C3 C1 / C2 / C3 C1 / C2 / C3 C1 / C2 / C3 ID_DEPARTAMENTO ID_DEPARTAMENTO_ENTREGA ID_DEPARTAMENTO_FATURA DDD Cel. Funcionário Núm. Celular SMS Receber SMS Crédito Link entre o colaborador e o departamento. Campo obrigatório quando o tipo de separação for Faturado por Departamento. Identifica o departamento onde o colaborador está localizado fisicamente. O pedido desse colaborador será entregue no endereço de entrega desse departamento. Identifica o departamento / centro de custo para a fatura do colaborador. Será emitida uma nota com as informações desse departamento, será utilizado o endereço de faturamento do departamento nas informações. Informar o número DDD do funcionário Necessário se o campo C22 estiver marcado como S Informar o número do celular do funcionário Necessário se o C22 estiver marcado como S Informar S(Sim) ou N(Não) - Essa opção envia para o funcionário um aviso por SMS para seu celular quando o crédito for realizado em seu cartão. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 18 / 23

19 SESSÃO B REGISTRO DE BENEFÍCIOS Descrição Sessão que possui os benefícios do que será solicitado no pedido. Nessa sessão deve conter os benefícios que serão solicitados no pedido. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO B1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM B2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "20" SIM B3 ID_CPF C.P.F. do funcionário / usuário - Vínculo C1 / C2 / C Somente números sem pontos e traço SIM B4 ID_BENEFICIO Código do vale/cartão solicitado Caracteres conforme o anexo 1 Alinhado a esquerda SIM B5 QT_BENEFICIO Quantidade utilizada pelo usuário no período Somente Número - Alinhado a direita com zeros à SIM esquerda B6 VL_ITEM Valor do benefício Números com "." para separar decimal (2 casas) SIM B7 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO OBSERVAÇÃO ID_CPF Deve ser utilizado o mesmo CPF do usuário utilizado no registro de funcionários da sessões F / G / H. ID_BENEFICIO Para ver os códigos dos benefícios da ViaNova, utilize o anexo, ou se preferir clique no link na página 2. Para benefícios que contem quatro dígitos, esses benefícios devem ser preenchidos com espaço em branco a direita. Exemplo: 6007_. VL_ITEM Para benefícios de valores fechados, o valor informado nesse campo deve ser o valor unitário do benefício encontrado na lista de benefícios. : A forma de cálculo do total do benefício no arquivo magnético pode ser realizada de duas formas: valores abertos e valores fechados. Um benefício de valor FECHADO é um benefício onde o fornecedor faz o crédito pela QUANTIDADE de passagens, já um benefício de valor ABERTO é um benefício onde o cliente pode informar o valor total do crédito diretamente no campo de valor. Exemplo: Ticket Alimentação / Refeição. Para saber quais benefícios são de valores abertos ou fechados utilize nossa lista de benefício (anexo1). O link para a lista completa encontra-se na página 2 desse manual. QT_BENEFÍCIO / VL_ITEM Valores Fechados QT_BENEFÍCIO / VL_ITEM Valores Abertos Informar no campo QT_BENEFICIO a quantidade de dias trabalhados do funcionário Informar no campo VL_ITEM o valor unitário. Dessa forma o sistema irá multiplicar o valor unitário pelos dias trabalhados e irá calcular automaticamente o valor total de crédito. Benefícios como VA / VR e alguns VTs podem ser creditados um valor aberto onde o total é calculado pelo sistema de folha do cliente. Nesse caso deverá ser informado no campo QT_BENEFICIO a quantidade de 1 (UM), e no campo VL_ITEM o valor total já calculado pelo sistema de folha. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 19 / 23

20 SESSÃO T ARQUIVO EPV REGISTRO TRAILER Descrição Sessão totalizador do arquivo. Essa sessão serve de validação das informações do arquivo enviado para o site. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO T1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "2" SIM T2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "10" SIM T3 TOTAL_LINHAS Quantidade de linhas do arquivo incluindo esta Números alinhados pela direita com zeros à esquerda SIM T4 TOTAL_USUARIOS Quantidade de usuários (CPF distintos) Números alinhados pela direita com zeros à esquerda SIM T5 TOTAL_VALOR Valor total de vales e cartões no pedido Números com "." para separar decimal (2 casas) SIM T7 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO TOTAL_USUARIOS TOTAL_VALOR OBSERVAÇÃO Informar a quantidade de CPF s diferentes presentes no arquivo. Total geral dos itens da sessão B ( Quantidade X Valor Unitário ) RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 20 / 23

21 CAPÍTULO 3 TESTES: EFETUANDO O PEDIDO ATRAVÉS DO SITE Sessão EFEUTANDO O PEDIDO ATRAVÉS DO SITE Para realizar a validação do arquivo ou a necessidade de um ambiente de teste, por favor verifique a sessão E desse arquivo. ETAPA LOGIN MENU PRINCIPAL ENVIO DO ARQUIVO ENVIANDO O ARQUIVO VALIDAÇÃO DO ARQUIVO VALIDAÇÃO DO PEDIDO PEDIDO OK PROBLEMAS FINALIZAÇÃO OBSERVAÇÃO Primeiro realize o login em nosso site com seu CNPJ e SENHA. Selecione a opção 6 Pedidos No menu do pedido, selecione a opção de pedido via arquivo, clicando no botão escolher arquivo. Selecione o arquivo gerado pelo seu sistema de folha, o arquivo deve conter o nome correto conforme sessão B desse manual. Se o arquivo estiver de acordo com o layout desse manual, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem: Arquivo OK. Pressione prosseguir. Verifique as informações apresentadas como resumo do seu pedido (capa do pedido), se estiver ok, clique na opção As informações estão corretas, desejo prosseguir com esse pedido. Uma vez que o pedido tenha sido gerado, é possível imprimir o boleto, tirar o relatório de vales por usuários, entre outros, bastando acessar a barra de opções acima. Caso o pedido tenha tido algum problema, você pode excluir o pedido através do menu principal - Item 6 Pedidos e selecionar a opção de exclusão. Uma vez que o pedido foi conferido e as informações estão corretas, basta efetuar o pagamento do boleto para que o pedido seja processado. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 21 / 23

22 CAPÍTULO 3 TESTES: AMBIENTE DE TESTE Sessão Descrição Alterações Suporte AMBIENTE DE TESTES Caso deseje realizar testes com o arquivo gerado pelo seu sistema, basta utilizar o seguinte login de acesso: CNPJ: ; Senha: solicitar para a equipe de desenvolvimento ViaNova. Para que o login de testes aceite o arquivo magnético gerado pelo seu sistema, é necessário que você altere o CNPJ do nome do arquivo (Sessão B) para o mesmo CNPJ de testes, e também altere o CNPJ o Header do Arquivo - Sessão C Tipo 1 - Campo B3 Para ajuda e suporte no ambiente de testes ou ambiente de produção, você pode entrar em contato com a ViaNova. Todas as informações para contato e suporte estão na Sessão A desse documento. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 22 / 23

23 ANEXOS ANEXO I LISTA DE BENEFÍCIOS Sessão ANEXOS ANEXO 1 Tipo Lista de benefícios referente a sessão C 5.0 TIPO 5 / Campo F4 A lista abaixo contém somente os principais vales, para a listagem completa acesse o link na página 2. ID_BENEFICIO BENEFÍCIO VALOR FIXO VALOR SÃO PAULO BILHETE ÚNICO INTEGR. TREM/MET+ÔNIB - SPTRANS (REC) SIM SÃO PAULO BILHETE ÚNICO METRO - SPTRANS (REC) SIM SÃO PAULO BILHETE ÚNICO MUNICIPAL - SPTRANS (REC) SIM SÃO PAULO BILHETE ÚNICO TREM - SPTRANS (REC) SIM BOM (RECARGA) NÃO TRÓLEBUS - BOM (REC) SIM Para ter um valor em tempo real, MAUÁ MUNICIPAL - DAHORA (REC) SIM acesse o link do anexo 1, disponível na SANTO ANDRÉ BILHETE ÚNICO MUNICIPAL - AESA URBANPASS (REC) SIM página 2 desse manual DIADEMA MUNICIPAL - SOU (REC) SIM RIO DE JANEIRO BILHETE ÚNICO - RIOCARD FETRANSPOR (REC) NÃO 6009 TICKET CARTÃO ALIMENTAÇÃO (REC) NÃO TICKET CARTÃO ALIMENTAÇÃO NATAL (REC) NÃO TICKET CARTÃO COMBUSTÍVEL (REC) NÃO 6007 TICKET RESTAURANTE - CARTÃO NÃO Para benefícios que contem quatro dígitos, esses benefícios devem ser preenchidos com espaço em branco a direita. Exemplo: 6007_. RH Fácil - ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2015 PÁG. 23 / 23