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1 DPPH VERSÃO RAIS DIRF e SIMPLES NACIONAL LC 128/2008. AJUSTES GERAIS INFORMATIVO DPPH [FOLHA] - N. º /01/2009 a)- EMPRESAS - Manutenção: Natureza do Estabelecimento: Incluído códigos '322-0 Organização Religiosa' e '323-9 Comunidade Índigena'. b)- MEIOS MAGNÉTICOS: - Responsável Declarações: - Incluído campo 'CPF', para informação do CPF da pessoa responsável pela Geração da RAIS. - RAIS: - Incluído campo 'CREA a ser Retificado'. Esta informação será necessária para geração de RAIS Retificadora. c)- RELATÓRIOS: - Recibos Funcionarios: - Ajustes na geração do arquivo em FTP. - Relações: - Criado relatório 'Número de Funcionários p/empresa'. Este relatório apresenta mês a mês, a quantidade de funcionários ativos, com possibilidade de seleção de Empresas. 1) SIMPLES NACIONAL: Com a regulamentação da Lei 128/2008, será necessária a revisão das Atividades que mudaram de Tabela, principalmente as atividades enquadradas no Anexo V, que a partir de 2009 passarão a não contribuir o INSS pela Folha de Pagamento. Neste caso, o usuário deverá efetuar esta alteração no sistema, na aba 'Alterações'/'Parametros'/'Simples Nacional Contr.INSS', para evitar mudanças em periodos anteriores à NOTA: Verificar todas as empresas que tinham contribuição pelas tabelas dos Anexos IV e V, considerando a situação a partir de 2009, lembrando que somente contribuirão ao INSS pela Folha de Pagamentos algumas atividades da Tabela IV e, que, algumas atividades mudaram de tabela. (Da V para IV e para III). Assim as empresas que ficaram no Anexo V vão contribuir o INSS (CPP) no próprio DAS atráves do cálculo do FATOR R, alterado na LC 128/08, e com isso o usário deverá informar as alterações como 01/01/2009 no Simples Nacional Contrib. INSS como Sem Contr. INSS s/folha, para as empresas e outras que foram para o Anexo III e que antes contribuiam o INSS na folha, 2) CADASTROS DE RUBRICAS: Criado campo 'Tributa IR até 2008', ao lado do campo 'IRF' em todas as rubricas. Este campo deve ser marcado somente para as rubricas referente Férias indenizadas e 1

2 Abono pecuniário, quando os mesmos foram tributados pelo IR até 2008 e passaram a não ser tributados a partir de Neste caso o campo 'IRF' deve ser desmarcado, e marcado o campo 'Tributa IR até 2008', para que o sistema a partir de 2009, passe a não tributar o IRF, mas com a informação que até 2008, era tributado. ATENÇÃO: O cadastro de rubricas deverá ser revisado e alterado quando houver necessidade. Esta revisão é imprescindível para a correta geração da DIRF Ano Base 2008 e emissão do Informe de Rendimentos. PASSO 1 - NO DPPH GERAÇÃO DA DIRF 2009 ANO BASE Prazo de Entrega: 27/02/2009 até as 20:00 horas horário de Brasília.. Quem Deve entregar a DIRF: Para saber se a entrega da Dirf é devida, basta verificar se houve retenção de Imposto de Renda na Fonte, Contribuição social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição para o PIS/Pasep sobre pagamentos efetuados a outras pessoas jurídicas e às Pessoas Físicas, ainda que em um único mês do ano-calendário a que se referir a Dirf. Resposta apresentada na ajuda da DIRF Nota: A obrigatoriedade de informar beneficiários que tiveram recebimentos acima de R$ 6.000,00 no ano mesmo sem retenção, somente será possível se houve algum tipo de retenção de IRF/PIS/COFINS/CSLL para este ou qualquer outro beneficiário, do contrário, não será gerada a DIRF. Porque para haver uma DIRF é necessário que haja retenções de IRF ou PIS/COFINS/CSLL. Revisão: Verificar se todas as rubricas estão corretamente informadas para efeito de cálculo do IRF, verificar também as datas de pagamentos, conferir depois de gerada a DIRF o Batimento DARF X DIRF, para que os valores e datas de apuração e vencimentos sejam idênticas. CARTÕES DE CRÉDITOS: Todos os pagamentos de taxas, tarifas e outros custos de serviços às administradoras de cartões de créditos com retenção de IRF (ou não) deverão ser informados na DIRF. Para isso deverão solicitar as administradoras os informes de rendimentos e lançar no DPPH em Lançamentos Pagamentos PJ. PASSO 2 - NO EFPH (NFS DE ENTRADAS COM RETENÇÃO OU PAGAMENTOS) Caso o usuário tenha lançados Notas de Entradas com Retenção, ou feito, pagamentos em lançamentos pagamentos/recebimentos pagamentos, e desejar exportar para o DPPH para geração da DIRF deverá ir na opção Interligações Arquivo p/dirf DPPH, e informar o ano 2008 Destino: Informar uma pasta ou local onde deseja salvar o arquivo bem como o nome do arquivo EFDIRF.TXT. É importante ver no 2

3 DPPH em pagamentos a Pessoas Jurídicas se essas Notas já foram lançadas se foram será dispensada a geração do arquivo de exportação. Obs.: Lembre-se na DIRF informa-se somente valores pagos com retenção ou não, por isso não tem nada a ver com as receitas referentes a notas fiscais de serviços ou saídas com retenção. PASSO 3 NO DPPH Outras Opções Meios Magnéticos DIRF Geração Ano 2008 Seleção de Empresas: Atual ou marcar seleção (através de esquema) Confirma Localizar o Arquivo EFDIRF.TXT para importação do EFPH (referente retenções) caso não encontrar o sistema apresentará uma mensagem para confirmar Informar as datas de pagamentos (manter as mesmas datas que foram usadas para cálculo do DARF durante os meses) Copiar Datas (caso desejar manter para as próximas empresas) Confirma. 3

4 Nota: Cuidado com as datas de pagamentos pois foram elas que definiram o cálculo do IRF bem como os períodos de apuração que constam no DARF. O sistema sempre considerou os pagamentos feitos dentro de cada mês, assim se a data de pagamento foi informada como último dia do mês o sistema considerou o próprio mês como período de apuração, mas se foi informada outras datas, como 5º dia últil o sistema considerou o mês subsequente como período de apuração. Quem não informou datas o sistema considerou como pagos dentro do próprio mês, ou seja, até o último dia do mês. PASSO 4 NO DPPH Outras Opções Meios Magnéticos DIRF Fechamento Ano 2008 Beneficiários (caso desejar conferir, incluir ou alterar dados). Lembrar que: O 13º Salário conforme determina a SRF na DIRF deve ser informado pelo valor bruto e desmembrado (valor bruto INSS dependentes IRF). E que os beneficiários sem retenção somente irão ser listados ou gerados aqueles que ganharam no ano mais do que R$ 6.000,00. PASSO 5 NO DPPH Outras Opções Meios Magnéticos DIRF Fechamento Ano 2008 Selecionar Empresas (atual ou montar esquema com seleção) Tipo de Declaração (inclusão correção quando for retificadora) Número do Recibo: Informar somente quando for retificadora Destino de Gravação: Informar uma pasta ou local quando for exportar apenas uma empresa (nesse caso o sistema cria o arquivo como DIRF), no caso de exportar mais de uma empresa através do esquema de seleção de empresas o sistema gera automaticamente no diretório de cada empresa do DPPH o arquivo DIRF2008.TXT que deverá ser importado no programa da DIRF. Após a confirmação o sistema apresenta a relação dos beneficiários exportados bem como as empresas com um OK ao lado. PASSO 6 NO PROGRAMA DIRF 2009 DA RFB. Obs.: Baixar versão atual da DIRF 2009 bem como o RECEITANET atual. (Estão também disponíveis no DOWNLOADJD) Acessar o programa da DIRF versão 1.0 (ou superior) e em declaração importar dados avançar clicar nos três pontos para localizar o arquivo Se foi exportada apenas uma empresa e informada uma pasta exclusiva para a DIRF deverá procurar a pasta e dentro na opção arquivos tipo (selecionar todos os arquivos) e procurar o arquivo DIRF (apenas DIRF) Se foram exportadas mais de 4

5 uma empresa através do esquema de seleção, procurar no diretório de cada empresa (número da empresa) o arquivo DIRF2008.TXT Clicar Avançar Conferir os dados na tela Avançar Concluir. Lembrar que no caso dos benefiários com Previdencia Oficial mostrado em duas linhas, uma para o rendimento e outra para o desconto da previdência social. Caso aparecerem erros favor anota-los ou imprimi-los e voltar ao DPPH e fazer o ajuste proceder novamente os passos acima. Nota: Quando se exporta apenas uma empresa para uma pasta, tem que mudar na opção Arquivos do tipo para Todos os Arquivos para que apareça na tela o arquivo DIRF. Quando for geradas as empresas por esquemas ou todas não será necessário pois o arquivo já fica em TXT. PASSO 7 NO PROGRAMA DIRF 2009 DA RFB (baixado pelo DOWNLOADJD ou no site da RFB) Caso aparecerem erros favor anota-los ou imprimi-los e voltar ao DPPH e fazer o ajuste e proceder novamente os passos acima. Se a declaração importou sem problemas sugerimos ir na opção declaração Abrir e selecionar a empresa importada e fazer a conferência nesse momento pode-se incluir dados não gerados pelo DPPH ou apenas fazer a última conferência antes da entrega. Após feita a última conferência ir em: declaração Gravar Declaração para Entrega RFB Selecionar a UF de entrega (SC) Avançar Verificar se houve algum aviso e em seguida concluir. Enfim será selecionada a unidade onde será gravada a DIRF. Geralmente no C: Se desejar transmitir nesse momento o sistema solicitará a transmissão. Se clicar em avançar será feita a transmissão automática. Ou então o usuário poderá optar mais tarde pela transmissão, para isso basta clicar em cancelar. 5

6 INFORMATIVO DE RENDIMENTOS 2008 Importante: O Informe de rendimentos não deverá ser emitido pelo programa da DIRF 2009 e sim pelo DPPH, já que nem todos os dados exportados são gerados no Informativo da DIRF. Impressão: O informativo deverá ser impresso e entregue até 27/02/2009 a todos os beneficiários, pessoas físicas, jurídicas, funcionários e empregadores, independente do valor pago, pois esse documento servirá para a elaboração da declaração do Imposto de Renda Para imprimir o informativo ir na opção relatórios informe de rendimentos selecionar a opção no caso de empregadores marcar a opção considerar lucros distribuídos caso os mesmos tenham sido informados em lançamentos distribuição de lucros no caso de funcionários na opção considera adiantamento salarial, somente marcar, caso no adiantamento houve retenção de IRF Imprimir Anexo aconselha-se pois nele estará o detalhamento de todos os valores pagos Confirmar as Datas de Pagamentos mantendo as mesmas usadas durante o ano para emissão do DARF com a opção de copiar datas Opção de selecionar funcionários ou Total Conferir e confirmar cada beneficiário lembrando que: o 13º salário para o informe de rendimentos conforme determina a RFB deverá ser informado pelo valor LÍQUIDO=(valor bruto (menos) INSS (menos) Dependentes (137,99 cada) (menos) IRF, já que ele é tributado exclusivamente na fonte. Prazo de entrega: 27/03/2009. GERAÇÃO DA RAIS Atenção: Conferir em manutenção empresas parâmetros se está marcada a opção RAIS. Verificar também no cadastro de cada funcionário na opção Parâmetros se está marcado o campo Consta Rais. Entidades Sindicais: Deve ser informados os CNPJs dos Sindicatos Federação e Confederação, se não souber favor entrar em contato com o sindicato e solicitar, pois o sistema não permite gerar a RAIS caso algum sindicato não esteja com os três CNPJs cadastrados. Verificar também no cadastro do funcionário se está informado corretamente a entidade sindical a qual ele é representado. Não Devem ser Declarados na RAIS: a) Estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 6.494, de 7 de dezembro de b) Empregados domésticos. c) Autônomos. d) Empregadores (pro laboristas ou cotistas) sem recolhimento de FGTS. Nota: Informar no cadastro do responsáveis (meios magnéticos) o CPF do responsável pela entrega da RAIS, pois é obrigatória para este ano essa informação. PASSO 1 NO DPPH 6

7 Outras Opções Meios Magnéticos RAIS Ano: 2008 Alterações RAIS (somente informar caso haja fusão, cisão, incorporação ou encerramento de atividades) Informações PAT (Informar os dados correspondentes ao Programa de Alimentação do Trabalhador quando for o caso) Contribuições Sindicais (informar ou conferir os valores das contribuições Somente para as contribuições Patronais Toda empresa deve ser gerada mesmo que não tenha valor para contribuir já que as empresas do SIMPLES, por exemplo, são facultativas) Geração Arquivo. Destino de Gravação (informar uma pasta ou local para gerar o arquivo da RAIS) Rubricas (informar a rubrica de comissões geralmente 31) Selecionar Empresas (atual ou fazer seleção) Correspondência para responsável (marcar caso deseja receber os recibos no endereço do responsável) Responsável (escolher o responsável pela entrega) Entrega Antecipada (somente quando for encerramento de atividade referente 2008) RAIS Retificadora (somente quando for o caso e informar a Data da Retificação e o número do CREA a ser retificado) Data da Geração (data automática ou informar a data da geração). Imprimir o relatório da RAIS somente depois de conferido e importado pelo GDRAIS2008. Nota: A opção Contribuições Sindicais deverá ser clicado, gerado e com os valores informados caso a empresa tenha recolhido a contribuição patronal. PASSO 2 NO PROGRAMA GDRAIS (baixado pelo DOWNLOADJD ou no site da RAIS) 7

8 Acessar o GRDAIS2008 na opção Analisador Localizar a pasta informada no DPPH o arquivo gerado RAIS2008 Abrir Avançar Erros: Se houver erros anota-los ou imprimi-los voltar ao DPPH fazer as devidas correções e refazer os passos da geração Avisos: Apenas visualiza-los e corrigir quando for necessário, mas na maioria das vezes são irrelevantes tais como: Remuneração menor que Salário Mínimo ou que o salário contratual informado, falta 13º Salário (gerando quando há rescisão antes do dia 15/01 ou depois do dia 21/12), e outros. Selecionar o Drive de Gravação (geralmente C:) e em Gravar. Se desejar pode imprimir o resumo com as empresas gravadas. Transmissão: Para transmissão é necessário que O RAISNET (ou superior) tenha sido instalado) ir no GDRAIS2008 em declaração Transmitir Declaração Clicar no Drive Gerado (geralmente C:) e em seguida a empresa aparecerá logo abaixo a transmissão. Obs.: Sempre aparecerá a empresa HEADER (a cabeça da lista das empresas) mas junto com elas irão todas as demais empresas. Quem quiser ter o recibo de entrega de cada empresa, deverá dentro de 15 dias entrar no site a RAIS e imprimi-lo, ou então, ao invés de gerar todas as empresas, gerar uma por uma e transmitir separadamente, assim cada recibo corresponderá a empresa gerada. Não é necessário visto que interessa que conste na relação do recibo de entrega pois ele tem validade para todas as empresas. Quem quiser que a RAIS fique com os dados gravados no GDRAIS2008 deverá usar a opção Declaração Importar Ano 2008 Nesse caso o processo é o mesmo, a diferença, é que, os dados importados ficam gravados no programa da GDRAIS, diferente do analisador que só serve para analisar e transmitir os dados gerados pelo DPPH. Recomendamos como sempre ler atentamente este manual, bem como em caso de dúvida, ler o manual da DIRF ou da RAIS disponibilizado na opção ajuda dos respectivos programas. É se suma importância que o usuário saiba o que está fazendo e não apenas executando procedimentos. Muitas vezes os usuários desconhecem até mesmo pra que serve a RAIS e/ou a DIRF e porque da sua entrega e também quais as informações que realmente devem constar. Pois será difícil darmos um bom suporte quando o usuário não leu o manual nem ao menos sabe o que fazer. Conferência: É necessário que o usuário faça uma conferência nos funcionários declarados na RAIS, para evitar penalidades por dados incorretos ou deixados de serem informados. Principalmente no caso de funcionários que ganham até 02 (dois) salários mínimos pois para que possam receber o 14º Salário ou PIS devem ser declarados em RAIS. Jairo Rodrigo Colle Escandiel Gerente Geral 8