Estado do Rio Grande do Sul Município de Caxias do Sul

Transcrição

1 DECRETO N , DE 13 DE JANEIRO DE Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal da Habitação (SMH) sfim, para efeitos legais. O PREFEITO MUNICIPAL DE CAXIAS DO SUL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 94 da Lei Orgânica do Município, Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos do arquivo, bem como assegurar o acesso às informações nele contidas, de acordo com o 2º do art. 216 da Constituição Federal, e o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Considerando que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, de acordo com os art. 17 e 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Considerando os resultados alcançados nos trabalhos relacionados à proposta de Tabela de Temporalidade de s das atividadesfim, e Plano de Classificação da Secretaria Municipal da Habitação, apresentada pelas Comissões Central e Setorial de s de Arquivo; Considerando gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; Considerando os critérios e conceitos adotados no Município para a gestão de documentos de arquivo aplicados para as atividadesfim, DECRETA: Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal da Habitação, sfim, constantes nos Anexos I e II, deste Decreto. Parágrafo único. Este Decreto fica disponibilizado para consulta no site da Prefeitura Municipal de Caxias do Sul. Art. 2º A Comissão Setorial de Avaliação de s de Arquivo, nomeada através de Portaria, aplicará a Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal da Habitação.

2 Parágrafo único. As disposições deste Decreto aplicamse a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Secretaria Municipal da Habitação, no exercício de suas atividadesfim, independente do suporte, ou seja, papel, meio eletrônico ou outro. Art. 3º Caberá a Comissão Setorial de Avaliação de s de Arquivo comunicar ao órgão responsável pela gestão de documentos do Poder Executivo Municipal, a existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividadefim, não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal da Habitação, para sua atualização. Art. 4º Integram este Decreto: a) Anexo I Plano de Classificação de s da Secretaria Municipal da Habitação, e b) Anexo II Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal da Habitação. Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Caxias do Sul, 13 de janeiro de 2016; 141º da Colonização e 126º da Emancipação Política. Alceu Barbosa Velho, PREFEITO MUNICIPAL. Felipe Gremelmaier, SECRETÁRIO DE GOVERNO MUNICIPAL.

3 ANEXO I Plano de Classificação de s Secretaria Municipal da Habitação Grupo Funcional 5. Serviços Públicos Subgrupo Funcional 5.1. Gestão Territorial Função Urbanização Subfunção Projetos de Habitações, Edificações e Obras de Infraestrutura Projetos Habitacionais Projeto Arquitetônico Projetos Complementares Memorial Descritivo Projetos de Edificações Casas, Sobrados, Prédios, Temporárias Projetos de Edificações Casas Projetos de Edificações Sobrados Projetos de Edificações Prédios Projetos de Edificações Temporárias Projeto de Loteamentos Projeto de Condomínios

4 Objetos de Regularização Fundiária Remoções, Reformas e Vistorias Registro de s Obras de Infraestrutura Projeto de Obra de Infraestrutura s Mapeamentos Levantamento Topográfico Levantamento Cadastral Subfunção Fundo da Casa Popular Processos Abertos pelo Atendimento FUNCAP Processo de Troca de Imóveis Processo de Assentamento Processo de Cobertura por Seguro Processo Devolução de Imóvel Processo Financiamento de Material de Construção Processo de Redução de Prazo de Pagamento Processo de Regularização art.43 Lei 5348/ Processo de Reintegração de Posse Processo de Remoção de Moradia Revisão de Valor

5 Processo Termo de Quitação Processo de Termo Aditivo Contratual Processo de Título de Propriedade Processo de Termo de Quitação de Material de Construção Processo de Transferência de Imóvel Financiamentos de Unidades Habitacionais Contrato de Compra e Venda de Lotes Contrato de Compra e Venda de Unidades Habitacionais Permissão de Uso Termo de Ocupação Termo de Remoção Termo de Recebimento Memorando Cadastro Imobiliário Memorando SAMAE Declaração de Cedência Cadastro Socioeconômico Termo de Quitação Financiamento de Material de Construção Contrato de Compra e Venda de Materiais de Construção Memorando Depósito Seguro Comunicação a Seguradora Memorando Pagamento dos Sinistros Desconto em Folha

6 Autorização de Desconto em Folha Geração do Arquivo para Autarquia Comissão Especial do FUNCAP Convocação Lista de Recebimento da Convocação Ata de s da Comissão Especial do FUNCAP Inscrições para Programas Habitacionais Ficha Inscrição Lista de Classificação Memorando Publicação de Edital Vistoria Ficha de Levantamento Cadastral Declaração de Desistência Solicitação de Comparecimento Memorando Contratos Liquidados Convocação Notificação Termo de Acordo Subfunção Assistência Social Assistência Social da Secretaria da Habitação Parecer Social Cadastro Socioeconômico Levantamento Socioeconômico

7 Projeto de Habitação de Interesse Social Relatórios de Acompanhamento dos Projetos Técnico Social Ficha de Encaminhamento de Vistorias Relatório de s realizadas pela Empresa Licitada para Executar o Projeto Técnico Social Ficha de Reforma de Moradia em Área de Subabitação Ficha de Acompanhamento Social Relatório de Reuniões com as Famílias Processo de Trabalho do Serviço Social na SMH (Plano de Ação)

8 Função: Urbanização ANEXO II Tabela de Temporalidade de s Subfunção: Projetos de Habitações, Edificações e Obras de Infraestrutura Projetos Habitacionais Projetos de Edificações Casas, Sobrados, Prédios, Temporárias Remoções, Reformas e Vistorias Obras de Infraestrutura Mapeamentos (Objetivo da Produção do ) Código/ Prazos de Arquivamento Arquivo Setorial Arquivo Geral Destinação do Digitalização, Guarda Permanente Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Projeto Arquitetônico 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projetos Complementares 10 anos 5 anos Guarda Permanente Memorial Descritivo 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projetos de Edificações Casas 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projetos de Edificações Sobrados 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projetos de Edificações Prédios 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projetos de Edificações Temporárias 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projeto de Loteamentos 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projeto de Condomínios 10 anos 5 anos Guarda Permanente Objetos de Regularização Fundiária 10 anos 5 anos Guarda Permanente Registro de s 2 anos 5 anos Projeto de Obra de Infraestrutura 10 anos 5 anos Guarda Permanente Levantamento Topográfico 5 anos Levantamento Cadastral 5 anos

9 Subfunção: Fundo da Casa Popular (Objetivo da Produção do ) Código/ Prazos de Arquivamento Arquivo Setorial Processos abertos pelo Atendimento FUNCAP Processo de Troca de Imóveis 20 anos Arquivo Geral Destinação do Digitalização Guarda Permanente Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Processo de Assentamento 20 anos Processo de Cobertura por Seguro 20 anos Processo Devolução de Imóvel 20 anos Processo Financiamento de Material de Construção 20 anos Processo de Redução de Prazo de Pagamento 20 anos Processo de Regularização art.43 Lei 5348/ anos Processo de Reintegração de Posse 20 anos Processo de Remoção de Moradia 20 anos Revisão de Valor 20 anos Processo Termo de Quitação 20 anos

10 Financiamentos de Unidades Habitacionais Processo de Termo Aditivo Contratual 20 anos Processo de Título de Propriedade 20 anos Processo de Termo de Quitação de Material de Construção 20 anos Processo de Transferência de Imóvel 20 anos Contrato de Compra e Venda de Lotes Contrato de Compra e Venda de Unidades Habitacionais 20 anos 20 anos Permissão de Uso 20 anos Termo de Ocupação 20 anos Termo de Remoção 20 anos Termo de Recebimento 20 anos Memorando Cadastro Imobiliário Memorando SAMAE 20 anos Declaração de Cedência 20 anos Cadastro Socioeconômico 20 anos Termo de Quitação 20 anos Financiamento de Material de Construção Contrato de Compra e Venda de Materiais de Construção 20 anos Memorando Depósito 20 anos

11 Seguro Comunicação a Seguradora 5 anos 5 anos Memorando Pagamento dos Sinistros 5 anos 5 anos Desconto em Folha Autorização de Desconto em Folha 20 anos Comissão Especial do FUNCAP Inscrições para Programas Habitacionais Geração do Arquivo para Autarquia 1 ano Convocação 1 ano Lista de Recebimento da Convocação Ata de s da Comissão Especial do FUNCAP 1 ano 5 anos Guarda Permanente Ficha Inscrição 5 anos 10 anos Lista de Classificação 5 anos 10 anos Memorando Publicação de Edital 5 anos 10 anos Vistoria 5 anos 10 anos Ficha de Levantamento Cadastral 5 anos 10 anos Declaração de Desistência 5 anos 10 anos Solicitação de Comparecimento 5 anos 10 anos Memorando Contratos Liquidados 5 anos 10 anos Convocação 5 anos 10 anos Notificação 5 anos 10 anos Termo de Acordo 5 anos 10 anos

12 Subfunção: Assistência Social Prazos de Arquivamento Destinação do (Objetivo da Produção do ) Código/ Assistência Social da Secretaria da Habitação Arquivo Setorial Arquivo Geral Digitalização Guarda Permanente Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Parecer Social 5 anos 20 anos Cadastro Socioeconômico 5 anos Levantamento Socioeconômico Projeto de Habitação de Interesse Social Relatórios de Acompanhamento dos Projetos Técnico Social Ficha de Encaminhamento de Vistoria Relatório de s Realizadas pela Empresa Licitada para Executar o Projeto Técnico Social Ficha de Reforma de Moradia em Área de Subabitação Ficha de Acompanhamento Social Relatório de Reuniões com as Famílias Processo de Trabalho do Serviço Social na SMH (Plano de Ação) 5 anos 20 anos Guarda Permanente 20 anos 20 anos 20 anos 20 anos 20 anos 20 anos 20 anos