O APORTE DOS ARQUIVOS PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL

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1 O APORTE DOS ARQUIVOS PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL Marilene Lobo Abreu Barbosa 21 de outubro de 2013

2 Arquivos, bibliotecas e museus Foram os primeiros sistemas de informação e, inicialmente, coabitaram o mesmo espaço; comungavam da mesma proposta social preservação do conhecimento; a partir do Iluminismo, passaram a ter caráter educativo, cultural e formativo, com vistas à democratização do saber e a inserção social.

3 Bibliotecas, Arquivos e Museus: agentes de universalização do conhecimento Na contemporaneidade, bibliotecas, arquivos e museus abrigam coleções específicas de registros, com suporte e visões diferenciadas de conteúdo e, principalmente, motivações singulares para atender ao usuário. Representam, às vezes, o passado, às vezes, o presente, às vezes os grandes feitos históricos e descobertas científicas e inovações tecnológicas da humanidade, a beleza e a criatividade da arte, a cultura erudita e a cultura popular, bem como o cotidiano de uma comunidade.

4 Bibliotecas, Arquivos e Museus: agentes de Universalização do Conhecimento Toda a saga da humanidade, portanto, está representada nestes espaços, que são templos do saber, mas, cuja missão precípua é educar a sociedade, alicerçando suas bases culturais e científicas.

5 A natureza estratégica dos arquivos A literatura arquivística é pródiga em concepções e aplicações que denotam a potencialidade estratégica das informações arquivísticas, ainda que estas informações estejam em arquivos permanentes, o que comprova, também, o conceito de que as informações não são naturalmente estratégicas, elas se tornam estratégicas, na medida em que demonstram sua aplicabilidade na resolução de problemas, na explicação de um fato, no subsídio a uma decisão. Aragão, Carlos Eduardo,

6 A natureza estratégica dos arquivos No Vale do Nilo e na Mesopotâmia, cerca de 4 mil anos antes de Cristo Arquivos de administração corrente, com documentação gerencial, contábil, recibos, promissórias, contratos, tratados, atos notoriais etc. dos governos em épocas distintas. Vejamos exemplo em: ARQUIVÍSTICA: teoria e prática de uma ciência documental

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10 A natureza estratégica dos arquivos [...] após a conquista da cidade de Mari pelos babilônios, o rei Hammourabi mandou inventariar o arquivo do Palácio e teria levado consigo a totalidade da correspondência internacional, para depois a usar como instrumento do seu próprio jogo diplomático. ARQUIVÍSTICA: teoria e prática de uma ciência documental, 1998.

11 Dentre as razões que aproximam os arquivos da gestão do conhecimento, destacamos: O caráter corporativo da documentação arquivística A natureza estratégica do conteúdo desta documentação A massa documental, submetida ao princípio e aos processos da gestão documental, transforma-se no arquivo, repositório ou memória da organização informação organizada e acessível.

12 Conhecimento conceito Conhecimento é uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e informações. Ele tem origem e é aplicado na mente dos conhecedores. Nas organizações, ele costuma estar embutido não só em documentos ou repositórios, mas também em rotinas, processos, práticas e normas organizacionais. Davenport; Prusak, 1998

13 Gestão do Conhecimento/organizacional Conhecimento sobre a organização, criado por ela ou para ela e que alicerça o cumprimento da missão, o alcance dos objetivos e metas, as estratégias, os processos gerenciais, econômicos, financeiros e técnicos, a tomada de decisão, etc. que regem o funcionamento da organização em busca de resultados positivos.

14 Gestão do conhecimento conceito É o processo sistemático de procura, seleção, organização, análise e disponibilização da informação, de modo que se possibilite aos trabalhadores de uma organização a compreensão necessária e suficiente numa área de interesse específico. Knowledge Management Glossary

15 Gestão do conhecimento conceito É uma disciplina que promove, com visão integrada, o gerenciamento e o compartilhamento de todo o ativo de informação possuído pela empresa. Esta informação pode estar em um banco de dados, documentos, procedimentos, bem como em pessoas, através de suas experiências e habilidades. Gartner Group

16 Gestão do conhecimento conceito A arte de criar valor a partir dos ativos intangíveis da organização - K. Sveiby Conhecimento segregado, ou seja, restrito aos membros da organização, com o fim de gerar valor para a organização.

17 Conhecimento sobre a organização Vai além da aplicação de conhecimentos científicos, técnicos e do uso da tecnologia. Envolve o conhecimento do negócio da organização, dos mercados nos quais ela transaciona, das transações comerciais e financeiras que realiza, dos seus clientes, dos seus concorrentes e parceiros, enfim, do universo competitivo em que a organização se insere, a fim de criar estratégias que a levem a melhorar seu desempenho, superar seus competidores e obter sucesso no mercado.

18 Contexto Contemporâneo A voracidade dos mercados em busca de capital A apropriação do conhecimento como fator de produção A aplicação de tecnologia de ponta/inovação tecnológica A administração estratégica A gestão do conhecimento organizacional

19 Conhecimento A nova riqueza das organizações Hoje, a administração empresarial está centrada na gestão do conhecimento e na administração de recursos humanos, agora chamados de ativos intangíveis, Sveiby (1998). Todas as Organizações geram e utilizam conhecimento e para enfrentar as ameaças do mercado e aproveitar as oportunidades elas precisam gerenciar este conhecimento como fator crítico para sua sobrevivência, competitividade e sucesso.

20 Conhecimento fator crítico de sucesso das organizações Conhecimento gera 55% da riqueza mundial! OECD Os grandes ganhos de produtividade, daqui para frente, advirão das melhorias na gestão do conhecimento Peter Drucker

21 A dinâmica de uso e reúso do conhecimento na rotina da organização A Organização retém, reútiliza, cria e repassa o conhecimento na sua dinâmica de atuação, em busca dos resultados esperados. O manejo do conhecimento se concretiza mediante interação entre as pessoas, os documentos, treinamentos, reuniões, estudos para tomada de decisões etc.

22 Por que fazer GC? Mapear o conhecimento disponível na organização Registrar o conhecimento tácito dos colaboradores; Registrar e sistematizar o uso das melhores práticas; Sistematizar a organização do conhecimento na organização Disponibilizar conhecimento gerado na e para a organização Rastrear e disponibilizar conhecimento externo útil à organização.

23 A Criação de Conhecimento [...] a criação de novos conhecimentos não é uma simples questão de processamento de informações objetivas. Ao contrário, depende do aproveitamento dos insights, das intuições e dos palpites tácitos e muitas vezes altamente subjetivos dos diferentes empregados, de modo a converter essas contribuições em algo sujeito a testes e possibilitar seu uso em toda a organização. NONAKA, 2000

24 A GC na perspectiva de Davenport e Prusak Incrementa o acesso à informação promovendo a difusão do conhecimento na organização. Incentiva e promove a criação de repositórios de informação/e de conhecimento, tais como: conhecimento externo (inteligência competitiva ou de negócios); conhecimento interno/ funcional (relatórios, produtos gerados, procedimentos, documentos e técnicas); conhecimento interno, tácito ou informal, (explicitado por meio de técnicas e softwares).

25 O Arquivo e a GC O Arquivo é o repositório de conhecimento explícito da organização/ou a memória estratégica Estratégica porque, nesta memória, estão as informações às quais as organizações recorrem, para constituir seu corpo de conhecimento, no momento da tomada de decisão, no estudo e na pesquisa para solução de problemas técnicos, financeiros, de negócios, sobre seus clientes, parceiros e concorrentes.

26 A memória organizacional vantagem competitiva - Mantém o conhecimento sempre acessível para todos, socializando-o na organização - É uma fonte de conhecimento abalizado para a tomada de decisão - Subsidia os processos da organização, com ênfase na tomada de decisão. - Fomenta a integração nas práticas, comerciais, administrativas e técnicas - Impulsiona o reúso do conhecimento e a interação da equipe, incentivando a aprendizagem

27 Memória organizacional vantagem competitiva A memória organizacional, apoiada por um sistema de gestão de conteúdo, pode ajudar bastante na questão de armazenamento, estruturação e disponibilização de conhecimento, oriundo dos documentos e bases de dados e do conhecimento capturado das pessoas e registrado em fontes de informação. Eduardo Lapa

28 Os processos do Arquivo em direção à gestão do conhecimento A gestão documental é antes de tudo um princípio de preservação da informação, enquanto ela for útil à organização; Como processo, ela operacionaliza, de modo integrado e sistêmico, a organização dos documentos e evidencia o conhecimento neles contido, da fase corrente à permanente.

29 Os processos do Arquivo em direção à gestão do conhecimento Os processos de classificação, avaliação e descrição arquivística objetivam extrair/minerar o conhecimento contido nos documentos, de modo a explicitá-lo. A avaliação documental pauta-se na utilidade da informação é, antes de tudo, um processo de avaliação da informação.

30 Valor estratégico e temporal da informação Tabela de Temporalidade Na vertente do valor estratégico, a que a informação pode ser alçada a qualquer tempo, Moresi ressalta que o valor da informação está relacionado com sua utilidade no processo decisório da organização; neste sentido, uma mesma informação pode ter valor estratégico para uma organização e ser considerada sem interesse para a outra, este valor está na razão direta do contexto organizacional e das contingências políticas, econômicas, sociais, sendo, também, a conjuntura de tempo e espaço decisiva para atribuir o valor à informação. Aragão, Carlos Eduardo, 2008

31 Pode-se afirmar, assim, que o arquivo faz parte da engrenagem orgânica que gere o conhecimento na instituição, organizando-o de modo a que esteja permanentemente disponível. As novas normas de descrição arquivística, ISAD(G), NOBRADE e as correlacionadas, por sua vez, procuram assegurar os princípios arquivísticos, no registro e preservação de documentos, nesta fase de tecnologização e midiatização dos processos de organização da informação. O uso de soluções tecnológicas recomendadas, a exemplo do software ICA-AtoM, do CIA.

32 E o Arquivista, como se insere na GC? A GC é um modelo de gestão que envolve Pessoas Informação Tecnologia Equipe multidisciplinar, na qual os profissionais envolvidos têm de conhecer a metodologia e traçar estratégias de colaboração O Arquivista está naturalmente inserido nesta equipe, porque gere informação estratégica corporativa.

33 O Arquivista na gestão do conhecimento Em certo sentido, os arquivistas há muito tempo são gestores do conhecimento.o desafio é ir além da gestão do conhecimento explícito (informações) e identificar quais parcelas do capital intelectual eles controlam, transformando-os em oportunidades para criação de novos conhecimentos, contribuindo para o fortalecimento do aprendizado organizacional. SERRA JÚNIOR, Lamberte Ricarte

34 O Arquivista na gestão do conhecimento [...] os ambientes organizacionais estão mais complexos e as informações realmente relevantes para o processo decisório não estão mais armazenadas nos arquivos centrais, e sim, espalhadas por toda a organização e a responsabilidade pelas informações digitais está distribuída entre os profissionais de TI e os profissionais da informação. SERRA JÚNIOR, Lamberto Ricarte,

35 O Arquivista na gestão do conhecimento Reconhecer o caráter estratégico da informação organizacional Reconhecer o processo de negócio da informação Atuar sempre estrategicamente, contribuindo para a tomada de decisão e para o sucesso da organização Capacitar-se na metodologia de GC

36 Referências ARAGÃO, Carlos Eduardo Santos. O contraste entre a teoria e a práxis: a verdadeira função exercida pelos arquivos públicos na administração pública e na sociedade, Salvador, ( Monografia. Curso de graduação em Arquivologia). ICI/UFBA, ARQUIVÍSTICA: teoria e prática de uma ciência da informação. 2 ed. Porto: Ed. Afrontamento, DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Elsevier; Campus, GOMES, Elisabeth. Gestão do conhecimento: definição conceitual, múltiplos usos e interpretações. LAPA, Eduardo. Memória organizacional para bases do conhecimento. NONAKA, Ikujiro. A empresa criadora de conhecimento. In: Gestão do conhecimento : on knowledge management / Harvard Business Review. Rio de Janeiro : Campus, p SERRA JÚNIOR, Lamberto Ricarte. O papel do arquivista na gestão do conhecimento. SVEIBY, Karl Erik. A Nova Riqueza das Organizações: gerando e avaliandopatrimônios de conhecimento. Rio de Janeiro: Campus, VALLS, Valéria. Arquivos e gestão do conhecimento: interfaces

37 Obrigada! Marilene Abreu