Seminário. Apresentar

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1 Seminário Voic Conferências Apresentar pessoas Negociação Videoconferência Entrevistas de emprego Workshops Conversa Argumentação Divulgação Apresentar Reuniões Em família Aconselhamento No corredor Ao telefone Vendas Seminários Almoços Brainstorming Ensinar Hands-on Publicidade Mexericos Para clientes Festas 1

2 O mais importante... treinar, ensaiar, praticar, ensaiar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, praticar, ensaiar, treinar, praticar, ensaiar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, praticar, ensaiar, praticar, treinar, ensaiar, treinar... 2

3 Capacidade de comunicação Percentagem de empregadores que classificam as seguintes qualidades como muito importantes: 89.0% - Capacidade de comunicação/relações interpessoais 86.9% - Capacidade de trabalhar em equipa 86.2% - Integridade e ética pessoal 84.3% - Capacidade de análise e de resolução de problemas 82.9% - Ética no trabalho 74.5% - Encaixar-se na cultura da empresa 74.0% - Sucesso em trabalhos anteriores 72.5% - Potencial de liderança 67.1% - Pensamento estratégico Wall Street Journal Corporate Recruiters Survey 3

4 Comunicar não é só falar Albert Mehrabian (UCLA): 7% da perceção que a audiência tem da mensagem é determinada pelas palavras 38% pela voz 55% por não-verbais Podemos ser especialistas na nossa área, saber falar do assunto, mas não conseguir transmitir a mensagem A forma como falamos pode ter um impacto dramático no poder da palavra 4

5 Comunicar não é só apresentar Eu só faço uma apresentação uma ou duas vezes por ano Errado: todas as vezes que se fala em público é-se um comunicador/apresentador Mesmo quando somos apenas ouvintes estamos a projetar uma impressão nos outros, isto é, a comunicar 5

6 Comunicar não é só apresentar Conferências Workshops Argumentação Em família Mexericos Voic Apresentar pessoas Negociação Publicidade Entrevistas de emprego No corredor Conversa Aconselhamento Divulgação Reuniões Seminários Brainstorming Hands-on Videoconferência Ao telefone Almoços Com clientes Na televisão Festas Vendas Ensinar 6

7 Praticar, treinar, ensaiar Quem pratica, melhora, quem não pratica... não melhora Uma boa capacidade de comunicação deve tornar-se uma segunda natureza Depois de se tornar uma segunda natureza, esta capacidade não falha em situações de pressão 7

8 Quando praticar Antes das apresentações offline Apresentar sozinho, para amigos, familiares, colegas Gravar apresentações Não se treina online Todos os dias: sempre que falamos O que é necessário: Reconhecer a importância da capacidade de comunicar Vontade de melhorar 8

9 Um bom apresentador É autoconfiante É polido É natural É envolvente Transmite paixão pelo tema Transmite uma boa preparação sobre o tema Tem uma mensagem clara e bem estruturada... 9

10 Ser natural... Não é nascer um bom apresentador Os bons apresentadores são-no porque trabalham para isso Os apresentadores naturais são fluídos, têm uma voz adequada, são conversacionais, transmitem calma, estão confortáveis, parece que fizeram a apresentação 1000 xs É difícil ser natural quando se lê ou memoriza a apresentação 10

11 Falar de nós próprios Erros comuns Fiz o curso no melhor politécnico do mundo Estou no negócio há x anos Evitar contacto visual Não sorrir Ler toda a apresentação Utilizar humor inapropriado ou sarcástico 11

12 Postura, movimentos, gestos, olhar Mantém-se direito? Está demasiado relaxado? Mostra confiança ou apatia? Move-se com propósito ou anda simplesmente de um lado para o outro? Abana-se? Gesticula demasiado? Faz movimentos repetitivos? Encara a audiência? Sorri? 12

13 A evitar Brincar com objetos Não encarar a audiência Testar microfone Mão nos bolsos Cotovelos em cima da mesa Pigarrear Organizar notas Movimentos nervosos Mãos atrás das costas Braços cruzados Mãos nas ancas Esfregar as mãos Perceção é realidade, Tom Peters 13

14 Postura, movimentos, gestos, olhar Usar os gestos com propósito Por exemplo, para ilustrar um verbo (baixou, subiu), comparações ou quantidades Manter o corpo de frente para os interluctores Não basta virar a cabeça 14

15 Voz Não gritar Não falar demasiado baixo Não manter sempre o mesmo nível de voz Não falar demasiado depressa Fazer pausas As pausas permitem salientar de forma natural o que se diz 15

16 Muletas de linguagem É assim,... Ehm... Ora bem,... Tipo Pá Prontos Ok Ahmm... Bem,... Quer dizer,... Pois Eh pá Olha,... Efetivamente,... Para ser sincero,... Para dizer a verdade,... Realmente,... Sim? Muito bem Está bem? Certo? 16

17 Como eliminar: Muletas de linguagem 1. Tomar consciência das muletas que usamos 2. Perceber quando as usamos 3. Antecipar: perceber quando estamos prestes a usar uma 4. Pausa: resistir a usar. Este é o passo mais difícil 17

18 Envolver a audiência Ir ao encontro dos interesses da audiência Quem vai estar? Quantos são? Qual o papel que desempenham na organização? Estará lá algum decisor? Quais são as suas expetativas? Como posso tornar a informação útil à audiência? É uma audiência amigável, neutra, hostil? O que é que a audiência sabe sobre o tema? O que é que a audiência sabe sobre mim? Tentar saber o mais possível sobre a audiência (ex: web) Quanto mais souber sobre a audiência mais fácil será envolvê-la 18

19 Envolver a audiência Usar histórias, exemplos Manter contacto visual (ter em conta a cultura) Olhar para pessoas em particular Ser generoso: partilhar o contacto visual com toda a audiência Não olhar apenas para caras amigáveis 19

20 Envolver a audiência Humor Ler a audiência Para isso é preciso olhar para ela Se notarmos uma reação indicativa de dúvida ou confusão perguntar se as pessoas perceberam o que se disse 20

21 Envolver a audiência Dar um papel ativo à audiência Contar histórias que incluam membros da audiência Chamar as pessoas pelo nome Pedir a opinião da audiência Pedir que levantem a mão (quantos de vocês já...?) Pessoas que sabem poder ser chamadas a participar mantêm-se mais atentas 21

22 Envolver a audiência Não passar o tempo a falar para objetos (pc, quadro, etc.) Facilita se nos mantivermos de frente para a audiência Sorrir Em pé é melhor do que sentado Utilizar acontecimentos atuais (artigos de jornal) 22

23 Antes da apresentação Informe-se sobre o formato da apresentação: Tempo que tem para apresentar Tempo reservado para questões Hardware disponível (projetor, microfone, portátil, etc.) Número de pessoas esperado / tamanho da sala 23

24 Antes da apresentação Tempo da apresentação Seja realista em relação ao tempo que demorará a fazer a apresentação Seja realista em relação ao conteúdo que será capaz de incluir e em relação ao que terá de excluir Treine a apresentação Permite-lhe perceber o que consegue e o que não consegue incluir na apresentação Permite-lhe identificar as partes menos claras 24

25 Tempo da apresentação Durante a apresentação: Se perceber que está sem tempo, corte nas partes intermédias (ex: partes menos relevantes ou complicadas) Não deixe nunca de terminar com uma conclusão Uma boa apresentação, tal como uma boa música, tem um tema que as pessoas devem cantarolar no final 25

26 Chegar cedo para: Chegar cedo Preparar computador, projetor, microfone, notas, etc. Preparar sala (cadeiras, etc.) Falar com as pessoas Tecnologia: 30 segundos de down-time podem matar uma apresentação 26

27 Keep it short Alguns estudos sugerem que o tempo médio de atenção ininterrupta varia entre 15s a 30s Lição: Keep it short Keep it focused Keep it relevant 27

28 Quando nos enganamos Corrigir o erro e continuar Não há necessidade de pedir desculpas profusamente 28

29 Sessão de questões A credibilidade de um apresentador pode aumentar ou descer numa sessão de questões Por vezes é difícil perceber as perguntas da assistência: Repetir a pergunta nas nossas próprias palavras e perguntar se é isso que a pessoa pretendia perguntar Pedir à pessoa para clarificar ou dar exemplos 29

30 Sessão de questões Não ter problemas em pensar/demorar antes de responder Não é nenhum crime responder Não sei Os meus dados não permitem responder a essa questão mas posso especular sobre o assunto Não responder de forma defensiva ou agressiva Manter sempre a compostura 30

31 Questões múltiplas: Responder uma de cada vez Sessão de questões Começar pela que quisermos. Isso dá-nos tempo para pensar nas outras Não divagar Podemos ficar com a sensação de que respondemos mas a audiência vai perceber que não Não ser condescendente: Evitar: Sim? Ok? Certo? Está a ver? 31

32 Sessão de questões Responder para toda a audiência No fim da resposta, perguntar Isto responde à sua questão? Manter o controlo: não deixar que mudem de assunto (o nosso assunto) Respostas simples: não tentar dizer tudo o que sabemos Manter contacto visual 32

33 Sessão de questões Corrija incorreções: Eu não disse isso Corrija conclusões erradas Ter em conta informação sensível Perceber que há questões às quais não estamos qualificados a responder Não fazer bluff: não sei, não respondo 33

34 Fazer pausas Sessão de questões As pausas são uma ferramenta poderosa: devemos utilizá-la As pausas mostram que estamos a refletir Ser consistente: fazer pausas em perguntas fáceis e difíceis 34

35 Sessão de questões Aquando da preparação da apresentação, tentar antecipar as questões que podem ser colocadas Preparar respostas sucintas e objetivas 35

36 Acerca de nervos... Grande parte das pessoas ficam nervosas Se fizermos um pequeno erro ou omissão, provavelmente a audiência nem vai notar Não desarmar se algo correr mal Praticar até à exaustão os dois primeiros minutos Ensaiar em segmentos de 3 minutos 36

37 Bibliografia The Exceptional Presenter, Timothy J. Koegel, Greenleaf Book Group Press,

38 O mais importante... treinar, ensaiar, praticar, ensaiar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, praticar, ensaiar, treinar, praticar, ensaiar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, treinar, treinar, ensaiar, treinar, praticar, praticar, ensaiar, praticar, ensaiar, praticar, treinar, ensaiar, treinar... 38