Análise do primeiro semestre de 2014 (01/jan a 30/jun)

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1 RELATÓRIO: VIRTUAL TARGET Análise do primeiro semestre de 2014 (01/jan a 30/jun) Este relatório teve como objetivo verificar se os comunicados, avisos e newsletters enviados pela ferramenta virtual target foram eficientes, não só no envio, mas também no que diz respeito ao conteúdo. Luana Gouveia 01/07/2014

2 RESULTADOS: Problemas identificados Envios e Recebimentos Quando utilizávamos as contas antigas de (Ford, Volks, pessoais...) tínhamos problemas de recebimento na Ford, que apresentava erro de SPAM para todos os e- mails enviados No caso da Volks, a virtual target apresentava um status de recebido, mas quando verificávamos com o funcionário na Volks, alguns recebiam e outros não. Por conta dessas questões, a partir de 01/06 passamos a utilizar as contas de e pelo o que a Queila tem acompanhado, quem realmente tem acessado são funcionários ATC (que já acessavam antes), funcionários do escritório Holomática e outros poucos funcionários externos 1. Problemas na Ford: Foi identificado que os s não estão sendo acessados hoje na Ford por um problema cultural. Os funcionários têm autorização para acessar a dentro da Ford, porém não querem ter acesso a duas contas diferentes, e acabam não abrindo a conta da Holomática. Quando perguntado para a Carol se ela estava recebendo os comunicados ela disse que não acessa essa conta porque não quer que o canal de comunicação com ela seja através desse . Ela alegou que tem uma comunicação mais rápida e efetiva através do interno da Ford, tanto com os funcionários que estão lá dentro, quanto os que estão aqui no escritório. Assim como a Carol, a grande maioria dos funcionários que estão alocados na Ford não estão acessando a conta de da Holomática porque realmente não querem. Solução: Uma vez que o problema identificado é cultural, temos duas opções. Podemos trabalhar a conscientização dos funcionários de que a comunicação através da conta holomática é muito importante, o que provavelmente não seria tão eficiente, pois todos sabem que o conteúdo enviado (reajustes no plano de saúde, odontológico, novas vagas, feriados, etc) é de extrema importância. Outra opção seria conversar com os responsáveis pelos contratos dentro da Ford, sobre a possibilidade de liberar o recebimento dos comunicados na conta de interno Ford. 1 chamamos de externos os talentos Holomática que estão terceirizadas

3 Problemas na Volks: Diferente da Ford, o problema na Volks ainda é um misto de técnico e cultural. Os funcionários não podem acessar de dentro da Volks a conta de eles conseguem acessar apenas nos dispositivos móveis ou em casa. Algumas pessoas tem reclamado de ter que acessar o depois do horário de trabalho e por não ter acesso aos comunicados durante o dia para tirar suas dúvidas de imediato. O que acontece é que muitos acabam não olhando s depois do expediente e ligam reclamando por não ter sido comunicado sobre algum eventual reajuste, por exemplo. Solução: Conversando com a Queila, chegamos a três opções. Podemos fazer um trabalho forte de comunicação, para conscientizar a importância de acessarem diariamente a conta da Holomática, assim como na Ford, com o acréscimo de comunicados tutoriais dando dicas de como configurar a conta de em celulares e tablets pessoais, o que pode não ser tão eficiente, uma vez que nem todos possuem celulares modernos, e os que possuem podem não aderir às dicas. Outra opção seria utilizar o formulário que a Volks disponibiliza para que os funcionários solicitem o recebimento de s em suas contas Volkswagen, o que demandaria um trabalho de comunicação para que todos realizassem o procedimento. Por último, teríamos como opção, utilizar a política 2 para acesso ao Webmail. Os funcionários passariam a ter autorização para acessar a conta holomática de dentro da Volks, mas além do custo (por funcionário) de 56,50 para liberar o acesso, corremos o risco de investir e passar a ter problemas culturais como temos hoje na Ford. Casos: Esse foi um dos casos de reclamação referente a informações não recebidas. 2 a política de acesso ao webmail da volks está em anexo para consulta.

4 Conteúdo Newsletter: Analisando os indicadores de acessos e cliques, foi possível observar que há pouquíssimo interesse no material enviado. Os newsletters começaram a ser enviados no mês de Abril, e mesmo sendo uma novidade o número de interessados foi abaixo do esperado. Apenas 6% das pessoas tiverem interesse em abrir o e 15% dos que abriram, clicaram em alguma notícia. No mês de Maio o desinteresse ainda esteve presente, levando em consideração 11% de aberturas e 15% de cliques. Na tentativa de solucionar os problemas no recebimento dos s, passamos a utilizar as mas ao contrário do que imaginávamos o número de acessos aos s do newsletter não sofreu alteração positiva, 11% de s foram abertos e tivemos apenas 9% de cliques. Principais dificuldades: além do layout pouco atrativo, o conteúdo não tem prendido a atenção dos talentos. Durante o semestre trabalhamos as temáticas: Carreira, Dicas de Português, Diversos, Entretenimento, Holomática e Saúde. As matérias mais acessadas foram relacionadas a Carreira, e em segundo lugar Diversos (onde demos dicas de Excel, por exemplo). Em geral quando utilizamos matérias que foram publicadas na home de algum grande portal, como G1 e Exame, os acessos são mais baixos, provavelmente por se tratarem de portais em que as pessoas têm o costume de olhar todos os dias, e acabam se tornando repetitivas. Quando utilizamos fontes não tão conhecidas e que trazem boas dicas de carreira, como o portal do RH, o interesse é maior.

5 Solução: Diversificar no formato do newsletter, transformando-o em um house organ (jornal interno) seria algo positivo a ser analisado. Uma vez estudado um novo formato e um novo conteúdo a ser abordado, precisamos verificar a periodicidade adequada para não cometer o erro de priorizar a quantidade ao invés da qualidade da informação. RESUMO DOS DADOS: Avisos e Comunicados: Considerando os dados do virtual target os acessos aos e- mails de comunicado/avisos também estão baixos. Alguns comunicados foram enviados pelo Outlook, conforme dito anteriormente, por esse motivo não foi possível considerar 100% dos resultados.

6 Principais dificuldades: O maior problema ainda está relacionado aos s não acessados. Nós realizamos o trabalho de elaborar e enviar os comunicados e avisos, temos um gasto dos créditos de disparos e a informação não chega com sucesso ao destinatário. Outro problema é a falta de padrão do layout. Existe mais de um modelo, em geral não tem a identificação da Holomática (logo) e não existe uma comunicação fixa para cada departamento. Solução: Além de analisar a melhor solução para o problema dos envios (já citado anteriormente), criar novos layouts e manter um padrão de comunicação seria o mais adequado. RESUMO DOS DADOS:

7 Disparos Até o mês de junho, tínhamos um contrato com a virtual target para disparar e- mails por mês através da ferramenta. Identificamos que o número era insuficiente, pois enviando um newsletter por semana, gastávamos em média disparos, sobrando apenas o que permitiria enviar apenas mais 2 comunicados/aviso no mês - em caso de necessidade, após o término do crédito, enviávamos os comunicados e avisos através do outlook, o que acabava gerando outros dois problemas. Além de só podermos enviar 100 s por hora (causando atrasado na mensagem e aumentando as chances de erro), não conseguimos mensurar os recebimentos e aberturas dos s enviados como no virtual target. Considerando essas questões, solicitamos que o Luiz fizesse uma nova cotação para disparos, o que acabou ficando mais barato para a Holomática. Resolvido esse problema, estamos verificando (Luana e Queila) as possibilidades de subir novas listas e criar novos filtros para que tenhamos um envio mais eficiente e direcionado de acordo com o comunicado/aviso.

8 ANEXOS: Newsletter Layout atual padrão do newsletter:

9 Newsletter 01: enviado em 24/04 às 18h aberturas únicas: 101 (16,29%) - cliques únicos: 11 (1,77%) sendo 7 fucionários internos e 4 externos Notícias: Dormir bem pode ser a melhor decisão de carreira. 2 cliques Holomática lança solução para Gestão de processo de qualidade. 9 cliques Newsletter 02: enviado em 30/04 às 13h aberturas únicas: 92 (14,84%) cliques únicos: 7 (1,13%) sendo 3 fucionários internos e 4 externos Notícias: Prazo para a entrega do imposto de renda termina hoje. 2 cliques Em quatro meses, dengue já bate marca de 2013 em São Paulo. 2 cliques Dengue: causas, sintomas e tratamento. 3 cliques Link de acesso para o site da Holomática 1 clique Newsletter 03: enviado em 07/05 às 17h aberturas únicas: 94 (15,16%) cliques únicos: 27 (4,35%) sendo 7 fucionários internos e 20 externos Notícias: 10 presentes para surpreender no dia das mães. 13 cliques Você é um profissional influente? 9 cliques 13 grandes filmes que estreiam no cinema em maio. 5 cliques

10 Newsletter 04: enviado em 14/05 às 15h30 aberturas únicas: 88 (14,19%) cliques únicos: 16 (2,58%) sendo 5 fucionários e 11 externos Notícias: Quando eu posso usar a vírgula antes do e. 13 cliques Enem 2014 alcança um milhão de inscritos; prazo vai até o dia cliques Newsletter 05: enviado em 22/05 às 14h30 aberturas únicas: 90 (14,47%) cliques únicos: 12 (1,93%) sendo funcionários 3 internos e 9 externos Notícias: Como assimilar tudo o que leio todos os dias. 6 cliques Como banir as distrações no trabalho. 3 cliques Como escrever um formal no trabalho. 2 cliques Você sabe fazer reuniões produtivas? Faça o teste e avalie. 1 cliques Newsletter 06: enviado em 27/05 às 16h30 aberturas únicas: 81 (12,72%) cliques únicos: 7 (1,10%) sendo 5 funcionários internos e 2 externos Notícias: Características de um ambiente de trabalho produtivo. 5 cliques. Dica de filme: divergente. 0 cliques Você sabe fazer as escolhas financeiras mais inteligentes? 2 cliques

11 Newsletter 07: enviado em 04/06 às 12h aberturas únicas: 97 (15,75%) cliques únicos: 14 (2,27%) sendo 2 funcionários internos e 12 externos Notícias: Pensando fora da caixa. 3 cliques. Dica de Excel para você ficar de olho nos prazos. 11 cliques Link de acesso para o site da Holomática 1 clique Newsletter 08: enviado em 11/06 às 17h aberturas únicas: 81 (11,02%) cliques únicos: 6 (0,82%) sendo 2 funcionários internos e 4 funcionários externos Notícias: Como fazer um brainstorming eficiente. 3 cliques. Solução Ticket na palma da sua mão. 3 cliques Dia mundial do doador de sangue. 0 cliques Newsletter 09: enviado em 18/06 às 14h aberturas únicas: 72 (9,72%) cliques únicos: 5 (0,67%) sendo 2 funcionários internos e 3 funcionários externos Notícias: Formando futuros talentos. não tinha link. 7 Características de uma boa apresentação. 3 cliques Mapas mentais ajudam a organizar ideias. 2 cliques

12 Avisos e Comunicados Layout atual de comunicados (hoje não existe um modelo padrão) Talentos, Em agosto do ano passado, a fim de atender à necessidade de oferecer um plano de saúde que apresentasse uma rede de atendimento mais ampla no interior de São Paulo e também fora do Estado, firmamos um contrato com a Unimed Seguros Saúde. Assim, a partir deste primeiro ano de contrato, todo mês de agosto esta apólice de seguro saúde pode sofrer reajuste anual considerando: Inflação dos custos médicos hospitalares (mede a variação dos custos dos serviços médicos, dos serviços hospitalares e dos preços dos insumos utilizados na prestação desses serviços) Sinistralidade do último ano (relação entre a utilização dos procedimentos de consultas, exames e internações realizados por todos os funcionários e seus dependentes e o valor pago mensalmente à seguradora) No dia 03/07/14 recebemos carta da Unimed comunicando reajuste anual de 20,75% a partir de 08/2014, considerando exclusivamente a inflação dos custos médicos hospitalares, já que a sinistralidade do último ano esteve dentro dos limites contratuais. Desde esta data, iniciamos negociação junto à Unimed a fim reduzir este reajuste. Nossa expectativa é que até o final de julho já tenhamos uma conclusão da negociação com a Unimed Seguros. Assim que tivermos uma posição final a respeito desta negociação, comunicaremos a todos. Informamos que quando esta negociação tiver sido concluída, o índice de reajuste será aplicado sobre o valor dos planos Unimed na folha de pagamento de agosto/2014. Vale esclarecer que a Holomática subsidia 80% do custo do plano do titular, calculado com base no plano Básico. Os funcionários optantes de planos superiores (Prático, Versátil e Dinâmico), deverão arcar com a diferença. O valor do plano para os dependentes continuará sendo arcado integralmente pelo titular. Ficamos à disposição de todos para esclarecimentos. GESTÃO DE TALENTOS gestaodetalentos@holomatica.com.br (11)

13 Outro modelo de cabeçalho utilizado: Layout atual padrão de aviso de vaga:

14 Comunicado 01: enviado em 24/01 às 11h20 aberturas únicas: 82 (13,14%) sendo 17 funcionários internos e 65 externos Assunto: Receba todos os comunicados da Holomática - Faça a sua configuração no Outlook. Aviso 01: enviado em 04/04 às 17h aberturas únicas: 81 (12,70%) sendo 15 funcionários internos e 66 externos Assunto: Oportunidade de vagas. Aviso 02: enviado em 16/04 às 15h aberturas únicas: 81 (12,70%) sendo 14 funcionários internos e 71 externos Assunto: Oportunidade de vagas.

15 Comunicado 02: enviado em 08/05 às 16h30 aberturas únicas: 97 (17,23%) sendo 15 funcionários internos e 82 externos Assunto: Plano de saúde Reajuste em 05/2014 Comunicado 03: enviado em 19/05 às 14h30 aberturas únicas: 66 (15,90%) sendo 15 funcionários internos e 82 externos Assunto: Login e senha para acesso ao webmail Holomática. Comunicado 04: enviado em 02/06 às 15h aberturas únicas: 121 (19,99%) sendo 14 funcionários internos e 107 externos Assunto: Processos de viagem. Aviso 03: enviado em 26/06 às 10h aberturas únicas: 77 (10,46%) sendo 18 funcionários internos e 59 externos Assunto: Aviso de Vagas