SOLUÇÕES PARA GESTÃO DE INSTITUIÇÕES DE SAÚDE Gestão de Custos em Centro Diagnóstico

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1 SOLUÇÕES PARA GESTÃO DE INSTITUIÇÕES DE SAÚDE Gestão de Custos em Centro Diagnóstico Doutor pela UNIFESP / EPM Pós Graduado em Administração Hospitalar pela FGV Diretor da XHL Consultoria (Planis)

2 Como resultado da união de profissionais com uma experiência acumulada em mais de 15 anos de atuação no mercado de saúde, em 2008 nasce a Planis Consultoria, e neste momento inova na prestação de serviço de consultoria para a saúde e passa a se chamar XHL Consultoria esta renovação tem como objetivo oferecer soluções personalizadas e dinâmicas, e apoiar seus clientes no aumento da eficiência, melhoria do desempenho econômico-financeiro e aperfeiçoamento dos processos, provocando transformações positivas e desta forma delineando a fronteira entre o antes e depois dos serviços da XHL Consultoria. XHL CUSTOS Gestão de Custos em Saúde XHL FINANÇAS Gestão Financeira XHL ORÇAMENTO Gestão Orçamentária XHL VIABILIDADE Avaliação Econômico-financeira de projetos de investimento XHL DIAGNÓSTICO Diagnostico Econômico-financeiro

3 Os pilares da gestão econômico-financeira Indispensável Fluxo de caixa (previsto e realizado) A legislação exige Contabilidade fiscal ou financeira Para decisões confiáveis Gestão de custos (Departamental / Serviço /Produto / Procedimento) Negociação / simulação / redução do custo e maximização das receitas Para envolver os gestores / tomada de decisão Informações Gerenciais - DRE (Demonstração de resultados do exercício) Definição de metas / participação efetiva do gestor Gestão orçamentária - Projeção dos resultados ferramenta de controle

4 Premissas Como controlar os custos sem efetivamente conhece-los? Como negociar sem conhecer custos? Quais os serviços e produtos mais rentáveis? Qual o custo do serviço próprio? X Credenciado? Os custos são as bases para o desenvolvimento de uma boa gestão orçamentária

5 GESTÃO DE CUSTOS EM CENTRO DE DIAGNÓSTICO Objetivos Valorização do serviço prestado Qual o custo do Exame? Qual o impacto do custo da recepção no custo do exame? Qual o custo do RX, Tomografia, Ultrassom? Controle Análise das variações mensais de custos Avaliação dos custos reais x planejados Parâmetros Comparativos Tomada de Decisão Terceirização Negociação Estimulo ou retração de produtos

6 GESTÃO DE CUSTOS EM CENTRO DE DIAGNÓSTICO Objetivos Conhecer os resultados efetivos dos atendimentos, segregados por serviços, insumos, honorários. estrutura; Base para formação do preço de venda Análise do ponto de equilíbrio Desenvolvimento de instrumentos que permitam a elaboração de simulações de propostas e acordos, avaliação de desempenho. Conhecer a margem de contribuição Demonstração de resultados Gerencial (por tipo de serviço)

7 ETAPAS PARA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DE CUSTOS Coleta de dados Custos com pessoal, materiais, gerais Estatísticas para distribuição dos custos Dados de produção e tempo Processamento Calculo e apropriação dos custos Rateio dos custos Relatórios Analise dos relatórios (Envolvimento) Validação dos relatórios Demonstração de resultado (Gerencial)

8 CONCEITUAÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DOS CENTROS DE CUSTOS

9 Fluxo da Gestão de custos DIRETOS Pessoal Honorários Médicos Consumo de Materiais Custos e Despesas Gerais CENTRO PRODUTIVOS Radiologia Tomografia Ultrassonografia DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS RECEITAS (-) INDIRETOS Depreciação Água Energia RATEIOS % Consumo Ramais Área M2 Custos RATEIO M2 Produção Horas Custos Fixos e Variáveis CUSTOS VARIÁVEIS = MARGEM CONTRIBUIÇÃO (-) Telefone Fixos e No. de Funcionários CUSTOS FIXOS Variáveis CENTROS AUXILIARES Limpeza Recepção = RESULTADO OPERACIONAL (-) Laudos DESPESAS CENTROS ADMINISTRATIVOS Tesouraria ADMINISTRATIVAS = Contabilidade RESULTADO DO Diretoria PERÍODO

10 CONCEITUAÇÃO DOS CENTROS DE CUSTOS PRODUTIVOS Prestam serviços finais aos pacientes e geram receita AUXILIARES Prestam os serviços de apoio. ADMINISTRATIVOS Correspondem aos serviços de natureza administrativa

11 ESTRUTURAÇÃO DOS CENTROS DE CUSTOS CENTROS PRODUTIVOS CENTROS AUXILIARES E ADMINISTRATIVOS RX Tomografia Ultrassonografia Densitometria Mamografia... Recepção Limpeza Manutenção Faturamento Contabilidade Departamento de Pessoal Gerencia

12 CONCEITUAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS DIRETOS Correspondem aos custos identificados com os centros de custos, não havendo necessidade de utilização de nenhuma forma de rateio. INDIRETOS Consistem dos itens de custo em que não há referencia com um centro de custo em particular, o valor do custo indireto para cada centro de custo é apurado através de fórmulas de rateio.

13 CRITÉRIOS DE RATEIO CUSTOS INDIRETOS ITEM DE CUSTO FÓRMULAS DE RATEIO Aluguel Manutenção e conservação Depreciação Seguros Energia Elétrica Água Telefone Impostos e taxas Outros custos e despesas Área ocupada (m2) Área ocupada (m2) Área ocupada (m2) Área ocupada (m2) Consumo de energia (%) Consumo de água (%) Número de ramais Área ocupada (m2) Número de funcionários

14 CONCEITUAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS PESSOAL Salários Encargos Benefícios CONSUMO DE MATERIAIS CUSTOS E DESPESAS GERAIS Medicamentos Material Medico Filmes Gêneros Alimentícios Material de Escritório Material de Manutenção Diversos Energia Elétrica Água Telefone Serviços de Terceiros Manutenção Depreciação Outros

15 CRITÉRIOS DE RATEIO CENTROS AUXILIARES E ADMINISTRATIVOS CUSTOS INDIRETOS CENTROS DE CUSTOS FÓRMULAS DE RATEIO Recepção Limpeza Manutenção Faturamento Contabilidade Departamento de Pessoal Gerencia Número de exames Área física m2 Horas Valor faturado Custo direto No. de funcionários No. de funcionários

16 COLETA DE DADOS Quadro VI - Relatório de Estatística de Produção Quadro V - Relatório de Estatística da Manutenção Quadro IV - Relatório de Estatística da Recepção Quadro III - Relatório de Custos e Despesas Gerais Quadro II - Relatório de Consumo de Materiais Quadro I - Relatório de Custos de Pessoal Mês: / Centros de Custos Nº de funcionários Salários Encargos Sociais Benefícios e outros custos TOTAL TOTAL

17 Planilha Geral de Custos Produtivos Auxiliares e Administrativos Classificação Total TOMOGRAFIA RADIOLOGIA R. M. Recepção Administração Áreas Descrição Dos Custos Comuns $ $ $ $ $ $ $ CUSTOS DIRETOS Honorários Médicos Variáveis Sub Total Pessoal Salários Fixos Encargos Sociais Fixos Benefícios Fixos Sub Total Consumo de Materiais Medicamentos Variáveis Material Médico Variáveis Material de Manutenção Fixos Material de Escritório Fixos Material de Limpeza Fixos Sub Total Custos e Despesas Gerais Serviço de Terceiros Fixos Manutenção Fixos Depreciação de Equipamentos Fixos Sub Total TOTAL CUSTO DIRETOS CUSTOS INDIRETOS Aluguel Fixos Energia Fixos Água Fixos Sub Total TOTAL DIRETOS + INDIRETOS Rateios Interdepartamentais Áreas Comuns Administração Recepção Sub Total Total Geral Produção por minuto Custo Unitário Total 1,15 0,56 11,53

18 Demonstração dos Custos Unitários dos Serviços (Média)

19 Ordem de Relevância (Ranking)

20 Demonstração dos Custos Unitários dos Serviços (Comparativa)

21 Metodologia para apuração dos custos por tipo de exame

22 DETALHAMENTO DO CUSTO POR TIPO DE EXAME - ESTRUTURA TIPO DE Nº. Tempo Nº. Tempo Quant. Custo Custo EXAME de Realização de Func. X Pesos x Unitário Exames REALIZADO Exames Técnico RX Envolvidos Nº. Func. Pesos Estrutura Realizados (1) (2) (3) (5) (6) (7) (8) (9) (10) crânio ,00 2,0 246,0 2,36 289,71 mastóide ,00 3,0 3,0 3,53 3,53 seios da face ,00 2,0 956,0 2, ,88 sela turcica ,00 2,0 18,0 2,36 21,20 mandíbula ,00 3,0 15,0 3,53 17,67 ossos da face ,00 2,0 20,0 2,36 23,55 ATM ,00 2,0 38,0 2,36 44,75 cavum ,00 1,0 171,0 1,18 201,39 coluna cervical ,00 2,0 140,0 2,36 164,88 coluna cervical ,00 3,0 24,0 3,53 28,26 coluna dinâmica ,00 4,0 4,0 4,71 4,71 coluna dorsal ,00 2,0 46,0 2,36 54,17 coluna lombar ,00 2,0 148,0 2,36 174,30 coluna lombar ,00 4,0 24,0 4,71 28,26 sacro-coccix ,00 2,0 4,0 2,36 4,71 coluna p/ escoliose ,00 2,0 50,0 2,36 58,88 col. para escoliose din ,00 5,0 15,0 5,89 17,67 esterno ,00 2,0 6,0 2,36 7,07 hemitórax ,00 2,0 14,0 2,36 16,49 clavícula ,00 1,0 5,0 1,18 5,89 omoplata ,00 2,0 2,0 2,36 2,36 ombro ,00 2,0 86,0 2,36 101,28 braço ,00 2,0 26,0 2,36 30,62 cotovelo ,00 2,0 36,0 2,36 42,40 antebraço ,00 2,0 28,0 2,36 32,98 punho ,00 1,0 46,0 1,18 54,17 mão / dedo ,00 1,0 137,0 1,18 161,34 QUANTIDADE , ,63

23 DETALHAMENTO DO CUSTO POR TIPO DE EXAME HONORÁRIOS E MATERIAIS TIPO DE Serviços Custo Custo Quant. Custo Custo dos EXAME Honorários Sertec Total Material Pesos x Unitário Materiais REALIZADO Total Filmes Exame Pesos Materiais Utilizados (1) (11) (15) (16) (17) (18) (19) crânio 2,99 368,33 1,48 1,48 3,33 410,1 0,75 92,53 mastóide 4,36 4,36 2,22 2,22 5,00 5,0 1,13 1,13 seios da face 3, ,99 1,77 1,77 4, ,0 0,90 431,40 sela turcica 3,00 27,02 0,89 0,89 2,00 18,0 0,45 4,06 mandíbula 3,00 15,01 0,44 0,44 1,00 5,0 0,23 1,13 ossos da face 3,25 32,49 1,18 1,18 2,67 26,7 0,60 6,02 ATM 3,25 61,73 3,55 3,55 8,00 152,0 1,81 34,30 cavum 2,87 490,84 0,89 0,89 2,00 342,0 0,45 77,17 coluna cervical 3 2,96 207,47 1,33 1,33 3,00 210,0 0,68 47,38 coluna cervical 5 3,34 26,75 2,22 2,22 5,00 40,0 1,13 9,03 coluna dinâmica 3,84 3,84 3,10 3,10 7,00 7,0 1,58 1,58 coluna dorsal 3,20 73,70 3,94 3,94 8,89 204,5 2,01 46,14 coluna lombar 3 3,90 288,51 1,92 1,92 4,33 320,7 0,98 72,37 coluna lombar 5 4,85 29,08 4,14 4,14 9,34 56,0 2,11 12,64 sacro-coccix 3,17 6,34 0,89 0,89 2,00 4,0 0,45 0,90 coluna p/ escoliose 3,54 88,58 5,59 5,59 12,61 315,1 2,84 71,10 col. para escoliose din. 4,54 13,62 16,76 16,76 37,82 113,4 8,53 25,60 esterno 4,54 13,62 2,36 2,36 5,33 16,0 1,20 3,61 hemitórax 3,20 22,43 3,94 3,94 8,89 62,2 2,01 14,04 clavícula 2,99 14,97 1,18 1,18 2,67 13,3 0,60 3,01 omoplata 2,99 2,99 0,89 2,85 6,43 6,4 1,45 1,45 ombro 3,20 137,79 1,33 1,33 3,00 129,0 0,68 29,11 braço 2,99 38,93 0,74 0,77 1,74 22,6 0,39 5,10 cotovelo 2,45 44,08 1,18 1,18 2,67 48,0 0,60 10,83 antebraço 2,57 36,02 1,18 21,45 48,41 677,7 10,92 152,91 punho 2,64 121,25 0,44 0,44 1,00 46,0 0,23 10,38 mão / dedo 2,45 335,51 1,18 1,18 2,67 365,4 0,60 82,44 QUANTIDADE ,76 0, , ,75

24 DETALHAMENTO DO CUSTO POR TIPO DE EXAME X RECEITA TIPO DE Custo Unit. Valor Custo Receita Variação EXAME Exames da Receita Total Total Custo x REALIZADO Realizados por Exame Exames Exames Receita (1) (20) (21) (22) (23) (24) crânio 3,11 19,49 382, , ,02 mastóide 4,66 22,48 4,66 22,48 17,82 seios da face 3,26 17, , , ,96 sela turcica 2,81 17,08 25,26 153,72 128,46 mandíbula 3,76 21,38 18,79 106,90 88,11 ossos da face 2,96 52,19 29,57 521,90 492,33 ATM 4,16 19,83 79,06 376,77 297,71 cavum 1,63 16,14 278, , ,39 coluna cervical 3 3,03 19,83 212,26 118,00-94,26 coluna cervical 5 4,66 21,04 37,29 168,32 131,03 coluna dinâmica 6,29 19,59 6,29 19,59 13,30 coluna dorsal 4,36 19,88 100,32 95,00-5,32 coluna lombar 3 3,33 23,3 246, , ,53 coluna lombar 5 6,82 19,88 40,90 119,28 78,38 sacro-coccix 2,81 35,91 5,61 71,82 66,21 coluna p/ escoliose 5,20 16,14 129,99 403,50 273,51 col. para escoliose din. 14,42 21,38 43,26 64,14 20,88 esterno 3,56 20,61 10,68 61,83 51,15 hemitórax 4,36 19,83 30,53 27,00-3,53 clavícula 1,78 17,08 8,90 85,40 76,50 omoplata 3,81 56,09 3,81 56,09 52,28 ombro 3,03 19,99 130,39 859,57 729,18 braço 2,75 29,23 35,72 379,99 344,27 cotovelo 2,96 21,38 53,23 384,84 331,61 antebraço 13,28 52,69 185,89 112,00-73,89 punho 1,40 15,91 64,55 731,86 667,31 mão / dedo 1,78 17,33 243, , ,42 QUANTIDADE , , ,76

25 DETALHAMENTO DO CUSTO POR TIPO DE EXAME - TOMOGRAFIA CUSTO POR EXAME - TOMOGRAFIA Descrição ESTRUTURA SERVIÇOS MATERIAIS Nº. de Tempo Custo Serviços Custo Custo Custos com Sub Qde. Custo Custo Exames Exame da com Fime Outros Total Pesos X Total Total Realizados Estrutura por Exame Contraste 4,34 Materiais Materiais Pesos Mats. Materiais por Exame ABDOME SUP ,21 38,09 18,00 17,36 7,87 43,23 4,98 179,29 41,22 115,52 ABDOME TOTAL ,21 64,75 18,00 21,70 7,87 47,57 5,48 21,92 45,36 146,32 BACIA ,18 38,09 18,00 8,68 5,68 32,36 3,73 14,91 30,86 99,12 COLUNA CERV ,14 31,20 9,00 13,02 5,68 27,70 3,19 22,34 26,41 81,76 COLUNA CERV. 2 SEGUIM ,14 44,66 9,00 13,02 5,68 27,70 3,19 3,19 26,41 95,21 COLUNA DORSAL 2 SEGUIM ,14 44, , ,02 1,50 1,50 12,42 81,21 COLUNA LOMBAR ,14 31, , ,02 1,50 100,50 12,42 67,76 COLUNA LOMBAR 2 SEGUIM ,14 44, , ,02 1,50 7,50 12,42 81,21 CRÂNIO ,14 31,20 12,60 8,68 7,60 28,88 3,33 395,94 27,54 82,88 FÊMUR ,21 38, , ,02 1,50 1,50 12,42 86,71 JOELHO ,14 38, , ,68 1,00 1,00 8,28 70,50 MASTÓIDE ,21 38,09 12,60 13,02 5,68 31,30 3,61 14,42 29,85 104,14 OMBRO ,11 38, , ,68 1,00 2,00 8,28 64,47 OSSOS DA FACE ,14 31, , ,68 1,00 1,00 8,28 63,62 PÉ ,21 38, , ,02 1,50 4,50 12,42 86,71 PELVE ,21 38, , ,02 1,50 16,50 12,42 86,71 PESCOÇO ,21 38,09 12,60 13,02 5,68 31,30 3,61 3,61 29,85 104,14 SEIOS DA FACE ,14 31, , ,02 1,50 31,50 12,42 67,76 TÓRAX ,21 38,09 18,00 17,36 5,68 41,04 4,73 85,11 39,13 113,43 TORNOZELO ,14 38, , ,68 1,00 2,00 8,28 70,50 TOTAL , ,85 8,68 910, ,78 Custos c/ Estrutura 8.413,23 Custos c/ Materiais 7.533,78 Serviços ,84 Custo Total ,85 Desconto (%) 0,85 Desconto Pagto. 0,18 TOTAL CUSTO TOMOGRAFIA TOTAL CUSTO TABELA AMB VARIAÇÃO , , ,99

26 Controle e gerenciamento Centros de Responsabilidade: O envolvimento do Gestor Auto avaliação do sistema e das informações Desenvolvimento da cultura de custos Treinamento e envolvimento dos gestores no gerenciamento e análise dos custos Para que as informações tenham confiabilidade é fundamental o envolvimento e participação de todos, de forma sistemática, definição de metas análises mensais com apoio da Direção, em constante evolução e aperfeiçoamento.

27 Usuários: Todos os Gestores Desempenho Produtividade Área Comercial Política de preços Negociação Pacote... Área Financeira e Comercial Processo decisório Margem de contribuição Ponto de equilíbrio... Direção Tomada de decisão CONTROLE E GERENCIAMENTO

28 COMENTÁRIOS FINAIS Alocação minuciosa dos recursos utilizados, disciplina Os sistemas devem ser confiáveis e dinâmicos. Possibilidades de desenvolver projeções e simulações. Deve existir um setor (Controladoria, Custos, Contabilidade Gerencial, etc) estruturado, dedicado a estas análises. Com o tempo, uma boa estrutura, o apoio de uma consultoria (se necessário), as informações vão se aprimorando e se ajustando a necessidade de cada usuário, tornando-se uma rotina.

29 Recomendações Com a acirrada competição no mercado de saúde, e os custos cada vez mais elevados, não há mais espaço para administrar sem informações confiáveis e dinâmicas. A Necessidade de informações confiáveis e dinâmicas: A demonstração de resultados (custos) e o fluxo de caixa são os pilares para conhecermos uma empresa econômica e financeiramente. É necessário criar o hábito da coleta de informações de forma sistêmica e organizada, registrá-las mensalmente, criando um histórico que servirá de base para conhecer a evolução, propiciar análises de comportamento das receitas e despesas e com base nestes dados e nas expectativas de mercado desenvolver simulações de aumentos de produção, promoções, avaliação de propostas, e muitas outras análises. Projetar uma fotografia da instituição para daqui um ano, definindo metas e criando ferramentas que propiciem o acompanhamento dos resultados em relação as metas almejadas Obter e organizar dados, depende de disciplina e dedicação, mas nos dias de hoje são fundamentáveis para a perenidade da empresa.

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