Case: ERA Integração de equipes na busca de desenvolvimento da sociedade

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1 Case: ERA Integração de equipes na busca de desenvolvimento da sociedade

2 Case: ERA Integração de equipes na busca de desenvolvimento da sociedade Categoria: Projeto Interno Autores: Natália Lima da Silveira Rosana Augusta Duarte Decat Talita Faria Rodrigues Data: Setembro/2011 Submissão em evento do MEJ: Prêmio FEJEMG 2011 (Lavras)

3 ERA Integração de equipes na busca de desenvolvimento da sociedade Resumo O projeto do Encontro Regional de Administração (ERA) elaborado e executado pela UFLA Júnior Consultoria Administrativa visa, desde a sua primeira edição em 2002, proporcionar à sociedade e à comunidade universitária desenvolvimento profissional, além de aproximar a empresa júnior de seus parceiros e clientes potenciais. O evento caracteriza-se por oferecer palestras e minicursos nas mais diferentes áreas da Administração, buscando discutir assuntos atuais e proporcionar aos participantes novos conhecimentos e tendências da realidade do mercado. Além disso, o evento é modelo de integração e gestão de equipe em busca de um resultado comum: a excelência na realização de eventos. Introdução Toda empresa júnior tem por objetivo buscar, captar e fidelizar potenciais clientes e, para tanto, pode-se desenvolver atividades distintas da sua atividade-fim, que, no caso da UFLA Júnior Consultoria Administrativa, é a realização de projetos de consultoria com qualidade e excelência profissional. Dentre estas outras atividades podemos destacar a realização de serviços e ações de responsabilidade social e a organização de eventos que proporcionem conhecimento e desenvolvimento profissional à sociedade e à comunidade universitária. Baseando-se em alguns pilares fundamentais (qualidade e excelência profissional; responsabilidade social e desenvolvimento profissional) e com o objetivo de mostrar o trabalho desenvolvido pela UFLA Júnior, torná-la conhecida e reconhecida em âmbito regional, surgiu o desafio de organizar um evento na área de Administração que pudesse atingir não apenas a comunidade acadêmica, mas sim toda a sociedade lavrense e região. Era interesse da empresa ampliar os conhecimentos práticos buscando desafios e criando oportunidades de superar seus limites. Com essa perspectiva, a proposta do Encontro Regional de Administração (ERA) seria proporcionar, em um mesmo evento, à sociedade um retorno de todo conhecimento que é adquirido em meio acadêmico, e servir de fonte para captação de novos clientes, além da fidelização dos que já conhecem o serviço prestado pela

4 UFLA Júnior Consultoria Administrativa. Diante deste novo desafio para e empresa júnior, foi desenvolvido o projeto do ERA Encontro Regional de Administração, tendo sua primeira edição no ano de Envolvendo a integração de equipes e superação de limites, o evento sempre é realizado com muito profissionalismo e excelência, contando com palestras e minicursos, envolvendo professores da universidade e também palestrantes e prelecionistas de renome e alto conhecimento nas mais diversas áreas da administração, caracterizando-se por um evento que procura discutir as tendências do mercado e realidade vivenciada pelos administradores. Vários benefícios são gerados pelo ERA à sociedade, à comunidade acadêmica e aos membros que participam da organização. O evento divulga a UFLA Júnior na região, sendo uma importante fonte de prospecção e captação de novos parceiros, que auxiliam não apenas na realização do evento, e de novos clientes, bem como na fidelização de cliente antigos. Além disso, os empresários juniores envolvidos têm a oportunidade de lidar com imprevistos desafiadores, de desenvolver outras habilidades, como, por exemplo, na criação das artes que serão utilizadas no evento e nos contatos com palestrantes e prelecionistas. O evento também proporciona um maior conhecimento e reconhecimento do Movimento Empresa Junior, através do maior reconhecimento da EJ e, consequentemente, do MEJ, através do contato com empresários, parceiros e pessoas interessadas em apoiar o projeto do ERA e o trabalho desempenhado pela EJ. Os maiores benefícios gerados à sociedade e à comunidade acadêmica é a participação em um evento de qualidade, tendo acesso aos mais diversos assuntos na área da administração, agregando conhecimento, além do momento de interação e networking entre empresários e universitários. Com a realização do evento, a UFLA Júnior busca visibilidade, publicidade, representatividade, informações, inovação e integração dos membros. Após nove anos de realização, pode-se ressaltar entre os resultados obtidos nas várias edições, a cooperação e trabalho em equipe, conhecimento e aprendizado, reconhecimento da sociedade do profissionalismo, excelência e responsabilidade da EJ, além do retorno financeiro. Desenvolvimento Os preparativos para o ERA (Encontro Regional de Administração) iniciam-se com cinco a seis meses de antecedência, a fim de se evitar maiores dificuldades e imprevistos, sendo a primeira etapa a escolha do tema e da data do evento. Para a escolha do tema, utiliza-se o

5 feedback obtido com os questionários de satisfação do evento anterior, os quais trazem sugestões de temas feitos pelos participantes, ou temas propostos pelos próprios membros da empresa. Para a definição da data, observam-se diversos fatores: o calendário da Universidade, para que não coincida com outros eventos promovidos pela mesma; os eventos que acontecem no mesmo período na cidade e que tenha o mesmo público alvo; e a existência de feriados, entre outros na mesma data. Neste primeiro momento também é definido qual será o formato do evento, isto é, o número de palestras e mini-cursos. Para facilitar o desenvolvimento das atividades necessárias à realização do evento, e visando a eficácia do mesmo, os membros da empresa são divididos em cinco equipes (Palestras, Divulgação, Inscrições, Eventos e Apoio) as quais serão responsáveis pela realização de uma série de atividades, otimizando, assim, tempo e recursos. A quantidade de membros em cada equipe dependerá da necessidade (demanda) que a mesma tiver. A partir disso, de acordo com a disponibilidade dos membros, estes são alocados em cada equipe. Nesta divisão em equipes, a Equipe Palestras fica responsável pela escolha dos palestrantes, sempre de acordo com o tema proposto para o evento, além da escolha dos prelecionistas dos minicursos. Para a escolha do palestrante, realizam-se pesquisas acerca dos palestrantes de renome e que abrangem o tema, uma vez que visamos qualidade e excelência. Já para a escolha dos prelecionistas, geralmente, convidamos alguns professores dos Departamentos da Universidade, devido à facilidade e, principalmente, à qualidade dos mesmos, além de outras EJ s, pois vemos no ERA uma boa oportunidade de crescimento para as mesmas, pois acontece um contato direto com a sociedade e empresários. Também é de responsabilidade da Equipe organizar a estadia e o transporte do palestrante e/ou prelecionistas, quando necessário, além de recepcioná-los e acompanhá-los no dia do evento. A Equipe Divulgação será responsável por criar a arte do evento; definir quais mídias serão utilizadas, bem como pela pesquisa de orçamentos e confecção das mesmas; elaborar o Plano e o Contrato de Patrocínio; alocar os membros na campanha de divulgação; e escolher os locais e meios de comunicação estratégicos para divulgação do evento. A criação da arte do evento deverá levar em consideração o tema e as propostas do evento. As mídias escolhidas geralmente são camisetas, as quais serão utilizadas pelos membros da empresa durante o período de divulgação; folders, cartazes e faixa, que serão distribuídos por toda a cidade; empena, fixada na portaria da Universidade; crachás, pastas e bloco de anotações, que serão entregues no dia do evento; além do próprio site do evento. Há ainda a possibilidade da montagem de estandes dos patrocinadores no dia do evento, ficando sob responsabilidade destes

6 a montagem dos mesmos. A divulgação do evento é uma atividade a ser realizada por todos os membros da empresa, mas cabe a Equipe escolher os locais de inserção das mídias e, para tanto, fazem a escala de divulgação. A Equipe Inscrições, como o próprio nome já sugere, será responsável por todas as atividades relacionadas às inscrições e pelo controle financeiro do evento. Sendo assim, caberá a ela a elaboração da lista de participantes para confirmação dos nomes; confecção e entrega dos certificados; elaboração das fichas de inscrições; planejamento das contas; recolhimento do dinheiro dos patrocínios; aprovação dos custos; criação de um banco de dados para cadastro de participantes e palestrantes; guardar e arrecadar as doações arrecadadas com as inscrições; fazer fluxo de caixa e montar o DRE; e organizar e distribuir, no dia do evento, os materiais para os participantes (pasta contendo bloco de anotações, caneta e crachá de identificação). Também é de responsabilidade da Equipe determinar o valor das inscrições, baseando nos custos que são necessários para realização do evento. A priori não há utilização de recursos financeiros da empresa, sendo considerado um projeto a parte, o qual possui seu próprio fluxo de caixa, conta bancária e quaisquer outras exigências financeiras. Apenas o lucro obtido com a realização do Evento será incorporado à Empresa. Preocupando-se com a responsabilidade social do evento, todas as inscrições devem exigir uma doação, a ser definida pela equipe, que será posteriormente entregue a alguma entidade carente da cidade. A Equipe Eventos será responsável pelo Coffee Break do Evento e pela festa de integração Já ERA, a qual busca proporcionar um momento de descontração e integração entre os participantes do evento. Em relação ao coffee break é necessário escolher a empresa que prestará os serviços, estabelecer o cardápio e acompanhamentos, definir o melhor local para a recepção dos participantes. Em se tratando da festa, a equipe precisa escolher o local e definir o estilo da festa. Por fim, são responsáveis pelo suporte à Equipe Palestras no tocante às necessidades dos palestrantes e/ou prelecionistas. A Equipe Apoio será responsável por toda a infra-estrutura do evento. No caso do ERA, utilizamos toda a infra-estrutura (salão de convenções, salas de aula, recursos multimídias) ofertada pela. Suas atividades abrangem a reserva das salas e auditórios para realização das Palestras e mini-cursos; o registro do evento no calendário da Universidade; reserva dos recursos multimídia necessários, tais como data-shows, bem como testar seu funcionamento; solicitação perante à empresa de ônibus local o horário de ônibus no dia do evento, para facilitar a locomoção dos participantes; envio de convites para os clientes atuais, parceiros da empresa e professores do Departamento da Universidade, convidando-os a

7 participar do evento; providenciar o material solicitado pelos palestrantes e prelecionistas, como água, laser, etc; elaboração do cerimonial, definindo os oradores e quem irá compor a mesa de honra; elaboração do questionário de satisfação para os participantes e posteriormente apresentar os resultados para toda a empresa; elaboração da avaliação 360º para as equipes e realização do feedback da mesma. A Equipe deverá ainda facilitar o acesso dos participantes ao evento e, para tanto, quando necessário, fazer placas que indiquem os locais da realização do evento, local de estacionamento e demais medidas que se tornarem necessárias. Além disso, há outras atividades que são de responsabilidades de todas os membros da empresa, como a busca por patrocínios. Essa busca é de suma importância para o sucesso do evento, pois eles são grades fontes de recursos financeiros e, por este motivo, deve envolver toda a empresa. Aqui ocorre uma nova divisão dos membros, não relacionada com a divisão em equipes, para equipes menores responsáveis pela busca de patrocínios. Para facilitar essa busca, é realizado um levantamento dos potenciais patrocinadores e um mapeamento da cidade, que servirão de orientação para estas equipes. Também é de responsabilidade de todos os membros a busca por inscrições. As inscrições podem ser feitas pela internet, através do site do evento, ou presenciais. Para realizar as inscrições presenciais é elaborada uma escala para os postos de inscrição, da qual todos os membros participam. Visando abranger um público ainda maior, dentro e fora da comunidade acadêmica, montamos dois postos de inscrição: um dentro da universidade, na cantina central, local de grande visibilidade; e outro ponto no centro da cidade, de grande circulação de pessoas. Além disso, realizamos visitas às demais universidades e centros de formação da região. No dia do evento ocorre o credenciamento dos participantes, o que irá se iniciar uma hora antes da palestra de abertura. Neste momento, o participante irá receber uma pasta contendo bloco de anotações, caneta, crachá de identificação, questionário de satisfação, certificado de participação e folders de algum patrocinador, caso haja. Essas pastas já são previamente preparadas e identificadas com o nome do participante para agilizar o processo. Eles serão recebidos por membros da empresa, que os alocarão no salão de convenções. No inicio dos mini cursos haverá um novo credenciamento, mais simples, sendo somente uma lista de presença. O participante já saberá qual será seu minicurso, pois essa informação constará no crachá de identificação.

8 Conclusão Não há dúvidas de como a oportunidade de ter feito parte da organização do ERA, em qualquer que seja das suas edições, remete a um enorme aprendizado para os membros da UFLA Júnior. Este aprendizado vai além, uma vez que estar a frente desse evento representa trabalho em equipes integradas, desafio, dificuldades, imprevistos, superação pessoal e em equipe, motivação e paixão pela arte de administrar e pela própria UFLA Júnior. Atrelado a toda a excelência desse trabalho está a oportunidade de difundir a marca da empresa e demonstrar à sociedade o quanto os nosso serviços são realizados com toda a responsabilidade, qualidade e profissionalismo dos membros. Pode-se, assim, posicionar a empresa no mercado em que atua e buscar captar parceiros, clientes e pessoas que apoiem e comprem a ideia das empresas juniores e do movimento empresa júnior (MEJ). Após nove edições do evento, a UFLA Júnior pode presenciar muitas vitórias e recompensas, ganhando o reconhecimento dos professores e funcionários do departamento da universidade ao qual faz parte, da Reitoria e da sociedade como um todo, que, atualmente, confia e investe na UFLA Júnior e em seus projetos e eventos realizados. Como marco de reconhecimento, pode-se colocar a ERA VIII, o qual contou com, aproximadamente, 600 participantes, batendo o recorde entre todos realizados. Com o ERA, a EJ também consegue gerar lucro que é revertido para o caixa da empresa. Outro ponto que vale ressaltar é como a UFLA Júnior preocupa-se em ser socialmente responsável, demonstrando mais que um discurso, mas sim a coerência dos valores da empresa com as atividades em que a mesma se envolve. O evento recolhe doação dos mais diversos tipos dos participantes, variando de edição para edição, ou uma importância pré-estabelecida que será revertida em prol de uma instituição carente da região. Podemos definir o ERA em integração de equipes em busca de um único objetivo: o sucesso e excelência do evento. Para tal, como foi dito, os membros da empresa são divididos em equipes, e aposta-se na integração dessas equipes para o desenvolvimento das atividades. Apesar de cada equipe ter suas responsabilidades, o segredo do bom desempenho do evento é perceber que há uma equipe maior, formada por todos da empresa. Assim, quando é preciso buscar patrocínios, todos são divulgação; quando é preciso buscar participantes, todos são inscrições; quando o evento está acontecendo, todos são apoio. O grande diferencial da realização deste evento, no porte em que ele vem ocorrendo, é a organização. A divisão em equipes permite uma visão clara de todas as atividades necessárias, e

9 também é possível definir quem irá realizá-las, quando irá acontecer. Isso antecipa possíveis problemas e aponta erros e soluções com maior facilidade. Como já dito anteriormente, essa divisão facilita a organização do evento e contribui para o seu sucesso, o que faz o ERA se tornar um evento sólido e de renome tanto na comunidade acadêmica, quanto na cidade. Comentário O maior desafio em organizar o evento é conseguir lidar com problemas que não depende dos esforços internos para serem resolvidos. Por exemplo, na 9ª edição realizada em 2011 a EJ enfrentou uma dificuldade em conseguir inscrições apesar da intensa divulgação, dos bons palestrantes e minicursos ofertados. Isso ocorreu pois o evento coincidiu com o fim do semestre letivo e com muitos outros eventos. Entretanto, deve-se ressaltar o quão gratificante é perceber o evento acontecer, os membros envolvidos com a organização e presenciar que cada edição do ERA alcança maior sucesso, tornando-se referencial de eventos na área tanto dentro da Universidade Federal de Lavras, quanto em Lavras e região. A cada edição sentimos aumentar a importância da realização de um evento com qualidade e responsabilidade, nos motivando a nos dedicar e encontrar a melhor maneira de manter todas as informações e boas práticas que o ERA proporciona à UFLA Júnior através da gestão do conhecimento, não se perdendo, assim o que já foi conquistado, e garantido a organização e desenvolvimento de um Evento excelência em qualidade. UFLA Júnior Consultoria Administrativa A JUVENTUDE que sua empresa precisa para CRESCER.