RELATÓRIO DE ATIVIDADES DOS SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA REFERENTE AO ANO CIVIL DE PONTO DE SITUAÇÃO REFERENTE ÀS ACTIVIDADES PLANEADAS

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1 RELATÓRIO DE ATIVIDADES DOS SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA REFERENTE AO ANO CIVIL DE PONTO DE SITUAÇÃO REFERENTE ÀS ACTIVIDADES PLANEADAS 1. Promover o alargamento da tipologia das certidões disponibilizadas através da plataforma Certidão Permanente Online, disponível em certidao.ua.pt 2. Assegurar o alargamento do número de procedimentos disponíveis, no que concerne ao feixe de atribuições do Núcleo de 3º ciclo 3. Compilar num pequeno manual de procedimentos as regras já existentes nos Serviços relativas ao processo de registo de dados no sistema informático (SIGACAD); ----SUSPENSO Criar na página dos Serviços um espaço próprio para receção de sugestões de melhoria no que concerne ao desempenho dos Serviços; 1

2 5. Alargar o elenco de respostas a perguntas frequentes ( faq s ), disponibilizado na página online dos Serviços; 6. Assegurar a disponibilização na página dos Serviços dos dados dos indicadores de qualidade adotados pelos SGA; 7. Proceder à revisão do sistema de controlo interno dos Serviços; 8. Efetuar uma revisão e melhoria dos conteúdos disponibilizados na página dos Serviços; 9. Promover o registo e a divulgação dos consumos levados a cabo pelos Serviços em matéria de bens e serviços numa lógica de maior eficiência, eficácia e controlo de despesa; 10. Promover a identificação das competências a melhorar relativamente a cada trabalhador dos Serviços; 11. Promover com a Área de Recursos Humanos (ARH) um procedimento que permita aos trabalhadores da UA que tenham filhos a estudar nesta Universidade estarem dispensados de suportar o custo de certidões de 2

3 frequência e aproveitamento a emitir por estes Serviços para efeitos de benefícios sociais, passando os SGA a remeter ao cuidado da ARH, oficiosamente e sem custos, os citados documentos; 12. Proceder a um controlo mensal e aleatório ao nível das valências de (i) 1º e 2º ciclo e de (ii) 3º ciclo do número de requerimentos submetidos e não informados e do número de requerimentos despachados e não notificados; 13. Ponderar a introdução de um núcleo mínimo de informação em Braille no espaço dedicado ao atendimento ao público; 14. Assegurar em articulação com o Departamento de Comunicação e Arte, e na sequência da adjudicação já efetuada em 2011, a conclusão da implementação do projeto Ponto UA com a disponibilização, de uma ferramenta interativa no átrio dos Serviços de Gestão Académica; 15. Promover a transferência da gestão dos conteúdos do plasma afixado por cima dos balcões dos Serviços de Gestão Académica para a órbita dos Serviços de Comunicação Imagem e Relações Públicas; 3

4 16. Propor superiormente a criação de uma plataforma informática para gestão dos processos de renovação de matrícula e de entrega dos relatórios anuais de progresso, no que concerne aos programas doutorais; 17. Promover a disponibilização de uma certidão que permita certificar em simultâneo a aprovação em unidades curriculares num dado curso e, nesse âmbito, a creditação de formação e ou experiência profissional prévia e a conclusão do curso; 18. Garantir as condições técnicas que permitam a emissão de uma certidão de conclusão do curso de especialização tal como previsto no artº 20º do Decreto-Lei nº 74/2006, de 24 de Março; 19. Levar a cabo a melhoria do módulo de gestão de provas referente ao 3º ciclo. 20. Propor superiormente as condições logísticas necessárias, incluindo a adequada afetação de recursos, à introdução no Sistema Informático dos registos pertencentes a estudantes que tendo inscrições válidas até 1990 não tenham até à data concluído o respetivo curso; 4

5 21. Promover, em articulação com o grupo de trabalho designado para o efeito, a introdução de informação em língua inglesa referente aos diferentes cursos e à sua certificação, designadamente no que diz respeito às respetivas denominações, ramos existentes, e certidões de índole diversa; 22. Implementar as medidas, nos termos que venham a ser superiormente determinados, que permitam levar a cabo uma adequada transição para os termos do novo acordo ortográfico; --- SUSPENSO Criar as condições técnicas e regulamentares que permitam a emissão do suplemento ao diploma aquando da emissão de uma certidão de informação final; ---- CONCLUÍDO Propor aos órgãos materialmente competentes a definição do leque das atividades suscetíveis de serem incluídas no suplemento ao diploma; 25. Promover pelos dirigentes o controlo sistemático e sucessivo dos processos tramitados pelos pivôs dos diversos cursos, auditando-se aleatória e regularmente processos referentes ao 1º, 2º e 3º ciclos. Será elaborado um ficheiro com anotação das principais deficiências detetadas e concebidas as correspondentes propostas de melhoria a transmitir à generalidade dos trabalhadores; ---- CONCLUÍDO --- 5

6 26. Levar a cabo uma ação socialmente responsável envolvendo todos os trabalhadores dos SGA em prol da comunidade (instituições, associações, clubes, ipss, câmaras, etc); ---- SUSPENSO Continuar a assegurar ao abrigo de programas de mobilidade existentes o acolhimento temporário de pelo menos um trabalhador pertencente a instituições de ensino superior estrangeiras; 28. Propor ao abrigo de programas de mobilidade existentes o envio temporário de pelo menos um trabalhador para instituições estrangeiras de ensino superior; 29. Dar continuidade à frequência de ações de formação em áreas de interesse designadamente ao nível de atendimento ao público, comunicação interna e reforço do espírito de grupo; 30. Elaborar o Convite para a apresentação de propostas (a programas de mobilidade) e anexos: 1) quadro resumo de ações/medidas; 2) calendário de execução; ---- ATRASADO Elaborar o Guia do Estudante, dirigido à preparação da participação dos estudantes da UA em programas de mobilidade. 6

7 32. Elaborar o International Student Guide em língua inglesa e portuguesa, com o objetivo de dar resposta às necessidades (de informação) dos alunos internacionais matriculados em cursos da UA conducentes a grau; 33. Elaborar o Guia do Coordenador de Mobilidade, destinado a explicitar as normas, regras e boas práticas em vigor no âmbito da gestão da mobilidade estudantil; 34. Elaborar o Portal de Mobilidade da UA; 35. Elaborar o Guia de Utilizador: Portal de Ofertas e de Emprego (PORTA); 36. Em conjunto com os STIC, definir as funcionalidades do SIGACAD e PACO para a área de mobilidade. 37. Publicar os resultados do inquérito de satisfação dos utilizadores dos serviços da AMIP. 7

8 38. Identificar novos projetos internacionais e alianças estratégicas que visem a criação de condições para a melhoria da mobilidade dos estudantes da UA; 39. Intensificar as relações bilaterais Universidade-Empresas através de visitas e contactos diretos; 40. Definir o processo de candidatura e admissão de estudantes estrangeiros aos programas de estágio na Universidade de Aveiro (UA), enunciando e regulamentando ainda os aspetos relacionados com a matrícula e inscrição do estagiário estrangeiro. Propor superiormente a definição do tempo máximo de tomada de decisão sobre a admissão de candidatos a programas de mobilidade (4 semanas). 41. Implementar o conceito de Exchange Package (formação de 1 semestre integralmente em língua inglesa, destinado a estudantes internacionais); 42. Definir as linhas orientadoras (politicas e estratégias) e bem assim a disseminação de boas práticas para os Departamentos e Escolas da UA que tenham em horizonte a possibilidade de alargar a sua oferta formativa em língua inglesa. 8

9 43. Propor superiormente a definição do papel estratégico da Associação Académica da UA na prestação de apoio ao aluno internacional da UA; 44. Colaborar na atualização do Guia ECTS da UA. 45. Colaborar com a Área de Registos Académicos de forma a garantir a disponibilidade de regulamentos / procedimentos / certidões / notificações em uso nos SGA, em língua inglesa. 9