GESTÃO ORGANIZACIONAL NA EMPRESA: A OLIVEIRA S INFORMÁTICA

Transcrição

1 GESTÃO ORGANIZACIONAL NA EMPRESA: A OLIVEIRA S INFORMÁTICA Braulio Oliveira dos Santos Fo Adriana Guimarães de Oliveira Leuzenir Barth de Oliveira Resumo: Este artigo retrata a maneira pela qual foi desenvolvido um estudo de caso aplicado a uma empresa do segmento de serviços, no tocante à estrutura e à gestão organizacional, utilizando-se de uma abordagem a partir das principais fundamentações da Administração. Buscou-se explicar as diversas aplicações desse conceito na Oliveira s Informática, utilizada como fonte da aplicação de pesquisa neste trabalho. Mostra ainda como a empresa poderá se organizar com relação às funções e às atividades que nela são desenvolvidas com o propósito de se obter uma melhor eficiência e um bom resultado para o cliente. Neste sentido, o estudo direciona o seu foco para a divisão das tarefas e divisão dos setores. Palavras-chave: estrutura organizacional, atividades desenvolvidas, divisão dos setores. Com o passar do tempo, as empresas evoluíram e o mercado passou a ficar mais competitivo, obrigando-as a se preocupar mais com sua organização, objetivando a otimização de custos e a melhoria na qualidade do atendimento ao cliente. Ao longo do séc. XX, as organizações, na busca de uma padronização, foram evoluindo e passaram por três modelos de administração: o tradicional, com caráter burocrático; o autoritário e hierárquico; o moderno, que é influenciado pelas ciências do comportamento; e o contemporâneo, que busca atingir a existência empresarial no cenário atual. Segundo Rocha (1987, p. 165): O processo organizador é um modelo sistemático baseado em métodos lógicos e científicos para resolver problemas existentes em uma empresa. São fatores indispensáveis para a aplicação correta das técnicas utilizadas no Processo Organizador conhecimentos amplos sobre a Teoria da Organização e da Administração, pois sem eles, dificilmente, trabalhos afetos à criação ou constituição de uma entidade (Organização) ou modificação ou reforma do projeto (Reorganização) poderão ser satisfatoriamente levados a efeito. As organizações estão inseridas em um ambiente dinâmico e competitivo, que evoluem constantemente. Da mesma forma ocorrem mudanças internas em função de novas Professor do Curso de Administração da Faculdade Novo Milênio. Graduanda do Curso de Administração da Faculdade Novo Milênio. Graduanda do Curso de Administração da Faculdade Novo Milênio.

2 necessidades tais como evolução tecnológica, o mercado competitivo, dentre outros. Estas mudanças geram pressões que podem levar a desatualização das organizações, refletidas nas suas estratégias e estruturas organizacionais. Por isso, entre outras ações, as organizações precisam reavaliar sua estrutura organizacional e promover ajustes quando necessário, na busca pela eficácia em sintonia com sua missão. 1.1 JUSTIFICATIVA DO ESTUDO Ao longo dos seus 10 anos de mercado, a empresa objeto de estudo, Oliveira s Informática 1,, não evoluiu em sua estrutura organizacional, notando-se então a necessidade de utilizar as ferramentas de Organização e Métodos na área administrativa. Desse modo, o mérito deste trabalho, consiste em apresentar um estudo que foca a estrutura organizacional de uma empresa baseada nos processos. 1.2 O PROBLEMA X A HIPÓTESE O problema analisado consistiu na dificuldade dos funcionários em se organizarem diante das atividades a serem desenvolvidas. Assim, de que forma os processos estão contribuindo para o acúmulo de serviço e uma má realização das atividades? Como hipótese trabalhou-se com o processo de departamentalização, partindo da concepção de divisão do trabalho e para tal, foram analisadas todas as funções e atividades da empresa em questão. 1.3 OS OBJETIVOS E A METODOLOGIA O presente trabalho constituiu um braço de investigação sobre o arranjo dos elementos constitutivos de uma organização, isto é, a forma mediante a qual estão integrados e se apresentam os elementos componentes de uma empresa e de que forma está sendo aplicada a gestão organizacional. Nesse sentido, buscou-se ainda: o referencial teórico sobre o assunto, os conceitos sobre as teorias clássicas da Administração; como a organização pode operar com mais eficiência; os fatores de relações humanas que influenciam na produção; analisar a deficiência no processo 1 Nome fictício utilizado para preservar a imagem da empresa pesquisada.

3 administrativo; avaliar as atividades desenvolvidas; delimitar os setores na organização; e, um relatório conclusivo sobre resultado da pesquisa. Com o interesse de alcançar os objetivo para a elaboração do trabalho, foi utilizada a metodologia proposta por Vergara (2003). No caso especifico, a natureza da pesquisa é classificada como aplicadaa. Quanto aos fins, com o intuito de resolver o problema de forma prática, utilizou-se a pesquisa descritiva, pois expõe características da empresa em estudo, bem como, daqueles que responderam à pesquisa. A explicativa, pois visou esclarecer quais fatores contribuíram de alguma forma, para a ocorrência do problema. Quanto aos meios foram utilizados: a pesquisa de campo, pois notou ser necessário investigar os elementos para explicar os problemas em questão; como instrumento de pesquisa, o questionário e a visita inloco; a pesquisa bibliográfica, já que foram utilizados materiais publicados em livros e artigos; e, estudo de caso, pois foi analisada a estrutura organizacional da empresa Oliveira s Informática. 2. O REFERENCIAL TEÓRICO O marco teórico utilizado na produção da pesquisa, o qual serviu de base e fundamentação para a mesma, seguiram as seguintes correntes literárias: as escolas da teoria da administração com a visão dos grandes pais da administração tais como Frederick W. Taylor, Elton Maio, Henry L. Gantt e Henry Fayol; a estrutura organizacional, a departamentalização, o quadro de distribuição do trabalho, a eficácia organizacional e o planejamento das atividades em equipe; o comportamento gerencial e o fator humano. 3. A EMPRESA OBJETO DE ESTUDO: OLIVEIRA S INFORMÁTICA Neste capítulo é apresentada a empresa, a tabulação dos dados e a análise referente ao estudo. 3.1 A HISTÓRIA DA EMPRESA A Oliveira s Informática é uma empresa do segmento de serviços, que oferece treinamentos e cursos de informática, como, excel avançado, manutenção de computadores e instalação de rede. Está no mercado desde maio de 1997, ou seja, há nove anos, mas fundou suas raízes há onze anos atrás. Tudo começou com uma franquia onde a atual sócia gerente da OLIVEIRA S, era apenas instrutora dos cursos e sua irmã, que atualmente é instrutora, era

4 secretária e também cuidava de toda parte administrativa. Logo quando os cursos se iniciaram houve uma procura muito grande fazendo com que houvesse aula nos turnos da manhã, tarde e noite, de domingo a domingo. As coisas iam muito bem, mas por motivos familiares a proprietária da franquia se uniu a sócia gerente e juntas criaram uma outra franquia. Esta outra franquia funcionou por mais de um ano até que a sócia gerente resolveu desfazer a sociedade e montar sua empresa independente. Sendo assim ela alugou um imóvel próximo a Igreja onde eram realizados os cursos e que até hoje é a sede da empresa. Ela começou com apenas três funcionários, e mais tarde contou com a parceria do marido, que além de sócio trabalha como gerente financeiro da empresa. No início era apenas uma sala de aula com nove computadores, mas com o tempo esses números foram crescendo. Hoje a empresa funciona com 33 máquinas e 04 salas e já passaram por lá mais de seis mil alunos. Um ano após o funcionamento da sede em Vila Velha, a Oliveira s abriu mais uma filial PRINCIPAIS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS De acordo com a investigação, destacam-se as principais atividades desenvolvidas pelos funcionários da Oliveira s Informática: atendimento aos clientes e aos alunos; ensino; elaboração de planos de aula; efetivação de matrículas; e, vendas através de telemarketing. 3.2 RESULTADO DO ESTUDO Neste seção são apresentados os resultados da pesquisa que foi aplicada na organização. A pesquisa buscou responder se a estrutura organizacional pode afetar no modo como os funcionários realizam as suas atividades A APRESENTAÇÃO DOS DADOS Como foi citado na seção que aborda sobre a metodologia, a idéia foi de configurar um pequeno esboço das fundamentações a partir da pesquisa de campo. A seguir é apresentada apenas algumas das principais questões que foram encontradas na pesquisa. A maioria dos entrevistados possui tempo de serviço superior a 4 anos (57%). As funções que os mesmos exercem foram bem divididas, sendo 02 na área administrativa, 04 na área educacional e 01 no telemarketing.

5 Verificou-se que 71% dos funcionários não conheciam as características do serviço a ser realizado antes de ingressarem na Oliveira s Informática, enquanto 29% conheciam. (Gráfico 1) Antes de ingressar na Oliveira s Inf. conhecia as características do serviço a ser realizado? 71% 0% 29% Totalmente Quase Totalmente Quase Nada Nada Gráfico 1: Conhecimento do Serviço a ser Realizado No que se refere ao trabalho em equipe, Gráfico 2, verificou-se que 86% dos entrevistados apontaram que o seu trabalho exige integração com outras pessoas, e apenas 14% apontaram como quase totalmente. Com que intensidade o seu trabalho exige que você trabalhe intensamente com outras pessoas? 14% 0% 86% Totalmente Quase Totalmente Quase Nada Nada Gráfico 2: Trabalho com outras Pessoas No Gráfico 3, percebe-se que 57% dos entrevistados quase não tem liberdade de tomar decisões em seu próprio trabalho, 29% tomam quase que totalmente e 14% não possuem qualquer liberdade.

6 Em que medida você pode tomar decisões sobre o que fazer e como fazer o seu próprio trabalho? 29% 14% 0% 57% Totalmente Quase Totalmente Quase Nada Nada Gráfico 3 - Liberdade em Tomar Decisões No Gráfico 4, observa-se que 57% dos entrevistados tem a sua atividade terminada por outras pessoas ou máquinas, 29% tem quase nada e 14% não têm as atividades terminadas por outras pessoas. O seu trabalho trata-se de uma pequena parte de um todo que é terminado por outras pessoas ou maquinas? 29% 14% 0% 57% Totalmente Quase Totalmente Quase Nada Nada Gráfico 4: Seu Trabalho x Toda Parte É percebível no Gráfico 5 que 57% dos funcionários consideram que o seu trabalho afeta na vida ou no bem estar de outras pessoas, 29% quase totalmente e apenas 14% responderam que afeta em quase nada.

7 Os resultados do seu trabalho podem afetar significativamente a vida ou o bem estar de outras pessoas, na empresa e/ou fora dela? 29% 14% 0% Totalmente Quase Totalmente Quase Nada 57% Nada Gráfico 5 - Bem Estar das Pessoas No Gráfico 6, verifica-se que 57% dos entrevistados acreditam que, quase totalmente, o seu próprio trabalho gera indicadores sobre como o está realizando, 29% consideram como totalmente e 14% acham que gera quase nenhum indicador. O seu trabalho em si, gera indicadores sobre como você o está realizando, independentemente de qualquer retorno que possa ser dado por seus superiores e colaboradores? 14% 0% 57% 29% Totalmente Quase Totalmente Quase Nada Nada Gráfico 6: Trabalho x Indicadores No Gráfico 7, quando questionado sobre o retorno dos superiores e colaboradores na maneira como se desenvolve o trabalho, 86% responderam que quase nunca obtém este retorno e apenas 14% sempre obtém retorno.

8 Os superiores e colaboradores me fornecem retorno sobre como estou me saindo no meu trabalho. 86% 0% 14% 0% Sempre Quase Sempre Quase Nunca Nunca Gráfico 7: Retorno dos Superiores Verifica-se no Gráfico 8 que 72% dos funcionários estão insatisfeitos quanto à possibilidade de crescimento e desenvolvimento pessoal conforme a realização do seu trabalho, 14% estão ligeiramente insatisfeitos e apenas 14% estão satisfeitos. As possibilidades de crescimento e desenvolvimento pessoal que recebo, realizando o meu trabalho. 0% 14% Insatisfeito 14% Ligeiramente Insatisfeito 72% Ligeiramente Satisfeito Satisfeito Gráfico 8: Crescimento e Desenvolvimento Pessoal No Gráfico 9, 57% dos funcionários estão insatisfeitos quanto ao sentimento de mérito e recompensa que obtém da realização do seu trabalho, 29% estão ligeiramente satisfeitos e 14% estão satisfeitos.

9 O sentimento de mérito e recompensa que obtenho da realização do meu trabalho 29% 14% 0% 57% Insatisfeito Ligeiramente Insatisfeito Ligeiramente Satisfeito Satisfeito Gráfico 9: Mérito e Recompensa no Trabalho No Gráfico 10 vê-se que 71% dos funcionários se sentem insatisfeitos com relação à utilidade de seu trabalho e 29% se sentem ligeiramente satisfeitos. A maioria das pessoas, neste trabalho, sente que ele tem utilidade. 29% 14% 0% 57% Insatisfeito Ligeiramente Insatisfeito Ligeiramente Satisfeito Satisfeito Gráfico 10: Utilidade do trabalho O Gráfico 11 demonstra que a maioria dos colaboradores da empresa se sentem insatisfeitos com relação à significância do trabalho.

10 A maioria das pessoas aqui acha o trabalho muito significativo. 0% 29% Insatisfeito Ligeiramente Insatisfeito Ligeiramente Satisfeito 57% 14% Satisfeito Gráfico 1: Significatividade do Trabalho A ANÁLISE De acordo com os estudos realizados, pode-se observar que a empresa Oliveira s Informática possui uma deficiência em sua estrutura organizacional, refletida na má distribuição dos serviços a serem executados pelos funcionários. Observa-se que uma única pessoa desenvolve atividades que deveriam ser divididas em setores. A ocorrência deste fato resulta na má qualidade do serviço e compromete o atendimento ao cliente interno e externo. Observando a realidade da empresa, pode-se verificar que a mesma não baseia suas atividades de acordo com o QDT (Quadro de Distribuição do Trabalho), tanto que pelas respostas dos entrevistados 71% dos funcionários não conhecem as características do serviços (Gráfico 1). Com relação ao fator tempo, verifica-se que a funcionária responsável pelas atividades gerenciais da Empresa dispõe de pouco tempo comprometendo no cumprimento das tarefas e num bom resultado das mesmas. A funcionária demonstra boa vontade e interesse em desempenhar todas as atividades que são de sua responsabilidade, porém, o tempo disponível não é o suficiente, exigindo da mesma que faça hora extra. O cargo de gerência não está sendo ocupado por um profissional qualificado para o exercício da função. Nesse sentido, o fator capacidade profissional não está sendo levado em consideração, conforme cita a literatura. Sabe-se que a qualificação é um fator de grande relevância em um cargo de gestão, juntamente com uma boa formação escolar e treinamento de acordo com o cargo. Com isso, a gestão fica a desejar, como por exemplo, a falta de controles para as atividades (Gráfico 7).

11 Apesar de não ter um organograma que atenda as atuais necessidades da empresa, a Oliveira s Informática funciona dentro de uma estrutura informal, como demonstrado na Figura 1 abaixo: Figura 1: Organograma Atual De acordo com a estrutura organizacional percebe-se que as atividades devem ser distintas de acordo com o cargo. Cada funcionário deve ter seu serviço bem especificado. O organograma de funcionamento da Empresa tem como cargo superior a diretoria, logo abaixo a gerência e os demais funcionários subordinados a ela, porém, de acordo com o estudo, nota-se que o organograma mais adequado seria inserir abaixo da gerência os cargos propostos, auxiliar administrativo e auxiliar financeiro, e as secretárias passariam a ser subordinadas a eles. Verifica-se também, que o cargo da gerência não está sendo bem desempenhado, pois, a gerente desenvolve mais atividades administrativas do que atividades voltadas para a gestão. Face ao exposto, abaixo (Figura 2), segue sugestão de um organograma de forma mais funcional de acordo com o resultados da análise.

12 Figura 2: Organograma Proposto Como o volume de trabalho desenvolvido pela gerente é muito grande, nota-se que deveria haver um auxílio dos outros funcionários para o desenvolvimento das tarefas. Nota-se a importância da contratação de dois funcionários subordinados a gerência para auxiliar na execução dos serviços administrativos e financeiros. Esses dois novos funcionários passariam a administrar os serviços da secretária. O setor administrativo ficará responsável por cadastramento de contratos; controle de horário dos funcionários; cálculo de horas extras; admissão e demissão de funcionários e toda parte de recursos humanos. Já o setor financeiro se responsabilizará por contas a pagar; contas a receber; relatório de alunos em débito; controle de cancelamentos de matrículas mensais; emissão de boletos. Um dos fatores para a ocorrência do atraso nas atividades também se deve à falta de recursos tecnológicos de forma a agilizar e automatizar os procedimentos a serem executados. 4. CONCLUSÃO O presente trabalho teve como propósito oferecer alternativas para um melhor entendimento sobre a estrutura organizacional, além de uma visão mais profunda de como ganhar tempo para a realização das atividades e também como realizar a divisão dos setores.

13 Por conseqüência do estudo, pode-se concluir que, para a empresa obter o sucesso esperado ao implantar o conceito da estrutura organizacional, é preciso que a organização esteja envolvida e disposta a investir na divisão dos setores, de maneira total e completa. Como foi demonstrado pelo instrumento de avaliação, a empresa objeto de estudo precisa reavaliar seu modus-operandis e assim, definir uma nova estrutura que se adapte as necessidades atuais. Outro importante ponto a se considerar é a questão da liderança de seus superiores. Os funcionários nunca obtêm retorno de seus superiores com relação ao desempenho de suas atividades, bem como, não tem recompensa e nem mérito. Para que a empresa consiga atingir seus objetivos é necessário uma reestruturação organizacional, onde o gerente passaria a exercer suas funções e teria um tempo específico para elaborar planos estratégicos de melhorias e implementá-los. Por fim, o estudo buscou apresentar, de forma didática, as ferramentas necessárias para alcançar uma estrutura organizacional adequada para a empresa em estudo, com embasamento na organização da divisão dos setores e delimitação das atividades. Através da história do desenvolvimento da estrutura organizacional a partir das Escolas Clássicas da Teoria da Administração foi possível analisar a administração do trabalho. O estudo da departamentalização proporcionou uma divisão dos setores, juntamente com a definição de um organograma e das atividades a serem desenvolvidas. A administração do tempo é um fator importante para a estrutura organizacional e como tal, foi possível perceber o tempo desenvolvido para cada atividade e analisar aquelas que precisam de mais dedicação, para ter uma melhor qualidade na sua realização. 5. REFERÊNCIAS ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional: arquitetura, benchmarking, empowerment, gestão pela qualidade total, reengenharia. São Paulo: Atlas, BERGAMINI, Cecília Whitaker. Desenvolvimento de recursos humanos: uma estratégia de desenvolvimento organizacional. São Paulo: Atlas, 1980.

14 CHIAVENATO, Idalberto. Administração de Recursos Humanos: Fundamentos Básicos. 4. ed. São Paulo: Atlas, Teoria Geral da Administração. 5 ed. São Paulo: Makron Books, CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. 7. ed. São Paulo: Atlas, DRUCKER, Peter F. et al. Aprendizado organizacional: gestão de pessoas para a inovação contínua. Rio de Janeiro: Campus, MONTANA, Patrick J.; CHARNOV, Bruce H. Administração. São Paulo: Saraiva, MOTTA Paulo Roberto & CARAVANTES Geraldo R. Planejamento organizacional: dimensões sistêmico-gerenciais. Porto Alegre: FDRM, PARANÁ. Sec. Estado de Planejamento. Análise ambiental estratégia organizacional: uma metodologia para aplicação ROCHA, Luis Oswaldo Leal. Organização e Métodos: Uma abordagem prática. 6 ed. São Paulo: Atlas, SILVEIRA JR. Aldery & VIVÁCQUA Guilherme Antônio. Planejamento estratégico como instrumento de mudança organizacional SANTOS, Luiz Alberto A. Planejamento e gestão estratégica nas empresas. São Paulo: Semente Editor, UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRIO SANTO. Biblioteca Central. Guia para normalização de referência: NRB 6023: ed. Vitória, VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e relatórios de pesquisa em Administração. 4. ed. São Paulo: Atlas, p