PALAVRA DO PRESIDENTE

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2 PALAVRA DO PRESIDENTE A busca constante pela liderança e pela conquista de novos mercados exige que as empresas adotem um novo paradigma empresarial: oferecer produtos, preços, prazos, serviços e tecnologia com padrões cada vez melhores. Este novo padrão de desempenho requer dos fornecedores a prática da melhoria continua, para garantir sua participação no mercado e no desenvolvimento de novos negócios em toda cadeia produtiva. A CEMAR vem investindo em tecnologia e na melhoria de seus processos, afinal, a visão da nossa organização é ser a melhor e mais rentável empresa de distribuição de energia elétrica do Brasil. Certamente, o suporte recebido dos nossos fornecedores tem papel fundamental neste contexto e pode contribuir, consideravelmente, para o alcance deste objetivo. É por isso que, hoje, fazemos a entrega do Manual de Relacionamento com Fornecedores de Materiais e Serviços, o qual expõe valores e princípios que fundamentam a conduta entre a Companhia e nossos fornecedores. Podemos dizer que já obtivemos um bom resultado compartilhado. Porém, não podemos parar e, com foco na padronização e na gestão dos contratos, buscamos garantir a manutenção dos resultados já alcançados e a prospecção de novos, ainda melhores. Estamos à disposição para auxiliar as empresas que se dispuserem a participar deste processo de melhoria contínua. Desde já, investimos e apostamos nos Parceiros da CEMAR, focados na cooperação para atender às expectativas dos clientes, da comunidade e da sociedade em geral. Augusto Miranda Presidente 2

3 MISSÃO Fornecer energia elétrica para o Maranhão com qualidade, custo adequado e de forma rentável, gerando os recursos necessários para a expansão e melhoria do fornecimento de energia. VISÃO Ser a melhor e mais rentável empresa de distribuição de energia elétrica do Brasil. VALORES» Foco em Gente Nosso principal ativo são as pessoas; Recrutamos e mantemos sempre os melhores; Propomos desafios, delegamos responsabilidades, treinamos e encorajamos; Desafiamos constantemente as pessoas, pois somente novos desafios levam ao autocrescimento.» Ênfase na Meritocracia Remuneramos nossos profissionais de acordo com o seu desempenho; Dividimos os bons resultados com os colaboradores que realmente fazem a diferença; Atingimos nossos objetivos através de muito trabalho, correndo atrás das oportunidades.» Obstinação pelo Lucro Somos obstinados pelo lucro, pois este é a única fonte geradora de recursos que assegura a continui dade da empresa, sua força, sua modernização e o seu crescimento; Mantemos continuamente um clima de urgência, buscando incansavelmente ganhos de produtividade, redução de custos e oportunidades de crescimento.» Compromisso com Nossos Clientes Somos sempre focados nos nossos clientes; 3

4 Buscamos persistentemente a melhoria de nossos serviços.» Ética e Integridade Pautamos nossas ações pelos padrões éticos e profissionais mais elevados; Não aceitamos comportamento que não atenda a estes padrões, independentemente da magnitude da falta.» Simplicidade e Foco Buscamos soluções simples; Aproveitamos soluções disponíveis e já testadas; Somos focados; Não podemos ser ótimos em tudo, temos que nos concentrar no que é fundamental.» Transparência e Comunicação Pautamos nossa atuação pela clareza e transparência; Garantimos a integração entre todas as áreas da empresa. Excelência, Qualidade e Segurança Buscamos a excelência em tudo o que fazemos; Padronizamos nossos processos e métodos, incorporando as melhores práticas e tecnologias; Executamos de maneira eficiente e segura.» Comunidade e Meio Ambiente Reconhecemos a importância de nossos serviços como fonte de bem-estar e desenvolvimento econômico para a população do Maranhão; Trabalhamos em sintonia com nossa comunidade, entendendo as suas necessidades; Respeitamos o meio ambiente. 4

5 POLÍTICA DE RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES A CEMAR, alinhada à sua estratégia de desenvolver parcerias duradouras com os seus fornecedores, se compromete a: Estabelecer condições comerciais adequadas; Disponibilizar as informações necessárias para a prestação dos serviços e o fornecimento de materiais; Primar pela qualidade, condições de preço e prazos desejados e justos, objetos de acordo entre as partes; Observar práticas responsáveis em relação às pessoas e ao meio ambiente; Selecionar, desenvolver e avaliar sistemática e criteriosamente seus parceiros, mantendo um histórico de dados para mensurar o nível da parceria. Nossos fornecedores são verdadeiros aliados estratégicos, que influenciam diretamente na qualidade dos produtos e serviços ofertados pela CEMAR, sendo fundamentais para alcançar e superar as suas diretrizes e metas empresariais com qualidade, segurança e excelência. 5

6 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ABRANGÊNCIA ATENDIMENTO À LEGISLAÇÃO, ÀS NORMAS INTERNAS E AOS CONTRATOS FIRMADOS Legislação Contratos e normas da CEMAR Acordos e Convenções TRANSPARÊNCIA E COMUNICAÇÃO NAS RELAÇÕES COMERCIAIS RELACIONAMENTO COMERCIAL COM FORNECEDORES ÉTICA NAS RELAÇÕES COMERCIAIS Corrupção e Fraudes Ofertas de brindes e presentes Conflitos de interesses Práticas de assédio ou coerção Trabalho SIGILO PROFISSIONAL E INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS SAÚDE, SEGURANÇA NO TRABALHO E MEIO AMBIENTE DISPOSIÇÕES FINAIS

7 1. INTRODUÇÃO Este manual tem como principal objetivo estabelecer, de forma sistematizada, as condições de atendimento às expectativas contratuais e procedimentos gerais relativos à cadeia de fornecimento da CEMAR, buscando assegurar a conformidade de planejamento, controle e melhoria de qualidade dos serviços e materiais adquiridos. 2. ABRANGÊNCIA A presente política abrange todos os fornecedores de materiais e serviços da CEMAR. 3. ATENDIMENTO À LEGISLAÇÃO, ÀS NORMAS INTERNAS E AOS CONTRATOS FIRMADOS O cumprimento à legislação, às normas internas e aos contratos firmados tem como objetivo a busca da sustentabilidade do negócio CEMAR. A nossa forma de trabalhar está orientada para o respeito à legislação, aos direitos humanos e trabalhistas, à saúde e segurança dos nossos colaboradores próprios e parceiros e ao meio ambiente. 3.1 Legislação A relação comercial que a CEMAR mantém com o seu fornecedor se pauta pelos mais altos padrões de ética e no zelo ao cumprimento da legislação vigente. 3.2 Contratos e normas da CEMAR O fornecedor deve conhecer e cumprir fielmente o objeto do contrato e todas as cláusulas contratuais estabelecidas entre as partes, entregando os serviços e materiais dentro das especificações técnicas, nas condições e prazos acordados. O Gestor de Contrato é a pessoa responsável por zelar pelo fiel cumprimento do contrato. Qualquer alteração ou solicitação de um colaborador da CEMAR, que interfira na relação comercial ou que esteja fora do objeto do contrato, deve ser repassada pelo Gestor de Contrato a Gerência de Suprimentos e Logística para o devido tratamento. 7

8 O fornecedor deve assumir o compromisso de conhecer as normas da CEMAR relativas ao desenvolvimento da prestação do serviço e disseminá-las junto aos seus colaboradores. Os materiais a serem fornecidos devem respeitar as especificações técnicas, as quantidades solicitadas e os prazos acordados. A entrega destes materiais deve ser feita nos locais previamente acordados e aos responsáveis pelo recebimento do pedido, sempre acompanhados com a Nota Fiscal correspondente. Cabe ao fornecedor, enquanto perdurar a relação contratual, respeitar a presente política e os valores organizacionais da CEMAR, bem como disseminar estes preceitos aos seus colaboradores. 3.3 Acordos e Convenções O fornecedor deve conhecer e cumprir os acordos e convenções coletivas das categorias de colaboradores que prestam serviços à sua empresa, não gerando, assim, qualquer passivo à CEMAR. 4. TRANSPARÊNCIA E COMUNICAÇÃO NAS RELAÇÕES COMERCIAIS A Transparência e Comunicação é um dos valores da CEMAR e todas as nossas ações estão pautadas pela transparência e clareza. Esperamos igual conduta do nosso fornecedor, pois julgamos ser esta a base de qualquer relação de parceria. Por esta razão exigimos do nosso fornecedor o compromisso de: Zelar pelo repasse de informações fidedignas à CEMAR, tais como: técnicas, trabalhistas, fundiárias, previdenciárias, jurídico-fiscais, econômico-financeiras, saúde-segurança, meio ambiente, qualidade, capacitação profissional dos empregados, entre outras informações solicitadas; Manifestar claramente a opi nião sobre o processo de contratação, como também sobre as práticas de trabalho adotadas durante o período da prestação de serviços, evitando indução a erros; Ter clareza e transparência das informações necessárias para a cotação de preços, contratação, compra e administração de produtos e serviços; Formalizar, através de documentos, a comunicação, com a CEMAR, de informações importantes para a gestão do contrato (Ex.: s, cartas ou similares). 8

9 A comunicação deve ocorrer de forma clara, direta, tempestiva e transparente, principalmente quando o assunto estiver relacionado com a execução do objeto do contrato, redução de custos e/ou solução de problemas. 5. RELACIONAMENTO COMERCIAL COM FORNECEDORES A CEMAR pauta sua atuação no mercado de forma idônea e sólida, de acordo com princípios éticos e de respeitabilidade recíprocos. A relação comercial entre a CEMAR e seus fornecedores deve contemplar os interesses das partes envolvidas, não sendo admitidas práticas de favorecimento, vantagens indevidas ou concorrência desleal. Os processos de cotação, contratação, compra, bem como administração dos produtos ou serviços, devem ocorrer de forma clara e transparente, visando garantir o completo e correto entendimento para que as negociações sejam levadas a bom termo, atendendo as necessidades e expectativas das partes. A CEMAR, nas transações comerciais com os seus fornecedores, orienta seus colaboradores a terem conduta isenta e transparente, portanto, é vedado negociar a compra de bens ou serviços ou formalizar contratos em nome da Companhia, bem como realizar o recebimento ou o aceite do serviço ou material com pessoas físicas ou jurídicas (acionistas, diretores, prepostos ou empregados do fornecedor) com as quais tenha parentesco ou relação íntima. O fornecedor, ao se deparar com esta situação, deve informar à Gerência de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente, para que esta alinhe o processo internamente. A contratação de fornecedores será conduzida pela Gerência de Suprimentos e Logística e se baseará em critérios técnicos, profissionais, éticos e nas necessidades da CEMAR, obedecendo a processos pré- -definidos, como a cotação de preços, que garantam a melhor relação custo-benefício para a Companhia. É expressamente proibido que os fornecedores utilizem funcionários, bens e serviços da Companhia em benefício próprio ou de terceiros. É expressamente proibido aos fornecedores permitirem que seus colaboradores, prepostos ou contratados utilizem, vendam ou tenham posse de bebidas alcoólicas, drogas ou armas dentro das dependências e/ou durante a prestação de serviços à CEMAR. Os colaboradores, prepostos ou contratados dos fornecedores devem respeitar os controles de acesso, de permanência nas instalações da Companhia e de identificação dentro e fora da CEMAR, desde que a serviço da mesma. 9

10 O fornecedor deve informar com antecedência a CEMAR sobre toda e qualquer alteração nos produtos e serviços fornecidos, com o objetivo de que todos os ajustes necessários aos processos sejam realizados. De acordo com sua conveniência, a CEMAR poderá realizar visitas regulares às dependências dos fornecedores para inspecionar as atividades de fornecimento de produtos e/ou prestação de serviços, bem como a guarda de materiais de propriedade da Companhia. A CEMAR incentiva o auto-desenvolvimento de seus fornecedores, para que estes tenham condições de desempenhar suas operações e atividades com autonomia e profissionalismo. Os fornecedores da CEMAR integram uma cadeia de suprimentos que contém todos os processos relacionados à seleção, aquisição, recebimento, utilização e controle de qualidade dos produtos e serviços adquiridos. Nesse contexto, devem ser observados os seguintes requisitos: As cotações serão feitas ou homologadas pela Gerência de Suprimentos e Logística; Nenhum produto e/ou serviço deverá ser fornecido sem autorização formal da Gerência de Suprimentos e Logística, sob pena de devolução e/ou não pagamento; O contato pessoal entre fornecedores e colaboradores da CEMAR se fundamenta na cordialidade e respeito mútuo, sendo essenciais o agendamento prévio e a pontualidade em relação aos horários de atendimento; O fornecedor deve analisar com cuidado e atenção os pedidos de compras recebidos da CEMAR, em relação às especificações do produto e/ou serviço solicitado, para prevenir erros ou não conformidades no atendimento dos pedidos; Os prazos de entrega dos pedidos de compras devem ser atendidos de acordo com o que foi acordado na efetivação da negociação; A ocorrência de qualquer situação que implique em mudanças nos prazos de entrega, especificações técnicas e/ou quaisquer não conformidades de fornecimento em relação ao pedido de compra, deve ser informada com o máximo de antecedência para a CEMAR. O fornecedor deverá manter em ordem e, quando solicitado, enviar para a CEMAR em tempo hábil, todas e quaisquer documentações técnicas, trabalhistas, fundiárias, previdenciárias, jurídico-fiscais, econômico-financeiras, saúde-segurança, meio ambiente, qualidade, capacitação profissional dos colaborado- 10

11 res, dentre outras indicadas pela Companhia. O fornecedor que mantiver sob sua guarda materiais da CEMAR, deverá mantê-los em local seguro e adequado, bem como garantir que a sua utilização ocorra na execução das atividades contratadas e no interesse da Companhia. 6. ÉTICA NAS RELAÇÕES COMERCIAIS A ética é um dos valores organizacionais da CEMAR, que orienta a conduta esperada pela organização nas diversas relações desenvolvidas no dia-a-dia de trabalho da Diretoria, colaboradores, clientes, fornecedores e colaboradores prestadores de serviço. Pela sua importância na nossa cultura e na nossa forma de trabalhar, a ética é um valor organizacional inegociável, ou seja, não será aceita nenhuma prática que não esteja alinhada aos mais elevados padrões de conduta ética. O fornecedor deve conhecer e divulgar junto aos seus colaboradores o Código de Ética do Prestador de Serviços da CEMAR. 6.1 Corrupção e Fraudes A CEMAR não compactua e não aceita condutas ilícitas do fornecedor que visem o favorecimento próprio ou de terceiros, tais como: Oferecer vantagens ou realizar pagamentos em dinheiro para colaboradores próprios ou de empresas contratadas, para agentes do governo ou despachantes; Falsificar documentos; Ocultar acidentes pessoais ou de veículos e equipamentos; Envolvimento em atividades ou condutas ilegais como evasão fiscal, sonegação, contrabando, lavagem de dinheiro, dentre outras. Sob hipótese alguma a CEMAR associará o seu nome, a sua logomarca ou a sua imagem a fornecedor que adotar meios escusos para obter qualquer tipo de vantagem. 11

12 6.2 Ofertas de brindes e presentes O fornecedor não deve oferecer gratificação em dinheiro ou presentes para o colaborador da CEMAR, exceção feita a brindes institucionais de valor pouco significativo, tais como: canetas, agendas, bonés e outros similares. A CEMAR não autoriza o fornecedor a realizar despesas com refeições de negócios ou custos de viagens ao seu colaborador próprio. 6.3 Conflitos de interesses Toda e qualquer relação particular, de caráter habitual, entre o fornecedor e os colaboradores da CE- MAR, deve ser comunicada formalmente no ato do cadastramento, na assinatura do contrato ou a qualquer tempo durante a relação contratual, como exemplos: Relações de parentesco entre o fornecedor e o colaborador da CEMAR. Relações afetivas entre o fornecedor ou o seu preposto com qualquer colaborador da CEMAR. É vedada ao colaborador da CEMAR a participação como titular, sócio ou dirigente de empresa fornecedora, exceto nos casos autorizados expressamente pela Diretoria. Não são permitidas as doações para realização de eventos e festas patrocinados pela CEMAR, exceto nos casos expressamente aprovados pela Diretoria. 6.4 Práticas de assédio ou coerção A CEMAR não aceita qualquer tipo de assédio, quer seja de natureza sexual ou moral, o que inclui a conduta verbal ou física de humilhação, coação ou ameaça a colaboradores próprios ou parceiros, administradores, estagiários e trainees. 6.5 Trabalho A CEMAR repudia condições de trabalho contrárias às estabelecidas na legislação trabalhista, tais como: trabalho infantil, trabalho forçado ou escravo. Para toda e qualquer relação contratual, o trabalho deverá ser voluntário e os trabalhadores devem ser livres para se desligar mediante aviso prévio razoável. 12

13 A compensação paga aos trabalhadores pela prestação do serviço deve estar em conformidade com a legislação aplicável, a exemplo daquelas relacionadas a salários mínimos, horas extras e benefícios compulsórios legais. Nas relações contratuais a CEMAR não permitirá que o fornecedor ou colaborador parceiro pratique qualquer tipo de discriminação com base em raça, cor, sexo, condição econômica, nacionalidade, naturalidade, idade, orientação sexual, etnia, condição física, mental ou psíquica, gravidez, religião, ideologia sindical ou posicionamento político. 7. SIGILO PROFISSIONAL E INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS As informações estratégicas que garantem a sustentabilidade do negócio CEMAR devem ser tratadas como confidenciais. A política de segurança da informação da Empresa, bem como os sistemas informatizados e os requisitos utilizados para proteger a informação empresarial, não podem ser divulgados para pessoas alheias à atividade ou a terceiros. O detentor de informações estratégicas da CEMAR não pode utilizá-la para atender interesse próprio ou de terceiros. Nenhum fornecedor pode divulgar informações restritas ou confidenciais a outro fornecedor ou a terceiros. São consideradas informações estratégicas: Dados técnico-operacionais e comerciais Estatísticas e Previsões de Mercado Informações Financeiras e Contábeis Orçamentos Anuais de Custeio e Investimento É expressamente proibido obter, utilizar, reproduzir e divulgar fatos, dados e informações privilegiadas, relevantes ou confidenciais da CEMAR em benefício próprio ou de terceiros. A CEMAR não permite a utilização de seus equipamentos e demais recursos de acesso à informação, para fins não autorizados, bem como a utilização de software não homologado nas instalações da Companhia. 13

14 8. SAÚDE, SEGURANÇA NO TRABALHO E MEIO AMBIENTE A CEMAR promove uma política ativa de segurança no trabalho e adota as medidas preventivas estabelecidas na legislação vigente. A CEMAR executa suas atividades de maneira eficiente e segura, e não permite a execução de atividade que coloque em risco a vida humana, portanto, nenhuma situação de emergência justifica o não cumprimento das normas de segurança, colocando em risco as pessoas ou o patrimônio da Companhia. A CEMAR adota uma cultura prevencionista de acidentes, desta forma a prevenção de risco é uma condição intrínseca de qualquer atividade a ser realizada, e estimulamos o colaborador próprio e parceiro a assumir a sua responsabilidade pelas atividades que desenvolve. O fornecedor deve conhecer, cumprir e divulgar a Política de Segurança da CEMAR aos seus colaboradores. A exposição de trabalhadores a potenciais riscos de segurança (por exemplo: perigos elétricos ou de outras fontes de energia, riscos de incêndios, com veículos e quedas entre outros) deve ser controlada por meio de projetos e controles adequados e eficientes, com foco sempre na prevenção de possíveis condições de risco. O fornecedor deve possuir as autorizações e registros ambientais requeridos para as atividades que tragam potenciais riscos ao meio ambiente, renovando-os periodicamente, de acordo com as leis e padrões aplicáveis. A empresa contratada tem por obrigação o fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva adequados ao risco, para todos os colaboradores que deles necessitem para o desenvolvimento de suas atividades, de acordo com as suas tarefas executadas. O fornecedor deve observar os prazos de validade e substituição do fardamento e Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva, devendo realizar fiscalizações periódicas para avaliar a conformidade destes itens. O fornecedor se compromete a manter seus veículos dentro dos padrões exigidos no Código de Trânsito Brasileiro, respeitando principalmente os quesitos: transporte de passageiros, transporte de cargas, condições de trafegabilidade e limite de carga por tipo de veículo. Deverá ainda possuir todas as autorizações necessárias junto ao DETRAN quando aplicáveis. 14

15 9. DISPOSIÇÕES FINAIS O fornecedor deve observar compreender e atuar conforme a Visão, a Missão, os Valores Organizacionais e a Política de Relacionamento com Fornecedores de Materiais e Serviços da Companhia, sustentando-se no conhecimento, nas habilidades e nas atitudes dos seus colaboradores, para garantir o sucesso de sua empresa e de suas equipes. O fornecedor deve zelar pela imagem da sua Empresa e a da CEMAR, não realizando e nem compactuando com nenhuma ação que possa ser objeto de questionamento ou interpelação judicial ou ainda que coloque em risco a integridade dos colaboradores, dos clientes e da comunidade em geral. A fiscalização quanto à aplicabilidade desta política cabe a todas as gerências que possuem contratos com fornecedores. 15

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