Câmara Municipal de Mesão Frio ****

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1 Câmara Municipal de Mesão Frio REGULAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO **** Ano 2002

2 SISTEMA DE CONTROLO INTERNO ÍNDICE INTRODUÇÃO 3 CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS 4 CAPÍTULO II COMPETÊNCIAS 5 CAPÍTULO III ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS 7 CAPÍTULO IV ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS OFICIAIS 8 CAPÍTULO V TIPOS DE CONTABILIDADE 16 CAPÍTULO VI DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES 20 CAPÍTULO VII CAPÍTULO VIII DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 20 MÉTODOS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO 21 CAPÍTULO IX CONTAS DE TERCEIROS 24 CAPÍTULO X EXISTÊNCIAS 26 CAPÍTULO XI IMOBILIZADO 28 CAPÍTULO XII RECURSOS HUMANOS 30 CAPÍTULO XIII CRITÉRIOS E MÉTODOS ESPECÍFICOS 33 CAPÍTULO XIV RESPONSABILIDADES FUNCIONAIS 34 CAPÍTULO XV DISPOSIÇÕES FINAIS 35 2

3 INTRODUÇÃO O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das localidades locais. O POCAL deverá, portanto, permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização sobre a situação patrimonial de cada autarquia local. E é nesta acepção que o POCAL define no seu n.º a implementação de um sistema de controlo interno que deve englobar: - Um plano de organização; - Políticas, métodos e procedimentos de controlo que contribuem para assegurar o desenvolvimento das actividades da organização de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, e exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna da informação financeira fiável. No seu ponto 2.9.2, o POCAL determina uma série de objectivos que os métodos e procedimentos de controlo interno devem prosseguir. Devem ser eles os seguintes: a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico; b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares; c) A salvaguarda do património; d) A aprovação e controlo de documentos; e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida; f) O incremento da eficiência das operações; g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos; h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos; i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos; j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que se respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais. A elaboração de um documento de controlo interno, carece pois de um estudo e desenvolvimento profundos, de forma a abarcar todos os aspectos atrás referidos. O documento que a seguir se apresenta deverá portanto conter um conjunto de regras essenciais inter-relacionando os diversos actos administrativos dos vários serviços, no que diz respeito às seguintes áreas: - Disponibilidades; - Terceiros; - Existências; - Imobilizado; - Pessoal; 3

4 Assim, em cumprimento do disposto no ponto do POCAL, a Câmara Municipal de Mesão Frio deliberou aprovar o presente Regulamento do Controlo Interno que entrará em vigor a partir de 1 de Maio do ano em curso. CAPITULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1º Objectivo O presente diploma visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável. Artigo 2º Âmbito da aplicação O regulamento de Controlo Interno RCI é aplicável a todos os serviços da Câmara Municipal de Mesão Frio. Compete ao Órgão Executivo aprovar e manter em funcionamento as regras definidas no presente diploma e de todas as normas legais em vigor, aplicáveis à autarquia; assegurar o seu acompanhamento e avaliação permanentes, conforme o disposto no ponto do POCAL. Compete ainda ao órgão executivo remeter à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção Geral da Administração do Território, cópia das normas de controlo interno e suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação, de acordo com o ponto do POCAL. Artigo 3º Administração e implementação Compete à Câmara Municipal, como órgão executivo colegial do município, exercer à administração municipal da autarquia, nos termos da lei, e às chefias de divisão bem como outros chefes e responsáveis, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente Regulamento e dos preceitos legais em vigor. Artigo 4º Evolução do sistema de controlo interno O presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno terá a flexibilidade necessária para se reajustar, de futuro, às eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicadas para aplicação às autarquias locais, quer através de leis emanadas da Assembleia da República, quer de outros diplomas aprovados pela Administração Central. Artigo 5º Pressupostos Legais da sua aplicação A aplicação do Regulamento do Sistema de Controlo Interno deverá ter sempre em conta: 1) A verificação do cumprimento de Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, que estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico de funcionamento, dos órgãos das autarquias locais. 2) A verificação do cumprimento da Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto( Lei das Finanças Locais); 4

5 3) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 31 de Janeiro; 4) A verificação do cumprimento do POCAL- Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro; 5) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e de Contratação Pública relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços; 6) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei n.º 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes aos concursos de empreitadas de obras Públicas; 7) A verificação do cumprimento do Regulamento do Património Municipal; 8) A verificação do cumprimento do Regulamento e Tabela de Taxas e Licenças Municipais; 9) A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas da Câmara Municipal, constantes dos documentos de reestruturação dos serviços municipais; 10) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor; 11) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais; CAPITULO II COMPETÊNCIAS Artigo 6º Presidente 1) Compete ao Presidente da Câmara Municipal a coordenação de todas as operações que envolvem a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir o Órgão Executivo. 2) Por acto de delegação de competências, podem ser distribuídas aos vereadores competências especificas. 3) Nos termos e limites definidos por diplomas próprios poderão ser ainda delegadas competências nos dirigentes municipais, em matéria de autorização de despesas. 4) Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sob pena de ser considerada inexistente com responsabilização pessoal do autor. 5) Por actos que contrariem o preceituado neste Regulamento e os seus princípios gerais, respondem financeira e disciplinarmente os seus autores. Artigo 7º Tesouraria 1) Proceder ao deposito, em instituições bancárias de valores monetários excedentes em tesouraria nos termos definidos neste diploma. 2) Proceder à guarda de valores monetários. 3) Movimentar, em conjunto com o Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias. 4) Liquidar juros moratórios, referentes à arrecadação de receitas. 5) Elaborar balancetes diários de tesouraria. Artigo 8º Secção da Contabilidade A Secção da Contabilidade incorpora, o serviço de património e o serviço de aprovisionamento; 5

6 À Secção de Contabilidade compete: 1) Colaborar na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos e Orçamento, coligindo todos os elementos necessários para este fim e proceder à sua apresentação. 2) Acompanhar a execução dos documentos referidos no número 1, introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas; 3) Proceder ao débito de documentos ao tesoureiro, para cobrança de receitas virtuais; 4) Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas, disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas. 5) Receber facturas e as respectivas guias de remessa, devidamente conferidas, anexando-se cópia da requisição que detém em seu poder; 6) Registar as facturas e movimentar as devidas contas; 7) Submeter a autorização superior os pagamentos e emitir as ordens de pagamento; 8) Entregar regularmente as receitas cobradas para outras entidades; 9) Colidir os elementos necessários e lavrar relações para efeitos fiscais; 10) Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e das despesas, de acordo com as normas legais; 11) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico; 12) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o Balanço, Demonstração de Resultados, os Mapas de Execução Orçamental, Anexos às Demonstrações Financeiras e o Relatório de Gestão, coligindo todos os elementos necessários para esse fim, observando o preceituado nos pontos 2 e 3 do Capitulo II do Decreto Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro e submete-los à aprovação do Órgão Executivo; 13) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestações de contas aprovados, bem como cópias destes e dos documentos previsionais a outras entidades; 14) Comunicar ao Sector do Património as aquisições e os abates de bens do Imobilizado; 15) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Presidente Câmara Municipal ; Compete ao Serviço de Património 1) Executar e acompanhar, através dos elementos fornecidos pela Secção da Contabilidade, todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis; 2) Assegurar a gestão e controlo do património; 3) Proceder ao inventário anual; 4) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço; 5) Manter actualizados os registos com os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortizações; 6) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Presidente da Câmara Municipal. NOTA: A todos os processos e procedimentos de controlo a realizar nesta área aplica-se o disposto no «Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Câmara Municipal de Mesão Frio». Compete ao Serviço de Aprovisionamento: 1) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia; 2) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimentos contínuos para a aquisição de bens de consumo permanente; 3) Desencadear o procedimento adequado, de acordo com a natureza e valor previsíveis nos termos da legislação aplicável; 4) Promover a recepção, análise e relatório das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços até ao acto de adjudicação; 5) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados; 6) Proceder à emissão das requisições e submete-las a cabimentação junto da Secção de Contabilidade; 6

7 7) Expedir as requisições e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues; 8) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Presidente da Câmara Municipal; 9) Organizar os procedimentos conducentes à aquisição e alienação de bens imóveis pelo Município; 10) Proceder à verificação de facturas e guias de remessa e respectivos registos contabilisticos; 11) Superintender na gestão do armazém, elaborando relatórios parciais periódicos, nos termos definidos pela chefia da Divisão Administrativa e Financeira, bem como relatórios de ocorrências; 12) Compete, ainda,ao serviço de aprovisionamento, manter à sua guarda determinados bens de consumo interno, destinados ao funcionamento dos serviços administrativos, em geral e dos Paços do Concelho, em particular, nomeadamente material de secretaria e de limpeza das instalações. Artigo 9º Armazém Compete ao Serviço de Armazém, no contexto do seu relacionamento com fornecedores e outros serviços da autarquia: 1) Receber cópias de requisições e notas de encomenda emitidas pelo Serviço de Aprovisionamento, que as guarda em ficheiro de fornecedores; 2) Receber encomendas confrontando as respectivas guias de remessa com as requisições ou notas de encomenda em seu poder; 3) Conferir as condições de recepção dos bens (quantidade e qualidade) e dar e emitir a nota de recepção; 4) Registar as entradas e saídas, movimentando as fichas de stocks; 5) Enviar à Secção de Contabilidade cópia das guias de remessa devidamente conferidas; 6) Manter arquivadas cópias das guias de remessa relativas aos bens e matérias primas recebidas; 7) Fornecer os bens que lhe forem requisitados, depois de verificados os requisitos previstos no ponto 3, registando as respectivas saídas na ficha de stock e arquivando as requisições internas; 8) Todos os registos na fichas de stock são efectuados segundo o método do custo médio ponderado. CAPITULO III ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS Artigo 10º Competem à Divisão Administrativa e Financeira as seguintes funções: 1) Proceder à distribuição de funções pelo pessoal afecto; 2) Elaborar e submeter à aprovação superior instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgados necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada no âmbito de cada serviço; 3) Colaborar na elaboração do Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e Documentos de Prestação de Contas; 4) Coordenar a actividade dos respectivos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados; 5) Zelar pelo cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários e demais pessoal afecto; 6) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu bom funcionamento; 7) Promover a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do Presidente ou dos Vereadores com competências delegadas, no âmbito das suas competências e nas áreas dos respectivos serviços. 7

8 CAPITULO IV ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS OFICIAIS Subcapitulo I Artigo 11º Definição de documentos oficiais São considerados documentos oficiais do município todos aqueles que, pela sua natureza, representem actos administrativos fundamentais, necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais. 1) São considerados documentos oficiais: Artigo 12º Composição dos documentos oficiais a) Os regulamentos municipais; b) As actas das reuniões da Câmara Municipal; c) Os despachos do Presidente da Câmara ou dos Vereadores com competência delegada; d) As ordens de serviço; e) As comunicações internas do Presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada; f) As certidões emitidas para o exterior; g) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município; h) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município; i) Os livros de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas; j) Os livros de abertura e encerramento do registo dos contratos diversos; k) Os livros de registo dos fundos de maneio; l) Os protocolos celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas; m) As procurações da responsabilidade do Presidente da Câmara Municipal; n) O orçamento municipal e as opções do plano; o) O relatório e contas do município; p) O quadro de pessoal do município; q) As ordens de pagamento; r) As guias de receitas; s) As requisições externas; t) Os programas de concurso e cadernos de encargos; u) Os ofícios enviados para o exterior; v) As facturas emitidas, enviadas a entidades externas; w) Os faxes enviados para o exterior; x) Os alvarás de loteamentos; y) As licenças de utilização, de habitação e de construção; z) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas; aa) Os autos de recepção provisórios e definitivos das obras; bb) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL; cc) As actas dos júris dos concursos de admissão ou acesso de pessoal; dd) As actas dos júris dos concursos de fornecimento de bens, locação e aquisição de serviços; ee) As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas; ff) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, considerados oficiais, tendo em conta a sua natureza especifica e enquadramento legal. 8

9 Artigo 13º Processos Organização, circulação, manuseamento e arquivo de processos 1) Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo constituídos por pastas ou dossiers adequados, em cujas capas se deve mencionar, pelo menos, os seguintes elementos; a) Câmara Municipal de Mesão Frio; b) Designação da divisão / secção / serviço; c) Número atribuído ao processo, seguido da menção do ano a que diz respeito; d) Designação do tema ou assunto; e) Designação da entidade requerente se for caso disso; f) Data do início da formação do processo. 2) Cabe a cada serviço municipal organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos. 3) Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas pastas ou dossiers. 4) Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal, obedecendo ao sistema de controlo na base de protocolo interno entre serviços, devendo ser criada também uma ficha para cada processo, onde são registados os respectivos movimentos de circulação interna.(anexo I) 5) As fichas de circulação de processos devem ser assinados com letra legível pelo funcionário que faz a entrega e pelo funcionário que faz a sua recepção, seguido das respectivas datas. 6) Cabe aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos, de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio. 7) Os serviços municipais devem ter o máximo cuidado na arrumação dos processos ou dossiers, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à sua conclusão, os quais, conforme a sua natureza específica, deverão eventualmente ser enviados para o Arquivo Municipal, quando passarem da fase de arquivo activo para arquivo inactivo. Subcapitulo II Documentos obrigatórios e circuito documental Secção I Documentos obrigatórios Artigo 14º Enumeração 1) No sistema contabilístico devem ser utilizados os documentos e livros de escrituração, cujo conteúdo mínimo obrigatório se encontra definido no POCAL. 2) Assim, são documentos obrigatórios: a) Os documentos de suporte de registo das operações relativos às receitas e às despesas (que por sua vez serão alvo de registo contabilístico no Diário, no Razão, na Folha de Caixa e no Resumo Diário de Tesouraria. A partir do registo no Diário e no Razão serão ainda elaborados os balancetes e o Balanço); b) Os documentos de registo do inventário do património, através de fichas que dizem respeito aos bens enumerados no ponto do POCAL. 9

10 Artigo 15º Receita São documentos obrigatórios da receita: a) GR- Guia de recebimento; b) GD- Guia de débito ao tesoureiro; c) AR- Guia de anulação da receita virtual; d) F-Factura São documentos obrigatórios da Despesa: Artigo 16º Despesa a) RI- Requisição interna; b) RE- Requisição externa; c) OP- Ordem de pagamento; d) F- Factura; e) R- Folha de remunerações; f) Guia de reposições abatidas nos pagamentos. Artigo 17º Tesouraria Na tesouraria são utilizados os seguintes documentos; a) Folha de caixa; b) Resumo diário da tesouraria. SECÇÃO II Circuito documental Subsecção I Receita Artigo 18º Cobrança de receitas e outros fundos 1) Regra geral, a cobrança de receita deve ser efectuada pela tesouraria da Câmara Municipal, com excepção de alguns serviços que também cobram receita águas, piscinas, mercado e posto de turismo. 2) Incumbe a todos os serviços municipais a emissão das guias de receita, bem como quaisquer outros fundos, destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os serviços municipais. 10

11 1) Notariado: Artigo 19º Serviços Emissores Os serviços emissores de guias de receita são, nomeadamente, os seguintes; a) Escrituras; b) Certidões; c) Outras receitas a cobrar no âmbito das suas competências. 2) Delegação de Espectáculos: a) Licenças acidentais de recinto; b) Licenças de recinto; c) Outras receitas a cobrar no âmbito das suas competências. 3) Secção de Taxas e Licenças, Expediente Geral e Arquivo: a) Coimas b) Licenciamento de armas e munições; c) Explosivos; d) Pedreiras e materiais inertes; e) Caça uso e porte de arma; f) Rendas de propriedade e outros créditos; g) Mercados e Feiras; h) Certidões; i) Registo de ciclomotores, motociclos de cilindrada não superior a 50 c.c.; j) Receitas virtuais; k) Quaisquer outras receitas a cobrar, no âmbito das suas competências, que não sejam liquidadas através de outro serviço. 4) Secção de Contabilidade, Recursos Humanos, Património e Aprovisionamento: A) Contabilidade: a) Impostos directos e indirectos; b) Transferências correntes e de capital; c) Descontos em vencimentos dos funcionários e agentes; d) Empréstimos; e) Juros de depósitos, obrigações e empréstimos; f) Reposições não abatidas nos pagamentos; g) Deduções nos pagamentos; h) Rendas de títulos; i) Outras receitas a cobrar, no âmbito das suas competências, que não sejam liquidadas através de outro serviço. B) Recursos Humanos: a) Indemnizações das companhias de seguro; b) Certidões; c) Selo de verba em contratos; d) Outras receitas a cobrar no âmbito destes serviços. C) Património e Aprovisionamento: a) Quaisquer receitas a cobrar, no âmbito das suas competências, que não sejam liquidadas por outro serviço. 11

12 5) Sector do Ambiente, Gestão Urbana e Obras Municipais: a) Licenças para obras de construção, reparação e outras; b) Licenças de utilização; c) Licenças de loteamentos e seus averbamentos; d) Ocupação da via pública; e) Instalações abastecedoras de carburantes, ar ou água; f) Fornecimentos de plantas topográficas; g) Fotocópias de documentos e fornecimento de programas de concursos e cadernos de encargos; h) Vistorias; i) Certidões; j) Taxas de urbanização e de mais valias; k) Informação prévia sobre obras e loteamentos; l) Reapreciação de processos; m) Taxas pela emissão de alvarás; n) Taxas pela ligação de água e saneamento o) Cemitério; p) Publicidade; q) Renda das lojas do mercado municipal; r) Licenças para vendedores ambulantes; s) Quaisquer outras receitas, respeitantes ao Sector do Ambiente e Gestão Urbana e Obras Municipais que não sejam liquidadas por outro serviço. 6) Serviços de Acção Social e Cultural: a) Transportes escolares; b) Piscinas; c) Gimnodesportivo; d) Parque de Estacionamento; e) Quaisquer outras receitas que decorram do âmbito das suas competências. - Na cobrança de receitas virtuais serão previamente debitados ao tesoureiro os recibos para cobrança, através do serviço de contabilidade. - Em caso de cobrança por funcionários estranhos à tesouraria e em local diverso daquele, há a obrigatoriedade de depósito do produto da cobrança no próprio dia ou no 1º dia útil imediato, podendo ser estabelecidos mecanismos de depósito automático. - Integra-se no ponto anterior a cobrança do produto da venda de artigos disponíveis no posto de turismo, entradas nas piscinas e aluguer de pavilhões. Artigo 20º Processamento da receita a) Cada um dos serviços emissores, referidos no artigo anterior, processará as guias de receita, que serão, por sua vez, entregues na tesouraria. b) Após ter conferido os documentos que lhe foram presentes, a tesouraria procederá à arrecadação da respectiva receita e à sua escrituração na folha de caixa. c) Após a escrituração na folha de caixa, procederá ao seu registo no resumo diário de tesouraria. 12

13 SERVIÇO EMISSOR Emite Guia de Receita Envia Original e Duplicado TESOURARIA - Recebe e confere - Entrega o original à respectiva entidade - Escrituração da receita na FOLHA DE CAIXA - Registo no resumo Diário de tesouraria Subsecção II Despesa Artigo 21º Processamento As operações relativas ao processamento das despesas são da responsabilidade dos Serviços de Contabilidade e Tesouraria. Artigo 22º Elaboração de Documentos 1) A elaboração de documentos relativos à liquidação das despesas legalmente assumidas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na Secção de Contabilidade e remetida à Tesouraria para pagamento. 2) As folhas de remuneração serão processadas pelos recursos humanos que funcionam na dependência da Secção de Contabilidade. Artigo 23º Circuito das despesas Compete aos responsáveis dos diversos serviços verificar a necessidade de aquisição de bens e serviços, dando origem ao desencadear do processo da despesa. 13

14 Artigo 24º Processamento da despesa 1) O movimento de bens armazenáveis, envolve as seguintes operações; a) O serviço requisitante detecta a necessidade de um determinado material; b) Elabora o pedido interno de material (PIM) aos Armazéns; c) Este verifica a existência ou não dos bens em stock: c.1) Em caso afirmativo, será elaborada a requisição interna (RI), para imediata satisfação; c.2) No caso do material solicitado não existir em armazém, o documento indicado na alínea b)- PIM, depois de devidamente informado, será encaminhado ao Sector de Aprovisionamento, que, por sua vez, diligenciará no sentido da sua aquisição; d) Após a recepção do PIM no Sector do Aprovisionamento, este comunica à Secção da Contabilidade para que se proceda ao seu cabimento, posto o que emite a requisição externa, que será objecto de autorização superior. e) A referida Requisição Externa é emitida em triplicado, sendo o original e o duplicado enviados ao fornecedor e o triplicado fica a constituir arquivo na Secção de Contabilidade; f) O material será entregue no armazém, juntamente com uma guia de remessa ou de transporte e o original da Requisição Externa; g) O fiel de armazém recepciona o material e procede à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, de acordo com a guia de remessa e a R.E., onde é aposto o carimbo de Conferido e Recebido, e enviará estes documentos ao Sector de Aprovisionamento; h) Este contactará o serviço requisitante, informando da chegada do material requisitado para que proceda ao seu levantamento; i) O sector de Aprovisionamento fará os lançamentos informáticos necessários à afectação do stock em armazém e enviará a guia de remessa ( ou de transporte ), juntamente com o original da R.E. à Secção de Contabilidade; j) O fornecedor enviará a factura directamente à Secção de Contabilidade; k) A Contabilidade confronta a factura com a requisição externa e a guia de remessa (ou de transporte), e procede ao seu lançamento; l) Depois de confrontados os documentos no ponto anterior, e só depois disso, a contabilidade elabora a ordem de pagamento (OP) em duplicado; m) Havendo disponibilidade financeira e atento o disposto no n.º 3 do artigo 41ºdo presente Regulamento, a Secção de Contabilidade emite o cheque, que será enviado ao Presidente da Câmara juntamente com a ordem de pagamento a fim de ser assinados ; n) Depois de assinados, os documentos referidos na alínea anterior ser-lhes-á aposto o selo branco em uso na Câmara Municipal e remetidos ao tesoureiro, o qual validará: O cheque, mediante a aposição da sua própria assinatura; A ordem de pagamento mediante a aposição do carimbo «PAGO». p) No fim do dia o tesoureiro devolverá à Secção de Contabilidade, os cheques não entregues aos fornecedores, para que esta proceda ao seu envio pelo correio. 2) Em resumo, o movimento contabilístico que envolve a aquisição de bens armazenáveis, é o seguinte: a) Fase da cabimentação- descrito na alínea 1.d); b) Fase do compromisso- descrito na alínea 1.e) c) Fase de liquidação- descrito nas alíneas k), l) e m); d) Fase do pagamento- descrito nas alíneas n) e o). 14

15 S.R. Armazém Existe Stock? Requisição Interna Armazéns Sector do Aprovisionamento Contabilidade (Cabimento Orçamental) Presidente da Câmara (Autorizar a Despesa) Requisição Externa Fornecedor 3) O movimento de bens de imobilizado, envolve as seguintes operações: a) O serviço requisitante detecta a necessidade de adquirir um determinado bem; b) Elabora o pedido interno de material (PIM) ao Sector de Aprovisionamento; c) Este pede à respectiva Secção de Contabilidade para proceder à cabimentação; d) Depois, o Sector de Aprovisionamento, munido de autorização superior, e cumpridos os trâmites legais no que diz respeito à aquisição, emite a requisição externa (RE) em triplicado; e.1) O original e o duplicado são enviados ao fornecedor; e.2) O triplicado fica a constituir arquivo na Secção de Contabilidade. f) O material será entregue no serviço requisitante juntamente com a guia de remessa ou de transporte e o original da RE, que confirmará a sua recepção e encaminhará estes dois documentos à Secção de Contabilidade a qual oporá um carimbo de «Conferido e Recebido»; g) O fornecedor enviará a factura directamente à Secção de Contabilidade ; h) A contabilidade confronta a factura com a requisição externa e a guia de remessa ou de transporte e procede ao seu lançamento; i) Cópia da factura será seguidamente enviada ao Sector de Património para registo; j) Após confrontados os documentos referidos na alínea h) a contabilidade elabora a ordem de pagamento (OP) em duplicado; 15

16 k) Havendo disponibilidade financeira e atento o disposto no n.º 3 do artigo 41º do Presente Regulamento, a Secção de Contabilidade emite o cheque, que será enviado ao Presidente da Câmara juntamente com a ordem de pagamento, a fim de serem assinados; l) Depois de assinados os documentos, será aposto o selo branco em uso na Câmara Municipal e remetidos ao tesoureiro, que validará: O cheque, mediante a aposição da sua própria assinatura; A ordem de pagamento mediante a aposição do carimbo «PAGO» m) No final do dia, o tesoureiro devolverá à Secção de Contabilidade, os cheques não entregues aos fornecedores, para que esta proceda ao seu envio pelo correio. Artigo 25º Requisições 1) Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição. 2) As requisições serão processadas pelo Sector de Aprovisionamento mediante despacho do Presidente da Câmara ou de quem o substituir, em quem delegue, ou deliberação da Câmara Municipal, após ter sido efectuado o cabimento no orçamento municipal. 3) Têm competência para assinar as requisições, bem como os pedidos de requisições, o Presidente da Câmara ou seu substituto legal e os chefes de divisão, nas respectivas áreas de actuação. Artigo 26º Pagamentos 1) A tesouraria, na posse dos documentos atrás referidos, efectuará a sua conferência e o pagamento, em dinheiro, através da emissão de cheque, ou da transferência. 2) Após a escrituração na folha de caixa, proceder-se-á ao respectivo registo no resumo diário de tesouraria. CAPITULO V TIPOS DE CONTABILIDADE Artigo 27º Caracterização Em conformidade com o POCAL, há três sistemas de contabilidade: Contabilidade Orçamental-, reservando-se para o efeito a classe 0 e conta 25 Devedores e Credores pela Execução do Orçamento do plano de contas proposto. Este tipo de contabilidade proporciona informação gerada pelas diferentes fases da execução do Orçamento. Contabilidade Patrimonial, representa um sistema novo nas Autarquias, estando destinadas a este sistema as contas da classe 1 a 8 do plano de contas. Contabilidade de Custos, é obrigatório no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços. São apresentados alguns mapas contabilísticos que permitam apurar os custos dos serviços, o apuramento dos custos indirectos, o apuramento dos custos directos da função, etc. Não está previsto qualquer classe para a contabilidade de custos, ficando-lhe reservada a classe 9. 16

17 Princípios e Regras Artigo 28º Princípios Orçamentais Na elaboração e execução do orçamento da autarquia devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais; 1) PRINCÍPIO DA INDEPENDÊNCIA a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado; 2) PRINCÍPIO DA ANUIDADE os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil; 3) PRINCÍPIO DA UNIDADE o orçamento das autárquicas locais é único; 4) PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE o orçamento compreende todas as despesas e receitas, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo; 5) PRINCÍPIO DO EQUILIBRIO o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas e receitas correntes que devem ser pelo menos iguais às despesas correntes; 6) PRINCÍPIO DA ESPECIFICAÇÃO o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas; 7) PRINCÍPIO DA NÃO CONSIGNAÇÃO o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei; 8) PRINCÍPIO DA NÃO COMPENSAÇÃO todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza. Artigo 29º Princípios Contabilísticos A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da autarquia: 1) PRINCÍPIO DA ENTIDADE CONTABILISTICA- constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas sub-entidades contabilistas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central; 2) PRINCIPIO DA CONTINUIDADE considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada; 3) PRINCIPIO DA CONSISTÊNCIA considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras; 17

18 4) PRINCIPIO DA ESPECIALIZAÇÃO os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluirse nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem; 5) PRINCIPIO DO CUSTO HISTÓRICO os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção; 6) PRINCIPIO DA PRUDÊNCIA significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso; 7) PRINCIPIO DA MATERIALIDADE as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral; 8) PRINCIPIO DA NÃO COMPENSAÇÃO os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos, (demonstração de resultados), são apresentados em separado, não podendo ser compensados. Artigo 30º Regras Previsionais A elaboração do orçamento da autarquia deve obedecer às seguintes regras previsionais: 1) As importâncias relativas a impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração ; 2) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente; 3) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento de Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento em vigor, até à publicação do Orçamento de Estado para o ano a que respeita; 4) As importâncias relativas a empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da perfeição do respectivo contrato; 5) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado em comissão de serviço ou contrato a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam aprovados no momento da elaboração do orçamento; 6) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas «Remunerações de Pessoal» devem corresponder à tabela de vencimentos em vigor. 7) Dotação previsional para as despesas com o pessoal. Artigo 31º Princípios e regras de execução orçamental Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras: 1) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada; 2) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento; 18

19 3) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembros devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar; 4) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente; 5) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização; 6) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas; 7) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento; 8) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na ponto 7, no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito; 9) Os serviços, no prazo improrrogável definido no número anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos assumidos, e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do seu não pagamento. Artigo 32º Documentos Previsionais 1) A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas da Câmara Municipal, em matéria de documentos previsionais, resumindo-se a sua caracterização e forma ao seguinte: a) As opções do plano; b) O orçamento. Artigo 33º As opções do Plano 1) As Opções do Plano compreendem as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica. 2) O Plano Plurianual de Investimentos terá um horizonte móvel de quatro anos sendo a sua caracterização ser descrita da seguinte forma: inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa. 3) Para o acompanhamento e execução das Opções do Plano será elaborado um Mapa de Execução Anual do Plano Plurianual de Investimentos. 4) Em caso de atraso na aprovação do Orçamento, manter-se-á em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor. 5) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo. Artigo 34º Orçamento municipal O orçamento municipal prevê todas as despesas e receitas da autarquia, e caracteriza- se da seguinte forma: a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos; b) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior; c) Há lugar a revisões do orçamento (modificações orçamentais) quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de 19

20 receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial; d) Há lugar a alterações orçamentais (modificações orçamentais) ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas. Artigo 35º Revisões do orçamento 1) As revisões do orçamento são também modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas na alínea d) do artigo anterior: a) Saldo apurado que transita do ano anterior; b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas prevista no orçamento; c) Outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar. Artigo 36º Alterações do orçamento 1) As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações. 2) As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas ou por aplicação de nova tabela de vencimentos, publicada após a aprovação do orçamento inicial. CAPITULO VI DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES Artigo 37º Nomeação e competência dos diversos responsáveis 1) Na definição das diversas funções de controlo e nomeação dos responsáveis, presente neste Regulamento, teve-se em conta os seguintes pressupostos; a) A identificação das responsabilidades funcionais; b) Os circuitos obrigatórios dos documentos; c) O princípio da segregação de funções que, de acordo com as normas legais, são princípios de gestão. 2) A aplicação do sistema de controlo interno deverá ser coordenada pelas divisões municipais. 3) Compete aos responsáveis dos diversos sectores/serviços a implementação e o cumprimento das normas do RCI. CAPITULO VII DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS Artigo 38º Enumeração Consideram-se documentos de Prestação de Contas, o Balanço, a Demonstração de Resultados, os Mapas de Execução Orçamental, os Anexos às Demonstrações Financeiras e o Relatório de Gestão. 20

21 Artigo 39º Mapas de Execução Orçamental Incluem-se nos Mapas de Execução Orçamental a Execução Anual do Plano Plurianual de Investimentos, os Mapas de Controlo Orçamental da Despesa e da Receita, os Fluxos de Caixa e as Operações de Tesouraria. CAPITULO VIII METODOS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO Disponibilidades Artigo 40º (Disponibilidades em caixa) 1) Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa, um montante que não exceda 1250 Euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual poderá ser alterado pelo Órgão executivo na primeira reunião de cada ano. Artigo 41º Pagamentos 1) A emissão de ordens de pagamento só deve ser efectuada na posse dos seguintes documentos, devidamente conferidos e autorizados: -Factura -Contrato -Despacho interno do Presidente ou do Vereador que o substitua; 2) Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheques ou transferência bancária, em função do montante a pagar. 3) De um modo geral, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. A partir de montantes superiores a 250 euros deve efectuar-se o pagamento através de cheque. 4) No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo, e, na falta deste, é necessário apor o carimbo e assinatura da entidade na ordem de pagamento. Artigo 42º Cheques 1) Os cheques por emitir e os anulados ficam à guarda do chefe da Secção de Contabilidade ou do funcionário de categoria mais elevada, em caso de ausência, impedimento ou vacatura de lugar. 2) Os cheques que venham a ser anulados não devem ser destruídos, devem isso sim ser fotocopiados e arquivados na Secção de Contabilidade após a inutilização das assinaturas se as houver. 3) Os cheques não preenchidos ficarão à guarda do Chefe da Secção de Contabilidade. 4) Findo o período de validade dos cheques em trânsito, (seis meses), deverá proceder-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização. 5) Os cheques serão preenchidos pela Contabilidade e apensos à respectiva ordem de pagamento, que os remeterá à tesouraria municipal, após serem assinados pelo Presidente ou Vereador com competências para tal. 6) Cada cheque deverá ser assinado pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada para o efeito e pelo tesoureiro ou seu substituto e autenticado com a aposição do selo branco; 21

22 7) A assinatura de cheques deve ainda ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento. 8) No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação de «Pago». 9) Para pagamentos superiores a 4987,98 euros ( $00), de acordo com o estabelecido no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 411/91, de 17 de Outubro, os serviços de Contabilidade devem solicitar ao destinatário uma certidão da Segurança Social. 10) Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, na respectiva ordem de pagamento. Artigo 43º Cobrança de receitas 1) Compete à tesouraria municipal proceder à cobrança das receitas municipais. 2) Diariamente deverá ser entregue na tesouraria, o montante das receitas cobradas por cada serviço autorizado a realizar cobranças bem como as respectivas guias de receita. Cada serviço emissor deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário, tendo por base as guias de receita emitidas e envia-lo para a tesouraria. 3) Findo este prazo, se a cobrança não for efectuada, a tesouraria envia para o serviço de Execuções Fiscais uma certidão de dívida por cada documento não cobrado juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são listados todos os débitos não pagos naquele período. 4) A partir deste momento quando a cobrança for efectuada, serão cobrados para além dos juros de mora a taxa de relaxe. Artigo 44º Abertura e movimentos das contas bancárias 1) Compete à Câmara Municipal, sob proposta do seu Presidente decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pelo Município de Mesão Frio 2) As contas bancárias referidas são movimentadas simultaneamente com a assinatura do Presidente da Câmara ou do Vereador com competência delegada para o efeito e do tesoureiro ou seu substituto. Artigo 45º Contas correntes das instituições bancárias Compete à tesouraria municipal, para efeitos de controlo de tesouraria e endividamento, manter permanentemente actualizadas as contas correntes das instituições bancárias de que o município de Mesão Frio é titular, solicitando para o efeito, junto das instituições de crédito, os extractos de todas as contas e confrontá-los com as contas correntes das referidas instituições. Artigo 46º Reconciliações bancárias 1) As reconciliações bancárias serão realizadas por um funcionário designado para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes, no último dia útil de cada mês. 2) Caso se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal houver lugar, mediante despacho da presidência. 3) Após cada reconciliação bancária, deve-se analisar a validade dos cheques, promovendo o cancelamento daqueles que já se encontrem em trânsito há mais de seis meses, junto da instituição bancária respectiva, efectuando em seguida os necessários registos contabilísticos de regularização. 22

23 Artigo 47º Responsabilidades do tesoureiro 1) O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificado na presença daquele, ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, por funcionário a designar pelo chefe da Divisão Administrativo Financeira, nas seguintes situações: a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, aleatoriamente e sem aviso prévio; b) No encerramento das contas de cada exercício económico; c) No final e no início do mandato do Órgão Executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido; d) Quando for substituído o tesoureiro; 2) O tesoureiro municipal depende funcionalmente do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, respondendo directamente perante o executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas. 3) O tesoureiro municipal é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos. 4) A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis. 5) A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro quando estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções, de controlo e apuramento de importâncias, tiver agido com culpa. Artigo 48º Controlo dos fundos de maneio 1) Em caso de reconhecida necessidade o Órgão Executivo do município pode deliberar sobre a constituição de fundos de maneio, (anteriormente designados de fundos permanentes) para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis. 2) Para tanto deve o Órgão Executivo deliberar sobre a constituição de fundos de maneio, a qual devera ter lugar na primeira reunião do executivo a realizar no início de cada ano, e ser objecto de uma norma própria segundo o anexo II, onde se deve definir: a) A natureza da despesa a pagar pelo fundo; b) A afectação segundo a natureza das correspondentes rubricas da classificação económica; c) A sua reconstituição mensal, contra a entrega dos documentos justificativos das despesas; d) A sua reposição até 31 de Dezembro. Artigo 49º Acções inspectivas Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o Presidente da Câmara, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções. Artigo 50º Critérios valorimétricos 1) As disponibilidades de Caixa e depósitos em instituições financeiros são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito, respectivamente. 23