APRESENTAÇÃO. questões que constantemente chegam ao Suporte de Informática do Órgão Central.

Transcrição

1 APRESENTAÇÃO O presente documento Aplicativos de / Webmail Nível Básico Perguntas e Respostas tem como principal objetivo disponibilizar aos servidores das Escolas Estaduais do Estado de Minas Gerais SEE-MG, os conhecimentos necessários para acesso e utilização do Webmail esclarendo também algumas questões que constantemente chegam ao Suporte de Informática do Órgão Central. Aplicativos de são programas que são instalados no seu computador com o intuito básico de receber e enviar mensagens eletrônicas, os mais utilizados atualmente são o Outlook e Thunderbird. O Webmail é uma interface na internet que permite consultar e enviar correio eletrônico (mensagens) de qualquer lugar do mundo, utilizando-se, para isso, apenas um programa navegador (Browser). Para que este manual cumpra o objetivo proposto, ele foi estruturado de maneira didática e objetiva com formato de perguntas e respostas. Durante a sua elaboração, resultado de um trabalho de equipe, houve a preocupação de desenhar todas as telas ilustrativas acompanhadas de breves explicações que refletem e facilitam, passo a passo, a navegação, o processo de aprendizado e conseqüentemente, a utilização de Aplicativos de (Outlook e Thunderbird) e o Webmail.

2 SUMÁRIO I - PERGUNTAS E RESPOSTAS 1- O QUE É WEBMAIL? 2- QUAL A DIFERENÇA ENTRE O OUTLOOK OU THUNDERBIRD E O WEBMAIL? 3- QUAL O LIMITE DA CAIXA DE DISPONIBILIZADO PARA CADA USUÁRIO? QUAL O TAMANHO MÁXIMO DOS ANEXOS QUE EU POSSO ENVIAR? E O QUE ACONTECE SE A MINHA CONTA EXCEDER O LIMITE PERMITIDO? 4- PRINCIPAIS CUIDADOS NA UTILIZAÇÃO DO WEBMAIL. IMPORTANTE! 5- O QUE É SPAM? A SEE-MG POSSUI ANTI-SPAM? QUAIS CUIDADOS DEVO TOMAR? 6- COMO DEVE SER A SENHA DA MINHA CONTA? 7- ESQUECI A MINHA SENHA? O QUE FAZER? 8- O QUE DEVO UTILIZAR? APLICATIVOS DE OU O WEBMAIL? 9- QUEM DEVO PROCURAR PARA TIRAR DÚVIDAS OU SOLICITAR SUPORTE TÉCNICO? II - PROCEDIMENTOS DE UTILIZAÇÃO Webmail 1- COMO DESCOBRIR A MINHA CONTA DE ? 2- COMO ACESSAR? 3- TELA PRINCIPAL DO WEBMAIL. 4- PRIMEIRO ACESSO. 5- ALTERANDO SUA SENHA. 6- BARRA DE MENSAGENS. 7- CATÁLOGO DE ENDEREÇOS. 8- CONFIGURAÇÕES PESSOAIS. 9- SAINDO DO WEBMAIL. III - PROCEDIMENTOS DE CONFIGURAÇÃO - APLICATIVOS DE 1- COMO INSTALAR E CONFIGURAR A MINHA CONTA NO OUTLOOK EXPRESS. 2- CRIANDO A SUA CONTA DE NO OUTLOOK EXPRESS. 3- COMO VERIFICAR SE SUA CONTA ESTÁ FUNCIONANDO CORRETAMENTE NO OUTLOOK EXPRESS. 4- COMO INSTALAR E CONFIGURAR A MINHA CONTA NO MOZILLA THUNDERBIRD. 5- CRIANDO A SUA CONTA DE NO MOZILLA THUNDERBIRD. 6- COMO VERIFICAR SE SUA CONTA ESTÁ FUNCIONANDO CORRETAMENTE NO MOZILLA THUNDERBIRD.

3 I PERGUNTAS E RESPOSTAS 1 - O QUE É WEBMAIL? Webmail é uma interface na internet que permite consultar e enviar correio eletrônico ( ) de qualquer lugar do mundo, utilizando-se, para isso, apenas um programa navegador (Browser). Como exemplos de navegadores comumente utilizados cita-se o Internet Explorer da Microsoft e o Mozilla Firefox, dentre outros. A maior vantagem do Webmail é o fato de não ser necessário possuir um programa específico para a leitura ou envio de correio eletrônico, o usuário necessita apenas de um computador ligado à internet. Isto também significa que, ao contrário de outros métodos de consulta de correio eletrônico, não é necessário utilizar sempre o mesmo computador ou sistema operacional (Windows ou Linux). 2 - QUAL A DIFERENÇA ENTRE O OUTLOOK OU THUNDERBIRD E O WEBMAIL? No Outlook ou Thunderbird, a partir do momento que as mensagens são lidas, elas são baixadas do servidor de para a estação de trabalho do usuário, limpando o servidor automaticamente. No Webmail, uma cópia de cada mensagem, mesmo as lidas, permanecem no servidor de utilizado pela SEE-MG. Para se utilizar o Webmail de forma responsável, é imprescindível que cada usuário passe a gerenciar sua conta apagando as mensagens que se tornaram desnecessárias visando não ultrapassar o limite da conta. 3 - QUAL O LIMITE DA CAIXA DE DISPONIBILIZADO PARA CADA USUÁRIO? QUAL O TAMANHO MÁXIMO DOS ANEXOS QUE EU POSSO ENVIAR? E O QUE ACONTECE SE A MINHA CONTA EXCEDER O LIMITE PERMITIDO? O tamanho atual da caixa de é de 50 MB para cada usuário. O tamanho máximo de cada anexo até o presente momento é de 5 MB. Caso a sua conta exceda o limite máximo, você ficará sem receber novas mensagens, conseqüentemente as mensagens enviadas para a sua conta retornarão ao remetente, para resolver esse problema é só apagar algumas mensagens desnecessárias ou descarregue-as no seu computador usando um aplicativo de tais como o Outlook ou Thunderbird. 4- PRINCIPAIS CUIDADOS NA UTILIZAÇÃO DO WEBMAIL. IMPORTANTE! NÃO É PERMITIDO DIVULGAR A SENHA DO WEBMAIL. É importante que o usuário esteja ciente que informações confidenciais e internas da SEE-MG estarão disponíveis na Web. Portanto, ele e somente ele será é o responsável pela segurança das mesmas. É importante o usuário estar ciente que ao baixar seus 's pelo Outlook ou Thunderbird, automaticamente eles saem do servidor e passam a estar disponíveis apenas na máquina. Isto significa que, ao acessar o via web, eles NÃO ESTARÃO MAIS DISPONÍVEIS NO SERVIDOR DE (Caixa de Entrada). O contrário também faz-se válido. Uma mensagem lida através do Webmail, permanece no servidor de ; porém, se a mesma for deletada, ela estará indisponível para ser baixada no Outlook ou Thunderbird. A responsabilidade e manuseio das mensagens é do próprio usuário, porque NÃO EXISTE BACKUP DE 'S.

4 5 - O QUE É SPAM? A SEE-MG POSSUI ANTI-SPAM? QUAIS CUIDADOS DEVO TOMAR? A definição de spam do ponto de vista prático é o envio abusivo de correio eletrônico não solicitado em grande quantidade distribuindo propaganda, correntes e esquemas de "ganhe dinheiro fácil". É o envio de correio tentando forçar a leitura pela pessoa que recebe que sequer optou por este recebimento. É necessário tomar alguns cuidados na utilização do Webmail, pois alguns 's enviados ou recebidos podem ser interpretados como Spam. Segue algumas pequenas dicas que evitam que a sua mensagem seja interpretada como Spam. Não envie mensagens sem assunto. Não envie a mesma mensagen para um número muito alto de destinatários. Lembre-se: A função prinicipal de um Spam é atingir o máximo de usuários possíveis. Entre em contato com o Suporte de Informática de sua Regional de ensino, caso você tenha certeza que alguma mensagem que você enviou não chegou ao destinatário, recebeu algum Spam, ou recebeu alguma mensagem de conteúdo impróprio ou duvidoso. 6- COMO DEVE SER A SENHA DA MINHA CONTA? O Webmail da SEE-MG exiige que a senha de cada conta seja de no mínimo 6 caracteres, sendo livre o uso de números, letras ou caracteres especiais, aceitando também combinações entre eles, porém, o servidor de da SEE-MG testa o uso de senhas fracas, o que obriga o usuário a escolher uma senha mais forte, isto é, com probabilidade menor de acerto por parte de usuários não-autorizados. Por uma questão de seguranças não utilize senhas do tipo : Sua data de nascimento ou de parentes próximos. O próprio nome ou sobrenome, ou de parentes. Para maiores informações sobre o uso seguro de senhas consulte: 7- ESQUECI A MINHA SENHA? O QUE FAZER? Caso o usuário esqueça a senha de sua conta, atualmente é necessário entrar em contato com o suporte da SEE-MG, para que a senha padrão seja novamente cadastrada. Após esse procedimento, o usuário conseguirá acessar a sua conta normalmente, e deverá em seguida alterar a senha padrão para uma senha exclusiva. Para resolver esse problema, a Diretoria de Desenvolvimento Tecnológicos - DTEC, disponibilizará o módulo Esqueci minha Senha, evitando assim que o usuário precise entrar em contato com o suporte da SEE-MG para adquirir uma nova senha. 8- O QUE DEVO UTILIZAR? APLICATIVOS DE OU O WEBMAIL? A princípio os usuários das escolas estaduais podem utilizar qualquer uma das opções, não existe hoje uma regra específica para isso, porém a SEE-MG aconselha a todos os usuários optar pelos Aplicativos Outlook / Thunderbird quando os mesmos estiverem trabalhando em sua respectiva estação de trabalho ou unidade de trabalho, e usar o Webmail quando o mesmo estiver fora da sua estação de trabalho ou de sua unidade de trabalho. Lembrete: Toda vez que você usa um aplicativo de as mensagens saem do servidor de e vai diretamente para a estação de trabalho do usuário. 9 - QUEM DEVO PROCURAR PARA TIRAR DÚVIDAS OU SOLICITAR SUPORTE TÉCNICO? Suporte de informática de sua respectiva regional de ensino.

5 II - PROCEDIMENTOS DE UTILIZAÇÃO WEBMAIL. 1- COMO DESCOBRIR A MINHA CONTA DE ? Para descobrir qual é a conta de de sua escola, basta acessar o portal de aplicativos da SEEMG através do seguinte endereço: - Menu Aplicativos - Códigos das Escolas. Selecione o município de sua escola no campo Município, concluído esse passo selecione no campo Escola a Escola Estadual desejada.

6 Para finalizar, uma caixa de aviso se abrirá com a conta de correspondente a Escola Estadual selecionada. Exemplificando: escola @educacao.mg.gov.br (Escola Estadual Antônio Novais). Obs: Realizando os passos acima podemos descobrir todas as contas de 's utilizadas por todas as Escolas Estaduais de Minas Gerais.

7 2 - COMO ACESSAR? O Webmail está disponível na Internet no Portal de Aplicativos Web da SEE-MG através do sequinte endereço: TELA DE LOGIN DO WEBMAIL. Usuário: escola Senha: gerais Aqui o usuário deve entrar com o seu usuário e senha Lembrete: Não é necesário Lembrete: Senha padrão da SEE-MG, após o primeiro login é obrigatório alterar a senha

8 3- TELA PRINCIPAL DO WEBMAIL Interface moderna, enxuta e com novas funcionalidades. 4- PRIMEIRO ACESSO. No primeiro acesso, faz-se necessário trocar a senha padrão acima citada no item 2 para uma nova senha que é exclusiva do usuário. Para esse procedimento o usuário deve clicar no ícone Alterar Senha.

9 5- ALTERANDO SUA SENHA. Após clicar no ícone Alterar Senha uma nova tela se abrirá, nessa tela, o usuário deverá digitar uma nova senha de 6 caracteres (mínimo) no campo Nova Senha e redigitá-la para confirmá-la. Aqui podemos aplicar algumas dicas sobre senhas que foram informadas anteriormente no item 6 do Módulo I. Realizando esse procedimento corretamente, a tela abaixo aparecerá.

10 6- BARRA DE MENSAGENS: Abaixo, segue a barra de mensagens do novo Webmail com seus respectivos botões funcionais NOVA MENSAGEM Ao clicar em Nova, o usuário é direcionado para a tela de composição de mensagem, isto é nesta opção o usuário cria uma mensagem de correio eletrônico. Barra de Formatação de Textos: Novas funcionalidades para melhorar a aparência do seu texto.

11 6.1.1 ÍCONES, BOTÕES, CAMPOS E LINKS. Ícone Voltar: Retornar a Tela Inicial. Ícone Enviar: O usuário enviará a mensagem. Ícone Verificar Ortografia: Clicando nesse botão corrige-se os termos de acordo com a gramáticada língua portuguesa. Ícone Anexos: É possível enviar quaisquer tipos de arquivos anexados à mensagem. Para isso devemos clicar em Anexar arquivos, feito esse procedimento, abrirá no lado esquerdo da tela um pequeno campo para que o usuário localize o arquivo que se queirar anexar, para isso basta clicar em Arquivo, após clicar, o usuário deverá selecionará o arquivo que se deseja anexar. Posteriormente que localizar e selecionar o arquivo, o campo Anexosr estará com o endereço do arquivo, para concretizar o anexo, você deverá clicar em Enviar. Após clicar em Enviar, aparecerá o arquivo anexado, com o seu ícone característico Clipes pronto para ser enviado. Caso o usuário queira desistir do anexo, é só clicar em cima do ícone do arquivo anexado. Ícone Salvar Rascunhos: E opção permite salvar mensagens para ser enviadas posteriormente ou usá-las como modelos. Prioridade: O usuário poderá escolher entre Normal, Alta ou Baixa dentro dos objetivos e prioridades com que envia suas mensagens. Receber Confirmação: Neste campo o usuário poderá escolher se quer ou não receber um quando houver confirmação de leitura dos s enviados a seus destinatários. Remetente: Neste campo estará o do usuário. Para: Este campo deverá ser preenchido com o endereço da pessoa, empresa ou lista, para a qual se deseja enviar a mensagem. Por exemplo, escola @educacao.mg.gov.br. Esse endereço deverá ser preenchido cuidadosamente, pois uma letra trocada irá levar a mensagem para uma pessoa diferente., ou retornará ao remetente uma mensagem de erro que é gerada automaticamente pelo servidor de . Cópia: Este campo deverá ser usado quando o usuário deseja enviar uma cópia do para outros endereços diferentes do colocado no campo Para. Se este campo for usado o destinatário sabe que o documento que recebeu também foi recebido pela(s) outra(s) pessoa(s) aí listada(s). Cópia Oculta: Este campo tem a mesma função que o campo Cópia, com uma única diferença. Se este campo for usado o(s) destinatário(s) principail(s) não saberão que o documento que recebeu também foi recebido por outro(s) usuário(s). Em síntese, o endereço de da cópia oculta não será visto pelos outros destinatários da mensagem. Responder para: Este campo, encaminhar uma mensagem ("Forward") é reenviá-la a outros destinatários da maneira que o usuário a recebeu. Assunto: Neste campo o usuário colocará o assunto do qual se trata o . (Não se esqueça de preencher esse campo - Lembre-se das dicas do Anti-Spam - Item 5 - Módulo I). Link Verificar Ortografia Clicando nesse link corrige-se os termos de acordo com a gramáticada língua portuguesa. Área central: É o corpo da mensagem, isto é, trata-se da área onde o usuário deverá escrever o conteúdo da mesma. Botão Enviar: O usuário enviará a mensagem. Botão Cancelar: O usuário cancelará a mensagem. Tipo: No campo formato pode-se escolher entre HTML, TEXTO ou HTML e TEXTO EXCLUINDO UMA MENSAGEM. Clicando no Ícone Apagar Mensagens, o usuário envia as mensagem(s) selecionadas para a pasta Lixeira. É extremamente necessário que o usuário esvazie a lixeira, fazendo esse procedimento libera-se espaço em disco no servidor de .

12 7- CATÁLOGO DE ENDEREÇOS: Clicando no link Catálogo de Endereços, serão exibidos os nomes dos contatos que estão na lista de endereços, contas s, e demais campos existentes preenchidos na inclusão INSERINDO UM NOVO CONTATO. Para inserir um novo contato, clique no Ícone Criar novo contato e preencha os campos, conforme figura abaixo:

13 8- CONFIGURAÇÕES PESSOAIS: Nessa opção do Webmail você pode personalizar a sua conta. 8.1 ABA PREFERÊNCIAS: Com esse recurso é possível escolher Idiomas, fuso horários dentre outras opções. 8.2 ABA PASTAS: Com esse recurso é possível criar, editar e excluir pastas.

14 8.3 ABA IDENTIDADES: Com esse recurso é possível criar, editar e personalizar a sua conta de CAMPOS: Nome Completo: É fundamental que o usuário preencha esse campo, pois quando se envia alguma mensagem a alguém, esse campo é que primeiramente o identificará. Esse é o campo da conta de , aqui devemos preencher o nome da conta que foi criada, como no exemplo abaixo. Organização: Por exemplo, Órgão Central, Superintendência Regional de Ensino, Escola Estadual de Ensino entre outros. Responder Para: Caso o usuário da conta queira receber respostas de mensagens que foram enviadas por ele em outra conta, ou que outra pessoa as receba também, devemos preencher adequadamente esse campo. Cópia Oculta: Caso o usuário queira que toda mensagem enviada por ele seja automaticamente enviada para outro usuário de forma oculta, vide item deste módulo. Assinatura: Neste campo o usuário pode criar uma assinatura personalizada. Tal recurso permite que em todas mensagens que forem enviadas, tal assinatura seja automaticamente anexada. Assinatura em HTML ou Padrão: A Diretoria de Tecnologias Educacionais DTEC, recomenda o uso da opção HTML, essa opção permite a utilização plena de todos os recursos de formatação de edição de mensagens que o aplicativo dispõe, tais como Formatação Personalizada (Alinhamento a Esquerda, Direita, Centralizado ou Justificatificado, Fonte Itálica ou Negrito) entre outros recursos avançados.

15 9 SAINDO DO WEBMAIL. Clicando no link Sair o usuário é desconectado de sua conta de Webmail. Mensagem de Encerramento de Sessão.

16 III - PROCEDIMENTOS DE CONFIGURAÇÃO - APLICATIVOS DE 1- COMO INSTALAR E CONFIGURAR A MINHA CONTA NO OUTLOOK EXPRESS. Tela Inicial o Microsoft Outlook Express. 2- CRIANDO A SUA CONTA DE NO OUTLOOK EXPRESS. Para executar esse procedimento devemos clicar no Menu Ferramentas e Selecionar a opção Contas.

17 Selecione a Aba , e logo em seguida clique no Botão Adicionar, escolhendo a Opção . Digite o nome de exibição de sua conta de por exemplo (Escola Estadual Dora Matarazzo).

18 Aqui digite o endereço completo de seu conta de . Ex: escola.20967@educacao.mg.gov.br Nesse ponto iremos configurar o acesso com o Servidor de da SEE-MG. Primeiro digite o endereço do servidor POP: mail.educacao.mg.gov.br Depois digite o endereço do servidor SMTP: mail.educacao.mg.gov.br

19 Para finalizar, digite aqui o nome de sua conta de . Obs: Não acrescente Digite aqui a sua senha: (A senha que você que você alterou no item 5 de II - PROCEDIMENTOS DE UTILIZAÇÃO WEBMAIL.) Marque a opção Lembrar Senha caso não queira digitar a senha toda vez que utilizar o Outlook Express. Fim do processo de configuração da conta.

20 3- COMO VERIFICAR SE SUA CONTA ESTÁ FUNCIONANDO CORRETAMENTE NO OUTLOOK EXPRESS. Para verificar o funcionamento da conta clique no botão Enviar / Receber, existindo novas mensagens as mesmas irão para a sua caixa de entrada. 4- COMO INSTALAR E CONFIGURAR A MINHA CONTA NO MOZILLA THUNDERBIRD. Tela Inicial do Mozilla Thunderbird.

21 5- CRIANDO A SUA CONTA DE NO MOZILLA THUNDERBIRD. Para executar esse procedimento devemos clicar no Menu Ferramentas e Selecionar a opção Configurar contas. Próximo passo, clica no botão Nova conta.

22 Selecione no Assistente de Contas opção Conta de . Digite no Campo Nome o nome de sua Escola Estadual, e no campo Endereço de digite o endereço completo de sua conta de .

23 Nesse passo devemos selecionar a opção POP e digitar o endereço do servidor de da SEE-MG Receber mensagens por este servidor : mail.educacao.mg.gov.br O passo a seguir é digitar no campo Nome de usuário o nome desejado para exibição de sua conta. Ex: Escola Estadual Dora Matarazzo. No campo Nome de usuário do servidor SMTP : mail.educacao.mg.gov.br

24 Para finalizar digite novamente o nome que você quer que seja usado para enviar as mensagens. Ex: Escola Estadual Dora Matarazzo Fim do processo de configuração da conta. 6- COMO VERIFICAR SE SUA CONTA ESTÁ FUNCIONANDO CORRETAMENTE NO MOZILLA THUNDERBIRD. Para verificar o funcionamento da conta clique no Botão Enviar / Receber, existindo novas mensagens as mesmas irão para a sua caixa de entrada.