Manual da Versão

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1 Manual da Versão Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Sumário Novidades da Versão 32.73/ Incremento automático no arquivo de remessa CNAB Permitir definir o local de gravação dos arquivos de remessa Configuração de margens de relatórios Alterações nos relatórios de Inadimplência Consolidado e A Receber por Unidade Novo modelo de boleto CEF Relatório de Saldos por Centro de Custo Relatório de Autorização de Débito Novas funções Group Reports Novo layout de boletos H Internacional e criação de comprovante de pagamento Vinculo de logomarca por condomínio Campo de observações no cadastro de contas correntes Relatório Sintético de Despesas com Custo M² Lançamentos de contas a receber manual Novas funções no Log de Auditoria Avançado Status de inadimplência do condomínio Mensagem CNAB na remessa Bradesco DIRF Layout Sicoob padrão: inclusão de dígito verificador no Nosso Número Atualização da tela da área de integração com Comunidades On-line Parâmetro para ligar/desligar serviço de resgate de dados cadastrais em todos os condomínios de uma vez Acompanhamento de Inadimplência Restringir atualização de nome de proprietário no resgate de dados do Comunidades Online Relatório comparativo de receitas e despesas Log de Auditoria Avançado* Group Reports (Cubo Dinâmico) Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar Checagem manual ou automática de dados a resgatar do Comunidades Permissão especial para operações críticas Inativar fornecedores Ajustes no relatório de Benchmarking Mensagem CNAB na remessa Sicredi Alteração do termo Document Group para Group Print Homologação Banestes - boleto e remessa Homologação Banco Sicredi Lançamento por Grupo considerar opção Multiplicar por Boleto CEF padrão Sicob com operação Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência Novo layout cobrança registrada SICOOB Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários s Divisão da tela de configuração do sistema Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber

3 45. Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da classe como descrição padrão Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas Imprimir log de envio de boletos e comunicados Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto formatos C e E Médio Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais Numeração por faixa Unicred e Sicred Homologação CEF padrão Sinco Filtro de contas originais no relatório de inadimplência Leitura de consumo para unidade vinculada Editar observação na emissão de DARF Filtro de tipo de unidade em relatórios Configuração de margens de relatórios Boleto Unicred Banco do Brasil Relatório de Benchmarking Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos BACEN Boleto de tributos municipais convênio Destaque em negrito de inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso Fonte aumentada na consulta de plano de contas Visualizar contas originais de acordos Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada

4 Novidades versão 32.65/ Novidades da Versão 32.73/ Incremento automático no arquivo de remessa CNAB Nesta versão do Condomínio21, o sistema recebeu uma melhoria que visa evitar transtornos no processo de validação do número do arquivo de remessa, processo este realizado por alguns bancos, principalmente durante a fase de homologação. Como fazer: Geração do arquivo de remessa utilizando numeração manual 1. Acesse o Menu Baixas/Cobrança > Cobrança CNAB; 2. Selecione a conta corrente, o(s) lançamento(s), preencha o número do arquivo que deseja gerar e clique no botão Remessa; 3. Após a geração do arquivo de remessa o sistema irá atualizar as numerações apresentadas nos campos: Último arquivo de remessa gerado e Gerar o arquivo nº; 1º Passo: Como acessar a tela de geração do arquivo remessa: 4

5 2º Passo: Geração do arquivo de remessa: Novidades da Versão 32.73/ Obs.: O campo Gerar o arquivo nº o sistema apresentará o próximo número disponível, considerando o número do campo Último arquivo de remessa gerado. 3º Passo: Finalização da geração de arquivo remessa: 5

6 4º Passo: Atualização dos campos: Último arquivo de remessa gerado e Gerar o arquivo nº: Como fazer: Geração do arquivo de remessa utilizando numeração automática 1. Acesse Baixas/Cobrança > Cobrança CNAB, conforme imagem exibida na página 02 deste documento; 2. Selecione a conta corrente, o(s) lançamento(s) e clique no botão Remessa. 1º Passo: Geração do arquivo de remessa: 6

7 2º Passo: Finalização da geração de arquivo remessa: 3º Passo: Atualização do campo: Último arquivo de remessa gerado: 7

8 Como fazer: Geração do arquivo de remessa utilizando número de arquivo já gerado anteriormente 1. Acessar o Menu Baixas/Cobrança > Cobrança CNAB, conforme imagem exibida na página 02 deste documento; 2. Selecionar a conta corrente, o(s) lançamento(s), habilitar a opção Gerar o arquivo novamente, preencher o número do arquivo que deseja gerar novamente e clicar no botão Remessa. 1º Passo: Geração do arquivo de remessa: 8

9 2º Passo: Finalização da geração de arquivo remessa: Obs.: Não será possível gerar um arquivo sem informar o número do arquivo. Como fazer: Reinicio da numeração do arquivo CNAB 1. Acesse o Menu Arquivo > Ferramentas de Administração > aba Manutenção > botão Arquivo de Remessa; 2. Digitar a senha (Entrar com a senha de um usuário administrador do sistema); 3. Selecionar o condomínio e o banco para o qual deseja reiniciar a numeração. Digitar o número inicial e clicar em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de reinicio da numeração: 9

10 2º Passo: Solicitação da senha: 3º Passo: Preenchimento dos campos para reinicio da numeração: 4º Passo: Tela de geração do arquivo CNAB com o campo último arquivo de remessa gerado atualizado: 10

11 2. Permitir definir o local de gravação dos arquivos de remessa Nesta versão foi realizada a melhoria que permite que seja selecionado o caminho de geração do arquivo de remessa, sendo que essa seleção poderá ser previamente definida ou definida no momento da geração do arquivo. Como fazer: Configurar caminho do diretório padrão de gravação do arquivo de remessa 1. Acesse o Menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro > aba Boleto Laser / CNAB: 2. Habilite a opção Local de gravação dos arquivos de remessa: 11

12 3. Por padrão, o sistema preenche o campo referente ao local de gravação do arquivo de remessa com o caminho: diretório raiz de instalação do sistema, pasta Remessa. Para alterá-lo, clique sobre o ícone ; 4. Selecione o caminho desejado, clique em OK e em Gravar: 5. O sistema gravará os arquivos de remessa gerados no local selecionado. Como fazer: Permitir definir o local de gravação do arquivo de remessa gerado. 1. Acesse o Menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro > aba Boleto Laser / CNAB, conforme imagem exibida na página 09 deste documento; 2. Habilite a opção Permitir escolher o local de gravação após a geração do arquivo de remessa e clique em Gravar. 3º Passo: Geração do arquivo de remessa: 12

13 Obs.: Observe que após as mensagens de confirmação o sistema apresentará a tela de seleção da pasta para salvar o arquivo. 3. Configuração de margens de relatórios A partir dessa versão foi realizada uma melhoria que permiti configurar as margens de alguns relatórios. São eles: Imprimir Consumos, Imprimir Previsão de Rateio, Imprimir Receitas Regulares, Imprimir Históricos de Sub Judice, Imprimir Acordos, Imprimir Baixas de Receitas, Declaração Quitação Anual de Débito, Imprimir Protocolo, Imprimir Históricos de Cobrança, Abonos de Sanções, Imprimir Despesas Regulares, Imprimir Despesas Anuais por Grupo, Imprimir Sintético de Despesas. Como fazer: Configurar margens do relatório 1. Acessar o Menu Relatórios, selecionar o relatório desejado e clicar no botão Configuração; 2. Preencher os valores das margens e clicar em Gravar. 1º Passo: Como acessar o menu de relatórios e selecionar o relatório desejado: 2º Passo: Configuração das margens: 13

14 4. Alterações nos relatórios de Inadimplência Consolidado e A Receber por Unidade A partir dessa versão o sistema recebeu duas novas funcionalidades, sendo que com elas será possível visualizar a quantos meses se refere uma inadimplência e também simular o valor de juros, multa e correção que um condômino irá pagar caso pague um boleto com atraso. Como fazer: Meses devidos de uma inadimplência 1. Acesse o Menu Relatórios > Contas > Inadimplência Consolidada > aba Filtros Avançados; 2. Selecionar o modelo Valores Resumo dos meses devidos e clicar em Visualizar. 1º Passo: Como acessar o relatório: 2º Passo: Selecionar o modelo: 14

15 3º Passo: Visualização do relatório com os meses devidos: Como fazer: Visualizar relatório de contas a receber por unidade com previsão de reajuste. 1. Acesse o Menu Relatórios > Contas > A Receber por Unidade > aba Filtros; 2. Selecionar os filtros desejados e o modelo Colunas; 3. Preencher os valores referentes ao reajuste na aba Filtros Avançados. 15

16 1º Passo: Como acessar o relatório: Novidades da Versão 32.73/ º Passo: Seleção dos Filtros: Obs.: Funcionalidade está vinculada as situações Em aberto e Todas. 16

17 3º Passo: Preenchimento dos valores para cálculo do reajuste: Novidades da Versão 32.73/ º Passo: Visualização do relatório com o valor de reajuste: 17

18 5. Novo modelo de boleto CEF Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão o sistema recebeu uma nova funcionalidade sendo que ela possibilitará a geração de boleto para a Caixa Econômica Federal de acordo com o novo layout disponibilizado pelo banco. Como fazer: Cadastrar o banco e a conta corrente 1. Cadastrar o banco; 2. Cadastrar a conta corrente. 1º Passo: Como acessar a tela de cadastro de banco: 2º Passo: Cadastro do banco: 18

19 3º Passo: Como acessar a tela de cadastro de conta corrente: 4º Passo: Cadastro da conta corrente: Obs.: Para utilizar o novo layout é necessário habilitar o padrão SIGCB. Os dados acima são fictícios. 19

20 Como fazer: Gerar boleto de acordo com o novo layout 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada; 2. Altere o boleto para Formato CEF e clique em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de Configurações Avançadas: 2º Passo: Como acessar selecionar o novo formato de boleto: 20

21 3º Passo: Visualização do novo formato de boleto: Novidades da Versão 32.73/ Como fazer: Incluir logomarca do condomínio no novo boleto CEF 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Outros, conforme imagem apresentada na página 18 deste documento; 1. Habilite a opção Vincular logomarca no cadastro do condomínio e clique em Gravar; 2. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > aba Dados Adicionais; 3. No campo Logomarca Reduzida clique sobre o, localize a logomarca que deseja utilizar, clique em Abrir e clique em Gravar; 4. Gere o boleto para o Formato CEF. 21

22 2º Passo: Como habilitar a opção para utilizar logomarca do condomínio: Novidades da Versão 32.73/ º Passo: Como selecionar a logomarca do condomínio: Obs.: As dimensões da logomarca reduzida são 154 x 40px e essa logomarca é utilizada apenas no boleto Formato CEF. 22

23 4º Passo: Visualização do boleto com a logomarca reduzida: Novidades da Versão 32.73/

24 6. Relatório de Saldos por Centro de Custo Novidades da Versão 32.73/ Nesta versão do sistema, foi disponibilizado novo relatório gerencial que permitirá visualizar o saldo da conta corrente virtual vinculada ao centro de custo. Caso o cliente não utilize contas correntes virtuais, o sistema informará o saldo da conta corrente principal do condomínio. O relatório poderá ser gerado para um ou todos os centros de custos cadastrados para o condomínio, sendo que as informações do relatório serão agrupadas por centro de custo pai. Como fazer: Gerar relatório de saldos por centro de custo: 1. Acesse o menu Relatórios -> Gráficos e Estatísticas -> Previsto x Realizado Saldo por centro de custos. 2. Forneça os dados do filtro. A tela de filtros do relatório exibe os seguintes campos: a. Condomínio: o campo será preenchido automaticamente com o último Condomínio de trabalho selecionado pelo usuário. b. Anual: campo para permitir gerar o relatório por competência anual. c. Período: campo para permitir gerar o relatório por período de competência. i. Mês inicial: mês inicial a ser considerado para a geração do relatório, com competência por período. (MM/AAAA) ii. Mês final: mês final a ser considerado para a geração do relatório, com competência por período. (MM/AAAA) d. Incluir: campo que exibirá as opções abaixo. i. Somente outras receitas: se selecionado, irá considerar para os cálculos do relatório, somente as receitas lançadas em Outras Receitas. ii. Todas as receitas exceto outras receitas : se selecionado, irá considerar para os cálculos do relatório todas as receitas, exceto as outras receitas. iii. Todas as receitas: se selecionado, irá considerar todas as receitas. e. Situação dos lançamentos realizados: campo para informar a situação das despesas e receitas do Realizado a ser considerada para o relatório. f. Centro de Custo: lista, ordenada alfabeticamente, com o código e descrição dos centros de custo. 24

25 3. Clique sobre o botão Imprimir ou Visualizar. 4. O sistema gerará o relatório de Saldos por centro de custo, conforme figura abaixo: O relatório exibe para cada centro de custo vinculado a um centro de custo pai, a soma das receitas e despesas apropriadas para o centro de custo em questão e calcula o superávit/déficit gerado pelo centro de custo, sendo que este valor é obtido da subtração das despesas pelas receitas obtidas. O relatório também exibe um resumo gerencial com dados do centro de custo pai, calculados de acordo com os dados dos centros de custo vinculados a ele. Observações: 1. O saldo da conta corrente virtual ou real do centro de custo é obtido em regime de Caixa. 25

26 2. Para este relatório, o sistema considera que os lançamentos realizados são todos os lançamentos cadastrados no sistema, apropriados para o centro de custo em questão, independentemente de terem sido baixados. 3. Para obter a soma das despesas, o sistema considera todas as despesas lançadas no contas a pagar no mês/ano em questão, vinculadas ao centro de custo correspondente. 4. Para obter a soma das receitas, o sistema considera a seguinte regra: a. Receitas: soma das receitas lançadas no contas a receber para o mês em questão, vinculadas ao centro de custos correspondente; menos o total realizado no mês em questão e vinculado ao centro de custos correspondente; mais o total da previsão orçamentária mensal para o mês/ano em questão, vinculadas ao centro de custo correspondente; menos o total realizado para o mês em questão e vinculado ao centro de custos correspondente. O total realizado é obtido da subtração das receitas lançadas no contas a receber no mês/ano em questão, vinculadas ao centro de custos informado pelas despesas lançadas no contas a pagar para o mesmo mês e centro de custo. Obs.: para as receitas, será considerado o tipo de receita informado no campo Incluir da tela de filtros do relatório. O total da previsão orçamentária mensal é obtido da subtração das receitas lançadas na previsão mensal, para o mês/ano em questão, vinculadas ao centro de custos correspondente; pelas despesas lançadas na previsão mensal para o mesmo mês e centro de custo. Resumindo: Receitas = receitas realizadas no mês (despesas receitas realizadas) + ( (despesas receitas previstas) (despesas receitas realizadas)) 5. Demais fórmulas do relatório: a. Despesas: despesas realizadas no mês questão b. Superávit/Déficit de exercício = receitas - despesas c. Saldo Condomínio = (total da conta virtual no mês/ano em questão) d. Saldo = saldo do condomínio total de contas a pagar - pagamentos antecipados + inadimplentes + receitas futuras não vencidas recebimentos antecipados e. Variação = Saldo saldo acumulado 26

27 Novidades versão 32.60/ Novidades da Versão 32.73/ Relatório de Autorização de Débito Nesta versão do Condomínio21, o sistema recebeu uma alteração na frase do relatório de autorização de débito para o banco Bradesco. Como fazer 1. Acesse o Menu Editar > Autorização de Débito; 2. Selecionar os filtros desejados, uma conta corrente do Bradesco e clicar em Filtrar; 3. Selecionar o lançamento e clicar em Processar; 4. Clicar em Visualizar. 1º Passo: Como acessar a tela de Autorização de Débito 27

28 2º Passo: Seleção de filtros Novidades da Versão 32.73/ º Passo: Seleção do lançamento 28

29 4º Passo: Processamento da autorização de débito Novidades da Versão 32.73/ º Passo: Visualização da autorização de débito 29

30 30

31 8. Novas funções Group Reports Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão foram realizadas algumas melhorias no Group Reports. São elas: Filtro por mês de referência inicial e final, filtro por grupo de condomínios e novo menu de barras de ferramentas, com botão de opções do grid e do gráfico. Como fazer: Filtro por mês de referência inicial e final 1. Acessar o Menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports; 2. Preencher os filtros e clicar em Filtrar. 1º Passo: Como acessar a tela do Group Reports: 2º Passo: Seleção dos filtros e preenchimento dos meses inicial e final: 31

32 Como fazer: Filtro por grupo de condomínios 1. Acessar o Menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports, conforme imagem exibida na página 06 deste documento; 2. Selecionar o(s) condomínio(s) desejado(s) e clicar em Filtrar. 2º Passo: Seleção do(s) condomínio(s): 3º Passo: Sistema atualizará campo Condomínio para Itens selecionados. Como fazer: Exibir valores com subtotais 1. Acessar o Menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports, conforme imagem exibida na página 06 deste documento; 2. Selecionar os filtros e clicar em Filtrar; 3. Clicar no botão à esquerda e selecionar a opção exibir Subtotais. 32

33 2º Passo: Seleção dos filtros: Novidades da Versão 32.73/ º Passo: Seleção de subtotais: 4º Passo: Dados exibidos com subtotais 33

34 Como fazer: Alterar modelo do gráfico 1. Acessar o Menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports, conforme imagem exibida na página 06 deste documento; 2. Selecionar os filtros e clicar em Filtrar; 3. Clicar no botão à direita e selecionar o modelo de gráfico desejado. 2º Passo: Seleção dos filtros: 3º Passo: Seleção do modelo do gráfico: 34

35 4º Passo: Visualização do gráfico selecionado: Novidades da Versão 32.73/

36 Novidades versão 32.37/ Novidades da Versão 32.73/ Novo layout de boletos H Internacional e criação de comprovante de pagamento Nesta versão do Condomínio21, o sistema recebeu as alterações na composição do Número do Documento exibido no boleto de modelo H Internacional. A alteração permitirá que o usuário identifique através do número do documento gerado para o boleto, além do bloco, unidade e código do cliente, o mês/ano de referência e número de identificação que permitirá visualizar se o boleto possui lançamentos de contas a receber manuais. Com esta alteração, também foi disponibilizado um campo na tela de baixa de contas a receber, para inserir o número do comprovante de pagamento do boleto, vinculando desta maneira as contas a receber baixadas ao número gerado pelo Banco no momento do pagamento. Como consequência, para fins de processo de trabalho, foi incluído campo na tela de Consultas de Contas a Receber, para permitir filtrar uma conta baixada através desta nova informação. Ainda nesta tela, também há um campo para permitir filtrar as contas a receber pelo número do documento gerado no momento da emissão do boleto. Como fazer: Verificar composição do campo Número do Documento no boleto H 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada; 2. Selecione boleto do tipo H Internacional. 36

37 3. Verifique que há duas novas opções na parte inferior da tela. São as opções Consultar número do doc. das contas a receber e Informar número do comprovante na baixa de contas a receber. 4. Selecione a opção Consultar número do doc. Das contas a receber. 5. Grave as alterações e realize a emissão do boleto, modelo H-Internacional. 6. Verifique a composição do campo Num. Do Documento. Este número é gerado da seguinte forma: Bloco/Unidade: A-101 E Código do Sacado: 30 Mês: 03 Ano: 14 Qtd: 01 (Quantidade de boletos gerados no mês para a unidade) YYY: quantidade de boletos emitidos conforme tipo de lançamento (manual, rateio ou outras receitas). Conforme figura abaixo, o lançamento é um rateio, então a numeração permanece 000, independentemente da quantidade de boletos emitidos com este tipo de lançamento no mês. 37

38 1º Cenário: Primeiro boleto emitido para o mês 03/2014: 38

39 2º cenário: Boleto com lançamento manual, sendo o segundo boleto emitido no mês para o cliente: Neste caso, os três últimos números que compõem o número do documento indicam a quantidade de boletos emitidos com lançamentos manuais e/ou outras receitas, dentro do mesmo mês de referência. Na figura acima, podemos visualizar que o número é finalizado em 001, ou seja, no mês 02, foi emitido apenas um boleto com lançamento manual e/ou outras receitas. OBS: A cada mês a numeração é zerada. 39

40 Como fazer: Permitir pesquisar uma conta a receber pelo Número do Documento do boleto gerado. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H-Internacional, conforme imagem exibida na página 02 deste documento; 2. Selecione a opção Consultar número do doc. das contas a receber. Com este parâmetro selecionado, o campo de busca será exibido na tela de consulta de Contas a Receber. 3. Se o parâmetro estiver marcado, o campo de busca Nº do Documento é exibido na tela. 40

41 4. Se o parâmetro estiver desmarcado, o campo de busca não é exibido na tela. 41

42 5. Caso o número do documento não seja encontrado, sistema exibe mensagem informativa. 6. É possível consultar o número do documento vinculado a um lançamento através da tela Baixa e Cancelamento de Baixa de Contas a Receber. Para isso, acesse o Menu Baixas/Cobrança > Baixas de Contas a Receber. A coluna com título Número Documento é exibida de acordo com o parâmetro selecionado. 42

43 Como fazer: Vincular conta a receber ao número do comprovante de pagamento do boleto no momento da baixa de contas a receber. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H Internacional, conforme imagem exibida na página 02 deste documento; 2. Selecione a opção Informar número do comprovante na baixa de contas a receber. Com este parâmetro selecionado o campo de busca será exibido na tela de consulta de Contas a Receber. Por padrão o parâmetro abaixo estará desmarcado. 3. Acesse o Menu Baixas/Cobrança > Baixa de Contas a Receber: selecione um lançamento e insira o número do comprovante para que a baixa possa ser realizada. Este campo é de preenchimento obrigatório quando o parâmetro acima está selecionado. 43

44 4. O sistema apresentará a mensagem de notificação abaixo, caso o campo não seja preenchido ao tentar realizar a baixa. 5. O comprovante de pagamento deverá ser informado no campo correspondente ao lançamento a ser vinculado, da coluna Comprovante Pgto. Clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre o campo para habilitar a edição. Este campo permite inserir uma informação de no máximo 10 caracteres contendo letras e números. 44

45 6. A tela de baixa individual também possui a coluna de Comprovante Pgto, permitindo vincular o comprovante também nas baixais individuais. 7. Caso seja inserido um número de comprovante que já tenha sido utilizado, o sistema exibe mensagem de notificação para número de comprovante já existente. 45

46 8. Caso cliente utilize lançamento com o modo baixa ativado é possível informar o número do comprovante, conforme imagem abaixo. Se for inserido um número que já tenha sido utilizado, o sistema exibe mensagem de notificação. 46

47 Lançamento exibido na tela de itens baixados. Novidades da Versão 32.73/ Como fazer: Permitir pesquisar uma conta a receber pelo número do comprovante de pagamento vinculado à conta no momento da baixa. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H Internacional e marque o parâmetro Informar número do comprovante na baixa de contas a receber 2. Com o parâmetro selecionado, o sistema exibe o campo Comprovante de Pagamento na tela de consulta de Contas a Receber. 47

48 Sem o parâmetro selecionado, os campos não são exibidos. Novidades da Versão 32.73/ Caso o número inserido para a consulta não seja encontrado, sistema exibe mensagem informativa conforme imagem abaixo. Como fazer: Exibir número do comprovante de pagamento no relatório A Receber por Unidade 1. Acesse o Menu Relatório > Contas > A Receber por unidade para que seja exibida a coluna referente ao comprovante deve ser selecionado o modelo Colunas ; 2. Insira os dados e clique em visualizar. 48

49 3. Após a coluna Pgto, é exibida a coluna Comprovante com o número do comprovante inserido no momento da baixa. Como fazer: Alteração do termo Outras Receitas para Valores Recuperados e exibir nome do proprietário e locatário na via do cliente. 1. Acesse o Menu Baixas/Cobranças > Recibos/Boleto e selecione um lançamento. 2. Gere o boleto no modelo H-Internacional. 49

50 3. Verifique na lista de lançamentos que o termo exibido é Valores Recuperados e na área do Sacado são exibidos os dados do proprietário e locatário. 50

51 10. Vinculo de logomarca por condomínio Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão será possível cadastrar a logomarca do Condomínio na tela de cadastros, sendo esta logomarca exibida nos boletos bancários. Essa melhoria foi feita para facilitar o processo de geração de boletos, já que atualmente, o sistema exige que este vínculo seja feito manualmente, podendo ser utilizada apenas uma logomarca para todos os condomínios, gerando grande custo ao processo. Como fazer: Vincular logomarca do Condomínio em seu cadastro. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Outro e selecione a opção Vincular logomarca no cadastro do Condomínio ; 2. Acesse o Menu Cadastro > Condomínio, aba Dados Adicionais. Nesta aba, poderá ser inserida uma logomarca para o condomínio selecionado. O cadastro só estará ativo, caso o parâmetro esteja ativado. 51

52 3. Caso o parâmetro esteja desmarcado, os campos do cadastro para vincular imagem, estarão desabilitados para edição. 4. Logo exibida no boleto. 52

53 5. Caso a imagem esteja fora dos parâmetros de dimensão, o sistema exibe mensagem de notificação, conforme imagem abaixo. 6. Quando o parâmetro estiver selecionado e não houver logomarca vinculada, o sistema exibirá a mensagem abaixo. 53

54 No boleto, o campo reservado para exibir a logomarca estará em branco. Novidades da Versão 32.73/

55 11. Campo de observações no cadastro de contas correntes A partir dessa versão foi realizada uma melhoria para permitir que seja cadastrada uma observação no cadastro de conta corrente. Como fazer: Cadastrar observação no cadastro de conta corrente 1. Acesse o Menu Cadastros > Contas Correntes; 2. Selecione a conta corrente para a qual deseja cadastrar a observação; 55

56 3. Preencha o campo Observação e clique em Gravar. Novidades da Versão 32.73/ Obs.: O campo observação tem uma limitação de 1000 caracteres. 56

57 12. Relatório Sintético de Despesas com Custo M² Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão foi realizada uma alteraçãi no relatório Sintético de Despesas permitindo uma melhor compreensão dos lançamentos realizados para uma classe, cuja a opção Calcula Custo M² no cadastro do plano de contas esteja habilitada. A melhoria foi realizada no modelo Padrão e no modelo Gerencial. Como fazer: Gerar relatório de Contas Sintético de Despesas 1. Acesse o Menu Relatórios > Contas > Sintético de Despesas; 2. Selecione os filtros do relatório, conforme figura abaixo: 57

58 3. O sistema exibe o cálculo do custo por metro quadrado: Novidades da Versão 32.73/ Obs.: A coluna Valor Lançamento apresentará um asterisco (*) nos lançamentos que foram inseridos com classe que esteja habilitada para calcular o custo por m². Ao lado da opção Custo por m² foi inserida uma nova informação onde mostra a base de cálculo para o valor do custo apresentado anteriormente. 58

59 13. Lançamentos de contas a receber manual Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão foi realizada uma alteração de forma que não será mais possível lançar conta a receber para uma pessoa que não esteja vinculada a unidade. Como fazer: Lançar conta a receber manual 1. Acessar o Menu Editar > Lançamento de Conta a Receber > aba Manual 2. Selecione o mês de referência, clique em Novo, preencha os campos e clicar em Gravar. Obs.: Ao clicar no binóculo exibido ao lado do campo Sacado serão apresentadas apenas as pessoas que estiverem vinculadas a unidade selecionada, sejam elas proprietário(s) ou locatário(s). 59

60 14. Novas funções no Log de Auditoria Avançado Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão foram realizadas algumas modificações no log de auditoria avançado. São elas: possibilidade de selecionar o caminho onde deseja salvar o expurgo do log, exportação do arquivo de expurgo do log no formato PDF e exportação da consulta do log para Excel. Como fazer: Definir local para salvar arquivo de expurgo de log 1. Acessar o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração; 2. Clicar na pasta amarela ao lado do campo Diretório Log, selecionar a pasta onde deseja salvar o arquivo, clicar em OK e clicar em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de configuração do log: 2º Passo: Como definir o caminho do arquivo de expurgo do log: 60

61 Obs.: Caso não seja definido um local o sistema irá salvar o arquivo no caminho padrão: C:\Program Files\Group Software\Cond21\LogAuditoria Como fazer: Configurar arquivo de expurgo de log para ser gerado em PDF 1. Acessar o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração, conforme imagem exibida na página 27 deste documento; 2. Selecionar a opção Exportar para PDF e excluir dados do banco de dados e clicar em Gravar. 2º Passo: Seleção da opção de descarte 61

62 Obs.: Observe que depois de realizado o expurgo será possível visualizar o arquivo de dados expurgados em um arquivo PDF. Como fazer: Exportar Log de Auditoria Avançado para planilha Excel: 1. Acesse o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta. 62

63 2. O sistema exibirá a tela Consulta de Log de Auditoria Avançado com os filtros vazios. Preencha os filtros desejados e aguarde atualização da tela. 3. Clique sobre o botão Exportar para Excel: 63

64 4. O sistema irá gerar automaticamente, uma planilha em Excel com descrição Planilha_Expurgo_AAAAMMDD_HHMMSS, onde: a. AAAA = ano da data da geração da planilha; b. MM = mês de geração da planilha; c. DD = dia de geração da planilha; d. HH = hora; e. MM = minutos; f. SS = segundos. Novidades da Versão 32.73/

65 15. Status de inadimplência do condomínio Novidades da Versão 32.73/ A partir dessa versão o sistema recebeu uma nova funcionalidade onde é possível fornecer o status da inadimplência de um condomínio a partir de uma frequência previamente cadastrada, esta funcionalidade está vinculada aos condomínios que possuem Comunidades21 e para obter esse status é necessário que o software leia os dados do contrato WSTL. Como fazer: Configurar a frequência de atualização da inadimplência 1. Acessar o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas, aba Outros 2. Habilitar o parâmetro Gerar posição de inadimplência, preencher os campos desejados e clicar em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de Configurações Avançadas: 65

66 2º Passo: Como configurar status de inadimplência: Significado dos campos: Número de dias para inadimplência: É a partir de quantos dias de inadimplência o sistema deve informar os dados de inadimplência; Horário da atualização: É o período do dia pelo qual o sistema fornecerá as informações de inadimplência; Frequência da atualização: É de quanto em quanto tempo dos dias da semana o sistema fornecerá as informações de inadimplência. 66

67 16. Mensagem CNAB na remessa Bradesco A partir dessa versão foi realizada uma alteração no cadastro de mensagem CNAB sendo que agora será possível que a mensagem seja inserida no arquivo de remessa do banco Bradesco entre as posições 242 à 321. Como fazer: Cadastrar a mensagem CNAB 1. Acessar o Menu Cadastros > Mensagem CNAB; 2. Clicar em Novo, preencher os campos, habilitar a opção Imprimir mensagem na posição 242 à º Passo: Como acessar a tela de mensagem CNAB: 2º Passo: Como cadastrar a mensagem CNAB: 67

68 68

69 Novidades versão 32.32/ Novidades da Versão 32.73/ DIRF 2014 Nesta versão do Condomínio21, o sistema recebeu as alterações para permitir a geração da DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) conforme novo layout liberado pela Receita Federal através do Ato Declaratório Executivo Cofis nº 82, de 25 de outubro de A DIRF (Declaração do Imposto Renda Retido na Fonte) é a declaração feita pela fonte pagadora, destinada a informar à Receita Federal o valor do IRRF dos rendimentos pagos ou creditados em 2013 e 2014 para fornecedores e prestadores de serviço. Antes de realizar o lançamento de contas a pagar que terão retenção automática de impostos, é necessário que tais impostos estejam devidamente cadastrados no sistema. Segue abaixo as instruções. Como fazer: Cadastro de Impostos 1. Para cadastrar os impostos, acesse o menu: Cadastros > Impostos. 2. Clique em Novo e cadastre os dados do imposto de acordo com as características de cada um. Em seguida, acione o comando Gravar. 3. Repita a operação acima para cada imposto que seja necessário cadastrar. Concluído o cadastro, deve-se realizar os lançamento, de contas a pagar que obrigatoriamente deverão ter retenção de impostos com a opção Modo de Impostos habilitada. Durante esta operação, a opção Modo de Impostos deve estar selecionada. Esta forma de associação é indicada para quando for necessário realizar pagamentos a fornecedores onde haja a necessidade de recolhimento de impostos. 69

70 Como fazer: Lançamento de contas a pagar com modo de impostos 1. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar: Insira os dados Classe de Contas, Fornecedor, Valor, Vencimento, etc; 2. Selecione a opção Modo de Impostos e adicione os impostos necessários. Grave o lançamento; Após realizar corretamente os lançamentos e a baixa destes, o sistema poderá gerar a DIRF com valores concisos lançados no ano de referência. Como fazer: Geração da DIRF 1. Acesse o menu: Baixa / Cobrança > Geração da DIRF 2. O sistema apresentará a tela abaixo 70

71 Informe o condomínio 1. Na aba Principal, informe: 1.1. Ano calendário: ano em que foram realizados os lançamentos com retenção de impostos 1.2. Ano exercício: ano de referência para geração da DIRF 1.3. Tipo de declaração: Original ou Retificadora 1.4. Tipos de imposto: Tipos de impostos que foram recolhidos para recuperar os valores originais de lançamento e de impostos 1.5. Considerar impostos com Rendimento Tributável não identificado pelo sistema: esta opção, se selecionada, irá exportar os registros que foram lançados como impostos, sem ser informado o valor do rendimento tributável. OBS: Na aba de ocorrências, os mesmos serão apresentados para que sejam corrigidos quando estiverem importados no programa da DIRF Caminho do arquivo: local onde será gerado o arquivo para importação no programa da DIRF Nome: nome do responsável pela geração das informações (campo obrigatório) 1.8. CPF: cpf do responsável pela geração das informações (campo obrigatório) 1.9. Telefone: telefone do responsável pela geração das informações (campo obrigatório) Fax, Ramal, (informações não obrigatórias do responsável) 2. Após incluídas as informações, clique em. 3. O sistema irá recuperar os lançamentos e seus respectivos favorecidos e apresentará a tela abaixo: 71

72 Selecione os registros que se deseja exportar para a DIRF, ou acione o comando Sel. Todas e em seguida acione Gerar Arquivo. Sistema verificará se há inconsistências, caso não haja, exibirá a tela abaixo, se houve o mesmo exibe mensagem das inconsistências. Ao acionar Sim, o sistema processará as informações para geração do arquivo e apresentará a tela abaixo com as ocorrências da exportação: 72

73 Arquivo DIRF com dados atualizados do ano Referência, Ano Calendário e Identificador da estrutura do layout. 73

74 18. Layout Sicoob padrão: inclusão de dígito verificador no Nosso Número Nesta versão do Condomínio21, foi incluído dígito verificador no Nosso Número de acordo com o padrão de layout do banco Sicoob, segundo manual de cobrança mais recente. Para verificar a alteração no boleto Sicoob, siga a instruções abaixo. Como fazer: 1. Acesse Menu > Cadastros > Bancos; 2. Acesse Baixa/Cobrança > Recibos/Boletos: selecione um lançamento para emissão do boleto e em seguida selecione o Banco/Conta referente ao Sicoob. 74

75 3. Boleto padrão Sicoob. Novidades da Versão 32.73/ Atualização da tela da área de integração com Comunidades On-line A partir da versão 32.32/ todos os parâmetros/informações referente à aba On-line da opção Configurações Avançadas do Condomínio, estão disponíveis na tela Integração Condomínio21 On-line. A alteração realizada tende proporcionar maior facilidade na configuração dos parâmetros para todos os condomínios, pois a informação está centralizada em uma única tela, não necessitando a troca de condomínio para que o mesmo seja configurado. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastro > Condomínios > Configurações Avançadas: Verifique a aba On-line não é mais apresentada. (Fig. 1). Caso queira comparar, verifique a (Fig.2). Fig. 1 75

76 Versão Antiga (Fig. 2) 2. Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integrações Condomínio21 On-line: Verifique que as opções existentes na antiga tela, estão disponíveis na tela abaixo. (Fig. 3 e 4) Fig. 3 76

77 Fig Parâmetro para ligar/desligar serviço de resgate de dados cadastrais em todos os condomínios de uma vez Na versão 32.32/ foi implementada melhoria na questão de configurar as integrações On-line. Melhoria focando a melhor usabilidade e eficiência no processo. Agora é possível selecionar um parâmetro para todos os condomínios de uma só vez. Os parâmetros das configurações de integrações On-line, hoje estão disponíveis em Arquivo -> Integrações -> Integrações Condomínio On-Line. Os parâmetros estão organizados em uma única tela em forma de colunas. Veja as instruções abaixo. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 On-line; será exibida a tela abaixo; (Fig. 1) 2. O parâmetro pode ser selecionado por Condomínio ou se o parâmetro for o mesmo para todos os condomínios, basta clicar duas vezes sobre a barra com o nome do parâmetro, que o parâmetro será marcado para todos os condomínios. (Fig. 2) Fig. 1 77

78 Fig Para que a opção Bloquear atualização de nome do proprietário alterado no Comunidades Online o parâmetro Importar dados cadastrais do Comunidades On-line deve ser selecionado antes. 78

79 Obs: Ao tentar selecionar o parâmetro Bloquear atualização de nome do proprietário alterado no Comunidades On-line sem que o Importar dados cadastrais do Comunidades On-line esteja selecionado, o sistema exibe mensagem de notificação conforme figura abaixo. 79

80 Novidades versão 32.20/ Novidades da Versão 32.73/ Acompanhamento de Inadimplência Nesta versão do Condomínio21, foi disponibilizada uma forma de aperfeiçoar o processo de acompanhamento de inadimplência através da geração de relatórios com históricos e anotações do processo de cobrança de cada unidade inadimplente. Processos envolvidos: Baixas/Cobrança > Histórico de cobrança Consultas > Histórico de cobrança Relatórios > Contas > Histórico de cobrança Relatório > Inadimplência Detalhada/Consolidada Como fazer: 1. Acesse o menu Baixas/Cobranças > Histórico de Cobrança; realize o cadastro do Histórico de Cobrança para o condomínio, unidade, situação do processo e o texto para o histórico. Clique no botão Gravar. Baixas/Cobranças > Histórico de Cobrança 80

81 2. Acesse o menu Consulta > Histórico de Cobrança; insira o filtro condomínio e os demais se desejar e realize a consulta. Serão listadas as unidades de acordo com os filtros selecionados. Em seguida, poderá ser selecionado uma das unidades para verificação dos detalhes, alteração da situação, ou mesmo excluída do histórico. Consulta > Histórico de Cobrança 81

82 3. Acesse o menu Relatório > Contas > Histórico de Cobrança; Insira os filtros e clique em visualizar ou imprimir. O relatório será visualizado de acordo com os dados inseridos, conforme imagem abaixo. 82

83 4. Acesse o menu Relatório > Inadimplência Detalhada/Consolidada; Insira os dados de filtro que deseja, selecione a aba Filtros Avançados e marque a opção Imprimir histórico de Cobrança para que os históricos cadastrados sejam exibidos no relatório. Clique em visualizar. O relatório será exibido com os dados de acordo com os filtros selecionados, conforme imagem abaixo. Relatório > Inadimplência 83

84 22. Restringir atualização de nome de proprietário no resgate de dados do Comunidades Online O objetivo desta nova opção é permitir que o nome do proprietário da unidade não seja atualizado no cadastro do Condomínio21 através do resgate dos dados cadastrais atualizados pelos condôminos no Comunidades Online. Nome e CPF são informações importantes já que registros e cobranças ficam vinculadas a estes dados. Esta medida visa aumentar a segurança da informação, impedindo que dados incorretos informados por condôminos, voluntariamente ou não, sejam alterados. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastros > Condomínio > Configurações Avançadas, aba OnLine; selecione a opção Bloquear atualização de nome do proprietário alterado através do Comunidades Online ; Somente com esta opção selecionada que o sistema irá restringir a atualização do nome do proprietário. 2. Com o parâmetro acima marcado, o sistema desabilita o campo nome para que o mesmo não seja atualizado. 84

85 23. Relatório comparativo de receitas e despesas Nesta versão do Condomínio21, foi disponibilizada uma nova opção de relatório, o Comparativo de Receitas e Despesas. Este novo relatório irá ajudar na comparação da previsão orçamentária das despesas e receitas lançadas em um determinado período para os condomínios. Para acesso a este relatório é necessário possuir o módulo de Gráficos e Estatísticas ou utilizar a versão Corporate. O relatório poderá ser gerado para um centro de custo específico ou para todos os centros de custos cadastrados. O relatório poderá ser gerado para o período composto por no mínimo um mês e máximo de doze meses. O relatório poderá ser gerado para nenhum, um ou todos os centros de custos. Se gerado para nenhum centro de custo, o sistema deverá considerar todas as receitas e despesas, para a composição dos dados do relatório em geral, independente do vínculo destas com algum centro de custos. Como fazer: 1. Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Comparativo de receitas e Despesas; (Fig.1) 2. Insira dados e clique em visualizar; Campos obrigatórios: o Condomínio o Mês inicial o Mês final o Tipo de Regime o Tipo de Receita o Custo M 2 o Centro de Custo somente se a opção informada no campo Custo for igual o Específico por centro de custo. 85

86 86

87 3. Caso a opção de Incluir valor do custo m 2 esteja marcada, sistema irá exibir os valores do custo m 2 área útil. Este valor por m 2 deve estar cadastrado na opção no menu Cadastro > Plano de Centro de Custo. Caso não esteja cadastrado, os valores serão exibidos zerados. 87

88 Caso não esteja cadastrado ou a opção não seja selecionada, o valor desta linha no relatório aparece zerada. 88

89 89

90 Novidades versão 32.10/ Log de Auditoria Avançado* Nesta versão do Condomínio21 Corporate foi disponibilizado o novo Log de Auditoria Avançado que apresenta, como diferencial, a abrangência de um volume maior de dados e operações que poderão ser auditadas. Os processos contemplados nesta nova feature são: Contas a Receber inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos lançamentos; emissão, alteração e impressão de boletos; cancelamento e baixa de contas. Contas a Pagar inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos lançamentos; cancelamento e baixa de contas. Cadastro de Unidades e de Contas Correntes inclusão e exclusão de unidades; alteração dos principais campos destes dois cadastros. Fechamento inclusão e exclusão de um fechamento; alteração em algumas informações de fechamento. A primeira etapa antes da utilização do Log de Auditoria Avançado consiste em configurar o seu comportamento, informando ao Condomínio21: a) quais são os processos e campos a serem auditados; b) de quanto em quanto tempo os dados do log devem ser descartados; c) como deve ser feito o descarte do log. Como fazer: A Configurando o novo log 1. Acesse o menu Arquivo > Ferramentas de Administração > Manutenção > Desempenho e Segurança. Na aba Segurança, marque a opção Gerar log de auditoria avançado. 2. Clique no botão Ok. Dica: a opção Gerar log de auditoria não precisa estar marcada para que o novo log seja utilizado. 90

91 3. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração. Todos os processos estarão com o log desativado, conforme a figura abaixo. 91

92 4. Para habilitar o log em todas as operações de um determinado processo, Contas a Receber, por exemplo, basta marca-lo no grid e, automaticamente, todas as operações serão marcadas pelo sistema. 5. Selecione, individualmente, os campos que deverão ser auditados. IMPORTANTE A seleção de um grande número de processos, operações e, principalmente de campos, pode comprometer a performance do sistema. Por esta razão, recomendamos que esta configuração seja definida com cautela e levando em consideração a real necessidade de sua empresa. 92

93 6. Repita as etapas 4 e 5 para os demais processos que deverão ser auditados. Novidades da Versão 32.73/ Defina o período em que os dados do log deverão ser mantidos no banco de dados. A permanência pode ser de 1 a 12 semanas. Passado o período definido, o Condomínio21 eliminará, automaticamente, os dados armazenados no log. O novo log de auditoria gera cópia dos dados alterados, indicando quem alterou, quando, o conteúdo do campo antes da alteração e novo conteúdo. Este procedimento pode aumentar o tamanho do banco de dados, por esta razão é importante que os dados do log sejam eliminados depois de um determinado período. Quanto maior o tempo de permanência, maior pode ser o volume de dados armazenados no log. 8. Defina como deve ser o descarte automático das informações armazenadas no log. O Condomínio21 poderá gerar, automaticamente, um arquivo no formato texto contendo a lista dos dados antes de eliminá-los do log. Para gerar esse backup, escolha a opção Exportar para TXT e excluir do banco de dados. Para não gerar o arquivo de backup, escolha a opção Excluir do banco de dados. 9. Clique no botão Gravar. Será emitida a mensagem conforme a figura abaixo. Depois que o log foi configurado, as operações passarão a ser monitoradas e poderão ser consultadas posteriormente. B Consultando os dados do novo log 1. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta. 93

94 2. Selecione um processo. Os dados do filtro serão modificados conforme o processo selecionado. 3. Preencha os campos do filtro de acordo com a informação que precisa ser rastreada. O Condomínio21 permite que sejam visualizadas todas as informações armazenadas no log, mas também é possível restringir a busca a um determinado campo, como por exemplo, a data de vencimento. 94

95 4. Clique no botão Filtrar para visualizar os dados do log. C Expurgando os dados do novo log manualmente 1. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração. 2. Clique no botão Expurgo. 3. Informe o número de dias que deverão ser considerados para eliminação dos dados do log. 95

96 O Condomínio21 eliminará todos os dados de log gerados com data superior ao número de dias informado na tela. 4. Defina como deverá ser o descarte: gerando um arquivo TXT de backup ou apenas eliminando do banco de dados. 5. Clique no botão Processar. 96

97 6. Se for escolhida a opção Exportar para TXT e excluir do banco de dados, será gerado um arquivo semelhante ao exemplo abaixo. Este arquivo poderá ser visualizado em qualquer aplicativo de edição de texto. Atenção: o arquivo TXT será gerado na pasta LogAuditoria, na pasta de instalação do sistema Condomínio21 97

98 25. Group Reports (Cubo Dinâmico) A partir da versão 32.10/ está disponível um novo relatório de Gráficos e Estatísticas, o Group Reports. O objetivo da nova ferramenta é facilitar a gestão, análise e a visão dos negócios, de uma forma mais estratégica e dinâmica. É uma ferramenta desenvolvida para oferecer o gerenciamento das áreas de Contas a Receber, Contas a Pagar, Orçamento Previsto, Inadimplência, Pessoas, Consumo e Fluxo de Caixa, com cruzamento de dados assim proporcionando uma visão mais estratégica para as análises e não somente na forma de relatórios. São exibidos gráficos comparativos baseados nas visões pré-configuradas pelo Condomínio21 e que são exibidas no momento em que o Group Reports é acessado. Há também a possibilidade de criar novas visões personalizadas para as consultas, dentro do que for mais adequado para a análise de cenário de cada empresa. Essas novas visões poderão ser acessadas a qualquer momento em novas consultas. O resultado das visões pode ser exportado para o Excel e há ainda a opção de imprimir como relatório. Como fazer: 1. Acesse o menu Relatório > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. O Condomínio21 irá exibir o resultado baseado nos dados padrões do condomínio que estiver sendo operado pelo usuário no momento. Por padrão será exibida a visão de Contas a Receber Por Condomínio, como mostra a figura abaixo (Fig. 1). Podem ser inseridos novos dados para consulta nos campos de filtro. A tela será atualizada de acordo com o filtro realizado. 2. Caso queira alterar os campos de exibição no resultado da consulta, basta selecionar os itens na coluna campos à esquerda e eles serão exibidos no campo a direita, já com os dados preenchidos. 3. Para salvar essa nova visão configurada, clique no ícone de Salvar. O Condomínio21 irá exibir a mensagem Deseja salvar a visão configurada? (Fig. 2), clique em Sim e será exibido o campo para inserir o nome da nova visão. Neste momento também é possível escolher uma imagem (ícone) para ser associada à nova visão. (Fig. 3) 98

99 Fig. 2 Fig Após salvar a nova visão, a opção será exibida junto às demais já configuradas. (Fig.4) Fig. 4 99

100 5. Opção de alterar a exibição dos dados em linhas, colunas ou valor: clique com o botão direito do mouse sobre o campo, que não deve estar selecionado, e selecione a opção de Linha, Coluna ou Valor. Ao selecionar uma das opções automaticamente o sistema seleciona o campo e exibe a consulta da nova forma. (Fig. 5) (Fig. 6). Fig.5 Forma de Linha 100

101 Fig. 6 Forma de Coluna Novidades da Versão 32.73/ Opção Exportar dados para Excel: execute o filtro de acordo com os dados desejados, clique no ícone Exportar dados para excel ; será aberta opção de local para salvar a planilha, logo verifique a planilha salva, os dados serão exibidos conforme figura abaixo. (Fig. 7) Fig

102 7. Opção de Imprimir Relatório: execute o filtro de acordo com os dados desejados, clique no ícone Imprimir ; os dados serão impressos de acordo com a figura abaixo (Fig. 8). Fig Opção de Excluir Visão: Selecione uma visão na coluna à esquerda e clique no ícone Excluir. Sistema irá exibir uma mensagem de confirmação, conforme figura abaixo. Após clicar em sim a opção de visão criada, será excluída da lista. (Fig. 9) OBS: Somente podem ser excluídas as visões criadas pelos usuários. As visões pré-definidas do sistema não podem ser excluídas, o ícone Excluir fica desabilitado. Fig

103 26. Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes Nesta versão do Condomínio21, foi disponibilizada opção de integrar por centro de custo. O objetivo é enviar os lançamentos que possuem rateio nos centros de custo da mesma forma para o Gcontábil. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas; aba outros, marque a opção Integrar por Centro de Custo (Fig.1) 2. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Receber; realize lançamento e apropriação por centro de custo; (Fig. 2) 3. Realize a exportação dos dados para o Gcontábil e faça a conferencia dos dados lançados (Fig.3). Os lançamentos visualizados devem estar de acordo com o realizado no sistema Condomínio, por centro de custo. Fig

104 Fig. 2 Novidades da Versão 32.73/ Fig

105 27. Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar A partir da versão a opção Exporta Contábil está presente nas telas de Importação de Contas a Pagar e a Receber. O objetivo é facilitar para o cliente que utiliza a importação de contas via planilha do Excel e que trabalha com o Condomínio21 integrado com o Gcontábil, o envio dos dados já com a informação que aqueles lançamentos serão exportados para o Contábil. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo > Exportações/importações > Importação de Lançamentos Contas a Receber ou Contas a Pagar; selecione arquivos, nome da importação e logo ao lado do campo Código há a opção de Exporta Contábil. Se trabalhar com a exportação para o Contábil, essa opção deve ser marcada antes de executar a importação. (Fig. 1 e Fig. 2) 2. Acesse o menu Consulta > Lançamento de Contas a Receber ou Contas a Pagar; realize filtro referente as contas importadas, selecione um lançamento para alteração e verifique que a opção Exporta Contábil já está marcada de acordo com o que foi selecionado no momento da importação. (Fig. 3) Fig

106 Fig.2 Alterar Lançamento de Contas a Pagar Fig

107 28. Checagem manual ou automática de dados a resgatar do Comunidades Nesta versão foi incluída a opção Verificar automaticamente dados Cadastrais Online. O objetivo é diminuir a lentidão no sistema, pois ao realizar a troca do condomínio, o sistema verifica se há dados a serem resgatados. O novo recurso é um opcional podendo ser ligado/desligado via parâmetro. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações > Aba Online; se a opção for para que o sistema verifique automaticamente, a opção deve estar marcada, caso contrário, se for feita uma verificação dos dados manual, deixar a opção desmarcada. (Fig. 1) 2. Acesse o menu Arquivo > Integrações > Consolida dados alterados no Comunidade21 > Aba Consultar dados; nesta opção é possível realizar a conferência se há dados do Comunidades21 a serem consolidados com o Condomínio21. (Fig. 2) Fig

108 Fig

109 29. Permissão especial para operações críticas A partir desta versão do Condomínio21, passou a ser possível aumentar o nível de segurança para a realização de algumas operações críticas, como o cancelamento de acordos, o cancelamento ou exclusão de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a boletos já emitidos. Com esta nova feature, estas operações somente poderão ser confirmadas no sistema se houver o aval de algum usuário com perfil de alçada superior, como supervisores, gerentes e diretores, por exemplo. Etapas para a configuração e utilização do recurso: 1. Habilitar o recurso que condiciona a execução de alguns processos à liberação através de alçada especial. Se o parâmetro não for habilitado, a execução desses processos continuará acontecendo normalmente, dependendo apenas da permissão padrão de acesso à opção. 2. Definir os usuários que podem ter acesso à opção de Permissões Especiais. Os usuários com acesso a esta opção poderão definir quem tem Permissões Especiais. Por esta razão, recomendamos critério na definição dos autorizados. 3. Definir os usuários que podem ter acesso à opção de configuração de grupos de acesso. Os usuários com acesso a esta opção poderão, consequentemente, conceder a outros usuários (ou a si mesmos) acesso à opção que define quem tem Permissões Especiais (etapa 2). Por esta razão, recomendamos critério na definição dos autorizados. 109

110 4. Identificar os usuários com perfil de alçada superior que serão responsáveis por avaliar a operação que está sendo executada e liberá-la ou não através de seu login/senha. Configurar cada um destes usuários definindo os processos cuja execução eles poderão autorizar. As operações passíveis de bloqueio com liberação através de senha são: cancelamento de acordos, cancelamento ou exclusão de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a boletos já emitidos. 5. Durante a realização de uma operação crítica, se o usuário não tiver perfil de alçada superior, o sistema solicitará uma senha que deverá ser fornecida por um dos usuários autorizados (definidos na etapa 4). Se a senha for válida, o sistema prosseguirá com a operação. Se a senha não for válida, ou seja, se o usuário que a digitou também não for autorizado para fazer aquela liberação, o sistema não permitirá que a operação seja concluída. Como fazer: 1. Arquivo > Configuração do Sistema > Geral > Aba Segurança; selecionar os processos que necessitam de liberação especial. Para não aderir a esta nova funcionalidade, basta manter os processos desmarcados; 2. Acessar Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso; fazer as modificações abaixo com o objetivo de restringir ao Administrador do Sistema o acesso às telas de configuração de permissões: a. Alterar todos os grupos já cadastrados desmarcando a opção Permissões Especiais de todos eles, exceto do grupo Administrador do Sistema. Com esta medida, somente o Administrador poderá definir os usuários que podem ou não modificar as permissões especiais. 110

111 Ao desmarcar a opção Permissões Especiais na tela de Grupos de Acesso (ao lado), os usuários do grupo selecionado não poderão acessar a tela abaixo. b. Alterar todos os grupos já cadastrados desmarcando a opção Grupo de Acesso de todos eles, exceto do grupo Administrador do Sistema. Com esta medida, somente o Administrador poderá conceder ou não acesso à nova opção de configuração de Permissões Especiais. Ao desmarcar a opção Grupo de Acesso na tela de Grupos de Acesso (ao lado), os usuários do grupo selecionado não poderão mais acessá-la. 3. Identificar os usuários que serão responsáveis por avaliar a operação que está sendo executada e liberá-la ou não através de seu login/senha. Configurar cada um destes usuários definindo os processos cuja execução eles poderão autorizar. Para isto, basta selecionar um processo no quadro Processos não autorizados e clicar na seta à direita para que ele seja transferido para o quadro Processos Permitidos. Ao gravar a alteração, esse usuário passará a ter alçada para autorizar, através de sua senha os processos definidos. 111

112 Observação: é possível definir que o usuário é autorizado a liberar um ou mais processos, não necessariamente todos. Desta forma, é possível definir, por exemplo, que somente o gerente de contas a pagar pode liberar um cancelamento ou exclusão de baixa de conta a pagar, e que somente o gerente de contas a receber pode liberar um cancelamento ou exclusão de baixa de conta a receber. Um gerente geral poderia ter permissão para liberar todas as operações. 4. Durante a operação, se o usuário não tiver autorização especial, o sistema solicitará uma senha que deverá ser fornecida por um dos usuários autorizados (definidos na etapa anterior). Se a senha for 112

113 válida, o sistema prosseguirá com a operação. Se a senha não for válida, ou seja, se o usuário que a digitou também não for autorizado, o sistema não permitirá que a operação seja concluída. Exemplos: a) Acordo Cancelamento de Acordo (Usuário sem permissão especial ao processo tenta executar o cancelamento), a senha de permissão especial será solicitada. Caso não seja fornecida a senha ou a mesma não seja válida, sistema exibe a mensagem abaixo. b) Contas a Pagar Cancelar Baixa (Usuário sem permissão especial ao processo tenta executar o cancelamento), a senha de permissão especial será solicitada. 113

114 c) Contas a Pagar Alteração d) Se o usuário tem perfil de alçada superior, a senha não será solicitada durante a execução dos processos críticos, como neste exemplo: 114

115 Cancelamento de Baixa (a senha não foi solicitada) 115

116 Novidades versão 31.86/ Novidades da Versão 32.73/ Inativar fornecedores Nesta versão do Condomínio21, foi disponibilizada opção que permite classificar um fornecedor como Inativo. O objetivo é bloquear a utilização de um fornecedor cadastrado que possua alguma restrição de processo e que não possa ser vinculado às contas a pagar geradas futuramente. Depois que o fornecedor for marcado como Inativo, deixará de ser exibido na lista da tela de lançamento de contas a pagar e, com isso, não será possível gerar uma conta a pagar vinculada a ele. Se este mesmo fornecedor for atualizado novamente e desmarcado como Inativo, voltará a ser exibido na listagem normalmente. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastro > Fornecedores; marque a opção Inativo e clique em Gravar; (Fig.1) 2. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar; clique na opção Novo e insira dados de lançamento; (Fig.2) 3. Selecione a busca pelo fornecedor e verifique que o fornecedor que foi Inativado não consta na lista; (Fig.2) 4. Caso o fornecedor seja atualizado e esteja novamente Ativo (desmarcado como Inativo ) o mesmo volta a ser exibido na listagem; (Fig. 3) Fig

117 Fig. 2 (Fornecedor Inativo) Fig. 3 (Fornecedor Ativo) 31. Ajustes no relatório de Benchmarking O relatório de Benchmarking - Receitas / Custo por m² recebeu ajustes nesta versão do Condomínio21 com o objetivo de melhorar a apresentação das informações. A partir de agora serão exibidos os itens listados abaixo: 1. Termos RECEITAS e DESPESAS antes da listagem das respectivas classes e grupos, visando facilitar a distinção entre esses dois grandes grupos; 2. Classes de contas ordenadas pela descrição (no grupo de despesas e de receitas), conforme seleção no filtro; 3. Apresentação do código da classe de conta antes da descrição quando solicitada a ordenação pelo código; 4. Totais por grupos nas duas colunas CMQ quando o modelo com totais for escolhido no filtro; Como fazer: 117

118 1. Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Benchmarking Novidades da Versão 32.73/

119 119

120 Novidades versão 31.69/ Novidades da Versão 32.73/ Mensagem CNAB na remessa Sicredi Nesta versão do Condomínio21, foi ajustado o cadastro de mensagens CNAB e o layout do arquivo Sicredi para permitir o envio de mensagem no arquivo de remessa. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastro > Mensagens CNAB e cadastre uma mensagem para o banco SICREDI; 2. No menu Baixa/Cobrança > Cobrança CNAB, escolha o banco SICREDI, e clique no botão MENSAGENS; 3. Clique em Dados Gerais e escolha a mensagem que foi criada; 4. Clique em Remessa para gerar o arquivo; 120

121 121

122 33. Alteração do termo Document Group para Group Print Nesta nova versão foi alterado o termo Document Group exibido em algumas telas para Group Print. O módulo Group Print é a solução para grandes e pequenas empresas que buscam economia e agilidade na hora de imprimir, dobrar, envelopar e colar boletos, cartas de cobrança, contracheques, relatórios e documentos em geral, dando maior agilidade ao processo do cliente. Onde foi alterado: 1. Configurações do Sistema > Integrações 2. Cadastro > Condomínio 122

123 3. Relatórios > Contas > Cartas de Cobrança Novidades da Versão 32.73/ Emissão de Boleto 123

124 5. Emissão de Comunicado Novidades da Versão 32.73/ Impressão de Carta de Cobrança 124

125 34. Homologação Banestes - boleto e remessa Novidades da Versão 32.73/ Nesta versão do sistema Condomínio21, foram implementadas alterações para homologação do banco Banestes, conforme solicitado pelo banco para os clientes que o utilizam. Como fazer: 1. Cadastrar uma conta corrente vinculada ao banco Banestes (Para este cadastro de Conta Corrente vinculada ao Banestes, sistema só permite carteira 1,11 e 13); 2. Na guia Outras Configurações da tela de Cadastro de Contas Correntes, marcar a opção Cedente Responsável pela distribuição dos Boletos ; 3. Gerar a remessa e verificar se no arquivo de remessa, na posição 143 a 147 da linha de detalhes, consta o valor para a opção acima marcada, ou para desmarcada; 125

126 Parâmetro Banestes desmarcado 126

127 Parâmetro Banestes marcado Novidades da Versão 32.73/

128 Novidades versão 31.68/ Novidades da Versão 32.73/ Homologação Banco Sicredi Nesta versão do Condomínio21, foi ajustado o cadastro de conta corrente para se adequar ao layout do Banco Sicredi. De acordo com o layout, para a geração do nosso número, 13 é o ano de geração e 2 significa que está sendo gerado pelo cedente. No layout, identifica-se que o código do cedente pode ser de 2 a 9, e o número é reservado para Cooperativa Cedente. Layout da sequência do Nosso Número Como fazer: 1. Acesse opção Cadastro > Conta Corrente > Novo. Cadastre uma conta para o Banco Sicredi; 2. Na aba Outras Configurações, preencha o campo Código do cedente para geração do nosso número. 128

129 3. Em seguida realize emissão de boleto para o Banco Sicredi. 4. Verificar o nosso número no boleto gerado. 129

130 130

131 36. Lançamento por Grupo considerar opção Multiplicar por Nesta nova versão foi adicionado o parâmetro "Aplicar desconto (exceção) sobre valor do lançamento referente à fração" na opção Configurações do Sistema / Financeiro (aba Outros). Este parâmetro foi inserido para que o cálculo seja realizado da seguinte forma: se o parâmetro estiver marcado, sistema calcula (valor x fração) x desconto. Se o parâmetro estiver desmarcado, sistema aplica desconto sobre o valor, como já era realizado. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo > Configurações do Sistema > Aba Outros; 2. Marque o parâmetro "Aplicar desconto (exceção) sobre valor do lançamento referente à fração"; 3. Realize Lançamentos de Contas a Receber pela opção de Grupos para uma unidade com exceção cadastrada e marque também a opção Multiplicar Por, selecionando a fração cadastrada também para a unidade. Cadastro da Fração 131

132 Cadastro da Exceção Lançamento de Conta a Receber: (Realizado lançamento com o parâmetro marcado e outro com o parâmentro desmarcado) 132

133 133

134 37. Boleto CEF padrão Sicob com operação 870 Novidades da Versão 32.73/ Nesta versão, foi implementado recurso para geração de boleto CEF padrão Sicob com operação 870, com nosso número com 16 posições, de acordo com padrão estabelecido pelo banco. O campo AGÊNCIA / CÓDIGO DO CEDENTE da ficha de compensação segue o seguinte padrão: - Formato AAAA.PPP.XXXXXXXX-DV, onde: AAAA: Código da Agência do Cedente PPP: Operação (870) XXXXXXXX: Código do Cedente DV: Dígito Verificador (Módulo 11) Como fazer: 1. Criar conta corrente principal para o condomínio, selecionando Banco Caixa (se não for este banco, o campo Cobrança com Código do Cedente do condomínio fica invisível na configuração); 2. Campo carteira da conta deve ser diferente de 1. Selecionar no padrão CEF a opção SINCO; 3. Selecionar aba Outras configurações e selecionar a opção Usar nosso número com 16 posições ; 4. Acessar Cadastros > Condomínio > Configurações Avançadas, campo cobrança com código do cedente deve ser selecionado. 134

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137 Novidades versão 31.62/ Novidades da Versão 32.73/ Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação. Nesta versão do Condomínio21, a opção de conversão de moeda na geração de boletos passa a considerar para conversão o valor da última cotação cadastrada para a moeda. Desta forma, se não houver uma cotação no mês de referência em questão, o sistema considerará a cotação mais recente. Como fazer: 1. Acesse opção Cadastro > Conta Corrente > Novo. Cadastre uma conta para o banco BIC. 2. Na aba Inf. Conta Internacional, selecione a opção de Conversão de Moeda e cadastre uma conversão. 3. Para verificar o boleto com a conversão, acesse Baixas\Cobranças > Recibos/Boletos. O boleto deve ser o Formato H Internacional. 137

138 OBS: No canto superior direito há a opção de visualizar desde quando essa conversão está vigente. 138

139 39. Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas. Nesta nova versão passou a ser possível trabalhar com a opção de não ratear juros e multas entre as contas, lançando esses valores na conta principal Cobrança Partilhada é um serviço que consiste em distribuir para diferentes contas correntes, os valores referentes a recebimentos de títulos de cobrança. Em resumo, este recurso pode ser utilizado quando se deseja direcionar parte dos recebimentos para contas específicas, em vez de agrupar em uma única conta. Exemplo: boletos compostos por mais de uma classe de contas sendo que os valores de algumas classes (exemplo: taxa de condomínio, consumo e outras despesas) seriam direcionados para uma conta corrente e os valores de outras classes (exemplo: fundo de reserva) direcionados para outra conta corrente diferente. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastros > Condomínios; 2. Clique no botão Configurações Avançadas e na tela que será aberta, vá à aba Cobrança; 3. Marque a opção Utiliza Cobrança Partilhada (Rateio de Crédito) e selecione a conta corrente que será a Conta Principal de Rateio e selecione a opção logo abaixo da conta que é Não ratear acréscimos por atraso 4. Execute o processo de arquivo de retorno. 5. Verificar o log de retorno e cobrança de juros e multos para as determinadas contas 139

140 OBS: Para que as contas sejam direcionadas de acordo com a regra, deve existir a associação de plano de contas e conta corrente. Na tela Relacionar Plano de Contas/Contas Corrente escolha a qual conta corrente a classe do plano de contas será relacionada. Para o processo de Cobrança Partilhada, somente devem ser relacionadas contas correntes do banco Bradesco. 140

141 40. Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência. Nesta versão, foi implementado recurso para que além da descrição da conta de fundo de reserva, seja também exibido o mês de referência, facilitando a identificação dos lançamentos de acordo com as contas e meses. Como fazer: 1. Para que a descrição e o mês de referência sejam exibidos acesse: Arquivo -> Configuração do Sistema -> Financeiro -> Aba Receitas -> marcar a opção "Incluir descrição da classe e mês de referência no lançamento de fundo de reservas". (Fig. 1) 2. Marcar o parâmetro citado acima e também marcar em Editar -> Configuração de Contas -> Aba Contas a Receber -> Cobrar Taxa do Fundo de Reserva. (Fig. 2) 3. Com os parâmetros citados marcados, ao gerar lançamento de contas a receber, a descrição do Fundo de Reserva será exibida e também o mês de referência nas telas de Consulta de Contas a Receber e também na área de composição do Boleto. (Fig. 3) Fig

142 Fig. 2 Fig. 3 Boletos Exemplo da descrição na composição 142

143 Formato B 143

144 Formato F Formato I 144

145 41. Novo layout cobrança registrada SICOOB Novidades da Versão 32.73/ Na versão foi desenvolvido um novo layout simplificado de remessa de cobrança registrada com informações específicas para condomínios. Como fazer: 1. Para que a opção de layout fique editável é necessário que o código do banco seja 756 e esteja selecionada a cooperativa SECOVICRED. Cadastro > Bancos. 2. A seleção do layout utilizado será realizada na tela de cadastro de contas correntes na guia Outras Configurações. Obs.: A ficha de compensação do boleto seguirá o mesmo layout antigo do banco SICOOB. O arquivo de retorno também não sofreu modificações. 145

146 42. Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários s Nesta versão foi realizada alteração para que se permita o envio de boletos e comunicados a vários e- mails. Foi criado um cadastro de s adicionais que serão utilizados para envio de boleto, mantendo, como principal, o já utilizado na versão atual. Essa funcionalidade ajudará a minimizar os relatos de boleto não chegar ao destinatário, aumentando assim a satisfação do condômino e reduzindo o retrabalho nas administradoras. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastro > Pessoas/Proprietários/Locatários, opção de deve estar cadastrada para que se possa acessar a opção s Adicionais ; 2. Em s Adicionais inserem-se os dados e selecionam-se as opções para enviar boleto e/ou enviar comunicado. Portanto, um determinado adicional poderá receber apenas boletos enquanto outro receberá somente os comunicados, se for necessário. 146

147 147

148 Novidades da Versão 31.49/ Novidades da Versão 32.73/ Divisão da tela de configuração do sistema A partir desta versão, a tela de Configuração do Sistema está dividida em outras 3 telas, que referem-se às configurações gerais, configurações dos processos financeiros e das integrações. As novas telas serão acessadas através de um submenu com as opções Geral, Financeiro e Integrações. Desta forma, a configuração do sistema será facilitada por restringir os parâmetros que foram agrupados por assunto em telas especificas, melhorando a usabilidade e identificação dos itens. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo Configuração do Sistema 2. Selecionar a opção Geral ou Financeiro ou Integrações 3. Poderá verificar que de acordo com a opção serão exibidas as subdivisões conforme o assunto: 148

149 Opção Geral Novidades da Versão 32.73/ Opção Financeiro 149

150 Opção Integrações Novidades da Versão 32.73/

151 44. Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber Nesta versão do sistema Condomínio21, foi adicionado o relacionamento de conta corrente à tela de Lançamento Rápido de Contas a Receber em Aberto, para que os dados da conta corrente sejam gravados no momento em que o lançamento é gravado. Desta forma, os boletos serão localizados no retorno do banco de acordo com a conta e o lançamento realizado. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo Ferramentas de Administração 2. Selecionar aba Manutenção Lançamento Rápido 3. Ao inserir dos dados de lançamento e gravar, o sistema gravará no banco também os dados da conta corrente. 151

152 152

153 45. Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da classe como descrição padrão. Na atual versão liberada do Condomínio21, o sistema poderá exibir no campo descrição do lançamento, a descrição da classe de Fundo de reserva quando é efetuado o rateio. Exemplo: Fundo de reserva sobre Taxa de Condomínio. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo Configuração do Sistema Financeiro 2. Selecionar aba Receitas Incluir descrição de Fundo de Reservas automático no Lançamento 3. Logo em seguida realize os lançamentos. As descrições serão exibidas. 153

154 154

155 46. Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição Na versão , o campo descrição da tela de Previsão de Orçamento Contas a Pagar, está sendo exibido no balancete para facilitar a identificação dos lançamentos de parcelas. Como fazer: 1. Acesse o menu Editar Previsão de Orçamento Contas a Pagar 2. Inserir dados para lançamento e informação no campo Descrição e gravar; 3. Gerar boleto referente a este lançamento e verificar a descrição na área de Previsão de Orçamento Mensal de Despesas ; 155

156 47. Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora Foi incluída uma opção que permite exibir e alterar uma descrição adicional na tela de Lançamento de Contas de Serviços. A inclusão do campo facilita também a identificação de itens de lançamento e o detalhamento dos mesmos. Como fazer: 1. Acesse o menu Editar Lançamento de Contas de Serviços 2. Marcar a opção Adicionar automaticamente a descrição adicional 3. Com esta opção marcada, o sistema irá buscar os dados da descrição da tela de Cadastro > Serviço, onde houver uma descrição preenchida, que também poderá ser editada na tela de Lançamento. 156

157 157

158 48. Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas Foi criado um novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas. O boleto no formato E padrão mantém-se com 9 linhas na área de composição. Como fazer: 1. Acesse o menu Baixas/Cobranças Recibos/Boletos; 2. Selecionar a opção Boleto Laser, e o modelo Formato E Composição Reduzida ; 158

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160 49. Imprimir log de envio de boletos e comunicados A partir desta versão do Condomínio21, é possível realizar a impressão dos itens listados na tela referente ao Log, assim como seus detalhes. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo Log Consulta boletos ou Consulta Comunicados; 2. Inserir os dados e acionar opção Filtrar; 3. Clicar em um item que deseja ver o detalhamento e selecionar a opção de imprimir. 160

161 50. Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança A partir da versão , os relatórios de Nada Consta e Carta de Cobrança passaram a contar com o filtro "Não mostrar valores zerados e negativos". Este filtro, que já existia no relatório de Inadimplência, deve ser configurado na opção de Configurações de Sistema. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo Configuração do Sistema Financeiro Aba Receitas; 2. Selecionar a opção de Apuração da Inadimplência em relatórios ; 3. Selecionar uma das opções disponíveis conforme abaixo; Opções do novo parâmetro: a) Não mostrar valores zerados e negativos: o filtro ficará marcado como padrão e não poderá ser alterado pelo usuário durante a emissão do relatório b) Mostrar valores zerados e negativos: o filtro ficará desmarcado como padrão e não poderá ser alterado pelo usuário durante a emissão do relatório c) Usar filtro avançado e escolher durante a emissão dos relatórios: o filtro ficará desmarcado como padrão e poderá ser alterado pelo usuário durante a emissão do relatório, tal como já funcionava nas versões anteriores do Condomínio

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163 Realizar Lançamentos para verificar valores exibidos ou não no relatório; Novidades da Versão 32.73/

164 Emitir o relatório com a opção Não mostrar valores zerados e negativos desmarcada: o sistema irá exibir os valores negativos no relatório. >> Relatório de Inadimplência 164

165 >> Relatório de Inadimplência Consolidada 165

166 >> Relatório de Nada Consta 166

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168 >> Relatório de Carta de Cobrança Novidades da Versão 32.73/

169 Novidades da Versão 32.73/ Emitir o relatório com a opção Não mostrar valores zerados e negativos marcada: o sistema não irá mostrar os valores negativos >> Relatório de Inadimplência 169

170 >> Relatório de Carta de Cobrança Novidades da Versão 32.73/

171 51. Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô A versão possui nova integração para o tipo de pagamento FGTS. O objetivo é coletar o número do lacre de conectividade social do Condomínio para que possa ser transferido ao GBorderô e enviado ao banco através da remessa de pagamentos. Estas informações estão sendo exigidas para o pagamento de FGTS através do banco Santander. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastros Condomínios 2. Inserir dados nos campos Lacre Conectividade Social e DV e selecione a opção de gravar; 3. Crie lançamentos de contas a pagar referente ao FGTS; 4. Exporte-os para o Borderô: Baixas/Cobrança > Exportação Borderô. 171

172 Após ser exportado, sistema grava no banco os dados do conectividade, conforme pode ser visto abaixo. 172

173 Novidades da Versão 31.33/ Novidades da Versão 32.73/ Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto formatos C e E Médio A partir desta versão o tamanho da fonte no campo do número do endereço no boleto de formatos C e E Médio está maior. Facilitando assim a identificação do número da unidade ao receber o boleto e disponibilizar o mesmo ao seu devido condômino. Como fazer: Baixa/Cobrança > Recibo/Boleto 1. Acesse o menu Baixa/Cobrança Recibo/Boleto 2. Selecionar na opção de Boleto Laser o formato C e E médio 3. Selecionar uma unidade para visualização do boleto. 173

174 53. Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais Na atual versão liberada do sistema Condomínio21, foi atualizado o número de casas decimais permitidos nas telas de Serviços e Consumo de Serviços. Sistema agora permite o cadastro com 6 casas decimais, no campo valor. Como fazer: Leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais. 1. Acesse o menu Cadastros Serviços Cadastre no campo valor um valor com 6 casas decimais e grave 2. Acesse o menu Editar Leituras/Consumos (Serviços), selecione um serviço e preencha o valor com 6 casas decimais e selecione o botão gerar. Sistema irá gerar os dados da leitura com as 6 casas decimais; 3. Em seguida, acesse o menu Lançamento de contas de serviço Item Serviço e clique na opção de Calcular Serviços. 174

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176 OBS: na tela acima pode ser visto os valores do serviço e o consumo com 6 casas decimais, porém para o calculo e exibição, o valor total é exibido com 2 casas decimais. No relatório fica a critério do usuário escolher com quantas casas decimais o mesmo será exibido. 176

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178 Novidades da Versão 31.29/ Novidades da Versão 32.73/ Numeração por faixa Unicred e Sicred A partir desta versão será possível o cadastro de faixa numérica para contas correntes de cooperativas Unicred e também do banco Sicred. Foi criado o cadastro de faixa numérica que possibilita separar da numeração geral a numeração de determinado condomínio. Essa configuração é feita para a conta principal na tela de Configurações Avançadas do condomínio aba Cobrança Avançada. Como fazer: Numeração por faixa Unicred ou Sicred 1. Acesse o menu Cadastro Condomínio Configurações Avançadas Cobrança Avançada 2. Marcar a opção Faixa Numérica Definida: OBS: Para que a opção acima seja exibida, a conta relacionada ao condomínio deve estar selecionada como principal. Imagem abaixo. 178

179 55. Homologação CEF padrão Sinco Na atual versão liberada do Condomínio21, foi atualizada a geração de boletos Sinco, carteira 14 cujos nossos números eram iniciados por 80. No layout atualizado da CEF, o campo nosso número para cobrança sem registro deve iniciar agora por 82. Como fazer: homologação CEF padrão Sinco 1. Acesse o menu Cadastro Conta Corrente, opção de carteira para deve ser 14 e o padrão CEF deve ser SINCO 179

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181 Novidades da Versão 31.28/ Novidades da Versão 32.73/ Filtro de contas originais no relatório de inadimplência A partir desta versão será possível realizar a consulta dos relatórios de inadimplência detalhada e consolidada com as opções de Contas Originais e Contas Atuais. Marcando a primeira opção será possível visualizar as contas que deram origem ao acordo. Os relatórios de inadimplência irão exibir os mesmos resultados da consulta de contas a receber, de acordo com o filtro Contas Originais ou Contas Atuais. Como fazer: utilizar opção Exibir Contas Originais 1. Acesse o menu Relatório Inadimplência Detalhada 2. Preencher filtros e marcar a opção Exibir escolher Contas Originais para visualizar as contas que deram origem ao acordo. Observação: A opção Contas Atuais exibirá o relatório considerando a conta depois de realizado o acordo, ou seja, mantendo o mesmo resultado que sempre foi apresentado pelo sistema neste relatório. 181

182 1. Acesse o menu Relatório Inadimplência Consolidada 2. Preencher filtros e marcar a opção Exibir escolher Contas Originais para visualizar as contas que deram origem ao acordo. Observação: A opção Contas Atuais exibirá o relatório considerando a conta depois de realizado o acordo, ou seja, mantendo o mesmo resultado que sempre foi apresentado pelo sistema neste relatório. 182

183 57. Leitura de consumo para unidade vinculada Novidades da Versão 32.73/ A partir da versão 31.28/2.4.72, é possível realizar a leitura de consumo de unidade vinculada também para a opção de consumo por Valor Padrão. A configuração tanto para esta opção quanto para consumo por Faixas deverá ser feita na tela de Configuração de Contas > Consumo/Exceções para cada item (Gás, Água e Energia) separadamente. Como fazer: Configurar opção Permitir leitura de unidade vinculada. 1. Acesse o menu Editar Configuração de Contas Aba Consumo\Exceções; 2. Selecione a opção de Cobrar contas de Gás que assim a opção de Permitir leitura de unidade vinculada será exibida e poderá ser selecionada; Observações: a. No exemplo acima, somente a opção de Permitir leitura de Unidade Vinculada da opção gás está marcada, então a unidade vinculada só irá aparecer na leitura de Gás. Para possibilitar a leitura de água ou energia, basta fazer a mesma configuração nos campos apropriados. b. Para facilitar a configuração, a opção Permitir leitura de Unidade Vinculada foi transferida da tela de definição de valores por faixa de consumo por mês de referência para a tela de configuração de contas. 183

184 3. Configuração da Unidade Vinculada 4. Unidade Vinculada exibida no momento do registro da leitura para gás como foi configurada na tela de contas. 184

185 5. Nas demais leituras a unidade vinculada não é exibida, pois não faz parte de tal configuração. É exibida somente a unidade principal. 185

186 Novidades da Versão 31.17/ Novidades da Versão 32.73/ Editar observação na emissão de DARF A partir dessa versão será possível realizar as alterações/edição do campo Observação ao clicar no botão Ativar Edição. Como fazer: Editar observação na emissão de DARF 1. Acesse o menu Editar Lançamento de Contas a Pagar Novo 2. Lançar contas a pagar tipo imposto DARF; 3. Abrir a tela de Impressão DARF na opção Baixas/Cobrança Impressão DARF, configurar o filtro para selecionar as contas criadas, selecionar uma conta no grid e clicar no botão Ativar Edição. 186

187 Ativar edição: 187

188 4. Verificar se o campo Observação está disponível para edição e digitar o texto que deverá aparecer no campo Observação da DARF a ser impressa. 5. Clicar no botão Ativar Seleção e, em seguida, clicar no botão Gerar DARF. 188

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190 Cancelar uma DARF gerada e verificar se o campo observação fica disponível para edição: Consultar: 190

191 Filtrar conta que foi cancelada: Novidades da Versão 32.73/ Emitir: 191

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193 59. Filtro de tipo de unidade em relatórios Novidades da Versão 32.73/ A partir desta versão do sistema Condomínio21 será possível filtrar tipo de unidade nos relatórios: Unidades do Condomínio, Comunicado, Leitura/Consumo (Gás, Água, Energia), A Receber por Unidade, Inadimplência Detalhada, Inadimplência Consolidada, Carta de Cobrança, Histórico de Sub judice, Acordo, Baixas, Nada Consta, Quitação Anual de Débitos, Histórico de Cobrança, Abonos e Sanções, Processadas por Cobrança CNAB e Baixadas Automaticamente. Como fazer: Filtrar tipo de unidade em relatórios 1. Acesse o menu Relatório Cadastros Unidade Unidades do Condomínio 2. Selecionar um tipo de unidade no filtro, verificar se os dados são apresentados filtrando o tipo de unidade escolhido; Tipo garagem: Unidade C-3061: Filtrar por Bloco: 193

194 3. Emitir um relatório de unidades do condomínio sem filtrar o tipo de unidade, ou seja, deixando o campo em branco. (filtro todo, já que não há a opção em branco) 194

195 As demais telas que possuem a alteração são: Comunicado; Leitura/Consumo (Gás, Água, Energia); A Receber por Unidade; Inadimplência Detalhada; Inadimplência Consolidada; Carta de Cobrança; Histórico de Sub judice; Acordo; Baixas; Nada Consta; Quitação Anual de Débitos; Histórico de Cobrança; Abonos e Sanções; Processadas por Cobrança CNAB; Baixadas Automaticamente. 195

196 Novidades da Versão 31.12/ Novidades da Versão 32.73/ Configuração de margens de relatórios A partir dessa versão será possível configurar margens para os relatórios na tela de emissão destes. Esta funcionalidade está disponível para os seguintes relatórios: Nada Consta, Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancete), Protocolo de Despesas, A Receber por Unidade, Inadimplência Detalhada, Inadimplência Consolidada, Carta de Cobrança, A Pagar por Período, Pagas por Grupo e Classe e Cheques. Como fazer: Emitir relatório configurando a margem na tela 1. Acesse o menu Relatórios Contas Inadimplência Consolidada configure os filtros para exibição da inadimplência desejada. 2. Clique em Configuração: 196

197 3. Na tela Margens Personalizadas, defina o valor para margem superior e para a margem esquerda e clique em Gravar. 4. Será exibida uma mensagem informando ao usuário como proceder caso as margens definidas cortem informações do relatório. 5. Definida as configurações para as margens, clique em Visualizar e o relatório será exibido de acordo com as margens definidas. 197

198 Para os demais relatórios o processo de configuração das margens é o mesmo apresentado nos passos 2 a 4. Caso não queira cadastrar as margens para cada relatório, o sistema assume, no momento da emissão, os valores definidos em Arquivo Configuração do Sistema na aba Documentos. 61. Boleto Unicred Banco do Brasil A partir desta versão do Condomínio é possível emitir boletos para as cooperativas UNICRED com emissão pelo Banco do Brasil. Para isso é necessário possuir o Banco do Brasil (001) cadastrado no sistema e cadastrar uma conta corrente para a cooperativa UNICRED. Como fazer: Cadastrar Conta Corrente do Banco do Brasil 1. Acesse o menu Cadastros Conta Correntes, clique em Novo. 2. Selecione o Banco do Brasil, preencha os campos Agência, Conta, Natureza, Tipo, data de Abertura, Referência e marque a opção Unicred. 3. No combo ao lado, selecione Padrão, preencha nome da Cooperativa/Nome do condomínio, CNPJ, Código da Singular, Agência Fictícia e Código do Convênio. 198

199 4. Clique em Gravar para armazenar o cadastro da nova conta. Após o cadastro da conta corrente, já é possível gerar os boletos 62. Relatório de Benchmarking A versão Corporate do Condomínio ganhou um novo relatório: Benchmarking - Receitas / Custo por m². Este relatório permite que sejam feitas comparações entre receitas e as despesas de um grupo de condomínios também será possível visualizar as receitas e despesas calculadas por metro quadrado de área. Como fazer: Emitir relatório Benchmarking 199

200 1. Acesse o menu Relatórios Gráficos Benchmarking: Novidades da Versão 32.73/ Caso queira emitir para somente para um condomínio, selecione o Condomínio. 3. Se desejar emitir para um grupo de condomínios, marque a opção Todos, e selecione a opção Agrupamento. Em seguida, selecione através do Binóculo o grupo de condomínios: para emitir para um grupo de condomínios é necessário que todos eles possuam o mesmo plano de contas. 4. Para emitir para todos os condomínios, marque a opção Todos. 200

201 5. Informe o período (Mês Inicial e Mês Final) para o qual deseja que o relatório seja impresso, escolha se deseja emitir o relatório por Grupo de contas ou Classe de Contas. 6. Escolha a Situação (Baixada ou Todas), o Tipo de Gráfico (Barras, Colunas, Pizza ou Linhas), a Ordenação (Código ou Descrição) e se serão exibidas as contas por Caixa ou Competência. 7. Clique em Visualizar e será exibido o relatório conforme imagem abaixo: 201

202 202

203 203

204 63. Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos BACEN A partir desta versão do Condomínio21 serão utilizadas as novas nomenclaturas abaixo citadas nos boletos, conforme determinado pelo Banco Central do Brasil por meio das circulares e 3.656, em vigor a partir de 28/06/2013: Beneficiário: antigo Cedente Pagador: antigo Sacado Agencia\Código do Beneficiário: antigo Agencia\Código do Cedente: O texto após literal instruções não padrão: Na mesma linha da literal "instruções", e com o mesmo tamanho de fonte, deve ser inserida a mensagem: INSTRUÇÕES DE RESPONSABILIDADE DO BENEFICIÁRIO. QUALQUER DÚVIDA SOBRE ESTE BOLETO CONTATE O BENEFICIÁRIO.. Importante: a mudança somente pode ser feita para os bancos que já adotaram o novo padrão e exigirá nova homologação dos boletos. 64. Boleto de tributos municipais convênio 857 A partir desta versão do Condomínio21 é possível lançar uma conta de concessionária tendo o código de barras iniciando com 857 e também para outras opções previstas no layout disponibilizado pela FEBRABAN. São exemplos de contas de tributos de concessionárias como (FGTS, IPVA, IPTU, Etc.) Como fazer: Incluir opção para layout disponibilizado pela FEBRABAN. 1. Acesse o Menu Cadastros Condomínio Configurações Avançadas (Aba Outros) 2. Marcar o parâmetro Utilizar leitor de código de barras 204

205 - Cadastrar Código de Barras: - Lançar conta a pagar: 205

206 65. Destaque em negrito de inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso Nesta versão do Condomínio21 está destacada no boleto em negrito a inadimplência, unidade e sacado dos boletos de modelo 'A Frente e Verso' ou 'I Frente e Verso'. Como fazer: Emitir boleto modelo A frente e verso e I frente e verso 1. Acesse o menu Menu Cadastros Condomínio Configurações Avançadas 2. Selecione os parâmetros referente ao modelo de boleto A e I frente e verso: Resumo das contas correntes, Inadimplência Condomínio, Inadimplência de Unidade e Sacado. 206

207 3. Realizar impressão para uma unidade que esteja inadimplente ou que o sacado esteja inadimplente. 207

208 Obs: Para emissão de unidades adimplentes, o sistema permanece da mesma forma, a área não é destacada. 66. Fonte aumentada na consulta de plano de contas A partir desta versão do Condomínio21 a fonte referente a consulta de plano de contas, foi aumentada, facilitando assim a leitura e identificação das mesmas. Como fazer: Consultar plano de contas 1. Acesse o Menu Editar Lançamento de Contas 2. Abrir a tela de Lançamento de Contas a Receber e/ou a Pagar e clicar no botão para selecionar uma classe. 208

209 3. Editar a descrição de uma classe, no plano de contas, colocando o máximo de caracteres permitidos, no momento da consulta o sistema não deve cortar a descrição das classes nas telas de consultas. 209

210 67. Visualizar contas originais de acordos A partir desta versão do Condomínio21 será possível visualizar as contas originais de acordo na tela de consulta de contas a receber e no relatório de contas a receber por unidade. Como fazer: Visualizar contas originais de acordos em Relatório e Pesquisa do Contas a Receber Consulta > Contas a Receber Visualizar contas em aberto de uma unidade na tela de consulta de contas a receber; 210

211 Criar um acordo para uma das contas em aberto; 211

212 212

213 213

214 Visualizar novamente as contas em aberto da unidade na tela de consulta de contas a receber. - Conta com o valor de 49,42 não deve ser exibida: 214

215 Verificar se a conta acordada deixou de aparecer; Novidades da Versão 32.73/ Marcar a nova opção Exibir contas originais; 215

216 Verificar se a conta acordada passa a aparecer no grid; 2. Cancelar o acordo criado; 216

217 217

218 Com a opção Exibir contas originais desmarcada, verificar se a conta volta a aparecer; Relatório > Contas > A Receber por Unidade 218

219 Novidades da Versão 31.06/ Novidades da Versão 32.73/ Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada A partir dessa versão será possível visualizar no relatório de inadimplência consolidada os reajustes aplicados às contas. Como fazer: Emitir relatório de inadimplência consolidada com reajustes 1. Acesse o menu Relatórios Contas Inadimplência Consolidada configure os filtros para exibição da inadimplência desejada. 2. Marque a opção Exibir reajustes no relatório 219

220 3. Clique em Visualizar. Novidades da Versão 32.73/ É possível também emitir relatórios de inadimplência consolidada utilizando reajustes personalizados. Como fazer: Emitir relatório de inadimplência consolidada com reajustes personalizados 1. Acesse o menu Relatórios Contas Inadimplência Consolidada configure os filtros para exibição da inadimplência desejada. 2. Configure as opções de reajuste e marque a opção Exibir reajustes no relatório 220