Implantação do Sistema SIG/UFRN na UNIFESP

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1 Implantação do Sistema SIG/UFRN na UNIFESP Assessoria de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI Maio/2013

2 Assessoria de Planejamento - DTI Planejar e gerenciar as atividades de governança de TI (PETI, PDTI, orçamento, políticas, aquisições, projetos e compliance) Responsável pela inculturação e criação das novas frentes na área de TI para atender a nova realidade da UNIFESP. Responsável: Fábio Magalhães Equipe: Ione Lopes, Ricardo Nogueira, Pedro Canassa, Wagner Bastos, Vicente Medeiros, Cristiane Nogueira, Alex Reipert

3 Principais atividades realizadas Assessoria de Planejamento - DTI Construção do Planejamento estratégico de TI UNIFESP/HSP ; Planejamento e gestão orçamentária de TI; Organização do Programa de capacitação para servidores em TI: 8 cursos realizados nos anos cursos previstos para 2013 Relatórios de auditoria de compliance em TI; Criação de três novos setores no DTI: Contratações de TI, Escritório de Processos institucional e Escritório de Projetos de TI. Estudo de viabilidade, convênio e Projeto de implantação do sistema SIG/UFRN.

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6 Sistema SIG/UFRN São 5 grandes sistemas: SIGPP (Planejamento), SIPAC: (Administrativo), SIGRH (RH), SIGAA (Acadêmico) e o SIGED (Gerenciamento eletrônico de documentos) Preparada para apoiar a descentralização orçamentária e operacional Integrada com os sistemas estruturantes do governo federal Multi-campi Customizável 100% web Adoção do fluxo eletrônico dos documentos e diminuição das pastas de processos.

7 Sistema SIG/UFRN

8 Rede IFES Utilizado em mais de 28 instituições federais, entre estas a CGU, o MJ e o MPOG, além de 19 IFES (última: UFRJ) Rede de cooperação de compartilhamento de problemas e de soluções comuns em legislação, processos e boas práticas de gestão

9 Sistema SIG/UFRN Implantação com um custo razoável num prazo d de 2 anos para a área administrativa e até 4 anos para a área acadêmica; Entrada única de um mesmo dado, independente da quantidade de sistemas internos e externos; Atenderá sem customização: 85% a área de RH e 90% a área administrativa e 50% a área acadêmica, sendo esta sequência como recomendada para implantação. Contém 30x mais funcionalidades com vários módulos e submódulos inexistentes na UNIFESP (exemplos: Infraestrutura, auditoria interna, transporte, bolsas, projetos, entre outros) Contém também portal de informações ao público / intranet / moodle próprio e integração com redes sociais Documentação, manuais, vídeo-aula para todos os sistemas disponíveis

10 Áreas beneficiárias pelo Sistema SIG/UFRN Área rea- fim SIGAA Ensino Graduação Pesquisa Ensino Pós-Graduação Extensão Ensino Extensão Biblioteca Apoio Ensino Aluno Suporte SIPAC SIPAC Patrimônio Contratos Importação Cadastro Administrativo Ensino Tecnologia Ensino da Informação Infra-estrutura Ensino Compras Almoxarifado DGO/Contábil Auditoria Financeiro Protocolo DTI Engenharia SIGRH SIGPP Recursos Ensino Humanos Planejamento Ensinoe Gestão Recursos Humanos Orçamento Planejamento Todas as áreas da UNIFESP serão contempladas!

11 Histórico do sistema SIG na UNIFESP Sistemas de gestão atendiam plenamente o Campus São Paulo Expansão da UNIFESP: Projeto REUNI e pós-reuni Falta de investimento na área de TI: governança e sistemas 2º semestre/2010: Estudo de soluções para sistemas de gestão Maio/2011: Visita Fábio (DTI) na UFRN para conhecimento do sistema SIG Setembro/2011: Workshop e aprovação pela Reitoria / CETI sobre Sistemas de gestão da UFRN Próximos passos: Convênio / contrato com a UFRN para licenciamento do sistema SIG Contratação de empresa de consultoria para implantação do sistema SIG 11

12 Histórico do licenciamento 1º processo: 1915/ Dezembro/2011 a maio/2012 De dezembro/2011 a março/2012: - Termo de cooperação com repasse no valor de R$ 600 mil (Licenciamento + Treinamento negocial + Apoio Negocial) - Procuradoria da UNIFESP reprovou o convênio, considerando que no entendimento para haver um convênio deve haver a consecução de um objetivo comum, e esses serviços para haver repasse de recursos, o correto seria fazer um contrato de prestação de serviço com a UFRN. Abril/2012: - Reitor Prof. Albertoni conversa pessoalmente com a reitora Profa. Angela Paes e houve a sinalização positiva para realizar esse novo modelo que seria a Alteração de Termo de cooperação por contrato de prestação de serviço com a UFRN. 12

13 Histórico do licenciamento 2º Processo 649/ junho/2012 a maio/ Conversa com o Diretor de Sistemas, Sr. Gleydson em 01/06/2012, por telefone, e este sinalizou que seria difícil para a UFRN operacionalizar este modelo e sugeriu que voltássemos para o modelo anterior: Termo de cooperação para licenciamento, porém sem repasse de recursos. - Nesse novo modelo sugerido por ele, a UFRN não prestaria mais nenhum serviço, apenas faria o licenciamento no software SIG a partir desse novo Termo de cooperação e essa nova minuta foi aprovada por nossa Procuradoria. 17/10/2012: Encaminhado documentação referente a esse modelo de convênio por sedex para análise e aprovação da reitora Profa. Angela Paes (não houve retorno oficial) Novembro/2012: Conversa com o novo Diretor de Sistemas, Sr. Paulo Benício. Sinalizou que o convênio sem repasse de recursos não seria aprovado. UFRN está preparando novo modelo de Termo de cooperação com novo valor de licenciamento baseado pelo tamanho de instituição (outras novas 17 instituições aguardam Portaria da UFRN além da UNIFESP) 13

14 Histórico do licenciamento 3º Processo xxx/2013 aguardando abertura desde 16/05/2013 Fevereiro/2013: - Nova reitoria UNIFESP toma posse Março/2013: - Nova resolução UFRN para transferência da tecnologia SIG/UFRN (Resolução nº 5/2013-CONSAD) Abril/2013: - Solicitação da Profa. Soraya Smaili para retomada do projeto - Leitura e estudo pelo DTI e Procuradoria da UNIFESP sobre a Resolução nº 5/2013-CONSAD Maio/2013: - Abertura de processo solicitando parecer jurídico da Procuradoria da UNIFESP para realização do projeto SIG/UFRN a partir da nova Resolução 14

15 Resolução nº 5/2013-CONSAD da UFRN Fixa normas para disciplinar o relacionamento entre a UFRN e os interessados na transferência e utilização dos Sistemas Integrados de Gestão (SIG) da UFRN. A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE..., CONSIDERANDO a necessidade de normatizar a atuação da UFRN e eventuais instituições públicas parceiras;... CONSIDERANDO o objetivo da UFRN e dos parceiros da Rede Pública de Ensino Superior, Técnico e Tecnológico de integrar os sistemas SIG-UFRN aos sistemas do Governo Federal; CONSIDERANDO a necessidade de se estabelecerem normas para disciplinar os procedimentos operacionais, orçamentários e financeiros relacionados à transferência dos Sistemas SIG-UFRN em conformidade com os perfis de interesse dos órgãos públicos envolvidos,... R E S O L V E: Art. 1 o Ficam aprovadas as normas que regulamentam a celebração de acordos, convênios ou termos de cooperação que tenham por objeto as transferências de tecnologias dos Sistemas SIG-UFRN. Art. 2 o Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação. Reitoria, em Natal, 07 de março de 2013 Ângela Maria Paiva Cruz REITORA

16 Contrato com a UFRN Celebração de um contrato de prestação de serviço com a UFRN, baseada na Lei nº 8.666/1993, art. 25 e art. 26, para realização da transferência da tecnologia SIG/UFRN para a UNIFESP - contemplando os seguintes serviços: Acesso ao repositório de código e documentações dos sistemas SIG-UFRN; Treinamento de negócio através de videoconferência Apoio de negócio.

17 Contratação de empresa para apoiar na implantação Entendendo que a UFRN não implanta os sistemas, sendo esta de responsabilidade de cada instituição interessada (conforme Anexo I da Resolução nº 5/2013-CONSAD), justificamos a contratação através de licitação de empresa especializada na prestação dos serviços abaixo: Instalação do sistema; Apoio à implantação; Sustentação do sistema em produção; Treinamento tecnológico / consultoria nas tecnologias; Apoio tecnológico presencial; Manutenção evolutiva / customização / migração de bases de dados dos sistemas legados da UNIFESP.

18 Contratação de empresa para apoiar na implantação Dificuldades de outras IFES Grande diminuição no prazo d / rapidez do mercado Garantia de suporte Transferência de tecnologia Mudança do foco: equipe interna - sair do operacional / técnico para atuar no nível tático / negócio. Alguns problemas DTI: Quadro reduzido de colaboradores em TI As equipes de TI encontram se fragmentadas em vários pólos (DTI, Pró reitorias, campi) Equipe DTI toda focada nos sistemas legados Falta de conhecimento nas diversas tecnologias

19 Tecnologias, ferramentas e conhecimentos envolvidos no SIG

20 Papeis da UNIFESP no projeto Gestão e coordenação do projeto Fiscalização do contrato com a UFRN e da empresa especializada na implantação Acompanhar a empresa terceirizada em todas as fases Mapeamento dos processos de negócio Análise de requisitos de novas funcionalidades Saneamento de dados Definição dos sistemas que serão migrados Monitoramento dos sistemas Suporte técnico ao usuário final Treinamento dos usuários finais

21 Novos perfis na UNIFESP Além disso, novos perfis estão sendo desenhados, com capacitações já em andamento para atender esta nova demanda: Gerencial Gerente de projetos / controller; Fiscal Técnico; Negocial Analista de processos de negócios ou de TI; Analista de requisitos / analista de negócios; Analista de ponto de função; Analista de Business Inteligence - BI / indicadores estratégicos; Equipe de sistemas legados; Instrutor para cursos de capacitação; Infraestrutura Suporte Administrador de banco de dados PostgreSql; Analista de segurança da informação; Administrador WEB / rede / infraestrutura / operação dos sistemas; Técnico de videoconferência; Analista de Suporte.

22 Tempo estimado para implantação Áreas de negócio 1º ano 2º ano 3º ano 4º ano 5º ano Secretaria de Gestão com Pessoas Implantação Consolidação Administrativo - 1º. Parte: Gestão orçamentária, Contratos, patrimônio, almoxarifado, protocolo, compras Consolidação Administrativo - 2º. Parte: Planejamento orçamentário, liquidação de despesas, faturas Diagnóstico Consolidação Administrativo - 3º. Parte novos módulos: Auditoria, Eleições, bolsas, Gerenciamento eletrônico de documentos Diagnóstico Diagnóstico Consolidação Pró-Reitoria de Planejamento (incluindo Engenharia / Infraestrutura) Diagnóstico Consolidação Portal, intranet, site institucional, memorando eletrônico, boletim de serviços Consolidação Acadêmico (parte comum) Implantação Consolidação Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa Diagnóstico Consolidação Pró-Reitoria de Graduação Diagnóstico Consolidação Pró-Reitoria de Extensão Diagnóstico Consolidação Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis Diagnóstico Consolidação Secretaria de Ensino à Distância, ambientes virtuais de aprendizagem Diagnóstico Diagnóstico Consolidação

23 Orçamento previsto para o projeto Por ano: 0,4 milhões: Contrato UFRN 1,0 milhões: Empresa para apoiar na implantação 1,4 milhões: Total ano (cerca de 10% do orçamento de TI da UNIFESP) Total em 5 anos: 7 milhões

24 Lição de casa realizada pela UNIFESP Programa de capacitação de TI (governança e sistemas): 8 cursos foram realizados desde : 7 cursos em andamento Cursos mais técnicos previstos para os próximos anos Planejamento e gestão de projetos de TI: Planejamento detalhado do projeto DTI está realizando dois projetos pilotos com uso de nova metodologia de gestão de projetos Estudo orçamentário do projeto Construção do termo de referência e consulta inicial com o mercado Processos de TI / Sistemas: Definição de políticas e criação de novos processos de trabalho, adotando boas práticas e padronizando documentos para uso comum a todas as equipes da UNIFESP na área de sistemas.

25 Portfólio de Projetos SIG na UNIFESP

26 Portfólio de Projetos SIG na UNIFESP

27 OBRIGADO! Marcello Di Pietro Diretor Departamento de Tecnologia da Informação DTI Fábio Magalhães Assessor de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI

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