ESPECIFICAÇÕES BÁSICAS PARA AQUISIÇÃO DE SERVIÇO /6319 Serviço Especializados na Área de Biblioteconomia.

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1 ESPECIFICAÇÕES BÁSICAS PARA AQUISIÇÃO DE SERVIÇO /6319 Serviço Especializados na Área de Biblioteconomia. 1 - Justificativa da contratação: - Para atender a demanda da FUNED, na guarda de seus documentos devido à falta de espaço adequado e face ao crescente aumento de documentos. - Da massa documental acumulada não é possível fazer o descarte de nenhum, por se tratarem de documentos contábeis aguardando aprovação pelo tribunal de Contas e também de documentos de pessoal que tem um período de guarda de 100 anos. 2 - Definição do objeto¹: - Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de armazenamento de documentos, objetivando a guarda de aproximadamente (vinte e quatro mil) caixas box, no tamanho (Comprimento 36 cm X Altura 24 cm X Largura 14 cm) tipo papelão as quais parte já se encontram disponíveis para guarda, devendo serem recolhidas, acondicionadas, cadastradas e transcritas para o sistema informatizado da CONTRATADA. - A CONTRATADA deverá fornecer à FUNED, (oito mil) containeres ( 20 kg) para acondicionamento do acervo já existente. As demais remessas de documentos deverão ser pagas de acordo com os preços previstos na proposta comercial. - Os containeres deverão ser de papelão reforçado, tipo padrão, em tamanho suficiente para o acondicionamento de 03 (três) caixas box, que serão lacrados com fita gomada. 3 - Documentos²: - Alvará do Corpo de Bombeiros da área na qual os documentos serão arquivados (AVCB). - Declaração do responsável técnico pelas instalações elétricas, de que as mesmas atendem às normas técnicas. - Comprovação do controle biológico de pragas para os últimos 12 (doze) meses. - Comprovação de instalação do sistema de detecção de fumaça e circuito interno de tv. - Certificado de treinamento de brigada de incêndios, com prazo inferior a 12 (doze) meses, emitido por pessoal credenciado pelo CBMG Corpo de Bombeiros de Minas Gerais. - Declaração válida por firma especializada de manutenção periódica dos extintores. - Comprovação da existência de pelo menos 01 (um) profissional da área de biblioteconomia no quadro permanente da empresa legalmente habilitado junto CRB/MG (6ª região). - Comprovante de registro ou inscrição da licitante no Conselho Regional de Biblioteconomia. - Monitoramento eletrônico por 24 horas. - Comprovação de aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível com o objeto presente processo por meio da apresentação de, no mínimo 02 (dois), atestados de desempenho anterior, fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprobatório da capacidade técnica para atendimento aos serviços a que se refere o objeto do presente com indicação da qualidade na prestação dos serviços e cumprimento das condições pactuadas. 4 - Critérios de aceitabilidade do objeto: - A prestação de serviço de Guarda e Armazenamento de Documentos da Fundação Ezequiel Dias, conjugado com os serviços de administração e gestão informatizada de arquivos inativos conforme termos abaixo: - O galpão para armazenamento deve estar localizado no município de Belo Horizonte e da grande BH, distante, preferencialmente, no máximo 20 (vinte) KM da FUNED, objetivando maior agilidade na recuperação e Economicidade nos trajetos. - As caixas devem ser identificadas por etiquetas especiais e códigos de barras que permitam a sua Identificação por leitoras ópticas. - As caixas devem ser acondicionadas em prateleiras de estrutura metálica e a altura mínima do Solo deve ser de 20 cm. Revisão 00 07/03/2013 Página 1 de 1

2 - Devem ser fornecidos pela FUNED inventários pré-impressos ou eletrônicos para o cadastro do conteúdo dos documentos, constantes nas caixas box. - o software de gerenciamento deverá possuir controle on-line, através do código de barras e os relatórios gerenciais deverão permitir o controle e localização imediata das caixas, inclusive o registro de entrada e saída das mesmas. - Todo o acervo documental da FUNED deverá ser catalogado e disponibilizado para consultas on-line 24 horas por dia, assim também como a consulta ao histórico de movimentação. - O transporte das caixas para guarda no arquivo externo será de responsabilidade da CONTRATADA, com movimento de envio e recolhimento de 03 (três) vezes por semana ou de acordo com a demanda da FUNED. - A CONTRATADA deverá, quando solicitada, enviar fax ou fotocópias de documentos arquivados à CONTRATANTE. - A prestação dos serviços inicia-se com a solicitação da FUNED para recolhimento de documentos que deverá ser atendida pela CONTRATADA num prazo máximo de 12 (doze) horas. - As folhas de inventário serão cadastradas pela CONTRATADA em programa informatizado especialmente desenvolvido para o adequado gerenciamento dos serviços, sendo que a CONTRATADA tornará disponível o acervo para consultas on-line. - A FUNED indicará as pessoas autorizadas a terem acesso às caixas, as quais deverão preencher o cartão de assinaturas, para a devida conferência quando das solicitações de consulta. A manutenção da lista de usuários autorizados (inclusão, alteração e exclusão de nomes) é de responsabilidade da FUNED. - A FUNED poderá fazer consultas ao seu arquivo a qualquer momento, devendo para tanto preencher o formulário eletrônico específico de consultas e encaminhá-lo, via , à CONTRATADA, para em seguida receber as caixas solicitadas. - Toda a manipulação dos containeres será efetuada exclusivamente pelo pessoal da CONTRATADA, limitando-se as suas responsabilidades a essa tarefa, bem como na conservação dos mesmos. 5 - Prazo de execução do serviço: - O Contrato a ser firmado será pelo prazo de 12 meses, podendo ser prorrogado por até 60 meses de acordo com disposto na Lei 8666/ Cronograma físico-financeiro: A) IMPLANTAÇÃO INICIAL E TRANSFERÊNCIA item especificação unidade Aquisição de cartonagem Catalogação/inventário Simples Movimentação interna de 1ª internação Implantação de Software Movimentação Externa Transporte Inicial quantidade prevista valor unitário ocorrência no ano valor total anual ,00 trabalhada , ,00 Por usuário , ,00 Sub-total (A): 0,00 Revisão 00 07/03/2013 Página 2 de 2

3 B) ARMAZENAGEM E SERVIÇOS EXCEDENTES item especificação unidade 6 Armazenagem 7 8 Movimentação para Retirada da Prateleira Movimentação para Devolução na Prateleira 9 Movimentação Urgente 10 Pesquisa Padrão 11 Pesquisa Padrão Urgente 12 Digitalização Por Demanda 13 Intercalação 14 Rearquivo Movimentação Externa de Coleta (Transporte) Movimentação Externa de Entrega (Transporte) Movimentação Externa Urgente (Transporte) Reserva de espaço na Sala de Consultas 19 Cópias Xerográficas por mês documento pesquisado documento pesquisado por página digitalizada por documento intercalado por documento rearquivado quantidade prevista valor unitário ocorrência no ano valor total anual , , , , , , , , ,00 por viagem ,00 por viagem ,00 por viagem 1 1 0,00 por turno (manha/tarde) utilizado por página copiada , ,00 Sub-total (B): 0,00 Valor Global do Contrato por 12 (doze) meses (A + B): 0, Condição de pagamento³: - O pagamento será feito mensalmente. A nota fiscal deverá ser emitida, no 1º (primeiro) dia útil do mês subsequente a execução do serviço. Após o aceite pela Funed, o pagamento será efetuado em até 30 (trinta) dias úteis. Revisão 00 07/03/2013 Página 3 de 3

4 8 - Deveres do(a) contratado(a): - Guarda e armazenamento de documentos em caixas especiais de papelão, padronizadas nas dimensões de 480 x 350 x 250 mm, com capacidade para folhas tamanho A4 ou 20 kgs. - Galpão para o armazenamento deve possuir aprovação das instalações pelo Corpo de Bombeiros e com as seguintes alterações: Área exclusiva para a guarda e recuperação de documentos, sem risco de inundação; Área que circunda os prédios deverá ser murada ou possuir obstáculo/barreira que impeça o acesso de pessoas ou veículos não autorizados, bem como dispor de serviço de vigilância patrimonial e operacional 24 (vinte e quatro) horas por dia; Sistema de vigilância patrimonial eletrônico, com alarme sonoro no local e na central de controle, sistema de alarme de intrusão através de sensores internos (Detecção de movimento, abertura) e externos (infravermelho), monitorados por meio de transmissão variados; Extintores manuais em todas as dependências, observadas as disposições da legislação vigente; Sistema de detecção de fumaça com monitoramento ininterrupto e reservatório com volume água e bomba de recalque que permita combater focos de incêndio por, no mínimo, 30 (trinta) minutos; Comprovação de instalação de sistema de proteção contra descargas atmosféricas (para-raios); Monitoramento do ambiente interno e externo por meio de circuito interno de televisão, que possibilite a filmagem do ambiente em que estará armazenado o acervo; Controle biológico permanente, através de fumigação, dedetização, desratização e descupinização, realizado mensalmente, por empresa especializada; Condições adequadas de limpeza e higiene dos ambientes de armazenamento; Brigada de incêndio emitida por pessoal credenciado pelo Corpo de Bombeiros; Sistema de controle de acesso informatizado ao local de armazenamento, com registros de foto do visitante. - Caixas deverão ser acondicionadas em prateleiras de aço, seladas com fita gomada. - Caixas deverão ser identificadas por etiquetas especiais que permitam a sua identificação por leitoras ópticas. - Deverá ser fornecido inventários pré impressos para o caderno do conteúdo das caixas, contendo campos que tenham características suficientes para a sua completa identificação. - A CONTRATADA será a responsável pela transcrição dos dados para o seu sistema informatizado. - Software de gerenciamento e controle de caixas deve permitir: localização imediata das caixas e de seus conteúdos; controle informatizado de acesso aos documentos; check in e check out das caixas através de código de barras; controle on line de movimentação da documentação, com o histórico dessa movimentação; relatórios gerenciais e estatísticos, principalmente referente a volumetria (de caixas, documentos, etc.); controle da temporalidade documental; o sistema deverá ter garantia de funcionamento ininterrupto durante todo o período de vigência do contrato; No caso de paralisação temporária de acesso via internet, a empresa contratada deverá possuir plano de contingência que possibilite a utilização de outros meios de comunicação, tais como telefone ou facsímile, para envio das solicitações; o sistema deverá permitir o controle unificado de acesso dos usuários por meio de login e senhas, pessoais e intransferíveis, com possibilidade de definir diferentes níveis e tipos de permissão de acesso, incluindo acesso administrativo para adicionar ou excluir usuários e modificar as permissões de acesso; a empresa contratada deverá fornecer serviços de suporte ao sistema, tanto o suporte aos usuários quanto o suporte técnico/gerencial, indicando ao menos um número telefônico e um para contato direto, política de backup dos dados referente ao material custodiado, com a guarda das mídias contendo esses dados em sala cofre climatizada, com controle de umidade e acesso. - Software específico que permita a consulta de sua base de dados via internet permitindo a CONTRATANTE: solicitar a coleta de caixas/documentos; efetuar consultas para fins de retirada de documentos; emitir relação dos números dos documentos arquivados em cada caixa; obter Revisão 00 07/03/2013 Página 4 de 4

5 relatórios contendo o histórico dos serviços prestados e das movimentações referentes aos documentos arquivados e retirados; emitir guias ou ordens de serviço para devolução de documentos. - Controlar o recolhimento de documentos nos locais de acesso através de: pessoal especializado para treinamento e inventariamento dos documentos; frota própria para transporte de documentos. - A empresa CONTRATADA deverá tornar disponível, quando necessário, espaço em área contígua ao local de armazenamento dos documentos, para que prepostos da CONTRATANTE possam fiscalizar e acompanhar a execução do contrato ou consultar documentos arquivados. - Os serviços de desarquivamento serão solicitados, preferencialmente, através da internet. Os documentos retirados (solicitados) deverão ser entregues acompanhados mediante protocolo de entrega. - A empresa CONTRATADA deverá manter, durante a vigência do contrato: serviço de fotocópias de documentos e serviço especializado de transporte de documentos. 9 - Deveres do contratante: - Realizar os pagamentos devidos à CONTRATADA, nas condições estabelecidas. - Fornecer à CONTRATADA documentos, informações e demais elementos que possuir, pertinentes à execução do contrato; - Exercer a fiscalização do contrato Procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato: - Compete ao Gestor do Contratado acompanhar e fiscalizar a execução através do Contrato, através do SAO Serviço de Apoio Operacional, bem como conferir e atestar as Notas Fiscais/Faturas emitidas, observando o número do contrato, da Autorização de Fornecimento e a UPG que arcará com os custos da prestação de serviço. 1 - De forma precisa, suficiente e clara, vedadas as especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição; 2 - Elementos ou documentos técnicos indispensáveis para a perfeita caracterização do objeto; 3 - Observar as regras do art. 5 e seu 3, e no inciso XIV do art 40, da Lei Federal n 8.666, de Revisão 00 07/03/2013 Página 5 de 5