LOGSOFT SISTEMAS. Manual do Usuário: Aplicativo LogFinanças versão Compatível com Microsoft Excel 2007 com SP3 / 2010 / 2013

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1 LOGSOFT SISTEMAS Manual do Usuário: Aplicativo LogFinanças versão Compatível com Microsoft Excel 2007 com SP3 / 2010 / 2013 Sistemas Operacionais Windows XP / Vista / 7 / 8 / 8.1

2 LOGFINANÇAS CONTROLE FINANCEIRO LOGFINANÇAS foi desenvolvido por LogSoft Sistemas. Para maiores informações visite Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta documentação pode ser reproduzida, armazenada num sistema de recuperação ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, eletrônico, mecânico, fotocópia, gravação, digitalização ou de outra forma, sem a permissão por escrito do autor. LogSoft Sistemas reserva-se o direito de alterar qualquer parte deste documento sem aviso prévio. REV. 04/03/2014 2

3 Sumário Instalando o Aplicativo LogFinanças... 4 Procedimento Inicial... 4 O que significa Versão Trial?... 4 Primeiros Passos... 5 Guia Cadastro... 6 Cadastro do Cartão de Crédito... 7 Cadastro de Conta Corrente... 7 Cadastro de Contatos... 8 Cadastro do Grupo de Contas... 9 Cadastro do Plano de Contas... 9 Guia Lançamentos Incluindo Lançamentos de Débito e Crédito Consultando Lançamentos de Débito e Crédito Alterando Lançamentos de Débito e Crédito Quitando Lançamentos de Débito e Crédito Listar e Quitar Fatura de Cartão de Crédito Guia Inicial Opções da Guia Inicial Botão Config (Configurações) Botão Resumo Cheques e Resumo Despesas Botão Relatórios Botão Sobre Botão Trocar BD Botão Encerrar Guia Dicas

4 Instalando o Aplicativo LogFinanças O LogFinanças foi desenvolvido em VBA para o Excel, sendo assim é fundamental que o computador possua o Microsoft Excel e as versões compatíveis são 2007 com SP3, 2010 e 2013 e o sistema operacional Windows nas versões XP, Vista, 7, 8 e 8.1. Primeiramente faça o download do arquivo LogFinancas_Trial.zip, através do site salvando-o em qualquer pasta de sua escolha em seu computador. Conteúdo do arquivo compactado (LogFinancas_Trial.zip): Instrucoes.txt => Contém as instruções de uso; LogFinancas.exe => Executável do aplicativo, não é um instalador. O arquivo LogFinancas.exe não se trata de um instalador do programa, portanto ele já é o produto final a ser executado em seu computador. Não criamos um instalador, pois do Windows Vista pra frente com a implementação do Controle de Conta de Usuário também conhecido por UAC (User Account Control), alguns usuários que não possuem privilégio de administrador em seus computadores experimentam problemas no momento da execução do programa uma vez que não podem efetuar alterações na pasta C:\Arquivos de Programas ou C:\Arquivos de Programas(x86). Procedimento Inicial Dependendo da versão do seu Windows, você possui a pasta Meus Documentos ou simplesmente Documentos, aconselhamos que crie dentro dessa pasta uma subpasta com o nome de LogFinancas e posteriormente copie o arquivo LogFinancas.exe para dentro dessa pasta, essa é apenas uma dica para manter seu computador organizado e também porque dentro da pasta Documentos seu usuário mesmo não possuindo privilégio de Administrador terá permissão para criar pastas e arquivos sem nenhum problema, mas isso não quer dizer que você não possa criar isso em qualquer outra pasta desejada, fica a seu critério. Feito isso basta dar dois cliques no executável para começar a usar o programa. Uma vez que o programa seja executado ele criará automaticamente um atalho em sua área de trabalho do Windows, então não se preocupe em criar seu atalho, na próxima execução poderá usar esse atalho pra não ter que ir até a pasta onde se encontra o programa, também será criada uma subpasta onde você salvou o executável com o nome de LFBD (LogFinanças Base de Dados) e é dentro dela que por padrão ficará armazenado os dados que serão utilizados pelo programa. O que significa Versão Trial? Versão Trial é uma versão que possui todas as funcionalidades da versão Completa, mas com algumas limitações para que você possa testar o programa gratuitamente e se posteriormente desejar, poderá adquirir a versão Completa com todas as suas funcionalidades e sem nenhuma restrição. As limitações existentes na versão Trial do LogFinanças são: Cadastro de Cartão de Crédito: 002 cartões Cadastro de Conta Corrente: 002 contas Cadastro de Contatos: 005 contatos Cadastro de Lançamentos (Deb, Cred e Invest): 150 lançamentos Cadastro de Plano de Contas: 060 plano de contas Criação de apenas um banco de dados (para controle financeiro de apenas uma pessoa) 4

5 Primeiros Passos Ao executar o programa surgirá uma tela de apresentação, veja que nela tem algumas informações importantes: A senha padrão para que possa acessar a tela de configurações, por hora apenas guarde essa informação, e também as versões do Excel suportadas pelo LogFinanças, clique em continuar. Surgirá a tela abaixo, selecione o item Log Finanças Exemplo e clique em Acessar. Observação: Caso esta janela não apareça e você esteja com outros programas em execução, basta usar as teclas Alt + Tab para alternar entre os programas abertos até encontra-la. 5

6 Nesse momento será mostrada a tela inicial, ainda sem nenhuma informação, clique na guia Cadastro. Guia Cadastro É na guia Cadastro que irá inserir seus cartões de crédito, contas correntes, contatos pessoais, ajustar o grupo de contas existente para o seu uso assim como o plano de contas, comece clicando no botão Cartão de Crédito. Na sequência serão mostradas as imagens das telas dos cinco cadastros disponíveis: cartão de crédito, conta corrente, contatos, grupo de contas e plano de contas. 6

7 Cadastro do Cartão de Crédito Nessa tela informe a descrição do seu cartão, o dia de vencimento do mesmo e clique em Salvar, repita a operação para cadastrar outros cartões, lembrando que na versão Trial é permitida a inclusão de apenas 02 (dois) cartões, na versão Completa poderá cadastrar quantos desejar. Para alterar os dados de um cartão existente, selecione o item desejado na lista, altere o que for preciso e clique em Salvar para gravar sua alteração. O botão Limpar serve apenas para limpar os campos caso estejam com algum texto para que possa efetuar um novo registro. Utilize o botão de ajuda? para saber como excluir um registro. Clique no botão Fechar para poder abrir o próximo cadastro. Cadastro de Conta Corrente Funciona exatamente da mesma forma que o cartão, insira seus dados e clique em Salvar, as funcionalidades dos outros botões também são idênticas. A versão Trial também permite apenas 02 (duas) contas correntes. 7

8 Cadastro de Contatos Na tela de inclusão de Contatos, insira os dados pertinentes e salve através do botão Salvar, utilize o botão Capturar sempre que precisar copiar o endereço de do seu contato e posteriormente utilize as teclas Ctrl + V para colá-lo em outro programa qualquer. Na versão Trial é permitida a inclusão de 05 (cinco) contatos. A tela abaixo será utilizada para consultar todos os seus contatos, ou poderá localizar um determinado contato apenas informando parte do seu nome, ou ainda, poderá filtrá-lo onde os outros serão ocultados ficando visível apenas o nome desejado, também poderá alterar, excluir ou imprimir sua lista de contatos através dessa mesma tela. 8

9 Cadastro do Grupo de Contas O grupo de contas é um sumário de contas que possibilita o agrupamento das contas de acordo com a sua área funcional, as inclusões, alterações e exclusões ocorrem da mesma maneira já explicada nos cadastros anteriores, a única diferença aqui é que além de informar um nome para o Grupo você precisará digitar apenas para fins de entendimento o (-) para grupos à débito e (+) para grupos à crédito, assim como foi feito para DIVERSOS (-) e os outros itens mostrados na imagem abaixo: Dica: Apesar de não ter um limite de grupos, sugerimos que não ultrapasse 12 grupos e que não utilize nomes extensos para não prejudicar a visualização do gráfico que é gerado na tela Inicial do programa. Cadastro do Plano de Contas Para inserir um novo plano de conta você precisará atribuí-lo a um grupo de contas existente, caso queira atribuir a um novo grupo, crie primeiramente o grupo e posteriormente efetue a inclusão da conta, dê uma descrição para sua conta, escolha o tipo desejado (débito, crédito ou investimento), se desejar informe um histórico padrão a ser usado posteriormente nos seus lançamentos, ou deixe o campo vazio. Na versão Trial poderá ser criado 60 Plano de Contas. 9

10 Os respectivos botões servem para Filtrar os registros por um determinado grupo, informar se uma conta está em uso no sistema, e por fim o botão ajuda já mencionado anteriormente. Guia Lançamentos Essa com certeza será a guia mais utilizada no sistema, mas antes de começarmos vamos entender a diferença entre os lançamentos Débito e Crédito e Cheque Pré-datado, o programa não possui um Fluxo de Caixa onde se controla, por exemplo, uma conta corrente com todos os seus débitos, créditos e saldo, porém, podemos controlar a emissão de cheques pré-datados separadamente dos lançamentos de Débito e Crédito e apenas quando efetuar a quitação de um cheque (que ocorre normalmente quando da compensação do mesmo pelo Banco) é que ele sairá da situação de cheque pré-datado e passará a constar automaticamente nos lançamentos de Débito e Crédito. Haverá pessoas que não irão utilizar esse tipo de lançamento Cheque Pré-datado e preferirão lançar seus cheques diretamente como débito onde terão seus valores constantes nos gráficos da guia Inicial, que será visto posteriormente. Incluindo Lançamentos de Débito e Crédito Uma das grandes facilidades do LogFinanças sem dúvida é a habilidade de incluir lançamentos múltiplos (várias parcelas) em apenas um único lançamento, imagine lançar a compra de um automóvel financiado em 48 meses, bastará informar a quantidade de meses e o valor total do financiamento, o Sistema irá incluir os 48 lançamentos de uma única vez já calculando o valor de cada parcela. Imagine agora a necessidade de incluir lançamentos que não tenham seus vencimentos mensais, mas semanais, por exemplo, um pedreiro que costuma trabalhar dessa forma, não tem problema, bastam informar a quantidade de parcelas, o período que no caso será sete dias e pronto, as datas das parcelas serão calculadas com base no vencimento informado na primeira parcela, vamos testar isso agora. Clique no botão Incluir do grupo Lançamento Débito e Crédito para visualizar a tela. 10

11 O fator que determinará se um lançamento será feito a débito ou a crédito será o tipo da conta que você cadastrou no plano de contas da guia Cadastro. Ao clicar no item Plano de Contas, você poderá navegar com o mouse até encontrar o plano desejado que estará agrupado por seu Grupo de Conta e ordenado alfabeticamente por cada Grupo para facilitar a procura, ou ainda, simplesmente digitar o inicio do plano de conta desejado, por exemplo ao se digitar ves será selecionado o item vestuário, a medida que for se familiarizando com os nomes ficará fácil a pesquisa pela digitação ao invés do uso do mouse. Na Opção de Lançamento, escolha qual será a forma de pagamento, se for cartão de crédito ou conta corrente, serão mostrados os campos pertinentes que deverão ser preenchidos, no exemplo iremos optar por cartão de crédito. Uma vez informado qual o cartão desejado, escolha o mês e ano de vencimento, repare na imagem que o campo Vencimento já se auto preencheu com a data 05/02/2014, o dia 05 foi informado no momento que o cartão foi cadastrado e agora essa informação é utilizada aqui, continuando informe a data da compra (não precisa digitar a /, informe apenas os números). 11

12 Imagine que irá pagar essa compra em 04 (quatro) parcelas. Clique no botão com a letra P aparecerá outra janela, informe o número 4, mantenha o período Meses e clique em OK. Observação: O Período Dias deve ser usado para lançamentos que ocorrem num período diferente do mensal, exemplo: pagamento semanal: 7 dias, quinzenal: 15 dias, trimestral: 90 dias, semestral 180 dias, etc. Feito isso informe o Valor Total da compra, exemplo 500,00 (não precisa digitar a vírgula, apenas tome cuidado para não digitar zeros a menos e formar um valor diferente do desejado aqui 500,00), se desejar informe um histórico e por último clique em Salvar. 12

13 Repare na imagem anterior que pelo fato da parcela ter sido alterada de 001/001 para 001/004, o título do campo Valor Total ficou com o fundo vermelho justamente pra chamar sua atenção do valor que deverá ser informado, caso não saiba o valor total e tenha apenas o valor individual, utilize o botão da Calculadora para chamar a calculadora do Windows e assim poder fazer a conta a fim de descobrir o valor total a ser informado. Repare também nessa tela a existência de outros dois campos importantes: Dedutível do IR e Pagto. Efetuado que serão explicados agora: Dedutível do IR: Utilize-o quando lançar algum débito que lhe dará direito a dedução do seu Imposto de Renda, assim será possível posteriormente gerar um relatório anual das Despesas Dedutíveis do I.R. com a informação sobre essas despesas e uma totalização delas. Pagto. Efetuado: Não é comum, mas imagine que um lançamento já pode estar pago no momento do seu lançamento, principalmente aqueles cuja opção seja Dinheiro, então basta ticar esse campo antes de salvar para que o lançamento fique com a situação Pago, outro uso que será bastante comum, essa mesma tela de inclusão também é utilizada para alteração, então essa será uma das outras maneiras de se quitar um lançamento efetuado previamente quando do seu vencimento. Consultando Lançamentos de Débito e Crédito Clique no botão Consultar do grupo Lançamento Débito e Crédito para visualizar a tela. A tela de consulta é bastante dinâmica e permite uma série de refinamentos para facilitar sua consulta, começaremos pelo período para consulta, podem ser utilizados os campos mês e ano onde será mostrada uma descrição de início e fim do mês onde sempre é carregado o mês atual, útil para consultas mensais, ou ainda, em caso de períodos maiores de 30 dias, clique no item Digitar, será visualizado os campos individuais de data inicial e final e deverão ser preenchidos. Na Opção de Consulta poderá exibir apenas os registros que desejar (cartão, conta ou dinheiro) ou todos. Em Filtrar por Plano de Conta poderá escolher um determinado plano e ainda a situação (paga, não paga ou todas). Em Ordenar por pode optar pela data de lançamento ou de vencimento. Por fim, clique em Consultar. 13

14 No momento lançamos apenas a despesa com vestuário em quatro parcelas e com o valor total de 500,00. Faremos agora uma consulta com as opções padrão da tela alterando apenas a ordenação de Data de Vencimento para Data de Lançamento, veja resultado: Obtivemos realmente a criação de quatro parcelas no valor de 125,00 cada uma, agora vamos repetir a consulta igual fizemos anteriormente, mas iremos marcar a opção Cartão de Crédito, veja a diferença: 14

15 Continuamos visualizando os quatro lançamentos, porém repare que as colunas mudaram e agora trazem a informação da descrição do cartão de crédito utilizado, veja também que a primeira coluna PG mostra os registros como N (não pago). Temos ainda nessa tela no canto superior esquerdo, o Filtro Rápido e ele funciona sobre a consulta que esta sendo visualizada no momento, ou seja, de uma forma rápida podemos exibir apenas os pagos, não pagos ou todos, nessa consulta não faz muito sentido, pois todos ainda estão como não pago, então se clicarmos em pago nenhum registro será exibido, e se clicarmos em não pago ou todos voltaremos a ver os quatro novamente. Alterando Lançamentos de Débito e Crédito Uma vez que um lançamento tenha sido concluído e seja necessário alterar algum dado, basta efetuarmos a consulta e uma vez que o item desejado esteja listado na tela, selecione-o com o mouse e posteriormente clique no botão Alterar ou ainda, dê dois cliques no item desejado, qualquer uma dessas ações abrirá a tela de alteração, corrija o que for necessário e clique em Salvar, veja imagem abaixo: 15

16 Quitando Lançamentos de Débito e Crédito Após um lançamento ter sido pago, será necessário quitar o mesmo no sistema para que ele não seja mais visualizado como uma pendência na guia Inicial. Existem duas maneiras de se fazer essa quitação individual, a primeira é abrindo a tela de alteração como explicado no item anterior, marcar o item Pgto. Efetuado e Salvar. A outra maneira e utilizar o botão Efetuar Pagamento Individual na tela de consulta, veja: Listar e Quitar Fatura de Cartão de Crédito Após o lançamento de suas despesas com cartão de crédito, você poderá ter vários itens com vencimento para um determinado mês e para um determinado cartão de crédito, imagine que efetuar a quitação de cada lançamento individualmente como foi explicado no item anterior, além de trabalhoso seria uma tarefa repetitiva e cansativa, pensando nisso criamos uma maneira rápida e prática para listar sua fatura que pode ser utilizada para verificar a fatura recebida pela operadora do seu cartão e posteriormente quitar todos os lançamentos referentes a essa fatura de uma única vez, com isso agilizamos o processo e eliminamos o seu retrabalho de quitar um item de cada vez. Ainda na guia Lançamentos clique no botão Listar Fatura, escolha o Cartão desejado, informe o mês e ano do vencimento e clique Listar Fatura, veja imagem abaixo: 16

17 A seguir o resultado, repare que efetuei mais alguns lançamentos e que todos estão com a situação Pago=Não, agora também é mostrado o botão Quitar Fatura que ao ser clicado pede uma confirmação, clique em Sim. Será exibida uma tela com o resultado da operação: 17

18 E agora o resultado final, todos os itens passaram para a situação de Pago=Sim, o botão de Quitar Fatura foi retirado da tela, clique em Fechar. Veja imagem: Guia Inicial Agora após termos efetuado alguns lançamentos, chegou o momento de apresentarmos a guia Inicial e os seus recursos, essa guia é subdividida em três painéis: Painel Financeiro, Resumo de Despesas e Opções do Programa. O Painel Financeiro (Dashboard) exibe informações do mês corrente, mas possui setas de navegação rápida para facilitar a consulta de meses posteriores ou anteriores e ainda, um botão para retornar ao mês atual, esse painel conta com: - Representação numérica da Totalização de seus Lançamentos (Créditos, Débitos e Investimentos); - Gráfico de Despesas e Investimentos por Grupo de Contas;. - Representação gráfica da Totalização de seus Lançamentos (Créditos, Débitos e Investimentos); - Gráfico da Situação de suas despesas no Mês (Pago e a Pagar). O Painel Resumo de Despesas a Pagar, é uma área dinâmica da tela que é utilizada também para outras informações como Resumo de Cheques Pré-datados a Pagar e Relatórios do Sistema, esse painel também possui as setas de navegação rápida entre os meses e retorno rápido ao mês atual, os itens listados nesse resumo são ordenados pelo seu dia de vencimento dentro do mês, facilitando a visualização das despesas que estão prestes a vencer e merece sua atenção, esses itens também são editáveis, ou seja, ao efetuar um pagamento de uma determinada despesa, basta dar dois cliques no item desejado para abrir a tela de alteração onde poderá, por exemplo, alterar a opção Pagto. Efetuado e Salvar o registro sem a necessidade de efetuar uma consulta na guia de Lançamentos, uma vez que o lançamento é quitado ele sai dessa lista automaticamente. O Painel de Opções disponibiliza uma série de botões que permite efetuar algumas ações no programa, esses botões serão explicados logo após a apresentação da tela abaixo: 18

19 Opções da Guia Inicial É através das opções da guia Inicial que o usuário poderá efetuar algumas tarefas no programa, veja imagem, e na sequência o detalhamento de cada botão: Botão Config (Configurações) É através desse botão que o usuário poderá alterar a senha de acesso a essas configurações e também dar manutenção a Bancos de Dados como criar, alterar, excluir, definir uma senha de acesso. Ao clicar nesse botão será apresentada uma tela solicitando um usuário e uma senha de acesso, o usuário já vem preenchido como admin e não deve ser alterado, a senha padrão é , mas poderá ser alterada por você para evitar que outras pessoas tenham acesso às configurações de seus Bancos de Dados, se alterar essa senha anote-a em algum local seguro, pois sem ela não conseguirá efetuar alterações posteriores. Veja imagem da tela: 19

20 Ao digitar a senha e clicar em Acessar, será apresentada a tela abaixo: Essa tela é dividida em duas partes, na parte superior é onde o usuário pode efetuar a troca da senha padrão por qualquer outra de sua escolha, essa senha é Case sensitive, ou seja, sensível a maiúsculas e minúsculas sendo assim, tome muito cuidado ao digitá-la e sempre terá que informá-la quando for abrir as configurações da mesma maneira como foi digitada aqui, clique em Alterar para efetivar sua troca de senha. Na parte inferior da tela fica a lista dos bancos de dados existentes, é aqui que o usuário poderá criar vários bancos para o controle financeiro de várias pessoas num mesmo computador, como por exemplo: Esposa, Filho, Marido, Pai, Mãe, etc. Para alterar um banco existente selecione-o na lista para carregar os campos. O campo Descrição Banco de Dados pode conter 20 caracteres que identifiquem seu banco, por exemplo, seu nome, assim como utilizamos Log Finanças Exemplo poderia ser João da Silva ou qualquer outra coisa, através do nome informado aqui, será preenchido automaticamente o próximo campo Nome Banco de Dados, o sistema irá retirar qualquer acento, espaço, cedilha ou caractere especial digitado na descrição, o campo Caminho Banco de Dados virá preenchido com o caminho padrão que é a pasta onde estiver salvo o executável do programa acrescido da subpasta LFBD (que é a abreviação de LogFinanças Banco de Dados), porém nada impede que seja alterado esse caminho para qualquer outra pasta ou unidade diferente de onde o executável esteja, por exemplo um pen-drive ou HD removível, sim você poderá levar seu banco de dados de um computador para outro através de um dispositivo removível e 20

21 utilizar o programa em dois computadores acessando um mesmo banco, mas não simultaneamente, para tanto apenas precisará possuir duas licenças do programa uma para cada computador, exemplo casa e escritório. O campo Solicitar Senha na abertura permite que uma senha de acesso seja fornecida para ajudar a proteger seus dados, assim quando o programa for executado e o banco selecionado possuir uma senha, ela terá que ser informada para se ter acesso ao mesmo, essa senha também é Case sensitive assim como já foi explicado anteriormente. Caso não necessite de uma senha desmarque esse campo. Observação: Uma senha de acesso pode ser atribuída a um banco existente, alterada ou eliminada quando desejar, bastando efetuar sua alteração e por fim clique em Salvar. Informação importante: Na versão Trial do programa não é possível criar outros bancos de dados, só é possível efetuar alterações no banco de exemplo, podendo trocar seu nome ou atribuir uma senha de acesso. Botão Resumo Cheques e Resumo Despesas Utilize este botão para alternar a visualização do painel de Resumo Despesas a Pagar para Resumo Cheques Pré-datados a Pagar, clique novamente no mesmo botão para retornar a visualização anterior, atenção a descrição do botão é alterada quando o mesmo é clicado podendo aparecer Resumo Cheques ou Resumo Despesas. Quando o painel estiver mostrando os registros de Cheques Pré-datados será possível quitar um cheque dando-se dois cliques no item desejado. Botão Relatórios Este também é um botão que compartilha a área do painel Resumo de Despesas a Pagar, ao clicá-lo aparecerão os botões dos Relatórios disponíveis no sistema (Cheques Pré-datados, Desp. Dedutíveis do IR, Lançamentos e Plano de Contas), para ocultá-los basta clicar novamente no mesmo botão, veja imagem: 21

22 Botão Sobre Esse botão exibe informações do programa, de contato e também acesso ao site do desenvolvedor. Botão Trocar BD O botão Trocar BD possibilita a troca rápida entre um banco de dados em uso por algum outro sem a necessidade de encerrar o sistema para carregar um banco diferente. Botão Encerrar Esse botão deve ser utilizado para a finalização do sistema, o mesmo providenciará um backup automático do banco de dados em uso desde que o mesmo tenha sofrido alguma alteração na sua última abertura. Guia Dicas Por último, mas não menos importante encontra-se a guia Dicas, através dessa guia o usuário poderá descobrir dicas simples de finanças, mas que com certeza se seguidas lhe ajudarão muito na sua organização financeira, poderá lê-las aos poucos, pois o sistema guarda a última dica lida e a carrega na próxima execução, possibilitando a leitura em várias etapas. 22