CATMAT SISTEMA DE CATALOGAÇÃO DE MATERIAIS CATSER SISTEMA DE CATALOGAÇÃO DE SERVIÇOS

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1 MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA E SERVIÇOS GERAIS CATMAT SISTEMA DE CATALOGAÇÃO DE MATERIAIS CATSER SISTEMA DE CATALOGAÇÃO DE SERVIÇOS MANUAL DO USUÁRIO Brasília Julho/2006

2 MINISTRO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO Paulo Bernardo Silva SECRETÁRIO-EXECUTIVO - Interino João Bernardo de Azevedo Bringel SECRETÁRIO DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Rogério Santanna dos Santos DIRETORA DO DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA E SERVIÇOS GERAIS Loreni Fracasso Foresti MP/SLTI/DLSG 2

3 MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA E SERVIÇOS GERAIS ESPLANADA DOS MINISTÉRIOS CEP BRASÍLIA - DF Manual Elaborado pelo Departamento de Logística e Serviços Gerais. Gerente de Projetos: Carlos Henrique de Azevedo Moreira. NORMALIZAÇÃO: DIBIB/CODIN/CGAIN/SPOA/SE Brasil. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Departamento de Logística e Serviços Gerais. CATMAT - Catálogo de Materiais : CATSER - Catálogo de Serviços : Manual do usuário / Departamento de Logística e Serviços Gerais. Brasília : MP, P Mercadorias. 2. Serviços. I. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. II. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. III. Departamento de Logística e Serviços Gerais. IV. Título. CDU (085) MP/SLTI/DLSG 3

4 MANUAL DO CATÁLOGO DE MATERIAIS (CATMAT) E DE SERVIÇOS (CATSER) Para utilizar o Catálogo de Materiais é necessário conhecer alguns conceitos principais tais como: PDM (Padrão Descritivo de Material): conjunto de características, com seus respectivos valores, que definem o item de material (código BR); INC (Item Name Code ou Código do Nome do Item): código associado a um determinado Nome do Item. Dentro de um determinado INC podem existir vários itens/códigos BR, como demonstrado no exemplo abaixo; INC CANETA ESFEROGRÁFICA BR BR BR Características Material Formato Corpo Material Ponta Tipo Escrita Cor Tinta Características Material Formato Corpo Material Ponta Tipo Escrita Cor Tinta Características Material Formato Corpo Material Ponta Tipo Escrita Cor Tinta Valores da Característica Plástico Cilíndrico Plástico com esfera de tungstênio Grossa Azul Valores da Característica Plástico Sextavado Aço Inoxidável com Esfera de Tungstênio Grossa Azul Valores da Característica Plástico Sextavado Aço Inoxidável com Esfera de Tungstênio Grossa Vermelha Características: todos os itens de material possuem um conjunto de características que permitem a sua identificação. A cada combinação diferente de valores de características, temos um novo item. Antes da realização de uma compra, o usuário deve sempre pesquisar no CATMAT MP/SLTI/DLSG 4

5 ou no Comprasnet, se o item desejado já está catalogado. Em caso positivo, devese usar o código correspondente. Caso contrário, o usuário deve solicitar a inclusão do item no CATMAT. Os passos para pesquisa e inclusão de item são explicados a seguir. PEDIDO DE CATALOGAÇÃO DE ITEM Esta transação tem como objetivo orientar o usuário quanto aos procedimentos necessários para solicitação de inclusão de itens no CATMAT. 1º PASSO CONSULTAR ITEM NO CATMAT MP/SLTI/DLSG 5

6 MP/SLTI/DLSG 6

7 co lo q u e o cu rso r n o cam p o IT E M e tecle F 1 MP/SLTI/DLSG 7

8 Relação dos itens disponíveis no catálogo de materiais que possuem os 3 radicais digitados MP/SLTI/DLSG 8

9 Tecle Enter para acessar a próxima tela. U n id a d e s d e F o rn ecim en to d isp o n ív eis n o C A T M A T. C a so se ja n ecessária o u tra U n id a d e d e F o rn ecim en to, o u su ário d e v e so lic ita r a su a in c lu são. Tecle Enter para acessar a próxima tela. Tela com resumo das características e valores do item selecionado MP/SLTI/DLSG 9

10 SITUAÇÕES Existem 3 situações possíveis como resultado da pesquisa do item no CATMAT: 1ª Situação: Existência do Item no CATMAT O item pesquisado atende às necessidades do usuário. Procedimento: - Adotar o Código do Item encontrado (ex: BR ). 2ª Situação: Existência parcial do Item no CATMAT O item pesquisado atende parcialmente às necessidades do usuário, ou seja, falta alguma característica ou valor para que o item seja exatamente igual ao desejado. - Fazer o pedido de inclusão de item com base no INC que atende parcialmente às necessidades do usuário; - Consultar o Padrão Descritivo do Material PDM, conforme seqüência abaixo. MP/SLTI/DLSG 10

11 Tecle Enter para acessar a próxima tela. MP/SLTI/DLSG 11

12 Tecle Enter para acessar a próxima tela. S : in d ic a q u e a c a ra c te rís tic a é o b rig a tó ria p a ra a id e n tific a ç ã o d o ite m. C a so o u su á rio n ã o in fo rm e e ssa c a ra c te rístic a e m se u p e d id o d e in c lu sã o d e ite m, o m e sm o será d e v o lv id o p e lo c a ta lo g a d o r Tecle Enter para acessar a próxima tela. In d ic a q u e o v a lo r d a c a ra c te rís tic a fo i in a tiv a d o, n ã o d e v e n d o s e r u s a d o p e lo u s u á rio n o s e u p e d id o d e in c lu s ã o d e ite m Tecle Enter para acessar a próxima tela. MP/SLTI/DLSG 12

13 In d ic a q u e a c a ra c te rís tic a fo i in a tiv a d a, n ã o d e v e n d o s e r u s a d a p e lo u s u á rio n o s e u p e d id o d e in c lu s ã o d e ite m Tecle Enter para acessar a próxima tela. MP/SLTI/DLSG 13

14 Continue teclando Enter para acessar as próximas telas. As telas posteriores mostrarão, primeiro, a explicação para a característica e, em seguida, os valores existentes na característica anteriormente explicada. Obs: O usuário deverá observar as Características e seus respectivos valores existentes no PDM, anotando-os de acordo com as suas necessidades. Caso não exista alguma Característica ou Valor no PDM, o usuário deverá solicitar a inclusão dos mesmos no SIDEC através da transação PEDIDO PEDIDO CATALOGAÇÃO DE ITEM. 3ª Situação: Inexistência do Item no CATMAT O item pesquisado não existe na base de dados do CATMAT. - Elaborar a descrição do item a ser incluído, baseando-se em informações técnicas disponíveis nos sites ou nos catálogos fornecidos pelos Fabricantes/Fornecedores; - Solicitar a inclusão do item no SIDEC através da transação PEDIDO PEDIDO CATALOGAÇÃO DE ITEM, como mostrado abaixo. 2º PASSO SOLICITAR PEDIDO DE INCLUSÃO DE ITEM NO CATMAT MP/SLTI/DLSG 14

15 colocar o nom e m ais co n hecid o n o m ercad o o u in d ic ar m ais d e u m n o m e, p ossib ilitan d o a id en tificação d o item p elo catalo g ad o r MP/SLTI/DLSG 15

17 A T E N Ç Ã O : E S P E C IF IC A R O IT E M D E M A N E IR A S U F IC IE N T E E C O R R E T A D E S C R E V E R A F IN A L ID A D E E S P E C ÍF IC A O U A P L IC A Ç Ã O P A R A A Q U A L O IT E M É D E S T IN A D O Obs: No campo CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, especificar o item descrevendo seus vários elementos (por exemplo, se o item for CANETA ESFEROGRÁFICA, as CARACTERÍSTICAS seriam: material, material da ponta, tipo da escrita, cor da tinta). Atenção: a maioria das devoluções de pedidos se deve à má especificação do item pelo usuário, com a descrição insuficiente de características/valores. Para evitar isso, o usuário deve: se basear em um item semelhante (consultar o PDM) observando as características/valores já existentes no sistema e incluir as características/valores que faltam ao item desejado fazer o pedido de inclusão de item de acordo com as especificações técnicas do site e/ou catálogo do fabricante/fornecedor, caso não exista item semelhante no CATMAT MP/SLTI/DLSG 17

18 3º PASSO ACOMPANHAMENTO DOS PEDIDOS DE INCLUSÃO DE ITEM NO CATMAT Permite ao usuário acompanhar o status das solicitações de inclusão de item no CATMAT. Existem 4 situações após as solicitações de inclusão de itens: N - NÃO DISTRIBUÍDO: quando o pedido ainda não foi distribuído aos catalogadores para o seu processamento; P - PENDENTE: quando o pedido está sendo analisado pelos catalogadores; A - ACEITO: quando o pedido atende aos requisitos necessários para inclusão na base de dados do CATMAT; e D - DEVOLVIDO: quando o pedido necessita de complementação de informações técnicas. Para consultar a situação em que se encontra a solicitação de inclusão de item no CATMAT, proceda da seguinte maneira: MP/SLTI/DLSG 18

19 MP/SLTI/DLSG 19

20 Exemplo situação NÃO DISTRIBUÍDO Exemplo situação PENDENTE MP/SLTI/DLSG 20

21 Exemplo situação DEVOLVIDO Tecle Enter para acessar a próxima tela. Nesse exemplo em questão, a única característica fornecida foi a COR DA TINTA, insuficiente de acordo com o INC/PDM Deveriam ter sido citadas outras características obrigatórias como o material e o tipo da escrita. MP/SLTI/DLSG 21

22 Tecle Enter para acessar a próxima tela. A 3 a tela d o p e d id o d ev o lv id o d escrev e o m o tiv o d a d ev o lu ção PROCEDIMENTOS PARA ALTERAÇÃO DE PEDIDO DEVOLVIDO U tilizar o m esm o n ú m ero d o p ed id o d ev olvid o. N ão cria r um p ed id o n ovo. MP/SLTI/DLSG 22

24 A T E N Ç Ã O : E S P E C IF IC A R O IT E M D E M A N E IR A S U F IC IE N T E E C O R R E T A D E S C R E V E R A F IN A L ID A D E E S P E C ÍF IC A O U A P L IC A Ç Ã O P A R A A Q U A L O IT E M É D E S T IN A D O Exemplo situação ACEITO MP/SLTI/DLSG 24

25 Tecle Enter para acessar a próxima tela. Tecle Enter para acessar a próxima tela. MP/SLTI/DLSG 25

26 CATSER CATÁLOGO DE SERVIÇO PASSOS CONSULTA SERVIÇO MP/SLTI/DLSG 26

27 c o lo q u e o c u rso r n o c a m p o N O M E D O S E R V IÇ O e te c le F 1 MP/SLTI/DLSG 27