Sinopse. 2 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

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1 Gerenciamento de Documentos com o Office SharePoint Server 2007

2 Sinopse A maioria das grandes empresas depende muito de s e unidades compartilhadas como os principais mecanismos de armazenamento e compartilhamento de documentos corporativos. Ainda que essas soluções apresentem alguma eficiência ao lidar com volumes moderados de documentos, elas não possuem a capacidade de ampliação necessária para atender às crescentes necessidades da maioria das empresas. No mundo atual, os volumes de documentos estão crescendo de forma exponencial, resultando na disparada dos custos de gerenciamento e na incapacidade de localizar informações relevantes. As soluções de gerenciamento de documentos representam muito mais do que o simples oferecimento de um repositório de banco de dados para conteúdo não estruturado. Soluções completas de gerenciamento de documentos em nível empresarial abordam todos os estágios do ciclo de vida do documento, desde a criação até o arquivamento e a expiração. Esse conceito chamado de gerenciamento do ciclo de vida do documento - permite que as empresas gerenciem de forma eficiente e eficaz os volumes crescentes de documentos empresariais. Ainda que muitas soluções de gerenciamento de documentos do mercado alardearão esse gerenciamento de ciclo de vida de ponta a ponta, poucas organizações são capazes de implementá-las com êxito. Historicamente, as soluções de gerenciamento de documentos tem se mostrado complicadas e separadas das ferramentas e dos processos comuns. Como resultado, os usuários não estão dispostos a executar as etapas extras necessárias para obter a conformidade com os padrões e das diretivas de gerenciamento de documentos. Nas organizações normais, os ciclos de vida dos documentos são automatizados e gerenciados apenas quando o documento é oficialmente publicado ou marcado como registro. O resultado é que as diretivas de DM se aplicam apenas a um subjogo de documentos em uma parte de seu ciclo de vida. A Microsoft respondeu a esses desafios ao oferecer uma solução integrada que estende o gerenciamento de documentos a todos os funcionários. Ao reconhecer que o ciclo de vida de um documento começa no momento em que ele é criado e não termina até que ele seja destruído, as organizações poderão chegar a uma adoção e a uma imposição ampla dos padrões da empresa, resultando na redução dos custos de gerenciamento e do risco corporativo. 2 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

3 As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation em relação às questões discutidas na data de publicação. Como a Microsoft deve refletir as condições instáveis do mercado, ele não deve ser interpretado como um compromisso por parte da Microsoft, e a Microsoft não pode garantir a veracidade de quaisquer informações apresentadas após a data da publicação. Este informe oficial serve apenas para fins informativos. A MICROSOFT NÃO CONCEDE GARANTIAS EXPRESSAS, IMPLÍCITAS OU LEGAIS NO QUE DIZ RESPEITO ÀS INFORMAÇÕES NESTE DOCUMENTO. Obedecer às leis de copyright aplicáveis é responsabilidade do usuário. Sem limitar os direitos autorais, nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada ou introduzida em um sistema de recuperação ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio (eletrônico, mecânico, de fotocópia, de gravação ou qualquer outro), ou para qualquer fim, sem a permissão expressa, por escrito, da Microsoft Corporation. A Microsoft pode ter patentes ou requisições para obtenção de patente, marcas comerciais, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual que abrangem o conteúdo deste documento. A posse deste documento não lhe confere nenhum direito sobre essas patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual, salvo aqueles expressamente mencionados em um contrato de licença, por escrito, da Microsoft Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Microsoft, Active Directory, BizTalk, Excel, InfoPath, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows e Windows Server são marcas comerciais registradas ou marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países. Os nomes de empresas e produtos reais mencionados aqui podem ser as marcas comerciais de seus respectivos proprietários. 3 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

4 SINOPSE...2 SOLUÇÃO DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER POR QUE O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS?...5 Desafios do Gerenciamento de Documentos...6 ESTENDER O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS A TODOS OS FUNCIONÁRIOS...7 GERENCIAR O CICLO DE VIDA COMPLETO DOS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS...7 Criar e colaborar de forma simples nos documentos...7 Automatizar os ciclos de vida dos documentos por meio do fluxo de trabalho...8 Reter e cancelar a validade dos documentos de acordo com as diretivas...1 AUMENTAR A GERENCIABILIDADE E A EFICIÊNCIA DE TI...10 Estabelecer um repositório de documentos seguro e escalonável...11 Administração eficiente...12 Implantação e desempenho eficientes...13 AUMENTO NA ADOÇÃO POR MEIO DA USABILIDADE...14 Facilite a contribuição com documentos...14 Facilite o gerenciamento de documentos...15 Facilite a localização de documentos...16 INTEGRAR E ESTENDER AS SOLUÇÕES DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS...17 Estender os recursos de gerenciamento de documentos...17 Habilitar a interoperabilidade com os aplicativos de terceiros...18 Criar aplicativos personalizados concentrados em conteúdo...19 CONCLUSÃO Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

5 Solução de Gerenciamento de Documentos Microsoft Office SharePoint Server 2007 Produtos e tecnologias Microsoft SharePoint: O Microsoft Office SharePoint Server 2007 é a base de uma infraestrutura de produtividade comercial otimizada a primeira abordagem abrangente para solucionar os problemas enfrentados no mundo de trabalho não estruturado. Em vez de tratar o gerenciamento e o acesso à informação, a colaboração e os processos controlados por pessoas como desafios isolados, o Office SharePoint Server 2007 abrange o toda a série de trabalho não estruturado como um único conjunto de questões relacionadas que exigem uma abordagem única e estratégica. Isso proporciona diversos benefícios significativos: Simplicidade para usuários finais, que podem aproveitar sua familiaridade com os aplicativos baseados no Office e o ambiente de navegador em todas as suas atividades de trabalho com informações, independentemente de sua função ou tarefa. Valor e controle para TI, que precisa oferecer suporte apenas para um único conjunto de tecnologias para habilitar recursos abrangentes em toda a empresa. Velocidade de flexibilidade para os negócios, que podem personalizar e estender a plataforma com rapidez e facilidade em vários níveis, da personalização ao desenvolvimento de aplicativos empresariais. A segurança e a escalabilidade de uma plataforma criada para a empresa. A oferta de Gerenciamento de Documentos Office SharePoint Server 2007 ajuda as organizações a perceber suas metas de gerenciamento de documentos ao habilitar as diretivas apropriadas - segurança, gerenciamento, retenção - em cada etapa do ciclo de vida do documento. Um repositório centralizado melhora a detecção das informações e a reutilização de ativos fundamentais, oferecendo aos usuários a capacidade de aproveitar o conhecimento coletivo da empresa. Ao combinar a usabilidade e a simplicidade de ferramentas familiares com a plataforma Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM), o Office SharePoint Server 2007 oferece uma solução robusta que estende a disciplina do gerenciamento de documentos para todos os funcionários. Windows SharePoint Services 3.0, que foi criado no Microsoft Windows Server 2003, oferece uma plataforma base para a criação de aplicativos de negócios baseados na Web que são flexíveis e facilmente escalonáveis para atender aos desafios crescentes e em alteração. Controles administrativos robustos para o gerenciamento do armazenamento e da infraestrutura Web oferecem aos departamentos de TI uma maneira econômica de implementar e gerenciar um ambiente de colaboração de alto desempenho. O Microsoft Office SharePoint Server 2007 é um servidor de produtividade empresarial que combina a pesquisa e o acesso à informação, a colaboração e os recursos de processo controlado por pessoas, acessível em sites personalizados e pelos aplicativos baseados no Microsoft Office. Além disso, o Office SharePoint Server é uma plataforma para desenvolvimento rápido de aplicativo usando ASP.NET 2.0 e Workflow Foundation. POR QUE O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS? Com o crescimento exponencial dos volumes de documento a cada ano, as organizações estão lutando para encontrar uma maneira de gerenciar os documentos de uma forma eficiente. Em diversos casos, ativos de conhecimento reutilizáveis e valiosos consistem em apenas um percentual muito pequeno dos documentos da empresa, tornando bastante difícil para os funcionários localizarem as informações das quais precisam para realizar seu trabalho. Além disso, os recursos de TI carregam o fardo de gerenciar esses documentos empresariais e estão lutando para oferecer as soluções que serão adotadas pela empresa. O Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (anteriormente Microsoft Office FrontPage) é uma ferramenta de desenvolvimento fácil de usar que qualquer pessoa pode utilizar para projetar, provisionar e personalizar sites para implantação em intranet, extranet e Internet e projetar fluxos de trabalho personalizados. 5 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

6 O gerenciamento de documentos ajuda as organizações a reduzirem o volume geral de documentos ao mesmo tempo em que aumentam o valor dos ativos de conhecimento. Quando implementado de forma eficaz, o gerenciamento de documentos elimina os documentos duplicados, desatualizados e irrelevantes para dar lugar ao acesso melhorado ao verdadeiro capital intelectual da empresa e seus ativos reutilizáveis. Mais informações sobre o gerenciamento de documentos: TechNet: Planeje o gerenciamento de documentos (em inglês) Apresentação TechNet: Microsoft Office SharePoint Server 2007: Gerenciamento de Documentos (em inglês) Desafios do Gerenciamento de Documentos Alta dependência de unidades compartilhadas. Em muitas organizações, há uma proliferação de documentos que residem em áreas de trabalho, unidades compartilhadas e diversos repositórios, tornando difícil o gerenciamento de documentos empresariais. Sistemas diferentes para estágios diferentes do ciclo de vida. As organizações lidam com soluções diferentes para o gerenciamento de documentos e registros, assim como para a colaboração na criação de documentos, o que aumenta o custo da implantação e do gerenciamento. Dificuldade de localizar e reutilizar documentos. Os usuários acham cada vez mais difícil localizar e reutilizar documentos devido ao crescente volume de conteúdo não estruturado armazenado em vários locais (unidades locais, compartilhamentos de arquivos e assim por diante) sem uma taxonomia consistente. Gerenciamento ineficiente de documentos em papel. O processamento manual de documentos em papel (por exemplo, o processamento de reivindicações associadas e de origem de empréstimos) é lento por natureza e as organizações podem perder negócios e clientes pela má qualidade da capacidade de resposta. Dificuldade de criar aplicativos concentrados em documentos. O desenvolvimento de aplicativos concentrados no documento é difícil e requer dependência de provedores de serviços externos que sejam familiarizados com tecnologias especializadas. MSDN: Visão geral do gerenciamento de documentos empresarial (em inglês) MSDN: Visão geral do gerenciamento de documentos (em inglês) 6 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

7 Estender o gerenciamento de documentos a todos os funcionários Os documentos são o centro de como as pessoas trabalham hoje em dia. O funcionário normal lida com dezenas de documentos todos os dias como, por exemplo, planilhas do Excel, apresentações, documentos do Word e assim por diante. Em alguns casos, esses documentos são armazenados em repositórios formais de gerenciamento de documentos para ajudar a conduzir à conformidade com os padrões corporativos. No entanto, a maioria desses documentos é usada de uma maneira mais informal e existem fora dos processos e das diretivas normais. Com isso, muitas organizações lutam para impor as diretivas de gerenciamento de documentos de forma ampla em toda a empresa. A solução de gerenciamento de documentos Office SharePoint Server 2007 estende os recursos de gerenciamento de documentos para todos os funcionários ao ajudar as organizações a: Gerenciar o ciclo de vida completo dos documentos empresariais Aumentar a gerenciabilidade de TI e a eficiência das soluções de gerenciamento de documentos Aumentar a adoção por meio da usabilidade e da simplicidade Integrar e estender as soluções de gerenciamento de documento GERENCIAR O CICLO DE VIDA COMPLETO DOS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS Tradicionalmente, as soluções de gerenciamento de documentos têm se concentrado na aplicação de diretivas de gerenciamento de documentos e no gerenciamento do ciclo de vida durante o estágio de publicação, ou seja, da Aprovação até a Expiração. O Office SharePoint Server 2007 oferece uma solução de ponta a ponta para gerenciar o ciclo de vida completo dos documentos empresariais desde a criação até a retenção. Criar e colaborar de forma simples nos documentos A criação e a colaboração normalmente foram concluídas de maneira ad hoc e não foram tratados como parte do ciclo de vida geral. Iniciar o gerenciamento do ciclo de vida de um documento apenas quando ele for aprovado e publicado significa que a maioria dos documentos existe fora das diretivas de gerenciamento de documentos. Ao integrar as atividades de criação e colaboração ao ciclo de vida do documento, essas diretivas poderão ser iniciadas e impostas sem a necessidade de uma etapa adicional. 7 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

8 Gerencie documentos de forma simples de dentro do sistema Office O Office SharePoint Server 2007 permite uma integração total com o sistema Microsoft Office Isso permite que os funcionários trabalhem com os documentos da forma mais confortável para eles, seja por meio de um documento do Office 2007 ou usando o navegador da Web. Por exemplo, os usuários poderão criar um documento do Office e salvá-lo em um site do SharePoint da mesma maneira que salvariam um documento em seu disco rígido. Além disso, os fluxos de trabalho podem ser iniciados por um documento do Office 2007, diretamente do menu Arquivo. Após a inicialização do fluxo de trabalho, as tarefas poderão ser concluídas por meio da barra de ferramentas de fluxo de trabalho que aparece na parte superior dos documentos do Office Use um espaço de trabalho de documento para colaborar em documentos antes da publicação. Um site de espaço de trabalho de documento o ajuda a coordenar o desenvolvimento de um ou mais documentos relacionados com outras pessoas. O site oferece ferramentas para compartilhar e atualizar os arquivos de modo a manter as pessoas informadas sobre o status desses arquivos. Se os documentos e os materiais relacionados como tarefas, objetivos e eventos - estiverem espalhados, um site de espaço de trabalho de documento poderá ajudá-lo a mantê-los em um só local. Como membro de um site de espaço de trabalho de documento, você poderá adicionar e editar documentos, adicionar e editar tarefas, criar alertas de para si mesmo e para outros membros do espaço de trabalho, adicionar comunicados e oferecer links para informações relacionadas. Automatizar os ciclos de vida dos documentos por meio do fluxo de trabalho Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborarem em documentos e a gerenciarem tarefas de projeto pela implementação de processos de negócios em um site do SharePoint. Os fluxos de trabalho ajudam as organizações a aderirem a processos empresariais consistentes e também melhoram a eficiência organizacional e a produtividade gerenciando as tarefas e as etapas envolvidas nesses processos. Isso permite que as pessoas que realizam essas tarefas se concentrem na execução do trabalho em vez de no gerenciamento do fluxo de trabalho. Mais informações sobre o Gerenciamento do ciclo de vida completo dos documentos: Blog da Equipe ECM: Visão geral - Usando o Fluxo de trabalho de aprovação do SharePoint Server 2007 (em inglês) Apresentação TechNet: Projeto, implantação e gerenciamento de fluxo de trabalho em sites do SharePoint (em inglês) TechNet: Entendendo o fluxo de trabalho (em inglês) MSDN: Central de informações de fluxo de trabalho (em inglês) MSDN: Fluxos de trabalho no Office SharePoint Server 2007 (em inglês) Um único fluxo de trabalho pode automatizar o ciclo de vida do documento de ponta a ponta, desde a criação até a expiração. Os fluxos de trabalho podem ser configurados para iniciar sempre que um documento de um determinado tipo de conteúdo for criado ou poderão ser iniciados manualmente pelo Office SharePoint Server 2007 ou por um documento do Office Eles poderão ser automaticamente adicionados a um espaço de trabalho de colaboração ou a um repositório de registros. Quando um documento expira de acordo com sua diretiva de informações, a parte de disposição de um fluxo de trabalho é iniciada. Fluxos de trabalho simples e configuráveis oferecem suporte a processos de controle de conteúdo. O Office SharePoint Server 2007 inclui diversos fluxos de trabalho originais que podem ser utilizados para automatizar a aprovação de documentos, a coleta 8 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

9 de comentários, de assinaturas ou o descarte de documentos. Esses fluxos de trabalho podem ser configurados para verificar automaticamente a conformidade com as diretivas de gerenciamento e os processos de controle das informações da empresa e informaçõeschave sobre um documento poderão ser coletadas em qualquer ponto do fluxo de trabalho. Reter e cancelar a validade dos documentos de acordo com as diretivas As diretivas de gerenciamento de informações permitem que você controle quem pode acessar as informações de sua organização, o que eles podem fazer com elas e por quanto tempo elas deverão ser retidas. Uma diretiva poderá ajudar a impor a conformidade com regulamentações legais e governamentais ou com processos empresariais internos. Como administrador, você poderá definir uma diretiva para controlar como acompanhar os documentos, quem tem acesso a eles e por quanto tempo eles deverão ser retidos. As diretivas de retenção e expiração são incorporadas no ciclo de vida do documento. Se uma organização define uma diretiva de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo, uma lista ou uma biblioteca, ela pode ser configurada para ser imposta automaticamente em um fluxo de trabalho posterior. Aí estão incluídas a retenção e a expiração automática dos documentos pelo sistema. Por exemplo, uma empresa poderá ter uma diretiva de gerenciamento de informações que declara que as informações à imprensa deverão ser retidas durante sete anos como um registro. Após o período de sete anos, um fluxo de trabalho de expiração poderá ser iniciado automaticamente para que o gerente de RP possa aprovar a exclusão. Isso serve para assegurar que os documentos não serão excluídos por acidente. Você pode isentar um determinado item ou documento de uma diretiva de gerenciamento de informações se não desejar que essa diretiva se aplique a esse item específico ou se tiver uma necessidade empresarial de isentar o item da diretiva. Habilitar a aderência universal às diretivas corporativas. A adoção das diretivas de gerenciamento de informações pelo usuário é estimulada pelo uso de ferramentas comuns, como o Microsoft Office As diretivas de gerenciamento de informações poderão ser impostas automaticamente por meio do fluxo de trabalho e as tarefas do fluxo de trabalho poderão ser concluídas em um documento do Microsoft Office Essas tarefas também poderão ser organizadas em uma lista que poderá ser sincronizada com o Outlook, para que os usuários sempre saibam que tarefas do fluxo de trabalho precisam ser concluídas. Mover documentos das coleções do site para o cofre de registros. No Office SharePoint Server 2007, um site Central de Registros destina-se a agir como um repositório central no qual uma organização pode armazenar e gerenciar todos os seus registros de acordo com suas diretivas de gerenciamento de informações. Quando o ciclo de vida de um documento evolui para um status de registro, ele deve ser movido para o site central de registros. Há duas maneiras pelas quais uma organização pode enviar o conteúdo para um site Central de Registros: 9 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint A Chevron usará o 2007 Microsoft Office System para reduzir o risco e os custos do gerenciamento de informações e melhorar a produtividade dos funcionários A Chevron Corporation, a quinta maior empresa de energia integrada do mundo, enfrenta o desafio de gerenciar um volume absoluto de dados vagamente estruturados cerca de 180 terabytes sendo produzidos, armazenados e consumidos em seus diversos negócios e empresas no mundo inteiro. Os esforços passados para abordar os desafios do gerenciamento de informações da Chevron pela implementação de diversas soluções de especializadas de gerenciamento de documentos deixaram a organização com um ambiente de operação complexo que não é abrangente e não é padrão o suficiente para ser adotado em toda a empresa. A Chevron planeja criar um novo sistema de gerenciamento de conteúdo e ambiente de colaboração integrada que abranja toda a empresa com base nas tecnologias 2007 Microsoft Office system, Microsoft Office SharePoint Server 2007 e Microsoft Office Groove A Chevron desenvolverá um portal empresarial corporativo criado com o Office SharePoint Server 2007 que servirá como um repositório de documentos central, no qual todas as informações poderão ser armazenadas de forma universal. Mais informações

10 Desenvolver uma solução de fluxo de trabalho que encaminha automaticamente o conteúdo para um site Central de Registros por meio de um serviço Web ou por . Configurar uma conexão entre um site do SharePoint e um site Central de Registros, para que usuários individuais possam enviar documentos manualmente para o site Central de Registros. Ambas as opções oferecem interfaces simples e facilitam a coleta de registros. AUMENTAR A GERENCIABILIDADE E A EFICIÊNCIA DE TI Como o gerenciamento de documentos é uma parte integrada da plataforma do Office SharePoint Server 2007, as soluções de gerenciamento de documentos poderão aproveitar uma única arquitetura de armazenamento e serviços ECM em comum, acessados usando interfaces familiares. Esta plataforma unificada oferece inúmeras eficiências e uma funcionalidade aprimorada para o desenvolvimento, a implantação e o gerenciamento de soluções de gerenciamento de documentos na estrutura do Office SharePoint Server Os componentes da arquitetura unificada incluem: Interface do usuário: Toda a funcionalidade ECM, incluindo o gerenciamento de documentos, pode ser acessada por meio de ferramentas familiares como navegadores da Web, aplicativos do Office e aplicativos de terceiros. Serviços comuns: A plataforma Office SharePoint Server 2007 unificada permite que a TI reutilize e implante um rico conjunto de funcionalidades em vários componentes. Arquitetura unificada de armazenamento de conteúdo: A arquitetura unificada de armazenamento proporciona aos recursos de TI uma forma homogênea de implantar e gerenciar os repositórios de conteúdo, independentemente da solução ou do tipo de conteúdo. Informações gerais sobre o aumento da gerenciabilidade e da eficiência de TI: MSDN: Visão geral de gerenciamento de direitos a informações (em inglês) Blog do MSDN: Arquitetura MOSS e serviços compartilhados (em inglês) TechNet: Planeje provedores de serviços compartilhados (em inglês) TechNet: Analisar o uso de documentos (em inglês) MSDN: Auditoria no nível de item com o SharePoint Server 2007 Ao aproveitar uma arquitetura unificada, os serviços comuns e interfaces de usuário consistentes, as organizações de TI podem aumentar muito tanto a eficiência quanto a eficácia das soluções de gerenciamento de documentos. 10 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

11 Estabelecer um repositório de documentos seguro e escalonável A escalabilidade e a segurança são fundamentais no estabelecimento de uma solução de gerenciamento de documentos que pode ser estendida a todos os funcionários. Com o crescimento diário do volume de documentos, a pressão para consolidar os documentos em um único repositório escalonável está crescendo. O gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007 permite que os recursos de TI fiquem confiantes de que o repositório unificado de possui os recursos de gerenciabilidade segurança no nível do documento, monitoração e relatório e a escalabilidade da empresa para evoluir com as necessidades crescentes dos negócios. Uma segurança robusta e um monitoramento abrangente garantem a conformidade e protegem a propriedade intelectual (IP). A segurança do documento está disponível nos níveis de arquivo, de biblioteca de documentos ou de Web Part, de audiência ou de grupo ou de site, o que assegura que o Office SharePoint Server 2007 poderá ser configurado para atender a qualquer diretiva de segurança da empresa. A auditoria assegura a conformidade e permite que os administradores mantenham um log confiável do que está acontecendo com os documentos importantes em uma coleção de site. Os administradores podem recuperar um histórico de ações realizadas por um determinado usuário e também podem recuperar o histórico completo de ações realizadas durante um determinado intervalo de datas. Esses relatórios podem ser visualizados no Microsoft Office Excel 2007 e são mantidos em uma biblioteca de documentos específica de modo a facilitar o acesso. Consolidar conteúdo de diversos compartilhamentos de arquivos, unidades pessoais e repositórios não padrão. A criação de um armazenamento unificado de conteúdo requer menos espaço de armazenamento em seu sistema de gerenciamento de documentos e ajuda as empresas a criarem uma versão da verdade de seus documentos. Além disso, essa consolidação proporciona os seguintes benefícios: Imposição da diretiva de gerenciamento de informações: Quando o conteúdo é mantido em um local central, as diretivas da empresa poderão ser impostas de forma global com o uso de tipos de conteúdo, auditoria e de metadados. Permissões: Você poderá agrupar arquivos por audiências, o que oferecerá à audiência as permissões apropriadas para modificar os arquivos enquanto nega a outros a capacidade de editar e até mesmo de visualizar os documentos se você assim desejar. Controle de versão: As Bibliotecas de Documentos no Office SharePoint Server 2007 oferecem a capacidade de acompanhar as versões dos arquivos. Os recursos do controle de versão incluem check-out, check-in, a visualização e a restauração de versões anteriores. Auditoria: Você pode configurar o Office SharePoint Server 2007 para auditar quase todas as alterações feitas a um arquivo ou mesmo se um arquivo foi visualizado. Essa auditoria poderá ser usada na geração de relatórios. Por 11 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

12 exemplo, uma empresa pode publicar uma nova versão de seu Manual do Funcionário e exigir que os funcionários o leiam. Um administrador poderá executar um relatório nas tabelas de auditoria para determinar quem visualizou o arquivo e quem não o fez. Backup centralizado: O backup dos bancos de dados de conteúdo do Office SharePoint Server 2007 é realizado regularmente. O backup dos arquivos armazenados em estações de trabalho desktop e laptops não é garantido. Gerenciamento de Direitos de Informação para permitir um acesso mais amplo dos usuários aos registros. O Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) permite que uma empresa limite as ações que os usuários podem realizar em documentos que foram baixados do Office SharePoint Server O IRM pode ser definido no nível do documento ou da lista e limita os conjuntos de usuários que podem ler os arquivos, para que eles não possam executar ações como, por exemplo, imprimir cópias dos arquivos ou copiar texto deles. O IRM assegura a aderência off-line às diretivas, pois ele criptografa os arquivos baixados e limita o conjunto de usuários e de programas que podem descriptografá-los. Especifique quais usuários podem visualizar rascunhos dos documentos. Os usuários podem especificar quais os grupos que podem visualizar rascunhos dos arquivos. Essa configuração pode ser diferente da configuração para o grupo de pessoas que podem visualizar o restante dos itens em sua lista ou biblioteca, como as versões maiores dos arquivos ou os arquivos ou itens da lista que são aprovados. Por exemplo, uma equipe de projeto pode ter acesso a rascunhos, ou versões menores, dos documentos, enquanto todo o departamento pode ver as versões maiores. Isso ajuda a reduzir a má-informação, assegurando que o trabalho em andamento não seja liberado por acidente. Administração eficiente A administração de aplicativos empresariais e de plataformas de tecnologia se tornou um consumidor significativo de recursos de TI ao longo da década passada. As tendências de tecnologia do passado levaram à proliferação de soluções pontuais que exigem que os administradores de TI aprendam a oferecer suporte a diversas tecnologias. O Office SharePoint Server 2007 foi projetado para reduzir a carga desses recursos, oferecendo uma plataforma unificada com ferramentas consistentes para o gerenciamento de tarefas administrativas. Interface do usuário consistente para todas as tarefas administrativas ECM e Office SharePoint Server O Office SharePoint Server 2007 oferece uma interface familiar para a condução de tarefas administrativas. A mesma interface é usada para administrar todos os recursos do SharePoint, incluindo colaboração, todos os recursos de gerenciamento de conteúdo empresarial e pesquisa. Empresa líder de serviços financeiros aumenta a produtividade, a segurança e a estabilidade Os funcionários da Pacific Life precisavam de um modo mais eficiente para acessar os documentos e colaborar em projetos em comum e os executivos de TI buscavam um ambiente mais seguro. Em resposta a isso, os executivos decidiram migrar usuários para o sistema operacional Windows Vista, implantar um portal de colaboração com base no 2007 Office system e implementar um sistema de troca de mensagens com base no Microsoft Exchange Server Como resultado, a Pacific Life antecipa melhorias significativas na produtividade e na segurança do usuário e na eficiência de TI. Mais informações 12 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

13 Delegar tarefas de gerenciamento sem conceder acesso de administrador central. Nem toda tarefa administrativa precisa ser executada pela TI central. Com o Office SharePoint Server 2007, muitas tarefas podem ser executadas pela equipe do departamento de TI sem a necessidade de conceder a ela a permissão de realizar tarefas de administração central. Por exemplo, um funcionário de TI de uma unidade de negócios pode criar uma fonte de conteúdo de pesquisa para seu departamento e gerenciar as informações do departamento como, por exemplo, formulários e fluxos de trabalho de gerenciamento de conteúdo Web. Gerenciar um único conjunto de serviços compartilhados em vários farms. Os administradores do servidor podem criar um pacote das modificações personalizadas no Office SharePoint Server 2007, como aplicativos ou recursos, e implantar esse pacote consistentemente como uma solução para um farm ou local único. A interface com o administrador será exibida onde as soluções foram implantadas. A solução pode ser implementada em um farm, sem precisar ser instalada em cada servidor individualmente. Implantação e desempenho eficientes O Office SharePoint Server 2007 fornece um número de recursos que podem dinamizar o desenvolvimento e a implantação de aplicativos originais e personalizados, oferecendo benefícios significativos para os usuários e recursos de TI. A funcionalidade original dinamiza a implantação. Como o Office SharePoint Server 2007 fornece um amplo conjunto de recursos e funções originais para o gerenciamento de documentos, as organizações de TI podem acelerar a implantação. Em muitos casos, o Office SharePoint Server 2007 pode ser configurado para atender às necessidades do gerenciamento de documentos da empresa com pouco ou nenhum desenvolvimento. Isso significa que há menos sobrecarga nos recursos de TI e ciclos mais rápidos ao atender às necessidades das empresas. A implantação da solução fornece uma ferramenta de implantação de aplicativos e recursos consistente. A implantação da solução é uma estrutura de várias partes que suporta administradores na implantação de soluções personalizadas de maneira simples, segura e consistente. Especificamente, a implantação se refere ao processo de distribuição, descompactação e instalação dos arquivos da solução (.wsp) nos servidores Web frontend. Os componentes principais da implantação da solução são os seguintes: O armazenamento da solução: Uma coleção centralizada de todas as soluções SharePoint para o farm de servidores. A primeira etapa na implantação de uma solução é a adição da solução ao armazenamento. 13 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

14 Implantação: Distribuição, descompactação e instalação da solução nos servidores Web front-end. Após adicionar uma solução, seja ela nova ou uma atualização de uma solução existente, ao armazenamento da solução do farm de servidores, efetue a implantação da solução uniformemente nos servidores Web front-end. Sincronização: Processo de sincronização do estado de um novo servidor Web front-end, ou de um servidor Web front-end danificado ou de desempenho inconsistente, aos estados dos outros servidores Web front-end. Criado com base na estrutura ASP.NET conhecida. Como o Office SharePoint Server 2007 é criado em ASP.NET, os desenvolvedores.net possuem uma curva de aprendizado decrescente e servidores como uma plataforma comum de desenvolvimento personalizado. Muitos aplicativos anteriores gravados em ASP.NET podem migrar para o Office SharePoint Server 2007, o que dinamiza ainda mais a implantação. AUMENTO DA ADOÇÃO POR MEIO DA USABILIDADE A adoção é a chave para o sucesso de qualquer solução de gerenciamento de documentos. Para evoluir de implementações tradicionais rígidas para o gerenciamento de documentos em nível empresarial, o processo de contribuição, gerenciamento e acesso aos documentos deve ser integrado de forma universal nas atividades diárias dos usuários. Informações adicionais sobre o aumento da adoção por meio da usabilidade: MSDN: Painel de informações do documento e propriedades do documento Blog do Microsoft SharePoint Technologies: Introdução com personalização MOSS 2007 (Direcionamento ao público-alvo) MSDN: Visão geral dos perfis de usuários e do público-alvo TechNet: versão de planos, aprovação de conteúdo e verificações Facilite a contribuição com documentos Na maioria das empresas, a maior barreira na adoção das soluções de gerenciamento de documentos é a contribuição de documentos ao repositório. Em integração com os aplicativos de escritório e fornecendo interfaces simples, a solução de gerenciamento de documentos Office SharePoint Server 2007 facilita a contribuição de documentos para todos os funcionários. Envie documentos dos aplicativos do sistema 2007 Office. Os documentos podem ser salvos em uma biblioteca de documentos da mesma maneira que o usuário salvaria um documento em um compartilhamento de arquivos, o que torna mais fácil a adoção do Office SharePoint Server 2007 pelos usuários. Além disso, os fluxos de trabalho podem ser iniciados de dentro de um documento do Office 2007 e metadados podem ser adicionados para atender às políticas de gerenciamento da informação. Contribua com documentos como um participante do fluxo de trabalho. No Office SharePoint Server 2007, um fluxo de trabalho pode ser usado para contribuir com documentos para uma biblioteca de documentos. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ser criado para contribuir automaticamente com um pedido de compra para as bibliotecas de documentos de finanças e do departamento para garantir que todos possuam as informações corretas. Os participantes do fluxo de trabalho também podem concluir as tarefas do fluxo de trabalho no site do SharePoint ou diretamente em um 14 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

15 programa cliente que faz parte da versão do 2007 Office. Assim que o participante do fluxo de trabalho concluir uma tarefa ou solicitar uma alteração do fluxo de trabalho, o servidor será acionado a mover o fluxo de trabalho para a próxima etapa. Facilite o gerenciamento de documentos Após você contribuir com os documentos para o sistema de gerenciamento de documentos, o Office SharePoint Server 2007 fornecerá ferramentas avançadas e interfaces simples para o gerenciamento desses documentos. As interfaces de marcação simples, os recursos de serviços de biblioteca avançados e a administração de segurança granular ajudam a garantir que a qualidade dos documentos permaneça consistente ao longo de seu ciclo de vida. O painel de informações dos documentos nos programas Office simplifica o processo de marcação de documentos. O painel de informações dos documentos ajuda a garantir que os documentos sejam marcados com os metadados adequados, para que eles sejam fáceis de ser encontrados, descobertos e gerenciados durante todo o ciclo de vida. O painel de informações dos documentos ajuda a reforçar as diretrizes de gerenciamento da informação, sendo a interface na qual as pessoas inserem informações sobre o documento. O painel de informações dos documentos podem solicitar campos de metadados e emitirão um erro se as informações forem preenchidas de forma incorreta, o que aumentará a conformidade e reduzirá o risco. No Office 2007, o recurso de painel de informações dos documentos é usado para capturar metadados em documentos do Microsoft Office Word 2007, Excel e Microsoft Office PowerPoint 2007 a partir do momento de criação. A integração com o Office 2007 garante facilidade para os usuários ao capturar os metadados do documento em uma interface conhecida, evitando a necessidade de aprendizado de um sistema separado. Também aumenta a relevância e a qualidade da captura de metadados, já que os usuários podem inserir as informações em documentos conforme estes são criados e usados, em vez de quando são enviados para o centro de registros, o que ocorre depois que o documento é finalizado e não precisa mais ser modificado por ninguém. Recursos de serviços de versão avançados. Quando as versões de um documento são controladas por listas ou bibliotecas, as revisões feitas nos arquivos e suas propriedades são armazenadas. Isso permite que a empresa gerencie melhor o conteúdo enquanto ele é revisado e até restaure a versão anterior em caso de erros na versão atual. A criação de versões é especialmente útil quando várias pessoas trabalham juntas em projetos ou quando as informações passam por vários estágios de desenvolvimento e revisão. Os recursos check-in e check-out aproveitam ao máximo a criação de versões. Ao fazer o check-out de arquivo, você criará uma versão no próximo check-in. Quando o check-out não for necessário, uma versão será criada ao salvar o arquivo pela primeira vez e, em seguida, essa versão será atualizada ao ser fechada. Médicos melhoram a saúde do paciente com o sistema de gerenciamento do conhecimento O Asklepios Group opera em hospitais e clínicas de reabilitação altamente especializados na Alemanha e nos Estados Unidos. Com a privatização parcial do LBK Hamburg em 2004, o Asklepios se tornou, de acordo com seus próprios dados, a maior operadora clínica da Alemanha com compromissos significativos no exterior. O Asklepios desejava fornecer seus próprios médicos e especialistas gerais com suporte inovador e eficiente no processo de tratamento e diagnóstico. Para isso, desenvolveu um sistema de conhecimento central e gerenciamento de habilidades implementado como Web Parts do SharePoint usando a plataforma de interoperabilidade Microsoft ehealth. Agora os médicos que fornecem tratamento aos pacientes poderão receber informações específicas por caso e dados de contato do especialista adequado a qualquer momento. Eles também poderão realizar avaliações clínicas de forma mais precisa e oportuna. Além disso, o grupo poderá usar os perfis de seus clínicos para mostrar suas competências médicas. Mais informações 15 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

16 Segurança de documentos centralizada no usuário. A segurança do documento pode ser especificada no site, na página, nas Web Parts ou no nível do item. Isso permite que os usuários personalizem a segurança para atender às necessidades do gerenciamento de documentos. Além disso, os administradores do local podem gerenciar a segurança dos documentos usando o direcionamento do público-alvo. O direcionamento do públicoalvo habilita o conteúdo de uma lista ou biblioteca de modo que apareça somente para as pessoas que sejam membros de um determinado grupo ou público-alvo. Facilite a localização de documentos Estudos recentes demonstraram que os profissionais da informação gastam muito tempo pesquisando informações e na maioria das vezes não conseguem encontrar o que precisam. Simplificando o processo de localização e acesso a documentos importantes, o Office SharePoint Server 2007 permite que as empresas aumentem significativamente a produtividade. Recursos de navegação e pesquisa avançados facilitam a localização de documentos. Os usuários podem acessar e recuperar os documentos usando um modelo de autoatendimento. Usando a página de Pesquisa Avançada, um usuário pode refinar a pesquisa para encontrar registros que possuam uma propriedade específica ou contenham uma palavra específica. Qualquer combinação desses critérios de pesquisa pode ser usada; por exemplo, você pode pesquisar apenas por documentos que possuam a marca de metadados de contrato ou tenham sido criados por um funcionário específico. Os usuários podem criar Meus Sites para acessar rapidamente os documentos geralmente usados. Um Meu Site do usuário é um site pessoal que fornece um local central para gerenciar os documentos criados, abertos, salvos ou com check-out feito por ele, em qualquer site do SharePoint em toda a organização. O usuário pode visualizar e trabalhar em seus documentos em particular ou compartilhá-los em sua página pública como um método de personalização das informações que eles oferecem aos outros usuários. O compartilhamento de documentos usando Meus Sites cria um efeito de rede entre os funcionários que aumenta o valor dos ativos de conhecimento. Isso acontece porque o Meu Site funciona como um ponto de contato para localizar informações sobre você e suas habilidades e interesses para os outros usuários na organização. A biblioteca de slides permite que os usuários compartilhem slides geralmente usados. A criação de apresentações usando informações de outros departamentos é uma tarefa frequentemente executada pelos usuários nas organizações. Isso pode criar dificuldades, já que é difícil para os usuários localizar as informações necessárias para a apresentação, e, depois de localizadas, não haverá como saber quando essas informações foram alteradas. As bibliotecas de slides ajudam os usuários a compartilhar, armazenar e gerenciar os slides do Microsoft Office PowerPoint Quando uma apresentação for publicada em uma biblioteca de slides, os slides serão carregados como arquivos individuais, para que eles possam ser modificados e controlados de forma independente. A biblioteca mantém um link para a apresentação, para que os usuários sejam notificados sobre as alterações dos slides. A biblioteca permite que os usuários organizem e verifiquem os slides e mantenham controle do histórico de versões. 16 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

17 INTEGRAR E ESTENDER AS SOLUÇÕES DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS No cenário acelerado do mercado atual, as empresas trabalham para encontrar soluções que possam ser estendidas, personalizadas e integradas para fornecer a dose ideal de flexibilidade e agilidade ao atender às demandas comerciais. Seja na necessidade de integração com sistemas herdados, tecnologias da Microsoft ou outras tecnologias especializadas de terceiros, o Office SharePoint Server 2007 fornece padrões abertos e ferramentas de integração para facilitar a interoperabilidade. Além das necessidades de integração, a Microsoft reconhece que algumas empresas podem possuir requisitos específicos que precisarão de muita personalização e desenvolveu o Office SharePoint Server 2007 pensando na capacidade de expansão. Estender os recursos de gerenciamento de documentos O Office SharePoint Server 2007 fornece uma estrutura para a extensão dos recursos de gerenciamento de documentos fluxo de trabalho personalizado, tipos de conteúdo personalizados etc. para obter a agilidade ideal para todas as empresas. Crie fluxos de trabalho personalizados para o gerenciamento dos ciclos complexos de colaboração, aprovação ou publicação de documentos. Uma organização pode optar por projetar e desenvolver fluxos de trabalho exclusivos aos processos comerciais da empresa. Os desenvolvedores podem criar fluxos de trabalho iniciados pelos usuários de um site ou fluxos de trabalho que sejam iniciados automaticamente com base em um evento como, por exemplo, quando um item da lista for criado ou alterado. Existem duas maneiras pelas quais o fluxo de trabalho personalizado pode ser criado no Office SharePoint Server 2007: O Microsoft Office SharePoint Designer 2007 foi projetado para que os Web designers criem fluxos de trabalho sem códigos, para uso em uma lista ou biblioteca específica. Esses fluxos de trabalho são criados com base em uma lista de atividades de fluxo de trabalho disponíveis, e o Web designer que cria o fluxo de trabalho pode implantá-lo diretamente na lista ou na biblioteca onde ele será usado. As extensões do Microsoft Visual Studio 2005 Extensions para Windows Workflow Foundation são para os desenvolvedores de software profissionais. Esses fluxos de trabalho podem conter códigos personalizados e atividades de fluxo de trabalho. Depois que um desenvolvedor profissional criar fluxos de trabalho personalizados, o administrador do servidor poderá implantá-los em vários sites. Informações adicionais sobre a integração e expansão dos recursos de gerenciamento de documentos: MSDN: Painel de informação dos documentos Apresentação TechNet: Tipos de conteúdo e metadados Vídeo: Expandindo recursos de gerenciamento de registros e documentos do SharePoint Server 2007 Blog do MSDN: Formulários do InfoPath no Office SharePoint Server 2007 MSDN: O que são aplicativos compostos? TechCenter de interoperabilidade 17 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

18 Crie tipos de conteúdo personalizados e campos de metadados para capacidade de gerenciamento aprimorada. As organizações também podem criar e implantar recursos personalizados de diretrizes para atender a necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de produção pode desejar definir uma diretiva de gerenciamento da informação para todos os documentos de especificação de design da versão preliminar do produto, proibindo que os usuários imprimam cópias desses documentos em impressoras não seguras. Para definir esse tipo de diretiva de gerenciamento da informação, a organização pode criar e implantar um recurso de diretiva de restrição à impressão que pode ser adicionado à diretiva de gerenciamento da informação relevante ao tipo de conteúdo de especificação do design do produto. Habilitar a interoperabilidade com os aplicativos de terceiros É essencial que a solução de gerenciamento de documentos das organizações esteja completamente integrada com os aplicativos de linha de negócios e com as ferramentas especializadas. Possibilitando a troca de dados e interfaces integradas, as empresas podem maximizar os investimentos em tecnologia. Integração com os aplicativos de linha de negócios. O Office SharePoint Server 2007 fornece várias opções flexíveis para a integração com os aplicativos de linha de negócios e transacionais. Você pode integrar as informações dos aplicativos comerciais como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server no ambiente colaborativo do Office SharePoint Server 2007 adicionando o tipo de coluna dos dados comerciais a uma lista. Isso permite que você execute fluxos de trabalho integrados baseados em uma lista de itens que usam uma combinação de colunas de um site do SharePoint e de um aplicativo comercial externo. Promova a integração com os repositórios de documentos especializados ou herdados. Nas empresas que adotaram as soluções de gerenciamento de documentos com antecedência, o Office SharePoint Server 2007 pode oferecer uma maneira de estender os recursos existentes a uma faixa mais ampla de funcionários e tipos de documento. Nesses casos, o Office SharePoint Server 2007 pode ser integrado com esses sistemas herdados para fornecer uma solução completa de gerenciamento de documentos de ponta a ponta e ao mesmo tempo preservar os investimentos históricos em outras tecnologias. Promova a integração com as ferramentas de ECM especializado. Em algumas situações de gerenciamento de conteúdo corporativo, essas soluções podem ser necessárias. A solução de gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007 fornece interoperabilidade total com esses sistemas. 18 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

19 Criar aplicativos personalizados concentrados em conteúdo Um aplicativo composto é uma coleção de ativos de software que foram reunidos para fornecer um recurso empresarial. Esses ativos são produtos que podem ser implantados independentemente, possibilitar a composição e aproveitar os recursos específicos da plataforma. Para ativar os aplicativos compostos na sua organização, a sua plataforma de gerenciamento de documentos deve possuir a habilidade de gerenciar as quatro camadas necessárias na criação desses aplicativos, como mostrado no gráfico a seguir. O Office SharePoint Server 2007 fornece essa estrutura original e permite a integração com outros aplicativos de linha de negócios. Habilite os processos de negócios orientados a conteúdo por meio do gerenciamento de processos de negócios e do gerenciamento de documentos. As pessoas precisam acessar muitas fontes de informação para concluírem suas tarefas diárias. Com o Office SharePoint Server 2007, os usuários poderão participar de um fluxo de trabalho que preenche automaticamente os dados comerciais principais como uma etapa no processo de negócios usando os formulários do InfoPath. Por exemplo, em um fluxo de trabalho de pedido de compra, o nome e o endereço de uma empresa podem ser obtidos do Catálogo de Dados Corporativos, que garante que as informações são precisas. Quando as alterações forem feitas às informações no Catálogo de Dados Corporativos, elas também serão preenchidas no formulário. 19 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint

20 Aproveite a plataforma de gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007 para criar facilmente aplicativos robustos e concentrados no conteúdo. Com o Office SharePoint Server 2007, as organizações possuem a estrutura de plataforma necessária na criação dos aplicativos compostos. Usando o Visual Studio, os desenvolvedores podem unir os dados comerciais principais de várias fontes, como o Catálogo de Dados Corporativos ou um banco de dados SQL, e apresentar as informações mescladas. Por exemplo, um mapa pode ser criado mostrando os dados de vendas por região. Para criar esse mapa, os nomes e endereços da empresa deverão ser obtidos do Catálogo de Dados Corporativos e os dados de vendas serão obtidos do Siebel. Conclusão A solução de gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007 está em uma posição privilegiada para ajudar a sua organização a obter sucesso em suas metas de gerenciamento de documentos. Oferecendo recursos robustos fornecidos por meio da plataforma Office SharePoint Server 2007, você pode estender seus recursos de gerenciamento de documentos para todos os funcionários, melhorando a conformidade com os padrões da empresa e oferecendo valor para a empresa. 20 Gerenciamento de Documentos com o SharePoint