REGULAMENTO ESTÚDIO DE VIDEOCONFERÊNCIA DA U.PORTO P R A Ç A G O M E S T E I X E I R A P O R T O, O U T /

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1 REGULAMENTO ESTÚDIO DE VIDEOCONFERÊNCIA DA U.PORTO P R A Ç A G O M E S T E I X E I R A P O R T O, O U T /

2 INDICE 1-Enquadramento Responsáveis Utilização Funções principais Outras Funções Destinatários Comunidade Académica da U.Porto Instituições da RCTS Horário Requisição dos Serviços Funções Principais Outras Funções Responsabilidade dos Utilizadores

3 1-ENQUADRAMENTO O Estúdio de Videoconferência da U.PORTO está vocacionado para reuniões em videoconferência, sessões de ensino a distância, produção de conteúdos de vídeo, visionamento de conteúdos de alta qualidade e experimentação nas áreas de videoconferência e videodifusão. É propósito da U.PORTO que o Estúdio tenha uma utilização regular nestas actividades, esperando-se que possa contribuir para apoiar o ensino/aprendizagem, a investigação e desenvolvimento e a administração da Universidade. Procurar-se-á disseminar na comunidade académica da U.PORTO o conhecimento e a experiência gerados, de modo a fomentar a utilização em contextos diversificados, as boas práticas e a investigação de técnicas e tecnologias relacionadas com a videoconferência. 2-RESPONSÁVEIS O Departamento para a Universidade Digital (DUD) do Instituto de Recursos e Iniciativas Comuns da U.PORTO (IRICUP) é o responsável pela gestão do Estúdio de Videoconferência (VC) da U.PORTO, localizado na Reitoria da Universidade, à Praça Gomes Teixeira, Porto, Portugal, na sala 434, No DUD, é a Unidades de a responsável pela gestão do Estúdio de VC, sendo apoiada pela Unidade de Serviço ao Utilizador (SERU). Informação adicional, incluindo de contacto, está disponível em Recursos e Serviços> Estúdio de Videoconferência. 3-UTILIZAÇÃO 3.1-FUNÇÕES PRINCIPAIS O Estúdio de Videoconferência da U.PORTO é vocacionado para: - Reuniões em videoconferência; - Sessões de ensino a distância; - Produção de conteúdos de vídeo; - Visionamento de conteúdos de alta qualidade e experimentação nas áreas de videoconferência e videodifusão. Os pedidos de utilização do Estúdio de VC para as funções para que está vocacionado devem ser efectuados com um mínimo de 2 dias úteis de antecedência. Os pedidos recebidos aquém do mínimo poderão não ser aceites. 3

4 3.2-OUTRAS FUNÇÕES Outros pedidos de utilização do Estúdio de VC que não se enquadrem nas funções principais para que está vocacionado, caso sejam contemplados, não têm prioridade sobre pedidos enquadrados nas funções principais, ainda que solicitados posteriores, tendo obrigatoriamente que ceder lugar a estes. 4-DESTINATÁRIOS 4.1-COMUNIDADE ACADÉMICA DA U.PORTO O Estúdio de VC encontra-se disponível para reserva e utilização gratuita pela comunidade académica da U.PORTO. 4.2-INSTITUIÇÕES DA RCTS O Estúdio de VC encontra-se disponível para reserva e utilização gratuita pelas instituições ligadas à RCTS (Rede de Investigação e Ensino Nacional). Prevalece todavia a utilização pela comunidade académica da U.PORTO no caso de pedidos de reserva coincidentes no tempo, efectuados com a antecedência mínima indicada em HORÁRIO O horário do Estúdio de VC está sujeito ao horário normal de funcionamento da Reitoria/IRICUP. Pedidos de utilização fora do horário normal de funcionamento da Reitoria/IRICUP, carecem de autorização dos Serviços de Património Edificado e Contratação Pública da Reitoria e da Direcção do IRICUP. 6-REQUISIÇÃO DOS SERVIÇOS 6.1-FUNÇÕES PRINCIPAIS A utilização do Estúdio de VC deve obedecer ao procedimento que se descreve de seguida. Passo 1: - Para os Colaboradores internos da Reitoria/IRICUP: Reserva via TT (Trouble-Ticket), seleccionando o serviço DUD Universidade Digital> Utilização do Estúdio de Videoconferência; - Para os restantes utilizadores: Reserva via videoconferencia@reit.up.pt Passo 2: Fornecer no TT ou , a seguinte informação: 4

5 Período da Reserva (ano.mês.dia) Duração da Sessão (hora de início e duração) Justificação; Nº de Pessoas previstas no Estúdio VC; Contactos do(s) ponto(s) remoto(s), no caso de se tratar de uma videoconferência. Passo 3: Confirmação da disponibilidade do Estúdio VC pelo GATIUP. Resposta via TT ou ; Passo 4: Contacto do GATIUP com o requerente para identificação de requisitos técnicos específicos. Resposta via TT ou ; Passo 5: Teste(s) prévio(s) no Estúdio VC a realizar pelo GATIUP; Passo 6: Acompanhamento da sessão pelo GATIUP; Passo 7: Apoio do SERU à sessão, para resolução de problemas com postos de trabalho (PC s, portáteis) ou de conectividade em rede, se necessário, por solicitação do GATIUP; Passo 8: Verificação das condições ambientais da sala antes e depois da sessão pelo GATIUP. 6.2-OUTRAS FUNÇÕES A utilização do Estúdio de VC para outras funções deve efectuar-se, se autorizada, seguindo os passos: Passo 1: - Para os Colaboradores internos da Reitoria/IRICUP: Reserva via TT (Trouble-Ticket), seleccionando o serviço o serviço DUD Universidade Digital> Utilização do Estúdio de Videoconferência; - Para os restantes utilizadores: Reserva via videoconferencia@reit.up.pt Passo 2: Fornecer no TT ou , a seguinte informação: Período da Reserva (ano.mês.dia) Duração da Reserva (hora de início e duração) Justificação; Nº de Pessoas previstas no Estúdio VC; Necessidade de utilização de videoprojectores. 5

6 Passo 3: Confirmação da disponibilidade do Estúdio VC pelo GATIUP. Resposta via TT ou ; Em qualquer momento a reserva pode ser cancelada caso surja um pedido de utilização do Estúdio em período coincidente, no todo ou em parte, enquadrado nas funções principais do Estúdio de VC. Passo 4: Durante a utilização do Estúdio de VC, a equipa técnica do GATIUP poderá auxiliar na utilização das videoprojectores integrados na sala 434, caso esta utilização tenha sido solicitada. 7-RESPONSABILIDADE DOS UTILIZADORES O utilizador para quem for aprovada a reserva da sala do Estúdio de VC será responsável pela integridade do espaço durante o período de utilização, bem como por qualquer dano causado por acto ou omissão. Durante a realização de sessões que não se enquadrem nas funções principais do Estúdio de VC, se houver necessidade de dispor as mesas e cadeiras da sala de forma diferente da apresentada, será da responsabilidade do utilizador organizar o espaço como pretende, assim como pela posterior reorganização do mesmo de modo a deixar a sala conforme se encontrava inicialmente. Não é autorizado o acesso ao Estúdio de VC e à respectiva sala de apoio contígua a qualquer elemento do pessoal da U.PORTO, ou externo, sem prévia autorização do GATIUP. Exceptuam-se os motivos de controlo de segurança que requeiram o acesso imediato. 6

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