Alternativas para Governança de processos do Cadastro de Clientes e Fornecedores

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1 Alternativas para Governança de processos do Cadastro de Clientes e Fornecedores O Portal de Serviços: O Sistema de Automação de Consultas: visite: Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! revisado: 15/jul/2014 Autor: Eduardo Lanna Como manter a Governança do Cadastro Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida Cadastramento Inicial Fase operacional do Cadastro: - Relacionamento comercial - Emissão de documentos Dados para o Fisco: SPED NFe / CTe EFD e ECD Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente); Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro antigo (ex: semanalmente); Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal); Validação on line em real time nas operações diárias evitam riscos: Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor. 1

2 Conceito de Consulta e de Saneamento Consulta de dados cadastrais é uma TAREFA: Tarefa inicial do Saneamento, para buscar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente. Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas; Não implica em tratamento dos dados de retorno. Tarefa totalmente automatizável por sistemas terceiros. Saneamento de dados cadastrais é um PROCESSO: Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados; Dados obtidos são comparados com dados da base; Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização); Processo parcialmente automatizado: análise requerer intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte. Opções de Governança oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros existentes; Pré-cadastramento de registros novos; Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados. Programa usuário de um Webservice de Consultas externo (infra do provedor) Sistema KeyConsultas-webservice Plataforma de Automação de Consultas na web; Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, etc); Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor); Opcional Licenciamento de uso anual para instalação na infra da Contratante. 2

3 Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento periódico em Lotes de Registros; Pré-cadastramento de novos registros na base; Consultas para reativação ou atualização do registro; Atualização de dados da base por upload de arquivo atualizado pelo usuário. Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (serviço padrão) Consulta Básica CNPJ inclui: Receita Federal, Sintegra Estadual e Cod.IBGE do Municipio. 3

4 Sites consultados pelo KeyConsultas-web Consultas de registro de Empresas pelo CNPJ: Receita Federal, Sintegra Estadual e IBGE (Cod. Municipio); Simples Nacional, Suframa; PMSP, IBAMA (Cert. Técnico, e registro em área de embargo); CND do INSS, CND Divita Ativa, e Regularidade com o FGTS Consultas de registros de Pessoas Físicas pelo CPF: Receita Federal, End. Correio (CEP), e IBGE (Cod. Municipio); Sintegra de Produtor Rural pelo CPF e pela IE; IBAMA: registro de Produtor Rural em áreas de embargo Processos de governança suportados: Saneamento periódico da base original em lotes de registros; Consultas de Pré-cadastramento de novos registros, e consultas para reativar cadastros inativos/antigos. (transferência de arquivos) Uso do Portal KeyConsultas-web Portal do Pré-cadastro de novos registros 4

5 Características do Portal KeyConsultas-web Contratação mensal, como um serviço via web; Custo fixo mensal para até 05 usuários, e pacote de volume de consultas mensais (lote e pré-cadastro); Utiliza uma plataforma de infraestrutura externa via webservice para requisitar as consultas; Gera arquivos dos registros para importar dados na base local (excel ou XML): menor custo de integração com ERP. Consulta de lotes antes da emissão de NFe é Operacional: requer janela de tempo viável para processar os registros. Não requer alto custo de integração no ERP, e nem o custo de user account no ERP; Integração com o ERP via Webservice: Pode atender a todos os processos do cadastro, ou apenas alguns mais críticos; Requer mapeamento de processos que disparam as consultas manuais ou dinâmicas; 5

6 Processos que disparam Consultas cadastrais Recomendado mapear o fluxo no ERP Entrada de novo registro de Cliente ou Fornecedor * Alteração/Reativação de registro cadastral existente Entrada de novo Pedido de Cliente Autorização do Pedido para faturamento/nf-e Solicitação de Orçamento de COMPRAS para Fornecedor Emissão de Pedido de COMPRAS para Fornecedor Consulta de chave de XML de NF-e recebida Consulta de chave da DANFe no recebimento de mercadoria Consulta de chave de NF-e recebida após 7 dias Integração com Sistemas de Gestão (ERP) Uso do Sistema KeyConsultas-webservice O Webservice pode ser integrado a qualquer sistema de gestão do mercado (ERP). Um maior grau de integração exige customizar telas no ERP para incluir novas funcionalidades, interferindo nos processos: Botão de Consultas para atualização ou reativação de registro inativo; Botão de Consultas de revalidação de status de um registro existente; Consultas de dados para entrada de novo registro cadastral; Validação cadastral antes de gerar NFe, na aprovação do pedido; Importação de dados da consulta para atualizar base no ERP. 6

7 Arquitetura do Sistema Webservice Ambiente Genérico Sistema no Data Center Internet Websites alvo das Consultas REST e JSON WS Conexão com ERP Webservice Distribuidor https Pool de Robôs (VMs ou Cloud) Certificados Consultas Características do KeyConsultas-webservice Contratação mensal, como um serviço via web; Custo fixo mensal para a faixa de volume de consultas estimada na contratação. O Webserice é gerencia um pool de robôs instalado em outros servidores (ou em VM) para fazer as consultas; Gera um arquivo de RETORNO de cada consulta contendo os dados principais mapeados (tags), e uma cópia do HTML. Consulta antes da emissão de NFe pode ser on line, mas requer janela de tempo viável para evitar problema operacional. Usuário Gestor do contrato tem acesso a painel para relatórios de uso do Sistema 7

8 Requisitos para Infraestrutura do Sistema Webservice Distribuidor Requisitos mínimos para o Webservice Distribuidor: 01 Servidor: Dual Core de 2GHz ou superior (local, Cloud ou Hosting dedicado) 4GB de RAM, e HD de 100GB RAID 0 ou 1 Banco de Dados: instalar na mesma maquina MySQL ou PostgreSQL. Para os Robôs do Pool (mínimo 02 na mesma infra do Webservice): Cloud minimo 768KB de RAM e 1 vcpu na VM Ao optar por VM em máquina local, considerar capacidade da CPU e Memoria Um IP público por Robô, preferencialmente range Brazil (para o Sintegra) Sistema Operacional Linux: Ubuntu LTS, CentOS 6.0, RedHat, etc. Banco de Dados: MySQL, PostgreSQL, ou os comerciais SQL Server, Oracle. Requisitos de Rede: Mínimo de 01 IP público por Robô, e 1Mbps de banda por IP, e 01 IP para o WS Distribuidor. Arquitetura do Sistema KeyConsultas-WS Opção 1: Sistema completo na Infra da Contratante Data Center da Contratante Internet Websites alvo das Consultas Interfaces do Usurio https Certificados ERP Suite REST JSON webservice Consultas Data Base Sistema Usuário Webservice Distribuidor Pool de Robôs (VMs locais) Recomendado: uso de NewRelic ou Zabbix para monitorar recursos do servidor (CPU e Banco de Dados, etc.). 8

9 Arquitetura do Sistema KeyConsultas-WS Opção 2: Webservice na Contratante e Robôs no Cloud Data Center da Contratante Interfaces do Usuário Cloud Externo https Certificados Internet Websites alvo das Consultas ERP Suite REST JSON webservice Consultas Data Base Sistema Usuário Webservice Distribuidor Pool de Robôs (Cloud externo) https Recomendado: uso de NewRelic ou Zabbix para monitorar recursos do servidor (CPU e Banco de Dados, etc.). Arquitetura do Sistema KeyConsultas-WS Opção 3: Uso externo na Infra do Provedor Data Center da Contratante Interfaces do Usuário ERP Suite REST JSON Cloud do Provedor https Certificados Internet Websites alvo das Consultas webservice Consultas Data Base Sistema Usuário Webservice Distribuidor Pool de Robôs (VMs ou Cloud) http ou https 9

10 Comparativo das opções de Governança Uso do Portal KeyConsultas-web ou Uso do Webservices integrado ao ERP Comparativo das opções de Governança Processos da Governança Uso do Portal KeyConsultas-web Integração do ERP via Webservices Pré-cadastramento de novos registros SIM - operacional Roda fora do ERP, e transfere arquivo. SIM - dinâmico Roda integrado ao ERP Consulta de situação de registro inativo/existente Consulta antes de emitir NFe mercantil Saneamento periódico em Lotes de registros SIM - operacional Roda fora do ERP, e transfere arquivo. Operacional PARCIAL: Requer janela de processamento do lote SIM - tarefa padrão operacional SIM - dinâmico Roda integrado ao ERP SIM - dinâmico ERP dispara consulta no curso do processo Requer tarefa de processamento batch pelo ERP antes da análise operaconal. Manutenção e integração com a base cadastral do ERP - Custo BAIXO de integração, e usuários. - MENOS complexo. - Custo ALTO de integração, e usuários. - Um pouco MAIS complexo Modelo de contratação: Uso mensal como um serviço. Opcional aquisição do Portal. Uso mensal como um serviço. Opcional aquisição do Sistema e infra. 10

11 Conclusões sobre as opções de Governança Sobre o uso do Portal KeyConsultas-web: Atende melhor aos processos de entrada de novos registros, e saneamento em periódico integral da base (lotes em batch) Menor custo de integração, licença de usuários, e manutenção; Sobre o uso do Webservices integrado ao ERP Atende melhor aos processos de consultas dinâmicas, relacionados com a emissão da NFe e o SPED, no curso dos processos internos. Maior custo de integração para fazer tudo, além de custo de usuários no ERP, e manutenção. Aquisição para uso local atende a todos os processos, mas tem maior custo de propriedade, com a infraestrutura e manutenção. Conclusão sobre o melhor caso de uso (sugerido): Uso do Portal KeyConsultas-web para o saneamento em lotes de registros, e para o Pré-Cadastramento; Uso do Webservice integrado ao ERP para consultas dinâmicas antes de emitir NFe ou comprar de fornecedor. Obrigado! Entre em contato conosco. Provedor do Sistema KeyConsultas Tel: +(11) Atend. Coml. Direto: +(11) contato@keyconsultasweb.com.br Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! Autor: Eduardo Lanna 11