Como trabalhar Cultura de Processos por meio da Colaboração e Compartilhamento de Conhecimento

Transcrição

1 Como trabalhar Cultura de Processos por meio da Colaboração e Compartilhamento de Conhecimento Abordagem com foco em Pessoas e Gestão da Mudança Fernando Barros de Sá Dr Ricardo Luiz Machado 27/11/2012 Brasília - DF

2 Como trabalhar Cultura de Processos por meio da PARTICIPAÇÃO das PESSOAS, Colaboração e Compartilhamento de Conhecimento Abordagem com foco em Pessoas e Gestão da Mudança Fernando Barros de Sá Dr Ricardo Luiz Machado 27/11/2012 Brasília - DF

3 Como trabalhar Cultura de Processos por meio da PARTICIPAÇÃO das PESSOAS, Colaborando e Compartilhando Conhecimento na MELHORIA de PROCESSOS Abordagem com foco em Pessoas e Gestão da Mudança Fernando Barros de Sá Dr Ricardo Luiz Machado 27/11/2012 Brasília - DF

4 Agenda

5 Projeto Inovação em Desenvolvimento Organizacional Programa de Modernização da Gestão. Agência de Ciência, Tecnologia e Inovação do Município de Goiânia Programa de Pós-graduação Stricto Sensu em Engenharia de Produção e Sistemas.

6 Propósito do Projeto Desenvolver: 1) Metodologia de Desenvolvimento Organizacional; 2) Ferramentas de apoio à implementação da Metodologia;

7 INÍCIO O QUE QUEREMOS: Melhorar Continuidade Sem Retrocessos

8 O QUE QUEREMOS: Melhorar Continuidade Sem Retrocessos SOB QUAIS CONDIÇÕES: Gastando pouco Pouco risco Com o que temos

9 O QUE QUEREMOS: COMO? Melhorar Continuidade Sem Retrocessos SOB QUAIS CONDIÇÕES: Metodologia? Ferramentas? Gastando pouco Pouco risco Com o que temos

10 Objetivos da Metodologia Objetivos quanto ao NEGÓCIO: 1) Elevar a EFICIÊNCIA 2) Melhorar CONTINUAMENTE 3) Prover SUSTENTAÇÃO Objetivos quanto à sua IMPLEMENTAÇÃO: 4) Viável 5) Flexível

11 Objetivos da Metodologia Objetivos quanto ao negócio: 1) Elevar a EFICIÊNCIA a. Produtividade e qualidade b. Custo e prazos c. Satisfação do cliente 2) Melhorar CONTINUAMENTE a. Melhoria conduzida pelos gestores b. Como parte da rotina 3) Prover SUSTENTAÇÃO a. Manter b. Elevar Objetivos quanto à sua implementação: 4) Viabilidade a. Econômica e Técnica 5) Flexível a. Adaptação aos recursos internos e capacidades existentes

12 DESAFIO

13 Objetivos quanto ao NEGÓCIO 1) Elevar a eficiência corrente a. Produtividade e qualidade b. Custo e prazos c. Satisfação do cliente d. Adaptação dos servidores às mudanças e. Nível de esforço dos servidores SUSTENTAR Eficiência e Melhoria 2) Melhorar continuamente a. Melhoria conduzida pelos gestores b. Como parte da rotina c. Com apoio dos servidores d. Sem comprometer os níveis de eficiência alcançados 3) Eficiência e Melhoria SUSTENTÁVEIS ao longo do tempo a. Baixo nível de esforço para MANTER os padrões de eficiência alcançados b. Baixo nível de esforço para ELEVAR continuamente os padrões de eficiência c. GERAR VALOR PARA OS SERVIDORES

14 Objetivos de Negócio 1) Elevar a eficiência corrente a. Produtividade e qualidade b. Custo e prazos c. Satisfação do cliente d. Adaptação dos servidores às mudanças e. Nível de esforço dos servidores 2) Melhorar continuamente a. Melhoria conduzida pelos gestores b. Como parte da rotina c. Com apoio dos servidores d. Sem comprometer os níveis de eficiência alcançados 3) Eficiência e Melhoria sustentáveis a. Baixo nível de esforço para manter os padrões de eficiência alcançados b. Baixo nível de esforço para elevar os padrões de eficiência alcançados c. Gerar valor para os servidores O que fazer Racionalizar processos Treinar e capacitar Investir em recursos Envolver servidores nas melhorias Trabalhar a aceitação das mudanças Fazer mais com menos esforço Instrumentar a execução processos Desenvolver competências Instrumentar gestores e servidores Buscar o interesse dos servidores Atuar nas responsabilidades do dia-a-dia e, ao mesmo tempo, viabilizar as melhorias Instrumentar gestão desempenho Instrumentar a melhoria contínua Valorização das pessoas, diálogo, transparência, apoio mútuo

15 Instrumentar! Automatizar Processos 1) Elevar a eficiência corrente a. Produtividade e qualidade b. Custo e prazos c. Satisfação do cliente d. Adaptação dos servidores às mudanças e. Nível de esforço dos servidores 2) Melhorar continuamente a. Melhoria conduzida pelos gestores b. Como parte da rotina c. Com apoio dos servidores d. Sem comprometer os níveis de eficiência alcançados 3) Eficiência e Melhoria sustentáveis a. Baixo nível de esforço para manter os padrões de eficiência alcançados b. Baixo nível de esforço para elevar os padrões de eficiência alcançados c. Gerar valor para os servidores Racionalizar processos Treinar e capacitar Investir em recursos Envolver servidores nas melhorias Trabalhar a aceitação das mudanças Fazer mais com menos esforço Instrumentar a execução processos Desenvolver competências Instrumentar gestores e servidores Buscar o interesse dos servidores Atuar nas responsabilidades do dia-a-dia e, ao mesmo tempo, viabilizar as melhorias Instrumentar gestão desempenho Instrumentar a melhoria contínua Valorização das pessoas, diálogo, transparência, apoio mútuo

16 Fatores Humanos! 1) Elevar a eficiência corrente a. Produtividade e qualidade b. Custo e prazos c. Satisfação do cliente d. Adaptação dos servidores às mudanças e. Nível de esforço dos servidores 2) Melhorar continuamente a. Melhoria conduzida pelos gestores b. Como parte da rotina c. Com apoio dos servidores d. Sem comprometer os níveis de eficiência alcançados 3) Eficiência e Melhoria sustentáveis a. Baixo nível de esforço para manter os padrões de eficiência alcançados b. Baixo nível de esforço para elevar os padrões de eficiência alcançados c. Gerar valor para os servidores Foco nas Pessoas Racionalizar processos Treinar e capacitar Investir em recursos Envolver servidores nas melhorias Trabalhar a aceitação das mudanças Fazer mais com menos esforço Instrumentar a execução processos Desenvolver competências Instrumentar gestores e servidores Buscar o interesse dos servidores Atuar nas responsabilidades do dia-a-dia e, ao mesmo tempo, viabilizar as melhorias Instrumentar gestão desempenho Instrumentar a melhoria contínua Valorização das pessoas, diálogo, transparência, apoio mútuo

17 Pessoas e Automação!!! 1) Elevar a eficiência corrente a. Produtividade e qualidade b. Custo e prazos c. Satisfação do cliente d. Adaptação dos servidores às mudanças e. Nível de esforço dos servidores 2) Melhorar continuamente a. Melhoria conduzida pelos gestores b. Como parte da rotina c. Com apoio dos servidores d. Sem comprometer os níveis de eficiência alcançados 3) Eficiência e Melhoria sustentáveis a. Baixo nível de esforço para manter os padrões de eficiência alcançados b. Baixo nível de esforço para elevar os padrões de eficiência alcançados c. Gerar valor para os servidores Gestão da Mudança Racionalizar processos Treinar e capacitar Investir em recursos Envolver servidores nas melhorias Trabalhar a aceitação das mudanças Fazer mais com menos esforço Instrumentar a execução processos Desenvolver competências Instrumentar gestores e servidores Buscar o interesse dos servidores Atuar nas responsabilidades do dia-a-dia e, ao mesmo tempo, viabilizar as melhorias Instrumentar gestão desempenho Instrumentar a melhoria contínua Valorização das pessoas, diálogo, transparência, apoio mútuo

18 DESENVOLVIMENTO

19 Ilustração da Metodologia Ferramenta de Colaboração Dia-a-dia da Empresa Equipe Técnica Desenho de Processos Colaboradores da Empresa Projeto de Processos

20 Ferramenta de Colaboração Lidos Não Lidos

21 Conteúdo de um Comentário Conteúdo de um comentário

22 Documentação do Processo

23 Documentação dos Passos

27 Consulta

28 Troca de Ideias

29 Participação Ativa na Modelagem Curti Equipe Técnica Desenho de Processos Colaboradores da Empresa Não Curti Tenho uma Dúvida Sugestão Resposta a uma dúvida Comunicação Simplificada Abertura para a Participação Facilidade para a Colaboração Incentivo ao Envolvimento Projeto de Processos

30 Alinhamento de Conhecimentos Desenho de Processos Críticas Respostas da Eqp Técnica Dúvidas EMPRESA Respostas de Colegas Sugestões de Melhoria Dúvidas

31 Construção de Consenso Equipe Técnica Desenho de Processos Colaboradores da Empresa Rever um posicionamento Projeto de Processos

32 Informações de Apoio às Decisões Ciclos Evolutivos Equipe Técnica Enriquecimento do Desenho Desenho de Processos Colaboradores da Empresa Projeto de Processos

33 Identificação de Padrões de Comportamento Ciclos Evolutivos EMPRESA Equipe Técnica Enriquecimento do Desenho Desenho de Processos Colaboradores da Empresa Projeto de Processos

34 Legitimidade do Modelo de Processos Ciclos Evolutivos Dia-a-dia da Empresa Equipe Técnica Desenho CONSENSUAL Enriquecimento do Desenho Desenho de Processos Colaboradores da Empresa Construção de Inteligência Coletiva Projeto de Processos

35 Integração com a Engenharia de Software Ciclos Evolutivos Dia-a-dia da Empresa Equipe Técnica Enriquecimento do Desenho Desenho de Processos Desenho CONSENSUAL Colaboradores da Empresa Engenheiros Software Projeto de Processos

36 Sustentação ao Desempenho e Melhoria Contínua 1 Ciclos Evolutivos 2 Dia-a-dia da Empresa EMPRESA Equipe Técnica Desenho de Processos Enriquecimento do Desenho Desenho CONSENSUAL Colaboradores da Empresa Suporte à Gestão e Melhoria Contínua 9 Engenheiros Software 6 Software de Automação dos Processos 8 7 Apoio à Produtiv Software Integração Sistemas Projeto de Processos BDs ERP Sis Legados

37 Ferramentas de Apoio à Metodologia 1 Ciclos EDP Evolutivos 2 Dia-a-dia da Empresa EMPRESA Equipe Técnica Desenho de Processos Enriquecimento do Desenho 4 RSC 3 10 Desenho CONSENSUAL 5 GAT Colaboradores da Empresa Suporte à Gestão e Melhoria Contínua 9 ATI Engenheiros Software 6 Software de Automação dos Processos 8 7 Apoio à Produtiv Software Integração Sistemas PSB Projeto de Processos BDs ERP Sis Legados

38 INÍCIO DESAFIO DESENVOLVIMENTO CONCLUSÃO

39 Pessoas, Mudança e Tecnologia MODELO HIERÁRQUICO Estruturas Formais Estruturas Informais Presidência Assessoria Diretoria Administrativa Diretoria Financeira Diretoria Comercial Departamento de Compras Departamento de Recursos Humanos Departamento de Vendas Departamento Telemarketing

40 Equilíbrio: Controle-Comando x Fatores Humanos EXCELÊNCIA Iniciativas de Melhoria Organizacional

41 Equilíbrio: Controle-Comando x Fatores Humanos EXCELÊNCIA Desempenho Superior Agilidade, Flexibilidade e Eficácia Maturidade Gerencial Iniciativas de Melhoria Organizacional Preservar e Fortalecer as Estruturas Formais Melhor se Relacionar e Mobilizar as Est Informais

42 Transformações Organizacionais EXCELÊNCIA Desempenho Superior Gerar Valor por meio Rec Internos Agilidade, Flexibilidade e Eficácia Explorar Ativos Intangíveis Maturidade Gerencial Iniciativas de Melhoria Organizacional Preservar e Fortalecer as Estruturas Formais Melhor se Relacionar e Mobilizar as Est Informais

43 Estratégia da Metodologia EXCELÊNCIA Gerar Valor por meio Rec Internos Desempenho Superior Agilidade, Flexibilidade e Eficácia Maturidade Gerencial Explorar Ativos Intangíveis Iniciativas de Melhoria Organizacional Convergir Recursos Internos: Experiência das Pessoas Competências Interfuncionais Capacidades Tecnológicas Interesse em Melhorar Por meio de: Comunicação Colaboração Compartilhamento de Conhecimento Aprendizagem Preservar e Fortalecer as Estruturas Formais Melhor se Relacionar e Mobilizar as Est Informais

44 Artigo

45 Obrigado! Fernando Barros de Sá Dr Ricardo Luiz Machado Como trabalhar Cultura de Processos por meio da Colaboração e Compartilhamento de Conhecimento Abordagem com foco em Pessoas e Gestão da Mudança