REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE. Reestruturação Organizacional Fundação CEEE
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- Milena Tuschinski Balsemão
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2 REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE Reestruturação Organizacional Fundação CEEE
3 Claudiomar Gautério de Farias Diretor de Previdência Janice Antonia Fortes Diretora Financeira Juarez Emilio Moehlecke Presidente
4 HISTÓRICO 1. Atualização do estatuto 2. Comitê Gestor de Plano 3. Revisão do processo eleitoral 4. Processo administrativo disciplinar 5. Controle de riscos: auditoria interna, segregação de funções e segregação de ativos 6. Alinhamento do orçamento com o planejamento estratégico
5 HISTÓRICO 7. Criação de auditoria/ouvidoria 8. Gestão do fundo previdencial 9. Crescimento do custo administrativo bem acima da rentabilidade dos planos - Apontamento PREVIC 10. Expansão 11. Avaliação da estrutura física 12. Análise quanti-qualitativa de pessoal 13. Revisão do organograma
6 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO * DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado OBJETIVOS ESTRATÉGICOS BUSCAR SUSTENTABILIDADE ADMINISTRATIVA APRIMORAR A ESTRUTURA DE GOVERNANÇA REDUZIR O NÚMERO DE AÇÕES JUDICIAIS REESTRUTURAR OS PLANOS COM DEMANDAS DE MELHORIAS *Aprovado por unanimidade pelo CD para os biênios e
7 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado
8 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado Comitê Gestor de Plano Expansão
9 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado Comitê Gestor de Plano Revisão do processo eleitoral Processo administrativo disciplinar Expansão
10 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado Alinhamento do orçamento com o planejamento estratégico Crescimento do custo administrativo bem acima da rentabilidade dos planos - Apontamento PREVIC Revisão do organograma
11 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado Atualização do estatuto Controle de riscos: auditoria interna, segregação de funções e segregação de ativos Criação de auditoria/ouvidoria Gestão do fundo previdencial Avaliação da estrutura física Análise quanti-qualitativa de pessoal
12 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO * DIRETRIZ FUNDAMENTAL (aumentar a participação no mercado de previdência complementar) DESDOBRAMENTOS Fidelizar as atuais patrocinadoras e garantir o pagamento de benefícios Conquistar novas patrocinadoras/instituidoras Desenvolver cultura organizacional competitiva Adequar as estruturas de governança às exigências do mercado OBJETIVOS ESTRATÉGICOS BUSCAR SUSTENTABILIDADE ADMINISTRATIVA APRIMORAR A ESTRUTURA DE GOVERNANÇA REDUZIR O NÚMERO DE AÇÕES JUDICIAIS REESTRUTURAR OS PLANOS COM DEMANDAS DE MELHORIAS *Aprovado por unanimidade pelo CD para os biênios e
13 TRABALHO DE GOVERNANÇA Aprovado por unanimidade no Conselho Deliberativo em abril/13; Implementado de duas maneiras:
14 TRABALHO DE GOVERNANÇA 1. Atualização do estatuto 2. Comitê Gestor de Plano 3. Revisão do processo eleitoral 4. Processo administrativo disciplinar 5. Controle de riscos: auditoria interna, segregação de funções e segregação de ativos 6. Alinhamento do orçamento com o planejamento estratégico
15 TRABALHO DE GOVERNANÇA 7. Criação de auditoria/ouvidoria 8. Gestão do fundo previdencial 9. Crescimento do custo administrativo bem acima da rentabilidade dos planos - Apontamento PREVIC 10. Expansão 11. Avaliação da estrutura física 12. Análise quanti-qualitativa de pessoal 13. Revisão do organograma
16 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE* OBJETIVOS Analisar a estrutura organizacional; Analisar o quantitativo de pessoal; Mapear as competências comportamentais dos funcionários; *Aprovado por unanimidade pelo CD em janeiro de 2014
17 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE ATÉ JANEIRO DE 2014
18 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE 1 ETAPAS LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS Prazo: 05 de junho a 30 de setembro de 2013.
19 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE ETAPAS 1 2 LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS ANÁLISE INTERNA - PRESIDÊNCIA Prazo: 05 de junho a 30 de setembro de Prazo: 01 de outubro de 2013 a 06 de janeiro 2014.
20 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE ETAPAS LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS ANÁLISE INTERNA - PRESIDÊNCIA ANÁLISE INTERNA - DIRETORIA Prazo: 05 de junho a 30 de setembro de Prazo: 01 de outubro de 2013 a 06 de janeiro Prazo: 10 de janeiro a 10 fevereiro 2014.
21 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE ETAPAS LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS ANÁLISE INTERNA - PRESIDÊNCIA ANÁLISE INTERNA - DIRETORIA ANÁLISE INTERNA DIRETORIA E GERENTES Prazo: 05 de junho Prazo: 01 de outubro Prazo: 10 de janeiro Prazo: 10 fevereiro a 30 de setembro de 2013 a 06 de a 10 fevereiro a 20 de março de de janeiro
22 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE ETAPAS LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS ANÁLISE INTERNA - PRESIDÊNCIA ANÁLISE INTERNA - DIRETORIA ANÁLISE INTERNA DIRETORIA E GERENTES IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES REFERENTES AO QUADRO DE LOTAÇÃO Prazo: 05 de junho Prazo: 01 de Prazo: 10 de janeiro Prazo: 10 fevereiro Prazo: 24 de a 30 de setembro outubro de 2013 a a 10 fevereiro a 20 de março de março a 23 de maio de de janeiro de 2014.
23 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE 1 ETAPAS LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS Prazo: 05 de junho a 30 de setembro de ATIVIDADES Entrevistas e reuniões individuais com o Presidente e Diretores; Entrevistas e reuniões com a Diretoria, Gerentes, Assessores e com todos os funcionários da Fundação CEEE em atividade no período; Acompanhamento das atividades e macroprocessos realizados nas diversas áreas da Fundação CEEE; Estudo de documentos e registros sobre indicadores de gestão, normas e diretrizes; Aporte de referencial externo através das experiências e conhecimentos dos consultores; Aplicação de instrumento para identificação do Perfil Comportamental de todos os funcionários da Fundação CEEE; Edição de Relatório Final.
24 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE ETAPAS 2 ANÁLISE INTERNA - PRESIDÊNCIA ATIVIDADES Reuniões com a Presidência para esclarecimentos sobre as sugestões da consultoria. Prazo: 01 de outubro de 2013 a 06 de janeiro 2014.
25 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE 3 ETAPAS ANÁLISE INTERNA - DIRETORIA ATIVIDADES Reuniões com a Diretoria para entendimento, discussão e decisão sobre o encaminhamento das proposições aprovadas. Prazo: 10 de janeiro a 10 fevereiro Formalização da nova Estrutura Organizacional aos novos Gerentes e Assessores.
26 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE 4 ETAPAS ANÁLISE INTERNA DIRETORIA E GERENTES Prazo: 10 fevereiro a 20 de março de ATIVIDADES Reuniões com Diretores, Gerentes e Assessores definidos na nova Estrutura Organizacional para entendimento, análise e validação das proposições referentes ao impacto em macroprocessos e quantitativo de pessoal, bem como o planejamento das respectivas implantações nas suas áreas de atuação. Definição entre Gerentes e Assessores sobre atividades transferidas entre as suas áreas, com a aprovação das respectivas Diretorias.
27 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE 5 ETAPAS IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES REFERENTES AO QUADRO DE LOTAÇÃO Prazo: 24 de março a 23 de maio de ATIVIDADES Realização dos processos de desligamento, transferência interna e contratação de funcionários. Disponibilização aos empregados demitidos de serviço especializado de apoio no processo de recolocação no mercado de trabalho e reposicionamento profissional. Realização de cotações, escolha e contratação de prestadores de serviços para atividades que foram terceirizadas. Estudos para realização de ajustes internos referentes a alocação física de gerências, assessorias e respectivas equipes através de um novo layout administrativo.
28 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA FUNDAÇÃO CEEE LEVANTAMENTOS, ANÁLISE E PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS ANÁLISE INTERNA - PRESIDÊNCIA ANÁLISE INTERNA - DIRETORIA ANÁLISE INTERNA DIRETORIA E GERENTES IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES REFERENTES AO QUADRO DE LOTAÇÃO Prazo: 05 de junho a Prazo: 01 de outubro Prazo: 10 de janeiro a Prazo: 10 fevereiro a Prazo: 24 de março a 30 de setembro de de 2013 a 06 de 10 fevereiro de março de de maio de janeiro 2014.
29 NOVA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL* ORIENTADA PARA OS PROCESSOS- CHAVE Foco nos Participantes, Patrocinadores e Instituidores Foco na Rentabilidade de Ativos e Movimentação Financeira Foco no Desenvolvimento da Gestão e Instituição Foco na Segurança e Controles Internos *Aprovada por unanimidade no CD em
30 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ANTIGA
31 NOVA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL CONSELHO DELIBERATIVO CONSELHO FISCAL Auditoria Interna Assessoria Comunicação Assessoria Jurídica Secretaria Geral PRESIDÊNCIA GERÊNCIA DE CONTROLADORIA DIRETORIA FINANCEIRA DIRETORIA DE INFRAESTRUTURA* DIRETORIA DE PREVIDÊNCIA GERÊNCIA DE INVESTIMENTOS GERÊNCIA FINANCEIRA / CONTÁBIL GERÊNCIA DE GESTÃO E SERVIÇOS *Diretor Eleito GERÊNCIA PREVIDENCIÁRIA GERÊNCIA DE EXPANSÃO
32 CONTROLADORIA (incorpora a função Atuarial e cria sinergia necessária entre ambas) ADEQUAÇÃO DA ESTRUTURA GERÊNCIA PREVIDENCIÁRIA (assume a célula de reclamatórias judiciais, atendimento, geração de receita previdenciária e pagamento de benefícios. GESTÃO E SERVIÇOS (responsável pelas funções administrativas, informática e recursos humanos) FINANCEIRA E CONTÁBIL (concentra atividades que estavam em áreas distintas) EXPANSÃO (foco no crescimento da Fundação CEEE) *Aprovado por unanimidade pelo CD para os biênios e
33 DE COMUNICAÇÃO (com foco exclusivo na atividade) ADEQUAÇÃO DA ESTRUTURA ASSESSORIA AUDITORIA JURÍDICA (foco estratégico na elaboração de pareceres e assessoramento aos Conselhos e Diretoria) AUDITORIA INTERNA (promoverá maior controle das atividades da entidade)
34 Criação, fusão e extinção de Gerências e atividades ADEQUAÇÃO DA ESTRUTURA OTIMIZAÇÃO Redução quadro funcionários (104 79) Redução Custos em R$ 1,5 milhão em 2014 Redução do espaço físico ocupado na sede em 19% com liberação de 1,2 andar Adequação do layout administrativo à nova estrutura
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36 Oferecer soluções de previdência privada complementar, administrando com excelência e segurança os recursos financeiros dos seus clientes. *Aprovada por unanimidade no CD em
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38 ATIVIDADES E EVENTOS INSTITUCIONAIS Palestras institucionais; Curso de preparação para a aposentadoria; Curso de planejamento financeiro e orçamento familiar; Seminário econômico; Prestação de contas a patrocinadores e instituidores.
39 ATIVIDADES E EVENTOS INSTITUCIONAIS Encontro Mais Vida; Diálogo Institucional; Seminário de Seguridade
40 Inserir slide sobre o evento Caminhos para o futuro
41 ATIVIDADES E EVENTOS INSTITUCIONAIS I SEMINÁRIO DE PREVIDÊNCIA MÁRIO SÉRGIO CORTELLA MAX GEHRINGER
42 ATIVIDADES E EVENTOS INSTITUCIONAIS Evento Dia do Aposentado; Consultoria Financeira; Atendimento individualizado (Serviço Social)
43 RECOMENDAÇÕES PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
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