DOCUMENTOS HÁBEIS. Documentos que possuem validade fiscal perante o fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de contas.

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2 DOCUMENTOS HÁBEIS Definição: Documentação que comprova os atos e fatos que originam o lançamento na escrituração contábil da entidade Ministério da Previdência Social. Documentos que possuem validade fiscal perante o fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de contas.

3 DOCUMENTOS HÁBEIS Notas fiscais de saída (venda) dentro do prazo de validade e que possuam dados como inscrição estadual, CNPJ, série e modelo da mesma ou autorização pela Secretaria da Fazenda para emissão; Cupons fiscais; Notas fiscais de serviços emitidas por prefeituras decorrentes de prestação de serviços; Fatura ou duplicada; RPA RecibodePagamentoaAutônomo.

4 ATENÇÃO, OBSERVAÇÃO IMPORTANTE!!! Não confundir Nota Fiscal de Venda com Nota fiscal de serviço: NF venda Aquisição de produtos; NF serviço Prestação de serviços PF e PJ.

5 ATENÇÃO, OBSERVAÇÃO IMPORTANTE!!! Exemplo: Areia Produto NF de venda Locação Veiculo Serviço NF de serviço ou venda (Modelo 7)

6 DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES Atentar para a validade da Nota fiscal que consta sempre no canto superior direito ou no canto inferior da nota. Caso a nota fiscal não possua a data de validade impressa no corpo da nota, observar a data da AIDF (autorização para impressão de documento fiscal) que tem de ser de sessenta meses antes da realização da despesa. Sempre solicitar recibo de quitação da despesa. Quando não houver solicitar carimbodepagonocorpodanota.

7 DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES Todas as Notas Fiscais e/ou Recibos de quitação devem conter: a)onomeeendereçocompletodaugm; b) A data da compra (emissão) ou do serviço realizado; c) A descrição detalhada do produto comprado e/ou do serviço prestado; d) Os valores unitários; e)retençõesnafonte,quandoforocaso;

8 DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES f) valor total; g) a comprovação do pagamento (quitação) efetuado, seja por meio do recibo de quitação assinado pelo vendedor e/ou prestador de serviços, por boleto bancário (ficha de compensação) autenticado ou ainda por comprovante de depósito bancário na conta do fornecedor vencedor do processo de cotação. A conta a ser efetuada o deposito deverá ser sempre a mesma contida na razão social da Nota Fiscal de Pessoa Jurídica ou na nota fiscal de Serviço pessoa física e nunca de algum parente do fornecedor/prestador de serviço vencedor. h) o deposito ou transferência eletrônica deverá ser sempre na conta específica do fornecedor, cuja denominação deverá ser igual a constante da Nota Fiscal e nunca na conta de uma pessoa física ou de outra pessoa jurídica, seja qual for à relação desta com o fornecedor.

9 EXEMPLO DE NOTA FISCAL D1

10 EXEMPLO DE NOTA FISCAL

11 DÚVIDAS!!!

12 DOCUMENTOS INÁBEIS DEFINIÇÃO Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de contas e não aceitos para efeito de prestação de contas. EXEMPLOS a) Notas fiscais com rasuras ou emendas; b) Despesas comprovadas apenas com recibo, quando a mesma exige uma nota fiscal ou cupom fiscal; c) Notas fiscais sem a descrição do produto ou serviço adquirido;

13 DOCUMENTOS INÁBEIS EXEMPLOS d) Nota fiscal de serviço emitida no lugar de uma nota fiscal de venda de mercadoria. Exemplo: venda de areia emitida numa nota fiscal de serviço, onde a areia e um produto, e tem que ser emitida em nota fiscal de venda; e) Notas fiscais cujo destinatário não seja a UG; f)notafiscalemitidaforadoprazodevalidadedamesma.

14 LEMBRETES SOBRE DESPESAS NÃO PREVISTAS Despesas que tenham uma finalidade diversa do projeto; Não efetuar pagamentos de juros, multas e taxas não previstos no orçamento, como também outros gastos não previstos; Manutenção de carros/motos e equipamentos não cedidos em comodato; Não efetuar adiantamentos a fornecedores, pagamentos só mediante entrega do material; Benefícios sociais (plano de saúde, ticket alimentação, seguro de vida, entre outros) e vale transporte; Despesas relativas a bebidas alcoólicas e/ou cigarros, etc; Notas fiscais e/ou recibos que contenham despesas pessoais (remédios, correios, telefone, roupas e etc);

15 LEMBRETES SOBRE DESPESAS NÃO PREVISTAS Pagamento de qualquer tipo de gratificação a Funcionários; Remuneração a diretores da Instituição; Participação em Encontros não pertencentes as Atividades fins estabelecidas no projeto como Semana da Água, Encontro de Agroecologia, Semente da paixão, Fórum Estaduais com finalidade divergente do Programa P1MC, Semana do Meio ambiente entre outros.

16 PROBLEMAS MAIS EVIDENCIADOS NAS AUDITORIAS Rasuras em documentos fiscais; Aquisição de Produtos com Nota Fiscal de serviço; Aquisição de Serviço com nota fiscal de venda de mercadoria; Ausência retenção impostos; Ausência recibo quitação; Notas fiscais não nominais a Instituição; Cupons fiscais apagados emitidos em papel térmico sem a retirada da fotocópia do mesmo.

17 DÚVIDAS!!!

18 RECIBO PAGAMENTO AUTONOMO RPA Nome e o endereço completo do beneficiário; O que deve conter RPA Número de sua Carteira de Identidade e CPF, PIS ou Inscrição no INSS, sua assinatura, o valor pago, o local e a data do pagamento, bem como uma descrição detalhada do serviço realizado. Obs.: Se o prestador de serviços não possuir número de Cadastramento do PISou daprevidênciasocial,deverá ser inscritonoinss antes de ser feitoo pagamento do serviço e se, por alguma razão não for possível cadastra-lo, ele não poderá prestar o serviço, a fim de evitar problemas na apresentação da GFIP.

19 RECIBO PAGAMENTO AUTONOMO RPA Deve ser efetuada a retenção destinada ao INSS nos limites previstos atualmente; Deve ser efetuada a retenção do ISS, se o prestador de serviços não possuir inscrição municipal como prestador de serviços autônomo ou não apresentar NF de serviço; Deve ser efetuada a retenção do Imposto de Renda na Fonte IRRF, se o valor líquido dos serviços, após a deduções legais (INSS, dependentes do prestador de serviço mediante apresentação documento comprobatório e do valor da tabela), exceder o limite de isenção previsto na Tabela Progressiva do Imposto de Renda atualizada; O Recibo deve detalhar os valores bruto, líquido e respectivos descontos.

20 RESUMO IMPOSTOS SOBRE RPA QUAIS OS IMPOSTOS RETIDOS ISS RETIDO FONTE INSS IRRF ACORDO TABELA PROGRESSIVA

21 RECIBO PAGAMENTO AUTONOMO RPA MODELO

22 O QUE FAZER NOS CASOS EM QUE A ENTIDADE FOR FILANTRÓPICA A entidade imune da cota patronal não é obrigada a recolher contribuições para a contratação de serviços de terceiros. A lei 9.711/98 fixa que empresas tomadoras de serviços apenas retenham 11% sobre o valor da nota fiscal ou fatura e o repasse à Previdência em nome da empresa prestadora. A isenção não exonera a entidade dessa obrigação, conforme o art. 9, parágrafo 1 : O disposto no inciso IV não exclui a atribuição, por lei, às entidades nele referidas, da condição de responsáveis pelos tributos que lhes caibam reter na fonte, e não as dispensa da prática de atos, previstos em lei, assecuratórios do cumprimento de obrigações tributárias por terceiros. Subsistem também, em sua maioria, as obrigações suplementares

23 PROBLEMAS EVIDENCIADOS Não retenção INSS e/ou IRRF, sem a apresentação de documentação comprobatória; Não recolhimento encargos devidos; Não retenção, apesar ter feito recolhimento Imposto incidente despesa projeto; Apropriação indébita; Ajustenovalorlíquidoaserpago.

24 DÚVIDAS!!!

25 IMPOSTOS INCIDENTES SOBRE A CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS Todo e qualquer prestação de serviços de pessoa física ou jurídica está sujeita a retenções na fonte de: ISS INSS IR Contribuições Federais

26 ISS IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS Fato gerador: Prestação do serviço; ISS Próprio ou Homologado: Devido para o prestador de serviço. ISS Fonte ou Substituição Tributária: Devido para o tomador de serviço. Percentual máximo permitido: 5%. NOTA: Vale ressaltar que as guias pagas pela empresa deverão ser emitidas em nome da mesma (como contribuinte), e não em nome do prestador (caso o imposto seja retido).

27 CUIDADO!!! QUAL O LOCAL QUE SERÁ RETIDO O ISS? A lei federal que rege o imposto sobre serviços é a Lei Complementar nº 116 de 31 de julho de 2003, baseando-se nela cada município instituiu seu Código Tributário Municipal - CTM, visto que cada um deles tem alguma peculiaridade em relação aos serviços prestados em seus domínios. Sendo assim o contribuinte deve seguir a princípio a legislação do seu município, caso ainda existam dúvidas sobre a aplicação da lei municipal deve-se consultar a LC nº 116/03. O referido imposto é devido no local do estabelecimento do prestador ou, na falta dele, no domicílio do prestador, salvo nas exceções previstas no art. 3º da LC 116/03, que o imposto será devido no local da prestação do serviço, sendo, então, retido na fonte.

28 INSS Incide sobre os serviços prestados mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada, inclusive em regime de trabalho temporário. Percentual: 11% Valor mínimo recolhido em guia é de R$ 29,00. Se o valor apurado não atingir o mínimo estipulado por guia, o mesmo deverá ser acumulado para a ser recolhido no próximo mês.

29 IMPOSTO DE RENDA - IR Incide IR sobre: Importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas; Civis ou mercantis, pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional. O percentual do IRRF a ser retido dos serviços varia de 1,0% e 1,5%.

30 IRRF: ALÍQUOTAS Serviços Limpeza e Conservação de bens imóveis, exceto reformas e obras assemelhadas Alíquota 1,0% Segurança (inclusive transporte de valores) 1,0% Vigilância (inclusive escolta) 1,0% Locação de mão-de-obra de empregados da locadora a serviço da locatária, em local por esta determinado 1,0% Demais Serviços (Contabilidade, etc) 1,5%

31 IMPOSTO DE RENDA - IR Será recolhido o IRRF de um prestador dentro do mês competência se o valor do imposto for superior a R$ 10,00 (caso contrário deverá ser acumulado e recolhido no mês seguinte), lembrando que o valor é cumulativonomês,combasenaraizdocnpjdoprestador. Ex.: Caso um prestador emita 3 notas de serviço no mês de julho novalorder$500,00: Serviços Prestados em: 01 de julho de 2010 R$ 500,00 IRRF R$ 5,00 Serviços Prestados em: 15 de julho de 2010 R$ 500,00 IRRF R$ 5,00 Serviços Prestados em: 29 de julho de 2010 R$ 500,00 IRRF R$ 5,00 IRRF a recolher no mês (1+2+3) = 15,00

32 CONTRIBUIÇÕES FEDERAIS Quais os serviços incide as contribuições Federais de pessoa jurídica x pessoa jurídica prestação de serviços profissionais; serviços de limpeza; conservação; manutenção; segurança; vigilância (inclusive escolta); transporte de valores; locação de mão-de-obra bem assim serviços de assessoria creditícia, mercadológica; gestão de crédito; seleção e riscos; administração de contas a pagar e a receber

33 CONTRIBUIÇÕES FEDERAIS PIS 0,65% COFINS 3,00% CSLL 1,00%

34 TRANSPORTE INTERMUNICIPAL DE PASSAGEIROS CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Art Compete aos Estados e ao Distrito Federal instituir impostos sobre: II - operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação, ainda que as operações e as prestações se iniciem no exterior; A Lei Complementar nº 87/96, que traz normas gerais sobre ICMS, define o alcance da incidência do tributo sobre a prestação de serviços de transportes atingindo a prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal, por qualquer via de pessoas, bens, mercadorias ou valores. Assim, além do transporte de carga (seja de bens ou mercadorias), incidirá ICMS também no transporte de pessoas(nota FISCAL VENDA MERCANTIL).

35 TRANSPORTE INTERMUNICIPAL DE PASSAGEIROS Serviços de Transporte de Natureza Intermunicipal e Interestadual; A incidência de impostos sobre os serviços de transporte podem ser de competência dos Estados ou dos Municípios, dependendo de onde, e como, o serviço seja prestado. É importante verificar se o transporte é executado dentro do mesmo Município ou se ele rompe a fronteira dos Municípios, ou, até mesmo, dos Estados, visto que esse fator é determinante para constatação de qual imposto incide sobre tal serviço; Caso o serviço de transporte seja prestado dentro do Município, ele será tributado conforme a Legislação Municipal (item da lista de serviços anexa à lei complementar 116/03). Neste caso, deverá ser emitida uma nota fiscal de serviços referente à prestação do serviço, sendo tributado pelo ISS e outros impostos (se for o caso), tais como: IR, Contribuições Federais e INSS.

36 TRANSPORTE INTERMUNICIPAL DE PASSAGEIROS Caso o transporte ocorra entre Municípios, ou entre Estados, este serviço será regido pela Legislação Estadual (art.155,ii,dacf).devendooprestadoremitirumanota fiscal de serviço de transporte, que será tributada pelo ICMS. Esta nota fiscal terá um modelo apropriado, denominado Modelo-7 (art. 10, I, do convênio SINIEF 06 de 1989), vide anexo do manual. Observação: Quaisquer transportadores que executarem serviços de transporte intermunicipal, interestadual e internacional de turistas e de outras pessoas, em veículos próprios ou afetados, estarão sujeitos ao ICMS.

37 LOCAÇÃO DE BENS A locação de bens não caracteriza prestação de serviços, e sim disponibilização de um bem, seja ele imóvel ou móvel para utilização do locatário sem prestação de um serviço. É de suma importância a análise prévia de como será dada a locação do bem móvel, visto que se houver fornecimento de mão de obra (operador, motorista, etc.) juntamente com a locação existe sim a caracterização do serviço, a partir daí há incidência de impostos com base somente no valor da mãodeobra. Ex.: Locação de fotocopiadora com operador; Locação de retro escavadeira com operador; Locação de veículo com motorista.

38 ALGUMAS PECULIARIDADES Existe incidência de IR sobre a locação de bens imóveis, caso a locação seja efetuada entre pessoa física e jurídica. Nos casos entre pessoas jurídicas não há incidência. Ex.: 1. Locador: Pessoa Jurídica Locatário: Pessoa Jurídica NãoháincidênciadeIR. 2. Locador: Pessoa Física Locatário: Pessoa Jurídica Há incidência de IR

39 RESUMO Transporte dentro município Incidência ISS Pessoa jurídica x pessoa jurídica Serviço locação Imóvel com motorista Retenção Impostos (ISS e INSS) Retenção IR lista serviços Transporte Intermunicipal Competência tributaria Estados NF modelo 07

40 ADIANTAMENTOS Serão permitidos adiantamentos para execução do programa P1MC desde que haja um controle efetivo sobre os mesmos, que seja feito apenas a funcionários pertencentes ao P1MC para efeito de realização de atividades vinculadas ao plano de trabalho e que atenda as condições constantes abaixo: Adiantamentos com prestação de contas dentro do mês. Se o cheque de um adiantamento foi emitido no dia 02 de maio, e foi prestado conta desse adiantamento no dia 15 de maio, a data do lançamento data do cheque - no SIGA NET deveráseradodia15demaio.

41 ADIANTAMENTOS Adiantamentos com prestação de contas no mês seguinte. Se o cheque foi emitido para adiantamento no dia 02 de maio, e só foi prestado conta no dia 04 de junho,adatadolançamento datadocheque-no SIGANETdeveráseradodia04dejunho. A prestação de contas só deve ser registrada no SIGA NET com a data da apresentação de todos os documentos que compõe o valor total do cheque emitido para adiantamento. Devemos aguardar todos os documentos, referentes a um mesmo cheque, chegarem para lançá-los com uma única data no sistema.

42 ADIANTAMENTOS O registro no SIGA NET fica assim na reclassificação: Data do Cheque: é a data da prestação de contas final. Data do documento: data que consta em cada documento (recibo, NF) que compõe a prestação de contas. Observação Importante: Não pode existir adiantamento de um mês para o outro salvo se o mesmo foi feito no final do mês, ou comprovação de que para execução de sua finalidade tornava-se impossível de ter sido prestado contas dentro do mês.

43 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

44 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO Por ordem de data de Pagamento/n do cheque Relatório Conciliação de Documentos do SIGA NET Separar documentos por mês; Anexar sempre ao documento mapa de cotação referente a processo de compras; Arquivar documentos na ordem de registro do SIGA NET de acordo com relatório de Registros de Gastos do SIGA NET opção conciliação documento; Guardar documentos em pastas classificadoras; Evitar grampos e clips risco de perder ou estragar documento; Evitar anexar documentos em folhas reaproveitadas nos dois lados; O arquivo deve ser mantido pelo prazo de QUINZE anos, após a aprovação final da prestaçãodecontase paradocumentosdoinssefgts,devemserguardadospor35anos.

45 DÚVIDAS!!!

46 LEMBRETE! Valor do cheque diferente do valor do documento comprobatório, sem justificativa; Depósitos efetuados em contas diferentes da conta do fornecedor; Documento arquivado à cópia de cheque sem pertencer ao favorecido; Fotocópia ou cópia em papel de fax arquivados na cópia de cheque em substituição a NF original; Ausência de documento comprobatório na cópia de cheque;

47 LEMBRETE! Emissão de cheques sem indicação do favorecido. Ter como prática a emissão de cheques nominais ao favorecido; Recursos não utilizados imediatamente sem ter ocorrido aplicação financeira. Recomendamos um tipo de aplicação com resgate automático,(c/corrente remunerada) os recursos disponíveis. Nesse sistema só é baixado da conta de aplicação para conta corrente o que for sendo utilizado;

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