Número: DFC 003/2014 TERMO DE REFERÊNCIA. Data: 21/07/2014 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E GESTÃO DE ATIVOS - DFC

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1 CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA NA ÁREA FISCAL E TRIBUTÁRIA PARA RETIFICAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS ARQUIVOS DIGITAIS SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL SPED DA ELETROBRAS DISTRIBUIÇÃO RONDÔNIA. Página 1 de 9

2 1. DO OBJETO Contratação de empresa especializada na área fiscal e tributária para retificação e apresentação dos arquivos digitais Sistema de Escrituração Digital SPED dos últimos 5 (cinco) anos, descritas a seguir: a) (SPED-FISCAL ICMS) revisão e correção dos cadastros pertinentes a retificação dos arquivos fiscais incluindo o bloco do inventário e CIAP, bem como, verificação dos registros na JUCER; b) (SPED CONTRIBUIÇÕES PIS/COFINS); c) Revisão dos SPEDS-CONTABIL, d) Revisão SPED FCONT e e) implantação do SPED-ECF (IRPJ e CSLL) para JUSTIFICATIVAS Desde o exercício de 2009 a Companhia está obrigada a manter a Escrituração Fiscal Digital EFD e transmitir os arquivos digitais da apuração de ICMS e a partir do ano de 2012 a transmitir Escrituração Digital das Contribuições PIS/COFINS. O fato é que devido essa Companhia não ter Sistema Tributário, problemas advindo ao longo dos anos, fato que as exigências de cumprimento das obrigações acessórias das Legislações, Federal, Estadual e Municipal e vem a cada dia modernizando com novas tecnologias que sem sistema não tendo como acompanhar, com isso os arquivos digitais do PIS/COFINS estão sendo apresentado com inconsistências apenas para cumprir o prazo de entrega, para os arquivos digitais do ICMS os valores não conferem com os entregues ao Estado através das GIAM s, o que enseja um risco alto, tendo em vista que todos os créditos utilizados podem ser indeferidos, devido a urgência que o caso requer a contratação de empresa especializada para retificação de todos os arquivos, bem como revisão de todos os cadastros que são pertinentes para a futura manutenção dos arquivos de maneira correta e eliminar o risco definitivamente. 3. DETALHAMENTO DOS SERVIÇOS: I. REVISÃO SPEDS: O serviço a ser executado, visa retificar, ajustar, implementar e entregar ao FISCO, as correções que subsidiem a continuidade do trabalho no setor fiscal da Companhia para os SPED s Fiscal - ICMS, Contribuições (PIS/COFINS), FCONT e Contábil. Abaixo, descrição: a) Revisão de cadastros: A contratada deverá revisar todos os cadastros de produtos, ativos e inativos no Sistema SISMAT, tais como produtos, tipos de tributação, CFOP, NCM S cadastros de fornecedores e demais cadastros que influenciem na retificação e na manutenção dos arquivos da EFD ICMS e Contribuições-PIS/COFINS; b) Os arquivos deverão ser gerados e validados no Sistema SPED Fiscal e Contribuições; c) Os arquivos deverão ser confrontados com as escriturações manuais que foram realizadas. Caso sejam encontradas divergências, deverão ser apresentadas para que sejam feitas as devidas denuncias espontâneas para a correção; Página 2 de 9

3 II. III. IV. d) As notas fiscais que eventualmente não foram processadas no período correto ou que não constaram das apurações manuais deverão ser incluídas e corrigidas no mês de competência correta; e) No caso das Contribuições PIS/COFINS os valores de créditos encontrados a maior do que foi apresentado, deverão ser apresentadas e relatada de acordo com a legislação para aproveitamentos dos créditos e retificação das obrigações acessórias junto a Receita Federal. f) Os arquivos serão importados dos Sistemas existentes na Empresa SISMAT e CONTÁBIL, e quando necessário serão corrigidos para a geração correta; g) Serão observadas as alterações nas legislações de cada ano a ser retificado, sem modificação do valor do serviço caso ocorram no período; h) O CIAP controle do ativo permanente será feito de acordo com a legislação vigente; i) Serão importadas as saídas de acordo com o convenio 115/2003 (Dispõe sobre a uniformização e disciplina a emissão, escrituração, manutenção e prestação das informações dos documentos fiscais emitidos em via única por sistema eletrônico de processamento de dados para contribuintes prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia) e os cancelamentos serão digitados no arquivo; j) No SPED FISCAL Na revisão deverão constar os blocos do inventário e CIAP e também o acompanhamento e registro dos livros na JUCER. k) No SPED CONTABIL - Revisão dos valores apresentados e procedimentos de acordo com a legislação em vigor. l) No SPED FCONT Revisão dos valores apresentados e procedimentos de acordo com a legislação em vigor. m) No SPED ECF (IRPJ e CSLL) Implantação de acordo com a legislação vigente com a transmissão do arquivo digital. n) Deixar um legado para continuidade dos processos dos meses e exercícios seguintes, inclusive os bancos de dados do sistema implantado para aproveitamento das bases com o sistema corporativo da Empresa. Ambiente de execução do trabalho será nas dependências da companhia, que fornecerá os acessos necessários para a execução de todas as atividades que serão executadas. A contratada deverá manter um quantitativo mínimo de 3 analistas com experiência nos trabalhos que serão executados para manutenção dos SPED s. Perfil dos Concorrentes: Deverão apresentar Atestado de Capacidade técnica que comprovem a execução de escriturações fiscais digitais SPED FISCAL de três empresas que possuam escriturações de entradas, saídas e CIAP-Controle do Ativo Imobilizado, estar registrado no Conselho de Contabilidade, bem como estar devidamente regularizada com as obrigações nas esferas públicas no momento da apresentação das propostas. Página 3 de 9

4 4. PREÇO DOS SERVIÇOS O valor estimado total dos serviços demandados será de até R$ ,00. Este valor foi calculado em função da média apresentada nas três propostas válidas, anexo ao processo. 5 - CONDIÇÕES DE PAGAMENTOS Os serviços prestados serão faturados mensalmente com a apresentação de relatório demonstrando o andamento dos mesmos com a conclusão das etapas descritas na 11ª Cláusula de execução, não podendo exceder para o pagamento em um mesmo mês o montante de 15% do valor do contrato devido à disponibilidade mensal de recursos. Após o recebimento da nota fiscal, o gestor do contrato terá um prazo de 10 dias corridos para atestar a conclusão da etapa. DESCRIÇÃO % PRAZO EXECUÇÃO Correção de cadastros de produtos e fornecedores ( ATIVOS E INATIVOS) 10% 30 DIAS Retificação e Denúncia espontânea do SPED -ICMS do exercício de 2010 a % 90 DIAS Retificação e Denúncia espontânea do SPED - CONTRIBUIÇÕES (PIS/COFINS) do exercício de 2012 e % 60 DIAS Levantamento do Aproveitamento de créditos PIS/PASEP E COFINS dos anos de 2010 a % 30 DIAS Retificação dos Speds CONTÁBIL de 2010 a % 60 DIAS Retificação dos Speds FCONT de 2010 a % 30 DIAS Implantação do SPED ECF - IRPJ/CSLL % 30 DIAS Apresentação de SPEDS de meses no prazo 5% 30 DIAS TOTAL 100% 360 DIAS As Notas Fiscais deverão ser emitidas à CENTRAIS ELÉTRICAS DE RONDÔNIA S.A. CERON, sito na Avenida dos Imigrantes, n. 4137, Bairro Industrial, CEP: , Porto Velho RO, CNPJ n.º / , Inscrição Estadual n.º , no prazo entre os dias 16 (dezesseis) e 20 (vinte) do mês a fim de serem atestadas e liberadas para o devido pagamento; As notas fiscais deverão ser devidamente protocoladas no protocolo da sede da Companhia na Av. dos Imigrantes nº 4137 Bairro Industrial Porto Velho-RO. Página 4 de 9

5 5.2 As notas fiscais devem estar acompanhadas com as devidas certidões negativas, federais, estaduais e municipais, além de certidão de débitos trabalhistas e comprovantes de quitação das obrigações com os funcionários contratados para a execução do serviço O pagamento será efetuado, em conformidade com este Contrato, no 15º (décimo quinto) dia, contado a partir da entrada da nota fiscal nas dependências da CONTRATANTE, devidamente certificada e atestada pelo Departamento gestor, acompanhada da respectiva documentação suporte; O preço será fixo e irreajustável, durante os primeiros (12) meses do contrato. O preço pactuado poderá ser reajustado, mediante acordo entre as partes desde que haja interesse e comunicação prévia de até sessenta dias antes do término do contrato. 6. RECURSO FINANCEIRO As despesas com a execução dos serviços ocorrerão à conta de recursos próprios da contratante para o ano corrente na conta contábil , área OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 7.1 Utilizar profissionais devidamente qualificados para o pleno desempenho dos trabalhos Após conclusão de cada etapa do cronograma, deverão ser apresentados os arquivos retificados e após validação ser protocolado na Secretaria da Fazenda do Estado e Receita Federal do Brasil, para deferimento, ficando assim condicionado ao protocolo naquele órgão para considerar entregue aquela etapa Cumprir o prazo previamente definido para a realização dos serviços Proceder com ou sem autorização expressa da CONTRATANTE a substituição do profissional, que não demonstre possuir as habilidades indispensáveis à execução das tarefas ou revele comportamento inconveniente ou insatisfatório e pleno desempenho dos encargos que lhe forem confiados Guardar absoluto sigilo sobre quaisquer informações ou documentos a que tiver acesso no decorrer dos serviços e não transmitir quaisquer informações a terceiros sem autorização, por escrito, da CONTRATANTE Permitir que a CONTRATANTE fiscalize, a qualquer tempo, a execução dos serviços contratados, ficando assegurado à CONTRATANTE, o direito de aceitá-lo ou não. Página 5 de 9

6 7.7 - Arcar com todos os encargos trabalhistas, previdenciários e fiscais e comerciais resultantes da prestação dos serviços, não transferindo à Eletrobrás Distribuição Rondônia a responsabilidade por seu pagamento, nem onerando o objeto deste contrato Responsabilizar-se pelo ressarcimento dos custos realizados pela CONTRATANTE, quando necessária a sua participação em audiências relativas às Reclamações Trabalhistas intentadas pelos empregados da CONTRATADA Responsabilizar-se pelos danos causados a CONTRATANTE ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução dos serviços Comunicar por escrito a CONTRATANTE, a ocorrência de qualquer fato ou dano verificado no local da execução do serviço, no primeiro dia útil subsequente a ocorrência. 8 OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE a) Proporcionar todas as facilidades para que a CONTRATADA, possa desempenhar de forma satisfatória os serviços objeto do presente Termo de Referência, de forma satisfatória. b) Efetuar os pagamentos a CONTRATADA por escrito, conforme condições estabelecidas neste Termo de Referencia. c) Notificar a CONTRATADA, através do Departamento de Contabilidade - DFC, fixando-lhe prazos para correção de irregularidades encontradas na prestação dos serviços. d) Notificar a CONTRATADA, por escrito, de todas as penalidades, multas, suspensão dos serviços ou sustação de pagamentos, todas as vezes que for comprovado pelo Departamento de Contabilidade DFC, quaisquer inobservâncias das exigências contratuais. 9. PENALIDADES Pela inexecução, erro, execução imperfeita, demora na execução ou inadimplência contratual, a CONTRATADA fica sujeita, sem prejuízo da responsabilidade civil e criminal que lhe for imputável, às penalidades adiante previstas, aplicáveis conforme a natureza e a gravidade da falta cometida, conforme o estabelecido no art. 87, inciso I a IV, Seção II do capítulo IV - Das Sanções Administrativas da Lei nº 8.666/93. Página 6 de 9

7 a) Advertência escrita - comunicação formal de desacordo quanto à conduta do fornecedor sobre o descumprimento de contratos e outras obrigações assumidas, e a determinação da adoção das necessárias medidas de correção. b) Multa - O valor da multa aplicada será descontado das faturas apresentadas, da garantia do contrato ou por qualquer outro meio, inclusive judicial, observados os seguintes valores máximos: 0,5% (cinco décimos por cento) ao dia sobre o valor adjudicado em caso de atraso no cumprimento das obrigações contidas no Edital ou no contrato, limitada a incidência a 15 (quinze) dias. 20% (vinte por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de atraso no cumprimento das obrigações contidas no Edital ou no contrato por período superior ao previsto na alínea anterior, ou de inexecução parcial da obrigação assumida. O atraso superior ao décimo - quinto dia poderá ocasionar a não aceitação do objeto contratual, de forma a configurar inexecução total da obrigação assumida, sem prejuízo da rescisão unilateral da avença. 30% (trinta por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de inexecução total da obrigação assumida. c) Suspensão do cadastro da Eletrobrás Distribuição Rondônia pelo prazo máximo de até 05 anos, conforme o caso. Referida penalidade poderá ser estendida a todas as empresas do Grupo Eletrobrás. d) Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação do fornecedor perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que somente poderá ser concedida quando o contratado ressarcir a Eletrobrás Distribuição Rondônia pelos prejuízos resultantes de ação ou omissão do mesmo. e) As penalidades serão aplicadas por fato constatado pela fiscalização ou por denúncia comprovada de terceiros, sendo facultado à CONTRATADA a sua defesa prévia, num prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data da notificação do fato. f) A aplicação das penalidades acima previstas não eximirá a CONTRATADA da responsabilidade por outros danos prejuízos a que der causa por infração de cláusula ou disposição contratual, ou, ainda, por execução inadequada dos serviços. Página 7 de 9

8 10. PRAZO DE VIGÊNCIA O prazo de vigência do contrato será de doze meses contados da publicação no Diário Oficial da União, para prestação dos serviços, podendo ser prorrogado por mais um período em caso de demora justificada por tempo de tramitação das retificadoras, denúncia espontânea e as conclusões de homologações na Secretaria da Receita Federal e Secretaria da Receita Estadual. 11. PRAZO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS O prazo de execução será de acordo com o cronograma de desembolso a seguir: DESCRIÇÃO % PRAZO EXECUÇÃO Correção de cadastros de produtos e fornecedores ( ATIVOS E INATIVOS) 10% 30 DIAS Retificação e Denúncia espontânea do SPED -ICMS do exercício de 2010 a % 90 DIAS Retificação e Denúncia espontânea do SPED - CONTRIBUIÇÕES (PIS/COFINS) do exercício de 2012 e % 60 DIAS Levantamento do Aproveitamento de créditos PIS/PASEP E COFINS dos anos de 2010 a % 30 DIAS Retificação dos Speds CONTÁBIL de 2010 a % 60 DIAS Retificação dos Speds FCONT de 2010 a % 30 DIAS Implantação do SPED ECF - IRPJ/CSLL % 30 DIAS Apresentação de SPEDS de meses no prazo 5% 30 DIAS TOTAL 100% 360 DIAS 12. GERENCIAMENTO DO CONTRATO O Gerenciamento do instrumento contratual estará sob a responsabilidade do Departamento de Contabilidade e Gestão de Ativos DFC e a Fiscalização do contrato serão realizadas pela Gerencia de Planejamento e Gestão de Tributos - DFCT. 13. DISPOSIÇÕES FINAIS As ocorrências consideradas procedentes pela contratante corroboram o direito de reter o pagamento do contratado na proporção dos prejuízos verificados. A contratante fará glosa direta e integral das etapas não cumpridas nos prazo contido no cronograma previamente estabelecido. Em caso de atraso provocado por motivos alheios à vontade das partes deverá ser devidamente comunicado de forma que o planejamento do trabalho seja conduzido e ou revisto evitando as sanções previstas no contrato. Página 8 de 9

9 Toda e qualquer comunicação entre as partes, relacionados com fiscalização, supervisão e execução dos serviços, serão feitas por escrito. Porto Velho-RO, 21 de julho de RAIMUNDO DE OLIVEIRA COSTA Contador - CRC/RO Página 9 de 9