Projetos Conjuntos. Guia do Beneficiário. 1.ª Fase Aviso nº 1/2013. Direção-Geral das Atividades Económicas

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1 Projetos Conjuntos Guia do Beneficiário 1.ª Fase Aviso nº 1/2013 Direção-Geral das Atividades Económicas

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO CONTRATAÇÃO DE INCENTIVOS Publicação da Decisão de Concessão de Incentivo Contratação Devolução do Contrato Elementos Adicionais para Esclarecimento CONTABILIZAÇÃO DO INVESTIMENTO E DO INCENTIVO LINHA DE CRÉDITO PUBLICITAÇÃO DO INCENTIVO METODOLOGIA DE PAGAMENTO DO INCENTIVO Norma de Pagamentos do Comércio Investe Processamento do Pagamento do Incentivo Formulário de Pedido de Pagamento Regras de Aquisição de bens e serviços Recebimentos do Incentivo Declaração de Despesa do Investimento Pagamento do Incentivo relativo às Operações de Locação Financeira ACOMPANHAMENTO E VERIFICAÇÃO DO PROJETO Alterações ao Investimento e/ou Contrato Acompanhamento Documental e Físico AVALIAÇÃO FINAL DO PROJETO E ENCERRAMENTO Encerramento do Investimento Encerramento do Projeto Encerramento do Contrato Financiamento do Projeto ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER DO PROJETO ANEXO A Fluxograma ANEXO B - Declarações de Despesa ROC/TOC ANEXO B.1 Declaração de Despesa de Investimento do Revisor Oficial de Contas ANEXO B.2 Declaração de Despesa de Investimento do Técnico Oficial de Contas ANEXO C - Minuta Contrato de Adesão

3 INTRODUÇÃO O Fundo de Modernização do Comércio foi criado pelo Decreto-Lei n.º 178/2004, de 27 de julho, com as alterações que lhe foram introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 143/2005, de 26 de agosto, e regulamentado pela Portaria n.º 1297/2005, de 20 de dezembro, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1359/2006 de 4 de dezembro. Através da Portaria n.º 236/2013, publicada no Diário da Republica, 1.ª Série, n.º 141, de 24 de julho criou-se, no âmbito do Fundo de Modernização do Comércio, a medida Comércio Investe, ao abrigo do enquadramento nacional dos sistemas de incentivos ao investimento nas empresas, adiante designado por enquadramento nacional, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 287/2007, de 17 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 65/2009, de 20 de março. A medida Comércio Investe, financiada através do Fundo de Modernização do Comércio, tem dotação orçamental diferenciada por região e tem em vista o lançamento de uma nova fase de apoio à atividade comercial que reflita não só uma simplificação de projetos e uma modernização de apoios, mas que principalmente tenha em vista o seu ajustamento ao contexto económico e às exigências crescentes que este coloca à atividade comercial. O presente Guia dirige-se aos projetos aprovados no âmbito das candidaturas apresentadas ao abrigo do Despacho n.º 12275/2013 de 26 de setembro, do Secretário de Estado Adjunto da Economia, que determinou a 1.ª Fase de seleção de projetos e respetiva dotação orçamental do Comércio Investe. A elaboração do Guia do Beneficiário para o Comércio Investe visa auxiliar os promotores das candidaturas aprovadas, informando-os sobre um conjunto de procedimentos necessários na fase de pós-contratação, tendo em vista não só aumentar a celeridade e eficiência do processo de acompanhamento e verificação dos projetos pelo IAPMEI, I.P., como também facilitar o cumprimento dos compromissos legais e contratuais assumidos pelos Beneficiários do incentivo. Relativamente aos procedimentos a seguir no âmbito da realização do projeto, apresenta-se em forma de fluxo a sequência do mesmo no Anexo A. 3

4 1. CONTRATAÇÃO DE INCENTIVOS 1.1 Publicação da Decisão de Concessão de Incentivo Após a publicação da decisão de concessão de incentivo na página eletrónica do IAPMEI, I.P., deverão ser remetidos pelo Beneficiário ao IAPMEI, I.P., no prazo máximo de 20 dias úteis contados desde a data de publicação, a Declaração de Responsabilidade do Promotor (conforme a minuta em anexo à notificação da decisão), os elementos necessários à comprovação das condições de acesso do promotor previstas no Regulamento do Comércio Investe e das condições específicas pré-contratuais (caso existam), e checklist integralmente preenchida com as evidências necessárias e suficientes à comprovação do cumprimento das condições indicadas. 1.2 Contratação O contrato de concessão de incentivos e respetivos anexos estão disponíveis para download, na consola do cliente na conta corrente on-line dos incentivos, em O promotor deve enviar ao IAPMEI, I.P. apenas um original, assinado e rubricado em todas as páginas e anexos, sendo as assinaturas dos representantes reconhecidas na qualidade e com poderes para o ato, no prazo máximo de 20 dias úteis, contados desde a data de publicação da decisão de concessão do incentivo na página eletrónica do IAPMEI, I.P., sob pena de operar a caducidade da decisão de concessão de incentivo, conforme determina o n.º 3 do art.º 20.º do Regulamento Anexo à Portaria n.º 236/2013, de 24 de julho. Após download do contrato de concessão de incentivos, deve o Beneficiário certificar-se do seu correto preenchimento, nomeadamente no que respeita aos elementos que permitam comprovar as condições de acesso, de elegibilidade e de aprovação, aplicáveis nos termos do presente regulamento. ELEMENTOS Denominação da entidade beneficiária NIF/NIPC da entidade beneficiária Morada da sede N.º de matrícula na Conservatória do Registo Comercial (se aplicável) Capital Social/Património Associativo em Euros Identificação do representante (nome completo, qualidade em que o representante outorga o contrato) Montante de Investimento global (cláusula primeira) N.º de candidatura (cláusula primeira) Montante de incentivo concedido (ponto 2 cláusula quarta) 4

5 Montante das Despesas Elegíveis (ponto 1 cláusula quinta) Condições específicas (cláusula sexta) NIB da conta bancária específica para realização de todos os movimentos financeiros do projeto, incluindo o pagamento das despesas, o recebimento dos incentivos e o pagamento e recebimento de contrapartidas financeiras relacionadas com o projeto (ponto 1 da cláusula sétima do contrato). A conta bancária deve igualmente ser usada para todos os movimentos financeiros decorrentes do projeto conjunto, nomeadamente: A entrega, às empresas aderentes, dos incentivos recebidos pela associação, destinados à comparticipação dos custos individualizáveis; A entrega, à associação promotora, por parte das empresas aderentes, das verbas necessárias ao pagamento dos custos distribuíveis contratados pela associação; O pagamento, à associação promotora, da contrapartida privada dos custos indivisíveis suportados pela associação. O promotor deve ter em especial atenção as obrigações das entidades beneficiárias, constantes do art.º. 23.º do Regulamento da Medida "Comércio Investe". 1.3 Devolução do Contrato O contrato depois de assinado pelo beneficiário deverá ser remetido ao IAPMEI, I.P. que, após a receção e conferência dos documentos mencionados, procederá à sua assinatura. O contrato original fica na posse do IAPMEI, I.P., ficando disponível uma versão digitalizada na conta corrente on-line dos incentivos, na página eletrónica do IAPMEI, I.P.. Após a disponibilização do contrato, a Associação promotora do projeto deverá proceder ao registo das empresas aderentes na Consola do Cliente, acessível através da página eletrónica do IAPMEI, I.P.. A não celebração do contrato por razões imputáveis ao promotor, no prazo de 20 dias úteis, contados da data de publicação da decisão de concessão do incentivo na página eletrónica do IAPMEI, I.P., determina a caducidade da decisão de concessão do incentivo. A não apresentação, pelo promotor, de pedidos de pagamento válidos nos seis meses seguintes ao termo do prazo de execução do projeto, definido na alínea i) do n.º 1 do artigo 12.º do Regulamento da medida "Comércio Investe" anexo à Portaria n.º 236/2013 de 24 de julho, ou seja, nos 27 meses seguintes à data da publicação da decisão de concessão do incentivo, determinará também a caducidade do contrato, de acordo com o descrito no n.º 4 do artigo 20.º do referido Regulamento. 5

6 Para tal deverá preencher, na Consola do Cliente, acessível através da página eletrónica do IAPMEI, I.P., a ficha da empresa e os dados necessários para a emissão do contrato de adesão com as empresas aderentes. Após o preenchimento desses dados, será disponibilizado o contrato de adesão para a respetiva assinatura por parte da associação e por cada uma das empresas aderentes. O contrato de adesão é constituído por cláusulas obrigatórias, contemplando também a possibilidade da Associação poder acrescentar outras cláusulas que identifique como necessárias, desde que não contrariem as obrigatórias. A minuta do contrato de adesão, contemplando as cláusulas obrigatórias, encontra-se em anexo (C), como exemplo. De referir, que esta minuta, disponibilizada desta forma, não deve ser utilizada, o procedimento a efetuar para assinatura é através da Consola do Cliente, como descrito anteriormente. 1.4 Elementos Adicionais para Esclarecimento Para esclarecimento de dúvidas que possam surgir no decorrer do projeto deverá ser contactado o gestor do mesmo, cuja identificação está disponível através da conta corrente on-line dos incentivos no menu Contactos, em 2. CONTABILIZAÇÃO DO INVESTIMENTO E DO INCENTIVO A entidade beneficiária deve assegurar a adequada contabilização dos investimentos realizados e do incentivo concedido e recebido, de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística. RECOMENDAÇÃO SOBRE O REGISTO CONTABILÍSTICO DOS INCENTIVOS: Na modalidade de projetos Conjuntos, as entidades promotoras desenvolvem em cada projeto um programa estruturado de intervenção num conjunto de empresas, constituindo estas as principais beneficiárias dessa intervenção. As despesas relacionadas com as ações dirigidas às empresas são suportadas pela entidade promotora numa primeira fase, sendo posteriormente faturadas a cada empresa por aquela, tendo por base os custos suportados na proporção da sua participação (Custos Distribuíveis). Posteriormente, após o recebimento do incentivo, a entidade promotora procede à respetiva transferência dos montantes devidos às empresas. Assim, no respeito pela regulamentação aplicável em matéria de contabilização, nomeadamente da Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) n.º 22, consideram-se adequados os seguintes procedimentos a efetuar pelas entidades promotoras de um projeto conjunto na contabilização dos incentivos recebidos: 6

7 Considerações sobre a NCRF 22 Os incentivos atribuídos aos projetos conjuntos assumem uma natureza não reembolsável e são concedidos em função das despesas (gastos em termos contabilísticos) realizadas pelo promotor para efeitos da implementação do projeto (custos indivisíveis) e por despesas comuns assumidas pelo promotor por conta das empresas (custos distribuíveis). Desta forma, entende-se este incentivo não reembolsável como um subsídio do Governo que se torna recebível como compensação por gastos (ponto 18 da NCRF 22). Contabilização dos incentivos respeitantes a gastos assumidos por conta das empresas custos distribuíveis Estes incentivos são atribuídos em função dos custos comuns distribuíveis pelas empresas participantes no projeto conjunto. Os correspondentes gastos são suportados pela entidade promotora, sendo posteriormente faturados no correspondente valor a cada empresa. Os beneficiários efetivos deste incentivo são as empresas participantes no projeto, assumindo a entidade promotora a obrigação contratual de os distribuir a essas empresas. Assim, em substância, as entidades promotoras dos projetos conjuntos (associações) são meras intermediárias na distribuição dos incentivos às empresas. Como essa transferência de incentivo não produz qualquer aumento no património das entidades promotoras e não configura um rédito (NCRF 20 - Rédito) dessas entidades, devem os mesmos ser reconhecidos na contabilidade através de contas de terceiros. Recebimento do incentivo Com o recebimento do incentivo devem ser movimentadas na contabilidade do promotor as seguintes contas pelo montante recebido, por conta das empresas participantes: Registo da transferência do incentivo: Debita a conta 12 Depósitos à ordem ; Credita a conta 278 Outros devedores e credores. Registo da distribuição do incentivo às empresas: Posteriormente, aquando da distribuição dos incentivos às empresas, dever-se-á efetuar o movimento inverso, dando saída das disponibilidades e reduzindo o passivo assumido: Debita a conta 278 Outros devedores e credores ; Credita a conta 12 Depósitos à ordem. Registo dos gastos relativos aos custos distribuíveis Na prestação de serviços de organização de eventos, os gastos suportados pela entidade promotora, por conta das empresas participantes, são posteriormente faturados às empresas na proporção da sua participação nas ações incluídas no projeto. 7

8 Assim, para além de outras formas admitidas pela regulamentação contabilística aplicável, os gastos relacionados com esta prestação de serviços poderão ser objeto de contabilização através de um dos seguintes métodos: Método 1 aplicável no pressuposto de que as entidades promotoras se encontram a promover coletivamente a prestação de serviços. Nestas circunstâncias, os serviços faturados às empresas, associados à organização de eventos, são registados como rendimentos e as despesas realizadas pela entidade promotora registadas enquanto gastos. Este tratamento contabilístico justifica-se sempre que, a entidade promotora assuma: I. a responsabilidade enquanto fornecedora, em garantir a prestação do serviço às empresas; II. a responsabilidade sobre o risco de aquisição do serviço (em nome próprio) e o risco de não angariar clientes para o serviço contratado; III. poder discriminatório na escolha do local e dos fornecedores para a realização da ação; IV. o risco de crédito associado ao pagamento na íntegra das faturas aos fornecedores dos serviços sem a garantia de cobrança dos valores às empresas. Por outro lado, salienta-se que, a utilização deste método não justifica a cobrança às empresas de diferentes preços sobre estes serviços, dado que, pela natureza destes projetos, os valores a faturar (redebitar) às empresas devem assumir um valor semelhante ao suportado inicialmente com a aquisição dos gastos (custos distribuíveis) relacionados com estas prestações de serviços. Método 2 As despesas incorridas e o montante faturado às empresas participantes são movimentados através de contas de terceiros. As despesas incorridas são registadas em contas de terceiros (278 Outros devedores e credores) e, quando debitadas às empresas, são anuladas. A presente recomendação sobre a contabilização por parte da entidade promotora das despesas e incentivos associados aos projetos conjuntos não dispensa a aplicação da regulamentação e normas contabilísticas em vigor. São admitidas outras formas de contabilização destes incentivos e despesas, desde que as mesmas respeitem as normas e regulamentação contabilística vigentes. 8

9 3. LINHA DE CRÉDITO A linha de crédito surge como uma resposta às dificuldades das empresas no acesso ao financiamento, permitindo desta forma melhorar o suporte financeiro dos projetos aprovados no âmbito da Medida Comércio Investe. Trata-se de uma linha de crédito com garantia mútua, suportada por contragarantia financiada pelo Fundo de Modernização do Comércio, que assegura também o pagamento das comissões cobradas pelas Sociedades de Garantia Mútua, permitindo às empresas aderentes dos projetos apoiados pela Medida Comércio Investe o acesso a meios financeiros complementares necessários à execução dos investimentos aprovados. Após a assinatura do contrato do contrato de adesão firmado entre a associação e as empresas aderentes, estará disponível uma Declaração, personalizada, de acesso à Linha de Crédito Comércio Investe, para apresentação junto das Instituições de Crédito Protocoladas, até ao limite máximo apurado, tendo por base o montante aprovado das despesas elegíveis das empresas aderentes. Optando a empresa aderente por esta fonte de financiamento, no momento da apresentação do primeiro pedido de pagamento, deverá ser evidenciado que o crédito se encontra já firmado com a entidade bancária. Caso este não venha a ser aprovado até ao momento acima identificado, o promotor deverá ter indicado outra fonte alternativa e apresentado o novo mapa de financiamento, bem como os comprovativos em como se encontram asseguradas as novas fontes de financiamento. 4. PUBLICITAÇÃO DO INCENTIVO A publicitação dos incentivos concedidos pelo Estado Português é uma obrigação consagrada na legislação nacional. Esta obrigação, prevista na alínea i) do n.º 1 do art.º 23.º do Regulamento da Medida "Comércio Investe", está igualmente expressa no contrato de concessão de incentivos celebrado com o Beneficiário e tem como objetivo informar os Beneficiários potenciais e finais, autoridades públicas competentes, organizações profissionais e meios económicos, parceiros económicos e sociais, organizações não-governamentais e a opinião pública em geral, sobre o papel desempenhado pelo Estado Português no que respeita às intervenções em causa e respetivos resultados. Os Beneficiários, a entidade promotora e as empresas aderentes, estão obrigados à publicitação do apoio a partir da data de assinatura do contrato. As ações entretanto já realizadas devem ser publicitadas posteriormente (ex: divulgação na página web da entidade beneficiária). 9

10 A publicitação deverá ser assegurada pela colocação do cartaz Projeto com o apoio Comércio Investe no local de realização do investimento, bem visível e ao abrigo de condições que contribuam para a sua não deterioração, mantendo-se essa publicitação até ao encerramento do projeto por parte do IAPMEI, I.P.. Este cartaz encontra-se disponível para download na conta corrente on-line dos incentivos. São objeto de publicitação todos os projetos financiados ao abrigo da Medida Comércio Investe e quaisquer iniciativas/produtos de informação e divulgação elaborados no quadro desta Medida e dos referidos projetos, nomeadamente: Cartazes; Estudos, publicações e outro material informativo e de divulgação; Websites; Guias e directórios. Exemplo de divulgações: Aplicações impressas: na capa ou contra-capa; Websites: na página principal; Filmes e outros suportes de divulgação eletrónicos e audiovisuais: na respetiva abertura. Todos os suportes e normas gráficas a utilizar para a publicitação serão disponibilizados na conta corrente on-line dos incentivos, na página eletrónica do IAPMEI, I.P.. As entidades beneficiárias (Associação e empresas aderentes): Afixar sempre o cartaz de projeto apoiado; Colocar os logótipos nos estudos, catálogos e outras aplicações impressas; Colocar os logótipos na página da internet; Colocar os logótipos ou cartaz em todos os eventos; Documentar evidências das ações de publicitação do projeto. Consequências e penalizações da não publicitação: Não elegibilidade das despesas quando sujeitas a publicitação específica; Anulação do projeto no caso de incumprimento das obrigações gerais; Todos os documentos comprovativos das despesas deverão ser objeto de aposição de um carimbo contendo os seguintes elementos: Apoiado pelo Fundo de Modernização do Comércio Medida Comércio Investe - Aviso:.. - Projeto n.º :. - N.º do comprovante.. - Rubrica da despesa: - Parcela co-financiada:. 10

11 5. METODOLOGIA DE PAGAMENTO DO INCENTIVO 5.1 Norma de Pagamentos do Comércio Investe As modalidades de pagamentos de incentivos estão contempladas na Norma de Pagamentos do Comércio Investe, aprovada por despacho e publicitada na página eletrónica do IAPMEI, I.P. estando disponível na conta corrente on-line dos incentivos. 5.2 Processamento do Pagamento do Incentivo As modalidades previstas na Norma de Pagamentos da Medida Comércio Investe para processamento do incentivo são as seguintes: Incentivo relativo às despesas das empresas aderentes: 1. Após a assinatura do contrato de concessão de incentivos, a Associação promotora do projeto deverá proceder ao registo das empresas aderentes na Consola do Cliente, no sítio da internet do IAPMEI, indicando a quota-parte de despesa elegível a executar em cada empresa (com contrato de adesão firmado); 2. Pagamentos intercalares a título de adiantamento, em parcelas sucessivas de 25%, até perfazerem 75% do incentivo correspondente às despesas elegíveis a executar pelas empresas aderentes como indicado no ponto anterior; 3. Pagamento final, após a data limite para a execução das despesas das empresas aderentes, com a comprovação efetiva de todas as despesas realizadas e pagas. Incentivo relativo às despesas da Associação: 1. Pagamentos intercalares a título de adiantamento, em função do grau de realização apurado face ao incentivo aprovado para despesas das empresas aderentes; 2. Pagamento final após a conclusão do projeto, com a comprovação efetiva de todas as despesas realizadas e pagas. Apenas podem ser processados novos pagamentos de incentivo após a comprovação do montante de incentivo pago anteriormente, através da apresentação de despesas elegíveis realizadas e pagas. 11

12 Esquema do Processamento do Pagamento do Incentivo EMPRESAS ADERENTES ASSOCIAÇÃO PROMOTORA Com o registo das empresas aderentes (mínimo 10) 1º Adiantamento de 25% em função das despesas a executar pelas empresas Adiantamento em função do grau de realização do incentivo aprovado para as empresas aderentes Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiantamento anterior 2º Adiantamento de 25% em função das despesas a executar pelas empresas aderentes Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiantamento anterior Adiant. em função do grau de realização do incentivo aprovado para as empresas aderentes Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiantamento anterior 3º Adiantamento de 25% em função das despesas a executar pelas empresas aderentes Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiantamento anterior Adiantamento em função do grau de realização do incentivo aprovado para as empresas aderentes Comprovação de todas as despesas realizadas e pagas Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiantamento anterior 4º Pagamento Final Adiantamento em função do grau de realização do incentivo aprovado para as empresas aderentes Pagamento Final e Encerramento do Investimento, após comprovação de todas as despesas realizadas e pagas Apuramento do Prémio de Boa Execução (Associação + Empresas) 12

13 Exemplificação do Processamento do Pagamento do Incentivo Pressupostos: - 20 Empresas Aderentes - Incentivo Empresas Registo Inicial de 10 empresas Pressupostos: - Incentivo Associação Registo 10 empresas - Incentivo Registado na conta corrente de º Adiantamento de 25% GR do incentivo das empresas / = 12,5% 1ºAdiantamento (12,5% x ) - Registo total de 20 empresas - Incentivo Registado na conta corrente de Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiant. anterior 2º Adiant. acumulado de 50% Líquido a Receber ( ) - Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiantamento anterior GR das empresas =50% 2ºAdiant. Acumulado Líquido a Receber ( ) - Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiant. anterior 3º Adiant. acumulado de 75% Líquido a Receber ( ) - Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiant. anterior GR das empresas =75% 3ºAdiant. Acumulado Líquido a Receber ( ) - Comprovação de todas as despesas realizadas e pagas e apuramento do Grau de Realização Pagamento final às Empresas GR = 90% Incentivo Final Despesas realizadas e pagas que justifiquem adiant. anterior GR das empresas =90% 4ºAdiant. Acumulado Líquido a Receber ( ) Pagamento Final e Encerramento do Investimento, após comprovação de todas as despesas realizadas e pagas Apuramento do Prémio de Boa Execução (Associação + Empresas) 13

14 Datas relevantes a reter 12 março 2014 Publicitação da decisão Prazo de execução Empresas 12 meses após decisão Data Estabelecida para a execução das despesas das empresas 13 março 2015 Prazo máximo de execução Empresas 15 meses após decisão Prazo máximo para a elegibilidade das despesas das Empresas 13 junho 2015 Prazo de execução Associações 18 meses após decisão Data Estabelecida para a execução das despesas das associações 13 setembro 2015 Prazo máximo de execução Associações 21 meses após decisão Prazo máximo para a elegibilidade das despesas da Associação Prazo máximo para a atribuição do prémio de boa execução 13 dezembro 2015 Data limte para apresentação do PTRF 27 meses após decisão Após esta data opera a caducidade 13 junho

15 Se o promotor apresentar o Pedido de Pagamento Final até ao prazo máximo de execução (13 de dezembro de 2015), há direito à atribuição do prémio de boa execução (majoração de 10% do valor do incentivo apurado para as empresas aderentes e de uma majoração de 15% do valor do incentivo apurado para a associações) se, em sede de avaliação final do projeto, cumprir cumulativamente as outras duas condições: Estar assegurado o cumprimento dos objetivos do projeto; Possuir uma taxa de execução do incentivo contratado para as empresas aderentes superior a 70%. A não apresentação de pedidos de pagamento válidos nos seis meses seguintes ao termo do prazo limite de execução do projeto determina a caducidade do contrato. Para efeitos de determinação das datas de início e conclusão do projeto, consideram-se as datas da primeira e última fatura imputável ao mesmo. 6 meses (exceções) Despesas previstas na alínea d) do art.º 5.º do Reg. da Medida do Comércio Investe Início do Projeto Data da 1ª fatura imputada ao projeto Conclusão do Projeto Data da última fatura imputada ao projeto 5.3 Formulário de Pedido de Pagamento Os pedidos de pagamentos são efetuados através de formulário eletrónico disponível na página da internet do IAPMEI, I.P. na Consola do Cliente disponível em As regras de preenchimento do formulário encontram-se na página eletrónica da internet do IAPMEI, I.P. na Consola do Cliente disponível em no menu Informação no separador Documentos (Guia de Preenchimento do Formulário de Pedidos de Pagamento). Após assinatura do contrato por parte do IAPMEI, o promotor terá disponível o Formulário de Pedido de Pagamento, podendo a partir desse momento começar a efetuar o seu preenchimento. A sua submissão apenas é possível após a disponibilização da versão digitalizada do contrato, na consola do cliente, na página eletrónica do IAPMEI, I.P.. 15

16 Só são admissíveis as despesas relativas às empresas aderentes registadas na consola e com contrato de adesão assinado. Os pedidos de reembolso por parte dos beneficiários são suportados e formalizados através do preenchimento e envio de um formulário eletrónico que se baseia nos seguintes elementos fundamentais: - Formulário eletrónico em papel - Autorizações de consulta das Certidões - Declaração de responsabilidade - Documentos específicos: Condicionantes Aprovação da Linha de Crédito 5.4 Regras de Aquisição de bens e serviços De salientar que só são objeto de comparticipação, em sede de execução, as despesas com aquisições de bens e serviços que cumpram os seguintes requisitos: As aquisições devem ser efetuadas a custos médios do mercado, podendo o IAPMEI, I. P., proceder à respetiva adequação dos valores; As aquisições devem ser efetuadas em condições de mercado a entidades que possuam capacidade para assegurar os fornecimentos previstos; As aquisições ao mesmo fornecedor, no âmbito do projeto de valor conjunto superior a , devem estar suportadas através de consulta a pelo menos três entidades; As aquisições efetuadas pelas associações devem ser objeto dos procedimentos decorrentes do regime de contratação pública aplicável àquelas entidades; 16

17 As aquisições não podem ser efetuadas a entidades com as quais o promotor, ou os respetivos dirigentes e familiares de primeiro grau, possuam ligações diretas ou indiretas de capital; Os pagamentos das despesas do projeto devem ser efetuados, exclusivamente, através de meio bancário que permita identificar inequivocamente que o destinatário do pagamento corresponde à entidade fornecedora, através de conta bancária específica por entidade beneficiária, criada para realização dos pagamentos do projeto. 5.5 Recebimentos do Incentivo Conforme disposto nos números 1 e 2 do artigo 23.º do Regulamento da Medida Comércio Investe, o Beneficiário deve ser titular de uma conta bancária específica para a realização de todos os movimentos financeiros do projeto, incluindo os pagamentos das despesas, os recebimentos dos incentivos e o pagamentos e recebimentos de contrapartidas financeiras relacionadas com o projeto. A conta bancária deve igualmente ser usada para todos os movimentos financeiros decorrentes do projeto conjunto, nomeadamente: A entrega, às empresas aderentes, dos incentivos recebidos pela associação destinados à comparticipação dos custos individualizáveis; A entrega, à associação promotora, por parte das empresas aderentes, das verbas necessárias ao pagamento dos custos distribuíveis contratados pela associação; O pagamento, à associação promotora, da contrapartida privada dos custos indivisíveis suportados pela associação. A associação promotora deve divulgar publicamente, no prazo de um mês contado desde o recebimento de cada tranche de incentivo, um relatório de execução do projeto que identifique: a) As empresas aderentes e montantes de investimento executado, dividido por custos distribuíveis e individualizáveis; b) As entidades fornecedoras contratadas, o procedimento de seleção usado e o valor de cada contrato de fornecimento; c) O saldo global do projeto no que respeita a despesas elegíveis e incentivo contratados e executados. 5.6 Declaração de Despesa do Investimento A alínea a) do número 1 do artigo 24.º do Regulamento do Comércio Investe determina a intervenção de Revisores ou Técnicos Oficiais de Contas ao nível do acompanhamento e verificação dos projetos apoiados por esta medida de incentivos. 17

18 A verificação financeira do projeto tem por base uma declaração de despesa do investimento apresentada pelo promotor e ratificada por um TOC ou ROC, de acordo com o regime aplicável à contabilidade da entidade em causa, através da qual confirma a realização das despesas de investimentos, que os documentos comprovativos daquelas se encontram corretamente lançados na contabilidade e que o incentivo foi contabilizado de acordo com o SNC. A Declaração de Despesa do Investimento ratificada por um TOC ou ROC, acima referida, é parte integrante do Pedido de Pagamento e o seu preenchimento é efetuado on-line, conforme as minutas que se encontram no Anexo B deste Guia. As regras de preenchimento do formulário poderão ser consultadas na página eletrónica da internet do IAPMEI, I.P., na Consola do Cliente disponível em no menu Informação no separador Documentos (Guia de Preenchimento do Formulário de Pedidos de Pagamento). Realça-se que o trabalho de verificação da responsabilidade do ROC é efetuado de acordo com as Normas Técnicas e Diretrizes de Revisão/Auditoria da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, designadamente a Diretriz de Revisão/Auditoria Programa de Incentivos à Modernização da Economia, enquanto que o trabalho de verificação da responsabilidade do TOC é efetuado de acordo com as Instruções para a Validação de Pedidos de Pagamento relativos a projetos apoiados emitidas pela Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas. 5.7 Pagamento do Incentivo relativo às Operações de Locação Financeira Os bens adquiridos em regime de locação financeira podem ser elegíveis para efeitos de determinação do incentivo, no montante equivalente ao valor do capital incorporado nas rendas que se vencerem até à conclusão do projeto (data da última fatura imputável ao mesmo). Deverá ser apresentado o respetivo contrato e auto de receção do bem apoiado. A elegibilidade dos bens em questão carece do exercício da opção de compra do bem locado por parte do Beneficiário. 6. ACOMPANHAMENTO E VERIFICAÇÃO DO PROJETO O adequado acompanhamento da realização dos investimentos, bem como dos objetivos propostos pelo promotor quando da elaboração do projeto, é determinante para o sucesso do investimento e, consequentemente, da entidade beneficiária em causa. 18

19 Desta forma, e atendendo à particular importância da fase de acompanhamento e verificação dos projetos, destacamos alguns aspetos considerados relevantes para a boa execução dos mesmos Alterações ao Investimento e/ou Contrato Conforme estabelecido no contrato de concessão de incentivos, o Beneficiário obriga-se a comunicar ao IAPMEI, I.P. todas as alterações ou ocorrências ao projeto face ao previsto na candidatura aprovada, que avaliará o seu impacto nos pressupostos de aprovação, tais como: Desistência: Para uma situação de desistência da candidatura, após a assinatura do contrato deverá a formalização do pedido ser efetuada por ou por carta assinada pelos subscritores do contrato de concessão de incentivos, à qual o IAPMEI, I.P. dará seguimento à revogação do contrato. Antes da assinatura do contrato, a desistência é efetuada na conta corrente de incentivos. Alteração dos dados da Associação e empresas aderentes: Ocorrendo qualquer alteração dos dados destas entidades face ao contrato, deverá o Beneficiário informar o IAPMEI, I.P. dos elementos a atualizar, particularmente, no que respeita aos elementos de identificação do Beneficiário, à atividade económica, aos participantes no capital e principais participações no capital de outras entidades. Cessão da posição contratual do Beneficiário: Verificando-se uma intenção de cessão da posição contratual ou fusão deverá o IAPMEI, I.P. ser informado, sendo também fornecidos os elementos de identificação do novo Beneficiário, nomeadamente, a Denominação social, a Sede social, o N.º de matrícula na Conservatória do Registo Comercial, montante do Capital social e a Identificação do representante (nome completo, qualidade em que o representante outorga o contrato), bem como outros elementos necessários à verificação das Condições de Elegibilidade previstas no Regulamento do Comércio Investe. Alterações de localização do Investimento: As alterações de localização do investimento deverão ser objeto de autorização prévia do IAPMEI, I.P. no quadro das obrigações contratuais assumidas, e devidamente fundamentadas pelo Beneficiário, indicando ainda a designação do estabelecimento, a rua, a localidade e o concelho em que se irá implementar o investimento. 19

20 Alteração ao modelo de fontes de financiamento previsto: Em sede de execução, até à apresentação do pedido de pagamento final, o promotor pode alterar as fontes de financiamento, desde que se verifique manutenção do cumprimento da condição elegibilidade relativa ao financiamento mínimo por Capitais Próprios. Caso as empresas aderentes optem, em sede de contratação, pela linha de crédito, no momento da apresentação do primeiro pedido de pagamento, deverá ser evidenciado que o crédito se encontra já firmado com a entidade bancária. Caso este não venha a ser aprovado as empresas beneficiárias devem indicar outra fonte alternativa, apresentando o novo mapa de financiamento, bem como os comprovativos em como se encontram asseguradas as novas fontes de financiamento. Competirá ao IAPMEI, I.P. proceder à avaliação do efeito dessas alterações no projeto aprovado e nas disposições contratuais assumidas, submetendo-os à aprovação da tutela quando necessário. Em sede de execução, devem ser mantidos os pressupostos de avaliação que deram origem à seleção do projeto, incluindo obter uma pontuação final acima da pontuação correspondente ao limite orçamental da dotação em que o projeto foi hierarquizado. O não cumprimento desta condição tem como consequência a anulação da decisão de concessão do incentivo e consequente devolução das verbas pagas, nos termos definidos no contrato de concessão do incentivo. 6.2 Acompanhamento Documental e Físico No decurso da realização do investimento e após a assinatura do contrato de concessão de incentivos, compete ao IAPMEI, I.P. efetuar o acompanhamento e controlo dos projetos, elaborando: Relatórios referentes a eventuais vistorias físicas a efetuar aos locais de implementação dos projetos; Relatórios referentes à verificação documental, contabilística e financeira, sendo que para o efeito poderá ser solicitado o dossier de projeto. 20

21 7. AVALIAÇÃO FINAL DO PROJETO E ENCERRAMENTO Concluída a realização do investimento, pode o Beneficiário solicitar ao IAPMEI, I.P. o pagamento final e, simultaneamente, o encerramento da fase de investimento do projeto, através do Formulário do Pedido Pagamento. Refira-se que, perante atrasos injustificados face à calendarização prevista, o IAPMEI, I.P. poderá tomar a iniciativa de desencadear o processo de encerramento ou, ponderadas as circunstâncias do caso em concreto, proceder à rescisão do contrato de concessão de incentivos. 7.1 Encerramento do Investimento Nesta sede é efetuada a verificação, na Associação e Empresas Aderentes, de todos os pressupostos relacionados com a execução física e financeira do projeto. Verificação documental, financeira e contabilística; Verificação física do investimento, quando aplicável; Avaliação do cumprimento das condicionantes e obrigações contratuais; Apuramento e avaliação do investimento e das fontes de financiamento; Apuramento do incentivo final; A avaliação do cumprimento dos objetivos, incluindo a confirmação da pontuação final do projeto; Atribuição de prémio de realização de boa execução (se aplicável). Verificação Física Identificar os investimentos realizados no âmbito do projeto, confirmando a marca, modelo e número de série dos equipamentos; Avaliar se os equipamentos foram adquiridos em estado de uso; Verificar se o projeto se encontra devidamente publicitado; Confirmar que os equipamentos se encontram em condições de operacionalidade e funcionamento; Validar a existência do dossier de Projeto devidamente organizado. 21

22 7.2 Encerramento do Projeto Nesta sede é efetuada a verificação do cumprimento dos objetivos, metas ou outras condições após a conclusão do investimento, tais como: A avaliação do cumprimento das condicionantes e obrigações contratuais; A verificação do cumprimento das condições a que ficou sujeito o encerramento do investimento. 7.3 Encerramento do Contrato Nesta sede é confirmado o cumprimento de todas as obrigações contratuais. No âmbito dos contratos de concessão de incentivos, que constituem o suporte da relação estabelecida entre o Promotor e o IAPMEI, I.P., subsistem determinadas condições subjacentes à verificação de projetos, não diretamente relacionadas com a sua execução, que determinam que o acompanhamento dos projetos se prolongue até ao termo de vigência do próprio contrato. Deste modo, esta fase caracteriza-se pela avaliação da situação contratual do Promotor, especialmente em relação ao conjunto de obrigações que não estão diretamente relacionadas com a realização e com o impacto do projeto, como é o caso: Manutenção da atividade pelo período mínimo contratualmente fixado; Manutenção de dossier devidamente organizado pelo período contratualmente fixado. No termo final de vigência do contrato, terão, assim, de estar cumpridas todas as obrigações contratuais vigentes. 7.4 Financiamento do Projeto Verificação das fontes de financiamento, tendo por base os seguintes documentos: Empréstimo Bancário: fotocópia do(s) contrato(s), extratos bancários da sua utilização e respetivo extrato contabilístico; Linha de Crédito: fotocópia do(s) contrato(s); 22

23 Leasing: fotocópias(s) do(s) contratos, documentos comprovativos do pagamento das rendas e opções de compra, auto de receção e fotocópia do documento comprovativo da operação de transação; Capital: fotocópia da escritura de aumento de capital, bem como comprovativos das entradas em depósitos à ordem, extratos bancários e extratos contabilísticos da respetiva conta; Prestações Suplementares: fotocópia da ata de aprovação, comprovativos das entradas em depósitos à ordem, extratos bancários e extrato contabilístico da respetiva conta; Suprimentos Consolidados: fotocópia da ata de aprovação e declaração dos sócios de que os empréstimos por si concedidos não serão levantados durante a vida do projeto, bem como das entradas em depósitos à ordem, extratos bancários e extrato contabilístico da respetiva conta. 8. ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER DO PROJETO De acordo com as obrigações das entidades beneficiárias, o promotor e as empresas aderentes têm de manter devidamente organizado o Dossier do Projeto. Como tal, este deve conter todos os documentos suscetíveis de comprovar as informações, declarações prestadas no âmbito do projeto e de fundamentar as opções de investimentos apresentadas, bem como todos os documentos comprovativos da realização das despesas de investimento, o qual poderá ser consultado a qualquer momento pelos organismos intervenientes no processo de análise, acompanhamento e fiscalização dos projetos. O dossier do projeto é fundamental para a organização e celeridade de todo o processo de acompanhamento e verificação, devendo ser mantido até três anos após a data de encerramento do projeto, e disponibilizado às entidades responsáveis pelo acompanhamento e fiscalização, sempre que solicitado. 23

24 A organização do dossier deve ter em conta a seguinte estrutura: Ciclo de vida do projeto Candidatura Contratação Execução Acompanhamento Dossier do projeto Encerramento CANDIDATURA Cópia do Formulário de Candidatura; Comprovativos das condições de elegibilidade do promotor; Comprovativos das condições de elegibilidade das empresas aderentes; Comprovativos das condições de elegibilidade do projeto; Faturas pró-forma, orçamentos que em sede de análise comprovem a intenção de investimento, numerados por ordem sequencial com a devida correspondência no mapa Classificação dos Investimentos do formulário de candidatura; Estrutura de financiamento. CONTRATAÇÃO Contrato e Aditamentos; Cópia de Todas as Formalizações efetuadas; Elementos necessários à comprovação das condicionantes de aprovação da candidatura; Memorando, referindo eventuais desvios na concretização do projeto e respetiva justificação relativamente a: Investimentos não previstos na candidatura e previstos mas não concretizados; Faseamento e Calendarização do investimento; Financiamento do projeto. 24

25 EXECUÇÃO Cópia dos Pedidos de Pagamento entregues; Cópia dos documentos comprovativos das despesas do investimento realizadas que serviram de suporte aos pedidos de pagamento; Cópia da decisão do IAPMEI, I.P. que recaiu sobre cada Pedido de Pagamento; Documentos comprovativos das Fontes de Financiamento. ACOMPANHAMENTO Inclui toda a correspondência rececionada e enviada a todos os interlocutores oficiais da candidatura. ENCERRAMENTO Cópia do pedido pagamento final e de encerramento de investimento; Cópia dos documentos comprovativos das despesas do investimento realizadas que serviram de suporte ao pedido de pagamento (PTRF); Cópia da decisão do IAPMEI, I.P. que recaiu sobre o pedido de encerramento do investimento; Documentos comprovativos das fontes de financiamento do investimento; IES referente ao ano pós projeto. 25

26 ANEXOS Anexo A - Fluxograma Anexo B - Declarações de Despesa ROC/TOC Anexo C - Minuta Contrato de Adesão 26

27 ANEXO A Fluxograma Notificação Elegível Apoiado (Promotor) Checklist Contrato 1 via 20 dias úteis IAPMEI Validação Elementos Caducidade da Decisão Não ok ok IAPMEI Assinatura do Contrato Versão digitalizada do contrato disponível contacorrente cliente Instituição Crédito Protocolada Empresas Aderentes Declaração Linha de crédito Contrato com Instituição Crédito Registo das empresas aderentes na Consola do Cliente Contrato de Adesão com as Empresas Aderentes Pedido(s) Pagamento Ver guia de preenchimento pedidos de pagamento Encerramento 27

28 ANEXO B - Declarações de Despesa ROC/TOC ANEXO B.1 Declaração de Despesa de Investimento do Revisor Oficial de Contas DECLARAÇÃO DE DESPESA DE INVESTIMENTO Ao... IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P. Introdução 1. Para efeitos do disposto na alínea a) do número 1 do artigo 24.º do Regulamento do Comércio Investe anexo à Portaria n.º 236/2013, de 24 de julho, procedemos à verificação da documentação de suporte ao investimento a que respeita o Mapa de Despesas anexo, na quantia de (a), apresentada pelo Beneficiário (b), NIF, no âmbito do projeto de investimento, ao qual corresponde o contrato de concessão de incentivos nº. 2. O referido Mapa de Despesas do Investimento suporta o pedido de..(c) de incentivo apresentado pelo Beneficiário ao IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P. a partir de.. (d). Responsabilidades 3. É da responsabilidade do Beneficiário a preparação e apresentação do Mapa de Despesas que satisfaçam os requisitos exigidos para a concessão dos incentivos, bem como o cumprimento de outras obrigações legais e contratuais inerentes aos mesmos. 4. A nossa responsabilidade consiste em verificar: o referido Mapa de Despesas; a existência de contabilidade atualizada e organizada de acordo com a normalização contabilística nacional; que as datas de faturas e recibos, ou documentos equivalentes, se compreendem dentro do espaço temporal admissível à elegibilidade do incentivo. 5. Não é da nossa responsabilidade a confirmação da existência física dos investimentos realizados, nem a verificação do cumprimento de outras obrigações legais ou contratuais por parte do Beneficiário. 28

29 Âmbito 6. O trabalho a que procedemos foi efetuado de acordo com as Normas Técnicas e Diretrizes de Revisão/Auditoria da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, designadamente a Diretriz de Revisão/Auditoria Programa de Incentivos à Modernização da Economia, a qual exige que se confirme: a) a legalidade dos documentos de suporte registados no Mapa de Despesas anexo; b) a conformidade dos investimentos realizados com os previstos na candidatura e nas alterações aprovadas e a sua elegibilidade atenta a data da sua realização; c) o cumprimento integral dos procedimentos de pagamento, a adequação da respetiva data e a validade dos documentos de quitação; d) a adequada contabilização de tais despesas e do incentivo de acordo com a legislação aplicável; e) o adequado registo contabilístico das fontes de financiamento indicadas pelo Beneficiário (apenas aplicável na verificação final), com vista a verificar que a informação prestada em tal Mapa se encontra em conformidade com os requisitos exigidos. Reservas (se aplicável) 7. (Descrição das reservas) Declaração 8. Com base no exame efetuado verificámos que o Mapa de Despesas e o Mapa de Financiamento do Projeto (quando aplicável) anexos satisfazem os requisitos exigidos e que as despesas e os incentivos se encontram contabilizados em conformidade com os princípios contabilísticos (e). Ênfases (se aplicável) 9. (Descrição das ênfases) 29

30 (Local de emissão e data) (Assinatura) (Nome e nº do ROC) LEGENDAS (a) Valor total dos documentos comprovativos verificados. (b) Denominação do Beneficiário. (c) Inserir intercalar ou final conforme o caso. (d) Data de conclusão da preparação do Mapa de Despesas e trabalhos de validação. (e) Indicar, consoante o aplicável: geralmente aceites ou geralmente aceites em Portugal para o setor " (indicar o setor). 30

31 ANEXO B.2 Declaração de Despesa de Investimento do Técnico Oficial de Contas DECLARAÇÃO DE DESPESA DE INVESTIMENTO Ao... IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P. Introdução 1. Para efeitos do disposto na alínea a) do número 1 do artigo 24.º do Regulamento do Comércio Investe Anexo à Portaria n.º 236/2013, de 24 de julho, procedemos à verificação da documentação de suporte ao investimento a que respeita o Mapa de Despesas anexo, na quantia de (a), apresentada pelo Beneficiário (b), NIF, no âmbito do projeto de investimento, ao qual corresponde o contrato de concessão de incentivos nº. 2. O referido Mapa de Despesas do Investimento suporta o pedido de..(c) de incentivo apresentado pelo Beneficiário ao IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P., a partir de.. (d). Responsabilidades 3. É da responsabilidade do Beneficiário a preparação e apresentação do Mapa de Despesas que satisfaçam os requisitos exigidos para a concessão dos incentivos, bem como o cumprimento de outras obrigações legais e contratuais inerentes aos mesmos. 4. A nossa responsabilidade consiste em verificar: o referido Mapa de Despesas; a existência de contabilidade atualizada e organizada de acordo com a normalização contabilística nacional; que as datas de faturas e recibos, ou documentos equivalentes, se compreendem dentro do espaço temporal admissível à elegibilidade do incentivo. 5. Não é da nossa responsabilidade a confirmação da existência física dos investimentos realizados, nem a verificação do cumprimento de outras obrigações legais ou contratuais por parte do Beneficiário. 31

32 Âmbito 6. O trabalho a que procedemos foi efetuado de acordo com as Instruções para a Validação de Pedidos de Pagamento relativos a projetos apoiados pelo Programa de Incentivos à Modernização da Economia, emitidas pela Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas, a qual exige que se confirme: a) a legalidade dos documentos de suporte registados no Mapa de Despesas anexo; b) a conformidade dos investimentos realizados com os previstos na candidatura e nas alterações aprovadas e a sua elegibilidade atenta a data da sua realização; c) o cumprimento integral dos procedimentos de pagamento, a adequação da respetiva data e a validade dos documentos de quitação; d) a adequada contabilização de tais despesas e do incentivo de acordo com a legislação aplicável; e e) o adequado registo contabilístico das fontes de financiamento indicadas pelo Beneficiário (apenas aplicável na verificação final), com vista a verificar que a informação prestada em tal Mapa se encontra em conformidade com os requisitos exigidos. Situações que merecem a nossa discordância (se aplicável) 7. (Descrição dessas situações de discordância) Declaração 8. Com base no exame efetuado verificámos que o Mapa de Despesas e o Mapa de Financiamento do Projeto (quando aplicável) anexos satisfazem os requisitos exigidos e que as despesas e os incentivos se encontram contabilizados em conformidade com os princípios contabilísticos (e). Situações, que embora não mereçam a nossa discordância, devem ser enfatizadas (se aplicável) 9. (Descrição das ênfases) 32