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1 SAP Disclosure Management Versão do documento: 10.0 SP

2 Tabela de conteúdo 1 Ajuda Geral Introdução Introdução ao Disclosure Management Conceitos básicos Autorizações Fluxos de trabalho Relatórios e períodos Caches de dados Visão geral da interface do Disclosure Management Área funcional: Relatório Área funcional: Monitorização Área funcional: Configurações Visão geral dos recursos adicionais em aplicativos do Microsoft Office Barra de ferramentas Disclosure Management Client Installation Guide Configurações de idioma do navegador Alteração do idioma de exibição no Internet Explorer Configuração de Disclosure Management em um aplicativo Microsoft Office Início do Disclosure Management em um aplicativo do Microsoft Office Configuração do idioma do complemento Salvar ações de cliente em um arquivo de log Configuração de definições de Conexão de fonte de dados Configuração do caminho para o modelo de tabela do Word local Ajuda do Editor Informações gerais Documentos de capítulo no portal do Disclosure Management Seleção de um capítulo ou relatório na guia geral Abertura de um capítulo conectado a dados para edição a partir da guia geral Edição de documentos de capítulo Atividades de relatório e capítulo em documentos Exibição de relatórios e capítulos e seus detalhes Disclosure Management Batch Client Edição de capítulos do Disclosure Management nos aplicativos do Microsoft Office Check-out e check-in em relatórios e capítulos Check-out local de capítulos e relatórios para edição no Word ou Excel Início do Disclosure Management em um aplicativo do Microsoft Office Edição de documentos nos aplicativos da Microsoft Gerenciamento de caches de dados no Microsoft Excel reservados. Tabela de conteúdo

3 2.4.6 Gerenciamento de documentos de texto no Microsoft Word Gerenciamento de apresentações no Microsoft Office PowerPoint Ajuda do Gerenciador Informações gerais Relatórios e períodos Administração dos períodos Administração de relatórios Lixeira Administração do status do fluxo de trabalho Início de um fluxo de trabalho de relatório Início de um fluxo de trabalho de capítulo Início de todos os fluxos de trabalho de relatório inicializados Interrupção de um fluxo de trabalho de relatório ou capítulo Redefinição dos fluxos de trabalho para um relatório e seus capítulos Redefinição do fluxo de trabalho de um capítulo individual Administração de capítulos Criação de capítulos Edição de capítulos Alteração da estrutura do relatório Gerenciamento do acesso a relatórios e capítulos Design de acesso no nível de relatório Design de acesso no nível de capítulo Gerenciamento de relatórios Geração de relatórios consolidados Modificação do conteúdo qualitativo em relatórios Atualização do conteúdo quantitativo em relatórios e capítulos Atividades de relatório e capítulo em documentos Bloqueio de relatórios Reescrita de relatórios Monitorização de relatórios Visão geral dos monitores Publicação de dados Como atribuir permissões de publicação Como criar um pacote de publicação Ajuda XBRL Introdução XBRL Factory Cockpit Modelos Criação de modelos Edição de modelos Tabela de conteúdo reservados. 3

4 4.3.3 Roll-out de modelos para um conjunto de entidades Modificação de conexão de dados das entidades Comparação de informações de mapeamento XBRL Entidades Importação de uma lista de entidades Adição, exclusão e modificação de entidades Instâncias XBRL Atualizar os dados dos sistemas de origem conectados Restrições a capítulos vinculados a dados em XBRL Gerar instâncias XBRL Validar instâncias XBRL Envio de instâncias XBRL Configuração Criação e modificação de tipos de relatório para modelos XBRL Fornecimento de taxonomias necessárias para a validação de instâncias XBRL Tipo de relatório Taxonomia XBRL Geração de relatórios e-bilanz Gerenciamento de configurações de plug-in para E-Bilanz Configuração de relatórios XBRL Como criar links de dados para modelos do Excel Como criar links MassData para modelos E-Bilanz do Excel Visualização do E-Bilanz Solução de problemas Ajuda do processo do COREP O processo de geração de relatórios COREP/FINREP no SAP Disclosure Management (SAP DM) Como instalar os plug-ins do COREP/FINREP Como configurar a geração de relatórios COREP/FINREP Como validar relatórios COREP Validação COREP/FINREP no SAP Disclosure Management reservados. Tabela de conteúdo

5 1 Ajuda Geral 1.1 Introdução A Ajuda geral de aplicativo foi criada para ajudar os usuários a compreender os conceitos e o propósito do SAP Disclosure Management. Esta seção apresenta aos usuários alguns recursos típicos do SAP Disclosure Management no portal e no Microsoft Office Word. Mais informações Para obter mais informações sobre o Report Builder e o Taxonomy Designer, consulte a Ajuda do Report Builder e a Ajuda do Taxonomy Designer no SAP Help Portal, em Introdução ao Disclosure Management As soluções de gerenciamento de divulgações da SAP permitem que os clientes façam ainda mais esforços para assegurar um processo de fechamento contábil oportuno, preciso e livre de riscos, gerenciando a produção, o arquivamento e a publicação de balanços e relatórios financeiros. Benefícios: Acelere o fechamento contábil, contudo reduzindo o custo da conformidade Coloque processos financeiros complexos em uma única estrutura Forneça aos profissionais financeiros um forma fácil e visual de gerenciar a produção de balanços financeiros Permita colaboração e fluxo de trabalho entre indivíduos e equipes Atenda às novas demandas por publishing XBRL e conformidade com as IFRS Ofereça várias opções de saída para arquivamento e publicação de balanços financeiros Ajuste perfeito com outras soluções SAP 1.3 Conceitos básicos O SAP Disclosure Management é baseado em quatro conceitos fundamentais: Autorização relacionada às permissões de usuários para tarefas específicas ao sistema. Fluxo de trabalho relacionado às etapas e fases do ciclo de vida de um documento e à sequência das tarefas a serem executadas nessas etapas. Relatório e período relacionados à configuração de dados mestre do documento. Ajuda Geral reservados. 5

6 Cache de dados relacionado à disponibilidade dos dados Autorizações As autorizações no SAP Disclosure Management seguem o princípio de que "o que não é permitido é proibido". Isso inclui os seguintes elementos: Permissões Usuários Funções Unidades Funções e permissões são usadas em fluxos de trabalho para restringir a execução de atividades e, se necessário, de ações de etapas para funções específicas ou objetos de autorização. As permissões de um determinado nível de relatório são herdadas pelos níveis a ela subordinada, a menos que as permissões desses níveis sejam configuradas de modo explicitamente diferente. Isso ajuda a manter permissões locais. Além disso, você pode atribuir unidades a usuários selecionando uma ou várias entidades ou o grupo. Uma unidade fornece acesso aos relatórios de grupos, relatórios de qualquer entidade ou relatórios atribuídos às entidades específicas. Os usuários podem administrar e atribuir unidades às quais estão atribuídos. A combinação de unidade e função define os direitos de acesso de um usuário Permissões Uma permissão é um objeto de autorização que possibilita executar uma transação específica no servidor, como o gerenciamento de relatórios ou de períodos, ou no documento no cliente, como a edição de capítulos ou relatórios. Os objetos não se relacionam; não existe ordem hierárquica. Isso permite maior transparência. Os objetos de autorização são atribuídos a funções. Não se pode atribuir permissões diretamente a um usuário, nem declinar permissões a um usuário de maneira explícita. Os objetos de autorização se estruturam por grupo, para facilitar a visão geral. O grupo, em si, não é um objeto de autorização. Os grupos inclusos na implementação padrão do SAP Disclosure Management e os objetos em cada grupo encontram-se relacionados abaixo. Administração Sistema: para administrar e personalizar, até certa medida, as configurações do SAP Disclosure Management Período Gerenciar: para gerenciar os dados mestre de um período 6 reservados. Ajuda Geral

7 Relatório Gerenciar: para gerenciar os dados mestre de um relatório e criar a árvore do relatório Visualizar: para exibir o documento consolidado no aplicativo do Microsoft Office no cliente Desfazer: para desfazer o check-out de um relatório Editar: para editar o documento consolidado no aplicativo do Microsoft Office no cliente Capítulo Editar: para editar o documento de capítulo no aplicativo do Microsoft Office no cliente Visualizar: para exibir o documento de capítulo no aplicativo do Microsoft Office no cliente Desfazer: para desfazer o check-out de um capítulo Usuários Um usuário é uma pessoa autorizada a efetuar login no sistema e executar as tarefas da função e unidade atribuídas ao usuário correspodente. O SAP Disclosure Management permite atribuir unidades a um usuário e atribuir funções em nível global ou local. Funções globais, normalmente, são atribuídas pelo administrador do sistema e válidas para todo o sistema. Funções locais são atribuídas pelo gerenciador de relatórios, no nível do relatório ou do capítulo, e válidas apenas para o relatório específico. Funções globais não podem ser invalidadas por funções locais. A atribuição de funções globais não é obrigatória Unidades As unidades são utilizadas para atribuir usuários a uma ou várias entidades, ou a um grupo. Um usuário só pode ser atribuído a uma unidade específica. Se os usuários forem atribuídos a uma unidade, eles poderão visualizar os relatórios atribuídos a essa unidade. No entanto, as permissões para trabalhar em relatórios estão atribuídas como parte da definição da função. As seguintes unidades são definidas: Grupo: Um grupo não está atribuído a uma entidade. Se um usuário não estiver atribuído a uma entidade, o sistema automaticamente atribuirá o usuário ao grupo. O usuário tem acesso a todos os relatórios criados nessa unidade. Qualquer entidade: Se você selecionar essa opção, o usuário terá acesso a todos os relatórios criados em qualquer unidade definida. Entidade atribuída(única ou múltipla): Os usuários têm acesso aos relatórios criados na unidade a que foram atribuídos. Ajuda Geral reservados. 7

8 Tabela 1: Matriz da entidade Tipo de usuário Atribuído a todas as entidades Atribuído às entidades específicas Visualiza relatórios atribuídos às entidades específicas Não é possível visualizar relatórios atribuídos às entidades Autoriza entidades para usuários Usuário global Não Não Não Sim Não é possível autorizar as entidades Não Sim Sim Sim É possível autorizar entidades específicas Sim - Sim Sim É possível autorizar qualquer entidade Usuário restrito a entidades Não Não Não Não Não é possível autorizar as entidades Não Sim Sim Não É possível autorizar entidades específicas Sim - Sim Não É possível autorizar qualquer entidade Funções Uma função é uma coleção de objetos de autorização e permissões relacionadas. Existem quatro funções padrão no SAP Disclosure Management: Admin padrão Gerenciador padrão Gerenciador avançado padrão Editor padrão Somente leitura padrão Os clientes podem criar funções segundo critérios próprios, combinando os objetos de autorização de acordo com necessidades individuais Fluxos de trabalho Um fluxo de trabalho no SAP Disclosure Management descreve o ciclo de vida padrão de um relatório, ou seja, as fases pelas quais o relatório passa desde a criação de sua estrutura até a edição de seus capítulos, encerrando com a conclusão do conteúdo consolidado. Um fluxo de trabalho é uma característica obrigatória de um relatório e seus capítulos. 8 reservados. Ajuda Geral

9 O fluxo de trabalho contém etapas às quais se atribuem status. Esses status descrevem o ciclo de vida padrão de um documento, de sua criação até a edição e conclusão do documento Princípio da herança Você pode configurar em um relatório todos os fluxos de trabalho que sejam necessários de acordo com os assuntos do relatório. O fluxo de trabalho padrão específico do relatório é configurado por padrão no nível de relatório. O SAP Disclosure Management aplica o fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos, de forma que o fluxo é herdado inicialmente por todos os capítulos atribuídos. Se a geração de relatórios exigir mais fluxos de trabalho, você poderá encerrar a herança e configurar fluxos de trabalho adequados no nível do capítulo. Lembrete Como regra, um capítulo com seu próprio fluxo de trabalho passa este fluxo automaticamente para os subcapítulos. Os usuários com os direitos necessários podem reverter para a herança padrão com o objetivo de que o capítulo volte a herdar o fluxo de trabalho do nível pai. Ajuda Geral reservados. 9

10 Status de fluxo de trabalho no SAP Disclosure Management Cada fluxo de trabalho no SAP Disclosure Management tem cinco status definidos que descrevem o ciclo de vida padrão de um relatório. Essas configurações de status não podem ser alteradas, já que são componentes fundamentais do SAP Disclosure Management. Para cada status de etapa do fluxo de trabalho você define uma prioridade. Quando uma etapa de fluxo de trabalho compreende a conclusão de vários capítulos, o status geral da etapa depende do status dos capítulos vinculados. Assim, o status do capítulo com a prioridade mais alta define o status de toda a etapa do fluxo de trabalho. Na prática, atribuir a prioridade mais alta, 1, ao status mais baixo, aberto é mais razoável. Você pode acionar alterações de status manualmente, no nível do fluxo de trabalho, ou por meio de atividades executadas no nível de capítulo ou relatório. Por padrão, o SAP Disclosure Management atribui um fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos pré-configurado a um relatório Status Inicializando em um fluxo de trabalho Este status é definido de uma destas formas: imediatamente após uma estrutura de relatório ser criada após uma redefinição manual de um fluxo de trabalho após uma quebra de herança ser desfeita Este status permite criar capítulos e também alterar um fluxo de trabalho e suas condições no nível de relatório e capítulo Status Em execução em um fluxo de trabalho Este status é definido após o início manual de um fluxo de trabalho. Nesse estágio, ainda é possível parar o fluxo de trabalho e redefinir o status como Inicializando. Este é o status que torna visível a estrutura do relatório às outras pessoas envolvidas, como editores e leitores, permitindo, portanto, a revisão da estrutura e dos fluxos de trabalho atribuídos antes do início da edição dos documentos. Este é o único status que pode ser interrompido Status Parado em um fluxo de trabalho Este status é definido após a interrupção manual de um fluxo de trabalho em execução. Por exemplo, você interromperia um fluxo de trabalho em progresso se a revisão da estrutura do relatório levasse à necessidade de alterar o fluxo de trabalho de um capítulo ou do relatório inteiro. 10 reservados. Ajuda Geral

11 Este é um status que permite criar capítulos e, também, alterar um fluxo de trabalho e suas condições no nível de relatório e capítulo Capítulos com status de progresso em um fluxo de trabalho Este status é definido assim que o editor executa a primeira atividade no nível de capítulo. É o único status que reflete, no nível do fluxo de trabalho, que a edição de documentos em capítulos teve início. No fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos, este status de fluxo de trabalho é definido na primeira vez em que o editor executa a atividade Start Work no nível do capítulo Status Relatório em progresso em um fluxo de trabalho Este status é definido após um editor executar a atividade de início no nível do relatório para o documento consolidado. Este é o único status no nível do fluxo de trabalho que indica que a edição do documento foi iniciada. A edição de documentos de capítulo é bloqueada. No fluxo de trabalho padrão do princípio dos 4 olhos, esse status é definido após a aprovação de todos os documentos e a execução da atividade Start Work, pelo gerenciador ou editor de relatórios, no nível do relatório Status das etapas de fluxo de trabalho no ciclo de vida do documento Para cada fluxo de trabalho, há cinco status de etapa que refletem o ciclo de vida padrão de um documento no SAP Disclosure Management, com ou sem aprovação. Essas configurações de status não podem ser alteradas, já que são componentes fundamentais do SAP Disclosure Management. Durante a criação do fluxo de trabalho, os status podem ser atribuídos a etapas. Para cada status de etapa do fluxo de trabalho você define uma prioridade. Quando uma etapa de fluxo de trabalho compreende a conclusão de vários capítulos, o status geral da etapa depende do status dos capítulos correspondentes. O status do capítulo com a prioridade mais alta define o status da etapa do fluxo de trabalho. A alteração no status é acionada por atividades executadas no nível do capítulo ou do documento consolidado Status de etapa Aberto Este status é atribuído às etapas iniciais antes do início da edição do documento. Com a implementação padrão do SAP Disclosure Management, a primeira etapa do fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos exibe este status. Etapa e status são acionados pelo seguinte: Ajuda Geral reservados. 11

12 a criação de dados mestre do relatório e sua estrutura de capítulos relacionada. a atividade padrão Reabrir, para reiniciar o processo de edição de um documento aprovado a atividade padrão Reabrir, para reiniciar o processo de edição de um documento rejeitado a atividade padrão Reabrir, para reiniciar o processo de edição de um documento em progresso uma nova geração do relatório consolidado A ação Redefinir executada para um fluxo de trabalho de capítulo ou relatório Status de etapa Em progresso Este status é atribuído às etapas do fluxo de trabalho durante a edição de documentos. Com a implementação padrão do SAP Disclosure Management, a segunda etapa do fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos exibe este status. Etapas e status são acionados pela atividade padrão Start Work, para indicar que a edição de um documento começará Status de etapa Concluída Este status é atribuído às etapas do fluxo de trabalho após a conclusão da edição de um documento. Em fluxos de trabalho com aprovação, este é o status exibido enquanto o documento é revisado para aprovação. Este status não permite a edição do documento, exceto pelo revisor, por meio de condições de etapa. Com a implementação padrão do SAP Disclosure Management, a terceira etapa do fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos exibe este status. Etapa e status são acionados pela atividade padrão Concluída, para indicar que a edição de um documento ou a correção de um documento rejeitado foram concluídas Status de etapa Aprovada Este status é atribuído às etapas do fluxo de trabalho após a revisão e aprovação de um documento pelo gerenciador ou revisor. Com a implementação padrão do SAP Disclosure Management, a quarta etapa do fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos pode exibir este status. Etapa e status são acionados pela atividade padrão Aprovada Status de etapa Rejeitada Este status é atribuído às etapas do fluxo de trabalho após a revisão e verificação de um documento pelo gerenciador ou revisor. Com a implementação padrão do SAP Disclosure Management, a quarta etapa do fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos pode exibir este status. Etapa e status são acionados pela atividade padrão Rejeitada. 12 reservados. Ajuda Geral

13 Design do fluxo de trabalho com etapas, atividades e condições Ao projetar fluxos de trabalho, é necessário considerar os requisitos padrão que cada fluxo de trabalho criado no SAP Disclosure Management deve satisfazer. As regras dizem respeito às etapas, que são o elemento estrutural padrão de um fluxo de trabalho. Fundamentos As etapas são criadas individualmente, na medida necessária para o fluxo de trabalho. O número de etapas é ilimitado. Elas precisam ser atribuídas a um dos cinco status de etapas de fluxos de trabalho. Se apropriado, um status pode exibir várias etapas. As etapas de início e fim devem ser definidas para cada fluxo de trabalho. Transições entre etapas A transição entre duas etapas é determinada pelas atividades apropriadas. Uma etapa pode ter uma ou mais etapas subsequentes e portanto, mais transições. Uma transição de etapa pode avançar ou retroceder no ciclo de vida do documento/relatório. Uma transição de etapa pode levar, embora não necessariamente, a uma mudança de status. As atividades são criadas individualmente, na medida necessária para o fluxo de trabalho. Devem-se definir condições para determinar as funções ou permissões que os usuários podem ter para executar a atividade. Essas funções ou permissões podem ser atribuídas de maneira global, pelo administrador do sistema, para todos os relatórios ou localmente, pelo gerente de relatórios e capítulos específicos. No nível do capítulo, podem ser definidas condições adicionais de fluxo de trabalho para atividades. Por exemplo, restringir o direito à execução de um atividade a usuários específicos somente é possível no nível do capítulo. Execução de transação no nível da etapa O status da etapa determina as transações que podem ser executadas no documento no estágio em questão. Essa relação não pode ser configurada pelo cliente. Você pode definir condições adicionais para a execução dessas transações. Se não forem definidas condições adicionais, o sistema aplicará as condições da atividade para a execução das transações. A permissão ou função de executar uma transação deve incluir o direito de processar o documento apropriado. Por exemplo, condições adicionais para a operação "edição de capítulo"devem incluir o direito de editar o capítulo, e se você inserir "visualização de capítulo" como condição para editá-lo, irá encontrar erros de autorização. Ajuda Geral reservados. 13

14 Exemplo de design: atividades em condições no fluxo de trabalho do princípio dos 4 olhos O fluxo de trabalho padrão exibe uma etapa para cada um dos cinco status de configuração. Portanto, cada atividade levará também a uma mudança de status. A atividade final é a atividade Aprovada. A etapa Concluída exibe uma condição para permitir que o revisor (gerenciador padrão) insira comentários no documento revisado em caso de rejeição. O gerenciador padrão tem a permissão "edição de capítulo". 14 reservados. Ajuda Geral

15 Princípio dos 4 olhos Ajuda Geral reservados. 15

16 Fases e etapas de criação de relatórios usando o fluxo de trabalho dos 4 olhos 16 reservados. Ajuda Geral

17 1.3.3 Relatórios e períodos Os elementos básicos no SAP Disclosure Management são os períodos e os relatórios. Um período é um grupo de relatórios que pode conter um número ilimitado de relatórios. Um relatório consolidado é um arquivo gerado que contém um ou mais capítulos. As configurações definidas para os períodos e relatórios controlam o comportamento e o processamento desses elementos durante a edição de relatórios. O diagrama a seguir proporciona uma visão geral da relação entre períodos, relatórios, capítulos e tipos específicos, os quais são configurados pelo administrador do SAP Disclosure Management. Tipos de configuração Tipos de relatório: determina os tipos de conteúdo disponíveis durante a criação de capítulos, bem como o formato de saída nativo do relatório. O tipo de relatório é mantido pelo administrador do SAP Disclosure Management. Tipo de conteúdo: determina os tipos de documento que podem ser usados para criar o conteúdo de um capítulo. O tipo de conteúdo faz parte dos dados mestre do capítulo e é selecionado durante a criação de capítulos. Tipo de capítulo: determina a relação entre um capítulo e seu conteúdo. A relação pode ser uma dentre estas: O capítulo é o proprietário original do conteúdo. O capítulo não tem conteúdo e serve de mero elemento estrutural. O capítulo não passa de um link para outro capítulo, que é o proprietário do conteúdo. Ajuda Geral reservados. 17

18 O tipo de capítulo faz parte dos dados mestre do capítulo e é selecionado durante a criação de capítulos Caches de dados Um cache de dados no SAP Disclosure Management é, ao mesmo tempo, o local interno e um objeto para armazenar os dados quantitativos que o usuário consulta na edição dos capítulos. Um objeto de cache de dados é sempre uma pasta de trabalho do Excel. É possível salvar o número de pastas de trabalho necessário para a sua estrutura de cache e relatório. Um cache de dados interno deve ser usado nos seguintes casos: Quando os dados quantitativos são atualizados apenas manualmente e não há fontes externas de dados envolvidas. Quando os dados quantitativos extraídos de fontes externas de dados precisam ser manipulados antes do seu uso em relatórios. Quando os dados quantitativos extraídos de fontes externas de dados carecem de identificadores exclusivos. O número máximo de caracteres de uma célula que o sistema é capaz de ler em uma pasta de trabalho do Excel é 900. Se uma célula contém mais de 900 caracteres, os caracteres excedentes são excluídos do objeto conectado a dados. Processo de cache de dados 18 reservados. Ajuda Geral

19 Local de cache de dados É possível criar relatórios específicos aos seus caches de dados. Esse modelo permite uma configuração de autorização mais sofisticada. Esse modelo é usado com frequência quando o editor de texto e o editor de cache de dados não são idênticos. O cliente pode criar a estrutura do relatório de cache de dados a seu critério, por exemplo: em uma relação de 1:1 com os documentos do capítulo do relatório de texto agrupados por pessoa responsável Ajuda Geral reservados. 19

20 Você pode criar o cache de dados como subcapítulos na área funcional do relatório a que eles pertencem no relatório de texto. Esse modelo deverá ser usado quando o editor de texto e o editor de cache de dados forem idênticos Relação entre caches de dados, fontes de dados e provedores de dados O SAP Disclosure Management considera toda a pasta de trabalho do Excel como um único objeto conectado a dados. Com o Excel, é possível conectar mais fontes de dados e carregar o número de provedores de dados necessário para a pasta de trabalho. Uma vez que a pasta de trabalho é um único objeto conectado a dados, não é possível carregar os provedores de dados nas diversas planilhas da pasta de trabalho em momentos distintos; você pode apenas carregar todos os dados de uma só vez. Isso é diferente para um documento do Word, em que você pode criar vários objetos que podem ser conectados separadamente. Para os dados extraídos de cada provedor de dados, o sistema cria uma planilha de dados separada, chamada BDX (onde X é um contador). Além disso, o sistema cria uma planilha BT que, usando referências, exibe os dados extraídos de todos os provedores. Essa planilha BT é empregada como a planilha padrão para manipular os dados extraídos. Se você não deseja usar a planilha BT, é possível excluí-la e criar suas próprias planilhas, que construirão as tabelas com os dados quantitativos, consultando as planilhas BD. Os dados nas planilhas BD não deve ser modificado por diversas razões: 20 reservados. Ajuda Geral

21 Usando os dados BD, você está apto a verificar a consistência de dados entre o SAP Disclosure Management e as fontes de dados. As modificações serão perdidas com a conexão de dados à pasta de trabalho do Excel, pois o sistema cria as planilhas BD a partir do zero durante o processo de conexão de dados. A numeração das planilhas é baseada na ordem sequencial dos provedores de dados listados. Por esse motivo, é importante não modificar a ordem sequencial dos provedores existentes e adicionar o novo provedor somente no fim da lista. Se você excluir um provedor de dados ou modificar a ordem sequencial, as planilhas BD não serão criadas como necessário e as referências nas planilhas deixarão de funcionar. Ao atualizar os dados, é possível atualizar somente os dados das fontes e provedores de dados selecionados Identificadores de dados exclusivos Os dados extraídos de fontes externas para o cache de dados, assim como os dados atualizados manualmente, de início não têm um identificador exclusivo. Isso significa que os dados são identificados somente por sua posição na planilha do Excel; por exemplo, os dados da planilha BT1, célula A2. Quando você conecta um objeto do Word a esses dados, o sistema constrói uma referência absoluta da posição da célula, não do conteúdo. Se a estrutura das informações extraídas ou mantidas no cache de dados mudar, o objeto conectado a dados continuará fazendo referência à célula A2 e exibirá os dados errados. Para evitar esses efeitos e criar referências de campo relativas, baseadas no conteúdo, é necessário aplicar intervalos nomeados às informações do cache de dados. Esses intervalos nomeados possibilitam identificar os dados por seu conteúdo, onde quer que eles se encontrem na planilha. Quando você conecta um objeto do Word com dados que podem ser identificados por intervalos nomeados, o sistema não cria uma referência a uma planilha BT1, célula A2, mas, por exemplo, remete à informação relacionada com "receita 2010". Dados com intervalos nomeados são destacados em azul-claro na seleção de provedor de dados do SAP Disclosure Management Formato de números em cache de dados e objetos com os dados conectados ao Word O formato de números aplicado a objetos do Word vinculados por cache de dados depende de vários fatores: O formato de número de uma tabela ou de um campo de texto flutuante do Word depende do local do idioma configurado no relatório do Word. Se nenhum local do idioma foi configurado no relatório do Word, o formato na tabela ou no campo de texto flutuante do Word é determinado exclusivamente pelas configurações do sistema operacional. Se um local do idioma foi configurado no relatório do Word, o formato na tabela ou no campo de texto flutuante é regulado pelo local. O formato de número em um campo de fórmula pode ser explicitamente selecionado ao vincular o objeto. Ajuda Geral reservados. 21

22 Restrições em conexões de dados entre dados e documentos do Word As células no documento Excel não devem ser formatadas como geral. Em vez disso, o formato da célula deve ser texto ou número. Se uma célula está formatada como texto no Excel, essa célula não pode ser usada para um campo de fórmula numérica. Se uma revisão mais antiga de um documento do Word é baixada, os números nesse documento são exibidos de acordo com o local do idioma com o qual o documento do Word fez check-in, foi atualizado ou conectado a dados pela última vez. Para as caixas de diálogo de conexão de dados, texto flutuante e seleção de campo de fórmula, aplica-se o seguinte: Todos os números são exibidos com os sinais desse local do idioma. Se nenhum local do idioma estiver aplicado ao relatório, será utilizado o local do idioma das configurações regionais do sistema operacional do cliente. A seleção do local do idioma não é usado nos diálogos de seleção. Por exemplo, o padrão alemão para o símbolo de agrupamento de dígitos é o período. Se o local do idioma estiver personalizado no servidor do SAP Disclosure Management e você selecionar uma vírgula como o símbolo de agrupamento de dígitos, a vírgula não será exibida na caixa de diálogo de seleção. Somente o período é exibido. A vírgula é usada apenas no documento do Word. Se você aplicar um formato, por exemplo, uma cor, ela não aparecerá no documento do Word. Se um local personalizado ou local do idioma está atribuído a um documento do Word, e você atribuiu um número ou um padrão personalizado às células originais do Excel, a parte da planilha contendo o número negativo e o zero será ignorada. É utilizado o formato para o número positivo. Por exemplo, o formato #.##0,00_;-#.##0,0;(0) é atribuído a uma célula do Excel. Se nenhum local do idioma ou local personalizado estiver atribuído ao documento do Word, você terá "1.000,12", "-1.000,1" e "(0)". Se um local do idioma ou local personalizado estiver atribuído ao documento do Word, você terá algo como "1.000,12", "-1.000,12" e "0", assumindo que seja utilizada aqui a cultura alemã. Não utilize um formato de data na célula do Excel, que inicia com um asterisco (*). Use uma definição de locale (local) diferente com um formato de data que não corresponda às configurações regionais do sistema operacional do cliente. Caso contrário, a data pode ser exibida em um formato incorreto nos relatórios. Cada idioma possui um sinal de moeda predefinido. Por exemplo, para o alemão e $ para o inglês (Estados Unidos). Ao configurar o local do idioma, também é possível definir a posição desse sinal de moeda. Essas configurações serão sempre usadas, independentemente do formato do cache de dados. É possível definir o local do sinal de moeda no arquivo do Excel ou nas configurações de local do idioma. Entretanto, se você configurá-lo em ambos os locais, o sinal de moeda aparecerá duas vezes, uma vez pelo cache de dados e outra pelas suas configurações de local. Dica Se um sinal de moeda precisar ser usado, a melhor prática é não usar o sinal de moeda do local do idioma e configurá-lo no padrão para a célula do Excel ou no padrão para o campo de fórmula. 22 reservados. Ajuda Geral

23 Conexão de dados de objeto, planilhas BD (desenvolvimento de orçamento) e desempenho de sistema Com frequência, os objetos em tabelas do Microsoft Word não são conectados a dados por meio dos dados armazenados nas planilhas BD, mas por meio dos dados modificados como reformulações e intervalos armazenados em outras planilhas. A conexão de dados no Word não carrega nenhuma tabela oculta de um cache de dados, é recomendável que as tabelas BD estejam ocultas. Isso melhora consideravelmente o desempenho Intervalos nomeados do Excel Para usar caches de dados das tabelas do Microsoft Office Excel nos documentos do Microsoft Office Word, intervalos nomeados podem ser definidos no Microsoft Office Excel. No Microsoft Office Word, é possível inserir as tabelas por meio da inserção de intervalos nomeados definidos anteriormente. Os seguintes tipos de intervalos nomeados estão disponíveis: Intervalos nomeados de BIP Intervalos nomeados de ER Intervalos nomeados de BIP Para inserir tabelas do Microsoft Office Excel de caches de dados em um documento do Microsoft Office Word, defina os intervalos nomeados de BIP. Com os intervalos nomeados de BIP, marque uma área de seu cache de dados e atribua um nome que comece com BIP_. No documento do Microsoft Office Word, você seleciona o intervalo nomeados de BIP e insere a tabela definida. Intervalos nomeados de ER Os dados das tabelas do Microsoft Office Excel de caches de dados muitas vezes não contam com identificadores exclusivos. Para transformar os dados em dados relativos ao contexto com um ID exclusivo, defina os intervalos nomeados de ER e atribua um nome que comece com ER_. Os intervalos nomeados de ER devem cumprir os seguintes requisitos: A primeira coluna representa a chave. A chave não faz parte do conteúdo; ela é um identificador exclusivo. A segunda coluna representa a etiqueta. Essa é a posição em relatórios como os de propriedades, aviamentos ou lucros retidos. As colunas de chaves, etiquetas e valores representam os valores. Ajuda Geral reservados. 23

24 É possível marcar e salvar cada valor de um intervalo. Com o Monitor de tags, é possível controlar as alterações dos valores de relatórios específicos e fornecer uma visualização concisa das alterações aplicadas a esses valores. Vê-se, por exemplo, de que maneira o montante total de passivos se modificou no tempo decorrido desde a elaboração do relatório anual. Informações relacionadas Definição de intervalos nomeados de BIP [página 95] Definição de intervalos nomeados de ER [página 94] 1.4 Visão geral da interface do Disclosure Management O SAP Disclosure Management dispõe de diversos recursos que podem ser usados na criação de relatórios financeiros consolidados. Assim que você efetua login no SAP Disclosure Management, uma área da navegação aparece no lado esquerdo. O painel à direita é chamado de área de trabalho Área funcional: Relatório A área funcional Relatório é o principal espaço de trabalho dos editores e leitores e é o segundo espaço de trabalho mais importante dos gerenciadores. Nesta área, você pode selecionar um relatório ou capítulo para edição ou visualização; e se você for um Gerenciador padrão, também uma estrutura de relatório a ser configurada. A área de Relatório oferece duas visualizações diferentes do relatório e seu documento relacionado: A visualização (geral) Cockpit A visualização (detalhada) Geral 24 reservados. Ajuda Geral

25 Visualização cockpit A visualização cockpit é uma visão geral de todo o relatório. Após a seleção de um relatório, o cockpit é a primeira janela exibida. Na visão geral, você pode selecionar um capítulo para exibição ou edição. A visualização cockpit exibe as informações a seguir: Capítulo Etapa Etapa da fonte de dados nível do relatório e nome do capítulo símbolo para o status da etapa de fluxo de trabalho conectada status de capítulos vinculados; o símbolo mostra o status de capítulos vinculados com status inferiores Restrição A coluna Etapa da fonte de dados não é exibida nos seguintes casos: Para conexões com outras fontes de dados diferentes de arquivos de cache. Se, por exemplo, um capítulo do Microsoft Office Word está conectado aos dados de dois arquivos de cache de dados e a uma consulta do SAP Business Information Warehouse, somente os status dos arquivos de cache de dados são considerados com relação ao status. Para capítulos vinculados e XBRL vinculado. Para fontes de dados do Microsoft Office PowerPoint, pois as conexões de dados não são exibidas no cockpit para o Microsoft Office PowerPoint. Selecionado por Revisão Tamanho Última alteração por Última alteração em Data de vencimento Tipo Visão geral do objeto nome do usuário que selecionou o capítulo número de revisões; o sistema cria revisões quando é efetuado o check-in do capítulo com modificações tamanho do documento em KB último usuário que modificou o capítulo marca de horário da última modificação do capítulo estabelece a data de conclusão do capítulo; se a conclusão está atrasada, a data é marcada em vermelho ícone para o tipo de documento e a versão do Microsoft Office ícone que mostra se o documento contém objetos vinculados a dados Se existem objetos vinculados a dados, você pode selecionar o botão Visão geral do objeto para exibir mais informações Visualização geral A visualização geral é exibida quando um nível de relatório específico é selecionado na árvore de relatórios. Ajuda Geral reservados. 25

26 Juntamente com os detalhes gerais do nível de relatório, o sistema exibe guias que armazenam várias funcionalidades A área de trabalho divide-se em quatro áreas de tela que exibem as seguintes informações gerais sobre um relatório ou capítulo. Área da tela geral A área Geral exibe: O tipo de documento tamanho do documento em KB O número de revisão Área de tela Detalhes A área Detalhes exibe: O tipo de capítulo (padrão, vinculado ou sem texto) O ID do capítulo (cada capítulo recebe um ID de capítulo interno) As informações sobre quando o documento foi modificado pela última vez e por quem Comentário inserido pelo usuário que alterou o documento pela última vez Área de tela Fluxo de trabalho A área Fluxo de trabalho exibe: A data de vencimento do capítulo A etapa do fluxo de trabalho e o símbolo de status referente à etapa As atividades que podem ser executadas pelo usuário atual no capítulo Mostrar visualização mostra uma imagem do documento Tipos de visualização disponíveis Esta área exibe os links para os vários formatos nos quais o documento pode ser visualizado Guias de visualização geral As guias disponíveis variam segundo sejam exibidos detalhes de um relatório ou capítulo 26 reservados. Ajuda Geral

27 Modelo: esta guia só é exibida no nível de relatório. Ela contém a funcionalidade de carregamento de um documento de modelo que será usado no relatório. Carregar: esta guia contém a funcionalidade de carregamento de um documento em um capítulo. Atualização de conteúdo: esta guia contém a funcionalidade de execução de uma atualização do conteúdo do capítulo a partir do servidor. Revisões: esta guia contém o histórico de revisão de um documento. Histórico: esta guia contém o histórico do capítulo. Configuração: esta guia contém os parâmetros de saída do documento dos níveis de relatório e capítulo Fluxo de trabalho: esta guia exibe os detalhes do fluxo de trabalho. O editor padrão não pode alterar as configurações. O gerenciador pode atribuir fluxos de trabalho específicos a capítulos. Condições do fluxo de trabalho: esta guia só é exibida para um capítulo. Ela exibe os detalhes sobre as condições de atividade. O editor padrão não pode alterar a estrutura do relatório. O gerenciador pode estabelecer permissões locais adicionais para a execução das atividades do fluxo de trabalho. Permissões: esta guia exibe as permissões locais e globais concedidas para este capítulo. O editor padrão não pode alterar a estrutura do relatório. O gerenciador padrão pode estabelecer permissões locais adicionais nos níveis de relatório e capítulo Área funcional: Monitorização A área funcional Monitorização armazena todos os relatórios disponíveis no SAP Disclosure Management. Ela representa o único ponto de acesso a esses relatórios. Esta área está disponível para todos os usuários Área funcional: Configurações A área funcional Configurações é a tela inicial para gerenciar os dados mestre de relatórios e períodos e para acessar a lixeira. Esta área normalmente é reservada para os gerenciadores de relatórios 1.5 Visão geral dos recursos adicionais em aplicativos do Microsoft Office Os recursos específicos de cliente do SAP Disclosure Management são oferecidos aos usuários pelos complementos específicos do aplicativo. Uma vez instalada a configuração de cliente do SAP Disclosure Management, os complementos são carregados automaticamente nos aplicativos, quando estes são iniciados. O usuário acessa os recursos pelo menu SAP Disclosure Management. Ajuda Geral reservados. 27

28 1.5.1 Barra de ferramentas Disclosure Management O menu SAP Disclosure Management oferece diversas funcionalidades para a conexão de dados e para o gerenciamento de objetos. A maioria das funcionalidades não é específica do aplicativo. As funcionalidades estão agrupadas por tarefa. Fontes de dados, provedores de dados, atualização, Briefing Books Ícone Descrição Use este ícone para estabelecer a conexão com fontes de dados locais e/ou centralizadas (via servidor). Use este ícone para determinar o provedor de dados necessário. Use este ícone para iniciar a atualização dos objetos conectados a dados. O Word permite atualizar o documento, a página ou um objeto individual. No Excel, só é possível atualizar a pasta de trabalho inteira. Use este ícone para atualizar os objetos conectados a dados do documento oriundos do armazenamento temporário do sistema. Ferramentas de objetos do Word Ícone Descrição Use este ícone para inserir uma tabela conectada a dados em um documento do Word. Use este ícone para incorporar uma planilha do Excel conectada a dados em um documento do Word. Use este ícone para inserir um texto flutuante conectado a dados em um documento do Word. Use este ícone para inserir um campo de texto conectado a dados em um documento do Word. Use este ícone para editar o modelo que contém os formatos das tabelas conectadas a dados. 28 reservados. Ajuda Geral

29 Ferramentas de objetos do Excel Ícone Descrição Use este ícone para exibir os intervalos nomeados usados em um documento de cache de dados. Use este ícone para manter os valores de variáveis das diferentes entidades, a fim de permitir a atualização automática do conteúdo. Ferramentas para fechar e salvar Ícone Descrição Use este ícone para salvar as alterações aplicadas ao documento no servidor. Use este ícone para fechar o documento sem salvar as alterações no servidor. Use este ícone para comparar o documento exibido com uma revisão armazenada no servidor. 1.6 Client Installation Guide Geralmente, o complemento para o Microsoft Excel no cliente é instalado pelo departamento de TI. Se você precisar instalar o cliente no seu computador, consulte o Client Installation Guide. 1.7 Configurações de idioma do navegador O idioma do SAP Disclosure Management depende do idioma que você escolheu para exibir as páginas em seu navegador Alteração do idioma de exibição no Internet Explorer 8 1. Abra o Internet Explorer 8 ou 9 e clique em Ferramentas Opções da Internet. 2. Na caixa de diálogo de Opções da Internet, na guia Geral, clique em Idiomas. Ajuda Geral reservados. 29

30 3. Na caixa de diálogo Preferências de Idioma, clique em Adicionar. 4. Selecione o idioma que deseja utilizar na caixa de diálogo Adicionar Idioma. 5. Clique em OK para confirmar sua seleção. 6. Selecione o novo idioma na caixa de diálogo Preferências de Idioma. 7. Clique em Mover para cima o número de vezes necessário para mover o idioma para a primeira posição da lista. 8. Clique em OK para confirmar suas modificações. 9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções da Internet. 10. Pressione [F5] para atualizar a página da Web. O conteúdo do SAP Disclosure Management agora será exibido no idioma selecionado. 1.8 Configuração de Disclosure Management em um aplicativo Microsoft Office Você pode aplicar algumas configurações específicas nas configurações do cliente do SAP Disclosure Management. A configuração considera os seguintes temas: Idioma - Você pode selecionar um idioma. Essa configuração se aplica apenas ao menu do SAP Disclosure Management. Log de ações é possível salvar todas as ações da sua sessão do Microsoft Office em um arquivo de log de ações. O log de ações ajuda a entender erros ocorridos durante a sessão. Comum é possível permitir conexões múltiplas ao sistema SAP BW e aceitar a configuração padrão de que variáveis idênticas são sempre inicializadas com o último valor utilizado. Modelo do Word se você trabalha com fontes de dados locais, você precisa determinar o caminha para o modelo local do Word para formatos de tabela Início do Disclosure Management em um aplicativo do Microsoft Office 1. Inicie um aplicativo do Microsoft Office diretamente ou abra um documento para edição no servidor SAP Disclosure Management. 2. Certifique-se de que o sistema exiba a faixa de opções ou item de menu Disclosure Management. Se o item não aparecer, você terá que ativar o Suplemento de COM no aplicativo. 3. Na faixa de opções ou menu Disclosure Management, clique em Iniciar. O sistema adiciona mais opções à barra de ferramentas Disclosure Management Configuração do idioma do complemento 1. Em um aplicativo do Microsoft Office, clique em Configuração na barra de ferramentas Disclosure Management. 30 reservados. Ajuda Geral

31 2. Na caixa de diálogo Configuração, selecione Idioma. 3. Selecione um idioma. 4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configuração. Uma caixa de diálogo avisa que é necessário reiniciar o aplicativo do Microsoft Office para aplicar as configurações. 5. Clique em OK para confirmar a mensagem informativa. 6. Feche e reinicie o aplicativo. 7. Na caixa de diálogo Tem certeza?, marque o botão de rádio Descartar alterações se não tiver aplicado nenhuma alteração ao documento e não quiser criar uma revisão. 8. Clique em OK para continuar. 9. Clique em Sim para confirmar o descarte de alterações. 10. Feche o aplicativo Microsoft. Na próxima vez em que você efetuar o check-out de um documento para edição, o sistema exibirá o menu SAP Disclosure Management no idioma selecionado Salvar ações de cliente em um arquivo de log 1. Em um aplicativo do Microsoft Office, clique em Configuração na barra de ferramentas Disclosure Management. 2. Na caixa de diálogo Configuração, selecione Log de ações. As configurações de log de ações são exibidas. 3. Clique em Salvar para salvar o arquivo no computador ou em uma unidade de rede. 4. Na caixa de diálogo Salvar como, navegue até o local em que deseja armazenar o arquivo. 5. Clique em Salvar. 6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo configuração. O sistema registrará todas as ações que você executar em uma sessão e as gravará no log de ações Configuração de definições de Conexão de fonte de dados 1. Em um aplicativo Microsoft Office, clique em Configuração na barra de ferramentas Disclosure Management. 2. Na caixa de diálogo Configuração, selecione Comum. O sistema exibe as configurações comuns. A primeira caixa de seleção de configurações está relacionada ao tratamento de fontes de dados do SAP BW e a segunda, à configuração padrão de variáveis. 3. Se necessário, execute uma destas opções: Se você desmarcar a caixa de seleção Habilitar conexões paralelas com o SAP BW, o SAP Disclosure Management permitirá somente uma conexão com uma fonte de dados SAP BW. Se você desmarcar a caixa de seleção Unificar variável, o SAP Disclosure Management não proporá os últimos valores usados em variáveis idênticas. Ajuda Geral reservados. 31