ORGANIZAÇÃO DOS FLUXOS INFORMACIONAIS ADMINISTRATIVOS: UMA PROPOSTA PARA GESTÃO TECNOLÓGICA. por VERA LUCIA QUEIRÓZ DE SOUZA. Fundação Oswaldo Cruz

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1 CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM INFORMAÇÃO CIENTÍFICA E TECNOLÓGICA EM SAÚDE ORGANIZAÇÃO DOS FLUXOS INFORMACIONAIS ADMINISTRATIVOS: UMA PROPOSTA PARA GESTÃO TECNOLÓGICA por VERA LUCIA QUEIRÓZ DE SOUZA Fundação Oswaldo Cruz Projeto apresentado ao Instituto de Comunicação e Informação Científica e Tecnológica em Saúde da Fundação Oswaldo Cruz como requisito parcial para obtenção do título de Especialista em Informação Científica e Tecnológica em Saúde. Orientador(es): Cícera Henrique da Silva, Doutora em Ciência da Informação Rosane Abdala Lins de Santana, Mestre em Gestão da Informação e Comunicação em Saúde Rio de Janeiro, 9 de novembro de 2009

2 S U M Á R I O INTRODUÇÃO JUSTIFICATIVA REFERENCIAL TEÓRICO OBJETIVOS METODOLOGIA RESULTADOS ESPERADOS REFERÊNCIAS CONSULTADAS CRONOGRAMA ORÇAMENTO

3 INTRODUÇÃO Falamos de fluxos de informação quando nos referimos ao seguimento, seqüência, sucessão de eventos dinamicamente produzidos, que determinam o encadeamento ou a vicissitude dos acontecimentos relacionados com as práticas da informação. (BARRETO, 2005, p. 4) Encontra-se em consonância com o texto citado acima o teor da proposta deste projeto quando evidencia a importância e relevância de uma metodologia do fluxo de procedimentos necessários ao atendimento dos objetivos da Área de Patentes da Gestec. Este trabalho tem, portanto, como meta indicar uma metodologia de ações sistemáticas que contemplem os passos sequenciais na trajetória de proteção de resultados de pesquisa da Fiocruz. A elaboração demonstrativa do fluxo deve ser mapeada de maneira a possibilitar clareza às incumbências relacionadas ao andamento que, normalmente, é dado desde o pedido de análise para a viabilidade patentária que protegerá o invento do pesquisador até o seu depósito no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI). A análise acurada do decurso permitirá outras representações, originando novos inventos e/ou soluções que somente um trabalho organizado e, posteriormente, disponibilizado poderá suscitar. Desta forma, serão unidas duas pontas de ação: a iniciativa de proteger determinada invenção e o percurso, não menos laborioso, de análise e busca, a fim de obter a viabilidade patentária, o que tornará este trabalho pioneiro em sua abordagem. 3

4 Estará garantida, assim, a continuidade do trabalho, seu desenvolvimento, atendimento de demandas, aprovação de solicitações e análises, mesmo quando da ausência de pessoas envolvidas com o trâmite. Ainda permitirá a busca continuada de adequação e aperfeiçoamento do processo, além de estimular a capacidade cognitiva. Porém o fator de maior relevância para a disposição dos fluxos está na organização das funções transformadoras do conhecimento intelectual em produto de inovação, realizando efetiva contribuição ao desenvolvimento científico e tecnológico e subsídio ao resgate de documentos e ações concernentes ao processo criativo. Desta forma, a realização deste trabalho permitirá estabelecer melhor interação e integração com parceiros internos e externos da Gestec, principalmente aos Núcleos de Inovação Tecnológica - NITs que integram todas as unidades técnicocientíficas da Fiocruz. Espera-se também, como contribuição adicional, obter subsídios para a arquitetura de informação dos processos da Gestec, indo ao encontro do modelo proposto por Davenport, quando esclarece em seu livro Ecologia da Informação. (2000, p ), que a utilização dessa engenharia agrega organização às informações quase sempre dispersas, motivo causador de redundâncias, além de acarretar conseqüências dispendiosas. Na obra citada, o autor compara a engenharia tradicional com a engenharia informacional, mencionando que no primeiro caso os esboços da obra são úteis para elaborar negociações relevantes antes da execução da própria planta, porém no caso das estruturas informacionais há apenas plantas, impedindo discussões sobre exigências de informação ou não motivando mudanças. 4

5 Orientar os usuários, continua o autor, no uso do ambiente informacional existente, dando atenção às informações exigidas pela empresa (instituições), colaborará com a mudança na maneira como os funcionários utilizam e lidam com as informações. Tomando a experiência citada na obra, é possível deduzir que os mapas informacionais (fluxos) quando explicitados modificam a compreensão contribuindo diretamente nas respostas funcionais, atingindo o motivo real de qualquer iniciativa de gerencia. Por esta razão, Davenport considera a mudança de comportamento o objetivo principal para que a arquitetura informacional não venha a falhar. 5

6 JUSTIFICATIVA A Fundação Oswaldo Cruz Fiocruz, órgão vinculado ao Ministério da Saúde e uma das mais destacadas instituições de ciência e tecnologia em saúde da América Latina, defende conceitos direcionados a promover a saúde e o desenvolvimento social, gerar e difundir conhecimento científico e tecnológico, enfim ser um agente da cidadania. Representam esses objetivos, atividades que incluem o desenvolvimento de pesquisa, a prestação de serviços hospitalares, ambulatoriais e laboratoriais de referência em saúde, a fabricação de vacinas, medicamentos, reagentes e kits de diagnóstico (BRASIL, [200-] ). Em conformidade com estes objetivos e, consciente da importância do gerenciamento da propriedade intelectual, a Fiocruz instituiu a Gestão Tecnológica Gestec, que, em março de 1998, passou à posição de coordenação dos trabalhos de gestão tecnológica, cujas atividades estão delineadas desde Hoje, a Coordenação de Gestão Tecnológica é a instância da Vice- Presidência de Produção e Inovação em Saúde da Fiocruz. Desta maneira, a Gestec vem exercendo a missão de proteger o patrimônio científico e tecnológico, estimular o processo inovador e possibilitar o retorno do investimento para fortalecer e ampliar a capacitação tecnológica da Fiocruz, segundo determinado como objetivo da Portaria da Presidência n 294/96-PR, de 1996 (LEITE, 2007). Para isto, tem sido incentivada a capacitação de seus recursos humanos em diferentes fóruns, por meio de cursos de curta duração, cursos de pós-graduação lato e stricto sensu, como forma de permitir não só o crescimento da sua mão-deobra como também de ver seus problemas estudados no meio acadêmico, provendo assim meios de solucioná-los e de se divisar formas novas para a solução de antigos problemas. Uma vez institucionalizada, torna-se essencial que a missão da Gestec se concretize pelas ações efetivas que estruturem a organização dos procedimentos 6

7 relativos aos direitos de Propriedade Intelectual (PI) especialmente em Propriedade Industrial (Patentes e Marcas) e Transferência de Tecnologia (TT). Mesmo com o incentivo à capacitação de pessoal, conforme exposto anteriormente, ainda assim há áreas inexploradas e que precisam ser analisadas de forma a propiciar um melhor entendimento de como ocorre atualmente o gerenciamento e se pode ser melhorado. Uma das lacunas já identificadas nesse período em que a autora passou a fazer parte da equipe da Gestec é exatamente a inexistência de registros sobre o fluxo interno de informação para gerenciamento dos ativos. Entende-se que as organizações precisam explicitar o conhecimento tácito para reconhecer o processo de ação e ao compartilhar estarão permitindo a discussão de cada processo, analisando possíveis gargalos, além de deter um instrumento para incluir novos colaboradores ou colaboradores que mudaram de postos de trabalho. Vê-se assim uma aplicação bastante prática para o que Polanyi classificou de conversão de conhecimento tácito em explícito. (POLANYI apud COELHO, 2004), mas talvez por uma outra vertente, conhecida na área de estudos da informação como gestão da informação. Esta vertente é ressaltada por Davenport (2000, p.198) como aquela que oferece melhores resultados, quando uma empresa ou organização propõe-se a melhorar os processos de trabalho em informação e conhecimento. Com base no que está exposto, foi desenvolvida a proposta deste projeto, visando à abordagem do percurso dos fluxos de informação pertinentes à demanda de proteção para os resultados de pesquisas. 7

8 Inicialmente, vai se caracterizar como projeto piloto, visto que a proposição é debruçar-se sobre o fluxo informacional que dá andamento ao pedido de depósito de patente. Conhecer e explicitar a realidade desse encaminhamento inicial pelo pesquisador à Gestec é, portanto, a proposta deste trabalho. E, por que elaborar fluxos? De que maneira eles, demonstrados, poderão mudar ou melhorar a gestão da informação? Chun Wei Choo, pesquisador canadense da área de Informação, cita que a conversão do conhecimento tácito em códigos legíveis permite que se façam correções ou aprimoramento das ações à medida que se aprende a realizar determinada tarefa de modo mais eficiente. (CHOO, 2003) Assim, almeja-se com esta proposta implementar fluxos visíveis de organização e metodologia de trabalho, dando como resposta às perguntas acima, a evolução de diretrizes informais para uma metodologia padronizada com a finalidade de definir em detalhes a seqüência de tarefas de todo o processo de trabalho da Gestec. Adicionalmente, espera-se obter subsídios para o desenho de uma arquitetura de informação que contemple a diversidade de fontes existentes no ambiente da Gestec. 8

9 REFERENCIAL TEÓRICO M.C. Emerick (2004), em sua Dissertação de Mestrado, no capítulo intitulado Políticas Tecnológicas para a Promoção do Desenvolvimento Econômico-Social, comentando sobre a propriedade intelectual e suas funções, afirma que: As criações intelectuais destinadas à etapa da produção estão protegidas pelo instituto da patente, o qual protege as idéias ou a essência das criações intelectuais. Na etapa da comercialização, os institutos da marca, do programa de computador, desenho industrial e do direito autoral protegerão as formas das criações intelectuais e, jamais suas essências. (EMERICK, 2004, p.26) O devido cuidado com os ativos nas instituições mostra-se relevante em nossa sociedade, que cada vez mais tem privilegiado o desenvolvimento científico e tecnológico. Toda pesquisa traz consigo valores científicos de estudo, assim como deverão advir dela novos processos e produtos. Como já apontado, no caso da Fiocruz, são vacinas, medicamentos, procedimentos terapêuticos, dentre outros resultados que necessitam de proteção, que deverá ser alcançada pela prospecção ativa realizada pela Coordenação de Gestão Tecnológica. A importância da proteção à propriedade intelectual pelas organizações assegura o amparo legal como subsídio ao conhecimento gerado e garante o direito de propriedade. Segundo a Lei Nº , de 2 de dezembro de 2004, conhecida como a Lei da Inovação, ficaram estabelecidas medidas de incentivo à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo, com vistas à capacitação e ao alcance da autonomia tecnológica e ao desenvolvimento industrial do País, nos termos dos Artigos 218 e 219 da Constituição. Para os efeitos desta Lei, considera-se no seu Art. 2º inciso IV que inovação é introdução de novidade ou aperfeiçoamento no ambiente produtivo ou social que 9

10 resulte em novos produtos, processos ou serviços; e no Inciso V, define a Instituição Científica e Tecnológica ICT como órgão ou entidade da administração pública que tenha por missão institucional, dentre outras, executar atividades de pesquisa básica ou aplicada de caráter científico ou tecnológico (BRASIL, 2004). O quadro abaixo demonstra a abrangência da Propriedade Intelectual (PI). Nele, pode-se visualizar que os Direitos Autorais representam parte integrante da PI e, por sua vez inclui as obras literárias e artísticas, os Direitos sobre Programas de Computador e os Direitos de Proteção a Cultivares; bem como a Propriedade Industrial que compreende as Patentes, as Marcas, os Desenhos Industriais e as Indicações Geográficas. Quadro Esquemático da Propriedade Intelectual DIREITOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL Direitos Autorais Direitos sobre Programas de Computador Direitos de Proteção a Cultivares ( Direitos de Melhorista) De Invenção (PI) Patentes De Modelo de Utilidade (MU) Direitos de Propriedade Desenhos Industriais Industrial Marcas Indicações Geográficas Fonte: (POSSAS, 2002) As patentes protegem as ideias novas, desde que possuam um caráter de novidade absoluta, isto é, não pode ter sido tornada acessível ao público; apresentem atividade inventiva, ou seja, quando ela não derive do óbvio e com aplicação industrial, são requisitos de patenteabilidade que fazem parte dos artigos 8º, 9º e 13º a 15º da Lei Nº /96 Lei de Propriedade Industrial (LPI), reguladora dos direitos e obrigações relativos à patente, sendo a sua concessão uma atribuição do INPI a fim de legitimar o direito de propriedade do autor (OAB- RJ, 2006, p. 23). 10

11 No Brasil, a Lei que rege a Propriedade Industrial prevê dois tipos de patentes: a Patente de Invenção (PI) e a Patente de Modelo de Utilidade (MU). No primeiro caso, visa proteger inovações que possuam grau de inventividade; no segundo caso objetiva proteger objeto que sofreu modificação resultante de uma melhoria na sua funcionalidade. Além disso, também confere ao titular da patente ou ao seu depositante, proteção para pequenos aperfeiçoamentos realizados em uma invenção já patenteada (OAB-RJ, 2006, p. 25). A Gestec trabalha na proteção de outros pedidos de propriedade, como direito autoral, marcas, software e desenho industrial, porém a demanda de ativos de proteção dirigida aos resultados de pesquisas é considerada mais volumosa e por este motivo o pedido de depósito de patente na Fiocruz será o objeto de estudo da presente proposta. Nas buscas realizadas, não foi possível até o momento encontrar na literatura registros de experiências de como esta gestão, particularmente no que diz respeito ao mapeamento dos fluxos, ocorreu em outras organizações. A gestão informacional objetiva alcançar resultados e identificar entraves no sentido de aperfeiçoar, consolidar os avanços conquistados e projetar qualidades da sistemática da gestão tecnológica. As organizações criam conhecimento para desenvolver novas capacidades e inovações. O conhecimento tácito, embora pessoal e difícil de codificar formalmente pode, contudo, ser compartilhado e transmitido por meio de recursos de comunicação. O conhecimento é então progressivamente transformado em formas mais explícitas e tangíveis, como inovações, produtos ou serviços aprimorados (CHOO, 2003). Compartilhar informações através de fluxos, por exemplo, é uma forma de gerir a informação, e disseminá-la. O benefício mais evidente do mapeamento é que ele pode melhorar o acesso à informação. Os dados mapeados podem, por exemplo, sinalizar sobre o desempenho de determinada etapa do processo, pode ainda, segundo Davenport (2000), ilustrar 11

12 escassez e redundâncias. E, finalmente, o mapeamento (fluxo) aperfeiçoa o comportamento e a cultura informacionais. Neste sentido, a presente proposta apresenta o fluxo informacional como recurso que refletirá a tomada de consciência para o aperfeiçoamento organizacional da Gestec associado a uma redefinição de fortalecimento de suas práticas. 12

13 OBJETIVOS Objetivo Geral O principal objetivo do estudo proposto é o estabelecimento do fluxo das demandas de pedido de patentes, o qual estaria em consonância com o plano de ação da Gestec/VPPIS além de possibilitar transparência e clareza às atuações frente às demandas recebidas, bem como propiciar a otimização do trabalho realizado que poderá servir de modelo para as demais áreas técnicas que compõem a Coordenação. Objetivos Específicos - Mapear o fluxo informacional do pedido de depósito de patente pela Fiocruz, sob mediação da Gestec; - Obter subsídios para o desenho de arquitetura de informação da Gestec. 13

14 METODOLOGIA A fim de alcançar os objetivos propostos, a metodologia aqui transcrita, de caráter exploratório, foi dividida em quatro etapas. A primeira etapa será o levantamento bibliográfico visando o aprofundamento de busca de informação e identificação de literatura, bem como bases de dados, que possam ter registrado experiências e metodologias que dêem conta deste tipo de estudo. O mapeamento destas experiências e das instituições-chave para possíveis visitas ou aplicação de questionários será o segundo passo dentro da metodologia do trabalho. Durante a terceira etapa serão efetuadas entrevistas livres com alguns colaboradores da Gestec que estão na equipe desde a sua criação, consistindo em fonte rica para o entendimento do fluxo de informações dos processos de gestão da Gestec. A quarta e última etapa consistirá na validação e consolidação do desenho desse fluxo, conforme captado nas entrevistas com os colaboradores internos como nas eventuais visitas às instituições escolhidas. Com o desenvolvimento deste projeto, a Gestec terá então um instrumento que possa dar conta da ecologia de informação existente sob sua guarda. 14

15 RESULTADOS ESPERADOS Espera-se que o fluxo interno mapeado possa corresponder ao mecanismo de auxílio para nortear os passos que vão desde o momento inicial do processo até o envio do pedido ao INPI. Entende-se que a análise da informação, de acordo com os dados tratados e pontos percorridos, poderá auxiliar no desenvolvimento das atividades pertinentes ao trâmite que corresponde às demandas. Explicita-se desta forma a intenção de esclarecimento que a ferramenta do fluxo informacional poderá exercer no gerenciamento da informação. Espera-se, por fim que os resultados deste projeto sejam apropriados para promover e estimular o uso da informação por parte, inclusive, dos pesquisadores, viabilizando modificação cultural. O fluxo interno corresponderá ao mecanismo de auxílio para nortear os passos que vão desde o momento inicial do processo até a o envio do pedido ao INPI. A análise da informação de acordo com os dados tratados e pontos percorridos auxiliarão no desenvolvimento das atividades pertinentes ao trâmite que corresponde às demandas. Aqui está explicitada a intenção de esclarecimento que a ferramenta do fluxo informacional exercerá no gerenciamento da informação. 15

16 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONSULTADAS: BARRETO, Aldo de Albuquerque. A condição da informação. In: GESTÃO ESTRATÉGICA DA INFORMAÇÃO E INTELIGÊNCIA COMPETITIVA. São Paulo: Saraiva, BRASIL. Leis, decretos, etc. Lei 9279/96. In: OAB-RJ. Comissão de Marcas e Patentes. Cartilha da Propriedade Industrial. Rio de Janeiro: Letra Capital, BRASIL. Leis, decretos, etc. Lei da Inovação: Lei N , de 2 de dezembro de Disponível em: < Acesso em: 07 de novembro de BRASIL. Ministério da Saúde. Fundação Oswaldo Cruz: Oswaldo Cruz Foundation. Rio de Janeiro: Fiocruz, [200-]. CHOO, Chun Wei. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: Senac São Paulo, DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, EMERICK, Maria Celeste. Gestão tecnológica como instrumento para a promoção do desenvolvimento econômico-social: uma proposta para a Fiocruz f. Dissertação (Mestrado) - Curso de Gestão de C&t em Saúde, Departamento de Escola Nacional de Saúde Pública, Fundação Oswaldo Cruz, Rio de Janeiro,

17 FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ - FIOCRUZ. Portaria da Presidência 294/96- PR. Disponível em: Portaria_294_96.pdf. Acesso em 07 de novembro de 2009 LEITE, Leonardo Silva. Comunidades de prática para gestão tecnológica: uma proposta para a Fiocruz f. Proposta (Projeto) Curso de Especialização em Informação Científica e Tecnológica em Saúde, Departamento do ICICT, Fiocruz, Rio de Janeiro OAB-RJ. Comissão de Marcas e Patentes. Cartilha da Propriedade Industrial. Rio de Janeiro: Letra Capital, POLANYI, M. Tacit knowledge. apud COELHO, G. M. et al. Prospecção de tecnologias de futuro: métodos, técnicas e abordagens. Parcerias estratégicas, n.21, dez POSSAS, Maria Elza. Diagnóstico da tecnologia patenteada da Fundação Oswaldo Cruz f. Dissertação (Mestrado em Tecnologia), Departamento de Educação Superior da Coordenadoria de Cursos de Pós- Graduação do Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca CEFET, Rio de Janeiro,

18 CRONOGRAMA M E S E S 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º ETAPAS Levantamento bibliográfico abordando o tema do estudo Mapeamento das experiências e das instituições-chave Realização de entrevistas na Gestec Elaboração do desenho do fluxo informacional de depósito de patente Validação pelos técnicos Relatório final 18

19 ORÇAMENTO Não haverá necessidade de um plano orçamentário para o desenvolvimento das atividades deste projeto. Os recursos que nele serão utilizados, tanto humanos como tecnológicos estão à disposição na própria instituição. As condições e métodos do processo a serem desenvolvidos correspondem às atividades inseridas no trabalho realizado na Coordenação de Gestão Tecnológica.