AVISO: Os exemplos contidos no HELP ONLINE são meramente ilustrativos e têm como objetivo principal ensinar o usuário a utilizar o sistema.

Transcrição

1 AVISO: Os exemplos contidos no HELP ONLINE são meramente ilustrativos e têm como objetivo principal ensinar o usuário a utilizar o sistema. Os casos não refletem casos reais e não devem ser utilizados como modelos. 1

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3 Requisição e Criação do Processo (conforme módulos específicos) Página 4 Acesso à pesquisa de Mercado Página 4 Inclusão de Fornecedores Página 5 Inclusão de preços pelo responsável pela pesquisa de mercado Página 8 Opção por Compra Direta ou por Outras Compras Página 10 Declaração do Vencedor Página 11 Envio da Pesquisa de Mercado para aprovação Página 12 Aprovação da pesquisa de mercado Página 14 Conclusão da Compra Direta ou das Outras Compras Página 16 Acesso ao Processo - Página 17 Planejamento do Processo Página 19 Solicitação de parecer para o processo (Etapa Opcional) Página 23 Emissão de parecer para o processo (no caso de ter ocorrido solicitação de parecer para o processo) - Página 25 Preenchimento do Enquadramento Legal Página 31 Envio da Compra Direta / Outras Compras para aprovação Página 32 Aprovação da Compra Direta /Outras Compras Página 35 Adesão a Ata Página 40 3

4 Requisição e Criação do Processo (conforme módulos específicos): Passo 1: Criação/edição da requisição,solicitação de aprovação, aprovação/envio da requisição e criação do processo. Para maiores informações, acessar módulo REQUISIÇÃO e o tópico CRIAÇÃO DO PROCESSO presentes no módulo ''REQUISIÇÃO-PROCESSO-PESQUISA DE MERCADO''do HELP. Acesso à pesquisa de Mercado: Passo 2: Acessar Menu SRP&BP Submenu Pesquisa de Mercado. Passo 3: Preencher/Selecionar um ou mais filtros de consulta disponíveis e clicar no botão CONSULTAR. ATENÇÃO: Uma boa opção de consulta é preencher/ selecionar neste campo o número da pesquisa de mercado que foi gerado automaticamente na criação do processo. Caso haja necessidade de recuperação do número da pesquisa, isso poderá ser feito através do Menu Requisição Submenu Definição de Processos. Passo 4: Selecionar a pesquisa de mercado desejada clicando na mesma ou marcando o checkbox referente a ela e clicando no botão ALTERAR. 4

5 Inclusão de Fornecedores: Passo 5: Clicar no botão INCLUIR FORN. para selecionar os fornecedores registrados no SIGA que serão convidados a enviar as cotações e propostas. O Preço de Referência SIGA pode ser consultado através deste botão. Quando ele é acionado, uma planilha fica disponível para ser consultada. 5

6 Passo 6: Selecionar os fornecedores desejados através da marcação dos seus respectivos checkboxs e clicar no botão INCLUIR. Caso não deseje restringir por prováveis fornecedores, desmarque o checkbox indicado. 6

7 Envio da cotação eletrônica para os fornecedores (a opção de enviar cotação eletrônica só é possível para os fornecedores credenciados no SIGA): ATENÇÃO: Fornecedores apenas REGISTRADOS ou NÃO REGISTRADOS não podem utilizar o envio de cotação eletrônica porque não possuem login e senha para acesso ao SIGA. Passo 7: Clicar no botão ENVIAR COTAÇÃO ELETRÔNICA. Após o envio de cotação eletrônica, um link aparece na caixa de entrada de todos os fornecedores incluídos na pesquisa de mercado para eles responderem a pesquisa. Ao responderem a pesquisa, os fornecedores poderão visualizar os arquivos anexados pelo usuário. 7

8 Inclusão de preços pelo responsável pela pesquisa de mercado (em caso das cotações não terem sido enviadas eletronicamente pelo SIGA): Passo 8: Clicar no botão INC. NOVOS PREÇOS para inclusão dos preços dos fornecedores cujas cotações não foram enviadas eletronicamente pelo SIGA. 8

9 8.1- Selecionar o fornecedor pelo qual será enviada a cotação, preencher os campos convenientes e clicar no botão GRAVAR. Caso no campo Fornecedor a opção selecionada for OUTRO, será necessário o preenchimento do nome do mesmo no campo abaixo. 9

10 Opção por Compra Direta ou por Outras Compras: Passo 9: Clicar no botão no botão COMPRA DIRETA ( para seguir para uma compra direta) ou no botão OUTRAS COMPRAS( para seguir para um dos tipos de Outras Compras), após as cotações convenientes. À medida que as cotações vão ocorrendo, o Status muda de Pendente para Cotado. Para acessar o mapa de pesquisa de preços. 10

11 Passo 10: Selecionar a opção Tipo de Outras Compras ou Tipo de Compra Direta (dependendo da opção no passo acima) e clicar no botão GRAVAR. Declaração do Vencedor: Passo 11: Selecionar o vencedor através da marcação do seu checkbox, preencher a Justificativa e, em seguida, clicar no botão VENCEDOR. ATENÇÃO: Somente empresas registradas ou credenciadas no SIGA poderão ser declaradas como vencedoras, no SIGA, nas compras diretas e outras compras. O registro das empresas pode ser feito pela própria empresa no portal SIGA ou pelo Gerenciador SIGA do órgão/entidade através do registro simplificado. 11

12 Passo 12: Clicar no botão RETORNAR para voltar à tela principal da pesquisa de mercado. Envio da Pesquisa de Mercado para aprovação (dependendo da Unidade, se necessário): Passo 13: Clicar no botão P/aprovação do WORKFLOW DE APROVAÇÃO. 12

13 Passo 14: Selecionar o Aprovador e clicar no botão ENVIAR. O prosseguimento da pesquisa de mercado só poderá ocorrer após sua aprovação. 13

14 Aprovação da pesquisa de mercado (dependendo da Unidade, se necessário): Passo 15: Acessar a pesquisa de mercado pendente de aprovação clicando na frase Pesquisas de Mercado aguardando sua aprovação (da Caixa de Entrada do usuário com o perfil Aprovador De Pesquisa) ou pelo Menu SRP&BP Submenu Pesquisa de Mercado. Passo 16: Clicar sobre a pesquisa de mercado desejada ou marcar o seu checkbox e clicar no botão ALTERAR. 14

15 Passo 17: Clicar no botão APROVADO/REJEITADO, preencher a Justificativa e clicar no botão ENVIAR. 15

16 Conclusão da Compra Direta ou das Outras Compras: Passo 18: Clicar no botão CONCLUIR COMPRA, após a aprovação da pesquisa de mercado. Se o elaborador da pesquisa de mercado já tiver optado pela Compra Direta ou pela Outras Compras, o aprovador da pesquisa pode concluir esta compra após a aprovação ou apenas aprovar a pesquisa e permitir que o elaborador da pesquisa conclua a compra direta. Caso a opção pela Compra Direta ou pela Outras Compras seja feita pelo aprovador, ele declara o vencedor. O concluir a compra direta poderá ser feito por ele através do botão CONCLUIR ou pelo elaborador da pesquisa. O aprovador pode optar pela compra direta no momento da aprovação. Neste caso, ele fará a conclusão da compra direta, após declarar vencedor através do botão CONCLUIR. 16

17 Acesso ao Processo: Passo 19: Acessar Menu Requisição Submenu Definição do Processo. 17

18 Passo 20: Selecionar/Preencher um ou mais filtros de pesquisa disponíveis e clicar no botão CONSULTAR. Passo 21: Selecionar o processo desejado clicando sobre o mesmo. 18

19 Planejamento do Processo: Passo 23: Clicar no botão PLANEJAR PROCESSO 19

20 Passo 24: Selecionar a(s) Unidade(s) desejada(s) dentre as Disponíveis, selecionar a(s) célula(s) de crédito desejada(s), distribuir o valor do processo pelos anos e clicar no botão GRAVAR. Através do botão Através do botão, consegue-se selecionar as UNIDADES Disponíveis., consegue-se retirar uma das UNIDADES Selecionadas. 20

21 Passo 25: Clicar no botão CONCLUIR PLANEJAMENTO. 21

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23 Solicitação de parecer para o processo (Etapa Opcional): Após a conclusão do planejamento de despesas, o sistema disponibiliza, em alguns tipos de compras diretas e outras compras, a possibilidade de solicitação de parecer para o processo. Essa solicitação é opcional, no sistema, e só é possível enquanto o processo estiver com o Status Planejamento Concluído. Passo 1: Clicar no botão SOLICITAR PARECER. 23

24 Passo 2: Selecionar o Tipo de parecer, selecionar um usuário da Lista de Usuários, preencher o campo Observação (opcional) e clicar no botão GRAVAR 24

25 Emissão de parecer para o processo (no caso de ter ocorrido solicitação de parecer para o processo) : Passo 1: Acessar o processo para o qual será emitido parecer: Opção 1: - Clicar sobre a frase Processos Aguardando Parecer. 25

26 - Clicar sobre o processo desejado. Opção 2: - Acessar Menu Requisição Submenu Definição de Processos. - Selecionar/Preencher um ou mais campos dos filtros de consulta disponíveis e clicar no botão CONSULTAR. 26

27 - Clicar sobre o processo desejado. Passo 2: Clicar no botão EMISSÃO DE PARECER. 27

28 Passo 3: Digitar o texto do Parecer ou anexar o documento contendo o parecer e clicar no botão GRAVAR Para anexar o parecer deve-se clicar no clips, selecionar o arquivo desejado através do botão PROCURAR e clicar no botão ENVIAR. 28

29 Passo 4: Clicar no botão SUBMETER PARECER. Passo 5: Clicar no botão OK para confirmar a finalização do parecer. 29

30 Para visualização dos pareces emitidos, clicar na lupa e, em seguida, clicar sobre o Núm. do parecer desejado. 30

31 Preenchimento do Enquadramento Legal: Passo 26: Preencher o Enquadramento Legal e clicar no botão GRAVAR ENQUADRAMENTO. 31

32 Envio da Compra Direta /Outras Compras para aprovação: Passo 27: Clicar no botão P/APROVAÇÃO do WORKFLOW DE APROVAÇÂO para enviar o processo para aprovação. 32

33 Passo 28: Selecionar o aprovador e clicar no botão ENVIAR. 33

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35 Aprovação da Compra Direta /Outras Compras: Passo 29: Clicar na frase Compra Direta /Outras Compras aguardando sua aprovação (que aparece na Caixa de Entrada dos usuários com perfis de Ordenador De Despesas ou Aprovador De Processos E Compra Direta ) ou acessar o processo a ser aprovado pelo Menu Requisição Submenu Definição do Processo. 35

36 Passo 30: Clicar sobre o processo desejado. Passo 31: Clicar no botão APROVADO/REJEITADO, preencher a Justificativa e clicar no botão GRAVAR. 36

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38 Passo 32: Clicar no botão CONCLUIR COMPRA. 38

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40 Adesão a Ata: No SIGA, para adesões à Ata, a seleção do tipo de Outras Compras deve ser, de acordo com a Ata em questão, de Adesão a Ata Interna ou de Adesão a Ata Externa. Adesões às atas internas são adesões às atas criadas na esfera do Estado do Rio de Janeiro e adesões às atas externas são adesões às atas criadas fora da esfera do Estado do Rio de Janeiro. 40