Modelo de Gestão Estratégica para Resultados da SEFAZ

Transcrição

1 Modelo Estratégica para Resultados da SEFAZ Treinamento Gestores Conhecendo nosso Modelo Maio 2015

2 Modelo Estratégico para Resultados

3 Assuntos previstos para esta oficina... Aprofundar no conceito de Gestão ; Discutir os fundamentos da Excelência em Gestão; Compartilhar a visão da realidade atual da SEFAZ em termos de Gestão ; Discutir o desafio atual da SEFAZ no contexto da Gestão ; Aprofundar no conhecimento do Modelo Estratégica para Resultados MGE da SEFAZ; Criar uma equipe de evangelizadores em gestão. mas... para que fazer isso?

4 Rumo à Excelência Evolução e Estágios da Gestão - Fonte FNQ

5 Objetivo da Oficina... Alcançar uma visão unificada do que significa GESTÃO para a equipe de Gestores da Sefaz Tocantins, que seja um MODELO a seguir por eles no desempenho das suas funções e no uso das suas atribuições, em procura da Excelência na Gestão.

6 Como vamos a fazer isso... Colocar as ideias e conceitos; Abrir espaços de discussão das ideias e conceitos; Aproveitar a experiência dos participantes - papeis; Procurar exemplos práticos; Focados no fazer mais do que no saber ; Cumprindo as regras... Pontualidade; Uso do celular, tablets, laptops, etc., só durante as pausas; Escuta ativa; Respeito pelas ideias dos demais Evitar conversas paralelas; Pedir e respeitar o uso da palavra.

7 Que é Gestão? Do latim gestĭo, o conceito de gestão refere-se à ação e ao efeito de gerir ou de administrar. Gerir consiste em realizar diligências que conduzem à realização de um negócio ou de um desejo qualquer. Administrar, por outro lado, consiste em governar, dirigir, ordenar ou organizar. A gestão, como tal, envolve todo um conjunto de trâmites que são levados a cabo para resolver um assunto ou concretizar um projeto. Por gestão entende-se também a direção ou administração de uma empresa ou de um negócio. em quais casos perguntamos onde está o Gestor?

8 Que vamos gerir??????

9 Fundamentos da Excelência em Gestão Pensamento sistêmico Atuação em rede Aprendizado organizacional Inovação Agilidade Liderança transformadora Olhar para o futuro Conhecimento sobre clientes e mercados Responsabilidade social Valorização das pessoas e da cultura Decisões fundamentadas Orientação por processos Geração de valor

10 Fundamentos da Excelência em Gestão Pensamento sistêmico: compreensão e tratamento das relações de interdependência e seus efeitos entre os diversos componentes que formam a organização, bem como entre eles e o ambiente com o qual interagem. Um servidor me sugere alterar um relatório chamado relação de grandes contribuintes por município, acrescentando duas colunas assim: montante do tributo e data (ano e mês da contribuição), por conta de que esses dados vão facilitar a analise de X ou Y coisa...

11 Fundamentos da Excelência em Gestão Atuação em rede: desenvolvimento de relações e atividades em cooperação entre organizações ou indivíduos com interesses comuns e competências complementares. O processo de Compras tem gargalos e alguns produtos e serviços estão sendo pagos inclusive antes que a ASEJUR emita o parecer para o contrato...

12 Fundamentos da Excelência em Gestão Aprendizado organizacional: busca de maior eficácia e eficiência dos processos da organização e alcance de um novo patamar de competência, por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de conhecimento e experiências. Um servidor da Sefaz Tocantins faz uma visita técnica à Sefaz de Minas Gerais... Um Servidor da Sefaz é enviado para tomar um curso de Definição de Indicadores e Ferramentas de Analises de Dados em Brasília... A equipe de Administrativa da Sefaz, a cargo de Jackson, aperfeiçoa o processo de compras... A equipe do Gabinete do Secretario implementa um protocolo para atendimento presencial no despacho do Secretário... Documentar; Disseminar Publicar Disponibilizar; Treinar.

13 Fundamentos da Excelência em Gestão Inovação: promoção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas ideias capazes de gerar ganhos de competitividade com desenvolvimento sustentável.

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15 Fundamentos da Excelência em Gestão Inovação: promoção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas ideias capazes de gerar ganhos de competitividade com desenvolvimento sustentável. CASO 1 Antes da primeira missão tripulada, a NASA descobre que as canetas normais não funcionam no espaço exterior, por conta de que a tinta não desce devido à falta da foça de gravidade... CASO 2 Uma Empresa recebeu uma queixa de uma pessoa que comprou uma caixa de sabão que estava vazia. Imediatamente localizaram o problema na esteira que levava as caixas com o sabão já empacotado para a unidade de despacho. Os altos executivos solicitaram aos engenheiros que encontrassem uma solução para evitar novas incidências do mesmo problema...

16 Fundamentos da Excelência em Gestão Agilidade: flexibilidade e rapidez de adaptação a novas demandas das partes interessadas e mudanças do ambiente, considerando a velocidade de assimilação e o tempo de ciclo dos processos. Faça pelo menos a coisa boa... a coisa perfeita pode ser feita por você ou por quem venha depois de você... É melhor errar fazendo, em lugar de deixar de fazer por medo de errar... Evitar a paralisação por analise excessiva...

17 Fundamentos da Excelência em Gestão Liderança transformadora: atuação dos líderes de forma inspiradora, exemplar, realizadora e com constância de propósito, estimulando as pessoas em torno de valores, princípios e objetivos da organização, explorando as potencialidades das culturas presentes, preparando líderes e interagindo com as partes interessadas. Líder = Conduzir para Líder alcançar? os Objetivos O líder pode ser considerado como: - Autoritário: Aquele que toma as decisões que acha apropriadas, sem prestar explicações e sem se justificar; - Democrático: Discute com o grupo e decide por consenso; - Carismático: Chega inclusive a modificar os valores, as crenças e as atitudes dos seus seguidores.

18 Fundamentos da Excelência em Gestão Liderança transformadora: atuação dos líderes de forma inspiradora, exemplar, realizadora e com constância de propósito, estimulando as pessoas em torno de valores, princípios e objetivos da organização, explorando as potencialidades das culturas presentes, preparando líderes e interagindo com as partes interessadas. Durante a terça e quarta, o Gestor Jackson conduziu duas sessões de trabalho, envolvendo nove servidores de três unidades os quais resolverem problemas de comunicação, falta de conhecimento, falta de integração e descumprimento de termos. No final, os nove servidores aceitaram os erros de cada, definiram melhorias para o processo, alcançaram consenso em relação ao novo fluxo do processo e fizeram o compromisso de não trabalhar mais como ilhas senão como uma equipe responsável por um processo comum... Escreva sua historia ou a do seu colega...

19 Fundamentos da Excelência em Gestão Olhar para o futuro: projeção e compreensão de cenários e tendências prováveis do ambiente e dos possíveis efeitos sobre a organização, no curto e longo prazos, avaliando alternativas e adotando estratégias mais apropriadas.

20 Fundamentos da Excelência em Gestão Conhecimento sobre clientes e mercados: interação com clientes e mercados e entendimento de suas necessidades, expectativas e comportamentos, explícitos e potenciais, criando valor de forma sustentável. Segmentação dos contribuintes; Estratégias especiais dependendo das características dos clientes; Aproximar os serviços às necessidades de cada tipo de cliente;

21 Fundamentos da Excelência em Gestão Responsabilidade social: dever da organização de responder pelos impactos de suas decisões e atividades, na sociedade e no meio ambiente, e de contribuir para a melhoria das condições de vida, por meio de um comportamento ético e transparente, visando ao desenvolvimento sustentável. ÉTICA: HONESTIDADE, LEALDADE, RESPEITO AOS COLEGAS E AO CONTRIBUINTE, RACIONALIDADE NO USO DOS RECURSOS, RAZOABILIDADE, IMPESSOALIDADE O comportamento dos servidores da SEFAZ se caracteriza pelo respeito a todos, no trato honesto e leal, mediante a impessoalidade das colocações, a razoabilidade das definições na tomada das decisões e a racionalidade no uso dos recursos, mais ainda por compreender que são bens públicos. TRANSPARÊNCIA: COMUNICAÇÃO CLARA E ACESSÍVEL Os servidores da SEFAZ disponibilizam as informações que devem ser comunicadas e providenciam os serviços requeridos pelos clientes, oportunamente, sem acrescentar dados, ou atividades desnecessárias, amenizando possíveis conflitos. A SEFAZ procura que a sociedade tenha acesso a todas as informações pertinentes, no âmbito da administração tributária e do tesouro estadual, mostrando sempre a realidade.

22 Fundamentos da Excelência em Gestão Valorização das pessoas e da cultura: criação de condições favoráveis e seguras para as pessoas se desenvolverem integralmente, com ênfase na maximização do desempenho, na diversidade e fortalecimento de crenças, costumes e comportamentos favoráveis à excelência. Implementar um modelo de gestão de pessoas: - Mapear cargos, funções, perfis, competências; - Implantar um programa de Liderança; - Aprimorar o modelo de Avaliação do Desempenho; - Implantar um modelo do Conhecimento; - Implantar um plano de desenvolvimento individual; - Implantar um modelo de qualidade de vida.

23 Fundamentos da Excelência em Gestão Decisões fundamentadas: deliberações sobre direções a seguir e ações a executar, utilizando o conhecimento gerado a partir do tratamento de informações obtidas em medições, avaliações e análises de desempenho, de riscos, de retroalimentações e de experiências.

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26 Fundamentos da Excelência em Gestão Decisões fundamentadas: deliberações sobre direções a seguir e ações a executar, utilizando o conhecimento gerado a partir do tratamento de informações obtidas em medições, avaliações e análises de desempenho, de riscos, de retroalimentações e de experiências. Implementação do novo sistema de informação Tributário; Indicadores dos Objetivos Estratégicos; Implementação do GP WEB; Desenvolvimento da cultura de monitoramento; Ciclos de Avaliação

27 Fundamentos da Excelência em Gestão Orientação por processos: busca de eficiência e eficácia nos conjuntos de atividades que formam a cadeia de agregação de valor para os clientes e demais partes interessadas. Redesenho dos processos; Automatização dos processos; Pratica por processos.

28 Fundamentos da Excelência em Gestão Geração de valor: alcance de resultados econômicos, sociais e ambientais, bem como de resultados dos processos que os potencializam, em níveis de excelência e que atendam às necessidades das partes interessadas. Objetivos Estratégicos... Incrementar o nível de arrecadação em relação com o potencial; Criar uma excelente plataforma de serviços ao contribuinte; Criar uma plataforma efetiva de execução dos serviços contábil e financeiro

29 Rumo à Excelência Evolução e Estágios da Gestão - Fonte FNQ

30 Fundamentos da Excelência em Gestão Pensamento sistêmico Atuação em rede Aprendizado organizacional Inovação Agilidade Liderança transformadora Olhar para o futuro Conhecimento sobre clientes e mercados Responsabilidade social Valorização das pessoas e da cultura Decisões fundamentadas Orientação por processos Geração de valor

31 Gestão da Mudança... Quem se propõe a iniciar um processo de mudança, encontra-se na condição descrita por Niccolò Machiavelli ( ) em sua obra O Príncipe : Deve-se ter em conta que não há nada mais difícil de realizar, mais perigoso de conduzir e de êxito mais incerto do que a introdução de uma nova ordem de coisas. O inovador tem como opositores todos os que estavam bem nas condições antigas e só encontra tímidos defensores naqueles que talvez venham a se beneficiar pela nova ordem. Essa falta de convicção no apoio é produzida pelo medo dos adversários, que geralmente têm a velha lei a seu favor e pela incredulidade do ser humano, que não acredita em nada novo até que o tenha experimentado.

32 Gestão da Mudança... Fases do Comportamento Gestão da Mudança Fonte ICONTEC

33 Modelo Estratégico para Resultados

34 Modelo Estratégico para Resultados O Modelo consiste de: Formular as Estratégias: Planejar, pensar, definir, estabelecer, estratégias; Implementar as Estratégias: Desenvolver, executar, aplicar as estratégias planejadas, aos serviços, processos e projetos; Monitorar e avaliar: Mensurar, analisar, interpretar os resultados obtidos; Tomada de Decisões: Propiciar e garantir os momentos oportunos e as metodologias para a tomada de decisões; Com apoio de ferramentas e melhores práticas... Visando sempre a obtenção dos resultados planejados...

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36 O NOVO MODELO TEM TRÊS COMPONENTES PRINCIPAIS O NOVO MODELO É FOCADO EM RESULTADOS

37 Modelo Estratégico para Resultados PILAR DE ESTRATÉGIA Vamos fazer um churrasco! Quais são as coisas que devem ser planejadas na Sefaz? R: Todas!!!

38 Modelo Estratégico para Resultados FORMULAÇÃO DA ESTRATÉGIA

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41 Modelo Estratégico para Resultados IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA

42 Modelo Estratégico para Resultados IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA

43 Modelo Estratégico para Resultados Desenvolvimento e execução de processos...

44 Modelo Estratégico para Resultados Desenvolvimento e execução de processos... Quais são as atividades para Gerenciar os processos??? R: Padronizar, documentar, disseminar, treinar, executar, controlar, avaliar, melhorar permanentemente... Pratica por Processos!

45 Modelo Estratégico para Resultados Desenvolvimento e execução de processos... Pratica por Processos!

46 Modelo Estratégico para Resultados IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA

47 Modelo Estratégico para Resultados Execução de projetos... Pratica de Gerenciamento de Projetos!

48 Modelo Estratégico para Resultados IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA PRATICAS DE GESTÃO

49 Modelo Estratégico para Resultados MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

50 Modelo Estratégico para Resultados MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO Indicadores e metas para os objetivos estratégicos

51 Modelo Estratégico para Resultados MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO Indicadores e metas para os objetivos estratégicos...

52 Modelo Estratégico para Resultados MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO Indicadores e metas para os objetivos estratégicos... Metas para o andamento dos projetos e demais planos de ação... Indicadores e metas de execução dos processos...

53 Modelo Estratégico para Resultados Indicadores e metas para os objetivos estratégicos... Metas para o andamento dos projetos e demais planos de ação... Indicadores e metas de execução dos processos... COM APOIO NO SISTEMA DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO GP WEB COM FOCO NOS RESULTADOS R E S U L T A D O S

54 Modelo Estratégico para Resultados

55 Modelo Estratégico para Resultados Mas... Como gostariam que sejam tomadas as decisões na Sefaz? BASEADOS NA AVALIAÇÃO COM FOCO NOS RESULTADOS R E S U L T A D O S

56 A NOSSA SEFAZ A MANEIRA COMO VAMOS GERI-LA NOSSO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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58 Uma visão sem ação é somente um sonho... Uma ação sem visão é somente um passatempo... Uma visão com ação pode transformar a SEFAZ... Servidores SEFAZ-TO

59 Uma visão sem ação é somente um sonho... Uma ação sem visão é somente um passatempo... Uma visão com ação pode transformar a SEFAZ... Servidores SEFAZ-TO