ORDEM DOS ADVOGADOS - CONSELHO DISTRITAL DO PORTO. aprovação, realização do orçamento, controlo da execução e. Orçamento do custos e proveitos.

Transcrição

1 Realização de orçamento com a adequação ao plano de Maior transparência no processo de orçamentação do CDP, actividades delineado para o período. Foi instituído processo aspecto que por outro lado veio trazer uma maior capacidade de transversal - Orçamentação e Controlo. Foram instituídos monitorização da performance mais sustentada, permitindo procedimentos operacionais relativos a: orçamentos das antecipar eventuais constrangimentos. Evolução de uma postura Delegações e Departamentos, análise crítica, comunicação de reactiva para uma próactiva de antecipação de constrangimentos aprovação, realização do orçamento, controlo da execução e acção. orçamental. Não está formalizado processo de orçamentação e não existe ligação ao plano de actividades. O orçamento é aprovado sem que exista qualquer ligação ao Plano de actividades previsto, o que significa reduzida transparência e monitorização. O orçamento é feito numa lógica que mistura receita/despesa e custo/proveito. Encerramentos mensais da contabilidade com timings mais reduzidos e com maior fiabilidade na informação contabilística gerada. Foram desenvolvidos orçamentos nas duas vertentes e Realização de análises trimestrais profundas nomeadamente em devidamente autonomizados, Orçamento de despesas e receitas e termos de execução orçamental. Orçamento do custos e proveitos. Verifica-se uma sistemática antecipação de proveitos na Aplicação de principios contabilísticos geralmente aceites visando Maior rigor no processo de monitorização da performance do apresentação das contas, uma vez que se registam como a especilização de custos e proveitos aos períodos a que CDP, uma vez que são considerados custos e proveitos proveitos, no momento do recebimento, as inscrições em estágio respeitam. respeitantes apenas ao exercício. quando o mesmo dura até 24 meses.

2 Não existe controlo dos livros de recibos em utilização ou da Procedeu-se à recolha dos livros de recibos e adopção de Posse de controlo efectivo sobre as receitas obtidas no CDP. numeração sequencial dos recibos emitidos, nem se encontra controlo de distribuição de livros. Formalizou-se procedimento Reforço de todos os mecanismos de controlo interno da generalizada a prática de emitir factura ou recibo para todas as de controlo de receitas sustentado em folhas de cálculo de apoio organização. vendas. e na formalização de documentos de acompanhamento de Redução do risco de perda. Não existem procedimentos de controle da receita gerada: receitas. Adoptou-se controlo sequencial de recibos emitidos. - Não se faz um controle (i) da receita proveniente das quotas (ii) dos advogados com quotas em atraso ou (iii) dos descontos financeiros resultantes dos recebimentos antecipados. - Não estão definidas regras nem periodicidade para tratamento, conferência e envio da receita gerada nas várias áreas para a contabilidade; - Nem todas as receitas são depositadas (algumas são utilizadas para reforçar Caixa ) - Não existem procedimentos de conferência da receita registada na contabilidade com a actividade verificada (inscrições em estágio, inscrições de advogados, inscrições em exames, revisões, repetições, etc.) Em 2005, verificou-se um diferimento significativo de custos: Adopção de práticas contabilísticas efectivas de especialização de Clarificação da performance fazendo respeitar custos e proveitos - Custos com pessoal, pela não especialização de férias e subsídio custos ao período a que respeitam. aos períodos a que respeitam, de acordo com as boas práticas de férias (cerca de euros) contabilísticas. - Custos com Formadores relativos a cursos ministrados em 2005 mas pagos e contabilizados em 2006 (cerca de euros) - Custos com FSE diversos relativos a 2005 mas somente registados em 2006.

3 Adopção de fundos fixos de caixa (trocos e despesas). Adaptação Existem várias Caixas espalhadas pelas diversas áreas sem que esteja definida a sua lógica de funcionamento: - As Caixas não funcionam em Fundo Fixo e algumas não têm um responsável (p.e. núcleo de formação) - Não estão definidos que tipo de despesas podem ser pagas por caixa - Não existe procedimento para preparação, fecho e envio da folha de caixa para a Contabilidade nem está definida a periodicidade e o modo de reposição. Controlo efectivo sobre as caixas e maior transparência no do plano de contas no que concerne aos movimentos das caixas. tratamento dos valores recebidos e pagos. Este aspecto contribui Formalização de procedimentos para funcionamento das caixas. igualmente para uma melhor afectação de custos e proveitos aos Clarificação de responsabilidade e responsáveis por cada uma das períodos a que respeitam. caixas. A função compras está distribuída por vários colaboradores, não existindo práticas bem formalizadas de consulta, avaliação e selecção de fornecedores nem de recepção, conferência e validação de produtos ou serviços e respectivos documentos. Existem fornecedores privilegiados compras recorrentes - sem que existam evidências de consultas ou critérios economicistas subjacentes. Centralização do processo de compras. Foi implementado Maior controlo sobre as compras e redução dos custos processo transversal - Aprovisionamento. Foram instituídos associados, decorrentes do efeito centralização e capacidade procedimentos operacionais relativos a: identificação da negocial. necessidade de compra, avaliação de fornecedores, consulta ao Evolução para uma lógica de actuação ponderando critérios mercado, selecção do fornecedor, elaboração e validação da economicistas (abandonando a selecção por proximidade, ordem de compra, recepção do produto/serviço e conferência antiguidade ou mero conhecimento). dos documentos de compra. Foi assegurado um tratamento não Traduzindo-se, por exemplo, numa redução dos custos com diferenciado aos fornecedores sendo a selecção efectuada com material de escritório em cerca de euros/ano. base numa matriz comparativa de apoio à selecção de fornecedores, ponderando nomeadamente, preço, qualidade, prazo, etc. Não existe procedimento de aprovação de despesas com deslocações e estadas nem existem critérios definidos para pagamento/reembolso (quem e quando). Aspecto integrado no âmbito do processo de compras. Maior controlo sobre as despesas e redução de custos. Redução dos custos com deslocações e estadas do pessoal em cerca de euros/ano. Existe uma Caixa na Contabilidade, sem que exista segregação Segregação de algumas funções face às incompatibilidades em Reforço do controlo decorrente da entre compra, recepção, conferencia, contabilização, pagamento. termos de controlo. segregação de funções. Existem laços familiares entre quem realiza ou autoriza a despesa e quem regista e emite cheques, o que é desaconselhável. necessária e desejável

4 Não existe política de R.H nem procedimentos para algumas dos Foi instituído processo transversal - Recrutamento e Selecção. Total transparência nos processos relativos aos recursos pontos chave, desta função (tem estado centrado na Secretária Foram instituídos procedimentos operacionais associados humanos. Geral): relativos a: pesquisa, admissão e acolhimento de colaboradores, Maior controlo na vertente dos custos com o pessoal e - Recrutamento e selecção marcação de férias e autorização de horas extra. apreciação crítica face aos valores orçamentados para o efeito, - Autorização de horas extra Procedeu-se à formalização do novo modelo organizacional - impedindo eventuais descontrolos/disfunções. - Marcação de férias Organigrama e Fichas de Função. Redução das despesas com horas extraordinárias em cerca de - Avaliação de desempenho e Promoções Disponibilizou-se manual com organigrama e fichas de descrição euros/ano. Fruto disso verificaram-se despesas que não estão devidamente de funções inerente a cada colaborador. suportadas/autorizadas: Foram pagos horas extra, que para alguns trabalhadores individualmente representaram entre 20% a 60% da sua remuneração bruta anual, não aprovadas previamente (pelos menos formalmente). Foi pago um prémio anual a um conjunto alargado de funcionários, com base numa apreciação, aprovação e validação exclusiva da Secretária Geral. Não está definido procedimento adequado para realização de Revisão das políticas de salvaguarda da informação. back-up s informáticos (conteúdos, destino, periodicidade, arquivo, etc.). Eliminação do risco de perda de dados. No departamento Financeiro as tarefas estão divididas entre o Redefinição de tarefas e responsabilidades. Eliminação da avença Clarificação no âmbito das fichas de função e responsabilização colaborador do quadro e o avençado, sem que na prática exista desajustada. pelas atribuições. um verdadeiro responsável (o TOC está em Lisboa) o que origina algum desrespeito pelos princípios contabilísticos. Os centros de actividade da contabilidade analítica nem sempre Revisão dos centros de custo de modo a promover a adequação Disponibilização de informação qualitativa relevante para gestão têm uma relação directa com os pelouros nem com a estrutura às necessidades de informação. da performance. Conciliação da contabiliddade geral com a interna/actividade, o que por vezes dificulta a obtenção de contabilidade analítica. informação adequada.

5 São efectuados pagamentos a independentes/avençados sem que Criação e implementação de procedimento para controlar os Melhor controlo da operação e das dívidas a liquidar. o respectivo recibo verde seja emitido. Não existe procedimento documentos de quitação por receber. para controlar os documentos de quitação por receber. Não existe um package de informação estruturado que permita Configuração de package de informação a ser disponibilizado Disponibilização de package de informação para um acompanhamento permanente da performance de cada uma periodicamente, fonte da informação, circuitos, responsáveis, acompanhamento da performance. das áreas funcionais, processos, delegações e da própria destinatários e prazos para disponibilização da informação. organização. Existe algum subaproveitamento de espaço, com salas quase Reafectação de espaços (CAJJ, Serviços Financeiros, Conselho de Redução dos custos com rendas em cerca de euros/ano. permanentemente vazias ou ocupadas com arquivo, facto mais Deontologia) e resolução do contrato de arrendamento das salas preocupante nas instalações alugadas. O distanciamento dos 218 e 221 do Edifício Mapfre. serviços (nomeadamente os Serviços Financeiros) gera alguma ineficiência operacional. Tem-se verificado uma excessiva centralização da decisão na Secretária Geral. Instituir a figura do Director Executivo e inseri-la no Ganhar flexibilidade operacional e dispor de um cargo de regulamento. confiança que é em simultâneo um braço da operacionalização das políticas e orientações preconizadas pelo CDP. Prevê-se que esta função seja ocupada por alguém indigitado pelo próprio Conselho e que a ocupação desta função tenha um carácter de rotatividade de acordo com a periodicidade dos mandatos dos Conselheiros Quer o Núcleo de Formação quer o Centro de Estágio tinham Afectação de um colaborador do Núcleo de Formação à Maior eficiência na performance operacional. colaboradores (incluindo avençados) em excesso face ao volume Delegação de V.N. de Gaia e adequação das avenças ao volume Redução no volume de avenças anual em cerca de de trabalho regular (não considerando picos pontuais de efectivo de trabalho. euros/ano (em todo o CDP não apenas no Núcleo de Formação). trabalho).