Brasil Energia e Transporte Ltda. MANUAL SQS

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1 Brasil Energia e Transporte Ltda. MANUAL SQS Este manual descreve as funcionalidades do SUPPLIER PORTAL

2 Convenções Utilizadas Cada tipo fonte e cor possui uma finalidade neste manual. Segue abaixo as convenções utilizadas: CAPÍTULOS GERAIS - Esta formatação é utilizada para indicar um novo capítulo. SUBCAPÍTULOS 1 - Convenção usada para indicar um subcapítulo nível um. SUBCAPÍTULOS 2 - Convenção usada para indicar um subcapítulo nível dois. Texto comum - Convenção usada em um texto explicativo do manual Referencia Convenção usada ao mencionar algum item que já está descrito neste manual. [Opção de Menu Submenu] Convenção usada para indicar uma sequencia de opções de menu que deverá ser seguida. 2

3 CONTEÚDO FUNCIIONALIIDADES COMUNS 6 Funções e suas Ações no sistema Telas de pesquisa... 9 Troca de Idioma Troca de senha Importar Indicadores Layout de arquivos de carga CONTROLE DE DESENHOS / DOCUMENTOS REVISADOS CONTROLE DE PEDIDOS DE COMPRA FOLLOW-UP PAGAMENTO DE FORNECEDOR INDICADORES Consultar Log ACESSSO AO SSIISTEMA 17 Acessar o Sistema Seleção de módulos Breve descrição de cada módulo MÓDULO DE ADMIINIISSTRAÇÃO 22 ParÂmetros Business Novo Editar Grupo de Compras Novo Editar Usuários Novo Editar Fornecimento Novo Editar Tipo de Inspeção Novo Editar Fornecedores Novo Editar Inspetores Novo Editar Funções Novo Editar País Novo Editar

4 Projetos Novo Editar Tipo de Documento Novo Editar Aprovadores Novo Editar Agente de carga Novo Editar Despachante Novo Editar transportadora Novo Editar MÓDULO DE SSOLIICIITAÇÃO DE IINSSPPEÇÃO 78 Solicitação Agenda Histórico Status SI MÓDULO DE APPROVAÇÃO DE DOCUMENTOSS 99 Solicitação de Aprovação de Documentos Novo Editar MÓDULO CONSULTA DE PPAGAMENTOSS A FORNECEDORESS 103 Pagamento de Fornecedores MÓDULO DE FFOLLOW UPP 105 follow-up gráficos Respostas dos Fornecedores-1 (Itens respondidos x não respondidos) Respostas dos Fornecedores-2 (Itens respondidos x não respondidos) Entrega de itens Pendentes (Status de itens pendentes de Entrega) Itens Entregues (Status de itens Entregues) Parâmetros Carga de Pedidos Follow Up MÓDULO GARANTIIA DE FFORNECEDORESS 116 Fornecedor/Garantia Novo Editar MÓDULO CONTROLE DE DESENHOS/ /DOCUMENTOSS REVIISSADOS 120 Visualizar Documentos Novo Confirmar Recebimento Importar documentos MÓDULO CONTROLE DE PPEDIIDOSS DE COMPRAS 125 4

5 Visualizar Pedidos Novo Confirmar Recebimento de Pedidos Importar PEDIDO de COMPRAS MÓDULO SSHIIPPPIING AUTHORIIZATIION ((IINSSTRUCTIIONSS)) 130 PARAMETROS SHIPPING AUTHORIZATION Detalhamento da shipping AUTHORIZATION Detalhamento da fase Dados Gerais Detalhamento da fase Dados de Coleta Detalhamento da fase Dados de Embarque Detalhamento da fase Instrução de Desembaraço Detalhamento da fase Dados Desembaraço Detalhamento da fase Dados Transporte Relatórios kpi s

6 FUNCIONALIDADES COMUNS 6

7 FUNÇÕES E SUAS AÇÕES NO SISTEMA. Na tabela abaixo estão todas as funções existentes no sistema e suas ações: Função Ação / / Botão utilizado para acessar o sistema Botão utilizado para mudança de idioma para Português (Brasil) Botão utilizado para mudança de idioma para Inglês (Americano) Botão utilizado para mudança de idioma para Chinês Botão utilizado para mudança de idioma para Francês Botão utilizado para voltar a página de seleção de módulos Botão utilizado para voltar a página inicial do sistema Botão utilizado para desconectar do sistema Indica o login do usuário que está utilizando o sistema Botão utilizado para visualização de um documento Botão utilizado para edição de um documento Botão utilizado para visualizar o histórico de um documento Botão utilizado para visualizar o(s) anexo(s) de um documento Botão utilizado para excluir um documento Botão utilizado para executar um filtro de pesquisa Botão utilizado para limpar um filtro de pesquisa Botão utilizado para efetuar o download de um documento Botão utilizado para selecionar uma data Botão utilizado para cadastrar uma dúvida Botão utilizado para imprimir o conteúdo da tela corrente Botão utilizado para exportar para uma planilha Excel o conteúdo do grid Botão utilizado para criar um novo documento Botão utilizado para cancelar uma ação Botão utilizado para expandir ou ocultar o conteúdo de uma janela Botão utilizado para pesquisa de log de utilização do sistema Botões utilizados para navegação entre as páginas de resultado de um grid Botões utilizados para escolha do número de registros que serão apresentados em um grid Botão utilizado para retornar a página anterior da navegação Botão utilizado para adicionar itens à um documento Botão utilizado par exclusão de vários itens ao mesmo tempo Botão utilizado para selecionar vários itens ao mesmo tempo Botão utilizado para salvar o documento que está em utilização 7

8 Função Ação Botão utilizado para selecionar um arquivo que será salvo no sistema 8

9 TELAS DE PESQUISA Todas as telas de pesquisa do sistema possuem a mesma forma de se operar. Conforme pode ser visto abaixo, ela sempre possuirá filtros para seleção na parte superior e após uma pesquisa os resultados serão apresentados em um grid logo abaixo. As telas de pesquisa possuirão como filtro as principais informações do documento que será pesquisado. A figura abaixo demonstra uma tela de pesquisa de Tipos de Inspeção. ícone Para executar uma pesquisa o usuário deverá digitar as informações que necessita e clicar no que está do lado direito da tela. Para limpar toda a seleção o usuário deverá clicar no ícone. As telas de pesquisa respeitam dos direitos/privilégios dos usuários, ou seja, documentos que são de acesso restrito somente serão visualizados por quem possui acesso. Todos os resultados de pesquisas terão a sua direita botões de ação correspondente a cada registro. Essas ações somente são apresentadas de acordo com o acesso do usuário. Para saber o que cada ação faz, consulte o item Funções e suas Ações no sistema deste manual. A barra inferior logo após o resultado da pesquisa é utilizada para controlar a quantidade de itens de resultados por página e também para navegar entre as páginas de resultados. Ela informa também o número de registros que a pesquisa retornou e o número de páginas. Logo abaixo visualizamos os ícones com as seguintes funcionalidades: Criar um novo documento - botão Novo Exportar o conteúdo da grade - botão Exportar Imprimir o conteúdo da grade - botão Imprimir Retornar para página de seleção dos módulos - botão Selecionar Sistema 9

10 TROCA DE IDIOMA Para troca de idioma do sistema em todas as páginas na parte superior será possível encontrar os ícones (idioma português), (idioma inglês), (idioma chinês) e (idioma francês). Clique sobre as bandeiras e todo sistema terá seu idioma alterado. Na tela de login do sistema também é possível encontrar estes ícones. Ao entrar, o sistema assume como padrão de idioma o que estiver definido no perfil do usuário. TROCA DE SENHA Para troca de senha o usuário deverá ir até qualquer um dos módulos que possui acesso e selecionar a opção [Utilitários Trocar Senha], conforme tela abaixo: Digite sua senha atual e depois sua nova senha duas vezes e clique no botão salvar, conforme tela abaixo: 10

11 IMPORTAR INDICADORES Esta funcionalidade pode ser acessada de qualquer menu de qualquer módulo através da opção [Utilitários Importar Indicadores], conforme abaixo: Após a seleção acima, aparecerá a tela abaixo para que você possa selecionar o arquivo com as informações dos indicadores. Selecione o arquivo no caminho desejado através do botão Procurar e clique em salvar. As informações serão carregadas para dentro do sistema. Esses indicadores são carregados no sistema para cada um dos fornecedores e ficarão disponíveis para a visualização em todas as telas de entrada dos módulos, conforme abaixo: O usuário pode definir qualquer informação como indicador, pois, conforme exemplo abaixo, seu formato é de um texto livre de até 400 caracteres. Formato do arquivo para importação: ;TEXTO DO INDICADOR DESEJADO Sendo: (código do fornecedor máximo de 20 caracteres numéricos) + ; + (descrição do indicador campo de no máximo de 400 caracteres alfanuméricos) Verifique mais informações no item Layout de arquivos de carga deste manual. 11

12 LAYOUT DE ARQUIVOS DE CARGA CONTROLE DE DESENHOS / DOCUMENTOS REVISADOS Todos os campos separados por _ (underline). 1. Código do fornecedor - (tamanho máximo de 20 caracteres) 2. Número do Pedido - (tamanho máximo de 20 caracteres) 3. Número do Item do pedido (tamanho máximo de 5 caracteres) 4. Sigla do documento - (tamanho máximo de 5 caracteres) 5. Numero do desenho (tamanho máximo de 30 caracteres) 6. Folha do desenho (tamanho máximo de 5 caracteres) 7. Revisão do desenho (tamanho máximo de 6 caracteres) 8. Descrição do desenho (tamanho máximo de 50 caracteres) 9. Data de envio do documento (campo data) 10. Extensão do arquivo (.csv ou.txt ) Formação de nomenclatura do arquivo: CodForn_NumPed_Item_SiglaDoc_NumDes_Folha_Rev_descricao.dd/mm/aaaa.Exten são Exemplos: _987654_10_AAAAA_DocA_1_1_AAAAAAA.dd/mm/aaaa.csv CONTROLE DE PEDIDOS DE COMPRA Todos os campos separados por _ (underline). 1. Número do Pedido (campo alfanumérico, tamanho máximo de 20 caracteres). 2. Cód. Grupo Compra (Campo alfanumérico, tamanho máximo de 3 caracteres). 3. Código do Fornecedor - (campo alfanumérico, tamanho máximo de 20 caracteres). 4. Data do Pedido (campo tipo data). 5. Extensão do arquivo (.csv ou.txt ) Formação da nomenclatura do arquivo: NumPed_CodigoGrupoCompras_CodForn_DataPedido.Extensão Exemplo: _001_ _dd/mm/aaaa.csv 12

13 FOLLOW-UP Todos os campos devem ser separados por ; (ponto-e-vírgula). 1. Classificação Contábil (campo alfanumérico de tamanho máximo de 20 caracteres) 2. Projeto (campo alfanumérico de tamanho máximo de 50 caracteres) 3. Cód. Fornecedor (campo alfanumérico de tamanho máximo de 20 caracteres) 4. Número do Pedido (campo alfanumérico de tamanho máximo de 20 caracteres) 5. Número do Item Pedido (campo numérico) 6. Divisão dos itens do Pedido (campo numérico) 7. Cód. Grupo Compra (campo alfanumérico de tamanho máximo de 3 caracteres) 8. Unidade (campo alfanumérico de tamanho máximo de 5 caracteres) 9. Cód. Grupo Compra (campo alfanumérico de tamanho máximo de 3 caracteres) 10. Quantidade (campo numérico permite 3 casas decimais) 11. Saldo do Pedido (campo numérico permite 3 casas decimais) 12. (campo alfanumérico de tamanho máximo de 3 caracteres) 13. Desc. do Material (campo alfanumérico de tamanho máximo de 200 caracteres) 14. Previsão Entrega (campo data no formato dd.mm.aaaa ) 15. Remessa Estatística (campo data no formato dd.mm.aaaa ) 16. INCOTERM (campo alfanumérico de tamanho máximo de 15 caracteres) 17. Moeda (campo alfa de tamanho máximo de 15 caracteres) 18. NCM (campo alfanumérico de tamanho máximo de 15 caracteres) 19. CFOP (campo alfanumérico de tamanho máximo de 15 caracteres) 20. IVA (campo alfanumérico de tamanho máximo de 15 caracteres) 21. Preço Unitário (campo numérico permite 2 casas decimais) 22. Preço Total (campo numérico permite 2 casas decimais) Observações: o O nome do arquivo para carga deve ser salvo no formato: nome_arquivo.csv. o Completar os campos alfanuméricos com zeros à esquerda quando seu conteúdo for números. Exemplo: Grupo de Compra 001, 004. Exemplo dos dados de carga de um arquivo do Follow Up: EHL ;AHE SANTO ANTÔNIO; ;BR6H164200;20;1;NAC;EA;10;4;STEEL TAPE 3 / 4 ''X0, 80mm X 8.4 w / kg; ; ;cif;brl; ;1;i3;1547,96;2579,94 EHL ;AHE SANTO ANTÔNIO; ;BR6H164200;220;1;NAC;EA;58;9;RAY WOOD WITH CRADLE (2320X300X; ; ;CIF;BRL; ;1;I6;2705,84;3202,84 13

14 PAGAMENTO DE FORNECEDOR Os campos devem ser separados por ; (ponto-e-vírgula). 1. Código Fornecedor (campo alfanumérico de tamanho máximo de 20 caracteres) 2. Nome Fornecedor (campo alfanumérico de tamanho máximo de 100 caracteres) 3. Nota Fiscal (campo alfanumérico de tamanho máximo de 10 caracteres) 4. Desconto Cond. Pagamento (campo numérico de tamanho máximo de 20 caracteres) 5. Data Prevista Pagamento (campo alfa de tamanho máximo de 20 caracteres) 6. Data Pagamento (campo alfa de tamanho máximo de 20 caracteres) 7. Valor do Pagamento (campo numérico decimal) 8. Valor Pagamento extra (campo numérico decimal) 9. Moeda (campo alfanumérico de tamanho máximo de 20 caracteres) 10. Status de Bloqueio (campo alfanumérico de um caractere) 11. PIS (campo numérico decimal) 12. COFINS (campo numérico decimal) 13. IPI (campo numérico decimal) 14. ICMS (campo numérico decimal) 15. ISS (campo numérico decimal) 16. CSLL (campo numérico decimal) 17. IRRF (campo numérico decimal) Exemplo dos dados de carga de um arquivo: CodForn;NomForn;NumFiscal;DscCondPagto;DatPrvstPagto;DatPagto;NumValorPagto;NumValorPagtoExt;DscMoeda; IndTipoBloqPagto;NumValorPis;NumValorCofins;NumValorIpi;NumValorIcms;NumValorIss;NumValorCsll;NumValorIrrf ;VECOM BRASIL INDUSTRIA E COMERCIO; ;30FM30 dias fora a M;29/07/2011;30/07/2011; ; ;BRL;NULL;0.00;0.00;NULL;0.00;0.00;0.00; ;VECOM BRASIL INDUSTRIA E COMERCIO; ;30FM30 dias fora a M;29/07/2011;30/07/2011; ; ;BRL;NULL;0.00;0.00;NULL;0.00;0.00;0.00;0.00 INDICADORES Os campos devem ser separados por ; (ponto-e-vírgula). 1. Código Fornecedor (campo alfanumérico de tamanho máximo de 20 caracteres). 2. Texto referente ao indicador (campo alfanumérico de tamanho máximo de 400 caracteres). Exemplo de arquivo: COD_FORN;DSC_IND ;TEXTO DO INDICADOR DESEJADO ;TEXTO DO INDICADOR DESEJADO CONSULTAR LOG 14

15 A consulta de Log possibilita a visualização do registro alterado no sistema. Para abrir a tela de Consultar Log o usuário deve clicar no botão de Consultar Log, o botão encontra-se no canto superior direito da grade de seleção. O sistema irá escolher automaticamente o nome da tela de origem da consulta como filtro de parâmetro na tela de pesquisa de log. No exemplo abaixo, a pesquisa inicial do log foi pela entidade Agendas da SI (SSI_SI_AGENDA) 15

16 Para consultar log s de outras tabelas, basta alterar o filtro e clicar no botão Filtrar. 16

17 ACESSO AO SISTEMA 17

18 ACESSAR O SISTEMA Tela inicial para acesso ao portal SQS 18

19 SELEÇÃO DE MÓDULOS Para selecionar o módulo que deseja trabalhar clique sobre o botão correspondente ao módulo, conforme abaixo: 19

20 BREVE DESCRIÇÃO DE CADA MÓDULO Abaixo segue uma breve descrição das funcionalidades de cada um dos módulos do sistema. Módulo Descrição Este módulo é utilizado para gerenciar as solicitações de inspeção de materiais. Este módulo é utilizado para gerenciar a aprovação de documentos entre fornecedor e cliente. Este módulo é utilizado pelo Fornecedor para consultar a previsão de pagamento de suas entregas. Este módulo é utilizado para gerenciar informações básicas de todo o sistema assim como criação e acessos dos usuários. Este módulo é utilizado para fazer follow-up dos pedidos com os fornecedores. Este módulo é utilizado para controlar as garantias fornecidas pelos fornecedores. Este módulo é utilizado pelo fornecedor para confirmação de recebimento de um novo desenho ou de uma revisão de um desenho de um pedido. Este módulo é utilizado pelo fornecedor para confirmar o recebimento de um pedido. 20

21 Módulo Descrição Este módulo é utilizado pelos funcionários Alstom responsáveis pelos processos de importação de materiais, pelos Agente de Carga/ Despachante e Transportadoras para inserir informações de Autorização de importação 21

22 MÓDULO DE ADMINISTRAÇÃO 22

23 PARÂMETROS A tela de Parâmetros deve ser usada pelo usuário administrador para alterar as configurações gerais do sistema. Nela são parametrizados os seguintes campos: Administração: o Tempo em dias para expiração de senha o Quantidade mínima de caracteres na formação das senhas o Indicação de permissão para entrada de campos alfanuméricos o Quantidade de vezes para permissão de repetição de senhas o Numero máximo de tentativas de login o Textos com instruções gerais do sistema nos idiomas: Português, Inglês, Chinês e Francês. Solicitação de Inspeção o Modelo de textos dos corpos de s vinculados a cada uma das fases da Solicitação de Inspeção o Modelo de texto do corpo de para avisos enviados as unidades compradoras o Horário para permissão de aberturas de SI s pelo fornecedor o Indicador de bloqueio de abertura de SI está ativo ou não. o Quantidade de dias entre emissão da SI e Inspeção o Ultimo Numero de SI. (esse campo ficou inabilitado após versão 4 do SQS) o Mensagem de solicitação de atualização dos dados cadastrais dos fornecedores nos respectivos idiomas. o Quantidade de dias para o bloqueio de acesso Follow-Up o Quantidade em dias para o disparo de cobrança de cronograma o Tempo em dias para inicio da cobrança de pedidos a vencer o Tempo em dias para solicitação de atualização dos dados do fornecedor o Quantidade em dias para bloquear o acesso do fornecedor Texto com mensagens a serem enviadas para os fornecedores nos respectivos idiomas (Português, Inglês, Chinês e Francês). o A partir da versão 4 do Portal SQS foi criado a tela de parametrização dentro do próprio módulo de Follow Up detalhado mais adiante. Garantia recebidas/fornecedores o Dia(s) da semana cuja cobrança de garantias de fornecedor deve ser disparada. Essa cobrança é feita via serviço de envio de para todos os fornecedores e analistas Alstom responsáveis cujo documento de garantia esteja no prazo de vencimento. o Tempo em dias para confirmação do recebimento. 23

24 Controle de Recebimento de Documentos o Modelo de texto do corpo de para aviso ao fornecedor de documentos e documentos revisados disponíveis para download. o Endereço de do responsável padrão pelo envio da cobrança. Controle de Recebimento de Pedido de Compra o Modelo de texto do corpo de para aviso ao fornecedor de itens pendentes disponíveis para download. Abaixo segue modelo da pagina de parametrização 24

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37 BUSINESS O business é a referencia de cada unidade de negócio. Novo Para adicionar um novo Business, o usuário deve clicar no botão de Novo na grade de seleção da tela, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Business; - de Cobrança; - Responsável pela Programação; - Qtd. Dias para Envio; - Mapeamento de Rede; - País. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). 37

38 Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar referente a ele. Pode ser utilizado a Pesquisa do sistema para encontrar o registro desejado. Ao clicar no botão, o sistema carrega a tela de edição com os dados preenchidos do registro. 38

39 Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. GRUPO DE COMPRAS O Grupo de Compras é utilizado para identificar um determinado grupo. 39

40 Novo Para adicionar um novo Grupo de Compras, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Código; - ; - do Coordenador. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). 40

41 Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 41

42 USUÁRIOS Cadastra informações básicas do usuário e concede as permissões de acesso aos módulos e páginas do sistema SQS Novo Para adicionar um novo Usuário, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. Os usuários do tipo Despachante, Transportadora e Agente de Carga são usuários prestadores de serviço do módulo de importação LIC (Logistic Information Channel). Ao serem cadastrados, esses usuários devem ser associados à função predeterminada e vinculados a uma empresa prestadora de serviço. No exemplo acima, o usuário é de uma empresa de despachante. 42

43 O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nome; - Login; - Senha; - Confirma Senha; - ; Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). 43

44 No cadastro de um usuário tipo Funcionário Alstom o campo para escolha do business será exibido e sua seleção é obrigatória. Ao selecionar a função do usuário automaticamente o sistema irá carregar as permissões de acesso padrão desse perfil. O Administrador poderá reconfigurar essas permissões. Após o usuário clicar no botão Salvar, o sistema irá validar os dados e gravar as informações. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 44

45 Editar Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 45

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47 FORNECIMENTO Equipamentos que são providos por um determinado fornecedor. Novo Para adicionar um novo Fornecimento, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Descrição Português; - Descrição Inglês; - Descrição Chinês; - Descrição Francês. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 47

48 Editar Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. TIPO DE INSPEÇÃO Tipo de Inspeção que é feita no material. 48

49 Novo Para adicionar um novo Tipo de Inspeção, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Descrição Português; - Descrição Inglês; - Descrição Chinês; - Descrição Francês. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 49

50 Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 50

51 FORNECEDORES Empresas que forneçam equipamentos/materiais para a Alstom. Novo Para adicionar um novo Fornecedor, o usuário deve clicar no botão de Novo, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nome; - Cód. Fornecedor; - Apelido; - Logradouro; - Nr.; - Bairro; 51

52 - Cidade; - UF; - País. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema validar os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 52

53 Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. 53

54 O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 54

55 INSPETORES São os usuários responsáveis por realizar as inspeções nos equipamentos/materiais. Novo Para adicionar um novo Inspetor, o usuário deve primeiro clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nome; - Indicador de Funcionário Alstom; - Telefones Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). É necessário criar um usuário no sistema para o inspetor. Para isso, é necessário cadastrar o nome do usuário igual a do inspetor. Isso vincula os dados do inspetor com o usuário do sistema. 55

56 Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. 56

57 Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. Caso o nome do inspetor seja alterado, o cadastro do usuário também deve ser corrigido. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 57

58 FUNÇÕES As Funções são utilizadas para vincular as permissões de acesso de determinadas páginas a um perfil. Novo Para adicionar uma nova Função, o usuário deve clicar no botão Novo na tela da grade de seleção e o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Descrição Português; - Descrição Inglês; - Descrição Chinês; - Descrição Francês. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Após criação da descrição da função é necessário editá-lo para vincular as permissões de acessos. 58

59 Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. 59

60 Na tela de edição, tanto os descritivos da função como as permissões nela associadas podem ser definidas ou alteradas. Essas permissões serão ligadas automaticamente ao usuário que, na inclusão de seu cadastro, for atribuído essa nova função através do campo Função. No exemplo acima, os direitos de visualizar, selecionar, incluir, alterar e deletar um determinado agente de carga estará sendo autorizada ao perfil com a função Agente de Carga Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os campos e efetua as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 60

61 PAÍS Cadastro de Países utilizados no sistema. Novo Para adicionar um novo País, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Descrição Português; - Descrição Inglês; - Descrição Chinês; - Descrição Francês. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os campos e efetua as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 61

62 Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os campos e efetua as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. PROJETOS Cadastro de projetos em progresso da Alstom. 62

63 Novo Para adicionar um novo Projeto, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Descrição; - Gerente de Projeto. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os campos e efetua o cadastro do registro. 63

64 É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Caso a opção Status for selecionado o item Inativo, esse projeto não será mais exibido nas caixas de seleção de projetos nas telas do sistema. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. TIPO DE DOCUMENTO Tipos de Documentos utilizados nas inspeções. 64

65 Novo Para adicionar um novo Tipo de Documento, o usuário deve clicar no botão de Novo, na tela da grade de seleção e o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Português; - Inglês; - Chinês; - Francês. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 65

66 Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. APROVADORES Aprovadores são analistas Alstom responsáveis pela aprovação de determinados documentos em cada projeto utilizado no módulo SI. Novo Para adicionar um novo Aprovador, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Projeto; 66

67 - Tipo de Documento; - Responsável; - Suplente. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os campos e efetua as alterações do registro. 67

68 É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 68

69 AGENTE DE CARGA Empresas que prestam serviços para carga de materiais e equipamentos no processo de importação para Alstom. Novo Para adicionar um novo Agente de Carga, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela grade de seleção e o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nome do Agente de Carga; - Código; - Logradouro; - Número; - Bairro; - CEP; - Cidade; - UF; - Pais; - Status; - Contato; - Telefone; - ; 69

70 Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados dos campos e efetua o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. Para que o agente de carga possa acessar o sistema é necessário cadastrar um usuário no sistema. Esse usuário responsável deve ser associado à empresa de Agente de Carga criado acima. 70

71 Na divisão de Permissões, é necessário selecionar os direitos de acesso, inclusão e edição ao novo usuário. O usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. 71

72 DESPACHANTE Empresas que prestam serviços para gerenciar os processos de logísticas de importação e de entrega dos Materiais/Produtos para Alstom. Novo Para adicionar um novo Despachante, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nome do Despachante; - Código; - Logradouro; - Número; - Bairro; - CEP; - Cidade; - UF; - Pais; - Status; - Contato; - Telefone; - ; 72

73 Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados dos campos e efetua o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 73

74 Para que o Despachante possa acessar o sistema é necessário cadastrar um usuário no sistema SQS. Esse usuário responsável deve ser associado à empresa Despachante criado acima. Na divisão de Permissões, é necessário selecionar os direitos de acesso, inclusão e edição ao novo usuário. O usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados e efetua as alterações do registro. 74

75 TRANSPORTADORA Empresas que prestam serviços de transporte e logística de Materiais/Produtos importados para Alstom. Novo Para adicionar uma nova transportadora, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nome da Transportadora; - Código; - Contato; - Telefone; - Endereço; - Número; - Bairro; - Cidade; - CEP; - UF; - Pais; - ; Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. 75

76 É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. O formulário para edição dos dados será aberto. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, após o clique, o sistema valida os dados dos campos e efetua as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 76

77 SQS. Para acessar o sistema é necessário cadastrar um usuário responsável no sistema Na figura abaixo, foi inserido um usuário que deve ser associado à transportadora criada. Na divisão de permissões, é necessário selecionar os direitos de acesso, inclusão e edição ao novo usuário. Após clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados dos campos e efetua as alterações do registro. 77

78 MÓDULO DE SOLICITAÇÃO DE INSPEÇÃO 78

79 SOLICITAÇÃO É utilizada para a inspeção. Para adicionar uma nova Solicitação de Inspeção, o usuário deve clicar no botão de Novo, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. Lembrando que apenas o fornecedor pode abrir uma nova Inspeção. Os campos referentes ao fornecedor já vêm preenchidos. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Business; - Data Prev. Inspeção; - Peças Inspec. Intermitente; - Cliente envolvido na Inspeção. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). 79

80 Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. Ao salvar a Inspeção, o sistema habilita novas abas. - Fornecimento; - Inspeções Envolvidas; 80

81 - Com Cópia; - Anexos; - Itens; - Programação. O fornecedor deve preencher os itens de Fornecimento, Inspeções Envolvidas e Itens para enviar a inspeção para programação, clicando no botão: Enviar Para Programação. Caso o fornecedor não preencha os itens, o sistema exibe uma mensagem de campos obrigatórios. 81

82 Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Enviar Para Programação. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. O status da inspeção é atualizado para Em programação. Agora o funcionário Alstom deve verificar os dados da inspeção. 82

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84 O funcionário Alstom tem as opções de devolver a Inspeção para correção, cancelar e enviar para aguardar laudo. Para devolver a Inspeção para correção, basta o usuário clicar no botão Devolver para correção. O sistema exibe uma tela para mostrar o local a ser corrigido. 84

85 O sistema valida os campos, atualiza o status para Em correção para o fornecedor corrigir e exibe uma mensagem de sucesso: Registro editado com sucesso!. Para cancelar a Inspeção, basta o usuário clicar no botão Cancelar. O sistema atualiza o status da Inspeção para Cancelado e exibe uma mensagem de sucesso: Registro editado com sucesso!. 85

86 Para enviar para aguardar laudo, o usuário deve preencher a aba de inspetores e clicar no botão de Add. O sistema valida os dados e habilita um botão de Agendar. Ao clicar no botão Agendar, o sistema atualiza o status da Inspeção para Aguardando Laudo e exibe uma mensagem de sucesso: Registro editado com sucesso!. 86

87 Agora o inspetor Alstom deve preencher os resultados e status dos itens da inspeção. A tela de inspeção é carregada com mais duas abas, Resultados e Itens. 87

88 Para finalizar os resultados, o inspetor deve preencher o campo de laudo da aba de resultados e itens. Na aba de resultados o inspetor deve preencher ao menos o campo de Responsável. Ao preencher o campo, o inspetor deve clicar no botão Save para salvar os dados alterados. Na aba de itens, clicando no botão Editar da tabela, o sistema exibe um campo de laudo. 88

89 Preenchendo todos os campos corretamente, o inspetor deve clicar no botão de Finalizar Resultados. O sistema valida os dados, atualiza o status da inspeção para Aguardando registro de custo e exibe uma mensagem de sucesso: Registro editado com sucesso!. Agora o usuário Alstom deve preencher as informações de custos e relatório da inspeção. A tela de inspeção é carregada com mais duas abas, Administrador da qualidade e Custo da Inspeção. 89

90 O sistema habilita também o campo Data Entrega Relatório da aba de Resultados. Para encerrar a Inspeção, o usuário deve preencher os campos das abas de Administrador da Qualidade, Resultados e o campo de Data Entrega Relatório da aba de Resultados. Preenchendo os campos corretamente, o usuário clicar no botão Encerrar Inspeção, o sistema valida os dados e exibe uma mensagem de sucesso: Registro editado com sucesso!. 90

91 Lembrando que para cada passo realizado na rotina de Inspeção, é enviado um para cada um dos envolvidos. AGENDA A tela de Agenda serve para visualizar as Inspeções cujo status estão como Aguardando Laudo, mostrando seus dados e o inspetor responsável. Ao clicar no botão de Editar, o sistema exibe os dados preenchidos da Inspeção. Caso o usuário seja o inspetor, é possível preencher os dados pendentes. 91

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94 HISTÓRICO STATUS SI A tela de Histórico Status SI é utilizada para acompanhar os passos da Inspeção. 94

95 Ao clicar no botão Visualizar é possível visualizar os dados da Inspeção. 95

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99 MÓDULO DE APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS 99

100 SOLICITAÇÃO DE APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS A Solicitação de Aprovação de Documentos é utilizada para haver a troca de informações, especificações entre fornecedor e a Alstom. Novo Para adicionar uma nova Solicitação de Aprovação, o usuário deve clicar no botão de Novo, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Código; - Nome. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 100

101 Ao salvar a Solicitação, o sistema habilita uma nova aba de Itens. Nesta nova aba, o usuário pode anexar arquivos. Os formatos aceitáveis pelo sistema são: - doc (Word); - xls (Excel); - tiff (Tagged Image File Format); - tif (Tagged Image File); - pdf (Portable Document Format). Ao clicar no botão Novo na aba de Itens, o sistema carrega a tela de cadastro de documentos. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Tipo de Documento; - Observações; - Documento. O campo Tipo de Documento é carregado com os dados de Aprovadores. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). 101

102 Após o preenchimento correto dos campos, o usuário pode clicar em um dos botões Enviar ou Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. Caso seja clicado o botão Enviar, o sistema cadastra o arquivo com o status Em Análise. Caso seja clicado o botão Salvar, o sistema cadastra o arquivo com o status Rascunho. Editar Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar referente a ele. Pode ser utilizado a Pesquisa do sistema para encontrar o registro desejado. Ao clicar no botão, o sistema carrega a tela de edição com os dados preenchidos do registro. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 102

103 MÓDULO CONSULTA DE PAGAMENTOS A FORNECEDORES 103

104 PAGAMENTO DE FORNECEDORES Nesta tela é possível ver os valores a serem pagos aos fornecedores, verificando os valores, impostos e a data de vencimento e pagamento. Os dados de pagamentos são carregados via importação de dados. 104

105 MÓDULO DE FOLLOW UP 105

106 FOLLOW-UP GRÁFICOS Na tela principal de acesso ao módulo Follow Up, o usuário tem a opção de visualização dos gráficos de estatísticas das entregas por Business e ou fornecedor, caso seja um usuário com perfil Alstom. O usuário com perfil Fornecedor visualiza os gráficos somente com dados de suas próprias entregas e poderá filtrar os dados por Business. Abaixo exemplo da tela entrada com visualização de um usuário com perfil Alstom Ao clicar no botão OK os gráficos abaixo serão gerados: Respostas dos Fornecedores-1 (Itens respondidos x não respondidos) Contempla valores dos quatro últimos períodos de follow-up do fornecedor. 106

107 Respostas dos Fornecedores-2 (Itens respondidos x não respondidos) Contempla valores dos doze últimos meses de follow-up do fornecedor. Entrega de itens Pendentes (Status de itens pendentes de Entrega) Contabilizam as quantidades de itens entregues pelo fornecedor nos últimos doze meses baseando-se nas datas de previsões de entrega contra datas de remessa e estatísticas e conforme o status de entrega. 107

108 Itens Entregues (Status de itens Entregues) Contabilizam as quantidades de itens entregues pelo fornecedor nos últimos doze meses separando-os conforme o status de entrega baseando-se nas datas reais de entrega contra as datas de remessa e estatísticas. 108

109 PARÂMETROS A tela de Parâmetros permite o usuário a configurar os períodos, tanto dia quanto o horário, para o Follow Up entre fornecedor e a Alstom. Critérios a serem definidos: Período de Abertura e Fechamento de respostas de Fornecedores (Período permitido para que fornecedores e demais usuários visualizarem a tela de followup). Período para Carga/Atualização de dados do SAP. Dias para o envio de notificação aos Fornecedores (dispara de s de cobrança de pedidos/itens sem respostas). Dias de envio de notificação dos Responsáveis por Grupo de Compras e Coordenador de Grupo de Compras. Textos modelos para corpos de s enviados para: fornecedores, analistas Alstom responsáveis por Grupo de Compra, Coordenadores de Grupos de Compra. 109

110 Observação: Após a versão 4 do SQS os parâmetros do Follow Up do módulo de Administração não são mais usados 110

111 CARGA DE PEDIDOS A Carga de Pedidos atualiza a base de dados do sistema com informações referente aos itens de pedidos e à situação do item. A carga de pedidos é uma funcionalidade a ser executada por um usuário com perfil Funcionário Alstom. Essa carga atualiza a base de dados do sistema com informações referente a itens de pedidos e as situações das entrega desses itens. Quando os itens/pedidos são carregados, o status de cada item é pendente e estes ficarão disponíveis para acompanhamento pela Alstom e pelo fornecedor o qual, deverá informar as datas previstas de entregas por item. Os fornecedores são informados através de envio de s enviado pelo sistema, via serviço de envio de de cobrança. Esse item/pedido terá seu status alterado para Entregue se, na próxima carga de dados, esse item não for carregado novamente ou seja não estiver mais na lista da carga. O formato do arquivo de entrada deve seguir as instruções do item Layout de arquivos de carga deste manual. O dia e hora da permissão de acesso a pagina para carga de pedidos é definido na tela de parametrização do FollowUP no item Período para Carga/Atualização de dados do SAP A extensão do arquivo para carga deve necessariamente ser igual.csv. Durante a carga de dados, o sistema validará os seguintes campos: Código do fornecedor (deve estar cadastrado no SQS e deve ser Ativo ) Código do Grupo Compras (idem item acima) Atualmente a quantidade de campos definidas para a carga são de 20 campos. O sistema verifica se todos os campos foram informados e validará essa informação. Os campos tipo data devem ser informados no formato dd/mm/yyyy ou dd.mm.yyyy. Caso algum campo esteja no formato incorreto para carga uma mensagem indicando qual é o campo será informado e o processamento será suspenso. 111

112 FOLLOW UP A tela de Follow Up é utilizada para comunicação entre Fornecedor e a Alstom quanto às previsões e das datas de entrega dos itens de pedido. A visualização da tela de seleção do FUP é diferente para o usuário com perfil de fornecedor e o usuário perfil Alstom. O fornecedor visualiza apenas itens de pedidos de sua responsabilidade enquanto o usuário Alstom pode visualizar todos os itens de pedido de todos os fornecedores. Tela de seleção do Follow UP O sistema irá solicitar uma data limite de pesquisa. 112

113 Para incluir um ou mais grupos de compra como critério para filtro de pesquisa, o usuário deve clicar no ícone de busca no campo Grupo de Compras, nesse momento, uma tela pop-up será acessada e o usuário deve escolher um ou mais grupo de compra deseja incluir e clicar no botão OK dessa mesma tela. 113

114 O campo Status da Entrega de cada item é classificado da seguinte forma: - On time (Dentro do prazo de entrega); - Warning (Dentro de sete dias depois da data de entrega); - Delayed (Atrasado). Na visão Alstom: O usuário com perfil Alstom pode escolher como critério para pesquisa os seguintes campos: Número do Pedido Fornecedor Business Grupo de Compras Status do item Período de emissão da Data Remessa dos itens de pedido 114

115 Para visualizar os dados na grade de seleção o usuário deve clicar no botão Filtrar. O sistema irá exibir 10 linhas na grade e o usuário pode configurar para 25, 50 ou para que todos os registros sejam exibidos clicando na opção ALL, porém, o sistema, por questões de desempenho, limitará em 1100 linhas. Se o resultado da pesquisa retornar mais de 1100 linhas, o usuário pode exportar diretamente para uma planilha Excel sem a visualização dos dados na grade da tela. Para isso, basta digitar os filtros e clicar diretamente no botão Export (Gerar planilha Excel), o sistema irá gerar uma planilha e o usuário deve fazer download em uma pasta na maquina local. Na visão do Fornecedor: O sistema exibe somente itens de pedidos com entrega pendente e as três últimas datas previstas das entregas em ordem cronológica decrescente. Para visualizar todas as entregas o usuário deve clicar no ícone Histórico na coluna Ações O fornecedor deve informar a data prevista de entrega do item e, caso deseje, uma breve descrição sobre da entrega. Para registrar os dados digitados, o usuário deve clicar no ícone Salvar da coluna Ação na linha correspondente e, uma vez gravada, esses dados não poderão ser mais alterados. Se a data informada for menor que a data corrente uma mensagem de erro será exibida na tela. As datas de entrega dos itens serão utilizadas pelo sistema para gerar gráficos de estatísticas das respostas dos fornecedores. 115

116 MÓDULO GARANTIA DE FORNECEDORES 116

117 FORNECEDOR/GARANTIA Garantia fornecida pelo fornecedor. Novo Para adicionar uma nova Garantia para um Fornecedor, o usuário deve clicar no botão de Novo na tela da grade de seleção e o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Código; - Nome. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 117

118 Editar Na tela entrada de seleção dos dados, para encontrar o registro desejado, o usuário pode preencher os campos desejados para filtro e clicar no botão Filtrar. Para editar um registro, o usuário deve clicar no botão de Editar na coluna Ação na linha do item correspondente. Alterado os dados desejados, o usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados e faz as alterações do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro editado com sucesso!. 118

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120 MÓDULO CONTROLE DE DESENHOS/DOCUMENTOS REVISADOS 120

121 VISUALIZAR DOCUMENTOS Visualiza os documentos enviados. Novo Para adicionar um novo Documento, o usuário deve clicar no botão de Novo, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Fornecedor; - Item Pedido; - Nr. Pedido; - Nr. Desenho; - Sigla; - Rev.; - Nr. da Folha de Desenho; - Item; - Data de Envio. Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 121

122 CONFIRMAR RECEBIMENTO A tela de Confirmar Recebimento é utilizada para confirmar que o documento enviado para o fornecedor foi recebido. Para confirmar que o arquivo foi recebido, o usuário deve selecionar o campo Recebido referente ao arquivo desejado. Após selecionar todos os arquivos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz a alteração no status dos arquivos selecionados, de Não recebido para Recebido. Que pode ser visualizado na tela de Visualizar Documentos. 122

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124 IMPORTAR DOCUMENTOS Processo para importação dos documentos de Desenhos/Revisão de Desenhos para o sistema. Uma vez importados, os dados estarão disponíveis para a confirmação de recebimento pelo fornecedor. O formato do arquivo de entrada deve seguir as instruções do item Layout de arquivos de carga deste manual. A cada importação de dados o sistema irá verificar se no arquivo passado para carga possui nove colunas conforme layout, caso contrário, enviará uma mensagem de erro e o processamento será interrompido. Para cada documento a ser importado, o sistema verifica se o código do fornecedor existe e também testa a duplicidade do documento na base de dados do SQS, caso algum desses casos ocorra, esse documento não será importado e um registro de erro referente ao documento será gerado. No final do processamento, uma grade contendo os erros ocorridos será carregada na tela para visualização. 124

125 MÓDULO CONTROLE DE PEDIDOS DE COMPRAS 125

126 VISUALIZAR PEDIDOS Visualiza os pedidos feitos. Novo Para adicionar um novo Pedido, o usuário deve clicar no botão de Novo, ao fazer isso, o sistema carrega a tela de cadastro. O usuário deve preencher os campos obrigatórios, eles são: - Nr. Pedido; - Data Pedido; - Fornecedor; - Grupo de Compras. Caso não sejam preenchidos os campos, o sistema exibe uma mensagem de campo obrigatório (***). Após o preenchimento correto dos campos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz o cadastro do registro. É exibida uma mensagem de sucesso de: Registro inserido com sucesso!. 126

127 CONFIRMAR RECEBIMENTO DE PEDIDOS A tela de Confirmar Recebimento de Pedidos é utilizada para confirmar que o documento enviado para o fornecedor foi recebido. Para confirmar que o arquivo foi recebido, o usuário deve selecionar o campo Recebido referente ao arquivo desejado. Após selecionar todos os arquivos, o usuário deve clicar no botão Salvar. O sistema valida os dados e faz a alteração no status dos arquivos selecionados, de Não recebido para Recebido. Que pode ser visualizado na tela de Visualizar Pedidos. 127

128 IMPORTAR PEDIDO DE COMPRAS Processo para importação de Pedidos de Compra para o sistema. Uma vez importados, os dados estarão disponíveis para a confirmação de recebimento pelo fornecedor. 128

129 O formato do arquivo de entrada deve seguir as instruções do item Layout de arquivos de carga deste manual. A cada importação de dados o sistema irá verificar se no arquivo passado para carga possui quatro colunas conforme layout, caso contrário, enviará uma mensagem de erro e o processamento será interrompido. Para cada documento a ser importado, o sistema verifica se o código do fornecedor e o grupo de compra existem, também testa a duplicidade do documento na base de dados do SQS, caso algum desses casos ocorra, esse documento não será importado e um registro de erro referente ao documento será gerado. No final do processamento, uma grade contendo os erros ocorridos será carregada na tela para visualização. 129

130 MÓDULO SHIPPING AUTHORIZATION (INSTRUCTIONS) 130

131 PARAMETROS A tela de Parâmetros é utilizada para alterar as seguintes configurações do sistema usadas no módulo LIC: Parâmetros do Shipping Autorization e Corpos de s. Somente usuários com perfil Funcionário Alstom podem ter permissão de acesso a essa pagina. Parâmetros do Shipping Authorization Na divisão de Parâmetros do Shipping Authorization o usuário deve informar o tempo em dias que servirá como base de calculo do tempo de atendimento entre as fases. Na fase de Instrução de Desembaraço existe uma variante para o campo Tipo de Carga (Normal e Excedente) e na fase Dados de Desembaraço existem as variantes para os campos: Cor do Canal, Tipo de Envio, Tipo de Processo. Nos demais casos informar apenas o tempo em dias. O usuário deve clicar no botão Salvar, o sistema valida os dados dos campos informados e efetua as alterações da tela de Parâmetros do LIC. Parâmetros de Corpos de 131

132 Na divisão de Corpos de , o usuário deve preencher o texto padrão que seguirão nos corpos de enviados aos usuários responsáveis e aos usuários ligados na fase em cada mudança de status. Os usuários do tipo: fornecedor, agente de carga, despachante, transportadora e analista Alstom responsável pelo Shipping Instruction são os que receberão s no momento da transição de fase. Os corpos de podem ser preenchidos em Português, Inglês, Frances e Chinês. 132

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134 SHIPPING AUTHORIZATION É o documento de acompanhamento dos processos de importação de materiais e equipamentos. Terão direito de acesso às paginas desse módulo os usuários cadastrados no sistema com os seguintes perfis: agente de carga, despachante, transportadora e funcionários Alstom, administradores do sistema e gerente LIC. O funcionário Alstom será responsável pela criação da Shipping Authorization. Na inclusão de um usuário no sistema SQS, o administrador do sistema deve concede-lhe os direitos de acesso e edição nessa página, caso contrário, uma mensagem de Acesso Negado será exibida na tela. O usuário prestador de serviço terá acesso para edição somente quando o status da fase é de sua responsabilidade. Por exemplo: dados de transporte deverão ser preenchidos somente por usuários com perfil associado a uma transportadora devidamente cadastrado na tela de Administração/Transportadora. 134

135 Tela da grade de seleção dos documentos: Apenas o criador do documento é quem pode alterar as informações na fase de Dados Gerais. Nas demais fases antes aprovação da fase, todos os responsáveis pela fase e o criador podem alterá-lo. Os usuários com perfil Funcionário Alstom podem visualizar os documentos de outros analistas, porém, não lhe é permitido fazer qualquer modificação no mesmo excluí-los. Os usuários com perfil Gerente LIC podem alterar qualquer informação do documento em qualquer fase. Essas modificações não afetarão a avaliação de atendimento da fase. Aos prestadores de serviços serão disponibilizados apenas dos documentos(shipping Authorization) que forem de sua responsabilidade. Exemplo: Usuários vinculados ao prestador de serviço Agente de Carga A podem visualizar somente os documentos cujo mesmo prestador é responsável. Para criar um novo documento de Shipping Authorization, clicar no botão Novo. 135

136 Formulário Shipping Authorization Fases do Shipping Authorization : Fases Dados de Shipping Authorization Dados de Coleta Dados de Embarque Dados de Instrução de Desembaraço Dados de Desembaraço Dados de Transporte Responsáveis Funcionário Alstom Agente de Carga Agente de Carga Despachante /Funcionário Alstom Despachante /Funcionário Alstom Transportadora /Funcionário Alstom Os dados serão salvos somente quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos. A passagem de uma fase para outra será efetua da somente quando o usuário clicar no botão Aprovar que existe em cada um dos módulos na tela. 136

137 Após clicar no botão Salvar ou no botão Aprovar uma figura do medidor de atendimento aparece no lado superior do modular corrente O tempo medido na passagem das fases é calculado da seguinte forma: Obtêm-se a diferença entre a data de conclusão da fase anterior menos a data da conclusão da fase corrente que é comparado aos valores parametrizados na tela de Parâmetros do LIC. O resultado da medida de atendimento das fases é representado conforme figura abaixo: Legenda Figura Significado On Time Dentro do Prazo Warning Delayed Ponto de Atenção Atrasado Em cada uma das fases existe uma divisão para anexos onde somente os responsáveis pela fase podem anexar, visualizar ou excluir documentos. Para salvar o documento de anexo, o usuário deve clicar no icone. 137

138 Após aprovação de fase, s são enviados aos respectivos usuários responsáveis da fase e ao analista criador do documento. 138

139 DETALHAMENTO DA SHIPPING AUTHORIZATION No canto superior da tela será apresentado o status atual da Shipping Authorization. As possíveis fases da Shipping Authorization são: Criado Coleta Embarque Instrução Desembaraço Desembaraço Transporte Cancelado Finalizado 139

140 Detalhamento da fase Dados Gerais Os campos que devem ser preenchidos nessa fase são: Data Criação: Criado pelo sistema Responsável: Usuário que criou o documento apenas para visualização Número do Processo: Criado pelo sistema Status: Status atual do documento apenas para visualização Tipo de Processo: Usuário seleciona a opção Fornecedor: Usuário seleciona pelo nome/código e os demais dados cadastrais do fornecedor são preenchidos pelo sistema. Agente de Carga: Usuário seleciona pelo nome/código e os demais dados cadastrais do Agente são preenchidos pelo sistema. Despachante: Usuário seleciona pelo nome/códigfao e os demais dados do despachante são preenchidos pelo sistema. Tipo Embarque: Usuário seleciona a opção Projeto: Usuário seleciona a opção Fatura: Número da Fatura usuário digita. Destino: Cadastro de porto/aeroportos do LIC usuário seleciona Consignatário: São do cadastro de business do SQS. Usuário seleciona Endereço/Bairro/Cidade/Pais/CNPJ: São campos preenchidos com dados do business selecionado. Indicador de Remoção: Usuário deverá selecionar S ou N, caso opção for S A informação do campo Zona Secundária fica liberado para seleção. Instruções Gerais: Usuário digita 140

141 Observação: A alteração do código do fornecedor poderá ser feito somente antes de salvar como rascunho. Lista de detalhes do Pedido: - Número do Pedido: Usuário seleciona ou digita um pedido não carregado no Follow-Up - Item do Pedido: Usuário seleciona ou digita - Div: Usuário seleciona ou digita - NCM: Preenchido pelo sistema ou digita - INCOTERM: Preenchido pelo sistema, porém, o usuário pode modificar. - Descrição: Preenchido pelo sistema, porém o usuário pode modificar. - Moeda: Preenchido pelo sistema, porém o usuário pode modificar. - Unidade: Preenchido pelo sistema, porém o usuário pode modificar. - Quantidade: Preenchido pelo sistema, porém o usuário pode modificar. - Preço unitário: Preenchido pelo sistema, porém, o usuário pode modificar. - Preço total: É calculado pelo sistema Observação: O sistema irá buscar os dados no SAP via carga de importação no módulo Follow-Up. Caso esse pedido ainda não tenha sido importado, os dados devem ser inseridos manualmente nessa etapa do processo; inclusive as Data de Remessa e Data de Remessa Estatística. 141

142 As informações de Motivo e Justificativa de Atraso podem ser visualizadas somente por usuários com perfil funcionário Alstom e Agente de Carga. Ao clicar no botão Visualizar PDF uma nova janela Windows é aberta, o documento é disponibilizado para que o usuário possa baixá-lo ou imprimi-lo. Nesse momento, o sistema irá armazená-lo na pasta...paginas\lic\consultatransporte\pdf do projeto até que um novo documento seja emitido, ou seja, a cada emissão de algum documento existe uma rotina que promove a limpeza dos.pdfs na pasta do servidor web. 142

143 Detalhamento da fase Dados de Coleta Os campos desta fase são: Data da Coleta: usuário seleciona uma data. Anexo: Usuário seleciona o caminho onde o arquivo se encontra. Descrição: Breve descrição do arquivo anexado usuário preenche. Motivo do Atraso: Usuário seleciona somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Justificativa do Atraso: Usuário digita somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Ao clicar no botão Cancelar, o status do documento é modificado para Cancelado e todas as funcionalidades serão desabilitadas. A fase de Coleta é a única em que o documento pode ser cancelado. 143

144 Detalhamento da fase Dados de Embarque Os campos desta fase são: Master: Usuário digita House: Usuário digita Tipo de Embarque: Somente para visualização Porto/ Aeroporto: Código internacional dos aeroportos e portos - Usuário seleciona Terminal de Atracação: usuário digita Vôo/ Navio: Usuário digita Data de Embarque: Usuário seleciona uma data Data de Chegada: Usuário seleciona uma data Anexo: Usuário busca o arquivo a ser anexado ao documento. Descrição: Breve descrição do arquivo anexado usuário preenche. Motivo do Atraso: Usuário seleciona somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Justificativa do Atraso: Usuário digita somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed 144

145 Detalhamento da fase Instrução de Desembaraço Os campos desta fase são: Número do Processo: Somente para visualização CFOP: Usuário digita Carga Excedente: Indicador de carga excedente - Usuário seleciona Antecipado: Forma de pagamento antecipado - usuário seleciona Valor / Número Contrato / Instituição: Campos obrigatórios se a forma de pagamento Antecipado for indicada. A Vista: Forma de pagamento A Vista - usuário seleciona Valor / Número Contrato / Instituição: Campos obrigatórios se a forma de pagamento A Vista for indicada. Cobrança: Forma de pagamento Cobrança - Usuário seleciona A vista /30 Dias/60 Dias/ 180 Dias: O usuário deverá selecionar uma das opções caso a opção Cobrança seja selecionada. Observações Gerais: Usuário digita Anexo: Usuário busca o arquivo a ser anexado ao documento. Descrição: Breve descrição do arquivo anexado usuário preenche. Motivo do Atraso: Usuário seleciona somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Justificativa do Atraso: Usuário digita somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed 145

146 Detalhamento da fase Dados Desembaraço Os campos desta fase são: Referencia IMPORTSYS: Usuário digita Redestinação de Terminal: Usuário digita Agente de Carga: Usuário seleciona Numero do DI: Usuário digita Data Registro do DTA: Usuário seleciona uma data Cor Canal: Usuário seleciona Data Remoção do DTA: Usuário seleciona uma data Tipo de Processo: Somente para visualização Data Presença Carga: Usuário seleciona uma data Data Registro no DI: Usuário seleciona uma data Data Desembaraço: Usuário seleciona uma data Anexo: Usuário busca o arquivo a ser anexado ao documento. Descrição: Breve descrição do arquivo anexado Usuário preenche. Motivo do Atraso: Usuário seleciona somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Justificativa do Atraso: Usuário digita somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Detalhamento da fase Dados Transporte Os campos desta fase são: Numero do CRT: Preenchimento de responsabilidade da transportadora Transportadora: É a transportadora definida na fase Dados Gerais. Nessa fase o usuário apenas visualiza. Data Chegada: Preenchimento de responsabilidade da transportadora 146

147 Hora Chegada: Preenchimento de responsabilidade da transportadora. Data Descarregamento: Preenchimento de responsabilidade de usuários com perfil Funcionário Alstom. Hora Descarregamento: Preenchimento de responsabilidade de usuários com perfil Funcionário Alstom. Qtde Horas Carregamento: Tempo calculado: diferença entre a Data/Hora de Chegada e Data/Hora de Descarregamento é calculada pelo sistema e apresentada somente para visualização. Anexo: Usuário busca o arquivo a ser anexado ao documento. Motivo do Atraso: Usuário seleciona somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Justificativa do Atraso: Usuário digita somente se medidor de atendimento for Warning ou Delayed Após aprovação dessa fase o status da Shipping Authorization torna-se Encerrado. A situação da fase apresentada na grade de seleção dos documentos sempre será a da ultima fase que ela se encontra. 147

148 RELATÓRIOS Relatório Geral Nessa tela, o usuário escolhe os campos que deseja visualizar no relatório bem como determinados campos para serem usados como filtro de dados do relatório. Para selecionar um campo que será usado como filtro, o usuário deve posicionar o mouse sobre o campo desejado na caixa do lado esquerdo da tela e clicar sobre seta indicando à direita. Para o processo inverso, ou seja, retirar o campo de filtro, basta clicar sobre o mouse no campo na caixa do lado direito e clicar na seta indicando à esquerda. O usuário pode escolher qualquer campo como critério para seleção dos shippings e os pedidos/item. Quando um campo for selecionado, caixas para informação dos dados para filtro serão habilitadas. O usuário deve preencher um/ou mais campos solicitados. 148

149 Para selecionar quais campos deseja visualizar, o usuário deve posicionar o mouse na caixa de seleção logo abaixo, posicionar o mouse no campo desejado da caixa do lado esquerdo e clicar na seta de seleção direcionado à direita. Para visualizar a lista de com o resultado, deve clicar no botão Finalizar Resultados. O usuário tem a possibilidade de exportar para planilha Excel clicando no botão Exportar. 149

150 KPI S Embarques e Embarques Futuros Pedidos de produtos/equipamentos importados relacionados aos Embarques/Embarques Futuros representados em um gráfico de setor, expressos em percentuais. Anexo segue listagem dos itens dos pedidos que formam o mesmo. 150