EstoqMan PRO 2.0 Manual de Início rápido para o usuário

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1 EstoqMan PRO 2.0 Manual de Início rápido para o usuário Este guia de início rápido auxiliará o usuário nas operações básicas do sistema EstoqMan PRO 2.0. Serão listadas aqui as principais funcionalidades utilizadas durante o dia. Informações aprofundadas poderão ser encontradas no manual do usuário. Este manual apresenta apenas dicas de utilização para o início dos trabalhos. 1. Acessando o sistema Para acessar o sistema clique no ícone chamado EstoqMan PRO na área de trabalho do Windows. Caso o ícone não esteja disponível clique no botão iniciar e na opção executar. No campo digite c:\estoqman pro\estoqman pro.exe e tecle <Enter> no teclado. O sistema apresentará a tela de abertura do banco de dados. Após este procedimento serão solicitados os dados de acesso do usuário. 2. Fechando o sistema Para sair do EstoqMan PRO clique na opção Arquivo do menu superior selecione a opção Sair. 3. Uma visão geral do sistema A tela do sistema é dividida em seis painéis principais, com funções de interação com o programa, o banco de dados e com registros. No painel número um, encontra-se o menu principal horizontal do programa. É onde estão as opções de configuração, utilitários de integração e organizador de janelas. No painel dois, encontramos o menu de módulos ativos do programa. É neste local que serão selecionadas as opções de cadastramentos, inclusão de compras e vendas, cadastros de contas e também os relatórios prontos que o sistema disponibiliza. O painel três apresenta as telas de visualização dos registros e de inclusão, assim, sempre que for clicado em uma opção no menu lateral, este módulo será aberto nesta janela central. Note que o Professional permite que se abram simultaneamente diversas janelas que podem ser organizadas na opção Janelas no menu superior. O painel degrade (quatro) disponibiliza as interações com as tabelas de dados, será neste espaço que estarão as opções de inclusão, alteração e exclusão de registros da tabela que está sendo apresentada na janela central. Há também um botão de pesquisa que permite fazer buscas de dados em qualquer um dos campos da tabela aberta, bastando para tal, que a coluna com os dados sejam selecionados e ordenados antes de clicar em pesquisa e buscar o registro desejado. O painel cinco apresenta as visualizações e ordenações gravadas anteriormente pelo usuário, bem como os botões de cadastros auxiliares de cada tabela. Por exemplo, se estamos com o cadastro de produtos aberto, neste espaço haverá um botão chamado tabelas que permitirá o cadastramento de dados auxiliares do cadastro de produtos, como grupos, cores, unidades, etc. A barra de status (painel seis) apresenta dados do usuário atual do sistema, nome da empresa, bem como o número serial do programa. 4. Como cadastrar um produto

2 No menu lateral (painel dois), clique na opção Cadastros/Itens do Estoque. Na janela central (painel três) será apresentada uma listagem com os dados dos produtos já cadastrados no sistema. Para incluir um novo registro, clique no botão Incluir na barra degrade (painel quatro) O sistema apresentará a tela de cadastro com os seguintes campos: Código. Será gerado automaticamente um código interno e seqüencial de acordo com os registros já existentes. Neste mesmo campo, no entanto, poderemos efetuar a digitação, ou leitura com o leitor de barras do código já existente no produto. O ideal é sempre dar prioridade para códigos já existentes no produto, apesar da possibilidade de se codificar com um número interno da empresa. Preencha a Descrição de acordo com a necessidade, lembrando que se houver emissão de documentos fiscais em NF-e ou ECF, haverá a limitação de 70 ou 40 caracteres respectivamente. Grupo, Família, Cor e Tamanho são tabelas auxiliares que permitem filtros e características específicas para cada produto. Selecione clicando no botão da cortina. Lembre-se que estes cadastros poderão ser efetuados no botão Tabela, disponível no painel cinco. Note que estes campos de seleção de tabelas auxiliares disponibilizam uma opção de ordenação conforme a figura acima (botão com dois pontos), alternando a ordenação entre numérica e alfabética. Cód.Original poderá conter o código do fabricante ou fornecedor do produto. É neste campo também que poderemos colocar o código interno descrito na nota fiscal de compra do fornecedor, com a finalidade de facilitar o lançamento da nota de entrada ou a leitura do arquivo XML. Em se tratando de um serviço, será neste campo que deverá estar o código de atividade do serviço na respectiva prefeitura. Unidade, este campo é obrigatório e deverá conter a menor unidade de comercialização do produto. Para emissão de documentos fiscais é uma informação imprescindível. Custo deverá conter o valor bruto de compra do produto. O EstoqMan não tem a opção de formação de preço de venda baseada em impostos, assim será necessária a digitação do valor de custo total. Poderá ser utilizado o campo Margem para se aplicar um percentual de markup para o valor de venda.

3 O campo Custo Médio é protegido e controlado pelo próprio programa, disponibilizando informações baseadas em quantidades e valores de compras. Este campo permite que o empresário determine a melhor negociação para geração de preço de vendas do produto sem que haja perda ou sobrevalorização. Os campos Venda, Tabela 2 e Tabela 3 referenciam-se aos valores de venda do produto. Lembrando que o valor de venda padrão dever estar no campo Venda. Os demais campos são possibilidades de utilização de preços diferenciados para clientes ou terminais de atendimentos específicos e requerem configuração anterior do sistema para tal. Fabricante e Fornecedor poderá conter a procedência do produto. Note que o campo Fornecedor referencia-se ao cadastro de Clientes & Fornecedores vistos posteriormente neste manual. O cadastro de fabricantes também está disponível no menu lateral e deverá ser feito anteriormente se necessário. ISS, refere-se ao percentual de imposto sobre serviços. ICMS, imposto sobre circulação de mercadorias e prestação de serviços de transporte interestadual e municipal. Na maioria dos casos, no estado de Santa Catarina, este campo conterá os percentuais de 7, 12, 17 ou 25. A combinação entre os campos ICMS, Base de Cálculo, Procedência e Situação definirão a maneira de como este produto será tributado em documentos fiscais. Por exemplo, para um produto isento, o conteúdo do campo ICMS ser zero, a Base de Cálculo será 100% e a Situação será 2.Isento. Para produtos com substituição tributária simples (cobrada anteriormente), o conteúdo do campo ICMS deve ser zero, a Base de Cálculo será 100% e a Situação será 3.Substituição. Já para substituição tributária composta, ou seja, com parte do imposto cobrado na entrada e parte na saída,o conteúdo do campo ICMS ser o valor da substituição, exemplo 17%, o campos de ICMS Ent. deverá conter o tributo de entrada, Base de Cálculo provavelmente será maior que 100%, pois haverá MVA (margem de valor agregada) definida pela secretaria estadual da fazenda e a Situação também será 3.Substituição. INFORMAÇÃO IMPORTANTE Uma das grandes dificuldades no cadastramento de produtos, está na correta informação dos dados de tributação. Se for feito incorretamente este procedimento poderá gerar grandes problemas futuros com relação a fiscalização. Assim é imprescindível o acompanhamento do contador para tal procedimento. A título de ajuda, e sem tomá-la como definitiva, disponibilizamos uma simples tabela com algumas possibilidades, porém note que esta informação deverá ser acompanhada pelo contador da empresa. Uma grande dúvida está no fato da empresa receber redução no pagamento de imposto, o que não reflete nos produtos, assim, mesmo que, por exemplo, uma empresa optante pelo simples nacional pague um percentual de 4% sobre o total de vendas, tem seus produtos tributados igualmente outras empresas que não optam pelo simples, ou seja, a tributação do produto continua normalmente. Tipo de tributação ICMS 1. Incide 17% ou 25% 2. Isento 0% 3. Substituição tributária 0% ou 17% 4. Parcial ou redução 7% ou 12% 5. Outros O campo Situação poderá conter os seguintes conteúdos: 1.Incide, para produtos com incidência de ICMS; 2.Isento, para produtos isentos como livros, por exemplo; 3.Substituição, para produtos com imposto de ICMS cobrados anteriormente ou posteriormente através de substituição tributária e/ou MVA; Esta opção poderá ser, como citado, anterior ou posterior a venda. Assim, se houver cobrança posterior deverá haver ICMS de entrada e a MVA que se trata de uma margem de lucro definida pela secretaria estadual da fazenda. O valor do MVA deverá ser cadastrado no campo Base de Cálculo somando-se o valor total do produto. Por exemplo, um produto com MVA de 44%, terá no campo base de cálculo o valor de 144%, 100% do valor total do produto acrescido de 44% do MVA. 4.Parcial/Não incide, para produtos com redução de base de cálculos os regimes especiais de cobrança de impostos; 5.Outros para casos fortuitos e que não se enquadrem nas situações anteriores. Outro campo de extrema importância é o NCM (número comum do MERCOSUL). Esta informação trata da codificação estabelecida pela fazenda nacional, a fim de verificar as tributações de um determinado grupo de produtos. É obrigatório seu preenchimento e pode ser colhido na nota fiscal de entrada da mercadoria. PIS, COFINS. Estes tributos são cobrados em casos de empresas prestadoras de serviços públicos, e sociedades de economia mista, e suas subsidiárias, excluídas as microempresas e as empresas de pequeno porte submetidas ao Simples Nacional; Localização pode ser utilizado para registrar a lotação do produto no estoque, como exemplo, o número da prateleira, da caixa, etc. Marcar a opção Serviço para que o sistema trate o registro como tal.

4 5. Como cadastrar um cliente No menu lateral (painel dois), clique na opção Cadastros/Clientes & Fornecedores. Na janela central (painel três) será apresentada uma listagem com os dados dos clientes e fornecedores já cadastrados no sistema. Para incluir um novo registro, clique no botão incluir na barra degrade (painel quatro). O sistema apresentará a tela de cadastro com os seguintes campos: Código. Será gerado automaticamente um código interno e sequencial de acordo com os registros já existentes. Neste mesmo campo, no entanto, poderemos (se o sistema estiver configurado para tal) digitar um código específico para cada cliente. Tipo, há quatro opções para classificação, isto permitirá a impressão de relatórios e pesquisas por tipo de relacionamento, selecione a opção prioritária da situação do relacionamento entre cliente, fornecedor, prestador de serviços ou todos ao mesmo tempo. Marque o campo Tipo de Pessoa. Classificação permite que a empresa classifique seus relacionamentos em grupos. O cadastramento destas classificações estará disponível no botão de tabelas no painel cinco. Cadastrar CPF para pessoa física e CNPJ para jurídica. Digitar o número da inscrição estadual no campo I.E.. Lembrar que estas informações são muito importantes no caso de haver impressão de documentos fiscais. Se o cliente não tiver inscrição estadual, digitar a palavra ISENTO neste campo. Quando se tratar de uma empresa optante pelo simples nacional, marcar esta opção no campo Optante pelo simples nacional, isto fará o sistema efetuar cálculos específicos em vendas para estes clientes. Utilize a aba Documentos para detalhar demais informações do cliente. Nesta mesma aba haverá um espaço para definição tanto do crédito disponível, como informações de descontos padrões nas vendas e também a tabela de preços a ser utilizada nas vendas efetuadas para este relacionamento se for necessário. Na aba Obs/Ref há um campo para definição da atividade comercial. Para cadastrar atividades utilize o botão Tabela. 6. Como fazer uma compra Para o cadastramento de notas fiscais de entrada, no menu lateral (painel dois), clique na opção Compras. Observe que o lançamento de notas fiscais de entrada faz com que o produto seja incluído no estoque e que contas a pagar sejam incluídas no financeiro, se for o caso. Após definir a data da nota fiscal de entrada, o sistema solicitará o Número da nota fiscal. Selecione o fornecedor no campo Fornec.. Para facilitar a pesquisa do fornecedor utilize a tecla F9. Na janela do F9 é possível fazer a pesquisa por código, nome, fantasia, CPF ou CNPJ. Selecione o critério da pesquisa e digite a informação a ser procurada. Para pesquisar registro cujo início do campo comece com a chave de pesquisa digitada, digite a informação e tecle apenas <Enter>. Para pesquisar em qualquer parte do campo, digite a pesquisa e tecla <Ctrl>+<Enter>. Ao encontrar o cliente, tecle F8 para transportar o seu código à tela de compra.

5 A partir deste momento incluiremos os produtos comprados. Estes dados já devem estar cadastrados na tabela de itens do estoque. Se houver necessidade de cadastramento neste instante, clique na opção Itens do Estoque no painel dois e efetue o cadastramento do item. Ao finalizar, clique novamente em Compras no menu lateral e o sistema retornará à tela de lançamento da compra com os dados já digitados anteriormente. Para procurar produtos já cadastrados, digite o código, leia o código de barras ou tecle F8 para pesquisar. Lembre-se que na tela F8, há opções de pesquisa por código, nome e demais informações. Ao encontrar o produto tecle F8 para transportar seu código para a tela de compras. Depois de lançar o produto, serão solicitados os seus valores unitários de entrada. Nesta tela poderemos também digitar os valores de venda e de tabelas dois e três para que não seja necessária a alteração de cada produto no cadastro. Ao ser digitado o preço unitário, se o produto já tiver cadastro anterior, será apresentado o valor de venda baseado na margem atual, verifique a necessidade de alteração e clique em Confirmar. Repita este lançamento para cada um dos produtos da nota fiscal a fim de totalizar a compra exatamente como descrita na nota fiscal.

6 Com o término do lançamento dos produtos, clique no botão F4-Fechar para iniciar o fechamento da compra, bem como os lançamentos de eventuais cobranças. Informe os valores de pagamentos e clique em Confirmar. Com este procedimento, o sistema atualizará o estoque de cada produto, lançará eventuais contas a pagar em nome do fornecedor e, solicitará se configurado, a emissão de etiquetas para produtos com código internos, ou seja, aqueles que por ventura não vieram com códigos de barras em suas embalagens. Estas etiquetas também requerem configurações anteriores. No menu lateral (painel dois), é possível verificar as compras cadastradas anteriormente, assim também como seus produtos e formas de pagamento. Para isso, clique no botão Compras. Na janela inferior (painel cinco) serão apresentados os dados destas compras. Para verificar itens e formas de pagamento, clique na aba Manutenção. 7. Como fazer uma venda Para efetuar uma venda, clique na opção vendas no menu lateral (painel dois). Observe que o lançamento de cada produto na venda faz com que a quantidade do produto seja alterada automaticamente no estoque, e que contas a receber sejam incluídas no financeiro no caso de vendas a prazo. A seleção do cliente para a venda poderá ser feita digitando-se o inicio da sua razão social. Para pesquisar clientes, também poderá ser utilizada a tecla F9. Nesta tela de pesquisa, é possível encontrar um cliente já cadastrado por código, nome, fantasia, CPF ou CNPJ. Selecione o critério da pesquisa e digite a informação a ser procurada. Para pesquisar registro cujo início do campo comece com a chave de pesquisa digitada, apenas tecle <Enter>. Para pesquisar em qualquer parte do campo, digite a pesquisa e tecla <Ctrl>+<Enter>. Ao encontrar o cliente desejado, tecle F8 para transportar o seu código à tela de venda. O próximo passo será lançar os produtos da venda. Para procurar produtos já cadastrados, digite o código, leia o código de barrar ou tecle F8 para pesquisa. Lembre-se que na tela do F8, há opções de pesquisa por código, nome e demais informações. Ao encontrar o produto tecle novamente F8 para transportar seu código para a tela de vendas.

7 Tecle<Enter> para lançar o produto na venda. Verifique que o sistema totalizará o lançamento. Repita esta operação para cada produto a ser vendido. Este campo, Produto, aceita diversos tipos de informação além de simplesmente o código do produto. Por exemplo, se necessário vender uma quantidade maior do que um, digite a quantidade e tecle * (asterisco) fazendo a leitura do código do produto logo após. Para descontos em percentuais, podemos digitar o percentual, seguido do (sinal de menos) e fazer a leitura do código do produto. Assim o sistema lançará o desconto automaticamente. Se for necessário cancelar algum dos itens já lançados na venda, clique duas vezes com o mouse sobre o produto na lista e confirme o cancelamento. Ao finalizar o lançamento dos produtos, tecle F4 para iniciar o fechamento da venda. Nesta janela de fechamento, será obrigatório informar o Vendedor. Defina a forma de pagamento, para receber o valor a vista em dinheiro, preencha o campo Entrada. Se o pagamento for em cartão, preencha o campo Cartão com o valor recebido. Neste caso o sistema solicitará também o cartão (que deverá estar previamente cadastrado) e o seu número opcionalmente. Para fechamentos a prazo, preencha apenas o campo Nº.Parc. com a quantidade de parcelas necessárias, assim o sistema solicitará o desdobramento das parcelas. Nesta janela será possível definir datas de vencimentos, valores e se os recebimentos serão em cheques pré-datados, por exemplo. Será necessário gravar cada uma das parcelas geradas. Ao finalizar estes lançamentos, clique no botão Confirmar para gravar a venda. Para nós da Schneider Sistemas de Informação Ltda., é um prazer tê-lo como cliente. Gostaríamos de dar as boas vindas, e dizer que para qualquer que seja a sua dúvida em nossas soluções, estamos aguardando seu contato. Muito obrigado. Av. Josué di Bernardi, 478 sala São José SC (48)