ANTONIO ROBINSON GONÇALVES IVANA DOS REIS LIMA JOSÉ RODOLFO ABREU VIEIRA

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO NÚCLEO DE PÓS - GRADUAÇÃO NPGA CAPACITAÇÃO PROFISSIONAL AVANÇADA - CPA CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO ANTONIO ROBINSON GONÇALVES IVANA DOS REIS LIMA JOSÉ RODOLFO ABREU VIEIRA CARACTERIZAÇÃO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM UMA ORGANIZAÇÃO, VOLTADA PARA A EDUCAÇÃO, CONSULTORIA E INFORMAÇÕES TECNOLÓGICAS ESTUDO DE CASO SENAI DENDEZEIROS Salvador 2004

2 ANTONIO ROBINSON GONÇALVES IVANA DOS REIS LIMA JOSÉ RODOLFO ABREU VIEIRA CARACTERIZAÇÃO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM UMA ORGANIZAÇÃO, VOLTADA PARA A EDUCAÇÃO, CONSULTORIA E INFORMAÇÕES TECNOLÓGICAS ESTUDO DE CASO SENAI DENDEZEIROS Monografia apresentada ao Curso de Especialização em Administração da Universidade Federal da Bahia como parte dos requisitos para obtenção do Grau de Especialista em Administração. Orientação: Prof. Dr. Robinson Tenório Salvador 2004

3 TERMO DE APROVAÇÃO ANTONIO ROBINSON GONÇALVES IVANA DOS REIS LIMA JOSÉ RODOLFO ABREU VIEIRA CARACTERIZAÇÃO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM UMA ORGANIZAÇÃO, VOLTADA PARA A EDUCAÇÃO, CONSULTORIA E INFORMAÇÕES TECNOLÓGICAS ESTUDO DE CASO SENAI DENDEZEIROS Monografia apresentada como requisito parcial para obtenção do grau de Especialista em Administração, Universidade Federal da Bahia, pela seguinte banca examinadora: Robinson Tenório Salvador, 09 de Julho de 2004.

4 AGRADECIMENTO A Deus, pela certeza de sua companhia em todos os momentos de nossa vida. A eterna gratidão aos nossos familiares, presentes em todos os momentos das nossas vidas, sempre apoiando e incentivando nossas ações e compreendendo nossas ausências. Agradecemos aos professores do NPGA Núcleo de Pós-Graduação em Administração pela oportunidade e contribuições, que proporcionaram ampliar os conhecimentos e fortaleceram nosso aprendizado, objetivando a qualificação, para enfrentarmos novos desafios em nossa trajetória profissional. A nossa gratidão ao SENAI BA, unidade de Dendezeiros, pelo apoio e atenção que recebemos durante o processo de elaboração deste trabalho. Aos funcionários da Escola de Administração da UFBA, em especial aos do CPA, pelo atendimento sempre cortez que nos foi dispensado. Nosso muito obrigado! A todos que contribuíram para que pudéssemos elaborar este trabalho.

5 A Ciência e a Tecnologia, e as várias formas de Arte, todas unirão a Humanidade num sistema único interconectado. Z. A. Medvedev, 1970.

6 RESUMO No presente trabalho é apresentada uma análise aprofundada e intensiva de um estudo de caso sobre Gestão da Informação, empregada em uma organização voltada para a educação, consultoria e informações tecnológicas. O cenário da pesquisa foi o SENAI Dendezeiros, localizado em Salvador-BA. Com o objetivo de se verificar como as informações são adquiridas, processadas, analisadas e utilizadas, e como os ambientes informacionais vêm sendo percebidos e gerenciados, diversos elementos foram observados. Para a coleta dos dados na pesquisa de campo foram empregados questionários e entrevistas. Conforme a perspectiva teórica, os dados coletados foram analisados e demonstraram que a organização estudada pratica de forma satisfatória a gestão da informação, e que vem constantemente avaliando e aperfeiçoando os processos informacionais, com o objetivo de atingir suas metas e objetivos globais. Contudo, recomenda-se o aprofundamento do estudo de caso, em função da importância da informação que, quando bem gerenciada e utilizada, pode ser convertida em ações e práticas para melhoria contínua dos processos. Palavras-chave: Gestão da Informação, ambiente informacional, fluxo da informação.

7 ABSTRACT On this work is showed an intensive and deepened analysis of a case study about Information Management, used in an education, consultancy and technological information organization. The scene of the research was SENAI Dendezeiros, in Salvador-BA. Aiming to verify how the information are taken, processed, analyzed and used, and how the information environments has been perceived and managed, some elements had been observed. To collect the data at field research, questionnaires and interviews had been used. As the theory, the collected data were analyzed, and it shows that studied organization does good information management, and it has been constantly evaluating and improving the information processes, aiming to reach their goals and global objectives. However, the deepend of the case study is recommended, in function of the importance of the information, that when well managed and used it can be turned into actions and practices for continuous improvement of the processes. Word-key: Administration of the Information, ambient the Information, flow of the information.

8 LISTAS DE FIGURAS Figura A pirâmide informacional...21 Figura O processo de gerenciamento da informação...34 Figura Tarefas do processo de gerenciamento da informação...35 Figura Organograma do SENAI Dendezeiros...57 Figura Fluxograma do planejamento estratégico, (1 a. e 2 a. Etapas)...60 Figura Fluxograma do planejamento estratégico, (3 a. e 4 a. Etapas)...62 Figura Processo do fluxo das informações...87

9 LISTAS DE QUADROS Quadro 2.1- Dados, informação e conhecimento...19 Quadro 3.1- Principais clientes...52

10 LISTAS DE TABELAS Tabela Diretrizes estratégicas x partes interessadas...59 Tabela Partes interessadas x estratégias específicas...62 Tabela Perspectivas e os indicadores...64 Tabela Números de questionários aplicados x respondidos...70 Tabela Segmento da população x respondentes...75 Tabela Principais informações utilizadas...90 Tabela Principais informações e as ferramentas utilizadas na gestão da informação...92 Tabela Principais padrões de trabalho e a abrangência de aplicação...93 Tabela Principais ações implantadas...94 Tabela Principais melhorias implementadas...101

11 LISTAS DE GRÁFICOS Gráfico Tempo de trabalho no SENAI Dendezeiros, por segmento da população...75 Gráfico Nível de instrução, por segmento da população...76 Gráfico Estratégias e políticas informacionais...79 Gráfico Os gestores e a influência na informação...81 Gráfico Comportamento e cultura voltados para a informação...83 Gráfico Fluxo da informação: definição, seleção, análise, armazenamento e difusão 84 Gráfico Equipes de informação treinamento e avaliação...96 Gráfico Ambiente físico e recursos informacionais (pessoal e tecnológico)...99 Gráfico O desenvolvimento tecnológico Gráfico O ambiente externo...102

12 LISTAS DE ABREVIATURAS E SIGLAS CETIND - Centro de Tecnologia Industrial Pedro Ribeiro CIMATEC - Centro Integrado de Manufaturas e Tecnologias CNI FIEB FOFA NAF NEP NGQM NIT PGQB PID SENAI UFBA - Confederação Nacional da Indústria - Federação das Indústrias do Estado da Bahia - Matriz de Força, Oportunidade, Fraqueza e Ameaças - Núcleo Administrativo e Financeiro - Núcleo de Educação Profissional - Núcleo de Gestão da Qualidade e Marketing - Núcleo de Informações Tecnológicas - Programa de Gestão da Qualidade Bahia - Plano de Indicadores de Desempenho - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial - Universidade Federal da Bahia

13 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO A GESTÃO DA INFORMAÇÃO: Fundamentos teóricos Principais características de: Dados, informação e conhecimento Estratégias e políticas informacionais Os gestores na Era da informação Comportamento e cultura voltados para a informação Fluxo de informações e seu gerenciamento Equipes de informação Ambiente físico e os recursos informacionais (pessoal e tecnológico) Tecnologia e informação O ambiente externo SENAI DENDEZEIROS: O caso em estudo A organização SENAI O SENAI - BA O SENAI DENDEZEIROS: Caracterização da organização Histórico Natureza do negócio Sistema de liderança e a estrutura organizacional Planejamento estratégico QUESTÕES OPERACIONAIS METODOLOGIA DE PESQUISA Abordagem Local População Amostra Instrumentos de coleta Procedimentos de coleta Tratamento e análise dos dados Limite do estudo...71

14 6. A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO SENAI DENDEZEIROS: Apresentação, análise e discussão dos resultados O perfil da população pesquisada A caracterização da gestão da informação Objetivos Estratégias e política informacionais Os gestores e a influência na informação Comportamento e cultura voltados para a informação Fluxo da informação: Definição, seleção, análise, armazenamento e difusão Equipe de informação - treinamento e avaliação Ambiente físico e recursos (pessoal e tecnológico) O desenvolvimento tecnológico O ambiente externo CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICE...113